ALMINDELIGE REGLER OG VILKÅR FOR LØNSERVICE PI formidler Gældende pr. august 2009
Indholdsfortegnelse I Generelle regler... 3 1. Definitioner... 3 2 Aftalens omfang... 3 3 Formidlers ydelser... 3 6 Ansvar og ansvarsfraskrivelse... 4 7 Mangler ved det leverede... 5 8 Force majeure... 5 9 Tavshedspligt... 5 10 Immaterielle rettigheder... 6 11 Tredjemands rettigheder... 6 12 Hæftelse for andre leverandører... 6 14 Ændringer af LønService... 6 15 Ændring af Aftalen... 7 16 Aftalens ophør... 7 17 Særlige regler ved Aftalens ophør... 7 18 Lovvalg og værneting... 7 II Supplerende regler for LønService internet... 8 20 Andre leverandører... 8 21 Anvendelse af LønService internet... 8 22 Spærring... 8 23 Backup og antivirus... 9 Side 2 af 9
I Generelle regler 1. Definitioner Aftale: Aftalen mellem formidler og kunden om tilslutning til LønService, Almindelige regler og vilkår for LønService, den til enhver tid gældende Vejledning for Arbejdsgiver, prislister samt andre vejledninger og bilag til den valgte LønService løsning. Formidler: Det pengeinstitut, der som forhandler og distributør af LønService har indgået en aftale med kunden om tilslutning til LønService. Kunden: Den virksomhed, der som arbejdsgiver indgår en aftale med formidler om lønbehandling med LønService. I forhold til formidler er kunden dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som kunden behandler og sender til Bluegarden med henblik på lønbehandling. LønService: Et lønsystem, hvor formidler som databehandler foretager lønbehandling på vegne af kunden, herunder beregning og klargøring til overførsel af løn, A-skat, AM-bidrag, ATP, feriepenge, pension, mv. ved træk på kundens konto. Bluegarden: Bluegarden A/S ( CVR-nr. 48 11 77 16); selskabet, der administrerer LønService og som indgår aftale med formidler om dennes adgang til at forhandle og distribuere LønService. OS02 aftale: Det er en betingelse for formidlerens levering af LønService, at kunden indgår aftale med formidler om brug af PBS A/S produkt OverførselsService. Vejledning for Arbejdsgiver: Det vejledningsmateriale, som arbejdsgiveren får adgang til ved indgåelse af aftalen med senere udsendte rettelser. Vejledningsmateriale samt eventuelle rettelser kan være tilgængelige elektronisk eller på papir. 2 Aftalens omfang 2.1 Aftalen gælder for lønbehandling med LønService, der er foretaget ved brug af den løsning og det udstyr, som til enhver tid udtrykkeligt fremgår af aftalen. En ændring er kun gyldig, hvis den er skriftligt aftalt. 2.2 Kunden må kun anvende LønService erhvervsmæssigt. 3 Formidlers ydelser 3.1 Formidler foretager lønbehandling, leverer outputmateriale enten på papir eller elektronisk og tilbyder serviceydelser, kurser mv. Ydelsernes nærmere indhold og omfang er Side 3 af 9
beskrevet i Vejledning for arbejdsgiver samt eventuelle andre vejledninger mv. til den valgte LønService løsning. 3.2 Formidler er ikke forpligtet til at levere ydelser, såfremt kunden anmelder betalingsstandsning, kommer under konkursbehandling, afgår ved døden eller indleder gældssanering eller forhandlinger om tvangsakkord. 4 Kundens forpligtelser 4.1 Kunden skal levere grundmateriale, så det med hensyn til form, indhold, opbygning mv. samt tidsfrister opfylder de nærmere regler i Vejledning for arbejdsgiver og andre vejledninger for det pågældende LønService-produkt. 4.2 Kunden skal overholde bestemmelserne i Vejledning for arbejdsgiver og andre vejledninger for det pågældende LønService produkt. 4.3 Overførsel af beløb må kun finde sted via den konto, som kunden har oplyst til formidler. 