Budgetvejledning 2017 Indledning Budgetvejledningen indeholder retningslinjerne for udarbejdelse af budget 2017 og overslagsårene 2018-2020. Budgetprocessen arbejder med 3 spor: et politisk- administrativt spor et spor for brugerbestyrelser, råd og nævn (brugerspor) et spor for MED-organisation (medarbejderspor) Budgetvejledningen indeholder: 1. Rammer for budgetlægningen for 2017 2. Politisk - administrativt spor for budgetproces 2017 herunder tidsplan 3. Brugerspor med høring herunder tidsplan 4. Medarbejderspor med budgetdialogmøde herunder tidsplan 5. Teknisk udarbejdelse af budget 2017-2020 6. Budgetbalancer 1. Rammer for budgetlægningen for 2017 Generelt om processen Budgetprocessen tager overordnet afsæt i tilgangen, som er anvendt ved budgetlægningen de seneste år, idet den på enkelte punkter er præciseret og tilpasset. Processen kan opdeles i tre overordnede faser: Fase 1: Teknisk, administrativ fase I perioden fra januar og frem til marts er budgetprocessen af teknisk, administrativ karakter, indtil de første budgetrammer for 2017 fremlægges i marts. I denne proces foretages tekniske korrektioner som fremskrivning af budget, omplaceringer inden for og mellem udvalg samt korrektion af eventuelle fejl. (se afsnit 5). Fase 2: Politisk, administrativ fase De første budgetrammer forelægges Økonomiudvalget i marts. Økonomiudvalget vil på baggrund heraf opstille målene for budgetlægningen, herunder mål for eventuelle nødvendige reduktioner. Denne fase strækker sig fra udmeldingen af de første budgetrammer i marts til budgettemadagen i august, hvorefter budgetlægningsprocessen frem til budgetvedtagelsen primært bliver politisk. Fase 3: Politisk fase Den afsluttende fase i budgetlægningen fra august og frem til budgetvedtagelsen i oktober er overvejende en politisk proces. Budgetprocessen er i hovedtræk skitseret i nedenstående to figurer. Figur 1 viser det administrativt-politiske spor og figur 2 viser, hvornår de enkelte aktører er involveret i processen. V. 1 Side 1 af 13
Figur 1 Budgetlægningens årshjul November Teknisk vedtagelse af budget Budgetbemærkninger færdiggøres December Januar Oktober Vedtagelse af budgettet Godkendelse af takstoversigt Februar Administrationen udarbejder et teknisk budgetoplæg Befolkningsprognose September. Afsluttende budgetforhandlinger 1.behandling af budget Takstoversigt i fagudvalg Marts Befolkningsprognose færdiggøres Økonomiudvalget behandler rammerne for næste års budget samt budgetvejledning August 2. budgettemadag 11. august ØK drøfter budgetforslag Borgermøde 15. august Budgetoplæg færdiggøres til 1. behandling Juli Juni 1. budgettemadag 14. juni Regeringsaftale Fagudvalg drøfter budgetforslag April Der udarbejdes forslag til budget Beregning af demografi Forslag til anlægsplan Maj Der udarbejdes forslag til budget Direktionen udarbejder forslag til anlægsplan Figur 2 Aktører i budgetprocessen Medarbejdere Brugere Politikere ØK Byråd Byråd Administration Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 2. Politisk-administrativt spor for budgetproces 2017 Det politiske spor for budgetprocessen omfatter de økonomiske beregninger og de politiske drøftelser. Formål: Fastlæggelse af kommunens budget V. 1 Side 2 af 13
