FORRETNINGSORDEN FOR ANKENÆVNET PÅ ENERGIOMRÅDET Energibranchens repræsentanter (Dansk Energi, DONG, HNG/NGMN, Naturgas Fyn og Dansk Fjernvarme Forening (nu Dansk Fjernvarme)) og Forbrugerrådet har i henhold til vedtægternes 26 udarbejdet denne forretningsorden for ankenævnet. Sekretariatet 1. Ankenævnet indgår aftale med Konkurrencestyrelsen om, at ankenævnets sekretariat varetages af det sekretariat, der betjener Energitilsynet, og at regnskabsfunktionen varetages af Konkurrencestyrelsen. Stk. 2. Sekretariatet bistår formanden for ankenævnet og forretningsudvalget. Sekretariatet har i øvrigt til opgave at besvare skriftlige, telefoniske eller personlige henvendelser til ankenævnet og forbereder klagesagerne for ankenævnet. 2. Klager indsendes til ankenævnets sekretariat på et af ankenævnet udarbejdet klageskema. Sekretariatet gennemgår klagen ved dens modtagelse. Stk. 2. Sekretariatet påbegynder ikke behandlingen af en klage, førend klagegebyret er betalt. Betaler forbrugeren ikke klagegebyret, anses sagen for bortfaldet. Stk. 3. Sekretariatet afviser sagen, hvis forbrugeren ikke har rettet skriftlig henvendelse til energiselskabet og i forbindelse hermed fået sit påståede krav afvist. Som afvisning af krav ligestilles det forhold, at energiselskabet ikke senest 1 måned efter forbrugerens skriftlige henvendelse har svaret på klagen. Sekretariatet vejleder forbrugeren om at rette skriftlig henvendelse til energiselskabet og informerer om, at afvises forbrugerens påståede krav derefter, kan forbrugeren rette fornyet henvendelse til ankenævnet. Stk. 4. Er det i øvrigt utvivlsomt, at sagen ikke kan behandles af nævnet, giver sekretariatet forbrugeren meddelelse herom og begrunder over for forbrugeren denne afgørelse. Forbrugeren gøres samtidig opmærksom på, at afgørelsen vil kunne indbringes for ankenævnets formand, der træffer endelig afgørelse om, hvorvidt afvisningen fastholdes eller sagen tages op til behandling.
2 Stk. 5. Når sekretariatet konstaterer, at en klage eller dele heraf indeholder spørgsmål, der er undergivet Energitilsynets tilsynskompetence efter energilovgivningen, oversender sekretariatet uden unødigt ophold klagen eller en kopi heraf til Energitilsynet. 3. Er nævnet kompetent til at behandle klagen, eller kan det ikke afvises, at nævnet er kompetent, forbereder sekretariatet klagens behandling. Stk. 2. Sekretariatet skal herunder særligt sørge for, at 1) indhente yderligere nødvendige oplysninger og dokumenter i det omfang, det kan ske inden for rimelig tid, 2) forelægge klagen for det indklagede energiselskab med opfordring til inden for en frist på normalt 14 dage fra modtagelsen at udtale sig, 3) drage omsorg for, at hver af parterne får kendskab til oplysninger fra modparten, til sagkyndige erklæringer og øvrige oplysninger, som må anses for at være af betydning for sagens afgørelse, og 4) fremsende en sagsfremstilling, der indeholder parternes oplysninger og påstande samt relevante bilag, til de af ankenævnets medlemmer, der skal behandle sagen, jf. 5. Formandens eksemplar af sagsfremstillingen skal tillige indeholde en kopi af samtlige bilag i sagen. Stk. 3. Hvis ankenævnets afgørelse af sagen forudsætter stillingtagen til spørgsmål, der henhører under Energitilsynets kompetence efter energilovgivningen, færdiggør sekretariatet sagsbehandlingen efter stk. 1 og stk. 2, nr. 1-3. Sekretariatet stiller derefter sagsbehandlingen i bero, indtil der foreligger en afgørelse fra Energitilsynet, eventuelt efter anke fra Energiklagenævnet. Sekretariatet underretter sagens parter om, at ankenævnet ikke kan træffe afgørelse i sagen, førend der foreligger en endelig afgørelse fra Energitilsynet eller Energiklagenævnet. 4. Sekretariatet afslutter sagen, hvis energiselskabet under sagens forberedelse opfylder forbrugerens krav. Det samme gælder, hvis forbrugeren frafalder sin klage. Stk. 2. Sagen kan af sekretariatet søges forligt. 5. Sager, der ikke er blevet afsluttet efter 4, eller forlig, der ikke er blevet opfyldt, udsendes til ankenævnets medlemmer, jf. 3, stk. 2, nr. 4. Stk. 2. Sekretariatet tilrettelægger ankenævnets møder, herunder udpeger de nævnsmedlemmer, der skal deltage i behandlingen af sagerne på de forskellige energiområder. Sekretariatet indkalder formanden og det fornødne antal nævnsmedlemmer efter vedtægternes 12. Mødeindkaldelsen og de sager, der skal behandles på ankenævnets møde, udsendes mindst 14 dage før mødets afholdelse. Enkelte sager kan efterudsendes senest 7 dage før mødet, hvis sagen ellers ikke kan behandles på et næstkommende møde, fordi der til det næstkommende møde ikke er et tilstrækkeligt antal sager på det pågældende energiområde.
