AFTALE OM TILSLUTNING TIL DDB

Transkript

1 Danskernes Digitale Bibliotek Juli 2013 AFTALE OM TILSLUTNING TIL DDB Aftale (herefter Aftalen ) mellem Danskerens Digitale Bibliotek /v Kulturstyrelsen H.C. Andersens Boulevard København V (herefter DDB ) OG Kommunens navn Kommunens adresse (herefter Kommunen ) 1

2 BILAG Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: DDB Basispakken (tiltrædes ved underskrift af denne Aftale) DDB Indkøbssamarbejdet (tiltrædes ved underskrift af bilag 2) DDB Hjemmesiden (tiltrædes ved underskrift af bilag 3) 1. Aftalens baggrund og formål 1.1 Denne Aftale regulerer forholdet mellem parterne ved Kommunens tilslutning til DDB s etablering og drift af en fælles infrastruktur (herefter DDB Basispakken ), etablering og drift af et indkøbssamarbejde (herefter DDB Indkøbssamarbejdet ), samt etablering og drift af hjemmeside (herefter DDB Hjemmesiden ), med henblik på en fælles løsning for folkebibliotekernes digitale formidling. 1.2 Ved underskrift af denne Aftale tilslutter Kommunen sig DDB Basispakken, som er nærmere beskrevet under punkt 4 og i bilag 1. Ved tilslutning til DDB Basispakken har Kommunen mulighed for at tilvælge yderligere to ordninger, henholdsvis DDB Indkøbssamarbejdet og DDB Hjemmesiden, der er nærmere beskrevet under punkt 5 og 6 og i bilag 2 og Kommunen tilslutter sig DDB Indkøbssamarbejdet ved underskrift af bilag 2 og DDB Hjemmesiden ved underskrift af bilag Det er en betingelse for Kommunens tilvalg af DDB Indkøbssamarbejdet, DDB Hjemmesiden, eller begge, at Kommunen tilslutter sig DDB Basispakken. 2. DDB s forpligtelser 2.1 DDB forpligter sig til i samarbejde med Kommunen og de øvrige deltagende kommuner at etablere og drive en fælles infrastruktur, herunder at forberede og gennemføre eventuelle udbud samt at indgå og foretage styring af kontrakter med infrastrukturleverandører mv. 2.2 DDB forpligter sig til i samarbejde med Kommunen og de øvrige deltagende kommuner at etablere og drive et fælles indkøbssamarbejde, hvorved administration, erfaring og viden om marked, produkter og behov, samt forhandlingskompetencer samles. 2.3 DDB forpligter sig til i samarbejde med Kommunen og de øvrige deltagende Kommuner at etablere og drive DDB Hjemmesiden. 2

3 3. Kommunens forpligtelser 3.1 Kommunen forpligter sig til at samarbejde med DDB med henblik på at realisere Aftalens formål. 3.2 Det er en forudsætning for Aftalen, at Kommunen i hele Aftalens løbetid er tilsluttet DanBib (eller tilsvarende ordning) samt Bibliotekskatalogiseringen Kommunen forpligter sig til over for DDB-sekretariatet at udpege en kontaktperson, der har bemyndigelse til at berettige og forpligte Kommunen. 4. DDB Basispakken 4.1 DDB Basispakken er nærmere beskrevet i bilag 1 til denne Aftale, og Kommunen tilslutter sig DDB Basispakken ved underskrift af denne Aftale. 4.2 DDB Basispakken består bl.a. af adgang til ansøgning om DDB puljemidler, indkøbssystem til håndtering af digitale materialer, statistikløsning, integrationer mellem komponenterne i DDB, Apps, teknisk support af infrastrukturen og Biblioteksproduceret indhold (BPI). 4.3 Ved tiltrædelse af denne Aftale accepterer Kommunen, at DDB på Kommunens vegne iværksætter foranstaltninger, som er nødvendige for at etablere og drifte infrastrukturen, der er omfattet af DDB Basispakken, herunder indgåelse af kontrakter og gennemførelse af udbud. 4.4 Ved tiltrædelse af denne Aftale forpligter Kommunen sig til, på de i Aftalen fastsatte vilkår og på de heri indeholdte forudsætninger, at aftage DDB Basispakken og at betale det i denne Aftale anførte vederlag, jf. bilag 1 og Aftalens punkt DDB Indkøbssamarbejdet 5.1 DDB Indkøbssamarbejdet er nærmere beskrevet i bilag 2 til denne Aftale, og Kommunen tilslutter sig DDB Indkøbssamarbejdet ved underskrift af bilag I DDB Indkøbssamarbejdet forhandler DDB aftaler om og indkøber tekstlicenser, e-bøger og netlydbøger, og på længere sigt er det målet at udvide DDB Indkøbssamarbejdet til at omfatte andre digitale materialetyper, herunder musik, film og spil. 5.3 Ved tiltrædelse af denne Aftale og bilag 2 accepterer Kommunen, at DDB på Kommunens vegne iværksætter de foranstaltninger, som er nødvendige for at etablere og drifte DDB Indkøbssamarbejdet. 3