Indhold: Tilvejebringe de grundlæggende forudsætninger for budgetlægning og sikre forståelse heraf Udarbejdelse og vedtagelse af budgettet Input: Budgetgrundlag (korrigeret budgetoverslag 2017 fremskrevet med KL s p/l) Aftale om kommunernes økonomi (Økonomiaftalen) Faxe Kommunes befolkningsprognose Anlægsplan Planstrategien Mål/reduktionskrav/ønsker Høringssvar Politiske ændringsforslag Output: Budgetoplæg Prioriteringskataloger Budgetversioner Budgettemadage Budget Bidrage til KL s faseopdelte budgetlægning Indmelding til KL, Økonomi- og Indenrigsministeriet og Danmarks Statistik Politiske målsætninger Roller og ansvar: koordinerer budgetprocessen Budget 2017 Budgettet udarbejdes i forhold til de fastsatte målsætninger for økonomien samt kommunens overordnede økonomiske politik. Udgangspunktet for budget 2017 er det korrigerede budgetoverslag 2017 (fra budget 2016) fremskrevet med KL s skøn for pris og lønudvikling (p/l). Direktionen drøfter i slutningen af februar de overordnede rammer for 2017. Det sker på baggrund af relevante nøgletal og det foreløbige regnskabsresultat for 2015 samt en første balance for budget 2017 (administrativt oplæg). Balancen udarbejdes af på baggrund af KL s seneste bud på kommunernes økonomi, eventuelle nye politiske beslutninger samt fremskrivning af pris og lønudgifter (p/l). Herudover forelægges Hovedudvalgets forslag til minimering af servicerammeudgifter Det samlede administrative oplæg behandles på Økonomiudvalgets møde primo marts og indeholder et samlet overblik over forventninger til både udgifts- og indtægtssiden, herunder beskrivelse af eventuelle særlige udfordringer. V. 1 Side 3 af 13
Efter Økonomiudvalgets behandling af de første budgetrammer og Hovedudvalgets evt. forslag til minimering af servicerammeudgifter fastlægger direktionen det videre budgetarbejde, herunder det videre arbejde med at finde de nødvendige driftsreduktioner samt et forslag til anlægsplan. Direktionen udarbejder forslag til anlægsplan for årene 2017-2020, som forelægges på 1. budgettemadag i juni. Befolkningsprognosen udarbejdes i marts. Der beregnes demografisk udvikling på baggrund af de gældende demografimodeller vedrørende henholdsvis skole- og ældreområdet samt børnepasning og fritidstilbud. I perioden april, maj og juni udarbejdes forslag til budget 2017 og status fremlægges på 1. budgettemadag i juni. Der udarbejdes et skøn for overførselsudgifterne i 2017, som skal indgå i materialet til 1. budgettemadag. koordinerer budgetmaterialet og sikrer en samlet ensartet fremstilling til brug for den politiske behandling. Økonomi & IT inddrages løbende af centrene i forbindelse med udarbejdelsen af budgetmaterialet, herunder drifts- og anlægsforslag. Direktionen udstikker de overordnede rammer for udarbejdelsen af de administrative bidrag og sikrer koordinering og helhed samt dialog på tværs af organisationen. gennemgår alle budgetforslag og medvirker til den faglige koordinering, inden de indgår i den politiske behandling. Rammerne omkring et prioriteringskatalog vil blive fastsat i forhold til det konkrete behov. KL afholder borgmestermøde 28. april. Den 14. juni afholdes 1. budgettemadag for Byrådet, på baggrund af økonomiaftalen og det foreliggende budgetmateriale. Derudover indgår en status for 2016. Herefter udsender fagcentrene høringsmaterialet (se afsnit 3 vedrørende brugerspor). Fagudvalg drøfter budgetforslag fra 1. budgettemadag på møderne i slutningen af juni. Direktionen og centerchefer deltager på budgettemadagen. Direktionen udarbejder i august et samlet budgetoplæg, som omfatter: - Et samlet oplæg vedrørende nedprioriteringsforslag - Et samlet oplæg vedrørende eventuelle budgettilpasninger og nye tiltag - Et skøn for udgifterne på beskæftigelsesområdet samt medfinansieringen på sundhedsområdet - Et forslag til en flerårig anlægsplan - Et forslag til demografisk regulering på baggrund af befolkningsprognose V. 1 Side 4 af 13
