HVORDAN AFHOLDES VALG TIL FRITIDS- OG UNGDOMSSKOLEBESTYRELSE OG FORÆLDRE- OG BRUGERRÅD? EN VEJLEDNING

HVORDAN AFHOLDES VALG TIL FRITIDS- OG UNGDOMSSKOLEBESTYRELSE OG FORÆLDRE- OG BRUGERRÅD? EN VEJLEDNING Århus Kommune Børn og Unge

FORORD Byrådet har vedtaget en ny styrelsesvedtægt for fritids- og ungdomsskoletilbud, hvor rammerne for bestyrelsesarbejdet fastlægges i fritids- og ungdomsskoletilbuddene. Med den nye vedtægt bliver der etableret en ny struktur for bestyrelsesarbejdet med både en fritids- og ungdomsskolebestyrelse og forældre- og brugerråd. Den nye struktur for bestyrelsesarbejdet betyder også, at der er sket ændringer i, hvordan medlemmer af fritids- og ungdomsskolebestyrelsen og forældre- og brugerrådene vælges. I denne vejledning er der en gennemgang og uddybning af de regler for afholdelse af valg, som byrådet har vedtaget. Vejledningen er tænkt som et redskab til FU-lederne og klub- og legepladslederne til at kunne afholde valgene til fritids- og ungdomsskolebestyrelsen og forældre- og brugerrådene i overensstemmelse med reglerne. Endvidere er vejledningen tænkt til at kunne være en hjælp til at kunne håndtere de situationer, hvor der oftest vil kunne opstå tvivl om, hvordan valgene skal afholdes. Endelig kan forældre og brugere, som ønsker at sætte sig ind i, hvordan valgene afholdes, deres valgbarhed mv., også have glæde af vejledningen. Ole Kiil Jacobsen Børn og Unge-chef ANSØGNING OM DISPENSATION FRA LOV OM UNGDOMSSKOLER Århus Byråd har søgt Undervisningsministeriet om dispensation for sammensætningen af fritids- og ungdomsskolebestyrelsen og valgperiodens længde, således at der ikke skal være medlemmer udpeget af byrådet i fritids- og ungdomsskolebestyrelsen, samt at valgperioden ændres fra fire til to år for medarbejderrepræsentanter og repræsentanter for organisationer. Der er endnu ikke kommet svar på dispensationsansøgningen. Men idet dispensationerne ikke vedrører forældre- og brugerrådene kan der afholdes valg til forældre- og brugerrådene i løbet af oktober, og forældre- og brugerrepræsentanterne til fritids- og ungdomsskolebestyrelsen kan vælges. Der kan evt. også vælges medarbejderrepræsentanter, hvis medarbejderne gøres opmærksomme på, hvis Århus Kommune ikke får dispensationen, vil de være valgt for 4 år i stedet for 2 år.

Den nye vedtægt træder i kraft senest den 1. november. Hvis Århus Kommune ikke har fået svar på dispensationsansøgningen inden da, skal de gældende regler følges. Det betyder, at der skal udpeges et medlem til hver fritids- og ungdomsskolebestyrelse, som er repræsentant for byrådet, og at valgperioden for medarbejderrepræsentanter, repræsentanter for organisationer og byrådet er frem til den ordinære valgperiodes udløb efter byrådsvalget i 2009. Fritids- og Ungdomsskolelederne vil blive orienteret inden den 1. november, om der skal afholdes valg efter de gældende regler ved dette første valg. I nedenstående vejledning til afholdelse af valgene fremgår både, hvordan valget skal afholdes efter de gældende regler, og hvordan det skal afholdes, såfremt Århus Kommune får dispensationerne fra Ungdomsskoleloven. SAMMENSÆTNING AF FU-BESTYRELSEN OG FORÆLDRE- OG BRUGERRÅD Der oprettes én FU-bestyrelse pr. område i Århus Kommune, det vil sige 13 i alt. Ved alle enheder i fritids- og ungdomsskoletilbuddet oprettes et forældre- og brugerråd. I undervisningsdelen i Ungdomsskolen oprettes et elevråd. FU-bestyrelsen består af 9 medlemmer og har følgende sammensætning ifølge Ungdomsskoleloven: 1 repræsentant for byrådet 1 repræsentanter for organisationer med særlig interesse for fritids- og ungdomsskolearbejdet i lokalområdet, fx idrætsorganisationer, arbejdsmarkedets parter og fællesråd 2 medarbejderrepræsentanter 3 forældrerepræsentanter 2 bruger-/elevrepræsentanter. Hvis Århus Kommune får dispensation fra Ungdomsskoleloven, har FU-bestyrelsen følgende sammensætning: 2 repræsentanter for organisationer med særlig interesse for fritids- og ungdomsskolearbejdet i lokalområdet, fx idrætsorganisationer, arbejdsmarkedets parter og fællesråd 2 medarbejderrepræsentanter 3 forældrerepræsentanter 2 bruger-/elevrepræsentanter.

