Referat 11. februar 2015 DDB sekretariatet Koordinationsgruppen for DDB Møde den 28. januar 2015, kl. 12-17 i Kulturstyrelsen. Deltagere: Bente Nielsen, Bodil Have, Erik Barfoed, Flemming Munch, Jakob Heide Petersen, Jytte Bræmer, Helle Kolind Mikkelsen, Nicolai Dupont Heidemann, Niels-Henrik Gylstorff, Tine Vind, Vibeke Steen, Glenn Leervad- Bjørn, Sofie Federspiel. Afbud: Nicolaj Malkov 1. Velkommen. Formanden bød velkommen. Koordinationsgruppen besluttede, at referatet forsat skal være et beslutningsreferat. Dog skal referaterne også afspejle drøftelser og beslutningsgrundlag, hvor det er relevant. 2. Godkendelse af dagsorden. Koordinationsgruppen godkendte dagsordenen uden ændringer. 3. Orientering om kulturpolitiske emner. Københavns Biblioteker orienterede om en igangværende udvikling af en midlertidig løsning på online-indmeldelse, målrettet lån af ebøger på ereolen. EReolen informerer bibliotekerne, når løsningen er en realitet. 4. Status fra sekretariatet. Under punktet deltog Jeppe Bjerregaard Jessen (projektleder fra Kulturstyrelsen). Sekretariatschefen supplerede den fremsendte skriftlige status med enkelte opdateringer. Blandt andet orienterede han om udfordringerne med at få besat de ledige indstationeringer. Dette førte til en drøftelse af mulige årsager til dette. H.C. Andersens Boulevard 2 DK-1553 København V +45 3373 3373 www.kulturstyrelsen.dk ddb@kulturstyrelsen.dk
Dernæst orienterede Jeppe Bjerregaard Jessen om projekt vedr. modning af digitalisering af bagkataloget. Dette førte til en drøftelse af snitfladerne til lignende projekter samt af afsøgningen af de økonomiske rammer for et digitaliseret bagkatalog. 5. Status på erfaringer med brug af DDB CMS. Under punktet deltog Rolf Madsen (specialkonsulent i DDB). Rolf Madsen uddybede kort status på erfaringerne med DDB CMS, herunder de primære organisatoriske udfordringer samt mulige løsninger på disse. Desuden orienterede han om DDB-sekretariatets, Kulturstyrelsens og Centralbibliotekernes aktuelle samarbejde for at styrke supporten vedr. DDB CMS. Oplægget førte til en drøftelse af behovet for at balancere DDB s ressourcer på CMS-området mellem behov for konsolidering og behov for videreudvikling af DDB CMS. I relation hertil blev det understreget, at der er vigtigt med præcis og detaljeret kommunikation om udviklingsplanerne for de enkelte funktionaliteter i CMS et. Desuden blev det fremhævet, at der er behov for at sikre, at man lokalt kan få tilstrækkelig og kvalificeret support, som også dækker grænselandet mellem teknisk og funktionel support. 6. DDB økonomi. Sekretariatschefen orienterede om budgetopfølgning for 2014 samt budget for 2015. Dette affødte enkelte spørgsmål, bl.a. vedrørende priserne for DDB basispakke og DDB CMS tilvalgspakke. 7. Evaluering af DDB 2014: Årsberetning og evaluering af koordinationsgruppens virke. Først behandlede koordinationsgruppen sekretariatets oplæg til DDB årsberetning 2014. Dette affødte en drøftelse af formålet med årsberetningen, hvem årsberetningen skal henvende sig til, og hvilken form den skal antage. Dernæst evaluerede koordinationsgruppen sit virke i 2014 samt gruppens forventninger til egne aktiviteter i 2015. 2