4.4 Kunden indestår for grundmaterialets ægthed og rigtighed og for, at der er tilstrækkelige midler på den anvendte konto til dækning af overførselsbeløb. I tilfælde af manglende dækning på en konto, kan formidler undlade at foretage overførsel af beløb. 4.5 Kunden hæfter for alle dispositioner og overførsler, som kunden, dennes medarbejdere eller andre har foretaget via LønService, også selv om misbrug har fundet sted. 4.6 Kunden skal opbevare datagrundlag, datadokumentation og andet relevant materiale i henhold til lovgivningen, herunder bogføringslovgivningen. 4.7 Kunden opretter en OS02 aftale om OverførselsService for den/de konti, som kunden har oplyst over for formidler. 5 Priser og betalingsbetingelser 5.1 Ydelser faktureres månedligt i henhold til den enhver tid gældende prisliste med tillæg af moms. 5.2 Kundens betaling for ydelser, kurser og andre leverancer sker ved, at LønService på vegne af formidler overfører det fakturerede beløb fra kundens konto. 6 Ansvar og ansvarsfraskrivelse 6.1 I intet tilfælde er formidler ansvarlig for indirekte tab, herunder driftstab, tabt fortjeneste og rentetab. 6.2 Formidler er ikke ansvarlig for direkte tab, som skyldes omstændigheder uden for formidlers kontrol, herunder tekniske nedbrud, forstyrrelser ved datatransmission eller drift af netværk, manglende forsyning af elektricitet, svigtende telekommunikation, virusangreb, brand, eksplosion, hærværk, indbrud, røgskade, vandskade, arbejdsuroligheder, strejker, lockout, boykot og blokade, uanset om formidler er part i konflikten, herunder at denne kun rammer dele af formidlers funktioner, forudsat at der ikke foreligger selvstændigt ansvar for formidler. Side 4 af 9
6.3 I det omfang formidler er ansvarlig for kundens direkte tab, er formidlers erstatningsansvar begrænset til det beløb, som formidler har faktureret kunden for ydelser og andre leverancer i de 12 måneder, som gik forud for det tidspunkt, hvor kunden blev bekendt med eller burde være blevet bekendt med omstændighederne, der gav anledning til erstatningskravet. Beløbet kan dog maksimalt udgøre kr. 250.000,- pr. skadesbegivenhed. 6.4 Begrænsningerne i punkterne 6.1-6.3 gælder for både kundens direkte krav og for kundens regreskrav for erstatning udbetalt af kunden, og uanset om formidler kan bebrejdes tabet på grund af uagtsomhed. 7 Mangler ved det leverede 7.1 Er formidler ansvarlig for fejl eller mangler, herunder forsinket eller urigtig meddelelse til en lønmodtagers pengeinstitut om lønkreditering, er formidler berettiget og forpligtet til vederlagsfrit at 7.1.1 afhjælpe alle sådanne fejl og mangler i det omfang, det er praktisk muligt og kan ske uden urimelige, økonomiske konsekvenser, og 7.1.2 foretage omlevering af udført arbejde, hvor dette er nødvendigt. 7.2 Fejl eller mangler i formidlers ydelser skal meddeles formidler senest 1 uge efter levering. 7.3 Hvis formidler ikke er ansvarlig for fejl eller mangler, kan formidler efter kundens anmodning medvirke ved afhjælpning eller omlevering, som beskrevet ovenfor mod et rimeligt vederlag. 8 Force majeure 8.1 Formidler er ikke ansvarlig for skader, der skyldes lovforskrifter, myndighedsforanstaltninger eller lignende, indtruffet eller truende krig, oprør, borgerlige uroligheder, terror, sabotage eller naturkatastrofer mv. 9 Tavshedspligt 9.1 Formidler og deres medarbejdere har tavshedspligt med hensyn til enhver fortrolig oplysning om kunden og dennes medarbejdere, forretningshemmeligheder, oplysninger om forretningsforbindelser samt andre fortrolige forhold, som formidler får kendskab til ved Aftalens opfyldelse. 9.2 Fortrolige oplysninger fra kunden må kun anvendes og opbevares som led i Aftalens opfyldelse. Opbevaring og anvendelse skal ske på forsvarlig måde og med mindst samme omhu, som formidler anvender på sine egne fortrolige oplysninger. Side 5 af 9
