VEDTÆGTER FOR FOLKEOPLYSNINGSUDVALGET I HOLBÆK KOMMUNE. Forslag til ændringer. Version 8,

Transkript

1 VEDTÆGTER FOR FOLKEOPLYSNINGSUDVALGET I HOLBÆK KOMMUNE Forslag til ændringer Version 8, I disse ændringsforslag er der taget højde for, at medlemmer ikke kan vælges direkte til udvalget, men kan indstilles til Kommunalbestyrelsen, der foretager den endelige udpegning. Nuværende tekst Forslag til ny formulering 1 Formål Folkeoplysningsudvalget repræsenterer mangfoldigheden i kommunens folkeoplysende virksomhed. Udvalget sammensættes af repræsentanter for de foreninger, der får tilskud efter kapital 3. Det vil sige de foreninger, som allerede får tilskud eller lokaler under loven og de, som i øvrigt lever op til kriterierne for tilskud. Folkeoplysningsudvalget har til opgave at udføre de opgaver, der er tillagt udvalget, inden for de økonomiske rammer og de retningslinjer, som fastsættes af byrådet. Folkeoplysningsudvalget repræsenterer mangfoldigheden i kommunens folkeoplysende virksomhed. Udvalget sammensættes af repræsentanter for de foreninger, der får tilskud efter kapital 3. Det vil sige de foreninger, som allerede får tilskud eller lokaler under loven og de, som i øvrigt lever op til kriterierne for tilskud. Folkeoplysningsudvalget har til opgave at udføre de opgaver, der er tillagt udvalget, inden for de økonomiske rammer og de retningslinjer, som fastsættes af Kommunalbestyrelsen. 2 Kompetencer Folkeoplysningsudvalgets opgaver er følgende: - inddragelse i udarbejdelse af kommunens folkeoplysningspolitik - høringspart vedr. budget for området - evaluering af regnskabet for området - høringspart vedr. regler for tilskud til folkeoplysning - medinddragelse ifm. projekter for området - være inspirator for nytænkning og udvikling inden for området Folkeoplysningsudvalgets opgaver er følgende: - indgå i dialog om foreningernes rammevilkår både hvad angår økonomi og faciliteter - udarbejde en strategi- og handlingsplan - inddragelse i udarbejdelse af kommunens folkeoplysningspolitik - høringspart vedr. budget for området - evaluering af regnskabet for området - høringspart vedr. regler for tilskud til folkeoplysning - høringspart vedr. administrationsgrundlaget for Kultur og Fritid - medinddragelse ifm. projekter for området - være inspirator for nytænkning og udvikling inden for området - fordeling af udvalgte puljer, jfr. administrationsgrundlaget for Kultur og Fritid - fordeling af Folkeoplysningsudvalgets Udviklingspulje - fordeling af Aktivitetspulje for Holbæk Havn - fordeling af 60+ foreningspuljen

