REFERAT Torsdag den 13. oktober 2016 kl. 08.00 Gribskov Rådhus Lokale 505 Rådhusvej 3 3200 Helsinge Mødedeltagere: Tilforordnet: Sekretær: Fraværende: Steen Hasselriis, Dorte Meldgaard, John Schmidt Andersen, Kim Valentin, Willy Eliasen, Ole Bondo Christensen, Politidirektørembedet, Henrik Sunekær Kim Lintrup Politidirektørembedet Mødet slut: 09.40
Indholdsfortegnelse Åbent møde Sag nr. 1 Godkendelse af dagsorden. Sag nr. 2 Godkendelse af referat af møde i 4. maj 2016. Sag nr. 3 Åbningsbalance - Frederiksborg Brand og Redning Sag nr. 4 Budget 2017 og overslagsårene Sag nr. 5 Gebyr for kørsel til blinde alarmer fra automatiske brandalarmeringsanlæg Sag nr. 6 Betalingsvedtægt 2017 Sag nr. 7 Budgetopfølgning Sag nr. 8 Ændring af regler for brandsyn Sag nr. 9 Orientering ved Beredskabsdirektør, Politidirektørembedet og det supplerende frivillige beredskab. Sag nr. 10 Eventuelt.
Sag nr. 1 Godkendelse af dagsorden. Bilag: Beslutninger: s møde 13. oktober 2016: - Godkendt
Sag nr. 2 Godkendelse af referat af møde i 4. maj 2016. Bilag: Bilag 1 Referat af mødet i 4. maj 2016 Beslutninger: s møde 13. oktober 2016: - Godkendt
Sag nr. 3 Åbningsbalance - Frederiksborg Brand og Redning - Lov om kommunernes styrelse - Reglerne i Indenrigs- og Sundhedsministeriets Budget- og Regnskabssystem for Kommuner. Frederiksborg Brand og Redning er et interessentskab stiftet i henhold til den kommunale styrelseslovs 60. Interessentskabet er således underlagt Økonomi- og Indenrigsministeriets bestemmelser. I forbindelse med etableringen af Frederiksborg Brand og Redning er udarbejdet åbningsbalance for selskabet. Åbningsbalancen giver et billede af selskabets aktiver og passiver samt finansielle stilling ved selskabets oprettelse. Ernst & Young P/S, der er valgt til selskabets revisor, har revideret åbningsbalancen pr. 1. januar 2016. Åbningsbalancen omfatter ledelsespåtegning, anvendt regnskabspraksis, balance og noter. Åbningsbalancen er udarbejdet efter bestemmelserne i bekendtgørelse om kommuners budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. Balancen udviser en egenkapital på 166 t.kr. og en balancesum på 12.648 t.kr Revisors konklusion er, at åbningsbalancen i alle henseender er i overensstemmelse med indregningsbestemmelserne i bekendtgørelse om kommuners budget og regnskabsvæsen, revision m.v. Udgangspunktet for udarbejdelse af åbningsbalancen har været, at der skal ske mindst mulig refusion kommunerne imellem ved indskydelse af aktiver i Frederiksborg Brand og Redning. Idet Frederikssund-Halsnæs Brand- & Redningsberedskab har indskudt størstedelen af de anlægsaktiver, som indgår i Frederiksborg Brand og Rednings åbningsbalance, har det vist sig nødvendig for at overholde kravet om mindst mulig refusion kommunerne imellem, at Frederikssund og Halsnæs Kommuner beholder udvalgt materiel og efterfølgende udlejer dette til Frederiksbog Brand og Redning for den årlige afskrivningspris. Hertil er udarbejdet udkast til lejeaftaler for det givne materiel. Lejeaftalerne er bindende frem materiellet er fuldt afskrevet senest i 2021. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold, under forudsætning af lejeaftalerne for mellem Frederiksborg Brand og Redning og Frederikssund/Halsnæs Kommuner om leje af udvalgt materiel godkendes og underskrives.
