Gør tanke til handling VIA University College Møde i bestyrelsen for VIA University College Mødested Campus Herning, Birk Centerpark 5, 7400 Herning, bygn. A, Auditoriet A Mødetidspunkt 16. juni 2014, kl. 15.30-18.30. NB: Mødet indledes med rundvisning på Campus Herning. NB: Booking af elektronisk p-tilladelse. Deltagere, Jørgen Nørby, Poul Erik Christensen, Sandra Ileby Andersen, Rasmus Kammer Bach Skovsgaard, Jens Eistrup, Keld Bach Nielsen, Peter Stampe, Morten Ballisager, Thor Jensen, Bente Alkærsig Rasmussen. Rektor Harald Mikkelsen, professionshøjskoledirektør Asbjørn Christensen, prorektor Peter Friese, sekretariatschef Anders Leth Jensen, kommunikationschef Lisbeth Katborg Bjerre Gæster Afbud Berit Eika Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden INDKALDELSE Mødeleder: Referent: Specialkonsulent Elvir Maleskic Dato: 6. juni 2014 J.nr.: U0002-7-03-3-14 Ref.:EM 1/8 2. Referat af bestyrelsesmødet den 7. maj 2014 (bilag 02) 3. Drøftelse af kandidater til selvsupplering (bilag 03) 4. Godkendelse af revideret forretningsorden (bilag 04) 5. Nedsættelse af forretningsudvalg 6. Regnskab for første kvartal og årsprognose for 2014 (bilag 06) 7. LUKKET PUNKT 8. Organisering 2015 ( 08a-c) 9. Nedsættelse af uddannelsesudvalg i Højskolen for Kreative Erhverv ( 09) 10. Nedsættelse af og udpegning til Efter- og videreuddannelsesrådet ( 10) 11. Mødeplan 2014 og 2015 Orienteringssager 12. Orientering om aktuelle ejendomssager ( 12) 13. Eventuelt Eventuelle afbud bedes meddelt til Elvir Maleskic senest 13. juni 2014, kl. 12.00, e-mail: em@via.dk eller tlf. 87 55 10 03. Med venlig hilsen
Kommenteret dagsorden 2/8 Punkt 1 Godkendelse af dagsordenen U0002-7-03-3-14 Nej Under dette punkt er der mulighed for at kommentere dagsordenen og eventuelt stille forslag til behandling af punkter, som ikke er medtaget på nærværende dagsorden. 1. Bestyrelsen godkender dagsordenen. Punkt 2 Referat af bestyrelsesmødet den 7. maj 2014 U0002-7-03-6-14 02 Referat af bestyrelsesmødet den 7. maj 2014 Referatet har været i høring i perioden fra den 15. til den 22. maj 2014. Keld Bach Nielsen har i høringsperioden gjort opmærksom på, at hans navn ikke fremgik under omtale af præsentationsrunden, under punkt 4. Referatet er nu justeret og Keld Bachs Nielsens navn, stillingsbetegnelse mv. er nu tilføjet, og referatet betragtes som godkendt med denne ændring. 1. Bestyrelsen undertegner referatet. Punkt 3 Drøftelse af kandidater til selvsupplering U0002-7-03-11-13 03 Notat vedr. selvsupplering
Bestyrelsen skal drøfte kandidater til de tre resterende selvsupplerende pladser. 3/8 På bestyrelsesmødet den 7. maj 2014 udpegede bestyrelsen Peter Sørensen som selvsupplerende medlem af bestyrelsen. Ud over Peter Sørensen har bestyrelsen mulighed for at udpege endnu tre medlemmer ved selvsupplering. Som bilag vedlægges et notat med oversigt over kandidater, som blev foreslået på bestyrelsesmødet den 7. maj, suppleret med yderligere kandidater samt indstilling fra formandskabet. 1. Bestyrelsen drøfter kandidater til udpegning ved selvsupplering med henblik på beslutning. Punkt 4 Godkendelse af revideret forretningsorden U0002-7-03-22-09 04 forslag til revideret forretningsorden Bestyrelsen skal tage stilling til revision af forretningsorden, der indeholder en række retningslinjer og procedurer for bestyrelsens virke. I den gældende forretningsorden er det fastlagt, at forretningsordenen skal tages op til revision i det første halvår efter tiltrædelse af en ny bestyrelse. Som bilag vedlægges et udkast til revideret forretningsorden for bestyrelsen med synlige rettelser. Som den væsentligste ændring er en beskrivelse af rammer for nedsættelse, sammensætning og funktion af forretningsudvalget tilføjet. 1. Bestyrelsen godkender den reviderede forretningsroden. Punkt 5 Nedsættelse af forretningsudvalg Nej Af VIAs vedtægt, 14, stk. 3, jf. kapitlet vedr. bestyrelsens arbejde, fremgår, at bestyrelsen nedsætter et forretningsudvalg. Rammerne for nedsættelse, sammensætning og funktion af forretningsudvalget er beskrevet i forretningsordenen, jf. punkt 4 på dagsordenen.
