BILAG 1 STANDARDVILKÅR FOR E FAKTURA

Transkript

1 BILAG 1 STANDARDVILKÅR FOR E FAKTURA Disse standardvilkår gælder for Brugeres abonnement på e faktura. Igangsætning af abonnementet forudsætter, at Brugeren har indgået en såkaldt Dataleverandøraftale med PBS til brug for etablering af sikker datakommunikation via internettet Brugeren gøres endvidere opmærksom på, at anvendelse af e faktura kan forudsætte, at Bruger har installeret et integrationsprogram, som kan skabe integration mellem Brugerens ITsystem og e faktura. Tilsvarende vil det ofte være en forudsætning for brug af e faktura, at Bruger sørger for etablering af en transportvej, hvis Bruger vælger ikke at installere Gatewayprogrammet inkluderet i denne Abonnementsaftale, jf. licensaftale for Gateway-programmet i bilag Definitioner Abonnementsaftale betyder denne e faktura aftale bestående af en udfyldt forsideformular med underskrift af Brugeren samt bilag 1 (Standardvilkår for e faktura), bilag 2 (Aktuel prisliste for e faktura) og bilag 3 (Licensvilkår for Gateway-program). Bruger betyder den fysiske eller juridiske person, der ved indgåelse af Abonnementsaftale er tilsluttet som bruger af e faktura. Bruger kan være afsender såvel som modtager af Elektroniske e faktura betyder den samlede løsning, hvorefter Bruger kan sende og modtage Elektroniske Fakturaer ved brug af et edb-integrationsmodul, som sørger for integration af relevante data i Brugerens elektroniske IT-system til fakturadata-format som defineret af PBS A/S (fx formatet e faktura-xml). Elektronisk Faktura betyder en faktura eller kreditnota, der er dannet elektronisk ved hjælp af e faktura. Gateway-program betyder det softwareprogram for en digital transportvej/gateway, som PBS A/S tilbyder Bruger licens til i forbindelse med Brugers tilslutning til e faktura ved indgåelse af Abonnementsaftalen. Vælger Bruger at disponere over Gatewayprogrammet, skal Bruger anses for Bruger og PBS A/S for licensgiver under Licensaftalen fastsat i bilag 3 (Licensvilkår for Gatewayprogrammet). PBS A/S, betyder selskabet med CVR nr , beliggende Lautrupbjerg 10, 2750 Ballerup, hvilket selskab ejer, udbyder og driver e faktura. Standardvilkår betyder nærværende vilkår, der regulerer Brugerens tilslutning til og benyttelse af e faktura. 2. Abonnementsaftalens omfang Bruger opnår ved denne Abonnementsaftale en uoverdragelig og ikke-eksklusiv ret til at anvende e faktura på vilkår som fastsat i denne Abonnementsaftale. Abonnementsaftalen er et løbende abonnement, og brugsretten til e faktura er derfor til enhver tid begrænset til den periode, for hvilken Bruger har betalt Abonnementsafgift. Abonnementsaftalen omfatter ikke implementeringsassistance, supportydelser, opdatering eller andre tjenester i forbindelse med PBS A/S levering til Bruger af e faktura, udover de ydelser som udtrykkeligt fremgår af denne Abonnementsaftale. Abonnementsafgiften opkræves forud for én kalendermåned af gangen. Abonnementsafgiften omfatter ikke Brugers betaling for forbrug af e faktura ydelser, herunder udgiften til behandling og transmission af Brugers fremsendte Elektroniske Denne Abonnementsaftale omfatter licens på en transportvej/gateway Gateway-programmet, jf. Licensaftalen i Bilag 3. Bruger kan derfor vælge at anvende Gateway-programmet som transportvej for e faktura frem for andre transportveje. 3. Ændringer og opdateringer Ændringer til softwareprogrammer, som er en forudsætning for anvendelse af e faktura, men som ikke er omfattet af og ikke indgår i denne Abonnementsaftale, fx opdateringer til sådanne integrationssoftwareprogrammer eller specialtilpasninger til standard IT-systemprogrammer, kan medføre problemer for brugen af e faktura, fx i form af nedsættelse eller fuldstændigt bortfald af e fakturas funktionaliteter og ydelser. 1