3 6. Oversendes en ved retten eller en voldgiftsret anlagt sag til ankenævnet efter en forbrugers anmodning, skal forbrugeren hermed anses for at have indbragt sagen for ankenævnet. 7. Habilitetsreglerne i vedtægternes 7, stk. 1, gælder også for sekretariatets medarbejdere. Stk. 2. Den medarbejder, der er bekendt med, at der for den pågældendes vedkommende foreligger forhold, som er nævnt i vedtægternes 7, stk. 1, underretter omgående Energitilsynets ledelse herom. Er der tvivl om, hvorvidt medarbejderen er inhabil, underrettes ankenævnets formand, der træffer beslutning om, hvorvidt den pågældende kan deltage i sagsbehandlingen. 8. Sekretariatet skal i øvrigt jævnligt orientere Energitilsynet om ankenævnets virksomhed, lige som sekretariatet skal holde sig orienteret om Energitilsynets virksomhed på områder, som har betydning for ankenævnets virksomhed. Ankenævnets afgørelser 9. Ankenævnet er kompetent til at behandle klagesager, når formanden eller en næstformand samt det i vedtægternes 12 nævnte antal nævnsmedlemmer er til stede. Stk. 2. En repræsentant fra Forbrugerklagenævnet skal til enhver tid uden stemmeret have adgang til at deltage i ankenævnets møder. Stk. 3. Ankenævnet afholder møde til behandling af klager så ofte, som antallet af klager giver anledning til. Stk. 4. Afgørelser i ankenævnet træffes på det af sekretariatet tilvejebragte grundlag, og sagerne forelægges mundtligt for ankenævnet af den sagsbehandler, der har forberedt sagen i sekretariatet. 10. Ankenævnets afgørelse træffes efter en juridisk og fagmæssig bedømmelse af sagens omstændigheder. Ankenævnet kan dog søge sagen forligt på et grundlag, hvorpå en afgørelse ikke ville kunne baseres. 11. Behandlingen af en sag bør så vidt muligt afsluttes på det møde, hvor den behandles, men kan udsættes til senere efter formandens bestemmelse. I øvrigt kan en sag, såfremt blot ét medlem af ankenævnet forlanger det, udsættes med henblik på gennem sekretariatet at indhente yderligere oplysninger fra parterne, sagkyndige erklæringer eller udtalelser. Omkostningerne herved afholdes i almindelighed af ankenævnet. Stk. 2. Ankenævnet kan gennem sekretariatet opfordre forbrugeren til at udtale sig om oplysninger fra det indklagede selskab eller andre og kan fastsætte en frist på normalt 14 dage hertil. Fremkommer forbrugeren ikke med en udtalelse inden fristens udløb, opfordres forbrugeren på ny til at udtale sig med en frist på normalt 7 dage. Samtidig orienteres forbrugeren om, at manglende afgivelse af udtalelse kan indebære, at ankenævnet kan anse klagen for bortfaldet.