FU-lederen deltager i bestyrelsens møder uden stemmeret. FU-lederen er desuden sekretær for bestyrelsen og sørger for den fornødne sekretariatsbistand. Forældre- og brugerrådet består af 3 brugere og 3 forældrerepræsentanter og 1 medarbejderrepræsentant, medmindre medarbejderne ikke ønsker at være repræsenteret. Lederne af enhederne i FU-tilbuddet deltager i forældre- og brugerrådets møder uden stemmeret. Lederen er tillige sekretær for forældre- og brugerrådet og sørger for den fornødne sekretariatsbistand til dette. VALG TIL BESTYRELSEN Medlemmer af FU-bestyrelsen vælges for fire år ad gangen, hvis der fås dispensation fra Ungdomsskoleloven for to år ad gangen. Dog vælges forældre- og brugerrepræsentanterne hvert år. Bestyrelsesåret er fra 1. oktober til 30. september det efterfølgende år. Ifølge Ungdomsskoleloven vælges hvert fjerde år medarbejderrepræsentanter, repræsentanter for byrådet og repræsentanter for organisationer med særlig interesse for fritidsområdet. Hvis der fås dispensation vælges hvert andet år medarbejderrepræsentanter og repræsentanter for organisationer med særlig interesse for fritidsområdet. Hvert år afholdes valg til forældre- og brugerråd (se afsnit om dette råd), så der kan holdes konstituerende møde i FU-bestyrelsen ved bestyrelsesårets start. FU-lederen er ansvarlig for at holde valg til bestyrelsen - herunder at sikre størst mulig repræsentation i bestyrelsen i forhold til brugernes alder, medarbejdernes tilhørsforhold, geografisk placering og type af enhed. Ved valg af medarbejderrepræsentanter, bruger-/elevrepræsentanter og forældrerepræsentanter bør det tilstræbes, at disse så vidt muligt kommer fra forskellige enheder i FU-tilbuddet. VALG AF MEDLEMMER TIL BESTYRELSEN Hvis der ikke opnås dispensation Repræsentanter for byrådet Hvert fjerde år snarest muligt efter kommunalvalget vælges Byrådets repræsentanter af dette inden for eller uden for dets medlemskreds. Repræsentanterne indtræder i

