Vedtægter For Grundejerforeningen Illeris Hvalpsund
1. Foreningens navn er Grundejerforeningen Illeris og dens hjemsted er Hvalpsund, Vesthimmerlands kommune. 2. Foreningens område er parceller, fællesarealer og veje med undtagelse af offentligt udlagte veje i det fra matr. nr. 1a, 1b, 1e og 1k af Illerisgårde og Hestbækgaard, Alstrup sogn, samt matr.nr. 4æ af Hole by, Lovns sogn, Farsø kommune, udstykkede sommerhusområde som nærmere angivet i partiel byplan nr. 3 for Farsø kommune. 3. Foreningen er stiftet i henhold til en for det i 2 anførte område tinglyst deklaration, hvorefter alle ejere af parceller i området er pligtige at være medlem af grundejerforeningen. Med parcel menes ethvert areal i området, for hvilket der er tinglyst skøde. Medlemspligten indtræder ved erhvervelse af parcellen, uanset på hvilken måde, erhvervelsen er sket. Undtaget framedlemspligten inden for området er kun de ikke udstykkede parceller til helårsbeboelser. Medlemspligt og ret ophører ved afhændelse af en medlemspligtig parcel. 4. Ejere af ikke medlemspligtige parceller inden for foreningens område kan optages som medlemmer. Foreningen kan efter beslutning på generalforsamlingen udvides til også at omfatte andet nærtliggende sommerhusområde eller sammenlægges med anden grundejerforening. 5. Foreningen har til formål såvel udadtil som indadtil at varetage medlemmernes fælles grundejerinteresser af enhver art, herunder at overtage og vedligeholde områdets fællesarealer og veje med undtagelse af offentligt udlagte veje m.v. Generalforsamlingen kan træffe beslutning om etablering og vedligeholdelse af større fællesanlæg, som skønnes hensigtsmæssige og rimelige, eller som ved lov er eller bliver pålagt foreningen eller dens medlemmer. 6. De til foreningens administration og de i 5, stk. 1 anførte formål nødvendige midler tilvejebringes ved kontingent fra medlemmerne. De til etablering af de i 5, stk. 2 omhandlede fællesanlæg nødvendige midler kan, såfremt de ikke kan afholdes af kontingenterne og/eller foreningens formue, efter generalforsamlingens beslutning tilvejebringes ved at pålægge medlemmerne ekstra ydelser udover kontingenterne..7 Kontingentet fastsættes af den ordinære generalforsamling for et år ad gangen og forfalder til betaling den 1. september hvert år. Særlige ydelser, som i henhold til 6, stk. 2 er pålagt medlemmerne, forfalder til betaling på den af generalforsamlingen vedtagne forfaldsdag eller en måned efter vedtagelsen. Foreningens kasserer udsender til hvert medlem opkrævning af kontingenter og eventuelle ekstra pålagte ydelser i rimelig tid før forfaldsdag. Kontingenter og eventuelle ekstra pålagte ydelser, som ikke er betalt senest 2 måneder efter forfaldsdag kan af foreningens bestyrelse uden yderligere varsel overgives til inddrivelse ved inkasssosag for medlemmets regning. 8. For kontingenter og ekstra ydelser pålagt af generalforsamlingen hæfter den på forfaldsdagen værende ejer af en medlemspligtig parcel. 2
9. Foreningens medlemmer hæfter solidarisk for enhver forpligtelse, som foreningen i henhold til vedtægterne eller med generalforsamlingens beslutning påtager sig. 10. Enhver medlemspligtig parcelejer er pligtig at tilmelde sig foreningen ved dens kasserer umiddelbart efter erhvervelse af parcellen og under angivelse af parcellens nummer oplyse sit fulde navn og sin adresse. Ethvert medlem, som afhænder sin parcel, er pligtig umiddelbart efter afhændelsen under angivelse af parcellens nummer at underrette foreningen ved dens kasserer derom og herunder give fyldestgørende oplysninger om overtagerens navn og adresse. Foreningens medlemmer er ved ændring af adresse pligtig til snarest at under anførelse af parcelnummer at give foreningen ved dens kasserer oplysninger om ny adresse. 11. Foreningens medlemmer skal af hensyn til andre medlemmer og områdets almene udseende bekæmpe groft frø spredende ukrudt på parcellerne og renholde disse for affald og lignende, samt beskære parcellens vegetation, så den ikke gror ud over veje og stier. Parceller med høj brandfarlig vegetation skal slås mindst en gang årligt. Forsømmes dette, kan bestyrelsen påtale over for medlemmet og, såfremt parcellen ikke derefter bringes i orden, lade arbejdet udføre for medlemmets regning. 