4 12. Ankenævnets afgørelser og forlig skal være skriftlige. Afgørelserne skal være ledsaget af en begrundelse og underskrives af formanden og den sagsbehandler, der har forberedt sagen i sekretariatet. Stk. 2. Parterne modtager en kopi af afgørelsen, ligesom forbrugeren underrettes om reglerne for indbringelse af sagen for domstolene, om muligheden for at søge retshjælp eller fri proces, og om muligheden for at anvende af eventuel retshjælpsforsikring eller andre retshjælpsordninger. Sekretariatet kan udarbejde en vejledning herfor. Kopi af afgørelsen skal sendes til parterne senest 5 arbejdsdage efter formandens underskrivelse af afgørelsen. Kopi tilsendes ligeledes til de nævnsmedlemmer, der har deltaget i afgørelsen. Stk. 3. Er sagen indbragt for ankenævnet ved rettens eller en voldgiftsrets oversendelse, skal ankenævnets sekretariat straks sende en kopi af afgørelsen til retten. Stk. 4. Hvis afgørelser eller forlig efter 10, stk. 1, ikke efterleves af energiselskabet, bistår sekretariatet forbrugeren med hensyn til sagens oversendelse til Forbrugerstyrelsen til indbringelse for domstolene. 13. Afgørelser, der af ankenævnet findes at være af principiel karakter, er retningsgivende eller i øvrigt må antages at have almindelig interesse, offentliggøres ved sekretariats foranstaltning i overensstemmelse med de regler, der er fastsat af de stiftende organisationer, jf. vedtægternes 19. Stk. 2. Sekretariatet tilsender hvert kvartal kopi af afgørelserne til Forbrugerstyrelsen. De bag ankenævnet stående brancheorganisationer. Forbrugerrådet samt ankenævnets medlemmer får hvert kvartal tilsendt en oversigt over ankenævnets virksomhed. Stk. 3. Sekretariatet udarbejder en årsberetning, der tilsendes de i stk. 2 nævnte institutioner, Økonomi- og Erhvervsministeriet, Familie- og Forbrugerministeriet, Energistyrelsen, Energitilsynet, Energiklagenævnet m.v. Genoptagelse 14. Sekretariatet kan beslutte, at en sag, der er afvist efter 2, eller anset for bortfaldet efter vedtægternes 11, stk. 2, sidste punktum, skal genoptages på forbrugerens anmodning, hvis de i vedtægternes 18 nævnte grunde taler herfor. Fastholder sekretariatet afvisningen, informeres forbrugeren om, at afvisningen kan indbringes for ankenævnets formand, der træffer den endelige afgørelse om genoptagelse. 15. Hvis en af parterne anmoder om genoptagelse af en nævnsafgørelse, træffes afgørelse herom af ankenævnets formand. Sekretariatet sender et udkast til et svar til formanden. Stk. 2. Beslutter formanden genoptagelse af sagen, orienteres begge parter herom. Der må ikke ske offentliggørelse af sagen eller opkrævning af eventuelle sagsomkostninger, før endelig afgørelse foreligger. Er offentliggørelse sket, fjernes oplysningerne, og er opkrævning af sagsomkostninger påbegyndt, sættes opkrævningen i bero. Information og offentliggørelse
5 16. Ankenævnet opretter en hjemmeside, hvis drift aftales med Konkurrencestyrelsen. Ankenævnet er dataansvarlig for oplysningerne efter persondataloven. Sekretariatet varetager den indholdsmæssige redaktion. Sekretariatet drager omsorg for at offentliggøre de oplysninger, der er nævnt i vedtægternes 19 og 20. Stk. 2. På hjemmesiden oprettes tillige et lukket område, hvortil formanden, nævnsmedlemmerne og deres suppleanter samt sekretariatet har adgang til ved brug af personlig tildelt adgangskode. På det lukkede område er der adgang til samtlige afgørelser, lister over sager forligt af sekretariatet, sager afvist af eller afgjort af formanden efter vedtægternes 15 og 16, generelle retningslinjer samt andet materiale, som har interesse for nævnsmedlemmerne. 17. Ankenævnet kan offentliggøre information og statistik om forskellige forhold inden for ankenævnets virksomhedsområde, herunder ankenævnets afgørelser. Offentliggørelsen kan ske elektronisk med angivelse af de erhvervsdrivendes navne, forretningssteder mv. Stk. 2. På hjemmesiden etableres et lukket forum, hvortil der kun er adgang ved brug af kodeord. Adgang har sekretariatets medarbejdere, formanden, eventuel næstformand, nævnets medlemmer og deres suppleanter. I det lukkede forum offentliggøres alle afgørelser uden anonymisering samt eventuelle andre informationer, der har betydning for nævnsmedlemmernes og sekretariatets virke. 18. Ankenævnet offentliggør en elektronisk liste over energiselskaber, der ikke efterlever ankenævnets afgørelser. Stk. 2. Offentliggørelse efter stk. 1 kan ske, når 1) afgørelsen ikke er efterlevet inden for den i vedtægternes 14, stk. 1, fastsatte frist på normalt 30 dage, og 2) sekretariatet skriftligt efter udløbet af fristen i nr. 1 udtrykkeligt informerer energiselskabet om, at hvis afgørelsen ikke bliver efterlevet inden for en yderligere frist på 14 dage fra afgivelse af informationen, vil den manglende efterlevelse medføre offentliggørelse efter stk. 1. Stk. 3. Såfremt en afgørelse er indbragt for retten, kan offentliggørelse efter stk. 1 ikke ske før endelig afgørelse fra retten foreligger. Stk. 4. Såfremt der er sket offentliggørelse af navnet på et energiselskab, og afgørelsen efterfølgende efterleves, skal oplysningerne om energiselskabet slettes fra listen. Stk. 5. Oplysninger om en sag kan ikke fremgå af listen i mere end et år. Regnskab, beregning af sagsomkostninger og revision 19. Ankenævnets regnskabsfunktion varetages af Konkurrencestyrelsen. Efter regnskabsårets udløb sender Konkurrencestyrelsen et regnskab til ankenævnet og Energistyrelsen.