FU-bestyrelsen 1. januar, hvorefter bestyrelsen konstituerer sig på ny. Repræsentanter for organisationerne Hvert fjerde år snarest muligt efter kommunalvalget vælges repræsentanter for organisationer med særlig interesse for fritids- og ungdomsskolearbejdet i lokalområdet, fx idrætsorganisationer, arbejdsmarkedets parter og fællesråd, af byrådet efter forslag fra de stedlige organisationer. Byrådets kompetence er i denne forbindelse delegeret til rådmanden for Børn og Unge. Repræsentanterne indtræder i FU-bestyrelsen 1. januar, hvorefter bestyrelsen konstituerer sig på ny. Repræsentanter for organisationerne udvælges ved, at Børn og Unge annoncerer i pressen. Interesserede organisationer indsender forslag til repræsentanter til FU-lederen i de områder, hvor de er interesserede i at være repræsenteret i FU-bestyrelsen. FU-lederen udarbejder en indstilling over, hvilke organisationer der har fremsendt forslag til repræsentanter, og hvilke der indstilles til at være repræsenteret i FU-bestyrelsen i deres område. Børn og Unge samler indstillingerne til en fælles indstilling til rådmanden. FU-lederne har til opgave at informere organisationer i deres område om muligheden for at komme med forslag om repræsentanter for organisationerne i FUbestyrelsen. Medarbejderrepræsentanter Hvert fjerde år snarest muligt efter kommunalvalget vælges medarbejderrepræsentanter til bestyrelsen. Alle medarbejdere under FU-lederens kompetence er valgbare til bestyrelsen. Medarbejderrepræsentanterne vælges ved en fælles valghandling, som FU-lederen afholder. Medarbejderrepræsentanterne indtræder i bestyrelsen samtidig med repræsentanterne for byrådet og organisationerne. Alle medarbejdere kan stemme på alle kandidater. De 2 medarbejdere, der får flest og næstflest stemmer, er valgt. Ved stemmelighed foretages omvalg mellem de pågældende kandidater. Ved stemmelighed ved anden afstemning trækkes lod. Hvis der opnås dispensation Repræsentanter for organisationerne Hvert andet år vælges repræsentanter for organisationer med særlig interesse for fritids- og ungdomsskolearbejdet i lokalområdet, fx idrætsorganisationer, arbejdsmarkedets parter og fællesråd, af byrådet efter forslag fra de stedlige organisationer. Byrå-

dets kompetence er i denne forbindelse delegeret til rådmanden for Børn og Unge. Repræsentanter for organisationerne udvælges ved, at Børn og Unge annoncerer i pressen. Interesserede organisationer indsender forslag til repræsentanter til FU-lederen i de områder, hvor de er interesserede i at være repræsenteret i FU-bestyrelsen. FUlederen udarbejder en indstilling over, hvilke organisationer der har fremsendt forslag til repræsentanter, og hvilke der indstilles til at være repræsenteret i FU-bestyrelsen i deres område. Børn og Unge samler indstillingerne til en fælles indstilling til rådmanden. FU-lederne har til opgave at informere organisationer i deres område om muligheden for at komme med forslag om repræsentanter for organisationerne i FU-bestyrelsen. Medarbejderrepræsentanter Hvert andet år vælges medarbejderrepræsentanter til bestyrelsen. Alle medarbejdere under FU-lederens kompetence er valgbare til bestyrelsen. Medarbejderrepræsentanterne vælges ved en fælles valghandling, som FU-lederen afholder. Alle medarbejdere kan stemme på alle kandidater. De 2 medarbejdere, der får flest og næstflest stemmer, er valgt. Ved stemmelighed foretages omvalg mellem de pågældende kandidater. Ved stemmelighed ved anden afstemning trækkes lod. Med henblik på at sikre størst mulig repræsentation af enhederne i bestyrelsen vælges medarbejderrepræsentanter til bestyrelsen forud for valget af forældre og brugerrepræsentanter, således at man ved dette valg har mulighed for at tage hensyn til, hvilken enhed medarbejderne kommer fra. Forældre- og brugerrepræsentanter Hvert år vælges forældre- og brugerrepræsentanter til bestyrelsen. Ungdomsskolens elevråd vælger en brugerrepræsentant til bestyrelsen, den anden brugerrepræsentant vælges blandt forældre- og brugerrådenes brugerrepræsentanter til bestyrelsen. På konstituerende møder i forældre- og brugerrådene udpeger hvert råd 1 forælder og 1 bruger som mulige kandidater til bestyrelsen. Ved FU-tilbud med færre end 6 enheder udpeger hvert råd 2 forældre som mulige kandidater for at sikre tilstrækkeligt

