Hirtshals Boligselskab Referat af ordinært repræsentantskabsmøde, Torsdag den 25. juni 2015 kl. 18.00 på Skaga Hotel, Willemoesvej 1 i Hirtshals. Side 1 Valg af dirigent... 2 2 Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning... 2 3 Godkendelse af årsregnskab... 3 4 Godkendelse af revisionsberetning... 3 5 Godkendelse af boligorganisationens budget... 3 6 Behandling af indkomne forslag... 4 7 Valg af formand:... 4 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer:... 4 9 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen:... 5 10 Valg af revisor... 5 11 Valg af kredsdelegerede til BL 4. kreds... 5 12 Kompetencedelegation... 5 13 Orientering om afd. 12-27 Landsbyboligerne... 6 14 Eventuelt... 6 I mødet deltog fra repræsentantskabet: Formand: Allan Mose Baltsersen valgt af repræs/org/domea Næstfmd:Helen Jensen valgt af repræ/org/12-26 Medlem: Hanne Back afd.best/12-12 Medlem: Jens Back org.best/12-12 Medlem: Verner Pedersen afd. best/12-12 Medlem: Jørgen Mølskov afd.best/12-25 Medlem: Bent Vineke afd.best.12-25 Medlem: Jytte Mortensen afd.best/12-25 Medlem: Hans Fisker org.best/12-26 Medlem: Birthe Engbjerg org.best/12-26 Medlem: Inge Christensen afd.best/12-26 Medlem: Ilse Jensen afd.best/12-27 Medlem: Peter Larsen afd.best/12-27 Medlem: Karen M. Andersen afd.best/12-27 Medlem: Jens Hartogsohn afd.best/12-28 Medlem: Laila E. Siemsen afd.best.12/28 Medlem: Hanne Stefansen afd.best/12-28 Øvrige deltagere: Kundechef Frank Hansen, Administrationen Der var afbud fra: Medlem: Else-Marie Pedersen Medlem: Ruth Godtfredsen afd.best/12-25 afd.best/12-26 Servicecenter Bolig Nord, den 2. juli 2015 Side 1 af 7
1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges eventuelt et stemmeudvalg, der bistår dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Referat: Allan Mose Baltsersen blev valgt som dirigent. Kundechef Frank Hansen blev valgt som stemmeudvalg. 2 Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning Ved formanden Allan Mose Baltsersen. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens beretning. Referat: Allan Baltsersen kunne meddele, at der havde været afholdt 6 møder i løbet af året, hvor afd. 12-27, Landsbyboligerne havde fyldt en del. Allan Baltsersen lavede en kort redegørelse for afdelingen. Allan Baltsersen fortalte om helhedsplanen i afd. 12-26 og Helen Jensen informerede om omfanget af helhedsplanen. I afd. 12-25 var markedsføringsplanen var stoppet på grund af økonomi. Lejeledig i afdelingen var ved at være et stort problem. Der skal være fokus på afdelingen. Skive Boligselskab indtræder i Servicecenter Bolig Nord pr. 1. juli 2015. Der havde været indkaldt til møde i Hjørring Kommune vedr. boligsituationen i kommunen. I den forbindelse havde der været mulighed for at drøfte parkeringspladsen i afd. 12-26. Den 1. oktober var der møde med Anton Duus fra Hjørring Kommune omkring driften af parkeringspladsen. Der havde været afholdt dialogmøde med Hjørring Kommune. Mødet havde været godt, da kommunen altid er velforberedt. Det havde været afholdt et frokostmøde med Domeas ledelse, Thomas Holluf samt Bent Fjord. Den 22. juni 2015 var der møde på Hotel Scandic i Aalborg, hvor alle formænd og næstformand i Servicecenter Bolig Nord var inviteret. En ny struktur blev præsenteret, i forbindelse med, at Kundechef Frank Hansen stopper pr. 1. juli 2015. Der skal suppleres med ekstra bemanding på servicecenteret, som bliver slået sammen til et servicecenter med Mikki Frandsen som kundechef. I august 2014 var der skovtur, hvor turen blandt andet gik til Aalborg Zoo og sandskulpturfestival i Hune. Der var aftensmad på Munchs Hotel. Stor tak til arrangørerne for arrangementet. Der var en stor tak til bestyrelsen for samarbejdet. Side 2 af 7
Hanne Stefansen havde et forslag om et skilt til lejemål omkring telefonnummer til servicecenteret og kundeservice. Der var et spørgsmål om suppleanter i afdelingsbestyrelsen kan inviteres til sommerudflugten. Det kan de. Repræsentantskabet godkendte bestyrelsens beretning. 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Boligorganisationens årsregnskab for regnskabsåret 1.1.2014 31.12.2014 var fremsendt inden mødet. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. Referat: Kundechef Frank Hansen gennemgik boligorganisationens årsregnskab og de udfordringer, der var i forbindelse med dispositionsfonden. Repræsentantskabet godkendte boligorganisationens årsregnskab. 4 Godkendelse af revisionsberetning Regnskabsmateriale var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Referat: Revisionsberetningen blev gennemgået med fokus på bemærkning omkring afd. 12-25. Repræsentantskabet godkendte revisionsberetningen. 5 Godkendelse af boligorganisationens budget Budgetmateriale var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender budgettet. Referat: Kundechef Frank Hansen gennemgik budgettet. Repræsentantskabet godkendte boligorganisationens budget. Det blev aftalt, at budgettet for dispositionsfonden skal vedlægges referatet. Side 3 af 7
