Vejledning om udbetaling af tilskud

Vejledning om udbetaling af tilskud til projekter vedrørende etablering af attraktive levevilkår og nye arbejdspladser i landdistrikterne September 2008 Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri FødevareErhverv

Kolofon Vejledning om udbetaling af tilskud til projekter vedrørende etablering af attraktive levevilkår og nye arbejdspladser i landdistrikterne Denne vejledning er udarbejdet af FødevareErhverv i 2008 Bidragyder(e): Udviklingsstøttekontoret Fotograf(er): istockphoto Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri FødevareErhverv Nyropsgade 30 1780 København V Tlf.: 3395 8000 Fax: 3395 8080 E-mail: dffe@dffe.dk Websted: http://www.ferv.fvm.dk ISBN 978-87-7083-221-2 (Tryk) ISBN 978-87-7083-222-9 (Web)

INDHOLDSFORTEGNELSE Indledning... 2 Lovgrundlag... 2 Yderligere oplysninger... 2 Betingelser for udbetaling af projekttilskud... 3 Indsendelse af udbetalingsanmodning... 3 Udbetaling af tilskud... 3 Slutudbetaling... 4 Rateudbetaling... 4 Nemkonto... 4 Tilsagnsperioden... 4 Regnskabsaflæggelse - revisorerklæring... 5 Dokumentationskrav... 6 Særlige betingelser ved ansøgning om udbetaling af tilskud under tilskudsordningen... 6 Ændring af projektet... 6 Overdragelse af projektet... 7 Forlængelse af projektperioden... 7 Ændringer af det godkendte budget... 7 Nedsættelse af de tilskudsberettigede udgifter (3 procent reglen)... 7 Afrapportering fra projektet... 8 Resumé... 8 Skattepligt... 8 Kontrol af projekter, som har opnået tilskud... 8 Bortfald og tilbagebetaling af tilskud... 9 Force majeure... 10 Straffebestemmelser... 10 Brug af data... 11 Offentliggørelse af persondata på FødevareErhvervs hjemmeside... 11 Beskrivelser og afgrænsninger af mulige udgiftsposter/budgetarter... 12 Hvordan udfyldes bilag 1- anmodning om udbetaling af tilskud... 15 Hvordan udfyldes bilag 2 - specifikation af udgifter svarende til tilsagnsgrundlaget?... 15

Indledning Denne vejledning henvender sig til de ansøgere, som af FødevareErhverv har fået tilsagn om tilskud til et projekt under tilskudsordningen attraktive levevilkår og nye arbejdspladser i landdistrikterne. Vejledningen skal bruges, når du ønsker at få tilskuddet udbetalt. Lovgrundlag De gældende regler for tilskudsordningen om attraktive levevilkår og nye arbejdsplader i landdistrikterne fremgår af: Rådets forordning (EF) nr. 1698 af 20. september 2005 om støtte til udvikling af landdistrikterne fra Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af landdistrikterne (EL- FUL) (med senere ændringer). Kommissionens forordning (EF) nr. 1975/2006 af 7. 2006 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 1698/2005 om støtte til udvikling af landdistrikterne fra den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af landdistrikterne (ELFUL) (med senere ændringer). Lov nr. 316 af 31. marts 2007 om udvikling af landdistrikterne (landdistriktsloven). Bekendtgørelse nr. 77 af 13. februar 2008 om tilskud til projekter vedrørende etablering af attraktive levevilkår i landdistrikterne og Bekendtgørelse nr. 76 af 13. februar 2008 om tilskud til projekter vedrørende tilskud til projekter vedrørende etablering af arbejdsplader i landdistrikterne. Yderligere oplysninger Denne vejledning, udbetalingsanmodning, revisorerklæring m.m. findes på Fødevare- Erhvervs hjemmeside: www.ferv.fvm.dk ( skemaer og vejledninger ). Såfremt du ønsker at søge om tilskud, skal du bruge vejledning om tilskud under tilskudsordningerne attraktive levevilkår og nye arbejdspladser i landdistrikterne, som du sammen med ansøgningsskema m.m. også finder på FødevareErhvervs hjemmeside. Yderligere oplysninger kan også fås ved henvendelse til: FødevareErhverv Udviklingsstøttekontoret Nyropsgade 30 1780 København V Tlf. 33958000 E-post: udviklingsstotte@dffe.dk 2

