1 EKSISTERENDE VEDTÆGTER: 1. Navn og hjemsted Vedtægter for foreningen VisitNordsjælland Nordsjællands Destinationsselskab Foreningens navn er VisitNordsjælland Forening med begrænset ansvar, der kan forkortes til VisitNordsjælland F.M.B.A. De stiftende kommuner er: Fredensborg kommune Hillerød kommune Gribskov kommune Helsingør kommune og FORSLAG TIL NYE VEDTÆGTER: 1 Navn og hjemsted. Vedtægter for foreningen VisitNordsjælland Nordsjællands Destinationsselskab Foreningens navn er VisitNordsjælland Forening med begrænset ansvar, der kan forkortes til VisitNordsjælland F.M.B.A. De stiftende kommuner er: Fredensborg kommune Hillerød kommune Gribskov kommune Helsingør kommune Som medlem er Halsnæs Kommune indtrådt i foreningen pr. 1. januar 2012. Halsnæs kommune per 1. januar 2012 2. Foreningens formål Foreningen skal samle og udvikle turismeindustrien i Nordsjælland. For så vidt angår foreningens geografiske afgrænsning, er det hensigten, at foreningen geografisk skal afgrænses således, at der er mulighed for at skabe en fælles identitet i turistmæssig henseende. Foreningens skal stimulere til etablering, udvikling og fremdrift af turismevirksomhed i Nordsjælland, herunder skabelse af vækst og nye arbejdspladser indenfor helårsturismen. Foreningen skal gennemføre og /eller koordinere serviceaktiviteter overfor foreningens turismeaktører, herunder opkvalificerende tiltag og samlet markedsføring af Nordsjælland som helårsturistdestination, herunder møde- og kystturisme. 2 Foreningens formål. Foreningen skal samle og udvikle turismeindustrien i Nordsjælland. For så vidt angår foreningens geografiske afgrænsning, er det hensigten, at foreningen geografisk skal afgrænses således, at der er mulighed for at skabe en fælles identitet i turistmæssig henseende. Foreningens skal stimulere til etablering, udvikling og fremdrift af turismevirksomhed i Nordsjælland, herunder skabelse af vækst og nye arbejdspladser indenfor helårsturismen. Foreningen skal gennemføre og /eller koordinere serviceaktiviteter overfor foreningens turismeaktører, herunder opkvalificerende tiltag og samlet markedsføring af Nordsjælland som helårsturistdestination, herunder møde- erhvervskultur- og kystturisme. Foreningen skal påtage sig udviklingsaktiviteter bl.a.
inden for innovation, events, videndeling og vidensopbygning indenfor turist - og markedsføringsområdet. Foreningen skal sikre sammenhængende events, der kan underbygge Nordsjælland som en oplevelsesdestination. Foreningen skal på vegne af den nordsjællandske turismeindustri søge størst mulig andel af statslige og EU-baserede tilskud til turismefremme. 2 3. Medlemmer Som medlemmer kan optages kommuner. De medlemmer, der kan optages, ud over de fire stiftende kommuner, er sådanne kommuner, der efter repræsentantskabets opfattelse geografisk er tilknyttet og sammen med de eksisterende medlemmer udgør en naturlig turistmæssig helhed i det nordsjællandske område. Et medlem kan ekskluderes af foreningen, når bestyrelsen har truffet beslutning herom på et møde, der er indkaldt med fremhævelse af dette punkt i dagsordenen. Et ekskluderet medlem kan anke bestyrelsens beslutning til førstkommende generalforsamling, hvor det i givet fald skal optages som et selvstændigt punkt på dagsordenen. Der kan tillige optages virksomheder, indenfor foreningens geografiske område, som medlem af foreningen. Foreningens bestyrelse træffer beslutning om, på hvilke vilkår dette kan ske. 3 Medlemmer Som medlemmer af foreningen kan efter ejerkommunernes godkendelse optages nye kommuner. De medlemmer, der kan optages, ud over de fire stiftende kommuner, er sådanne kommuner, der efter medlemskommunerens opfattelse geografisk er tilknyttet og sammen med de eksisterende medlemmer udgør en naturlig turistmæssig helhed i det nordsjællandske område. Et medlem kan ekskluderes af foreningen, når beslutning herom træffes af et flertal af foreningens øvrige medlemmer, og beslutningen træffes på et møde, der er indkaldt med fremhævelse af dette punkt i dagsordenen. 4. Repræsentantskab Foreningens repræsentantskab sammensættes af fem personer fra hver af de deltagende kommuner. Byrådet udpeger et medlem fra hver af de deltagende kommuner. Medlemmet udpeges for valgperioden. Første udpegning for indeværende valgperiode samt førstkommende valgperiode. 4 Repræsentantskab. Foreningens repræsentantskab sammensættes af fem personer fra hver af de deltagende kommuner. Byrådene i de deltagende kommuner udpeger hver en person, der udpeges for byrådets valgperiode. Vækst og Viden i Helsingør C4 i Hillerød Erhverv Gribskov Fredensborg Kommune og Halsnæs Turistråd / Turismens F5 Organisationerne: Vækst og Viden i Helsingør C4 i Hillerød Erhverv Gribskov Fredensborg Kommune Halsnæs Turistråd udpeger hver især fire personer, der repræsenter erhvervet i de respektive kommuner. Det er ikke udpeger hver især fire personer, der repræsenterer