6 Behandling af indkomne forslag Forslag der ønskes behandlet på mødet, fremsendes til, formanden Allan Mose Baltsersen, Skudevej 3, Kjul, 9850 Hirtshals. Forslag skal være formanden i hænde senest 14 dage før mødet. Eventuelle indkomne forslag udsendes til repræsentantskabet senest 1 uge inden mødet. Referat: Der var ikke modtaget forslag til behandling. 7 Valg af formand: På repræsentantskabsmøde den 12. juni 2013 blev Allan Mose Baltsersen valgt som formand. Formanden vælges for 2 år. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger formand for 2 år. Referat: Allan Mose Baltsersen modtog genvalg for 2 år. 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer: Organisationsbestyrelsen består af 5 medlemmer. 4 medlemmer vælges af repræsentantskabet og en udpeges af Domea. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Formanden for organisationsbestyrelsen er tillige formand for repræsentantskabet. Navn Post Valgt af Afgangsår Allan Mose Baltsersen Formand Domea 2015 Helen Jensen Næstformand Rep.skabet 2016 Birthe Engbjerg Medlem Rep.skabet 2016 Jens Back Medlem Rep.skabet 2015 Hans Fisker Medlem Rep.skabet 2015 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Jens Back og Hans Fisker er på valg. Referat: Jens Back og Hans Fisker ønskede genvalg. Endvidere stillede Jytte Mortensen op. Der var kampvalg. Hans Fisker fik 7 stemmer, Jens Back fik 11 stemmer og Jytte Mortensen fik 15 stemmer. Jens Back og Jytte Mortensen blev valgt for 2 år. Side 4 af 7
9 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen: Suppleanter vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Ved valg af flere suppleanter skal der tages stilling til disses indbyrdes rangorden. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger suppleanter til organisationsbestyrelsen for 1 år. Referat: Der var genvalg til Ruth Godtfredsen som suppleant for Helen Jensen. Der var genvalg til Hanne Back, som suppleant for Birthe Engbjerg. Hans Fisker blev valgt som suppleant for Jens Back. Bent Vineke blev valgt som suppleant for Jytte Mortensen. 10 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2014 genvalgtes BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab. Det indstilles, at repræsentantskabet genvælger revisor for indeværende regnskabsår. Referat: Der var genvalg til BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab. 11 Valg af kredsdelegerede til BL 4. kreds BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Hirtshals Boligselskab kan vælge op til 4 delegerede for 1 år. 2 er valgt af organisationsbestyrelsen. 2 vælges af repræsentantskabet. Hans Fisker og Bent Vineke er på valg. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Referat: Jytte Mortensen blev valgt med 16 stemmer og Hans Fisker med 10 stemmer. Bent Vineke fik 7 stemmer. 12 Kompetencedelegation Af hensyn til sagsbehandling vedrørende eventuel tinglysning m.v. noteres det, at repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Side 5 af 7
Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter kompetencedelegationen. Referat: Repræsentantskabet bekræftede kompetencedelegationen. 13 Orientering om afd. 12-27 Landsbyboligerne Orientering gives på mødet. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Referat: Der blev givet en kort orientering om afdelingens situation. Organisationsbestyrelsen har besluttet at sætte afdelingen til salg. Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. I forbindelse med orientering lagde Allan Baltsersen vægt på, at beboerne ikke kan blive stillet dårligere i forhold til deres kontrakt ved et evt. salg. 14 Eventuelt Referat: Kundechef Frank Hansen modtog en gave i forbindelse med hans fratrædelse. Allan Baltsersen takkede Frank Hansen for hans indsats. Frank Hansen har været meget glad for at være kundechef for Hirtshals Boligselskab og takkede for det gode samarbejde. Domea Servicecenter Bolig Nord, den 2. juli 2015 Trine Bomholt/Frank Hansen Side 6 af 7
For referatets godkendelse: den - 2015 den - 2015 Allan Mose Baltsersen, formand Allan Mose Baltsersen, dirigent Side 7 af 7