Vejledning om udbetaling af rammebeløbet Sundhedsstyrelsen Uddannelse og Autorisation Islands Brygge 67 2300 København S Sundhedsstyrelsen, august 2009 1
1. Refusion af udgifter i forbindelse med udgifter til de specialespecifikke kurser...3 1.1 Via afregningsskemaer til nemkonto...3 1.1.1 Procedure for afregning med skemaer...3 1.2 Via elektronisk faktura...3 1.2.1 Procedure for E-fakturaer...4 1.2.2. Almen Medicin...4 1.3 Procedure for udbetaling til udenlandske bankkonti...4 1.4 Refusion af forplejning til kursister...4 2. Honorartakster...4 3. Løbende opfølgning på regnskabet...5 3.1 Frist for indsendelse af afregningsskemaer: 10. januar...5 Bilag 1 Specialers projektnummer...6 2
1. Refusion af udgifter i forbindelse med udgifter til de specialespecifikke kurser Udgifter forbundet med kursusvirksomheden refunderes på to måder. 1. Via afregningsskema til nemkonto 2. Via elektronisk faktura 1.1 Via afregningsskemaer til nemkonto Der findes fire afregningsskemaer, som benyttes i forbindelse med de specialespecifikke kurser: Skema til undervisningshonorar, hvoraf de gældende takster for henholdsvis forelæsningstimer, diskussionstimer og medhjælpertimer fremgår. Skema til rejsegodtgørelse, hvoraf de gældende takster for km.-penge og time- dagpenge fremgår. Dette skema bruges samtidigt til afregning for udgifter til forplejning og ophold på hotel. Skema til administrationshonorar, hvoraf de gældende takster for administrationstimer og sekretærtimer fremgår Skema til tilskud til fremmede kurser Skemaerne findes med gældende takster på Sundhedsstyrelsens hjemmeside - www.sst.dk i højre del af hjemmesiden med kursusoversigten. Skemaerne opdateres hurtigst muligt med nye honorarer efter 1. april og med nye time- dagpengetakster efter 1. januar. 1.1.1 Procedure for afregning med skemaer 1. Delkursusleder samler alle undervisningsskemaer ind på kurset, og sender dem til hovedkursusleder med det samme efter kurset. 2. Skemaerne for rejsehonorar sendes af hver enkelt underviser direkte til hovedkursusleder. På kurset udmeldes en tidsfrist for dette. 3. Skemaer til rejsegodtgørelse, der kommer ind efter tidsfristen kan hovedkursusleder samle sammen indtil vedkommende finder det rimeligt at indsende dem. 4. Når tidsfristen er udløbet gennemgår hovedkursusleder de indkomne skemaer a. Skemaerne sendes til Sundhedsstyrelsen, Uddannelse og autorisation, Islands Brygge 67, 2300 København S. 5. Sundhedsstyrelsen kontrollerer afregningsskemaet 6. Skema sendes til udbetaling i styrelsens sekretariat 7. Elektronisk lønseddel sendes til underviseres e-boks Hovedkursusleder godkender, at udgiften kan trækkes fra budgettet til kurserne for det specifikke speciale. For at lette det administrative pres på hovedkursusleder, vil det være tilrådeligt specielt for større specialer, at en sekretær gennemgår bilag og underskriver de enkelte skemaer. Hovedkursusleder kan så nøjes med at gennemgå og underskrive et oversigtsskema, som sekretæren udarbejder, hvor der for hvert enkelt kursus opregnes, navn på undervisere og hvilke udgifter de har indsendt skema for. Hovedkursusleder/sekretær skal desuden anføre specialets projektnummer. i konteringsstrengen i skemaet (se bilag 1 for at finde specialernes projektnumre). På den måde sikres det, at udgifterne trækkes fra det korrekte budget. 1.2 Via elektronisk faktura Alle udgifter der ønskes refunderet til andet end en nemkonto skal ske via afsendelse af en e-faktura. På e-fakturaen er det yderst vigtigt, at det tydeligt fremgår hvilket speciale samt kursus som udgiften tilhører, da dette får udbetalingsprocessen til at forløbe væsentligt hurtigere. Via nedenstående link er det muligt enkelt og gratis at afsende elektroniske fakturaer til Sundhedsstyrelsen. https://www.virk.dk/myndigheder/itst/nemhandel_fakturablanket 3