Betingelser for udbetaling af projekttilskud Ansøgning om udbetaling af tilskud under tilskudsordningen attraktive levevilkår og nye arbejdspladser i landdistrikterne sker ved udfyldelse af en udbetalingsanmodning. En udbetalingsanmodning skal indeholde: Anmodning om udbetaling Bilag 2 Specifikation af udgifter Revisorerklæring Ved slutudbetalingen skal der desuden uarbejdes en projektrapport Skemaerne findes på FødevareErhvervs hjemmeside. www.ferv.fvm.dk Indsendelse af udbetalingsanmodning Udbetalingsanmodninger skal ved projektets afslutning indsendes i 2 eksemplarer til den lokale aktionsgruppe. Ved rateudbetalinger indsendes udbetalingsanmodningen i 1 eksemplar til: FødevareErhverv Att. Udviklingsstøttekontoret Nyropsgade 30 1780 København V Udbetaling af tilskud Det er en betingelse for udbetaling af tilskud, at projektet er gennemført i overensstemmelse med de betingelser, som fremgår af det tilsagn, som du har modtaget fra FødevareErhverv, og at det kan dokumenteres, at projektudgifterne er købt og betalt inden for tilsagnsperioden. 3

Det fremgår af tilsagnsbrevet, hvad der maksimalt kan udbetales i tilskud til projektet. Hvis de faktiske tilskudsberettigede udgifter overstiger eller er lig med tilsagnsbeløbet, fastsættes tilskuddet ud fra tilsagnsbeløbet. Hvis summen af de faktiske tilskudsberettigede udgifter er lavere end tilsagnsbeløbet, beregnes tilskuddet ud fra de faktiske tilskudsberettigede udgifter og tilskuddet beregnes med de i tilsagnsbrevet eller bekendtgørelsen angivet tilskudsprocenter. Udbetaling af tilskud kan ske samlet ved projektets afslutning eller som én rateudbetaling samt en slutudbetaling. Alle udbetalingsanmodninger, også rateudbetalinger skal vedlægges en attesteret revisorerklæring. Slutudbetaling Den sidste udbetaling på projektet skal sammen med en projektrapport sendes til den lokale aktionsgruppe senest 3 måneder efter, at projektet er afsluttet / tilsagnsperioden er udløbet. Når den lokale aktionsgruppe har synet projektet og godkendt projektrapporten, sendes materialet videre til FødevareErhverv Projektrapporten skal ligeledes godkendes af FødevareErhverv, før udbetaling kan finde sted. Rateudbetaling Udbetaling af tilskud til projektet kan ske ved rateudbetaling. Tilskuddet kan udbetales fordelt på en rateudbetaling og en slutudbetaling. Hver rate skal minimum udgøre 20 pct. af det samlede tilskudsbeløb. Der skal fremsendes en udbetalingsanmodning og revisorerklæring for den realiserede del af projektet. Nemkonto Tilskuddet udbetales kun over NemKonto. Hvis du ikke allerede har en NemKonto, skal du henvende dig til dit pengeinstitut. Tilsagnsperioden Tilsagnsperioden, fristen for projektets afslutning samt fristen for regnskabsaflæggelsen er fastsat i tilsagnsbrevet. Alle projektets udgifter, herunder eventuelle udgifter til revisor, skal være betalt ved projektets afslutning inden for tilsagnsperioden, evt. med godkendte forlængelser. Hvis der er givet en tilladelse til at iværksætte projektet, før der er modtaget tilsagn om tilskud, anføres denne dato som startdato for projektet, med mindre ansøger ønsker en senere startdato. 4