2 Én gang årligt ifm. dialogmødet med Udvalget for Kultur og Fritid gives en redegørelse for udmøntning puljerne. Folkeoplysningsudvalget kan nedsætte underudvalg og arbejdsgrupper efter behov. Folkeoplysningsudvalget kan nedsætte underudvalg og arbejdsgrupper efter behov og efter aktuelle temaer og indsatsområder i udvalgets arbejde. Personer udpeget til disse underudvalg og arbejdsgrupper kan efter behov deltage i Folkeoplysningsudvalgets møder; dog uden stemmeret. 3 Sammensætning Folkeoplysningsudvalget består af 9 medlemmer: 1. På valg: - 2 medlemmer vælges af idrætsforeningerne - 2 medlemmer vælges af aftenskolerne - 2 medlemmer vælges af andre folkeoplysende foreninger For hvert af ovennævnte medlemmer vælges en personlig suppleant. Folkeoplysningsudvalget består af i alt 9 10 medlemmer: 1. På valg Foreningsrepræsentanter: - 3 medlemmer vælges indstilles af idrætsforeningerne - 2 medlemmer vælges indstilles af aftenskolerne - 1 medlem vælges indstilles af de uniformerede korps - 1 medlem vælges indstilles af andre folkeoplysende foreninger Op til 5 suppleanterne vælges indstilles i prioriteret rækkefølge inden for hver af de ovenstående fire foreningskategorier. Alle ovenstående foreningsindstillinger vil blive forelagt Kommunalbestyrelsen, som herefter foretager udpegning af de 7 medlemmer samt suppleanter. NYT 2. Kommunen udpeger: - 1 medlem udpeget af Ungdomsbyrådet unde 29 år - 1 medlem udpeget af Handicaprådet - 1 medlem udpeget af Integrationsrådet i Holbæk Kommune under 29 år Der udpeges ikke suppleanter for disse medlemmer. De af kommunen udpegede medlemmer er ikke på valg, men kan inden for valgperioden udskiftes efter aftale. 2. Kommunale organer udpeger Andre udpegninger: - 1 medlem udpeget fra Udvalget for Kultur og Fritid i alt 2 medlemmer udpeges af Kommunalbestyrelsen blandt dens medlemmer - Handicaprådet indstiller et medlem, der forelægges Kommunalbestyrelsen, som herefter foretager udpegning - Frivilligrådet indstiller et medlem, der forelægges Kommunalbestyrelsen, som herefter foretager udpegning SKAL DENNE MED I FORLÆNGELSE AF DRØFTELSE PÅ SENESTE MØDE? Der udpeges ikke suppleanter for disse medlemmer.

3 - Foreningskonsulenten sidder i Folkeoplysningsudvalget som tilforordnet og uden stemmeret - Derudover skal de uorganiserede have mulighed for, at sidde i udvalget, såfremt de udviser interesse for dette 4 Valghandling og valgprocedure for de valgte medlemmer 1. De respektive områder inden for folkeoplysningsområdet vælger medlemmer i h.t. 3, stk. 1 til Folkeoplysningsudvalget senest inden udgangen af februar måned. Første valgperioden inden udgangen af april. 3. Anden tilknytning: - Kultur- og Fritidssekretariatet stiller en sekretær uden stemmeret til rådighed for Folkeoplysningsudvalget - Idræts- og foreningskonsulenten sidder i Folkeoplysningsudvalget som tilforordnet og uden stemmeret 4 Procedure for indstilling af foreningsmedlemmer De respektive områder inden for folkeoplysningsområdet vælger indstiller medlemmer iht. 3, stk. 1 til Folkeoplysningsudvalget senest i november måned samme år, der er kommunalvalg som en ny Kommunalbestyrelse tiltræder. Folkeoplysningsudvalget tiltræder 1. januar året efter. Det bør her drøftes, hvorvidt det er bedre, at lade valgperiode for både Folkeoplysningsudvalget og Kommunalbestyrelse være ens. Note fra Maj: Det SKAL det være, for det politiske medlem skal udpeges uden for KFU efter den d honske metode = sker som lede i konstitueringsaftalen. 2. For at kunne indstilles til Folkeoplysningsudvalget er det en betingelse, at den pågældende repræsenterer en forening, som i det seneste år op til datoen for valget til Folkeoplysningsudvalget, har gennemført folkeoplysende virksomhed med tilskud eller anvisning af lokale efter loven. 3. Alle er i princippet valgbare til folkeoplysningsudvalget, blot de foreslås af en forening, der er berettiget hertil, jf. ovenfor. Personer, der foreslås valgt, behøver således ikke være medlem af den forening, der stiller forslaget, de behøver ikke at være fyldt 18 år, og de behøver ikke have bopæl i kommunen. 4. Såfremt et område ikke kan vælge repræsentanter, tager Kultur- og Fritidssekretariatet stilling til, om et af de øvrige områder skal tilbydes pladsen. For at kunne indstilles til Folkeoplysningsudvalget er det en betingelse, at den pågældende repræsenterer en forening, som i det seneste år op til datoen for valget til Folkeoplysningsudvalget, har gennemført folkeoplysende virksomhed med tilskud eller anvisning af lokale efter loven. Alle er i princippet valgbare til folkeoplysningsudvalget, blot de foreslås af en forening, der er berettiget hertil, jfr. ovenfor. Personer, der foreslås valgt, behøver således ikke være medlem af den forening, der stiller forslaget, de behøver ikke at være fyldt 18 år, og de behøver ikke have bopæl i kommunen. Såfremt et område ikke kan vælge indstille repræsentanter, tager Kultur- og Fritidssekretariatet Kommunalbestyrelsen stilling til, om et af de øvrige områder skal tilbydes pladsen.

