Sådan kan du forstå vejledning om årsregnskaber for mindre vandværker

Sådan kan du forstå vejledning om årsregnskaber for mindre vandværker

Indledning Erhvervsstyrelsen har udarbejdet en vejledning til mindre vandværker, der skal udarbejde et regnskab efter årsregnskabslovens regler. Vejledningen skal ses som en hjælp til Jer, så I ved præcis hvilke dele af årsregnskabsloven, I skal bruge for at gøre det rigtigt. Alle almene vandværker, der leverer under 200.000 m3 vand om året, skal udarbejde et regnskab efter årsregnskabslovens regler. Vi har valgt at udelade regnskabseksemplet fra Erhvervsstyrelsens vejledning i denne forklaring. I kan finde en skabelon til årsregnskabet og årsrapporten på vores hjemmeside under linket: http://danskevv.dk/viden-om/oekonomi/regnskab.aspx Ordforklaringer Inden vi går videre med at gennemgå vejledningen på mere almindeligt dansk, så er der nogle udtryk, som vi bliver nødt til at forklare. De udtryk kan vi ikke undgå at bruge, når vi skal gennemgå Erhvervsstyrelsens vejledning. Kredit og debet: For at kunne anvende debet og kredit korrekt, skal man vide, hvilke konti der er debetkonti og hvilke der er kreditkonti: Debet Kredit Resultatopgørelsen Omkostninger Indtægter Balancen Aktiver Passiver Debet er en regnskabsteknisk betegnelse, som anvendes når I enten har haft omkostninger, skal registrere en forøgelse af Jeres aktiver i balancen (bankkonto, anlæg) eller I gør Jeres passiver mindre. Tilsvarende anvendes kredit, når I forøger Jeres indtægter eller gældsposter under passiver. Når I bruger af bankkontoen for at betale regninger, skal I også anvende kredit. 2

Anlægsaktiv Et anlægsaktiv er en del af vandværket. Det kan være boringer, vandværksbygningen, forsyningsledninger, SRO-system osv. Omsætningsaktiv Et omsætningsaktiv er et aktiv, der kan forvandles til rede penge forholdsvis hurtigt. Det gælder for eksempel en bankbeholdning, letomsættelige værdipapirer eller tilgodehavender hos forbrugerne. Aktivering Aktivering handler om at værdiansætte vandværkets aktiver i regnskabsmæssig forstand. Alle de anlægsaktiver, som I har skal fremgå af regnskabets balance. For at kunne beregne sliddet på anlægget (afskrivninger) kræver det, at I først har beregnet, hvor meget anlægget er værd. Værdiansættelse I årsregnskabsloven kalder man begrebet for måling. Det er dog det samme. Værdiansættelse handler om at fastsætte, hvad et anlægsaktiv er værd lige nu. Det vil sige, hvad er det købt for og hvad har det kostet at sætte det op, fratrukket afskrivning for det antal år, det har været brugt. Årsregnskab Et årsregnskab består af resultatopgørelse, balance og noter samt regnskabspraksis. Årsrapport En årsrapport består af årsregnskabet + ledelsespåtegning og eventuel revisorpåtegning. Resultatopgørelse Her kan man se resultatet af vandværkets drift for det pågældende år. Det kan være fordelt enten efter aktivitet eller funktion. Både Erhvervsstyrelsen og Danske Vandværker bruger funktioner som opdeling produktion (indvinding, rensning), distribution (afgang vandværk til forbrugerne) og administration (resten). 3

Balance Kaldes også for status af mange. Det er en oversigt over, hvilke anlægsaktiver og omsætningsaktiver et vandværk har på den ene side og en oversigt over, hvordan vandværket har finansieret aktiverne på den anden side. Der er tale om en oversigt over, hvad vandværkets forskellige dele er værd, en liste over de bankkonti, som vandværket har, kassebeholdningen og hvor mange penge forbrugerne skylder vandværket. Der kan også være en post for forudbetalte omkostninger (det kalder man for periodisering af omkostninger se mere om det længere nede). Ledelsespåtegning Her skriver bestyrelsen under på, at de oplysninger, der er i regnskabet, er korrekte, og at der ikke er sket noget siden 31/12, der kan medføre en ændring i vandværkets fremtidige økonomiske situation. Revisionspåtegning Revisor uanset om det er generalforsamlingsvalgte revisorer eller en registreret/statsautoriseret revisor skriver også under på, at de oplysninger, som de er blevet bekendte med, ser godt nok ud. Samtidig skriver de under på, at regnskabet svarer til de oplysninger, som de har fået. Regnskabspraksis Under dette afsnit i årsregnskabet skal man forklare sin regnskabsmetode og hvordan, man bruger den i praksis. Altså hvornår tager man en omkostning med i regnskabet, hvordan periodiserer man, hvornår skal noget aktiveres som et anlægsaktiv og hvornår skal det med under driftsomkostninger i resultatopgørelsen. Her skal man også beskrive, hvordan ens anlæg skal afskrives (med lineære afskrivninger over et vist antal år). Det er også under regnskabspraksis, at man fortæller hvilken regnskabsklasse, man er i (det kommer vi ind på i et senere afsnit). Se vores modelregnskab under http://danskevv.dk/viden-om/oekonomi/regnskab.aspx. Afskrivninger Afskrivningerne på et anlægsaktiv fortæller, hvor meget man har slidt på netop det anlæg i regnskabsåret. Afskrivningsperioden på et vist antal år fortæller noget om, hvor hurtigt man får slidt et anlæg helt ned. Eksempelvis kan en pumpe måske holde i 10 år, mens en forsyningsledning kan holde i 75 år. 4