12. Foreningens medlemmer skal medvirke til områdets vedligeholdelse ved hensynsfuld færden og ved undladelse af kørsel uden for dertil indrettede veje, ligesom de ved at undlade henkastning af affald i området og ved benyttelse af eventuelt opstillede affaldsbeholdere skal medvirke til områdets renholdelse. 13. Foreningens medlemmer er pligtige til at efterkomme såvel de i nærværende vedtægter givne bestemmelser og de i medfør heraf trufne beslutninger som de i deklarationer og partiel byplan nr. 3 for Farsø kommune givne bestemmelser for områdets udnyttelse, vedligeholdelse, bebyggelse, beplantning og hegn m.v. 14. Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed og afholdes altid i Hvalpsund. Generalforsamlingen afholdes fortrinsvis en lørdag eller søndag. 15. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i maj-juni og indkaldes med 4 ugers varsel ved brev fra bestyrelsen. Indkaldelsen skal ledsages af dagsorden for generalforsamlingen indeholdende mindst følgende punkter: 1. Valg af dirigent (som ikke må være medlem af bestyrelsen) 2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år. 3. Regnskabsberetning ved kassereren. 4. Forslag fra bestyrelsen. 5. Forslag fra medlemmer (jf. 16) 6. Fastsættelse af kontingent for det kommende år. 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer, bestyrelsessuppleanter, revisorer og revisorsuppleant. 8. Eventuelt - forslag, der fremsættes under dette punkt, kan ikke sættes under afstemning. 3
. 16. Forslag, der af medlemmer ønskes behandlet på en ordinær generalforsamling, skal skriftligt og med begrundelse være formanden i hænde senest 2 uger før generalforsamlingens afholdelse. 17. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendigt, eller når mindst 20 % af foreningens medlemmer skriftligt og med angivelse af dagsordensforslag over for bestyrelsen fremsætter begæring derom. 18. Ekstraordinær generalforsamling på medlemmers begæring skal afholdes senest 6 uger efter, at bestyrelsen har modtaget begæring derom. 19. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling sker på samme måde om med samme varsel, som til ordinær generalforsamling og indkaldelsen skal være ledsaget af dagsorden med mindst følgende punkter: 1. Valg af dirigent (som ikke må være med lem af bestyrelsen) 2. Det eller de forslag, som begrunder generalforsamlingen (hvert enkelt forslag skal være udførligt beskrevet). 3. Eventuelt forslag, der fremsættes under dette punkt, kan ikke sættes under afstemning. 20. Såfremt ikke mindst ¾ af de medlemmer, som har begæret en ekstraordinær generalforsamling, er til stede på denne, kan dagsordenen nægtes behandlet. 21. En generalforsamling er altid beslutningsdygtig med det fremmødte antal medlemmer. Beslutninger træffes på generalforsamlingen med almindeligt stemmeflertal. Ændringer af vedtægterne, etablering af større fællesanlæg, som ikke kan afholdes af kontingenterne, og udvidelse af foreningens område eller sammenslutning af foreningen med en anden grundejerforening, skal dog vedtages på 2 af hinanden følgende generalforsamlinger. Stemmeafgivning sker ved håndsoprækning. Skriftlig afstemning skal dog finde sted såfremt bestyrelsen, dirigenten eller et flertal af de tilstedeværende ønsker det. Der kan afgives en stemme for hver parcel. Stemme kan afgives af parcellens ejer eller dennes ægtefælle eller med skriftlig fuldmagt fra ejeren. Ingen kan afgive stemme i henhold til mere end 3 fuldmagter. 22. Foreningens bestyrelse består af 7 medlemmer, der vælges for 2 år ad gangen på den ordinære generalforsamling. Bestyrelsens medlemmer afgår på skift med 4 på lige årstal og 3 på ulige årstal første gang i 1974 ved lodtrækning. Genvalg kan finde sted. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand og kasserer. 23. For et år ad gangen vælges på den ordinære generalforsamling 2 suppleanter til bestyrelsen. 2 revisorer og 1 revisorsuppleant. 24. Et medlems ægtefælle er valgbar. 4
