Marts 2013 N y t Generalforsamling i børsnoterede selskaber Selskabslovgivningen, NASDAQ OMX Copenhagen A/S Regler for udstedere af aktier ( Udstederreglerne ) og Anbefalingerne for god Selskabsledelse (august 2011) indeholder en række bestemmelser, som skal følges ved plan- lægning og afholdelse af generalforsamling i børsnoterede selskaber. Reglerne stiller blandt andet krav til indhold af indkaldelsen, indkaldelsesmetode, oplysning til aktionærerne og overholdelse af frister. Du får her i oversigtsform en gennemgang af relevante bestemmelser og begreber. Handling Offentliggørelse af finanskalender Offentliggørelse af generalforsamlingsdato og frist for fremsættelse af emner Krav på behandling af emne på dagsordenen Indkaldelse Indkaldelse, dagsorden, fuldstændige forslag og øvrige dokumenter tilgængelig på selskabets hjemmeside Registreringsdato Anmodning om adgangskort og afgivelse af fuldmagt Afgivelse af brevstemme Kursrelevant information afgivet på generalforsamling Forløb af generalforsamlingen Afstemningsresultater offentliggøres på selskabets hjemmeside Generalforsamlingsreferat gøres tilgængeligt Besvarelse af spørgsmål fra aktionærer, der ikke er besvaret på generalforsamlingen Frist før/efter generalforsamlingen Forud for begyndelsen af regnskabsåret 8 uger før (kan indeholdes i finanskalender) 6 uger før Tidligst 5 uger og senest 3 uger før Samtidig med indkaldelse og senest 3 uger før 1 uge før (samme ugedag) 3 dage før 1-3 dage før Hurtigst muligt under generalforsamlingen Hurtigst muligt efter generalforsamlingens afslutning
2/5 Fristregler Generalforsamlingsdato Ordinær generalforsamling i børsnoterede selskaber skal holdes i så god tid, at den godkendte årsrapport kan indsendes til Erhvervsstyrelsen senest fire måneder efter regnskabsårets afslutning. Datoen for generalforsamlingen skal ligesom datoen for, hvornår aktionæren skal fremsætte forslag til emner på dagsordenen for at have krav på behandling på generalforsamlingen offentliggøres af selskabet senest otte uger før generalforsamlingsdatoen. En aktionær har ret til at få et emne behandlet på dagsordenen, hvis anmodning fremsættes senest seks uger før generalforsamlingen. De fleste selskaber offentliggør datoen for generalforsamlingen og fristen for anmodning om optagelse af emner på dagsordenen sammen med offentliggørelse af selskabets finanskalender. Finanskalenderen for et regnskabsår skal offentliggøres inden begyndelsen af det nye regnskabsår. Dato for indkaldelse Børsnoterede selskaber skal indkalde til generalforsamling tidligst fem uger og medmindre vedtægterne foreskriver en længere frist senest tre uger før generalforsamlingen. Fristen for indkaldelse beregnes fra dagen før generalforsamlingen. Hvis et selskab planlægger at afholde generalforsamling eksempelvis en torsdag og indkalder med et varsel på tre uger, skal indkaldelsen sendes senest onsdag i den tredje uge før generalforsamlingen (tre uger + en dag). Udløber fristen i en weekend eller helligdag, forlænges fristen til den sidste hverdag forinden. Registreringsdato En aktionærs ret til at deltage i generalforsamlingen, herunder til at stemme, fastsættes i forhold til de aktier, som aktionæren besidder på registreringsdatoen. Denne dato ligger en uge før generalforsamlingen, det vil sige på samme ugedag ugen forinden. Kun aktionærer, der pr. registreringsdatoen er registreret som sådan i ejerbogen eller har anmeldt deres ejerforhold pr. registreringsdatoen, har adgang til at deltage i og afgive stemme på generalforsamlingen, ligesom stemmerettighederne opgøres pr. denne dato. Anmeldelsesdato Det kan i selskabets vedtægter bestemmes, at aktionærerne senest tre dage før generalforsamlingen skal anmelde deres deltagelse i generalforsamlingen til selskabet. Det sker i så fald ved bestilling af adgangskort til generalforsamlingen. Som ved indkaldelsesvarslet beregnes fristen fra dagen før generalforsamlingen og tre hele dage tilbage. Udløber fristen i en weekend eller helligdag, forlænges fristen til den sidste hverdag forinden. Efter Erhvervsstyrelsens fortolkning af reglen, indebærer det følgende fristberegning: Ugedag for generalforsamlingens afholdelse Mandag Tirsdag, onsdag eller torsdag Fredag Frist