Den 3. august kl. 12 er deadline for høringssvar. Høringssvarene samt oversigt over indkomne høringssvar indgår som bilag til Økonomiudvalgets møde i august samt ved Byrådets 1. behandling af budget 2017. Den 11. august afholdes 2. budgettemadag, hvor målet er at skabe en fælles forståelse for budgetoplægget til 1. behandling. Direktionen og centerchefer deltager på budgettemadagen. Den 15. august afholdes der borgermøde med repræsentation fra de politiske partier i Byrådet. Borgmesteren fremsætter budgetoplægget til Økonomiudvalgets 1. behandling. Materiale udsendes 12. august. Den 17. august behandler Økonomiudvalget budgetoplægget og fremsender budget til 1. behandling i Byrådet. Den 19. august udsendes materiale til Byrådets 1. behandling og den 25. august er der 1. behandling af budgettet i Byrådet på baggrund af det samlede budgetoplæg. Den 24. august indberettes prognosetal for budget 2017 samt forventet regnskab 2016 til KL, som anvendes på borgmestermøde den 1. september, hvor der er en drøftelse og koordinationen af budgetlægningen mellem kommunerne. Der afholdes budgetforhandlinger den 5. september og 12. september. Der vil være centerchefer og afdelingsleder for økonomiafd. til rådighed for alle partier på disse tidspunkter uanset om de er med i budgetforlig eller ikke. Den 14. september indberettes igen prognosetal for budget 2017 til brug for borgmestermøde den 22. september, hvor der foretages de afsluttende drøftelser af budget 2017. Den 26. september kl. 12.00 er deadline for politiske ændringsforslag. Her kan de enkelte grupper fremsætte ændringsforslag til budget 2017. Ændringsforslagene fremsendes til. Takster for 2017 behandles på fagudvalgenes møder 26.-28. september og efterfølgende i Økonomiudvalg og Byråd samtidig med 2. behandlingen af budgettet. Den 5. oktober drøfter Økonomiudvalget budget 2017 og laver indstilling til 2. behandling i Byrådet. Budgettet 2. behandles i Byrådet den 13. oktober. Såfremt der ved 2. behandlingen vedtages budgetmæssige ændringer som får konsekvenser for takstoversigten kan takstoversigten behandles på møde i Økonomiudvalget den 9. november og i Byrådet den 17. november. V. 1 Side 5 af 13
Efter budgetvedtagelsen udarbejdes tilrettede budgetforslag, som lægges på budgethjemmesiden sammen med det øvrige budgetmateriale. V. 1 Side 6 af 13
Tabel 1: Tidsplan for politisk-administrativt spor budgetproces Tid Handling Ansvarlig Primo marts Center for Plan & Miljø udarbejder ny befolkningsprognose Center for Plan & Miljø 8. marts Økonomiudvalget behandler Budgetvejledning 2017 herunder tidsplan for budgetproces, dialogmøder og høring 8. marts Økonomiudvalget behandler de første rammer for budget 2017. På den baggrund udstikker ØK rammerne for den videre budgetproces 8. marts Direktionen drøfter budget 2017 og fastlægger den videre proces Marts, april og maj Der udarbejdes konkrete budgetforslag på udvalgte områder Direktionen udarbejder forslag til flerårig anlægsplan Kommunaldirektør Centerchefer og direktion 28. april Borgmestermøde Borgmester Medio juni Forventet resultat af forhandlingerne om kommunernes KL/regering økonomi i 2017 (økonomiaftale) 10. juni Materiale til 1. budgettemadag klar på budgethjemmesiden 14. juni Byrådets 1. budgettemadag på baggrund af: Fremlæggelse af nyeste budgetbalance Anlægsplan Orientering om den økonomiske situation som følge af økonomiaftale mv. Status 2016 22. juni Fagcentre udsender budgetmateriale i høring hos brugerbestyrelser, råd og nævn Direktører/- centerchefer 27.