Der kan ikke gives tilskud til udgifter, som tilsagnshaver har købt og betalt udenfor tilsagnsperioden. Regnskabsaflæggelse - revisorerklæring Alle projektets udgifter, herunder eventuelle udgifter til revisor, skal medtages i regnskabsaflæggelsen. De tilskudsberettigede udgifter anføres på de vedlagte skemaer. Hver udbetalingsanmodning skal vedlægges en revisorerklæring, attesteret af en registreret eller en statsautoriseret revisor. Kun FødevareErhvervs fortrykte revisorerklæring må anvendes (findes også på FødevareErhvervs hjemmeside www.ferv.fvm.dk). Revisor skal ved sin revision specielt påse: At de i udbetalingsanmodningen anførte større og væsentlige omkostninger er direkte relateret til projektet og omfattet af tilsagnet At alle anførte omkostninger er rekvireret og betalt indenfor den i tilsagnet fastsatte tilsagnsperiode At, hvor det er relevant, er, reglerne for offentlig EU-licitation/udbud overholdt At der, hvor det er relevant, er overensstemmelse mellem tilbud og kontrakter og de dertil svarende afholdte omkostninger At eventuelle omkostninger til rejseafregninger er i overensstemmelse med beregningsgrundlaget i henhold til statens regler At der ikke er medtaget omkostninger til brugt eller renoveret udstyr, finansielle og retslige omkostninger samt pengeinstitutomkostninger, drift, udgifter til advokat, køb af fast ejendom, herunder køb af jord At i de tilfælde, hvor der er godkendt frivilligt arbejde som en del af tilsagnsgrundlaget, erder dokumentation for dette At alle anførte omkostninger er opgjort ekskl. moms, medmindre denne endeligt bæres af tilskudsmodtager At der ikke ydes andet tilskud til projektet end det, der er anført i udbetalingsanmodningen I forbindelse med tilskud efter ordningerne etablering af nye arbejdspladser og attraktive levevilkår i landdistrikterne vil vi specielt gøre opmærksom på, at der ikke ydes tilskud til følgende: Brugt eller renoveret udstyr, med mindre det er godkendt i tilsagnet. Intern løn Finansielle og retslige omkostninger samt pengeinstitutomkostninger Værdien af eget arbejde Drift Udgifter til advokat eller revisor, medmindre det er et krav i tilsagnet Moms, medmindre denne endeligt bæres af tilskudsmodtager 5

Dokumentationskrav Alle udgifter skal kunne dokumenteres. Der må ikke anvendes skønsmæssige fordelte udgifter. Udgiftsbilag i form af fakturaer eller lignende skal ikke indsendes, men der er pligt til at opbevare regnskabsmateriale og originale udgiftsbilag vedrørende de tilskudsberettigede udgifter i 5 år fra sidste udbetaling har fundet sted, hvis der skal gennemføres kontrol af projektet. Hvis projektet har fået tilskuddet som de minimis støtte er kravet 10 år. Særlige betingelser ved ansøgning om udbetaling af tilskud under tilskudsordningen Anmodning om slutudbetaling skal sendes via bestyrelsen for den lokale aktionsgruppe til FødevareErhverv. Den lokale aktionsgruppe skal besigtige alle projekter før slutudbetalingen. FødevareErhverv indberetter tilskuddet til SKAT. Ved udbetaling skal man desuden være opmærksom på følgende: Ved udbetalingen må udgifterne under hver enkel budgetpost kun fravige fra det godkendte med op til 10 pct. under den forudsætning, at der er et tilsvarende mindre forbrug på en eller flere af de andre poster, således at det samlede godkendte tilskudsgrundlag ikke overskrides. Projektet skal være afsluttet og alle udgifter skal være købt og betalt inden for den projektperiode, der er godkendt i tilsagnet eller evt. efterfølgende godkendte forlængelser. Tilsagnshaver skal afholde alle udgifterne til projektet, med mindre andet er godkendt af FødevareErhverv. Anmodning om udbetaling skal indsendes til FødevareErhverv senest 3 måneder efter, at projektet er afsluttet. Alle udgifter herunder eventuelle udgifter til revisor skal være betalt og fremgå af regnskabet, når det revideres. Tilskuddet udbetales på ansøgers Nemkonto. Der skal foreligge dokumentation for projektansættelser i forbindelse med ansøgningen. Ændring af projektet Hvis tilsagnshaver ønsker at ændre i tilsagnet i løbet af tilsagnsperioden, skal der ansøges om det, før ændringen iværksættes. Tilsagnsholder sender anmodning om projektændring til den lokale aktionsgruppe. Hvis den lokale aktionsgruppe kan godkende ændringen, sendes anmodningen videre til FødevareErhverv, som meddeler tilsagnshaver den endelige afgørelse med kopi til den lokale aktionsgruppe. Ændringer kan kun godkendes, hvis projektets overordnede formål overholdes. 6