for anmeldelse Torsdag i ugen før, Fredag i ugen før, Mandag i samme uge, til generalforsamling skal indeholde oplysning om tid og sted for generalforsamlingen, dagsorden og eventuelle forslag til vedtægtsændringer. Aktiekapitalens størrelse og aktionærernes stemmeret skal også fremgå af indkaldelsen. Desuden skal indeholde en tydelig og nøjagtig beskrivelse af de procedurer, som aktionærerne skal overholde for at kunne deltage i og afgive stemme på generalforsamlingen. Der skal angives en procedure for aktionærernes ret til at stille spørgsmål til dagsordenen eller til de dokumenter, som fremlægges på generalforsamlingen (for eksempel årsrapporten), eventuelt inden for en frist, der i så fald skal fremgå af vedtægterne og indkaldelsen. skal yderligere angive, hvor og hvordan aktionærerne kan få den komplette, uforkortede tekst til dagsordenen, de fuldstændige forslag (hvis indkaldelsen kun indeholder en forkortet udgave af forslagene) og de dokumenter, der skal fremlægges på generalforsamlingen. Der skal også angives en internetadresse, hvor aktionærerne kan finde de dokumenter, der skal offentliggøres forud for generalforsamlingen (beskrevet nedenfor), hvilket i praksis er selskabets hjemmeside. Fuldmagt og brevstemme Der skal anvises en procedure for afgivelse af fuldmagt, og selskabet skal stille en skriftlig eller elektronisk fuldmagtsblanket til rådighed for aktionærerne for eksempel via selskabets hjemmeside, aktionærportal eller ved udsendelse af fuldmagtsblanket. Aktionærerne skal have mulighed for både at give og tilbagekalde en fuldmagt elektronisk. Udpegningen af en fuldmægtig, underretningen af selskabet om udpegningen og udstedelsen af eventuelle stemmeinstrukser til fuldmægtigen må kun være underlagt de formelle krav, der er nødvendige for at sikre identifikation af aktionæren og fuldmægtigen samt sikre indholdet af stemmeinstrukserne. Det er muligt at give fuldmagt til selskabets ledelse. Sådan fuldmagt kan ikke gives for længere tid end 12 måneder og skal gives til en bestemt generalforsamling med en på forhånd kendt dagsorden. Anbefalingerne for god Selskabsledelse angiver, at der i fuldmagter til bestyrelsen bør gives aktionærerne mulighed for at tage stilling til hvert enkelt punkt på dagsordenen. Fuldmagtsblanketten bør derfor indeholde en afkrydsningsmulighed for hvert enkelt forslag med angivelse af bestyrelsens anbefaling. Afgivelse af fuldmagt kan for eksempel ske via en investorportal, hvor blandt andet også adgangskort til generalforsamlingen kan bestilles. Desuden kan dokumenter stilles til rådighed her eller på selskabets hjemmeside.
3/5 skal indeholde en procedure for afgivelse af stemme pr. brev, det vil sige skriftligt inden generalforsamlingen, eller ad elektronisk vej. Skriftlig stemmeafgivelse må kun underlægges de krav og begrænsninger, der er nødvendige for at sikre identifikation af aktionærerne. Selskaber anvender ofte en kombineret fuldmagts- og brevstemmeblanket Selskabslovgivningen indeholder ingen formel frist for afgivelse af fuldmagt eller brevstemme til generalforsamlingen. Er der i vedtægterne fastsat en frist for bestilling af adgangskort, jf. ovenfor, vil fristen for afgivelse af fuldmagt følge denne frist, så der kan bestilles adgangskort til fuldmægtigen. I praksis fastsættes brevstemmefristen ofte til dagen før generalforsamlingen, men praktiske hensyn, eksempelvis hvor der er mange aktionærer i et selskab, kan bevirke, at også denne frist følger fristen for bestilling af adgangskort og således afgivelse af fuldmagt. Registrerings- og anmeldelsesdato Endelig skal registreringsdatoen angives, ligesom der skal gives oplysning om, at kun personer, der pr. denne dato er aktionærer, har ret til at deltage i og stemme på generalforsamlingen. Er der i vedtægterne fastsat en frist for bestilling af adgangskort, skal fremgangsmåden og fristen herfor fremgå af indkaldelsen. Dagsorden På dagsordenen til generalforsamlingen skal som minimum være beretning for året, godkendelse af årsrapport, resultatdisponering og andre spørgsmål, som efter selskabets vedtægter er henlagt til generalforsamlingen, herunder valg af bestyrelse og revisor samt forslag fra aktionærer og/eller bestyrelse. Vederlagspolitik og