.i w u. no==ä=mma xo33::m_:a<m_o Slotsholmsgade 10-12 DK-1216 København K T +45 7228 2400 F +45 7228 2401 M Im im.dk w 0im.dk Dato: 27. april 2012 Enhed: Kommunaljura Sagsbeh.: DEPLRH Sags nr.: 1204452 Dok nr.: 894817 Folketingets Kommunaludvalg har den 30. marts 2012 stillet følgende spørgsmål nr. 124 (Alm. del) til økonomi- og indenrigsministeren, som hermed besvares. Spørgsmål nr. 124: Kommunaludvalget 2011-12 KOU alm. del, endeligt svar på spørgsmål 124 Offentligt Økonomi- og Indenrigsministeriet "Vil ministeren kort gennemgå (minimums)rammerne for den kommunale administrations information og bistand til medlemmer af en kommunalbestyrelse? herunder a. gennemgå de minimumsrammer for information og bistand som medlemmer, der tilhører et mindretal i en kommunalbestyrelse, har krav på b. gennemgå de rettigheder medlemmer af en kommunalbestyrelse har i forhold til at få besvaret spørgsmål af den kommunale administration c. gennemgå gældende tidsfrister for den kommunale administrations servicering af kommunalbestyrelsens medlemmer." Svar: Kommunalbestyrelsesmedlemmer har efter kommunestyrelsesloven en række rettigheder til information og bistand. Visse af disse rettigheder har sammenhæng med kommunalbestyrelsens møder og beslutninger, jf. herom nedenfor pkt. 1, mens andre vedrører retten til indsigt i kommunale oplysninger i øvrigt, jf. herom nedenfor pkt. 2. De under pkt. 1 og 2 omtalte rettigheder følger af kommunestyrelsesloven og er ikke afhængig af beslutninger truffet af kommunalbestyrelsen (flertallet). Udover de under pkt. 1 og 2 omtalte rettigheder har kommunalbestyrelsen mulighed for ved en flertalsbeslutning at udvide rammerne for kommunalbestyrelsesmedlemmernes adgang nformation og bistand eller ydelse af godtgørelse for nærmere bestemte udgifter, jf. herom nedenfor pkt. 3. Det følger af almindelige forvaltningsretlige principper om lighed og saglighed, at en sådan beslutning i givet fald skal omfatte alle kommunalbestyrelsens medlemmer. I det omfang der gælder - eller kan fastsættes - tidsfrister for kommunalbestyrelsesmedlemmernes adgang til information mv., er dette omtalt i forbindelse med nedenstående gennemgang. 1. Adgang til Information /forbindelse med kommunalbestyrelsens og udvalgenes møder 1.1. Dagsorden og sagsmateria/e Det følger af kommunestyrelseslovens 8, stk. 4, 1. pkt., at dagsorden så vidt muligt senest 4 hverdage inden kommunalbestyrelsens møder skal udsendes 2014-15 S 523 endeligt svar Offentligt
maa m til medlemmerne, samt at det fornødne materiale -jf. herom nedenfor, pkt. 1.2. - til bedømmelse af de sager, der er optaget på kommunalbestyrelsens dagsorden så vidt muligt skal være tilgængeligt for medlemmerne mindst 3 hverdage inden mødeti kommunalbestyrelsen. Medlemmerne har med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, ret til at gennemse det fremlagte materiale sammen med personer, der ikke er medlem af kommunalbestyrelsen, jf. kommunestyrelseslovens 8, stk. 4, 2. pkt. Det følger af kommunestyrelseslovens 20, stk. 3, 3. pkt., at der forud for udvalgenes møder udsendes en dagsorden. Der er ikke i loven fastsat en tidsfrist herfor, men det følger af almindelige kommunalretlige grundsætninger, at dagsorden og det fornødne materiale -jf. herom nedenfor pkt. 1.2. - skal være tilgængeligt så betids, at medlemmerne har en rimelig tid til at forberede deres stillingtagen. 