Overdragelse af projektet Tilsagn om tilskud kan, overdrages til en anden organisation, hvis tilsagnsholder ansøger FødevareErhverv om det. Det er en forudsætning, at den nye organisation er villig til at indtræde som tilsagnshaver med de rettigheder og forpligtigelser, der fremgår af tilsagnet. Dette kan være aktuelt, hvis det i praksis bliver en anden organisation end ansøger, der gennemfører projektet. Det er yderligere en betingelse at den nye organisation er støtteberettiget under ordningen. Tilsagnshaver skal sende anmodning om projektoverdragelse til den lokale aktionsgruppe. Hvis den lokale aktionsgruppen kan godkende overdragelsen, sender den anmodningen videre til FødevareErhverv, som meddeler tilsagnshaver den endelige afgørelse, med kopi til den lokale aktionsgruppe. Forlængelse af projektperioden Hvis der er behov for at forlænge projektet, skal der ligeledes søges om det, før den oprindelige projektperiode er udløbet. Tilsagnshaver sender en anmodning om projektforlængelse med en begrundelse til den lokale aktionsgruppe. Hvis den lokale aktionsgruppe godkender forlængelsen, sendes anmodningen videre til FødevareErhverv, som meddeler tilsagnshaver den endelige afgørelse, med kopi til den lokale aktionsgruppe. Ændringer af det godkendte budget Hvis udgifterne på en budgetpost ændrer sig mere end 10 pct., skal tilsagnshaver søge om en ændring af budgettet hos bestyrelsen for den lokale aktionsgruppe. Anmodningen skal indeholde en begrundelse. Den lokale aktionsgruppe sender anmodningen videre til FødevareErhverv, som meddeler tilsagnshaver den endelige afgørelse, med kopi til den lokale aktionsgruppe. Det samlede tilskud kan ikke forhøjes i forbindelse med en ændring af projektet eller budgettet, efter tilsagnet er accepteret af ansøger. Nedsættelse af de tilskudsberettigede udgifter (3 procent reglen) Såfremt der i udbetalingsanmodningen anføres udgifter, der ikke er tilskudsberettigede, fratrækker FødevareErhverv disse udgifter ved beregning af tilskuddet. Det kan være udgifter, der enten udgør et større beløb end tilsagnsbeløbet, jf. det godkendte budget eller, udgifter, der ikke er tilskudsberettigede (f.eks. moms eller opgaver, der ikke er indeholdt i den godkendte tilsagn) 7

Såfremt det samlede beløb på udbetalingsanmodningen overstiger det tilskudsberettigede beløb med mere end 3 procent, nedsættes udbetalingen efter EU-reglerne med forskellen mellem det ansøgte beløb og det tilskudsberettigede beløb. Det betyder eksempelvis, at hvis der i udbetalingsanmodningen anføres 110 kr., men der i tilsagnet kun er godkendt 100 kr. som tilskudsberettigede udgifter, så skal udbetalingen som følge af 3 pct. reglen nedsættes til 90 kr. Afrapportering fra projektet Når projektet er afsluttet, skal tilsagnsholder udarbejde en projektrapport, som skal indsendes sammen med anmodningen om slutudbetaling af tilskud. Projektrapporten skal redegøre for projektet forløb, de aktiviteter, der er gennemført i forbindelse med projektet, samt redegøre for resultater og de effekter, som projektet forventes at få. Herunder skal det oplyses: hvor mange aktiviteter der blev gennemført hvad aktiviteterne indeholdte hvor de enkelte aktiviteter blev gennemført hvornår de enkelte aktiviteter blev gennemført Projektrapporten skal godkendes af den lokale aktionsgruppe og FødevareErhverv før udbetalingen kan finde sted. Projektrapporten skal udarbejdes på baggrund af en skabelon, der findes på FødevareErhvervs hjemmeside. Resumé Sammen med projektrapporten indsendes et resumé om formål, baggrund og resultat for projektet (ca. en halv side) til brug for FødevareErhvervs hjemmeside. Skattepligt Tilskud fra FødevareErhverv er skattepligtigt. FødevareErhverv indberetter udbetalte tilskud til SKAT. Kontrol af projekter, som har opnået tilskud FødevareErhverv er forpligtet til at foretage kontrol af gennemførelsen af de projekter, som der er givet tilskud til. Kontrollen kan finde sted i tilsagnsperioden samt op til 5 år fra seneste udbetaling. 8