-29. juni Fagudvalg drøfter budgetforslag fra 1. budgettemadag Direktører/- centerchefer 3. august Deadline for høring kl. 12 5. august Materiale til 2. budgettemadag klar på budgethjemmesiden 11. august Byrådets 2. budgettemadag 15. august Borgermøde Borgmester 17. august Økonomiudvalgets 1. behandling af budget 2017 24. august Prognosetal for budget 2017 til KL 25. august Byrådets 1. behandling af budget 2017 1. september KL afholder borgmestermøde om koordination af Borgmester budgetlægningen 5. september Budgetforhandlinger Borgmester 12. september Budgetforhandlinger Borgmester 14. september Prognosetal for budget 2017 til KL 26. september Deadline for fremsendelse af politiske ændringsforslag til budget 2017. Forslag fremsendes til. Deadline er kl. 12.00 22. september Borgmestermøde De enkelte grupper V. 1 Side 7 af 13
5. oktober Økonomiudvalget drøfter budget 2017 og laver indstilling Borgmesteren til 2. behandling Økonomiudvalget behandler takstoversigten 13. oktober Byrådets 2. behandling af budget 2017 Byrådet behandler takstoversigten 15. oktober Lovpligtig deadline for vedtagelse af budget 2017 15. november Budget 2017 skal være teknisk vedtaget Medio november Udmelding af budgettet til centre og decentrale enheder. Der udarbejdes tilrettede budgetforslag, som lægges på budgethjemmesiden Det er i denne plan forudsat, at evt. forhold fra byrådets 2. budgettemadag og borgermødet rent teknisk skal fremsættes som ændringsforslag, da det er samme materiale der forelægges til 2. budgettemadag og 1. behandlingen i ØK. 3. Brugerspor med høring Brugersporet for budgetprocessen omfatter høring af og dialog med borgere, brugerbestyrelser, Handicaprådet, Ældreråd samt øvrige råd og nævn. Formål: At skabe lydhørhed over for synspunkter og input fra brugerbestyrelser, råd og nævn At skabe gensidig forståelse for de overordnede rammer og dilemmaer bag prioriteringsforslagene, herunder de givne økonomiske og politiske rammer Indhold: Dialogmøde med fagudvalg og repræsentanter for brugerbestyrelser, Handicaprådet, Ældreråd samt øvrige råd og nævn. Her søges det at kvalificere de høringssvar, som der efterfølgende er deadline for Dialog-/borgermøder Input: Høringsvar og evt. input til prioriteringsforslag Input fra borgermøder Prioriteringsforslag Output: Information til de politiske fagudvalg om faglige ønsker, behov og ideer fra borgere, brugerne og interessenter Feedback til de politiske fagudvalg Oversigt over høringssvar Roller og ansvar: De respektive direktører og centerchefer styrer processen i forhold til fagudvalgene. V. 1 Side 8 af 13
Byrådet afholder 1. budgettemadag den 14. juni. Herefter sendes budgetmaterialet i høring i brugerbestyrelser, råd og nævn. Fagcentrene udsender den 22. juni høringsmaterialet i høring til de relevante parter. Centrene inviterer efter behov på vegne af fagudvalgene repræsentanter for brugerbestyrelser, Handicaprådet, Ældreråd samt øvrige råd og nævn til dialogmøder på fagudvalgenes møder i slutningen af juni, så det kan nå at indgå i materialet til den politiske behandling af budget 2017 i september. Brugerbestyrelser, Handicaprådet, Ældreråd samt øvrige råd og nævn kan afgive skriftlige høringssvar til Byrådet. Fristen for skriftlige høringssvar er den 3. august kl. 12. Høringssvarene samt oversigt over indkomne høringssvar indgår som bilag til Økonomiudvalgets møde 17. august samt ved Byrådets 1. behandling af budget 2017 den 25. august. Tabel 2: Tidsplan for brugerspor høring Tid Handling Ansvarlig 