antal kandidater til at kunne vælge både bestyrelsesmedlemmer og stedfortrædere. FU-lederen indkalder kandidaterne fra forældre- og brugerrådene til et møde. Blandt disse vælges forældre- og brugerrepræsentanter til bestyrelsen (der vælges 3 forældrerepræsentanter og 1 brugerrepræsentant). Stedfortrædere og mulighed for genvalg For hvert medlem af FU-bestyrelsen udpeges en stedfortræder. Valget af disse sker i forbindelse med - og efter samme principper som - valget til bestyrelsen. Hvis ikke dispensation: Hvis en repræsentant for byrådet eller organisationerne udtræder af FU-bestyrelsen, og der ikke kan indhentes en stedfortræder, skal byrådet udpege en ny repræsentant for byrådet, og rådmanden skal udpege en ny repræsentant fra organisationerne. Hvis dispensation: Hvis en repræsentant for organisationerne udtræder af FU-bestyrelsen, og der ikke kan indhentes en stedfortræder, skal rådmanden udpege en ny repræsentant fra organisationerne. Hvis en medarbejderrepræsentant udtræder af FU-bestyrelsen, og der ikke kan indhentes en stedfortræder, skal der afholdes et ekstraordinært valgmøde for at besætte den ledige plads. FU-lederen indkalder til dette møde på samme måde som ved et ordinært valgmøde. Hvis en forældre- eller brugerrepræsentant udtræder af FU-bestyrelsen, og der ikke kan indhentes en stedfortræder, vælger forældre- og brugerrådene nye kandidater, som beskrevet ovenfor. FU-lederen indkalder herefter kandidaterne til et møde, og blandt disse vælges en ny repræsentant. Der er mulighed for genvalg af alle medlemmer af bestyrelsen. FORÆLDRE- OG BRUGERRÅD Valg til forældre- og brugerråd Inden den 1. oktober afholdes der hvert år valg til forældre- og brugerrådene og konstituerende forældre- og brugerrådsmøder i alle afdelinger, så der kan afholdes

konstituerende møde i FU-bestyrelsen ved bestyrelsesårets start. Der er mulighed for genvalg af alle medlemmer af forældre- og brugerrådet. Valg af forældrerepræsentanter Tilbuddets leder indkalder til mødet med 14 dages varsel med angivelse af dagsordenspunkter. Lederen er ordstyrer til forældre- og brugerrådsvalg og forestår valghandlingen. Opstilling af forældrekandidater til forældre- og brugerrådet sker ved, at de fremmødte forældre kommer med forslag til kandidater. Hvis man ikke deltager i valgmødet, kan man opstille kandidater pr. fuldmagt. Valgmødets dirigent sikrer, at alle de opstillede kandidater er valgbare og ønsker at opnå valg til forældre- og brugerrådet. Hvis det på valgmødet ikke er muligt at vælge 3 forældrerepræsentanter til forældreog brugerrådet, indkalder lederen til fornyet valgmøde med 14 dages varsel. Hvis det ikke her er muligt at vælge mindst 2 forældrerepræsentanter til forældre- og brugerrådet, kan der på valgmødet i denne situation vælges en forælder, som er afdelingens repræsentant, når afdelingerne skal vælge forældrerepræsentanter til FU-bestyrelsen. De forældre, der har fået flest stemmer, er valgt. Er der stemmelighed, stemmes der om, hvem af kandidaterne med stemmelighed, der skal sidde i forældre- og brugerrådet. Afstemningens resultat offentliggøres. Der afholdes skriftlig afstemning, hvis blot én af de tilstedeværende ønsker det. Forældrene har 1 stemme pr. barn/ung i afdelingen. Der udleveres en stemmeseddel pr. barn/ung, hvorpå der kan skrives op til 3 forskellige navne på forældrekandidater, der ønskes valgt. Der kan ikke stemmes pr. fuldmagt. Der vælges et tilsvarende antal stedfortrædere, der indtræder i den rækkefølge, hvorefter de har opnået flest stemmer, hvilket skal fremgå af referatet. Ved stemmelighed blandt stedfortræderne foretager lederen af enheden lodtrækning om rækkefølgen. Hvis en forældrerepræsentant udtræder af forældre- og brugerrådet, og der ikke kan indhentes flere stedfortrædere, skal der afholdes et ekstraordinært valgmøde for at besætte den ledige plads. Tilbuddets leder indkalder til dette møde på samme måde som ved et ordinært valgmøde.