2 PBS A/S har intet ansvar for, at e faktura vil være kompatibel med sådanne softwareprogrammer, og PBS A/S påtager sig intet ansvar for sådanne ændringer og tilpasninger. 4. Fremsendelse af Elektronisk Faktura Hvis Bruger sender en Elektronisk Faktura til en modtager, der ikke er Bruger af e faktura, eller hvor der ikke kan ske modtagelse af den Elektroniske Faktura hos en Bruger grundet forhold, som ikke skyldes PBS, vil PBS A/S printe den Elektroniske Faktura og fremsende papirfakturaen med almindelig post til modtager. Den Elektroniske Faktura vil dog blive returneret til den afsendende Bruger, hvis den er uanbringelig på grund af fejl i angivelsen af den modtagende Brugers EAN-nr. Herefter har den afsendende Bruger mulighed for at ændre i den Elektroniske Faktura, så modtagers nummer er anført korrekt og derefter genfremsende den Elektroniske Faktura. En Bruger, som ønsker at afsende Elektroniske Fakturaer, som i tilfælde af fakturaen printes også skal fungere som et indbetalingskort, skal være oprettet som FI-kreditor eller Giro-kreditor i sit pengeinstitut. 5. Hvornår er der indgået aftale om at sende og modtage Elektroniske Fakturaer? En Bruger anses for at have aftalt afsendelse og/eller modtagelse af Elektroniske Fakturaer som nærmere anført i Abonnementsaftalen med PBS A/S. 6. Hvornår anses en Elektronisk Faktura for afsendt? En Elektronisk Faktura skal først anses for afsendt af Bruger og modtaget af PBS A/S på det tidspunkt, hvor Bruger modtager en elektronisk kvittering fra PBS A/S om accept af modtagelse af den afsendte Elektroniske Faktura. Uanset Brugers modtagelse af elektronisk kvittering for PBS A/S modtagelse af en Elektronisk Faktura, kan Bruger efterfølgende modtage meddelelse fra PBS A/S om, at den Elektroniske Faktura ikke kan afleveres elektronisk hos modtager på den elektroniske adresse anført af Bruger i den Elektroniske Faktura. Bruger vil i så fald enten modtage den Elektroniske Faktura retur fra PBS A/S, eller PBS A/S vil printe den Elektroniske Faktura og fremsende papirfakturaen med almindelig post til modtager, jf. pkt Hvornår anses en Elektronisk Faktura for modtaget? Modtagelse af en Elektronisk Faktura skal anses for sket, når den Elektroniske Faktura fra PBS A/S er kommet frem til Brugers adresse (den elektroniske e faktura adresse eller - ved printede papirfakturaer, jf. pkt. 4, 1. afsnit - den fysiske adresse), og modtagelse anses derfor for sket uafhængigt af, hvornår den modtagne Elektroniske Faktura kommer til Brugerens kundskab. Brugen af e faktura indebærer, at Bruger fraskriver sig en eventuel ret til at kunne bestride modtagelsen af en Elektronisk Faktura alene med begrundelsen, at den Elektroniske Faktura er elektronisk, at den er leveret på en elektronisk adresse, eller at den ikke er modtaget i papirformat af brugeren. 8. Arkivering af Elektroniske Fakturaer Af hensyn til Brugers efterfølgende dokumentation overfor told- og skattemyndighederne har Bruger pligt til ved elektronisk arkivering at opbevare afsendte og modtagne Elektroniske Fakturaer i et format og med et indhold, som er fuldstændig identisk med det format og det indhold, hvori de Elektroniske Fakturaer blev afsendt hhv. modtaget af Bruger. Opbevaringsperioden skal svare til de til enhver tid værende krav i lovgivningen, jf. fx bogføringslovens generelle krav om arkivering i minimum det indeværende kalenderår plus de efterfølgende 5 år. Som følge af lovgivningen vil PBS A/S tilsvarende opbevare digital kopi af samtlige transmitterede Elektriske Fakturaer i det indeværende kalenderår plus de efterfølgende 5 år, hvorefter datamaterialet vil blive slettet. 