Under forudsætning af, at bestyrelsen godkender forretningsordenen, som også foreskriver, at formand og næstformand er fødte medlemmer af forretningsudvalget, foreslår formandskabet, at bestyrelsen udpeger Thor Jensen, mangeårigt medlem af VIAs bestyrelse, som det tredje medlem af forretningsudvalget. 4/8 1. Bestyrelsen nedsætter et forretningsudvalg bestående af bestyrelsens formand, næstformand Jørgen Nørby og bestyrelsesmedlem Thor Jensen. Punkt 6 Regnskab for første kvartal og årsprognose for 2014 Asbjørn Christensen U0034-8-02-2-14 06 Årsprognose 2014 Der gøres opmærksom på, at økonomiafdelingen som en ny service har udarbejdet et kort notat vedr. kvartalsregnskab og årsprognose 2014 (3 sider), særligt målrettet bestyrelsen. Dette erstatter et mere omfattende notat på ca. 14-15 sider, som bestyrelsen tidligere fik fremlagt. Bestyrelsesmedlemmer kan naturligvis altid få det mere detaljerede materiale ved henvendelse til sekretariatet. Bestyrelsen følger op på institutionens økonomi. Der er jf. bilag 06 udarbejdet en årsprognose, udarbejdet på baggrund af regnskabet for første kvartal 2014. Prognosen for 2014 udviser et overskud på 13,4 mio. kr. svarende til en negativ afvigelse i forhold til det reviderede resultat på 2,5 mio. kr. Professionshøjskoledirektør Asbjørn Christensen vil på mødet fremkomme med en kort supplerende redegørelse. 1. Bestyrelsen drøfter årsprognosen og i øvrigt tager orienteringen om årsprognosen til efterretning. Punkt 7 LUKKET PUNKT: Punkt 8 Organisering 2015
Harald Mikkelsen U0001-7-01-10-14 5/8 08a Baggrundnotat vedr. organisationsændringer 08b Opsummering af høringsvar 08c Referat af ekstraordinært møde i Hovedsamarbejdsudvalget den 15. maj 2014 Supplerende baggrundsmateriale: 08b er en opsummering af indholdet i høringssvarene. Hvis man ønsker at læse høringsspørgsmålene og de indkomne høringssvar i fuld tekstlængde, kan de tilgås på: https://medarbejder.via.dk/strategi-ogfakta/organisationsplan-2015/sider/hoeringsfase.aspx Bestyrelsen besluttede på mødet den 26. marts 2014 at give rektoratet mandat til at igangsætte en proces frem mod: 1. sammenlægning af Højskolen for Kreative Erhverv (HKE) og Teknisk-Merkantil Højskole (TMH) til én højskole 2. implementering af ny ledelsesstruktur i VIA, så professionshøjskoleledelsen og rektoratet erstattes af én samlet direktion. Som led i processen er der i perioden siden marts gennemført medarbejdermøder, en høring blandt VIAs ansatte, og sagen har ligeledes været drøftet i Hovedsamarbejdsudvalget (HSU) på et ekstraordinært møde. HSU s bemærkninger, jf. bilagte referat, forelægges hermed for VIAs bestyrelse. Synspunkter og opmærksomhedspunkter, der er kommet frem i høringen, vil blive taget med i den videre proces med at implementere organisationsændringerne. Det kan endvidere oplyses, at direktørstillingen for den nye, sammenlagte højskole blev opslået i uge 20 og forventes besat inden sommerferien. I henhold til vedtægten, 18, der fastslår, at bestyrelsen fastlægger den interne organisering af professionshøjskolen, forelægges sagen for bestyrelsen med henblik på endelig godkendelse af organisationsændringerne. 1) Bestyrelsen godkender organisationsændringerne, jf. det bilagte notat Organisationsplan 2015, omfattende a) en sammenlægning af Højskolen for Kreative Erhverv (HKE) og Teknisk-Merkantil Højskole (TMH) til én højskole, således at VIAs uddannelses- og forskningsaktiviteter fra 2015 er organiseret i fire højskoler b) og implementering af ny ledelsesstruktur i VIA, så professionshøjskoleledelsen og rektoratet erstattes af én samlet direktion 2) Bestyrelsen bemyndiger bestyrelsesformanden til på vegne af bestyrelsen og efter indstilling fra rektor at træffe afgørelse om ansættelse af direktør for den nye højskole