4 5. Kultur- og Fritidssekretariatet indkalder til valgmøde til Folkeoplysningsudvalget iht. 3, stk. 1 med mindst 30 dages varsel. Indkaldelsen sker ved direkte mailhenvendelse til foreningerne, samt ved opslag på kommunens hjemmeside. Samtidig oplyses dato og sted for valgmødet. 6. Foreningerne kan herefter inden for 18 dage indstille kandidater, som er valgbare på valgmødet. Kandidatliste udmeldes på kommunens hjemmeside senest 8 dage forud for valgmødet. 7. På valgmødet vælges det antal medlemmer til Folkeoplysningsudvalget, som nævnt i 3, stk. 1. Kultur- og Fritidssekretariatet indkalder til valgindstillingsmøde til Folkeoplysningsudvalget iht. 3, stk. 1 med mindst 30 dages varsel. Indkaldelsen sker ved direkte mailhenvendelse til foreningerne, samt ved opslag på kommunens hjemmeside. Samtidig oplyses dato og sted for valgindstillingsmødet. Foreningerne kan herefter inden for 18 dage indstille foreslå kandidater, som er valgbare kan vælges på valgmødet. Kandidatliste udmeldes på kommunens hjemmeside senest 8 dage forud for valgindstillingsmødet. På valgindstillingsmødet vælges det antal medlemmer indstillede personer til Folkeoplysningsudvalget, som nævnt i 3, stk. 1. De indstillede personer vil efterfølgende blive forelagt Kommunalbestyrelsen, jfr. 3, stk Hver forening har én stemmeseddel. Hver forening må stemme på det antal medlemmer, der skal vælges inden for området. Samme person kan kun fremgå én gang på hver stemmeseddel. 9. Medlemmerne vælges for en 4-årig periode dog kun til 2014 i første valgperiode. Når et nyt Folkeoplysningsudvalg er valgt, ophører funktionsperioden. Der afholdes valg året efter et nyt Byråd tiltræder. Hver forening har én stemmeseddel. Hver forening må stemme på det antal medlemmer kandidater, der skal vælges indstilles inden for eget område. Samme person kan kun fremgå én gang på hver stemmeseddel. Medlemmerne vælges for en 4-årig. Når et nyt Folkeoplysningsudvalg er valgt, ophører funktionsperioden. Der afholdes valg året efter en ny Kommunalbestyrelse tiltræder. Udgår: Se 6 i stedet. 10. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. 11. Valgene foregår skriftligt. Valgene af de personer, som skal indstilles, foregår skriftligt. 5 Mødevirksomhed Folkeoplysningsudvalget konstituerer sig med valg af formand og næstformand. Formand og næstformand skal vælges blandt de medlemmer, der er valgt indstillet af foreningerne. Folkeoplysningsudvalget godkender selv deres forretningsorden. Folkeoplysningsudvalgets møder afholdes for lukkede døre. Folkeoplysningsudvalgets møder afholdes for lukkede døre.