22. juni Høringsmaterialet i forbindelse med budget 2017 sendes til høring i brugerbestyrelser, Handicaprådet, Ældreråd samt øvrige råd og nævn. Disse opfordres samtidig til at komme med input til budgetprocessen 27-29. juni Fagudvalg afholder dialogmøde med repræsentanter for brugerbestyrelser, Handicaprådet, Ældreråd samt øvrige råd og nævn 3. august Frist kl. 12 for afgivelse af skriftlige høringssvar til Byrådet fra brugerbestyrelser, Handicaprådet, Ældreråd samt øvrige råd og nævn 5. august Høringssvarene er klar til udsendelse sammen med budgetmaterialet til 1. behandling af budgettet. Materialet lægges samtidig på budget-hjemmesiden Centerchefer Direktører/ centerchefer Høringsparter 15. august Borgermøde Borgmester V. 1 Side 9 af 13
4. Medarbejderspor med budgetdialogmøde Medarbejdersporet for budgetprocessen omfatter høring og dialog med MEDorganisationen. Formål: At give politikerne indblik i de faglige udfordringer, glæder og bekymringer centrene finder vigtige i forhold til budgetlægningen for det næste år At give de ansatte indblik i de dilemmaer og udfordringer politikerne oplever, når der skal prioriteres i forhold til helheden Indhold: Personalemøder Møder i centerudvalg Input: Budgetmateriale Prioriteringsforslag Output: Budgetdialogmøder Tilbagemelding vedrørende budget og budgetdialog Roller og ansvar: styrer processen Der afholdes et dialogmøde mellem Økonomiudvalget og hovedudvalget på Økonomiudvalgets møde den 8. juni. Hovedudvalget deltager i budgettemadagene for at sikre dialog mellem MEDorganisationen og den politiske proces. Tabel 3: Tidsplan for medarbejderspor med budgetdialogmøde Tid Handling Ansvarlig 24. februar Hovedudvalget drøfter udkast til budgetvejledning 2017 (behandles på ØK 8. marts) 8. juni Hovedudvalget behandler budgetforudsætninger og faglige udfordringer på medarbejderområdet 8. juni Dialogmøde mellem Økonomiudvalget og hovedudvalget Kommunaldirektør Kommunaldirektør 14. juni Hovedudvalget deltager i budgettemadagen Kommunaldirektør 27.-29. juni Mulighed for dialogmøder mellem fagudvalg og centerudvalg 3. august Frist for høringssvar til budgettets 1. behandling Direktører 11. august Hovedudvalget deltager i budgettemadag Kommunaldirektør V. 1 Side 10 af 13
Efter 2. behandling Tilbagemelding til organisationen om budgetdialog 5. Teknisk udarbejdelse af budget 2017-2020 Budgetlægningen på de forskellige områder håndteres administrativt på nedenstående måde: Serviceudgifter Det korrigerede budget for 2017 og de korrigerede budgetoverslagsår 2018-2020 for Faxe Kommune fremskrives og udgør udgangspunktet for budget 2017-2020. Forslag til budget Direktionen og alle centre udarbejder administrative budgetforslag i perioden apriljuni. Forslagene udarbejdes som et prioriteringskatalog indeholdende forslag til både budgettilpasninger samt reduktionsforslag og indgår som en del af det samlede budgetoplæg, som fremlægges på budgettemadagene. Budgetforslagene indgår i Byrådets 1. og 2. behandling af budgettet samt på budgettemadagene. Budgetforslagene vedrører forhold, som ikke er dækket af demografi, indkomstoverførsler eller lov- og cirkulæreprogrammet, idet disse forhold beregnes administrativt. Budgetforslagene udarbejdes af fagcentrene og med inddragelse af. Tekniske korrektioner Tekniske korrektioner omfatter korrektioner som følge af indberetningsfejl, effekter af allerede trufne beslutninger, omplaceringer mellem udvalg og lignende. Der udarbejdes en samlet oversigt over tekniske korrektioner, som vil blive drøftet i direktionen samt indgå