Punkt 9 Nedsættelse af uddannelsesudvalg i Højskolen for Kreative Erhverv 6/8 Harald Mikkelsen U0002-7-04-3-13 09 notat vedr. uddannelsesudvalg i Højskolen for Kreative Erhverv I henhold til institutionens vedtægt, 16, nedsætter bestyrelsen efter indstilling fra rektor mindst ét uddannelsesudvalg for hvert uddannelsesområde. Alle grunduddannelser og tilknyttede efter- og videreuddannelser, som professionshøjskolen er godkendt til at udbyde, skal være tilknyttet et uddannelsesudvalg. Bestyrelsen har på mødet den 26. marts taget stilling til uddannelsesudvalg i Sundhedsfaglig og Teknisk-Merkantil Højskole, på mødet den 7. maj uddannelsesudvalg i Pædagogisk-Socialfaglig Højskole. På det nærværende bestyrelsesmøde skal bestyrelsen tage stilling til uddannelsesudvalg i Højskolen for Kreative Erhverv, hvor der ønskes nedsat fire uddannelsesudvalg. Et forslag til sammensætningen af uddannelsesudvalgene fremgår af det bilagte notat. 1. Bestyrelsen nedsætter fire uddannelsesudvalg i Højskolen for Kreative Erhverv, og at disse sammensættes som beskrevet i det bilagte notat. Punkt 10 Nedsættelse af og udpegning til Efterog videreuddannelsesrådet Harald Mikkelsen/Lene Augusta Jørgensen J.nr.: U0700-7-04-5-14 10 Revideret formelt grundlag for Efter- og videreuddannelsesrådet med synlige rettelser Efter- og videreuddannelsesrådet skal nedsættes for den nye beskikkelsesperiode, som løber fra den 1. maj 2014 til den 30. april 2018. Dermed skal der også udpeges nye medlemmer til rådet. I forbindelse med nedsættelsen af og udpegning til rådet har Højskolen for Videreuddannelse og Kompetenceudvikling revideret rådets formelle grundlag. Herunder foreslås det, at Efter- og videreuddannelsesrådet udvides med 1 medlem udpeget af Beskæftigelsesregionen.
VIAs bestyrelse skal jf. rådets formelle grundlag udpege et medlem med forskningsbaseret viden om efter- og videreuddannelsesområdet samt tre medlemmer fra VIAs professionsområder med særlig indsigt i efter- og videreuddannelsesspørgsmål. 7/8 Højskolen for Videreuddannelse og Kompetenceudvikling indstiller: Peder Østergaard, prodekan for uddannelse, Aarhus Universitet, School of Business and Social Sciences som formand for rådet. Peder Østergaard har været formand for rådet siden april 2013. Tonni Nørgaard. Har siden 2009 været medlem af VIAs bestyrelse og var indtil fusion med VIA formand for TEKOs bestyrelse. Formand for Advisory Board ved VIA TEKO. Michael Stubbe, HR chef, Kamstrup. Rasmus Bak-Møller, forvaltningschef, Pædagogisk afdeling, Børn og Unge, Aarhus Kommune. Højskolen for Videreuddannelse og Kompetenceudvikling vil stå for udpegning hos Region Midtjylland, kommunerne i Region Midtjylland, FTF-Midtjylland, Ingeniørforeningen IDA og Dansk Industri samt to medarbejdere og en studerende fra VOK. 1. Bestyrelsen godkender det reviderede grundlag for rådet, jf. bilaget, herunder at rådet udvides med et medlem fra Beskæftigelsesregionen. Punkt 11 Mødeplan 2014 og 2015 U0002-7-03-11-14 Nej Der er udarbejdet et forslag til justeret mødeplan 2014 samt et forslag til mødeplan for 2015. Justeret mødeplan for 2014 Tidspunkt Mandag den 16. juni kl 1530-1830 Fredag den 12. september kl. 1230-1530. Torsdag den 30. oktober kl 13-, Fredag den 31. oktober kl. 13. INTERNAT Mandag den 8. december, kl. 15.30-18.30 Sted Herning Horsens Horsens Skive Forslag til mødeplan 2015 Udgangspunktet er, at der holdes seks ordinære bestyrelsesmøder.
Møde Tidspunkt Sted 1 Fredag 30. januar 1230-1530 Silkeborg 8/8 2 Fredag 27. marts 1230-1530 Aarhus 3 Mandag 15. juni 1530-1830 Holstebro 4 Mandag 14. september 13-1830. Udvidet Horsens møde, så der er mulighed for en temadrøftelse 5 Fredag 30. oktober 1230-1530 - holdes i følger forbindelse med studetur for bestyrelsen 6 Mandag 7. december 1530-1830 Randers Studietur: 28-30. oktober 2015 Det foreslås af bestyrelsen deltager i en studietur med VIAs ledelse med afgang onsdag den 28. oktober om eftermiddagen og hjemkomst fredag den 30. oktober om aftenen. 1. Bestyrelsen godkender mødeplanerne for 2014 og 2015. Orienteringssager Punkt 12 Orientering om aktuelle ejendomssager Asbjørn Christensen, Peter Friese 12_statusnotat vedr. Campus Aarhus C Professionshøjskoledirektør Asbjørn Christensen vil orientere om aktuelle ejedomssager. Peter Friese orienterer om Campus Aarhus C projektet. 1. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Punkt 13 Eventuelt