3 nødvendigt, at de pågældende personer har sæde i de omtalte organer. Det er imidlertid forudsat, at det primære turisterhverv og øvrige erhverv i de respektive kommuner til enhver tid er repræsenteret i repræsentantskabet. De udpegede medlemmer vælges for en periode på 2 år. Første udpegning gælder indtil generalforsamlingen i 2012. erhvervet i de respektive kommuner. Det er ikke nødvendigt, at de pågældende personer har sæde i de omtalte organer. Det er imidlertid forudsat, at det primære turisterhverv og øvrige erhverv i de respektive kommuner til enhver tid er repræsenteret i repræsentantskabet. De udpegede repræsentantskabsmedlemmer vælges for en periode på 4 år, der følger kommunernes valgperiode. Byrådet i den pågældende kommune kan delegere udpegningsretten til en anden tilsvarende relevant organisation. Optages nye kommuner som medlemmer af foreningen, deltager disse i repræsentantskabet med fem personer på tilsvarende vilkår. I repræsentantskabet deltager også det bestyrelsesmedlem, der jfr. 5 er udpeget af Wonderful Copenhagen. Repræsentantskabet holder møder mindst én gang årligt - foruden den ordinære generalforsamling - og indkaldes af bestyrelsen med mindst 14 dages varsel. Bestyrelsen skal desuden indkalde repræsentantskabet, når mindst otte repræsentantskabsmedlemmer kræver det. Repræsentantskabet skal have det reviderede regnskab overgivet inden generalforsamlingen. Repræsentantskabet fungerer som advisory board for foreningens bestyrelse. 5. Bestyrelse Medlemmerne vælger ved den årlige generalforsamling, af repræsentantskabets midte, seks medlemmer til foreningens bestyrelse, samt bestyrelsens formand, der tillige er formand for repræsentantskabet. Formanden vælges for et år ad gangen. Der vælges seks personer til bestyrelsen samt en formand, i alt syv personer. 5 Bestyrelse Foreningens bestyrelse består af 8 bestyrelsesmedlemmer. Medlemskommunerne udpeger efter hvert kommunalvalg og senest den førstkommende 1. februar medlemmer til bestyrelsen. Der udpeges medlemmer som følger: - To bestyrelsesmedlemmer udpeges af Helsingør Kommune - To bestyrelsesmedlemmer udpeges af Gribskov Kommune - Et bestyrelsesmedlem udpeges af Fredensborg Kommune - Et bestyrelsesmedlem udpeges af Hillerød
4 Kommune - Et bestyrelsesmedlem udpeges af Halsnæs Kommune Wonderful Copenhagen udpeger tillige én person til bestyrelsen, således at det samlede antal bestyrelsesmedlemmer er otte. Wonderful Copenhagens bestyrelsesmedlem er tillige automatisk medlem af repræsentantskabet. Herudover udpeger Wonderful Copenhagen et bestyrelsesmedlem. Såvel medlemskommunerne som Wonderful Copenhagen udpeger en personlig suppleant for hvert udpeget bestyrelsesmedlem. Det skal tilstræbes at en væsentlig del af bestyrelsesmedlemmerne har professionel indsigt i turismen. Ud af den udpegede bestyrelse vælger medlemskommunerne i fællesskab og senest i forbindelse med den førstkommende generalforsamling formanden for bestyrelsen. Bestyrelsen konstituerer sig selv med valg af næstformand. Kasserer og sekretær vælges ikke, da disse funktioner varetages af foreningens administration. Såvel bestyrelsesmedlemmer som formand udpeges for den kommunale valgperiode, og hvert medlem sidder på sin post indtil en afløser er udpeget. Formanden udpeges af ejerkommunerne blandt bestyrelsens medlemmer. Formanden for bestyrelsen modtager et vederlag, hvis størrelse fastsættes af bestyrelsen på grundlag af, hvad der anses for sædvanlig efter hvervets art og arbejdets omfang. Såfremt der optages nye medlemmer, har de pågældende medlemskommuner ret til at udpege et medlem til bestyrelsen. 6. Generalforsamling Generalforsamlingen er den øverste myndighed i alle foreningens anliggender. Generalforsamlingen indkaldes ved almindeligt brev eller e-mail til hvert medlem. I indkaldelsen skal 6 Generalforsamling. Generalforsamlingen er med respekt af medlemskommunernes udpegningsret jfr. foranstående bestemmelse den øverste myndighed i alle foreningens anliggender. Generalforsamlingen indkaldes ved almindeligt brev eller e-mail til ejerkommunerne, bestyrelsen samt