5 Folkeoplysningsudvalget afholder møde efter behov, dog mindst 4 ordinære møder årligt. Der afholdes 2 årlige dialogmøder med Kultur- og fritidsudvalget. Dagsorden udsendes 5 arbejdsdage før mødet. Dagsorden og referat offentliggøres på Holbæk Kommunes hjemmeside. Folkeoplysningsudvalget afholder møde efter behov, dog mindst fire ordinære møder årligt. Herudover kan udvalget afholde møde, hvis formanden eller tre medlemmer indkalder til dette. Der afholdes mindst ét årligt dialogmøde med Udvalget for Kultur og Fritid. Dagsorden udsendes fire arbejdsdage før mødet. Dagsorden og referat offentliggøres på Holbæk Kommunes hjemmeside. Ønsker til dagsordenspunkter fra udvalgets medlemmer sendes til formanden og næstformanden. Folkeoplysningsudvalget er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen (5) af medlemmerne er til stede. Beslutninger træffes ved stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Folkeoplysningsudvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede Beslutninger træffes ved stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Stemmeret udøves af de medlemmer, der er benævnt i 3, stk. 1 og 2. Hvis et medlem udtræder i løbet af valgperioden, indtræder suppleanten. Har et medlem forfald indkaldes suppleanten. Er der ved et medlems udtræden ingen stedfortræder, foretages suppleringsvalg for resten af perioden. Hvis et medlem udtræder i løbet af valgperioden, indtræder en suppleant. Har et medlem længerevarende (mindst otte uger) forfald indkaldes en suppleant i fraværsperioden. Er der ved et medlems udtræden ingen suppleant, kan der foretages suppleringsvalg for resten af perioden. Udvalget afholder møde så ofte formanden eller 3 medlemmer finder det fornødent. Folkeoplysningsudvalget godkender selv deres forretningsorden. Flyttet til toppen af 5 6 Funktionsperiode og valg Medlemmerne vælges for 4 år. Første gang udløber valgperioden ved udgangen af Medlemmerne vælges for en 4-årig periode. Funktionsperioden følger kommunalbestyrelsens. fire år, fra 1. januar a Overgangsbestemmelse I 2018 gennemføres valg efter 4 samt udpegning efter 3 i efteråret Funktionsperioden starter 1. januar 2019 og er 3-årig, således at

6 funktionsperioden koordineres med kommunalbestyrelsens funktionsperiode. Den efterfølgende valghandling vil ske i overensstemmelse med 4 i Herefter er funktionsperioden for udvalget som beskrevet i 6. Folkeoplysningsudvalget konstituerer sig med valg af formand og næstformand. Formand og næstformand skal vælges blandt de medlemmer, der er valgt af foreningerne. Flyttet til 5 7 Godkendelse og ændring af vedtægter Vedtægten træder i kraft efter godkendelse i Byrådet. Folkeoplysningsudvalget kan indstille ændringer af vedtægterne ved simpelt flertal i Folkeoplysningsudvalget. Vedtægtsændringer kræver godkendelse af Byrådet. Vedtægten træder i kraft efter godkendelse i Kommunalbestyrelsen. Folkeoplysningsudvalget kan indstille ændringer af vedtægterne ved simpelt flertal i Folkeoplysningsudvalget. Vedtægtsændringer kræver godkendelse af Kommunalbestyrelsen. 8 Andet gældende for Folkeoplysningsudvalgets arbejde Udgifterne ved folkeoplysningsudvalgets og dets underudvalgs virksomhed afholdes af kommunen. Kultur- og fritidssekretariatet stiller sekretariatsbistand til rådighed. Folkeoplysningsudvalgets medlemmer modtager diæter og befordringsgodtgørelse efter regler i Lov om kommunens styrelse. Dette gælder dog ikke medlemmer, der får sine udgifter dækket fra anden side. Der ydes ikke godtgørelse for tabt arbejdsfortjeneste. Vedtaget i byrådet den 13. marts Udgifterne ved Folkeoplysningsudvalgets og dets underudvalgs virksomhed afholdes af kommunen. Kultur- og Fritidssekretariatet stiller sekretariatsbistand til rådighed. Folkeoplysningsudvalgets medlemmer modtager diæter og befordringsgodtgørelse efter regler i Lov om kommunens styrelse. Dette gælder dog ikke medlemmer, der får sine udgifter dækket fra anden side. Der ydes ikke godtgørelse for tabt arbejdsfortjeneste. Vedtaget i Kommunalbestyrelsen den xx. xxxxxx Farvekodning: - Gældende tekst - Slettet tekst - Ny tekst - Forklaringer - Slettet tekst (ny)