9. Beviskraft og indhold af en Elektronisk Faktura Bruger accepterer ved indgåelsen af denne Abonnementsaftale at anse en Elektronisk Faktura for et dokument med samme retsvirkning som en almindelig fysisk faktura. Bruger er som afsender af en Elektronisk Faktura ansvarlig for, at den Elektroniske Faktura indeholder de oplysninger, lovgivningen til enhver tid stiller krav om. PBS A/S kan således ikke gøres ansvarlig derfor. Brugers afsendelse eller modtagelse af en Elektronisk Faktura, som indeholder personoplysninger, kan være omfattet af den til enhver tid gældende Lov om behandling af personoplysninger. Bruger er ansvarlig for, at Brugers behandling og videreformidling (fx ved afsendelse) af Elektroniske Fakturaer til enhver tid overholder Lov om behandling af personoplysninger. PBS A/S kan således ikke gøres ansvarlig derfor. 2

3 10. e faktura priser Bruger skal betale en tilslutningsafgift i forbindelse med indgåelse af denne Abonnementsaftale. Bruger skal månedligt betale en Abonnementsafgift. Abonnementsafgiften betales forud og sikrer Brugers tilslutning til e faktura for den givne abonnementsperiode. Endelig skal Bruger løbende betale for sit forbrug af e faktura ydelser. Det registrerede forbrug faktureres månedligt af PBS A/S ved fremsendelse af en Elektronisk Faktura fra PBS A/S til Bruger. Betaling sker ved, at PBS A/S på forfaldsdagen trækker det opkrævede beløb på den af Bruger oplyste pengeinstitutkonto, jf. denne Abonnementsaftale. Priserne for e faktura samt tillægsydelser fremgår af bilag 2 til denne Abonnementsaftale. Priserne kan ændres af PBS A/S med et skriftligt varsel på 1 måned over for Bruger, jf. pkt. 18. Licens til Gateway-programmet medfølger som en vederlagsfri ydelse til e faktura. Bruger kan frit vælge at installere Gateway-programmet, der kun må bruges til transmission af Elektroniske 11. e faktura systemkrav og forudsætninger PBS A/S bærer intet ansvar for, at e faktura opfylder Brugers krav og ønsker. Det er således Brugers ansvar at sikre, at e faktura dækker Brugers behov, og at Bruger opfylder systemkravene og øvrige angivne forudsætninger for anvendelse af e faktura, herunder bl.a. etablering af den nødvendige integration til Brugers IT-system samt en transportvej fra Bruger til PBS A/S. Systemkravene er oplyst på hjemmesiden og kan også fås hos e faktura-forhandlere. PBS A/S rettelse af eventuelle fejl i e faktura ydelserne forudsætter, at Brugers udstyr, software og øvrig opsætning opfylder systemkravene. 12. Brugers væsentlige misligholdelse Betaler Bruger ikke rettidigt tilslutningsafgift, Abonnementsafgift eller sit løbende forbrug af e faktura ydelser som faktureret månedligt, jf. pkt. 10, har Bruger væsentligt misligholdt sine forpligtelser, og PBS A/S kan derfor vælge at ophæve Abonnementsaftalen. Enhver ændring i oplysningerne givet af Bruger til PBS A/S på forsiden af denne Abonnementsaftale, skal Bruger skriftligt meddele PBS A/S ved formular, som findes på websiden Gør Bruger ikke dette, har Bruger væsentligt misligholdt sine forpligtelser under Abonnementsaftalen, og PBS A/S kan vælge at ophæve Abonnementsaftalen. Krænker Bruger PBS A/S ophavsrettigheder ved f.eks. at foretage kopiering i strid med Abonnementsaftalen eller ved at overdrage eksemplarer af Gateway-programmet til tredjemand, har Bruger væsentligt misligholdt sine forpligtelser under Abonnementsaftalen, og PBS A/S kan vælge at ophæve Abonnementsaftalen. Ved Brugers misligholdelse af sine forpligtelser under Abonnementsaftalen, er Bruger erstatningsansvarlig overfor PBS A/S efter de almindelige danske erstatningsregler. 