5 angives dagsorden. Det reviderede regnskab skal udsendes sammen med indkaldelsen. Der indkaldes med mindst 14 dages varsel og højst 28 dages varsel. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af april måned. På den ordinære generalforsamling behandles følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent. 2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år. 3. Forelæggelse og godkendelse af det reviderede regnskab. 4. Forslag fra bestyrelsen, herunder handleplan for indeværende år, fastsættelse af kontingent og øvrige bidrag for det følgende år, budget for indeværende år samt behandling af eksklusionssager i henhold til 3. 5. Forslag fra medlemmerne. 6. Valg af formand for VisitNordsjælland. 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer. 8. Valg af revisor, som skal være statsautoriseret eller registreret revisor samt suppleant for revisor. 9. Eventuelt 7. Ekstraordinær generalforsamling Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendigt, eller når mindst otte repræsentantskabsmedlemmer indgiver skriftlig anmodning herom til bestyrelsen med angivelse af de forslag, der ønskes behandlet og bragt til afstemning. Bestyrelsen er pligtig til inden tre uger efter anmodningens modtagelse at indkalde med det i 6 nævnte varsel. repræsentantskabsmedlemmerne. I indkaldelsen skal angives dagsorden. Det reviderede regnskab skal udsendes sammen med indkaldelsen. Der indkaldes med mindst 14 dages varsel og højst 28 dages varsel. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af april måned. På den ordinære generalforsamling behandles følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent. 2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år. 3. Forelæggelse og godkendelse af det reviderede regnskab. 4. Forslag fra bestyrelsen, herunder handleplan for indeværende år, og budget for indeværende år. 5. Forslag fra medlemmerne. 6. Oplysning om valg af formand 7. Oplysning om valg af bestyrelsesmedlemmer 8. Valg af revisor, som skal være statsautoriseret eller registreret revisor samt suppleant for revisor. 9. Eventuelt 7 Ekstraordinær generalforsamling. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendigt, eller når mindst otte repræsentantskabsmedlemmer indgiver skriftlig anmodning herom til bestyrelsen med angivelse af de forslag, der ønskes behandlet og bragt til afstemning. Bestyrelsen er pligtig til inden tre uger efter anmodningens modtagelse at indkalde med det i 6 nævnte varsel. 8. Stemmeregler Beslutninger på generalforsamlinger, herunder beslutning om ændring af nærværende vedtægt, træffes ved simpel stemmeflerhed. Hvert medlem stemmer med én stemme. Til vedtagelse af beslutning om ændring af 4 eller 5 kræves, at 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer stemmer for forslaget, eller at der afholdes to generalforsamlinger indenfor én måned, hvor 2/3 af de fremmødte medlemmer på begge møder stemmer for forslaget. 8 Stemmeregler. Beslutninger på generalforsamlinger, herunder beslutning om ændring af nærværende vedtægt, træffes ved simpel stemmeflerhed blandt ejerkommunerne. Hvert medlem stemmer med én stemme. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
6 9. Ledelse. Foreningen ledes af en bestyrelse bestående af otte medlemmer. Genvalg kan finde sted. Det skal tilstræbes at en væsentlig del af bestyrelsesmedlemmerne har professionel indsigt i turismen. 9 Ledelse. Foreningen ledes af en bestyrelse jfr. 5. Bestyrelsen konstituerer sig selv med valg af næstformand. Kasserer og sekretær vælges ikke, da disse funktioner varetages af foreningens administration. Bestyrelsen kan beslutte at ansætte en direktør, og såfremt en direktør er ansat, skal denne anmeldes som direktør overfor Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Direktøren har under ansvar overfor bestyrelsen den daglige ledelse af selskabets samlede virksomhed. Bestyrelsen kan beslutte at ansætte en direktør, og såfremt en direktør er ansat, skal denne anmeldes som direktør overfor Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Direktøren