1.2. Ofñcia/princippet Det følger af almindelige kommunalretlige grundsætninger, at der ved behandlingen af en sag i kommunalbestyrelsen/udvalg skal foreligge det oplysningsmateriale, der er nødvendigt for, at medlemmerne kan træffe deres beslutning på et forsvarligt grundlag. Spørgsmål om, hvorvidt der foreligger tilstrækkelige oplysninger i en sag, afgøres inden for lovgivningens rammer endeligt af kommunalbestyrelsen/udvalget. Udvalgene må i denne sammenhæng respektere økonomiudvalgets og borgmesterens beføjelser med hensyn til tilrette- Iæggelsen af administrationens arbejde. Hvis et kommunalbestyrelsesmedlem mener, at det foreliggende materiale er åbenbart utilstrækkeligt som beslutningsgrundlag, kan medlemmet stille forslag om, at der tilvejebringes nærmere bestemte oplysninger, eller at sagen undergives (fornyet) udvalgsbehandling med henblik på at få belyst sagen. Såfremt et sådant procedureforslag forkastes, kan den pågældende i givet fald stemme imod eller undlade at stemme for beslutningen med den begrundelse, at beslutningsgrundlaget er utilstrækkeligt, samt forlange at få tilført beslutningsprotokollen en bemærkning herom. 1.3. /nitia tivretten Reglerne om kommunaibestyrelsesmedlemmernes såkaldte initiativret findes i kommunestyrelseslovens 11, stk. 1, hvorefter ethvert medlem af kommunalbestyrelsen for denne kan indbringe ethvert spørgsmål om kommunens anliggender samt fremsætte forslag til beslutninger herom. Efter bestemmelsen skal udvalgene og kommunalbestyrelsens formand meddele kommunalbestyrelsen de oplysninger, denne forlanger. Kommunalbestyrelsen kan fastsætte en frist for afgivelsen af oplysningerne. Efter almindelige kommunalretlige grundsætninger skal oplysningerne være korrekte, ligesom de ikke må være vildledende. Bestemmelsen giver i et vist omfang medlemmet krav på, at der tilvejebringes oplysninger om en sag. lnitiativretten giver således et medlem en adgang til at forlange, at et udvalg meddeler kommunalbestyrelsen de oplysninger om bestemte anliggender inden for udvalgets område, som er nødvendige for, at kommunalbestyrelsen og dermed det enkelte medlem kan afgøre, om forvaltningen på det pågældende område er lovlig og i overensstemmelse med de rammer, som kommunalbestyrelsen har udstukket. Et medlem kan dog ikke i
mem m denne forbindelse kræve, at forvaltningen eiier et udvalg tilvejebringer bestemte, nye oplysningeri sagen. Kommunalbestyrelsesmedlemmer har endvidere krav på i rimeligt omfang at modtage en fornøden teknisk bistand fra forvaltningen til den nødvendige be- Iøbs- og kontomæssige specifikation af et ændringsforslag til kommunens årsbudget og flerårige budgetoverslag. Endvidere kan ethvert medlem af et udvalg i medfør af kommunestyrelseslovens 22, stk. 3, indbringe ethvert spørgsmål om formandens virksomhed for udvalget, og formanden skal meddele udvalget de oplysninger, dette forlanger. Udvalget kan fastsætte en frist for afgivelsen af oplysningerne, som efter almindelige kommunalretlige grundsætninger skal være korrekte og ikke vildledende. 2. Ret til indsigt i kommunale oplysningeri øvrigt 2. 1. Sagsindsigt Det følger af kommunestyrelseslovens 9, stk. 1, at ethvert medlem afkommunalbestyrelsen har ret til at gennemse sagsmateriale, deri endelig form foreligger i kommunens administration (retten til sagsindsigt). Medlemmet behøver ikke i forvejen at kende til de omhandlede sager eller dokumenter, men har adgang til indsigt i en ubestemt flerhed af sager, herunder interne dokumenter. Begæringen om sagsindsigt skal rettes til borgmesteren, der kan begrænse retten til sagsindsigt, når det er nødvendigt af hensyn til sagernes ekspedition, eller når en adgang til sagsindsigt i øvrigt vil være forbundet med uforholdsmæssigt store vanskeligheder, jf. kommunestyrelseslovens 9, stk. 3. Borgmesteren er i sin adgang hertil undergivet kommunalbestyrelsens beslutninger. Det følger af kommunestyrelseslovens 9, stk. 4, at ethvert medlem har ret til efter anmodning at få tilsendt kopi af materiale, som medlemmet har ret til sagsindsigt i. Kommunalbestyrelsen kan dog fastsætte nærmere retningslinjer for udøvelsen af retten til at få tilsendt sagsmateriale, herunder begrænsninger i retten hertil, når dette findes nødvendigt. Retten til sagindsigt vedrører alene eksisterende materiale, og det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem har ikke krav på, at der tilvejebringes nyt materiale. 2.2. Særlige rettigheder vedrørende oplysninger om kommunens økonomi Det følger af kommunestyrelseslovens 42 b, at borgmesteren skal sørge for, at revisionens beretninger udsendes til kommunalbestyrelsens medlemmer senest 7 dage efter modtagelsen, ligesom der hvert kvartal skal udarbejdes en likviditetsoversigt, der skal forelægges for medlemmerne af kommunalbestyrelsen senest 1 måned efter opgørelsen, jf. budget- og regnskabssystem for kommuner. Endvidere skal der hvert kvartal udarbejdes en økonomisk oversigt på det specialiserede sociale område, dvs. udsatte børn og unge, udsatte voksne og handicappede, som skal forelægges for medlemmerne af kommunalbestyrel-