Valg af brugerrepræsentanter Tilbuddets leder indkalder til valgmøde for brugerne, hvor der vælges 3 medlemmer af forældre- og brugerrådet og et tilsvarende antal stedfortrædere. Lederen forestår valghandlingen og tilrettelægger denne under hensyntagen til aldersgruppen. Hvis en brugerepræsentant udtræder af forældre- og brugerrådet, og der ikke kan indhentes flere stedfortrædere, skal der afholdes et ekstraordinært valgmøde for at besætte den ledige plads. Tilbuddets leder forestår valghandlingen. Valg til elevråd i ungdomsskoleafdelingerne afholdes efter regler fastsat af Undervisningsministeriet (bekendtgørelse nr. 26 af 15/01/2001). Se bilaget. Valg af medarbejderrepræsentanter Lederen af enheden indkalder medarbejderne i enheden til valgmøde. Mødet indledes med at få afklaret, om et flertal af medarbejderne ønsker medarbejderrepræsentation i forældre- og brugerrådene. Hvis et flertal af medarbejderrepræsentanterne ønsker medarbejderrepræsentation i forældre- og brugerrådene, vælges medarbejderrepræsentanterne og stedfortrædere efter samme procedure som medarbejderne i FU-bestyrelsen. Medarbejdere, som er ansat i enheden, kan vælges til forældre- og brugerrådet. Hvis en medarbejderrepræsentant udtræder af forældre- og brugerrådet, og der ikke kan indhentes flere stedfortrædere, skal der afholdes et ekstraordinært valgmøde for at besætte den ledige plads. Tilbuddets leder indkalder til dette møde på samme måde som ved et ordinært valgmøde. VALGRET OG VALGBARHED FOR FORÆLDRE TIL BESTYRELSE OG FORÆLDRE- OG BRUGERRÅD Personer, som på valgtidspunktet har forældremyndigheden eller den faktiske omsorg for et barn/ung i FU-tilbuddet kan vælges som forældrerepræsentant og er stemmeberettiget ved valg til FU-bestyrelsen og forældre- og brugerråd. Ved personer, der har den faktiske omsorg for barnet/den unge, forstås: Personer, som er gift med indehaveren af forældremyndigheden over et barn/ ung, og som tilhører samme husstand som forældremyndighedsindehaveren og barnet/den unge (dette gælder dog ikke ved fælles forældremyndighed over barnet/den unge)

10 Ugifte fædre/mødre, som tilhører samme husstand som forældremyndighedsindehaveren og barnet/den unge Personer, som har et barn/en ung boende hos sig i døgnpleje Begge et barns/en ungs forældre kan stille op og vælges til bestyrelsen og forældreog brugerrådet. Der kan dog ikke tildeles valgret til mere end to personer på grundlag af det samme barn/ung. Hvis en forælder har den fulde forældremyndighed over et barn/en ung og er gift og bor sammen med en anden end barnets/den unges anden biologiske forælder, vil forældremyndighedsindehaverens ægtefælle have fortrinsret til at stille op til forældre- og brugerrådet frem for den anden biologiske forælder, hvis forældremyndighedsindehaveren giver sin tilslutning til, at ægtefællen stiller op. Ansatte, der har børn/unge i FU-tilbuddet, har stemmeret, men kan ikke vælges som forældrerepræsentant. Det er ikke en forudsætning for valg til bestyrelsen og forældre- og brugerrådet, at man er bosat i Århus Kommune. Personer, der allerede har siddet i bestyrelsen og forældre- og brugerrådet i én eller flere valgperioder, kan godt genopstille og genvælges. Ingen har pligt til at være medlem af bestyrelsen eller forældre- og brugerrådet. Et medlem kan når som helst udtræde af bestyrelsen og forældre- og brugerrådet, men det er vigtigt for kontinuiteten, at repræsentanterne så vidt muligt forbliver i hele valgperioden. Medlemmer af bestyrelsen og bruger- og forældrerådet modtager ingen diæter. TAVSHEDSERKLÆRING FU-lederen er ansvarlig for, at medlemmer af FU-bestyrelsen underskriver en tavshedserklæring, mens lederne af enhederne er ansvarlige for, at medlemmer af forældre- og brugerrådene underskriver en tavshedserklæring. Tavshedserklæringen findes på BUintra under Fagligt Info, Instruktioner. VEJLEDENDE FORRETNINGSORDEN De nærmere forhold omkring bestyrelsesarbejdet fastsættes i en forretningsorden. Et vejledende eksempel på en forretningsorden kan findes på BU-intra under Fagligt Info, Instruktioner.