Lineære afskrivninger er således sliddet fordelt ligeligt over alle årene en pumpe til 10.000 kr. med en levetid på 10 år afskrives med 1.000 kr. om året (10.000 kr. / 10 år). Noter I resultatopgørelsen og balancen ser man kun hovedtal for regnskabet. Specifikationerne skal fremgå af noterne, der kommer lige efter resultatopgørelse og balance. Periodisering En del af lovens krav til et årsregnskab er, at det skal vise, hvilke omkostninger et vandværk har haft i det år, der er gået. Hvis man har betalt for en omkostning, der også dækker ind i det kommende år (for eksempel et abonnement, der løber fra starten af juli i det ene år til udgangen af juni det efterfølgende år), så skal man dele omkostningen op i forhold til de år, der er tale om. Regnskabsårets omkostninger skal stå under resultatopgørelse (eller rettere i noterne til resultatopgørelsen), mens omkostningen til næste år skal stå i balancen under aktiver (periodisering/periodiske omkostninger). Tilsvarende skal omkostninger, som vedrører indeværende år, men hvor vandværket først modtager fakturaen i det efterfølgende regnskabsår, afsættes i resultatopgørelsen og modposteres under passiver (periodisering/periodiske omkostninger). Lovens krav Overskriften lovens krav skal forstås sådan, at Erhvervsstyrelsen ser på de regler, der er i årsregnskabsloven i forhold til de krav, som man kan stille til årsregnskaber, der bliver udarbejdet af vandværker, der leverer mindre end 200.000 m3 vand. Det er dog sådan, at kravene i årsregnskabsloven også bliver aktuelle for mindre vandværker på grund af en regel i vandforsyningsloven. I 53 i vandforsyningsloven står der, at de årligt fastsatte anlægs- og driftsbidrag skal godkendes af kommunalbestyrelsen. For at kommunalbestyrelsen kan vurdere, om vandværkerne overholder hvile-i-sig-selv-princippet, skal årsregnskabet sendes til kommunen i forbindelse med godkendelse af takstbladet. Samtidig skal regnskabet være tilgængeligt for både nuværende og tidligere forbrugere i vandværket. Det betyder, at regnskabet ikke længere kun bruges internt i vandværket og blandt bestyrelsesmedlemmer. Når et årsregnskab på den måde bliver offentligt, så skal det som minimum følge reglerne for regnskabsklasse A i årsregnskabslovens. Den regel kan I finde i årsregnskabslovens 3, stk. 2. 5