har under ansvar overfor bestyrelsen den daglige ledelse af foreningens samlede virksomhed. Direktøren kan ikke forpligte foreningen ved optagelse af gæld ud over løbende forpligtelser, der følger af foreningens daglige drift. Bestyrelsen fastsætter i øvrig eventuelle forskrifter, der til enhver tid skal gælde for foreningens virksomhed, og direktøren er overfor bestyrelsen ansvarlig for, at foreningens virksomhed foregår i overensstemmelse med disse forskrifter og i øvrigt i overensstemmelse med foreningens vedtægter og lovgivningen, herunder bogførings- og regnskabslovgivningen. Direktøren ansætter og afskediger selskabets personale bortset fra ledende medarbejdere, der ansættes og afskediges efter forudgående drøftelse i bestyrelsen. Direktøren kan ikke forpligte foreningen ved optagelse af gæld ud over løbende forpligtelser, der følger af foreningens daglige drift. Bestyrelsen fastsætter i øvrigt eventuelle forskrifter, der til enhver tid skal gælde for foreningens virksomhed, og direktøren er overfor bestyrelsen ansvarlig for, at foreningens virksomhed foregår i overensstemmelse med disse forskrifter og i øvrigt i overensstemmelse med foreningens vedtægter og lovgivningen, herunder bogførings- og regnskabslovgivningen. Direktøren ansætter og afskediger foreningens personale bortset fra ledende medarbejdere, der ansættes og afskediges efter forudgående drøftelse i bestyrelsen. 10 Forretningsorden og beslutninger i bestyrelsen Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden og næstformanden samt to bestyrelsesmedlemmer er til 10 Forretningsorden og beslutninger i bestyrelsen. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 5 ud af 8 bestyrelsesmedlemmer er til stede.
7 stede. Eller når formand eller næstformand samt tre bestyrelsesmedlemmer er til stede. Alle sager afgøres ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Bestyrelsen forvalter foreningens midler til fremme af foreningens formål. Bestyrelsen påser i øvrigt, at foreningen drives i overensstemmelse med gældende love og med størst mulig hensyntagen til medlemmernes interesser. Bestyrelsen er berettiget til at anvende midler til erhvervsfremmende initiativer, der ligger inden for foreningens formål. Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til varetagelse af særlige opgaver. Alle sager afgøres ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Bestyrelsen forvalter foreningens midler til fremme af foreningens formål. Bestyrelsen påser i øvrigt, at foreningen drives i overensstemmelse med gældende love og med størst mulig hensyntagen til medlemmernes interesser. Bestyrelsen er berettiget til at anvende midler til erhvervsfremmende initiativer, der ligger inden for foreningens formål. 11 Ad hoc udvalg. Medlemskommunerne og/eller bestyrelsen kan i fællesskab nedsætte ad hoc udvalg til at samarbejde med foreningens administration. Aktuelt findes en følgegruppe fra de kommunale administrationer, hvis primære opgave er rådgivning og samarbejde om konkrete opgaver og projekter. Bestyrelsen kan nedsætte ad hoc udvalg til varetagelse af særlige opgaver. 11. Økonomi Foreningens grundbudget fremgår af bilag til vedtægterne. Den mellemkommunale fordelingsnøgle følger antal indbyggere i de respektive kommuner, samt antallet af sommerhuse*2. Udgangstidspunktet for beregningen er per. 1. januar 2010 og disse tal reguleres hvert 3. år. Ønsker en ny kommune at indtræde i foreningen, kan dette ske mod at betale samme beløb pr. fordelingsnøgletal, som de hidtidige deltagende kommuner betaler. Andre ændringer i det kommunalt finansierede grundbudget forudsætter de enkelte byråds 12 Økonomi. Medlemskommunerne forhandler internt foreningens grundbudget i henhold til den mellemkommunale fordelingsnøgle, der følger antal indbyggere i de respektive kommuner, samt antallet af sommerhuse x 2 (multipliceret med 2). Udgangstidspunktet for beregningen er pr. 1. januar 2010. Disse tal reguleres hvert år med KL`s regler for pristalsfremskrivning. Ønsker en ny kommune at indtræde i foreningen, kan dette ske mod at betale samme beløb pr. fordelingsnøgletal, som de hidtidige deltagende kommuner betaler, samt en andel til egenkapitalen, der aftales blandt de nuværende medlemskommuner. Andre ændringer i det kommunalt finansierede grundbudget forudsætter de enkelte byråds godkendelse heraf.