11 BILAG Bekendtgørelse om elevråd i folkeskolen og i ungdomsskolen I medfør af 46, stk. 2, i lov om folkeskolen, jf. lovbekendtgørelse nr. 730 af 21. juli 2000 og 9 i lov om ungdomsskolen, jf. lovbekendtgørelse nr. 886 af 13. september 2000, fastsættes: 1. Ved hver folkeskole, som har 5. eller højere klassetrin, og ved hver ungdomsskole har eleverne ret til at danne et elevråd. Stk. 2. Elevrådet varetager gennem samarbejde med ledelse, lærere og øvrige personalegrupper elevernes fælles interesser på skolen. Stk. 3. Skolens leder er forpligtet til at opfordre eleverne til at danne et elevråd, hvis eleverne ikke selv tager initiativ hertil. 2. Alle elever på skolen har valgret og er valgbare til elevrådet. Stk. 2. Elevrådets medlemmer er ulønnede. Stk. 3. Valg afholdes hvert år inden udgangen af oktober måned. Stk. 4. Et elevråd fungerer, indtil nyt elevråd er valgt. 3. I folkeskolen vælges der af og blandt eleverne 2 repræsentanter til skolens bestyrelse. I ungdomsskolen udpeger elevrådet et af kommunalbestyrelsen nærmere fastsat antal repræsentanter til skolens bestyrelse. Stk. 2. Elevrådet udpeger endvidere repræsentanter til alle råd, udvalg, arbejdsgrupper og lign., som skolen har nedsat, og som behandler spørgsmål, der har betydning for eleverne i almindelighed, jf. dog stk. 3. Stk. 3. Der udpeges ikke repræsentanter til organer, hvor elevernes deltagelse ikke vil være i overensstemmelse med de regler, hvorefter organet er nedsat. 4. Forslag til vedtægter udarbejdes af elevrådet og vedtages på et møde, hvortil alle elever har adgang med stemmeret, jf. 2, stk. 1. Stk. 2. Vedtægterne skal indeholde bestemmelser om 1) elevrådets størrelse, 2) hvordan og hvornår medlemmer af elevrådet vælges samt valgperiodens længde. I folkeskolen endvidere hvordan de enkelte klassetrin er repræsenteret i rådet, 3) valg af suppleanter, 4) elevrådets økonomi og regnskabsaflæggelse, 5) fremgangsmåden ved vedtægtsændringer og 6) afholdelse af et årligt møde, hvortil alle elever har adgang med stemmeret, med faste dagsordenspunkter såsom aflæggelse af beretning, regnskabsgodkendelse, valg m.v. Stk. 3. Vedtægterne kan indeholde yderligere bestemmelser. 5. Elevrådet fastsætter selv sin forretningsorden og udpeger selv sin formand. 6. Skolen kan anvende en del af skolens samlede bevilling som et årligt tilskud til elevrådsarbejdet. Skolens leder fastsætter efter drøftelse med elevrådet de nærmere vilkår for ydelse af tilskud, herunder eventuel ansøgningsprocedure og vilkår vedrørende aflevering af regnskab for anvendelsen af det modtagne tilskud. 7. Skolen stiller et egnet lokale og adgang til kontorfaciliteter til rådighed for elevrådet. Stk. 2. Skolen stiller endvidere et egnet lokale til rådighed for elevrådet til brug ved kulturelle, oplysende og organisatoriske møder. 8. Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. februar 2001.

Layout: Børn og Unge - Tryk: Århus Kommunes Kopicenter, Rådhuset - Oktober 2007