Årsregnskabsloven er delt op i forskellige regnskabsklasser A, B, C og D, og A er altså den simpleste, mens D for eksempel gælder for store virksomhedskoncerner som DONG. Det vigtigste er, at de, der skal læse regnskabet, får de relevante oplysninger om vandværkets drift i det pågældende år og kan se, hvordan det går med økonomien. Samtidig skal man selvfølgelig kunne stole på de oplysninger, der er i årsregnskabet, og det skal være til at finde de oplysninger, som man gerne vil finde. Under Ordforklaringer kom vi ind på revisorpåtegningen. Det er vigtigt at understrege, at der ikke er krav om, at en statsautoriseret eller registreret revisor skal revidere regnskaberne for de mindre vandværker. Hvis I vælger at have generalforsamlingsvalgte revisorer i stedet for, så er det helt i overensstemmelse med årsregnskabslovens bestemmelser. Vi har talt om regnskabsklasserne og understreget, at hovedreglen for de mindre vandværker er, at de skal bruge regnskabsklasse A. Der kan dog være tilfælde, hvor vandværket skal bruge regnskabsklasse B. Det er dog kun, hvis vandværket driver anden egentlig erhvervsvirksomhed for eksempel udlejning af antenneplads. Indhold i årsrapporten En årsrapport skal være klar og overskuelig. Årsregnskabsloven indeholder nogle generelle retningslinjer for hvilke tanker, man skal gøre sig, når man udarbejder en årsrapport. For at sikre, at regnskabslæsere får et overblik, der ikke sætter fokus på mindre vigtige dele af regnskabet, skal posterne samles i et hovedtal i både resultatopgørelsen og balancen. Derfor skal man bruge noter til at beskrive mere detaljeret, hvad samleposterne indeholder af udgifter eller indtægter. Årsregnskabsloven har følgende begreber, som fortæller hvilke ting, der er vigtige for at lave en klar og overskuelig årsrapport: Substans Det er vigtigt, at årsrapporten indeholder oplysninger om det, der er sket. Hellere det end at bruge plads til noget formelt, som ikke har betydning for regnskabet. 6

Væsentlighed Der er ikke nogen grund til at bruge tid på uvæsentlige ting i regnskabet. Kun hvis der er tale om mange ensartede uvæsentlige ting, der tilsammen bliver vigtige for regnskabet, så skal man tage dem med i regnskabet. Eksempelvis kan det være mindre væsentligt at specificere bestyrelseshonorarerne individuelt, men sammenlagt bliver bestyrelseshonorarerne væsentlige. Derfor vil den samlede udgift til bestyrelseshonorarer være væsentlig at have med i regnskabet, mens det er mindre væsentligt, hvem der har fået hvor stort et honorar. Going concern Begrebet bruges til at fortælle, om bestyrelsen forventer, at der er økonomi nok i vandværket til, at det kan fortsætte sin drift i hvert tilfælde det næste år Neutralitet Ordet henviser til, at man ikke må bruge tallene fra bogholderiet på en kreativ måde for at få et bedre resultat. Eksempelvis må man ikke ændre på bogføringen af en udgift fra en konto til en anden konto for at skjule et stort forbrug på den ene konto. Periodisering Har vi gennemgået under ordforklaringer. Konsistens Begrebet konsistens har betydning for regnskabspraksis i årsregnskabet. Det er vigtigt, at man behandler samme typer af omkostninger på samme måde i hele regnskabet. Det skal både fremgå af tallene i regnskabet og af formuleringerne i regnskabspraksis. Eksempelvis skal afskrivninger være ens for den samme type af anlæg i resultatopgørelsen og i balancen. Bruttoværdier Man skal altid tage bruttoværdi med i regnskabet. Det vil sige, man må ikke modregne for eksempel en faktura og kreditnota fra en leverandør i balancen. Både faktura og kreditnota skal 7

være bogført som henholdsvis skyldig omkostning og tilgodehavende. Ligeledes må man ikke modregne renteomkostningerne i renteindtægterne og kun vise nettobeløbet. Formel kontinuitet Her skal man kunne finde de samme tal i ultimo sidste år og primo i år. Eksempelvis skal bankens indestående ultimo 2014 svare til bankens indestående primo 2015. Reel kontinuitet Regnskabet skal ligne sig selv fra år til år. Det skal være nemt at sammenligne to år og se udviklingen i for eksempel omkostninger til distribution. Hvis der opstår en situation, hvor det vil give mere mening at ændre på en post, så kan bestyrelsen vælge at gøre det. Der skal så gøres opmærksom på det i regnskabspraksis, og de økonomiske konsekvenser skal fremgå af afgørelsen fra bestyrelsen. Vejledning til årsregnskabets enkelte poster og elementer Modelregnskabet må siges at være en væsentlig del af vejledningen, og Danske Vandværker har også genbrugt opstillingen i det modelregnskab, der kan findes på vores hjemmeside under følgende link: http://danskevv.dk/viden-om/oekonomi/regnskab.aspx. Vejledningen fra Erhvervsstyrelsen gennemgår en række poster fra årsregnskabet uden at gå ind i alle dele af regnskabet. Gennemgangen har mere fokus på de poster, hvor det kan være relevant at se på posten for at sikre, at læseren har forstået, hvad der hører under netop den post, der gennemgås. Modelregnskabet indeholder poster, hvor der står 0 kr. i både regnskabsåret og det foregående år. Det er taget med for at vise, hvad der menes med for eksempel placeringen af forbrugernes forudbetaling (Overdækning) i forhold til den mere brugte Egenkapital. Normalt gælder det sådan, at hvis der står 0 kr. ud for en balancepost i både regnskabsåret og det foregående år, så bør vandværket fjerne den linje i regnskabet. Indtægter Under indtægter skal vandværket medtage alle de beløb, der har en fakturadato inden for regnskabsåret. Det gælder uanset, hvornår fakturaen skal betales eller bliver betalt. Har vandværket sendt en opkrævning ud i december måned 2015, som skal betales i januar måned 2016, så skal den indtægt med under regnskabsåret 2015. 8