1.2.1 Procedure for E-fakturaer 1. E-fakturaen sendes til EAN-nr: 5798000362147 a. Speciale, samt kursusnavn angives på fakturaen b. Fakturaen stiles til Sundhedsstyrelsen, Uddannelse og Autorisation. 2. Sundhedsstyrelsen sender den elektroniske faktura til hovedkursusleder per mail, så denne kan godkende udgiften 3. Fakturaen sendes til udbetaling 1.2.2. Almen Medicin For kursusvirksomheden i almen medicin i København, Odense og Århus fremsendes en samlet E-faktura hvert kvartal til Sundhedsstyrelsen, følgende ovennævnte instruks. Hvis underbilag ikke kan skannes ind og sendes med fakturaen elektronisk, skal de fremsendes i papirformat til Sundhedsstyrelsens Enhed for Uddannelse og Autorisation, og det skal klart fremgå af de fremsendte bilag, hvilket E-faktura-nr., bilagene henviser til. Det skal understreges at hovedkursuslederne for Almen Medicin på de tre universiteter skal sørge for, at underviserne bliver aflønnet efter de korrekte takster, hvilket indebærer at opjustere taksterne hver 1. april i henhold til Sundhedsstyrelsens udmelding. Af E-fakturaen eller underbilagene skal derfor fremgå, navn på underviserne, i hvilken måned de har undervist og hvilken takst, der er brugt. Derudover skal udgifter til undervisningsmateriale og lokaler så vidt muligt udspecificeres. 1.3 Procedure for udbetaling til udenlandske bankkonti Ved udbetaling til udenlandske bankkonti oplyses bankens navn, swiftkode samt IBAN nummer. 1.4 Refusion af udgifter til forplejning til kursister Afregning af forplejningsudgifter til kursisterne skal som udgangspunkt ske via afsendelse af e-faktura til Sundhedsstyrelsen. 1. Kantine eller lignende sender E-faktura til Sundhedsstyrelsen 2. Deltagerlisten sendes til Sundhedsstyrelsen 3. Sundhedsstyrelsen kontrollerer hvorvidt de 100 kr. pr. kursist pr. dag er overholdt 4. E-faktura sendes til HKL for godkendelse. 5. Styrelsen refunderer beløbet. På fakturaen skal det angives hvilket speciale samt kursus udgiften vedrører. Fakturaen stiles til Sundhedsstyrelsen, Uddannelse og Autorisation. 1.5 Hvornår udbetales refusion? 1. Af administrative årsager udbetales løn/honorar kun to gange om måneden. 2. Rejserefusion udbetales løbende Det er Sundhedsstyrelsens sekretariat, der står for selve udbetalingen, så spørgsmål, der alene omhandler udbetaling skal stilles til S@sst.dk. 2. Honorartakster Honorartaksterne er blevet fastsat af Sundhedsstyrelsen, ud fra de gældende overenskomster og ud fra den almindelige aflønning for det arbejde, der udføres. Honorartaksterne for Forelæsning og Diskussion er fastsat i samarbejde med Personalestyrelsen. Honorartaksterne er fastsat i oktober 1997-niveau og procentreguleres efter de for tjenestemænd til enhver tid gældende regler herom. Nedenstående tabel angiver 1997-niveauet, samt niveauet efter 1. april 2008 som reference for den hidtidige procentregulering. 4