13. PBS A/S afhjælpning af fejl og mangler Reklamerer Bruger rettidigt til PBS A/S over væsentlige fejl i e faktura, der medfører, at vitale funktioner og ydelser ikke kan anvendes af Bruger, er PBS A/S efter eget valg berettiget til enten: 1) At rette fejlen uden beregning og inden for rimelig tid, forudsat at fejlen kan rettes hos PBS A/S, eller 2) At tilbagebetale Abonnementsafgift betalt af Bruger inden for de seneste 12 måneder forinden reklamationstidspunktet mod, at Bruger tilbageleverer Gateway-programmet til PBS A/S og sletter eventuelle digitale kopier heraf. Abonnementsaftalen ophører samtidigt uden yderligere varsel. Parterne har i sådanne tilfælde intet yderligere krav på hinanden. Bruger kan ikke udover ovennævnte tilfælde rejse krav mod PBS A/S på grund af fejl og mangler i e faktura. 14. Force majeure Hverken PBS A/S eller Bruger skal være ansvarlig for direkte skade eller tab, som den anden part måtte lide som følge af, at parten på grund af en force majeure situation er forsinket eller forhindret i at udføre sine forpligtelser i henhold til denne Abonnementsaftale. Som force majeure skal bl.a. anses nedbrud i eller manglende adgang til IT-systemer eller beskadigelser eller tab af data i disse IT-systemer, 3

4 som følge af en eller flere af følgende begivenheder: Svigt i en parts strømforsyning eller telekommunikation, lovindgreb eller forvaltningsakter, brand, røgskade, eksplosion, vandskade, indbrud, naturkatastrofer eller indtruffet eller truende krig, oprør, borgerlige uroligheder, sabotage, terror eller hærværk (herunder computervirus og hacking); Strejke, lockout, boykot eller blokade, uanset om konflikten er rettet mod eller iværksat af en part selv eller dens organisation, og uanset konfliktens årsag. Det gælder også, når konflikten kun rammer dele af en parts virksomhed; Andre omstændigheder, som er uden for en parts kontrol. Hvor forhold hos en underleverandør til en part helt eller delvis er årsag til forsinkelse eller mangler i en parts opfyldelse af sine forpligtelser, skal parten ikke være ansvarlig for tab opstået derved, hvis forsinkelsen eller manglen hos underleverandøren skyldes en eller flere af force majeure situationerne opregnet ovenfor. 15. Ansvarsbegrænsning I det omfang Bruger ikke opfylder sine forpligtelser under Abonnementsaftalen, bortfalder PBS A/S ansvar for e faktura. Bruger bærer ansvaret for korrekt og fyldestgørende adressering af Brugers Elektroniske Fakturaer, herunder at modtagers eventuelle EAN-nr., P-nr. eller SE-nr. er rigtigt anført. Bruger bærer tilsvarende ansvaret for indholdet af Brugers Elektroniske Fakturaer, herunder bl.a. at Brugers Elektroniske Fakturaer opfylder den til enhver tid gældende lovgivnings krav til indhold og som grundlag for fx bogføring og beregning af momstilsvar, m.v. Tilsvarende er Bruger ansvarlig for, at Brugers afsendelse og modtagelse af Elektroniske Fakturaer og Brugers relaterede behandling og videreformidling af personoplysninger opfylder den til enhver tid gældende Lov om behandling af personoplysninger. Se hertil pkt. 9. PBS A/S er alene ansvarlig for integriteten af afsendt fakturatekst og fakturabeløb i de Elektroniske Fakturaer, hvorimod PBS A/S ikke kan holdes ansvarlig for forvanskning eller lignende af Brugers stylesheet og logo. PBS A/S er ikke ansvarlig for integration af eller interaktion mellem e faktura og Brugers udstyr, softwareprogrammer og procedurer. PBS A/S kan under ingen omstændigheder gøres ansvarlig for indirekte tab eller følgeskade som f.eks. men ikke begrænset til, rentetab, tab af forventet indtjening, avance og goodwill, eller skade på Brugers øvrige data eller databaser, eller tab ved enhver anden type forretningsmæssig afbrydelse, som