i budgetmaterialet. Anlægsudgifter Direktionen udarbejder forslag til flerårig anlægsplan, som indgår i det samlede budgetoplæg og fremlægges på 1. budgettemadag. Indkomstoverførsler De budgetterede udgifter til indkomstoverførsler i budget 2017 og budgetoverslagsårene 2018-2020 fremskrives og udgør udgangspunktet for budget 2017-2020 ved 1. budgetbalance i marts. Der udarbejdes et administrativt skøn for indkomstoverførslerne for 2017, så et første oplæg kan indgå i direktionens budgetoplæg samt på 1. budgettemadag i juni. Finansiering (skatter, udligning, renter, afdrag, låneoptagelse og forskydninger) Udgangspunktet er budgetoverslagsår 2017 i budget 2016. V. 1 Side 11 af 13
De budgetterede udgifter/indtægter i budget 2016 (korrigeret) og budgetoverslagsårene 2017-2019 (korrigeret) udgør udgangspunktet for budget 2017-2020 ved fremlæggelse af den 1. budgetbalance i marts. Efter indgåelse af økonomiaftalen udarbejdes nyt/endeligt endeligt skøn for skatter og udligning for 2017. Renter og afdrag 2017-2020 baseres på kommunens gæld samt forventninger til renteniveau mv. Demografi I grundlaget for budgetrammerne for 2017 indarbejdes konsekvenserne af den seneste befolkningsprognose. Der indarbejdes demografi i henhold til de demografimodeller, der blev anvendt ved budgetlægningen for 2015 og 2016. Lov- og cirkulæreprogram Konsekvenserne af Lov- og cirkulæreprogrammet indarbejdes som en teknisk korrektion til budgettet i august inden 2. budgettemadag. Beløbene tildeles de områder, som ændringerne omfatter. Der fordeles ikke beløb under 50.000. Budgetbemærkninger Centrene er ansvarlige for bemærkninger på eget område vedrørende både drift og anlæg. Budgetbemærkninger vedrørende budget 2017 udarbejdes i august, således at de kan indgå i budgetmaterialet til 1. behandling i Økonomiudvalget og Byråd. Efter budgetvedtagelsen tilrettes budgetbemærkningerne i forhold til de politisk vedtagne ændringer. Bevillingsoversigten i bind 1 udarbejdes på funktion 3. niveau. Budgetmateriale Der laves en elektronisk budgetmappe på kommunens hjemmeside, som vil være tilgængelig for politikere, borgere, presse og medarbejdere. Heri vil alt relevant budgetmateriale ligge, herunder materiale til de to budgettemadage. Alt materiale vil således være elektronisk og udsendes ikke i papirform. Information om budgettet Det endeligt vedtagne årsbudget og de flerårige budgetoverslag gøres tilgængelige for kommunens borgere på kommunens hjemmeside. V. 1 Side 12 af 13
6. Budgetbalancer Budgetbalance 1 (marts) Teknisk fremskrivning af budgetoverslagsårene 2017-2020 + hovedudvalgets forslag til minimering af servicerammeudgifter (ikke indarbejdet) Budgetbalance 2 (budgettemadag 1, 14. juni) Budgetbalance 1 + demografi + skøn over indkomstoverførsler + økonomiaftale (hvis konsekvenser kendes på dette tidspunkt) + lov- og cirkulæreprogram + budgetforslag drift + hovedudvalgets forslag til minimering af servicerammeudgifter + anlægsplan + tekniske korrektioner + ændret P/L Budgetbalance 3 (budgettemadag 2, 11. august) Budgetbalance 2 + konsekvenser af økonomiaftale + lov- og cirkulæreprogram + samlet budgetoplæg + endeligt skøn over finansiering + budgetforslag + andre ændringer + eventuelt ændret P/L Budgetbalance 3 (1. behandling, 17. august) Samme som ovenfor Budgetbalance 4 (budgetforhandlinger, september) Budgetbalance 3 + evt. låneoptagelse + evt. nye informationer + evt. nye eller ændrede budgetforslag Budgetbalance 5 (2. behandling, 5. oktober) Budgetbalance 4 + politiske ændringsforslag V. 1 Side 13 af 13