For at kontrollere de gennemførte projekter, kan FødevareErhverv eller en anden myndighed, der er særligt bemyndiget dertil, mod behørig legitimation og uden retskendelse få adgang til den organisation, hvortil der er givet tilsagn om tilskud. Dette gælder også adgang til regnskaber, forretningsbøger m.v., herunder også materiale, der opbevares i elektronisk form. Kontrollen kan efter forholdene gennemføres som kontrol på stedet og ved kontrol af regnskabet, bilagsmateriale og anden relevant dokumentation, som tilskudsmodtager indsender på FødevareErhvervs anmodning. Tilskudsmodtager skal på forlangende indsende fakturaer, betalingsdokumentation etc. til FødevareErhverv som dokumentation for projektets gennemførelse. Den projektansvarlige skal yde fornøden vejledning og hjælp ved kontrollens gennemførelse og regnskaber, forretningsbøger m.v. skal på begæring udleveres til de kontrollerende myndigheder. Der kan til brug for kontrollen indhentes fornødne oplysninger hos andre offentlige myndigheder, blandt andet med henblik på registersammenkøring og sammenstilling af oplysningerne i kontroløjemed, herunder oplysninger om m.v. Bortfald og tilbagebetaling af tilskud Tilsagn om tilskud kan helt eller delvist bortfalde og tilskud kan helt eller delvist kræves tilbagebetalt i følgende tilfælde: hvis ansøger har givet urigtige eller vildledende oplysninger eller har fortiet oplysninger af betydning for sagens afgørelse, hvis projektet ikke gennemføres, hvis der ikke ydes den fornødne bistand ved kontrollens gennemførelse, hvis de støttede investeringer anvendes til andre formål end forudsat i projektbeskrivelsen hvis ansøger tilsidesætter de fastsatte krav til regnskab og revision, herunder hvis projektregnskab og bilag ikke opbevares tilgængeligt i 5 år, hvis betingelserne for tilskud ikke længere er opfyldt eller hvis anmodning om udbetaling ikke indsendes inden 3 måneder fra projektets afslutning eller tilsagnshaver ikke overholder sin underretningspligt I tilfælde af tilbagebetaling vil der blive pålagt renter, som beregnes fra tidspunktet for meddelelse af tilbagebetaling kravet og til tilbagebetalingen sker, med den rentesats, der er fastsat i renteloven. Rente tillægget udgør dog mindst 50 kr. 9