Bilag: Bilag 2 - Åbningsbalance Frederiksborg Brand og Redning Bilag 3 - Revisionspåtegning nr. 1 om revisors tiltrædelse Bilag 4 - Revisionspåtegning nr. 2 til åbningsbalancen pr. 1. januar 2016 Bilag 5 - Udkast til lejeaftale mellem Frederikssund og Halsnæs kommuner for leje af køretøjer og materiel. Beredskabsdirektøren indstiller, at godkender - åbningsbalancen for Frederiksborg Brand og Redning, - refusionsopgørelse i forbindelse med stiftelse af Frederiksborg Brand og Redning, - lejeaftale mellem Frederiksborg Brand og Redning og Frederikssund og Halsnæs Kommuner om udvalgt materiel Beslutninger: godkendte på mødet 13. oktober 2016 - åbningsbalancen for Frederiksborg Brand og Redning, - refusionsopgørelse i forbindelse med stiftelse af Frederiksborg Brand og Redning, - lejeaftale mellem Frederiksborg Brand og Redning og Frederikssund og Halsnæs Kommuner om udvalgt materiel
Sag nr. 4 Budget 2017 og overslagsårene Budget 2017 og overslagsårene tager udgangspunkt i den fordelingsnøgle, der er vedtaget i de enkelte kommuners Byråd i efteråret 2015. Beredskabsdirektøren har efterfølgende udarbejdet forventet detailbudget for 2017 og overslagsårene, hvor de af Byrådene vedtagne budgetter inklusive tilkøb er indarbejdet i et specificeret driftsbudget. Budget 2017 og overslagsårene er ligeledes udarbejdet som et omkostningsbaseret budget, hvilket medfører der er indarbejdet forventede afskrivninger og anlægsvirksomhed i forbindelse med beredskabets virke. Bilag: Bilag 6 - Budget 2017 og overslagsårene Beredskabsdirektøren indstiller, at godkender budget 2017 og overslagsårene for Frederiksborg Brand og Redning. Beslutninger: godkendte på møde 13. oktober 2016 budget 2017 og overslagsårene for Frederiksborg Brand og Redning.
Sag nr. 5 Gebyr for kørsel til blinde alarmer fra automatiske Brandalarmeringsanlæg På baggrund af ændringer af Beredskabsloven pr. 1. juli 2016, skal fremover fastsætte gebyret ved udrykning til blinde alarmer fra automatiske brandalarmeringsanlæg. Dette gebyr har tidligere været reguleret årligt af Beredskabsstyrelsen på baggrund af bekendtgørelse om gebyr for redningsberedskabets udrykning til blinde alarmer, der med lovændringen er ophævet pr. 1. juli 2016. Gebyrets størrelse skal fastsættes på baggrund af de faktiske omkostninger ved en udrykning. Hvis dette princip skal efterleves bogstaveligt, vil det betyde uens gebyrer afhængig af, hvilken brandstation der alarmeres, da der på grund af alarmeringsprocedurerne for de enkelte brandstationer møder et forskelligt antal brandmænd til udrykningerne på de forskellige brandstationer. For at stille alle anlægsejere af automatiske brandalarmeringsanlæg lige samt mindske administrationsarbejdet ved håndtering af blinde alarmer, anbefales det, at der fastsættes et ensartet gebyr, der for budget 2017 tager udgangspunkt i den udrykningssammensætning, der anvendes ved hovedparten af objekterne. Den gennemsnittelige udrykning består af en indsatsleder i eget køretøj, samt et sprøjtekøretøj, bemandet med en holdleder og minimum tre brandfolk. Prissætningen i betalingsvedtægten, sikrer dækning af beredskabets udgifter, hvorfor disse takster ligger til grundlag for fastsættelsen af gebyret. Mandskabet er sikret en minimumsbetaling på tre timers løn ved udkald, ligesom indsatslederen har gennemsnittelig to timers arbejde i forbindelse med udkald, til dokumentation, opfølgning m.v. Endvidere anvender administrationen gennemsnittelig en time til fakturering, opfølgning mv. Lønudgifterne beløber sig derved til kr. 5478,00. Mandskabet anvender et indsatslederkøretøj og et sprøjtekøretøj i forbindelse med udrykningen, der ud fra takstbladet prissættes til i alt. Kr.1226,00. Dermed vil gebyret for en blind alarm fra et automatisk brandalarmeringsanlæg lande på i alt kr. 6.704,00 i 2017-niveau. Gebyret for 2016 var til sammenligning fastsat af Beredskabsstyrelsen til kr. 5.195.
Bilag: Beredskabsdirektøren indstiller, at godkender gebyret for kørsel til blinde alarmer. Beslutninger: godkendte på mødet den 13. oktober 2016 gebyret for kørsel til blinde alarmer.
Sag nr. 6 Betalingsvedtægt Frederiksborg Brand og Redning - 2017 I forbindelse med Frederiksborg Brand og Rednings virke, skal prisen for levering af serviceydelser, der ikke er omfattet af beredskabsloven fremgå af en betalingsvedtægt. Denne betalingsvedtægt skal godkedes af hvert år. Betalingsvedtægtens takster tager udgangspunkt i en beregning af de reelle omkostninger, den enkelt ydelse beløber sig til. Bilag: Bilag 7 - Betalingsvedtægt 2017 Frederiksborg Brand og Redning. Beredskabsdirektøren indstiller, at godkender betalingsvedtægt for Frederiksborg Brand og Redning. Beslutninger: godkendte på mødet den 13. oktober 2016 betalingsvedtægt for Frederiksborg Brand og Redning.