Det blev besluttet, at årsberetningen skal tydeliggøre de økonomiske og ITmæssige gevinster ved DDB s resultater og skal være målrettet bibliotekschefer og den politiske ledelse i kommunerne. 8. Håndtering af musikområdet i DDB. Under punktet deltog Maja Vestbirk (konsulent i DDB). På baggrund af koordinationsgruppens tidligere beslutning om nedsættelse af en arbejdsgruppe på musikområdet lagde formanden for koordinationsgruppen op til en drøftelse af håndtering af musikområdet i DDB. Dette førte til en dialog om musikområdets udfordringer og muligheder, ligesom det blev fremhævet, at områdets dilemmaer har mange lighedstræk med bibliotekernes generelle udfordringer i relation til digitaliseringsprocessen. Der var enighed om, at koordinationsgruppen har behov for internt at drøfte musikområdet yderligere, førend det er muligt at udstikke retningslinjer for en arbejdsgruppe. Koordinationsgruppen besluttede, at der på gruppens næstkommende møde skal være en grundig drøftelse af retningen for musikområdet. Dette skal ske blandt andet på baggrund af oplæg fra Københavns Biblioteker og Statsbiblioteket. Først efter denne drøftelse vil koordinationsgruppen træffe beslutning om det videre arbejde med området. Desuden besluttede koordinationsgruppen at anbefale styregruppen, at musikområdet bliver et centralt tema på den kommende DDB strategidag. 9. Strategioverblik og oplæg til videre proces for strategiarbejdet. Formanden introducerede et overblik over eksisterende strategier og strategiudkast for DDB samt et oplæg til videre proces for udarbejdelse af en sammenhængende strategi for DDB. Koordinationsgruppen drøftede behovet for en mere tydelig strategisk ramme for DDB, blandt andet i forhold til det strategiske landskab, DDB befinder sig i og i relation til organisationens praktiske handleplaner. Koordinationsgruppen tiltrådte oplægget om den videre proces for strategiarbejde. Sekretariatet skal dermed på det næstkommende fællesmøde mellem styregruppen og koordinationsgruppen lægge op til en drøftelse af retningen for en kommende forretningsstrategi for DDB. 10. Forslag til mulige strategiske indsatsområder 2016. Under punktet deltog Maja Vestbirk (konsulent i DDB). 3
Sekretariatschefen orienterede om den forestående opgave med at udvælge DDB s strategiske indsatsområder 2016, og præsenterede sekretariatets og faggruppernes indledende forslag til indsatsområder. Han udbad sig koordinationsgruppens indledende forslag til indsatsområder, som bidrag til en mere dybdegående drøftelse på fællesmøde med styregruppen d. 24. februar 2015. Koordinationsgruppen drøftede på den baggrund forskellige mulige indsatsområder for 2016. Koordinationsgruppen besluttede at foreslå følgende overordnede temaer til den indledende diskussion af strategiske indsatsområder 2015: Læring/børneområdet, herunder skoleområdet (fx single sign-on og licensområdet) Musikområdet Sociale medier Smidige brugeroplevelser, herunder sømløs adgang og understøtte sammenhæng mellem det fysiske og det digitale 11. Oplæg til fokusområder og proces for releaseplan for den nationale biblioteksinfrastruktur 2016. Sekretariatschefen orienterede om det igangværende forløb med at udarbejde releaseplan for den nationale biblioteksinfrastruktur 2016. Dette førte til dialog om proces for og indhold af den kommende releaseplan. Koordinationsgruppen havde ingen tilføjelser eller ændringsforslag til oplægget vedr. releaseplan for den nationale biblioteksinfrastruktur 2016. 12. Emner til de næste møder DDB Strategidag 2015 Strategi for formidling på børneområdet Metadata mellem folkebiblioteket og skolebiblioteket Koordinationsgruppen besluttede, at gruppens kommende møde, d. 24. februar, skal fokusere på en drøftelse af musikområdet samt omhandle planlægning af strategidagen. 13. Evt. Koordinationsgruppen besluttede, at DDB strategidag 2015 afholdes vest for Storebælt. Af hensyn til de tilrejsende medlemmer besluttede koordinationsgruppen, at 4
årets møder i gruppen så vidt muligt skal ændres til at starte kl. 10.30. Næste møde for koordinationsgruppen: 24. februar 2015 Kl. 12-15: Fællesmøde med styregruppen om udvælgelse af strategiske indsatsområder 2016. Mødet indledes med fælles frokost. Kl. 15-17: Møde i koordinationsgruppen om planlægning af strategidag samt drøftelse af musikområdet. 5