4 5.4 Ved tiltrædelse af denne Aftale og bilag 2 forpligter Kommunen sig til, på de i Aftalen fastsatte vilkår og på de heri indeholdte forudsætninger, at deltage i DDB Indkøbssamarbejdet. Kommunens deltagelse i DDB Indkøbssamarbejdet er gratis, under forudsætning af at Kommunen tilslutter sig DDB Basispakken. Kommunen betaler særskilt for de licenser, som Kommunen tilslutter sig indkøbet af, jf. bilag DDB Hjemmesiden 6.1 DDB Hjemmesiden er nærmere beskrevet i bilag 3 til denne Aftale, og Kommunen tilslutter sig DDB Hjemmesiden ved underskrift af bilag DDB Hjemmesiden omfatter bl.a. hosting, drift, support og løbende vedligeholdelse af et fælles Content Management System (CMS). 6.3 Ved tiltrædelse af denne Aftale og bilag 3 accepterer Kommunen, at DDB på Kommunens vegne iværksætter foranstaltninger, som er nødvendige for at etablere og drifte DDB Hjemmesiden. 6.4 Ved tiltrædelse af denne Aftale og bilag 3 forpligter Kommunen sig til, på de i Aftalen fastsatte vilkår og på de heri indeholdte forudsætninger, at deltage i samarbejdet om DDB Hjemmesiden og at betale det i denne Aftale anførte vederlag, jf. bilag 3 og Aftalens punkt Pris og betalingsbetingelser 7.1 Kommunen forpligter sig til at betale det i de pågældende bilag anførte vederlag for Kommunens tilslutning til DDB Basispakken og DDB Hjemmesiden, i det omfang Kommunen har tiltrådt disse ordninger jf. Aftalens punkt 4 og 6. Deltagelse i DDB Indkøbssamarbejdet er gratis, såfremt Kommunen har tilsluttet sig DDB Basispakken, jf. Aftalens pkt Misligholdelse 8.1 Dansk rets almindelige regler om misligholdelse og erstatningsansvar finder anvendelse med de nedenfor anførte begrænsninger jf. punkt 8.2 og Hvis det konstateres, at DDB Basispakken, DDB Indkøbssamarbejdet eller DDB Hjemmesiden er mangelfuld, har Kommunen alene de beføjelser i anledning af mangler, der følger af kontraktgrundlaget mellem DDB og den pågældende leverandør af ydelser til DDB Basispakken, DDB Indkøbssamarbejdet eller DDB Hjemmesiden. Kommunen kan ikke gøre andre misligholdelsesbeføjelser gældende i tilfælde af mangler. 4