Force majeure FødevareErhverv anerkender følgende begivenheder som force majeure: Ekspropriation, hvis en sådan ekspropriation ikke kunne forudses ved tilsagnsperioden start. En alvorlig naturkatastrofe, der i væsentlig grad berører tilskudsmodtagers virksomhed. I særlige tilfælde kan andre begivenheder anerkendes som force majeure. Det er en betingelse for anerkendelse af force majeure i et konkret tilfælde, at de indtrufne begivenheder forhindrer opfyldelse af de forpligtelser, i forhold til hvad der påberåbes force majeure for. Desuden er det en betingelse, at det ikke var muligt for projektholder, at sikre sig på rimelig vis mod de begivenheder der indtraf. Hvis tilskudsmodtager ønsker at påberåbe sig force majeure, skal FødevareErhverv have skriftligt besked senest 10 arbejdsdage efter det tidspunkt, hvor projektholder er i stand til at gøre det. Meddelelsen skal være vedlagt fyldestgørende dokumentationsmateriale. Straffebestemmelser Efter landdistriktsloven straffes med bøde den, der til brug for afgørelser, der træffes i henhold til loven eller de i medfør af loven fastsatte regler, afgiver urigtige eller vildledende oplysninger eller fortier oplysninger af betydning for afgørelsen, handler i strid med de vilkår, der er fastsat i en sådan afgørelse, i øvrigt undlader at give oplysninger, som den pågældende har pligt til at give i henhold til loven eller bekendtgørelsen, afgiver urigtige eller vildledende oplysninger om sådanne forhold, undlader at give kontrolmyndigheden adgang til jordbrugsbedriften, virksomheden eller projektet efter lovens 11, stk. 1, eller undlader at udlevere eller indsende materiale eller at yde kontrolmyndigheden bistand efter lovens 11, stk. 2. Skønnes overtrædelsen ikke at ville medføre højere straf end bøde, kan FødevareErhverv tilkendegive, at sagen kan afgøres uden retslig forfølgning. Det er en betingelse herfor, at den, der har begået overtrædelsen, erklærer sig skyldig i overtrædelsen og erklærer sig rede til inden for en nærmere angivet frist, der efter begæring kan forlænges, at betale en i tilkendegivelsen angivet bøde. Betales bøden i rette tid, eller bliver den efter stedfunden vedtagelse inddrevet eller afsonet, bortfalder videre forfølgning. 10

Brug af data Oplysningerne om projektet vil blive brugt af FødevareErhverv til sagsbehandling, administration, tilskudsudbetaling og kontrol af de meddelte tilsagn. Endvidere vil oplysningerne blive brugt af FødevareErhverv og tredjemand til statistiske, forsknings-, planlægnings- og evalueringsmæssige formål. På baggrund af ansøgers Cvr. nr./ SE. Nr. trækker FødevareErhverv oplysninger om adresse og Nemkonto fra Skat. Offentliggørelse af persondata på FødevareErhvervs hjemmeside Ved udbetaling af tilskud fra FødevareErhverv, skal du være opmærksom på følgende forhold: at FødevareErhverv, Nyropsgade 30, 1780 København V. er dataansvarlig, at de afgivne oplysninger vil blive behandlet i forbindelse med FødevareErhvervs afgørelse om udbetaling af tilskud under Landdistriktsprogrammet 2007 til 2013. Oplysningerne kan også behandles af danske og europæiske revisionsog undersøgelsesorganer med henblik på at værne om EU s finansielle interesser. Endvidere kan oplysningerne blive brugt af FødevareErhverv og andre til statistiske, forsknings-, planlægnings- og evalueringsmæssige formå, at oplysninger om navn, evt. firmanavn, adresse, projekttitel samt størrelse af det modtagne tilsagnsbeløb og det udbetalte tilskudsbeløb som følge af EUbestemmelser vil blive offentliggjort på FødevareErhvervs hjemmeside. Endvidere skal du være opmærksom på, at du i medfør af Persondataloven har mulighed for: at anmode om indsigt i hvilke oplysninger, der behandles i forbindelse med projektet, jf. Persondatalovens 31, at du på begæring har krav på at få berigtiget, slettet eller blokeret oplysninger, der viser sig urigtige eller vildledende, eller på anden måde er behandlet i strid med lovgivningen, jf. Persondatalovens 37, Nærmere oplysninger om disse forhold og Persondataloven generelt kan fås ved henvendelse til FødevareErhverv, Juridisk Kontor. 11