Specifikationen af indtægter skal fremgå af noterne til resultatopgørelsen. Under noten for indtægter i regnskabet er det en fordel, hvis vandværket bruger samme opstilling som takstbladet, for eksempel: Indtægt: Fast bidrag m3 bidrag Tilslutningsbidrag Gebyrer Over-/underdækning Indtægter i alt xxxx kr. xxxx kr. xxxx kr. xxxx kr. xxxx kr. xxxx kr. Når vandværket sender for eksempel årsopgørelser ud, så vil beløbet blive bogført under indtægter i resultatopgørelsen, og modposteret på tilgodehavender/debitorer i balancen. Det betyder, at ubetalte opgørelser vil fremgå af balancens aktiver. Det er vigtigt at huske, at både moms og afgift af ledningsført vand ikke skal stå under indtægterne i resultatopgørelsen. Det er beløb, som vandværket er så flinke at opkræve på statens vegne, og det er derfor forkert at give indtryk af, at vandværket har haft den omsætning. Vandværkets egne udgifter til både forbrugt vand og spildevand skal selvfølgelig bogføres med alle udgifterne også afgifter af ledningsført vand og spildevandsafgiften. Som det fremgår af ovenstående eksempel, er der medtaget en regulering af indtægten gennem en over- eller underdækning. Overdækning opstår, når vandværket har fået opkrævet mere end det, der var behov for i netop det pågældende regnskabsår svarende til et overskud på driften. Overdækning bogføres som en debetpostering i indtægterne (det skal altså trækkes fra i opgørelsen af indtægterne). Overdækning modposteres under passiverne i balancen se mere længere nede. 9

Underdækning opstår, når vandværket har fået opkrævet mindre end det, der var behov for i netop det pågældende regnskabsår svarende til et underskud på driften. Underdækning bogføres som en kreditpostering i indtægterne (det skal altså lægges til i opgørelsen af indtægterne). Underdækning modposteres under aktiverne i balancen se mere længere nede. Vedligeholdelse Begrebet taler næsten for sig selv. Vi vedligeholder en del af anlægget på vandværket, ved boringerne, på ledningsnettet eller lignende. Vedligeholdelse dækker både pludseligt opståede skader og planlagte vedligehold uanset størrelsen. I skal dog være opmærksomme på, at der kan være tale om, at I forøger værdien af et aktiv i stedet for at vedligeholde det. Det kan ske, hvis det arbejde, der bliver udført, faktisk betyder, at aktivet kan leve længere end tidligere forventet. Eksempelvis kan vandværket ved et ledningsbrud vælge at udskifte et større stykke af et ledningsnet på en bestemt strækning. Det betyder, at hele ledningsnettet på den strækning får en længere levetid. Her vil der være tale om en investering. Hvis vandværket omvendt vælger at reparere bruddet og kun udskifte ledningen lige omkring bruddet, så vil der være tale om en vedligeholdelse. Afskrivning Man afskriver på et anlægsaktiv, fordi det har en brugstid, der er længere end et år. Et år er altså grænsen for, hvornår man skal betragte et indkøb som en investering, der skal afskrives på. Har et indkøb under et års levetid, er der tale om en driftsomkostning. Afskrivningerne fortæller, hvor stor en del af anlægget, vandværket nedslider i løbet af et år. Derfor beregnes afskrivningerne ved følgende ligning: Afskrivning = anskaffelsespris/forventet levetid. Erhvervsstyrelsen henviser i deres vejledning til POLKA afskrivningerne. Det betyder, at I kan gå ind på Forsyningssekretariatets hjemmeside og finde deres Pris- Og LevetidsKAtalog (POLKA). Her kan I finde de anbefalede levetider for stort set alle de komponenter, som man kan forestille sig, at et vandværk har. 10

