Aftale om et europæisk samarbejdsudvalg i koncernen Scandic Hotels Holding AB Mellem Scandic Hotels Holding AB og det europæiske udvalg for ansatte i hotel-, catering- samt nærings- og nydelsesmiddelindustrien i IUL (EFFAT-IUL) og de dertil knyttede svenske og europæiske organisationer i Scandic, er der indgået følgende aftale vedrørende information og samråd på europæisk niveau. 1 INDLEDNING Erhvervslivets internationalisering og forandringer i Europa herunder også i det indre europæiske marked vil medføre ændringer i den måde, man ser på medarbejdere og strukturforandringer i virksomhederne. Denne integration er vigtig for alle parter. Økonomiske og sociale aspekter vil danne grundlaget for en fremtidsorienteret forretningsstrategi. I denne henseende spiller et åbent og tillidsfuldt forhold mellem den centrale ledelse, de ansatte og deres repræsentanter en vigtig rolle. Transnational information og samråd vil fremme den gensidige forståelse og vilje til samarbejde. 2 FORMÅL Formålet med denne aftale er at sikre de ansattes og deres repræsentanters ret til information og samråd iht. EU-direktiv 94/45 og loven (1996:359) om europæiske samarbejdsudvalg. Formålet med indførelsen af et samarbejdsudvalg er at styrke samarbejdet mellem de ansatte og virksomhedens ledelse med henblik på at motivere de ansatte ved hjælp af kontinuerlige informationer og samråd. Samarbejdsudvalget skal ses som et supplement til allerede eksisterende nationale strukturer for repræsentationer og eksisterende rettigheder til information og medbestemmelse. 3 ETABLERING AF ET SAMARBEJDSUDVALG På grundlag af direktivet og iht. indholdet i denne aftale etableres et samarbejdsudvalg. Samarbejdsudvalget omfatter alle aktiviteter under varemærket Scandic i Scandic Hotels Holding AB i EU/EES-landene. I anliggender, der berører virksomheden i mindst to lande, skal samarbejdsudvalget bl.a. informere og forhandle om følgende punkter: - Virksomhedens struktur - Den økonomiske og finansielle situation - Udviklingen i virksomhedens aktiviteter, produktion og salg - Beskæftigelsessituationen og den formodede udvikling i beskæftigelsen - Investeringer/strukturpolitik inklusive evt. omstruktureringer - Væsentlige ændringer i organisationen 1(5)
- Indførelse af nye arbejdsmetoder eller produktionsprocesser - Overførsel af produktion - Fusioner - Nedskæringer eller nedlæggelse af virksomheder, aktiviteter eller væsentlige dele deraf og - Kollektive opsigelser Samarbejdsudvalget er et fælles transnationalt samarbejds- og informationsforum. Samarbejdsudvalget har ret til informationer fra og samråd med den centrale koncernledelse iht. ovennævnte punkter samt evt. andre spørgsmål, der omfattes af EUdirektiv 94/45. Samråd skal finde sted, før der tages vigtige beslutninger, der vedrører de ansatte. 4 SAMARBEJDSUDVALGETS SAMMENSÆTNING 4.1 Repræsentanter Scandic Hotels Holding AB repræsenteres af øverste koncernledelse. Arbejdstagerrepræsentanterne udpeges på nationalt plan af de faglige organisationer under EFFAT-IUL, der organiserer de ansatte i Scandic, eller på anden måde iht. det enkelte lands nationale regler. 4.2 Arbejdsudvalg Arbejdstagerrepræsentanterne kan vælge op til fire repræsentanter, der udgør et arbejdsudvalg. Disse repræsentanter vælges i begyndelse af aftaleperioden og fungerer, til aftalen udløber. Hvis en repræsentant i arbejdsudvalget udtræder af samarbejdsudvalget, uanset af hvilken grund, skal han/hun erstattes af en anden arbejdstagerrepræsentant fra det pågældende land. De fire repræsentanter udvælges fra de fire lande, der har det største antal arbejdstagere. De fire lande med det største antal arbejdstagere er for tiden Sverige, Danmark, Norge og Finland. 