Beskrivelser og afgrænsninger af mulige udgiftsposter/budgetarter Vær opmærksom på at disse udgiftsposter ikke nødvendigvis er støtteberettiget under alle foranstaltninger under ordningen. Frivilligt arbejde Ved almennyttige projekter kan frivilligt arbejde medtages om en del af tilsagn grundlaget beregnet som 100 kr. pr time. Dog må det samlede tilskudsbeløb til et projekt, hvori der indgår frivilligt arbejde, ikke overstige de samlede reelt afholdte udgifter. På FødevareErhvervs hjemmeside er der en skabelon, der kan brugs til registrering af frivillige timer. Information og formidling Formidling under projektets gennemførsel Indeholder f.eks. reklamer af forskellige slags, internetspots, annoncer i aviser, omkostninger til reklamebureauer evaluering af projekter f.eks. teleinterviews rapportarbejde formidling af projektresultater f.eks. trykkeudgifter afvikling af afsluttende seminar afhængig af projektets karakter Konsulenter Materialer Moms Nødvendigt udstyr Ekstern løn indeholder alle lønomkostninger, for personer der ikke er ansat i ansøgers virksomhed/ organisation (ét CVR-nr.), og som har direkte med projektet at gøre. Alle udgifter til konsulenten skal være indeholdt i timeantallet og timelønnen, dvs. ingen ekstra tillæg til fx kørsel, repræsentation osv. til konsulenten. Det er op til ansøger, at dokumentere, at antal konsulenttimer og konsulenttimeløn er rimelige. Ved materialer forstås udstyr, inventar, halvfabrikata som anvendes direkte i projektet. På grund af kompleksiteten i priser på inventar/udstyr/maskiner, er det ansøgers egen opgave at dokumentere, at omkostningerne i forbindelse med disse er rimelige. Afholdte udgifter skal opgives uden moms. Med mindre ansøger selv afholder momsen og derfor har ansøgt om dækning af udgiften. Ved nødvendigt udstyr forstås maskiner, inventar, analyseudstyr og lig- 12

nende som er nødvendige for projektets gennemførelse, og som skal anskaffes i forbindelse med projektet og som fremgår af den fremsendte projektbeskrivelse i ansøgningen Maskiner og lignende, som ansøger allerede ejer, og som indgår i den almindelige virksomhed, kan som hovedregel ikke medregnes. Projektansættelse Revision Transport En projektansættelse kræver, at der foreligger en tidsbegrænset ansættelseskontrakt. Af kontrakten skal det fremgå hvem der er tale om, hvad arbejdsområdet er, hvor mange timer det forventes at dreje sig om og hvad timelønnen er. Timelønnen må ikke indeholde nogen form for overhead, indirekte udgifter. Hvis pågældende medarbejder har yderligere omkostninger som rejser og øvrige udgifter, dækkes de under andre poster. Timelønnen udregnes som årsløn delt med ét årsværk/timeantal, som defineres til 1648 timer I beregningen må årslønnen indeholde: Ferieberettiget løn, arbejdsgivers betalte pensionsudgift, arbejdsgivers betalte ATP-udgift, arbejdsgivers betalte udgifter til andre lønrelaterede omkostninger til medarbejderen samt feriepenge optjent under ansættelsen på projektet. I beregningen må årslønnen ikke indeholde: Gratialer, provisioner eller andre ikke-overenskomstmæssige ydelser. I forbindelse med udbetalingen skal der foreligge et timeregnskab. Ved revision forstås omkostninger til attestation af afholdte udgifter i projektet. Attestationen skal foretages af en registreret eller statsautoriseret revisor. Udgifter til revision dækkes. Omkostninger, der har direkte med rejser at gøre til bil, tog, bus, fly, hotel, time- og dagpenge. Vedrører som hovedregel kun modtagere af intern løn og personer, der leverer frivilligt arbejde på projektet. Ved valg af transportmiddel og rejseklasse skal der lægges vægt på, hvad der i den konkrete situation er det mest hensigtsmæssige og økonomiske for projektet. Statens billigste takster benyttes på alle nedenstående omkostningstyper. Bil/motorcykel Al kørsel i DK og udland godtgøres med statens laveste takst DKR. 1,83 pr. km. Udgiften ved benyttelse af egen bil må normalt ikke overstige det beløb, der svarer til udgiften til billigste offentlige transportmulighed. Taxa forudsættes normalt kun anvendt over kortere afstande. Tog, bus Koster dét det koster. 13