25. Hvervet som medlem af bestyrelsen er ulønnet. Der kan af generalforsamlingen tillægges formanden, næstformanden og kassereren et passende honorar til dækning af udgifter til telefon og lignende i forbindelse med hvervet. Positive udgifter i forbindelse med bestyrelsesarbejdet honoreres efter regning. Der kan ydes bestyrelsens medlemmer godtgørelse for kørsel i forbindelse med hvervet. 26. Bestyrelsen kan til løsning af særlige opgaver nedsætte udvalg bestående af medlemmer uden for bestyrelsen, idet udvalgsformanden dog altid skal være et bestyrelsesmedlem. For udvalgsarbejdet kan der ydes godtgørelser i overensstemmelse med reglerne i 25. 27. Afgår et bestyrelsesmedlem i løbet af året, indtræder i stedet en suppleant i den rækkefølge disse er valgt. Afgår formanden i løbet af året, indtræder næstformanden i hans sted og en suppleant indtræder i bestyrelsen, hvorefter bestyrelsen konstituerer sig med ny næstformand. Er der i løbet af året så stor afgang fra bestyrelsen, at dens antal, efter at suppleanterne er indtrådt, er under 5, er bestyrelsen berettiget til uden valg at supplere sig med medlemmer af foreningen, til den antal igen er 7. 28. Bestyrelsen repræsenterer foreningen udadtil i alle forhold og forestår den daglige ledelse og drift af foreningen i henhold til vedtægterne og generalforsamlingens beslutninger. Bestyrelsen er berettiget til at træffe aftaler om og yde betaling for arbejders og bistands udførelse i forbindelse med foreningens drift. Bestyrelsen administrerer foreningens indtægter og formue under ansvar over for generalforsamlingen. 29. Bestyrelsen Fastsætte selv sin forretningsorden og indkaldelsesform. Den afholder møde så ofte formanden, kassereren eller 2 af de øvrige bestyrelsesmedlemmer finder det fornødent. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 af dens medlemmer, heriblandt formanden eller næstformanden er tilstede. Beslutninger i bestyrelsen træffes ved almindeligt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. 30. Formanden tegner foreningen udadtil. I forbindelse med aftaler med økonomisk virkning for foreningen underskriver formanden dog sammen med mindst et af de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Optagelse af lån kan kun ske med generalforsamlingens bemyndigelse. 31. Næstformanden træder i alle forhold i formandens sted ved dennes forfald. Næstformanden fører foreningens protokol ved bestyrelsesmøder og generalforsamlingen. Ved bestyrelsesmøder underskrives protokollen af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. På generalforsamlingen underskrives protokollen af dirigenten og de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. 32. Kassereren fører fortegnelse eller Kartotek over foreningens medlemmer. 5
Kassereren fører foreningens regnskaber, herunder kassebog, og opkræver kontingenter og andre ydelser fra medlemmerne. Kassereren udbetaler honorarer og godtgørelser til medlemmerne i overensstemmelse med vedtægterne og generalforsamlingens beslutninger og indkøber det fornødne kontormateriel m.v. til den daglige varetagelse erhvervet. Kassereren foretager udbetalinger af alle af bestyrelsen godkendte udgifter og fremlægger på hvert bestyrelsesmøde status på regnskabet. 33. Foreningens midler og formue indsættes på bankkonti til bedst opnåelige rente i foreningens pengeinstitut. Hvert kvartal skal kassereren forelægge kontoudskrift fra banken for formand og næstformand. Foreningens kasserer må have en kontant kassebeholdning på ikke over 1.000,00 kr. Kassebeholdningens størrelse kan ændres af generalforsamlingen. 34. Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Kassereren afslutter ved årets udløb regnskabet og overdrager dette med tilhørende bilag til formanden senest den 10. marts. Efter gennemsyn overdrager formanden inden udgangen af marts regnskabet med tilhørende bilag til foreningens revisorer, der enten sammen eller efter hinanden reviderer regnskabet og giver det påtegning herom indeholdende eventuelle bemærkninger til regnskab eller bilag. Senest den 1. maj overdrager revisorerne det reviderede regnskab med bilag til formanden. Kopi af det reviderede regnskab tilsendes foreningens medlemmer sammen med indkaldelsen til den ordinære generalforsamling. Efter generalforsamlingen arkiveres det reviderede regnskab med tilhørende bilag ved kassereren i mindst 5 år. 35. Nærværende vedtægter er vedtaget på foreningens lovligt indvarslede generalforsamlinger i Hvalpsund den 18. august og den 15. september 1973 og træder i kraft den 15. september 1973. 36. Vedtægternes 11 er ændret på foreningens ordinære generalforsamling den 27. maj 1978. Vedtægternes 14, 16 og 21 er ændret på den ordinære generalforsamling den 18. juni 1983. Vedtægternes 1, 7, 11, 15, 21, 32, 33 og 34 er ændret på den ordinære generalforsamling den 7. juni 2008. Frede Petersen, formand Karl Buksti, næstformand Orla Norup, kasserer Grethe Rasmussen Børge Knudsen Max Thomassaen Martin Munkholm B e s t y r e l s e s m e d l e m m e r 6