Timetakst 1997-niveau Timetakst 2008-niveau Forelæsning Diskussion Administration Sekretær Medhjælper 1.198,62 kr. 299,65 kr. 210,50 kr. 122,69 kr. 197,78 kr. 1.514,62 kr. 378,65 kr. 266 kr. 155,04 kr. 249,92 kr. 3. Løbende opfølgning på regnskabet Det er hovedkursuslederes ansvar, at rammebeløbet bliver brugt på den måde det er angivet i budgetrammeudmeldingen og i overensstemmelse med de vilkår, hvorunder budgetrammen er tildelt. Sundhedsstyrelsen orienterer kvartalsvist om det akkumulerede udbetalte forbrug på budgettet til de enkelte specialer. Hvis Hovedkursusleder vurderer, at årets resterende kurser ikke kan holdes inden for det resterende budget, skal vedkommende hurtigst muligt fremsende en ansøgning om ekstrabevilling med begrundelse for budgetoverskridelsen. Efter regnskabsårets afslutning afrapporterer Uddannelse og Autorisation til hovedkursusleder om det samlede udbetalte forbrug for kursusåret. Sundhedsstyrelsens orientering om forbrug betyder ikke, at kursusleder ikke selv skal holde regnskab med de udgifter de godkender. Sundhedsstyrelsens orientering om forbrug skal bruges til en løbende opfølgning på kursusbudgettet. Det skal ikke bruges til at følge op på om enkelte undervisere har fået udbetalt deres honorar, da dette skal afgøres gennem konkrete henvendelser, hvor undervisers cpr.nr. opgives. 3.1 Frist for indsendelse af afregningsskemaer: 10. januar Det er vigtigt at kurser afholdt i årets sidste måneder afregnes inden regnskabsårets udgang. Da sekretariatet af samme årsag har meget at lave på det tidspunkt, skal afregningsskemaerne være Sundhedsstyrelsen i hænde senest den 10. januar for at være sikre på at blive trukket fra kursusårets budget. Såfremt skemaerne ikke er indsendt inden den 10. januar vil beløbene skulle trækkes fra det kommende års budget. Det samlede beløb på finansloven tildeles for et år uden at man nødvendigvis kan få lov at overføre uforbrugte midler, så hvis for mange afregninger sker for sent kan det sprænge budgettet, hvilket vil medføre, at der må spares i slutningen af næste kursusår. 5
Bilag 1 Specialers projektnummer Speciale ARS-Projekt Speciale ARS-Projekt Almen Medicin, Kbh 7774003 Klinisk farmakologi 7774027 Almen Medicin, Odense 7774004 Klinisk fysiologi og nuklearmedicin 7774028 Almen Medicin, Århus 7774005 Klinisk genetik 7774029 Anæstesiologi 7774006 Klinisk immunologi 7774030 Arbejdsmedicin 7774007 Klinisk mikrobiologi 7774031 Børne- og ungdomspsykiatri 7774008 klinisk onkologi 7774032 Dermato-venerologi 7774009 neurokirurgi 7774033 Diagnostisk radiologi 7774010 Neurologi 7774034 Gynækologi og obstetrik 7774011 Oftalmologi 7774035 Intern Medicin: Endokrinologi 7774012 Ortopædisk kirurgi 7774036 Intern medicin: fælleskurser 7774013 Oto-rhino-laryngologi 7774037 Intern medicin: gastroenterologi og hepatologi 7774014 Patologisk anatomi og cytologi 7774038 Intern medicin: geriatri 7774015 Plastikkirurgi 7774039 Intern medicin: hæmatologi 7774016 Psykiatri 7774040 Intern Medicin: infektionsmedicin 7774017 Pædiatri 7774041 Intern medicin: kardiologi 7774018 Retsmedicin 7774042 Intern medicin: lungesygdomme 7774019 Samfundsmedicin 7774043 Intern medicin: nefrologi 7774020 Thoraxkirurgi 7774045 Intern medicin: reumatologi 7774021 Urologi 7774046 Karkirurgi 7774022 Hospitalsodontologi 7774047 Kirurgi 7774023 Ortodonti 7774048 Kirurgiske færdighedskurser, KbH og Odense 7774024 Kommunallægekurser 7774049 Kirurgiske færdighedskurser, Århus 7774025 Klinisk biokemi 7774026 6