Fly Billigst mulige alternativ; fx økonomiklasse. Hotel dispositionsbeløb I nærhed af bestemmelsesstedet samt billigst muligt. Maksimumsbeløb: Hovedstad: DKR. 925,00 Øvrige lande DKR 765,00 Der udbetales time- og dagpenge på alle rejser uafhængig af rejsernes varighed. Time- og dagpenge skal dække merudgifter til måltider og småfornødenheder samt transport på bestemmelsesstedet (bus, taxi m.v. Se dog ovenfor for transport til bestemmelsesstedet). Dagpenge udbetales for hver 24 timer tjenesterejsen varer. Derudover udbetales timepenge pr. påbegyndt time. Se satserne nedenfor. Der anvendes samme dagpengesats og timepengesats (DK-satserne) for rejser både ind- og udland. Hvis medarbejderen får gratis måltider i forbindelse med tjenesterejsen, reduceres time- dagpengene med et beløb svarende til 15% af det fulde dagpengebeløb for morgenmad, 30% for frokost og 30% for middagsmad. Hvis samtlige 3 hovedmåltider er gratis, udbetales der således time- dagpenge på de resterende 25% til dækning af småfornødenheder m.v. Dagpenge I DK: Kr. 368,00 Timepenge I DK: Kr. 15,33 Rejseforsikring Der gives ikke tilskud til rejseforsikringer Øvrigt/Andet Andet er som regel det sidste element i budgettet i en ansøgning, og består af alt, der ikke er blevet udspecificeret i resten ansøgningens budget. Som hovedregel gives der ikke tilskud til Andet med mindre, der forelægger særlige omstændigheder. Der skal i ansøgningen argumenteres for de særlige omstændigheder. Særlige omstændigheder kan ikke vedrøre uforudsete udgifter. 14

Hvordan udfyldes bilag 1- anmodning om udbetaling af tilskud Journal nr. : her angives det journal nummer, der fremgår at tilsagnsbrevet Dato: dato for udarbejdelse af anmodning om udbetaling Projekttitel: her angives den projekttitel der også fremgår af ansøgningen og tilsagnsbrevet Ansøger: her angives ansøgers navn og adresse samt CVR. nr. Projektperiode: her angives dato for start og slut på projektet. Hvis denne periode afviger fra den projektperiode der fremgår af ansøgningen og tilsagnsbrevet, skal den lokale aktionsgruppe og FødevareErhverv godkende en forlængelse af projektet. Ansøgt beløb i denne anmodning: her angives det beløb som du ønsker udbetalt i forbindelse med denne anmodning, beløbet må ikke overstige tilsagnsbeløbet. Finansiering af projektet: her angives finansieringskilder til projektet. I øverste række skal det angives hvor mange midler, der er godkendt i tilsagnet. I anden række angives eventuelt tilskud fra anden offentlig myndighed, i tredje række angives det restbeløb der dækkes af privat finansiering. I fjerde række angives hvor mange kr. det eventuelle frivillige arbejde svare til, ved en timepris på 100 kr. Ansøgers underskrift: dato og underskrift fra ansøger. Hvordan udfyldes bilag 2 - specifikation af udgifter svarende til tilsagnsgrundlaget? Hver række i skemaet omhandler en udgiftspost. Bilaget skal indeholde udgifter der svare til tilskudsgrundlaget. Det vil sige at summen af udgifter i bilag 2 skal svare til summen af finansiering af støtteberettigede udgifter. Udgiftsposterne skal placeres under den udgifts art de hører hjemme, konsulent regninger under konsulenter, køb af materiale under køb af materiale etc. Følgende oplysninger skal angives for hver udgiftspost: Bilags nr.: I forbindelse med en kontrol, skal det være muligt at genfinde bilaget i regnskabet. Faktura dato: den dato der fremgår af fakturaen Faktura udstedt af: navn på hvem der har udstedt fakturaen Udgift vedrørende: uddybende tekstforklaring af udgiften Beløb: udgiftens beløb Betalingsdato: Dato for betaling. Denne dato skal ligge efter projektstart og før projektafslutningen. Sum af udgifter for hver udgiftsart 15

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri FødevareErhverv Nyropsgade 30 Tlf.: 3395 8000 Fax.: 3395 8080 1780 København V E-mail: dffe@dffe.dk http://www.ferv.fvm.dk ISBN (tryk) 978-87-7083-221-2 ISBN (web) 978-87-7083-222-9