4.3 Antal repræsentanter Samarbejdsudvalget består af højst 30 medlemmer deraf mindst én arbejdstagerrepræsentant pr. land, hvor Scandic Hotels Holding AB driver hotel. Ud over landenes arbejdstagerrepræsentanter udpeger samarbejdsudvalgets arbejdstagerrepræsentanter en koordinator, der indgår i samarbejdsudvalget. Koordinatoren udpeges af arbejdstagerrepræsentanterne i det land, hvor aftalen er indgået. Desuden har arbejdstagere inden for Scandic i lande, der ikke er blandt EU/EES-landene men ligger i Europa, ret til at udpege én observatør pr. land. Disse observatører har taleret, men ikke stemmeret eller ret til at stille forslag. 2(5)
Antallet af arbejdstagerrepræsentanter i samarbejdsudvalget er som følger: Antal arbejdstagere i et land i de EU-lande, hvor Scandic udfører aktiviteter Antal repræsentanter 1 til 500 lønmodtagere 1 501 til 1000 2 1001 til 2000 3 2001 til 3000 4 3001 til 4000 5 4001 til 5000 6 Virksomhedsledelsen og samarbejdsudvalgets arbejdsudvalg skal efter samråd i løbet af første halvår nå til enighed om antallet af arbejdstagerrepræsentanter i samarbejdsudvalget for det følgende kalenderår baseret på antallet af arbejdstagere pr. 1. marts i dette år. Samarbejdsudvalget skal hvert andet år undersøge, om ændringer i virksomhedsgruppens aktiviteter giver anledning til en ny sammensætning af samarbejdsudvalget. 5 UVILDIGE RÅDGIVERE På et forberedende møde før samarbejdsudvalgsmødet kan arbejdstagerrepræsentanter modtage råd og vejledning fra en af virksomheden uafhængig rådgiver, som de selv vælger, forudsat at et flertal samtykker deri. Virksomheden skal betale den uvildige rådgivers nødvendige og rimelige rejse- og indkvarteringsomkostninger. Den uvildige rådgiver skal tilvejebringe en uvildig og objektiv analyse til støtte for arbejdstagerrepræsentanternes arbejde inden for de områder, der reguleres af aftalens pkt. 3. Hvis den tekniske karakter eller den komplicerede beskaffenhed af specificerede punkter på dagsordenen kræver, at den uvildige rådgiver er til stede, kan denne overvære samarbejdsudvalgets møde, hvis et flertal af arbejdsgiverrepræsentanterne fremsætter ønske herom, og virksomheden samtykker deri. Hvis ønsket er rimeligt begrundet, kan virksomheden ikke nægte at give sit samtykke hertil. Den uvildige rådgiver er ikke medlem af samarbejdsudvalget, men skal underskrive samme diskretionserklæring som arbejdstagerrepræsentanterne i samarbejdsudvalget. 6 PRAKTISKE DETALJER 6.1 Samarbejdsudvalgets mødeprogram Samarbejdsudvalget skal mødes med koncernledelsen mindst én gang om året (normalt én dag). I tilslutning til disse møder med virksomhedsledelsen har arbejdstagerrepræsentanterne ret til én dags særskilt forberedelsesmøde og én dags særskilt evalueringsmøde. 3(5)
6.2 Information til arbejdsudvalget mellem de ordinære møder Mellem de ordinære møder kan informationer fra koncernledelsen gives på fysiske møder, alternativt pr. telefon til samarbejdsudvalgets arbejdsudvalg. Arbejdsudvalget skal derefter videreformidle informationerne til de relevante arbejdstagerrepræsentanter i samarbejdsudvalget. I de tilfælde, hvor der indtræffer særlige forhold, der påvirker arbejdstagernes interesser, særligt ved omstruktureringer, ophør af aktiviteter eller virksomheder eller ved kollektive opsigelser, skal samarbejdsudvalgets arbejdsudvalg underrettes derom. Efter anmodning har arbejdsudvalget ret til at mødes med den centrale ledelse eller et andet relevant ledelsesniveau i den fællesvirksomhed eller den gruppe af fællesvirksomheder, der har selvstændig beslutningsbeføjelse, for at modtage informationer og forhandle om forholdsregler, der i vidt omfang berører arbejdstagernes interesser. 