incitamentsaflønning I Anbefalingerne for god Selskabsledelse anbefales det, at bestyrelsen vedtager en vederlagspolitik for bestyrelsen og direktionen, og at godkendelse af denne vederlagspolitik og eventuelle ændringer heri er et punkt på dagsordenen. Vederlagspolitikken bør ifølge anbefalingerne indeholde en udtømmende beskrivelse af de komponenter, som indgår i vederlaget. Det anbefales videre, at aktionærerne på generalforsamlingen godkender forslag til vederlag til bestyrelsen for det igangværende regnskabsår. En sådan forudgående godkendelse af vederlag til bestyrelsen optages som særskilt punkt på dagsordenen. Hvis selskabet anvender incitamentsaflønning til bestyrelse og/eller direktion, skal generalforsamlingen behandle og godkende retningslinjer for incitamentsaflønning og eventuelle ændringer heri. Der skal optages en bestemmelse i vedtægterne om, at generalforsamlingen har godkendt retningslinjer for incitamentsaflønning, og retningslinjerne skal offentliggøres på selskabets hjemmeside efter godkendelse på generalforsamlingen. Der kan tidligst indgås konkrete aftaler om incitamentsaflønning dagen efter offentliggørelse af retningslinjerne. Formanden skal i henhold til Anbefalingerne for god Selskabsledelse redegøre for aflønningen til selskabets ledelse i sin beretning. Offentliggørelse af indkaldelse og øvrige oplysninger og dokumenter I en sammenhængende periode på mindst tre uger før generalforsamlingen skal følgende oplysninger gøres tilgængelige for aktionærerne på selskabets hjemmeside: Det samlede antal stemmer og stemmerettigheder for hver aktieklasse på indkaldelsesdatoen
4/5 De dokumenter, der skal fremlægges på generalforsamlingen Dagsorden og de fuldstændige forslag Fuldmagts- og brevstemmeblanket, medmindre blanketterne sendes direkte til aktionærerne. skal altid offentliggøres på selskabets hjemmeside, uanset om der sker offentliggørelse på anden måde. Hvis selskabets aktier er ihændehaveraktier, skal indkaldelsen også offentliggøres i Erhvervsstyrelsens it-systemer. Det følger af Udstederreglerne, at indkaldelsen skal offentliggøres ved selskabsmeddelelse uafhængigt af, om indkaldelsen bliver sendt til aktionærerne pr. post eller offentliggøres på anden måde, herunder i en avis. Tidsmæssigt skal selskabsmeddelelse derfor i praksis altid ske aftenen før eventuel offentliggørelse i en avis, og før indkaldelsen er gjort tilgængelig på selskabets hjemmeside. Hvis selskabet indkalder til generalforsamling ved offentliggørelse i avis, er fristen for indkaldelse dermed tre uger + to dage. skal sendes til navnenoterede aktionærer, der specifikt har anmodet om at få indkaldelsen tilsendt, samtidig med (samme dag som) offentliggørelse af indkaldelsen. Ledelseshverv Skal der på generalforsamlingen ske valg af bestyrelsesmedlemmer, skal der forud for valget gives oplysning om de opstillede personers ledelseshverv i andre erhvervsdrivende virksomheder bortset fra selskabets egne 100 % ejede datterselskaber. Oplysningerne bør angives i indkaldelsen eller de fuldstændige forslag, hvis de kendes på tidspunktet for indkaldelsen. I de tilfælde, hvor det på indkaldelsestidspunktet ikke er kendt, hvilke kandidater der opstilles, kan navn og ledelseshverv oplyses frem til generalforsamlingens afholdelse. Dette bør gøres ved udsendelse af selskabsmeddelelse og offentliggørelse på hjemmesiden. Afstemning Enhver af selskabets aktionærer kan for hver beslutning på generalforsamlingen kræve en fuldstændig redegørelse for afstemningsresultatet. I så fald skal redegørelsen som minimum fastslå: Hvor mange aktier der er afgivet gyldige stemmer for Den andel af aktiekapitalen, som disse stemmer repræsenterer Det samlede antal gyldige stemmer Antallet af stemmer for og imod hvert beslutningsforslag og når det er relevant, antallet af stemmeundladelser. Redegørelsen kan kræves af enhver af selskabets aktionærer, uanset om denne er til stede eller ej, og således også ved anførelse på en fuldmagtseller stemmeblanket. Hvis ingen aktionær kræver en fuldstændig redegørelse, skal dirigenten alene fastslå, om det krævede flertal er opnået for hver beslutning, for eksempel ved at dirigenten konstaterer, at ingen aktionærer erklærer (herunder afgivne