måtte opstå ved brug af e faktura eller mangelfuld/utilstrækkelig præstation ved e faktura. PBS A/S er ikke ansvarlig for fejl og mangler i det omfang, disse er forårsaget af eksterne faktorer, herunder anden software end Gatewayprogrammet eller produkter, Brugerens egne forhold, aktiviteter, tilretninger og ændringer foretaget af tredjemand eller Bruger selv, samt forhold forårsaget af Brugers manglende overholdelse af PBS A/S anvisninger og forholdsregler i f.b.m. e faktura. Uanset graden af den udviste uagtsomhed kan PBS A/S samlede erstatningsansvar for Brugers økonomiske tab og skade ikke overstige det beløb, som Bruger indenfor de seneste 12 måneder forud for den ansvarspådragende handling eller undladelse har betalt til PBS under Abonnementsaftalen. Ovennævnte ansvarsbegrænsning gælder ligeledes PBS A/S eventuelle produktansvar i det omfang, ufravigelige lovbestemmelser ikke er til hinder for en sådan begrænsning. 16. Immaterielle rettigheder PBS A/S har samtlige rettigheder til e faktura, herunder samtlige ophavsrettigheder, varemærkerettigheder og andre immaterielle rettigheder, med respekt af enkelte fremmede programelementer. Enhver krænkelse af rettighederne til e faktura og/eller Gateway-programmet eller dele heraf betragtes som en væsentlig misligholdelse af denne Abonnementsaftale. Ved ophør af Abonnementsaftalen hvad enten dette skyldes ophævelse eller opsigelse - bortfalder Brugerens brugsret til e faktura samt Gateway-programmet i sin helhed, og Brugers fortsatte brug heraf vil være i strid med PBS A/S immaterielle rettigheder. Dog kan brug til udskrivelse i klarskrift af allerede modtagne og afsende Elektroniske Fakturaer foretages indenfor tidsrummet anført i pkt Overdragelse Bruger er uberettiget til helt eller delvist at overdrage sine rettigheder og forpligtelser under denne Abonnementsaftale til tredjemand uden PBS A/S forudgående skriftlige accept. Bruger skal således forud for overdragelse af sin virksomhed anmode PBS A/S om skriftlig accept af erhververens indtrædelse i denne Abonnementsaftale. 4

5 Bruger er således uberettiget til helt eller delvist at overdrage eller overlade brugsretten til tredjemand. Bruger er alene berettiget til at anvende e faktura som led i drift af Brugers egen virksomhed. Bruger må ikke anvende e faktura til servicevirksomhed for tredjemand eller andre services, der indebærer databehandling af tredjemands informationer, herunder databehandling for Brugers koncernselskaber. 18. Ændring af Abonnementsaftalen PBS A/S kan ændre Abonnementsaftalens vilkår med en måneds varsel med oplysning om de varslede ændringer. Bruger vil få tilsendt de nye vilkår for Abonnementsaftalen til sin virksomheds adresse. adressen har Bruger oplyst i skemaet på forsiden af Abonnementsaftalen. Hvis Bruger inden udløbet af varslingsperioden for en varslet ændring skriftligt meddeler PBS A/S, at Bruger ikke længere ønsker at være tilsluttet e faktura, skal Abonnementsaftalen anses for ophørt ved udløbet af varslingsperioden. PBS kan ændre Abonnementsaftalens vilkår uden varsel, hvor ændringen er begrundet i ændret lovgivning eller myndighedskrav. PBS kan tilsvarende uden varsel ændre prisen for forsendelse af papir-fakturaer, hvor PostDanmark ændrer sine portotakster. 19. Abonnementsaftalens varighed Abonnementsaftalen kan skriftligt opsiges med et varsel på minimum 3 måneder til udløb af en kalendermåned, jf. dog pkt. 18 om Brugers adgang til opsigelse i tilfælde af visse ændringer til Abonnementsaftalen. 20. Tvister Enhver retssag, som måtte udspringe af denne Abonnementsaftale, skal anlægges ved Københavns Byret eller Østre Landsret. Tvisten skal afgøres ved anvendelse af dansk ret. 5