8 godkendelse heraf. Stemmeberettigelse forudsætter medlemskab, og man må ikke være i restance. Generalforsamlingen fastsætter kontingenter for de virksomheder, der ønsker at indtræde i foreningen, og øvrige bidrag efter forslag fra bestyrelsen, til opkrævning forud på den af bestyrelsen anviste måde og betalingsdato. Kontingentet til VisitNordsjælland reguleres årligt med udgangspunkt i de kommunale budgetters prisog lønudvikling for det kommende år. For foreningens forpligtelser hæfter alene foreningens formue. Bestyrelsen skal ved indgåelse af aftaler på foreningens vegne sørge for, at medkontrahenten udtrykkeligt oplyses om, at eventuelle forpligtelser påhviler en forening, og at medlemmerne ikke hæfter personligt og solidarisk. Såfremt der skal foretages udlodning af noget overskud fra foreningen, medens denne er i drift, skal dette ske med lige store andele til hver af deltagerne. For foreningens forpligtelser hæfter alene foreningens formue. Bestyrelsen skal ved indgåelse af aftaler på foreningens vegne sørge for, at medkontrahenten udtrykkeligt oplyses om, at eventuelle forpligtelser påhviler en forening, og at medlemmerne ikke hæfter personligt og solidarisk. Såfremt der skal foretages udlodning af noget overskud fra foreningen, medens denne er i drift, skal dette ske med lige store andele til hver af deltagerne. 12. Tegning Foreningen tegnes af formanden og ét bestyrelsesmedlem. 13 Tegningsret. Foreningen tegnes af formanden og ét bestyrelsesmedlem. Ved salg og pantsætning af fast ejendom tegnes foreningen dog af minimum seks bestyrelsesmedlemmer. Såfremt en direktør er ansat, kan bestyrelsen meddele prokura til direktøren. Ved salg og pantsætning af fast ejendom tegnes foreningen dog af den samlede bestyrelse. Såfremt en direktør er ansat, kan bestyrelsen meddele prokura til direktøren. 14 Ændring af vedtægter. Beslutning om ændring af vedtægter træffes på foreningens generalforsamling med simpelt stemmeflertal blandt ejerkommunerne. 13. Udmeldelse og opløsning. 15 Udmeldelse og opløsning. Udmeldelse af foreningen skal ske med 12
9 Udmeldelse af foreningen skal ske med 12 måneders varsel til udgangen af et regnskabsår. Udmeldelse kan ske ved brev til bestyrelsens formand. Udmeldelse kan først ske fra 1. juni 2012 med ovennævnte varsel. Til foreningens opløsning kræves vedtagelse på en ordinær generalforsamling med 2/3 majoritet blandt samtlige medlemmer. Opnås denne majoritet ikke, er bestyrelsen berettiget til at indkalde en ny generalforsamling, på hvilken opløsningen kan vedtages med 2/3 af de fremmødte medlemmers stemmer. måneders varsel til udgangen af et regnskabsår. Udmeldelse kan ske ved brev til bestyrelsens formand. Til foreningens opløsning kræves vedtagelse på en ordinær generalforsamling med 2/3 majoritet blandt samtlige repræsentantskabsmedlemmer. Opnås denne majoritet ikke, er bestyrelsen berettiget til at indkalde en ny generalforsamling, på hvilken opløsningen kan vedtages med 2/3 af de fremmødte medlemmers stemmer. Ved foreningens opløsning fordeles midlerne lige mellem deltagerne. Ved foreningens opløsning fordeles midlerne lige mellem medlemskommunerne. 14. Regnskabsår Foreningens regnskabsår er kalenderåret. 16 Regnskabsår. Foreningens regnskabsår er kalenderåret. 15. Revision Foreningens regnskab revideres af den på generalforsamlingen valgte revisor. Revisor vælges for ét år og skal være statsautoriseret eller registreret revisor. Revisor kan genvælges. 17 Revision. Foreningens regnskab revideres af den på generalforsamlingen valgte revisor. Revisor vælges for ét år og skal være statsautoriseret eller registreret revisor. Revisor kan genvælges. 16 Voldgift Enhver tvist, som måtte opstå i forbindelse med denne vedtægt, skal afgøres ved forenklet voldgift ved Voldgiftsinstituttet efter de af Voldgiftsinstituttet vedtagne regler herom, som er gældende ved voldgiftssagens anlæg. Dansk ret anvendes. 18 Voldgift. Enhver tvist, som måtte opstå i forbindelse med denne vedtægt, skal afgøres ved forenklet voldgift ved Voldgiftsinstituttet efter de af Voldgiftsinstituttet vedtagne regler herom, som er gældende ved voldgiftssagens anlæg. Dansk ret anvendes. Således vedtaget på generalforsamlingen den 25. april 2012. Således vedtaget på generalforsamlingen den