brevstemmer) at være imod beslutningen. Senest to uger efter generalforsamlingen skal eventuelle afstemningsresultater offentliggøres på selskabets hjemmeside. Oplysningsforpligtelser Ledelsens oplysningspligt Selskabets ledelse har en oplysningspligt over for selskabets aktionærer til at besvare spørgsmål mundtligt under generalforsamlingen, alternativt gøre besvarelserne tilgængelige på selskabets hjemmeside senest to uger efter generalforsamlingen. Denne oplysningspligt gælder også for skriftlige spørgsmål stillet af en aktionær inden for de sidste tre måneder før generalforsamlingen. Besvarelsen af sådanne spørgsmål kan også ske skriftligt. Intern viden Ledelsens oplysningspligt indebærer, at der på generalforsamlingen kan opstå situationer, hvor ledelsen vil skulle videregive såkaldt intern viden, det vil sige kursrelevante oplysninger, som ikke allerede er tilgængelige for markedet. Værdipapirhandelsloven Det følger af værdipapirhandelsloven, at intern viden som udgangspunkt skal offentliggøres hurtigst muligt og umiddelbart efter, at den pågældende begivenhed er indtrådt, eller den interne viden er videregivet/oplyst. Det betyder, at der alene må forløbe ganske kort tid, fra en beslutning er taget, eller en begivenhed er indtruffet, og til offentliggørelse sker. Videre gælder, at hvis intern viden videregives til tredjemand, skal der som udgangspunkt senest samtidig hermed ske offentliggørelse. Kursfølsomme oplysninger på generalforsamlingen Planlægger selskabet at give kursrelevante oplysninger på generalforsamlingen, skal der offentliggøres en selskabsmeddelelse senest samtidig med, at disse oplysninger gives på generalforsamlingen. Offentliggørelse af oplysninger kan derfor praktisk ske umiddelbart forud for generalforsamlingen, eksempelvis ved offentliggørelse af formandens beretning, der indeholder den interne viden. På samme måde gælder der et samtidighedskrav mellem videregivelse og offentliggørelse for intern viden, som opstår uventet på generalforsamlingen. Finanstilsynet accepterer imidlertid, at offentliggørelse af sådan intern viden, som opstår tilfældigt eller ved en fejl på generalforsamlingen, under visse nærmere omstændigheder først sker i umiddelbar forlængelse af generalforsamlingens afslutning (jf. Finanstilsynets notat af 19. september 2011 om Udsteders håndtering af intern viden under afholdelsen af en generalforsamling). Det er dog betinget af, at deltagerne oplyses om, både at der er tale om intern viden, og at de er underlagt et forbud mod videregivelse af den inter-
5/5 ne viden. Det forudsættes videre, at meddelelsen er modtaget af alle tilstedeværende, medmindre selskabet har grundlag for at formode det modsatte. Endelig skal selskabet kunne styre den interne viden, så det er forsvarligt at afvente offentliggørelse. Ifølge Finanstilsynet skal selskabet blandt andet tage højde for, om der er mange deltagere på generalforsamlingen, og om der heriblandt er mange journalister. Dette anses for risikofaktorer i forhold til, om selskabet kan styre den interne viden, så den rent faktisk holdes fortrolig frem til offentliggørelsen. Herunder må dirigenten bede deltagerne i generalforsamlingen om at forblive i salen og slukke for mobiltelefoner og andet elektronisk udstyr, indstille blogging mv. Forløb Selve forløbet af generalforsamlingen skal også offentliggøres hurtigst muligt, hvilket efter Udstederreglerne betyder, at offentliggørelse af forløbet skal ske umiddelbart efter generalforsamlingens afslutning, ligesom der skal ske offentliggørelse af trufne beslutninger. Generalforsamlingsreferat Senest to uger efter generalforsamlingen skal generalforsamlingsreferatet gøres tilgængelig for aktionærerne, for eksempel på selskabets hjemmeside, via aktionærportal eller på selskabets adresse. Kontakt Bech-Bruun er en af Danmarks førende advokatvirksomheder. Vi arbejder i et stærkt fagligt miljø og brænder for at levere værdiskabende løsninger til vores klienter i Danmark og udlandet. Hvis du har spørgsmål, er du meget velkommen til at kontakte os. Regina M. Andersen Partner T 72 27 35 49 E rma@bechbruun.com Lisa Reinholt Advokat T 72 27 35 48 E lre@bechbruun.com Trine Damsgaard Vissing Advokat T 72 27 33 58 E tdv@bechbruun.com