6 20. På baggrund af det modtagne regnskab fra Konkurrencestyrelsen behandler ankenævnet regnskabet med henblik på en godkendelse. Konkurrencestyrelsen bistår i øvrigt ankenævnet med at foretage beregninger for omkostningerne ved en sags behandling i ankenævnet. Stk. 2. Det beregnede beløb for en sags omkostning danner baggrund for fastsættelse af sagsomkostningsbeløb efter vedtægternes 24. Indebærer beregningen, at beløbene i bilaget til vedtægterne skal op- eller nedjusteres, fremsendes der ansøgning til familie- og forbrugerministeren efter vedtægternes 28. Stk. 3. Størrelsen af rykker- og inkassogebyrer fastsættes til de samme beløb, som gælder for Forbrugerklagenævnets sager, jf. bekendtgørelse om gebyrer og omkostninger ved Forbrugerklagenævnet. Ændres beløbene i denne bekendtgørelse, ansøger ankenævnet om godkendelse af tilsvarende beløb. 21. De omkostninger ved ankenævnets drift, der ikke indtægtsdækkes af klagegebyrer, omkostningsbeløb og andre indtægter, opkræves af Energistyrelsen sammen med selskabernes betaling for Energitilsynets virksomhed efter regler herom udstedt i medfør af elforsyningslovens 78, stk. 9, naturgasforsyningslovens 44, stk. 3, og varmeforsyningslovens 23 c, stk. 3, som ændret ved lov nr. 494 af 9. juni 2004. 22. Regnskabet revideres af en af ankenævnet valgt registreret eller statsautoriseret revisor. Forretningsudvalget 23. Forretningsudvalget for ankenævnet består af ankenævnets formand. De bag ankenævnet stående brancherepræsentanter udpeger i fællesskab ét medlem, og Forbrugerrådet udpeger ligeledes ét medlem. 24. Forretningsudvalget indkaldes af formanden efter behov. Ethvert forretningsudvalgsmedlem kan anmode om, at forretningsudvalget indkaldes. Stk. 2. Sager af hastende karakter kan af sekretariatet sendes til skriftlig behandling hos forretningsudvalgets medlemmer. Et forretningsudvalgs medlem kan anmode om at sagen behandles på et møde. 25. Forretningsudvalget varetager følgende arbejdsområder: 1) Forslag til generelle retningslinjer til sekretariatet om klagesagers behandling, herunder generelle retningslinjer for behandling af erhvervsdrivendes klager efter vedtægternes 1, stk. 5, til beslutning i ankenævnet. 2) Forhandling med Konkurrencestyrelsen om varetagelse af ankenævnets sekretariatsfunktion efter vedtægternes 6, stk. 3, med henblik på ankenævnets godkendelse. 3) Retningslinjer for og godkendelse af sagkyndige efter vedtægternes 6, stk. 5.
7 4) Retningslinjer for, hvornår sekretariatet kan anse en klage for bortfaldet, når forbrugeren ikke medvirker til sagens oplysning. 5) Bemyndigelse til formanden efter vedtægternes 15 og 16. 6) Generelle retningslinjer for hjemmesidens indhold, herunder om alle eller kun principielle sager offentliggøres, jf. vedtægternes 19, stk. 1. 7) Udarbejder forslag til retningslinjer for offentliggørelse af navne på energiselskaber, der ikke efterlever ankenævnets afgørelser, jf. vedtægternes 20 med henblik på ankenævnets godkendelse. 8) Forslag til ankenævnet om ændring af standardbeløb efter vedtægternes 23 og 24. 9) Generelle retningslinjer for, hvornår klagegebyr tilbagebetales og sagsomkostninger pålægges, når der kun gives forbrugeren delvis medhold. 10) Forslag til vedtægtsændringer. 26. Formanden kan bemyndige en næstformand eller sekretariatet til at handle på sine vegne. Vedtagelse, ikrafttræden og ændringer 27. Denne forretningsorden er vedtaget den 26. oktober 2004 af ankenævnets medlemmer. Forretningsordenen træder i kraft ved vedtagelsen. Stk. 2. Forslag til ændringer i denne forretningsorden kan fremsættes af et enigt forretningsudvalg. Til vedtagelse af ændringer af denne forretningsorden kræves enighed mellem formanden, de bag ankenævnet stående brancherepræsentanter og Forbrugerrådet.