10 Immaterielle rettigheder 10.1 Bluegarden har ejendomsret, ophavsret og enhver anden rettighed til LønService, herunder programmel, dokumentation og vejledninger, som formidler stiller til rådighed for kunden. 10.2 Kunden får en ikke-eksklusiv og ikke-overdragelig brugsret til i Aftalens løbetid at benytte LønService på de betingelser, der er fastsat i Aftalen. 10.3 Brugsretten omfatter kun kundens anvendelse af LønService til egen administrativ behandling. Kunden er dog berettiget til at benytte en administrator, der selv har anskaffet en licens (brugsret) til at anvende LønService. 11 Tredjemands rettigheder 11.1 Så vidt det er Bluegarden bekendt, krænker det leverede ikke tredjemands rettigheder, herunder patenter eller ophavsrettigheder. 11.2 Rejses der sag mod kunden med påstand om, at det leverede krænker tredjemands rettigheder, skal kunden straks meddele dette skriftligt til formidler. 11.3 Foreligger der krænkelse af tredjemands ret, skal formidler for egen regning skaffe kunden retten til fortsat at benytte det leverede eller bringe krænkelsen til ophør ved at ændre eller erstatte leverancen, hvis det er praktisk muligt, og omkostningerne i forbindelse hermed står i rimeligt forhold til ydelsen. Formidler skal endvidere holde kunden skadesløs for dennes egne omkostninger, herunder udgift til advokat og omkostninger, der måtte blive tilkendt sagsøger. Formidlers erstatningsansvar for tab er dog begrænset som beskrevet i punkterne 6.3 og 6.4. 12 Hæftelse for andre leverandører 12.1 Formidler kan anvende underleverandører. Underleverandørerne skal teknisk og organisatorisk opfylde de sikkerhedsmæssige krav, som er fastsat af formidler. 12.2 Formidler hæfter for sine underleverandørers ydelser af LønService-leverancer på samme måde som for sine egne forhold. 13 Overdragelse 13.1 Ingen af parterne kan uden den anden parts skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge Aftalen til tredjemand. Formidler har dog ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge Aftalen til et andet selskab i formidlers koncern uden kundens samtykke. 14 Ændringer af LønService 14.1 Bluegarden har ret til at ændre indhold og funktioner i LønService, herunder at foretage både begrænsninger og udvidelser af systemet. Bluegarden og/eller formidler er ikke forpligtet til at varsle sådanne ændringer. Når Bluegarden leverer en Side 6 af 9
ny version af LønService, er kunden forpligtet til at anvende den nye version inden for den af Bluegarden og/eller Formidler oplyste tidsfrist. 15 Ændring af Aftalen 15.1 Formidler kan ændre Aftalen, herunder priser, med 1 måneds skriftligt varsel. Dette gælder dog ikke, hvis myndighedskrav, sikkerhedshensyn eller lignende forhold nødvendiggør et kortere varsel. Har kunden accepteret, at meddelelser kan sendes til kundens e-mailadresse, kan ændringer varsles elektronisk. 15.2 Kunden skal straks give formidler meddelelse om ændring af adresse, herunder e- mailadresse, telefonnummer, pengeinstitutkonto og lignende oplysninger. 16 Aftalens ophør 16.1 Kunden kan opsige Aftalen med 1 måneds skriftligt varsel til den 1. i en måned. Formidler kan opsige Aftalen med 3 måneders skriftligt varsel til den 1. i en måned. 