.nu man 3. /nformation og bistand i øvrigt Ovenfor under pkt. 1 og 2 er omtalt en række Iovbestemte rettigheder for kommunalbestyrelsesmedlemmer. Herudover følger det af kommunestyrelseslovens 8, stk. 5, 1. pkt., at kommunalbestyrelsen kan beslutte, at medlemmerne skal have tilsendt sagsmateriale til brug for behandlingen af sagerne, herunder eventuelle sagsbeskrivelser og indstillinger, lige som hvert enkelt stående udvalg som led i tilrettelæggelsen af sit arbejde kan beslutte, at udvalgsmateriale skal udsendes til eller stilles til rådighed for udvalgsmedlemmerne, jf. herved kommunestyrelseslovens 20, stk. 3, 1. pkt., hvorefter udvalgene selv fastsætter deres forretningsorden. Herudover kan kommunalbestyrelsen efter kommunestyrelseslovens 8, stk. 5, 2. pkt., som led i en generel drøftelse af medlemmernes behov for information og bistand fra administrationen beslutte, om og på hvilken måde med- Iemmerne kan forlange, at dertil brug for behandlingen af sagerne tilvejebringes oplysninger eller ydes teknisk bistand fra administrationen. Såfremtkommunalbestyrelsen giver medlemmerne mulighed for at få indhentet eller tilvejebragt yderligere oplysninger, skal det sikres, at alle medlemmer har lige adgang til oplysningerne. Endelig kan kommunalbestyrelsen efter kommunestyrelseslovens 16, stk. 11, 2. pkt., beslutte at godtgøre udgifter, som er forbundet med kommunalbestyrelsesmedlemmernes deltagelse i møder m.v. som led i det kommusen senest en måned efter opgørelsen, jf. budget- og regnskabssystem for kommuner. Det følger af kommunestyrelseslovens 42 c, stk. 1 og 2, at revisionens årsberetninger eller delberetninger skal forelægges mundtligt for kommunalbestyrelsen, når mindst en fjerdedel af medlemmerne anmoder herom, og at borgmesteren fastsætter tid og sted herfor. Der gælder ikke nogen frist herfor, men det antages, at det påhviler borgmesteren at søge forelæggelsen afholdt så hurtigt som muligt efter modtagelsen af anmodningen herom. Det følger af kommunestyrelseslovens 42 c. stk. 2, at borgmesteren sørger for, at der så vidt muligt senest 4 hverdage inden revisionens forelæggelse udsendes en indkaldelse til kommunalbestyrelsens medlemmer, og at det fornødne materiale til forelæggelsen så vidt muligt er tilgængeligt for medlemmerne senest 3 hverdage inden mødet. 2.3. Ret til at få tilsendt dagsordener og bes/utningsprotoko/ samt sagsmateriale fra udvalg, som det pågældende kommunalbestyrelsesmed/em ikke selv er medlem af. Det følger af kommunestyrelseslovens 20, stk. 6, at et kommunalbestyrelsesmedlem med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, har ret til efter anmodning at få tilsendt dagsordener og udskrifter af beslutningsprotokoller, der udsendes til medlemmer af udvalg, som den pågældende ikke er medlem af samt, efter anmodning i det enkelte tilfælde at få tilsendt sagsmateriale i samme omfang som udvalgets medlemmer.
äma <mz=m :zmm: ëmäwmñzm <mmnmcma nale hverv, eller beslutte at yde anden støtte i forbindelse hermed. Bestemmelsen forudsætter, at kommunalbestyrelsesmedlemmeme behandles lige med hensyn til udgiftsgodtgørelsen. De udgifter, der kan blive tale om at godtgøre, er udgifter med en nær tilknytning til hvervet som kommunalbestyrelsesmedlem. Dette kan f.eks. som alternativ til, at kommunens administration som nævnt ovenfor stiller sekretærbistand til rådighed, være udgifter til sekretærhjælp.