POLKA kan findes på dette link: http://www.kfst.dk/indhold-kfst/publikationer/dansk/2016/pris-og-levetidskatalog-forvandforsyning-og-spildevand?tc=e538038eb1e04a96b9964be4c0f85f46 Hvis vandværket ikke tidligere har afskrevet på deres investeringer, så kan I finde inspiration på vores hjemmeside til ansættelse af værdierne og til etablering af et anlægskartotek (www.danskevv.dk). Grunde og bygninger Der er særlige forhold omkring grunde og bygninger, der betyder, at de ikke nødvendigvis skal afskrives, som vi har beskrevet det herover. Generelt anbefaler Danske Vandværker ikke, at der afskrives på en grund. Der er normalt ikke værditab på grunde og sjældent værdistigninger på de grunde, som vandværkerne har investeret i. Vandværket kan vælge at afskrive på bygninger på samme måde, som vi har beskrevet det under afskrivninger. Alternativt kan I vælge at værdiansætte efter dagsværdi, og regulere værdien gennem afskrivninger. Man kan ikke skifte mellem de forskellige metoder, med mindre der er gode grunde til det. Det er dog lidt besværligt at vælge dagsværdi som beregningsgrundlag for bygningernes værdi i anlægsaktiverne. Man skal jævnligt tage stilling til, om den dagsværdi, som bygningen står til i kartoteket også svarer til den reelle dagsværdi. Danske Vandværker anbefaler generelt, at vandværkerne bruger fradrag gennem løbende afskrivninger. Det gør hele processen nemmere og mere overskuelig for alle parter. Inventar og installationer Inventar og installationer skal behandles som nævnt under afskrivninger. Erhvervsstyrelsen anbefaler dog, at man vurderer inventar i forbindelse med risikovurdering og kvalitetssikring. Hvis I vurderer, at inventaret er i dårligere stand end afskrivningerne viser, så kan I nedskrive yderligere på værdien. Hvis I har spørgsmål til præcis dette, så er I velkomne til at kontakte os. Ledningsnet Ledningsnettet skal som hovedregel behandles som nævnt under afskrivninger. 11

I særlige tilfælde kan man tale om, at der skal ske nedskrivning af værdien på ledningsnettet, men det er kun i særlige tilfælde. Derfor kan I støtte Jer til det, som vi har beskrevet under afskrivninger. Tilgodehavender Tilgodehavender er en del af aktiverne og består af for eksempel af skyldige debitorer altså opgørelser, som er sendt ud til forbrugerne, men endnu ikke betalt. Under tilgodehavender vil man også finde posten med underdækning, som vi har beskrevet under indtægter. Det er vores overbevisning, at vandværkerne langt hen ad vejen vil opleve, at de har sørget for at opkræve nok til driften og investeringerne. Derfor vil det være mere sandsynligt, at vandværket vil opleve at have en overdækning, som skal placeres under passiver, hvilket vi vil komme ind på nedenfor. Det er dog sådan, at Erhvervsstyrelsen anbefaler, at man foretager reguleringen under passiverne, hvorfor posten underdækning sandsynligvis slet ikke skal oprettes i årsregnskabet. Gældsforpligtelser Udover overdækning, som skal behandles som en gældsforpligtelse over for forbrugerne, så vil gældsforpligtelser indeholde beregningen af den gæld, som vandværket kan have til banker eller realkreditinstitutter. Der er forskellige måder at opgøre gælden på, som man kan finde yderligere uddybet i de generelle regler for regnskabsklasse B i årsregnskabsloven. Se i dette link: https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=175792 (kapitel 7). Overdækning skal reguleres årligt i forhold til postereringerne under indtægter. Det svarer til det, som vandværkerne har været vant til at gøre med egenkapitalposten. Som beskrevet ovenfor, så kan det være en mulighed, at vandværket regulerer både under- og overdækning under dette punkt i årsregnskabet. Eventualforpligtelser Et vandværk kan have afgivet en forpligtelse om at sørge for, at reetablere et stykke jord, hvis en boring for eksempel sløjfes. Der kan også være tale om, at vandværket har afgivet en pantsætning på bygningerne for at opnå et lån. 12

Alle den slags forpligtelser skal medtages under dette punkt. Hvis I ikke har nogle forpligtelser, så skal I selvfølgelig bare slette punktet i modelregnskabet. Budgettal I modelregnskabet er der i resultatopgørelsen og tilhørende noter indarbejdet budgettal for regnskabsåret og det efterfølgende år. Det skal tydeligt fremgå, at budgettallene ikke er reviderede. Det er ikke et krav, at der skal være budgettal for det kommende år i et årsregnskab. Det kan dog være en god ide at gøre det, så regnskabslæserne kan se, hvad bestyrelsen har planlagt for det kommende år i forhold til økonomien. Kommunalbestyrelsen har dog brug for vandværkets budget for det næste år, når den skal godkende anlægs- og driftsbidrag i takstbladet. 13