16.2 Aftalen kan hæves uden varsel af: 16.2.1 Formidler, hvis kunden misligholder Aftalen ved, at der ikke er dækning for overførselsbeløb, herunder beløb faktureret for formidlers leverancer, 16.2.2 hver af parterne, hvis den anden part væsentligt misligholder Aftalen, og parten efter modtagelse af et skriftligt påkrav om afhjælpning af misligholdelsen ikke har påbegyndt afhjælpning inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen af påkrav, 16.2.3 hver af parterne, hvis den anden part erklæres konkurs, træder i betalingsstandsning, kommer under tvangsakkord eller lignende gældsordning, medmindre boet efter konkurslovens regler har ret til at indtræde i Aftalen og vælger at gøre dette. 16.3 Selv om Aftalen er ophørt, gælder den stadig for krav og ydelser, der er udestående, når Aftalen ophører. 17 Særlige regler ved Aftalens ophør 17.1 Ved Aftalens ophør skal kunden ophøre med enhver brug af LønService-programmel og programmellet skal slettes/overskrives. 17.2 På begæring fra formidler skal kunden bekræfte, at alt LønService-programmel er slettet/overskrevet, og levere alt modtaget materiale tilbage til formidler. 18 Lovvalg og værneting 18.1 Aftalen er undergivet dansk ret. Eventuelle uoverensstemmelser mellem parterne, som ikke kan løses ved forhandling, kan indbringes for de almindelige domstole. Side 7 af 9
II Supplerende regler for LønService internet 19 Definitioner Brugeren: Den person hos kunden, der har adgang til at foretage registreringer i LønService. 20 Andre leverandører 20.1 Kunden skal for egen regning indgå aftale med andre leverandører om eventuel levering og installation af eventuelt andet nødvendigt programmel, kommunikationslinier og/eller andet udstyr. Formidler påtager sig intet ansvar for materiale leveret af disse leverandører. 20.2 Formidler påtager sig intet ansvar for forhold, der vedrører en eventuel aftale mellem kunden og en administrator eller andre leverandører om administration af LønService. 21 Anvendelse af LønService internet 21.1 Kunden bestemmer, hvilke funktioner, den enkelte bruger skal have adgang til. Herudover sikrer kunden, at brugeren overholder de forpligtelser i henhold til punkt 21, der påhviler brugeren. 21.2 Når en kunde tilslutter en bruger til LønService tildeler formidler brugeren et brugernummer. Herudover sender formidler en pinkode til brugeren på kundens adresse. Brugeren skal underrette formidler, såfremt brevet med pinkoden har været åbnet eller ikke er intakt ved modtagelsen. Pinkoden bruges til at danne en personlig underskriftskode til fremtidig brug af LønService. 21.3 Af sikkerhedsmæssige årsager bør brugeren lære underskriftskoden udenad, hvorefter brugeren skal destruere brevet med pinkoden. Hvis brugeren ønsker at opbevare underskriftskoden, skal den opbevares utilgængeligt for andre og må aldrig opbevares med brugernummeret. 21.4 Ved anvendelse af LønService, skal brugeren indtaste brugernummer med tilhørende underskriftskode. 21.5 Brugernummeret spærres automatisk i tilfælde af, at underskriftskoden er indtastet forkert 3 gange. 21.6 Brugerens adgang til LønService internet er personlig. Brugeren må ikke give andre adgang til at anvende sit brugernummer og underskriftskode. 22 Spærring 22.1 Kunden har pligt til at spærre brugernummer hos formidler, hvis Side 8 af 9
22.1.1 en anden får kendskab til underskriftskoden 22.1.2 en anden har misbrugt brugernummer og underskriftskode 22.2 Når formidler har spærret brugernummer, vil kunden modtage en skriftlig bekræftelse med angivelse af tidspunkt for spærringen. 22.3 Spærring afskærer adgang til LønService. Allerede foretagne registreringer er ikke omfattet af spærringen. 23 Backup og antivirus 23.1 Formidler og kunden skal i overensstemmelse med god praksis anvende backup og antivirusprocedurer til at forhindre tab af programmel, data eller dele deraf i forbindelse med strømsvigt, brand, virusangreb eller andre produktionsforstyrrelser. Side 9 af 9