Sag nr. 7 Budgetopfølgning pr. 30. september 2016. Budgetopfølgning pr. 30. september 2016 viser, at Frederiksborg Brand og Redning har et forskudt merforbrug på den samlede ordinære driftsvirksomhed på kr. 480.154. Det forskudte forbrug er et udtryk for de kvartalsvise procentvise forskydninger, der skyldes, at de store årlige faste udgifter som eksterne kontrakter, leasingforpligtigelser og forsikringer har forfald i første og andet kvartal. Af budgetopfølgningen kan det ses, at der har været et merforbrug på specielt øvrige personaleomkostninger samt kontor og administration. Merforbruget på disse konti skydes primært ekstraordinære udgifter i forbindelse med etableringen af Frederiksborg Brand og Redning. Beredskabsdirektøren forventer, at budgettet holdes. Bilag: Bilag 8 - Budgetopfølgning pr. 30. september 2016 Beredskabsdirektøren indstiller, at tager budgetopfølgningen til efterretning. Beslutninger: s møde 13. oktober 2016: - Taget til efterretning
Sag nr. 8 Ændring af regler for brandsyn Beredskabsloven Den 1. juli 2016 trådte en ny brandsynsbekendtgørelse i kraft. En væsentlig ændring er, at brandsynsterminerne nu kan tilpasses risikoen ved det enkelte brandsynsobjekt. Fastsættelse af brandsynstermin efter vurdering Brandsynene er som noget nyt opdelt i tre typer. For hver type brandsyn gælder regler for, hvor ofte disse brandsyn skal foretages. Type 1: Brandsynsterminen er 1 år, og kan ikke fraviges. Det er eksempelvis plejeinstitutioner, kostskoler, kollegier og diskoteker. Type 2: Der fastsættes en individuel brandsynstermin på baggrund af en konkret vurdering af brandsikkerheden, hvori bl.a. indgår brandsynsobjektets karakter, tilstand, brandbelastning, indretning, anvendelse, brandtekniske installationer og den pågældende virksomheds sikkerhedskultur, herunder om der er etableret egenkontrol. Terminen fastsættes inden for en ramme på 2, 3 eller 5 år afhængig af brandsynsobjektets kategori. Det er eksempelvis forsamlingslokaler til flere end 150 personer, daginstitutioner, butikker og brandfarlige virksomheder. Type 3: Der fastsættes en individuel brandsynstermin som ved brandsyn af type 2, men der er ingen øvre grænse for, hvor ofte der skal foretages brandsyn. Der kan for disse brandsynsobjekter træffes afgørelse om, at der indtil videre ikke foretages brandsyn. Det er eksempelvis kirker, forsamlingslokaler til mellem 50 og 150 personer, fredede bygninger, større arrangementer, forsamlingstelte og campingpladser. Risikovurdering og fastsættelse af individuel brandsynstermin skal ske senest ved det næste ordinære brandsyn efter de hidtidige regler. Siden 1.7.2016 er en stor del af de i alt 2.300 brandsynsobjekter Frederiksborg Brand og Rednings skal foretage brandsyn på blevet vurderet, og det har resulteret i at en række objekter har fået en længere brandsynstermin. For enkelte kirker og fredede bygninger mv. er det besluttet, at der indtil videre ikke foretages brandsyn. Der har tidligere i de seks kommuner været foretaget frivillige brandsyn i en række bygninger og virksomheder, som ikke er/var omfattet af reglerne om brandsyn. De steder vil der ikke blive foretaget brandsyn fremover.
Bilag: Beredskabsdirektøren indstiller, at tager sagen til efterretning. Beslutninger: s møde 13. oktober 2016: - Taget til efterretning
Sag nr. 9 Orientering ved Beredskabsdirektør, Politidirektørembedet og det supplerende frivillige beredskab. Bilag: Beredskabsdirektøren indstiller, at tager orienteringen til efterretning. Beslutninger: s møde 13. oktober 2016: - Taget til efterretning herunder Beredskabsforbundets kursustilbud - Robust borger. Et gratis tilbud til borgere, hvor deltagerne bl.a. lærer at forebygge ulykker, forberede sig på udefrakommende hændelser (f.eks. vejret) og i større grad vide hvordan man kan hjælpe sig selv og sine nærmeste herunder betydningen af sirenevarsling.
Sag nr. 10 Eventuelt Bilag: Beslutninger: s møde 13. oktober 2016: - Møder for 2017 planlægges når de politiske mødekalendere i ejerkommunerne er vedtaget.
Underskriftsblad. Steen Hasselriis Willy Eliasen John Schmidt Andersen Politidirektørembedet Dorte Melgaard Kim Valentin Ole Bondo Christensen Henrik Sunekær