5 8.3 DDB s samlede erstatning i medfør af denne Aftale kan ikke overstige et beløb svarende til det beløb, som DDB kan gennemføre som erstatningskrav over for den pågældende leverandør af ydelser til DDB Basispakken, DDB Indkøbssamarbejdet eller DDB Hjemmesiden. 9. Force Majeure 9.1 Såfremt der foreligger force majeure, der medfører, at en eller flere af parterne ikke kan opfylde sine forpligtelser ifølge Aftalen, indebærer det ikke, at Aftalen anses for misligholdt. 9.2 Force majeure udgør ekstraordinære omstændigheder, der opstår uden en eller flere af parternes skyld, og som parterne ikke ved Aftalens indgåelse kunne eller burde have taget i betragtning eller burde have undgået eller overvundet. Force majeure omfatter eksempelvis krig, usædvanlige naturbegivenheder, generalstrejke, generallockout, sabotage og terrorisme. 9.3 Force majeure kan højst gøres gældende for de antal dage, der dokumenterbart skyldes force majeure, herunder medregnet tid til genopstart. 9.4 Den part, der ønsker at gøre force majeure gældende, skal skriftligt give meddelelse til den anden part uden ugrundet ophold efter force majeure tilstanden er indtrådt. 9.5 Hver af parterne afholder egne omkostninger og bærer egne tab, som skyldes force majeure. 10. Ikrafttræden, opsigelse og ophør 10.1 Denne Aftale er betinget af, at der opnås en kommunal tilslutning til DDB Basispakken, der til sammen udgør et indbyggertal, der svarer til mindst 60 % af den danske befolkning. Såfremt DDB vurderer, at der ikke er tilstrækkelig kommunal tilslutning til DDB Basispakken efter den 1. september 2013, kan DDB ensidigt beslutte, at denne Aftale bortfalder DDB kan ensidigt beslutte, at Aftalen bortfalder, såfremt det viser sig, at der ikke kan ske etablering af den infrastruktur, som muliggør en eller flere af ordningerne DDB Basispakken, DDB Indkøbssamarbejdet og DDB Hjemmesiden. Det samme gælder ved ophør af infrastrukturen Såfremt Kommunen har indgået aftale om tilslutning til en eller flere af de i bilag 1, 2 og 3 nævnte løsninger (henholdsvis DDB Basispakken, DDB Indkøbssamarbejdet og DDB Hjemmesiden), bortfalder Aftalen alene for de enkelte løsningers vedkommende, hvis det viser sig, at den pågældende løsning ikke kan etableres eller hvis løsningen ophører. Dog medfører bortfald af DDB Basispakken bortfald af den samlede Aftale. 5

6 10.4 Ved indgåelse af denne Aftale om tilslutning til ordningerne DDB Basispakken, DDB Indkøbssamarbejdet og DDB Hjemmesiden tager Kommunen forbehold for kommunalbestyrelsens efterfølgende godkendelse af Aftalen, såfremt en sådan godkendelse er en forudsætning for indgåelsen Med de i punkt anførte undtagelser løber Aftalen, indtil den opsiges af en af parterne Aftalen kan af hver part opsiges til den 1. januar med 1 års forudgående varsel og senest den 31. december. 11. Tvister 11.1 Tvister mellem Kommunen og DDB vedrørende denne Aftales indhold, skal så vidt muligt søges løst i mindelighed mellem parterne, herunder ved i nødvendigt omfang at inddrage parternes øverste ledelse i eventuelle uoverensstemmelser, der ikke umiddelbart lader sig løse Kan tvister ikke løses i overensstemmelse med punkt 11.1, skal der mellem parterne iværksættes mediation ved en mediator udpeget af Mediationsinstituttet i henhold til Mediationsinstituttets regler herom Såfremt en tvist ikke kan løses ved mediation, skal enhver tvist, som måtte opstå i forbindelse med denne Aftale, herunder tvister vedrørende Aftalens eksistens eller gyldighed, afgøres ved voldgift ved Voldgiftsinstituttet efter de af Voldgiftsinstituttet vedtagne regler herom, som er gældende ved indledningen af Voldgiftssagen. 12. Underskrifter Aftalen underskrives i to eksemplarer, hvoraf parterne hver modtager et eksemplar. Dato: For Danskernes Digitale Bibliotek (DDB): Dato: For Kommunen: Glenn Leervad-Bjørn Sekretariatschef Navn og titel Navn og titel Underskrift Underskrift 6