6.3 Arbejdsgang Spørgsmål, der ønskes på dagsordenen, skal anmeldes senest seks uger før mødet. Navnene på de deltagende arbejdstagerrepræsentanter skal meddeles virksomhedsledelsen seks uger før mødet. Mødet finder sted i et af de lande, hvor Scandic har aktiviteter. Deltagerne skal modtage dagsordenen og arbejdspapirerne senest fire uger før mødet. Samarbejdsudvalgets møde ledes af en repræsentant fra koncernledelsen. Mødereferat skal udsendes senest fire uger efter mødet. Yderligere informationer vedrørende vigtige spørgsmål, der behandles af samarbejdsudvalget, skal behandles iht. de enkelte landes nationale regler. Ved møderne skal der tolkes og oversættes til alle repræsenterede sprog for at give alle deltagerne mulighed for at deltage på lige vilkår. Udgifter i forbindelse med møder i samarbejdsudvalget som tolkning, oversættelse, rejser, indkvartering, koordinator og observatører betales af virksomheden. 6.4 Beskyttelse af repræsentanter i samarbejdsudvalget Medlemmer i samarbejdsudvalget nyder samme beskyttelse som nationale, regionale og lokale arbejdstagerrepræsentanter iht. gældende lov og kollektive aftaler. 6.5 Hemmeligholdelse Virksomheden skal stille alle nødvendige informationer til rådighed for arbejdstagerrepræsentanterne med henblik på, at samarbejdsudvalget kan fungere effektivt. Alle repræsentanter i samarbejdsudvalget skal hemmeligholde alle konfidentielle informationer og underskrive en hemmeligholdelseserklæring. Denne hemmeligholdelseserklæring forbliver også bindende, efter at vedkommende er udtrådt som repræsentant i samarbejdsudvalget, eller efter at vedkommendes ansættelsesforhold i virksomheden er ophørt. Alvorlige overtrædelser af hemmeligholdelseserklæringen skal behandles iht. virksomhedens disciplinære regler og/eller bestemmelser iht. landets love. Det er under ingen omstændigheder tilladt for en repræsentant i samarbejdsudvalget at kommunikere med pressen. Konfidentielle informationer må ikke videreformidles til 4(5)
eksterne organer uden skriftligt samtykke fra koncernledelsen. Denne klausul har ikke til hensigt at hindre den legitime og nødvendige rapportering fra arbejdstagerrepræsentanterne til deres kolleger. Alle eventuelle konflikter, der opstår på grundlag af denne klausul, skal afgøres iht. forordninger i svensk lov. 7 AFTALENS GYLDIGHED Denne aftale træder i kraft den 1/1 2009 og gælder i tre år (3 år). En evt. opsigelse af aftalen skal ske senest seks måneder (6 måneder) før aftalens ophør. Denne aftale forlænges under løbende omforhandling. Parterne kan træffe aftale om ændringer i aftalen. Ændringerne skal ske skriftligt. Ved ændringer i EU-direktiv 94/45 om europæiske samarbejdsudvalg er parterne enige om at optage forhandlinger med henblik på at implementere disse i den gældende aftale. Ved uoverensstemmelse om fortolkning af denne aftale gælder svensk lov og den svenske aftaletekst. Erstatninger for brud på denne aftale reguleres iht. loven (1996:359) om europæiske samarbejdsudvalg, 39, om skadeserstatning, hvori der henvises til loven (1976:580) om medbestemmelse i arbejdslivet. Retssager på grundlag af denne aftale reguleres iht. 40 og 41 i loven (1996:359) om europæiske samarbejdsudvalg. Denne aftale er udfærdiget i tre originaler, der beror henholdsvis hos koncernen, HRF (dansk: HORESTA) og EFFAT (Den europæiske sammenslutning af fødevareforbund). Stockholm den 16/12 2008 Stockholm den 16/12 2008 For Scandic Hotels Holding AB, For medlemmerne i EFFAT- IULfagforeningerne og øvrige faglige organisationer, Roger Olofsson Mats Hansson 5(5)