Frivillighåndbog Bestyrelsesarbejde 1
Indhold Bestyrelsens arbejde... 3 Generalforsamling og bestyrelse... 3 Bestyrelse... 3 Formandsposten... 4 Næstformandsposten... 4 Kassereren... 5 Sekretæren... 5 Årets gang i bestyrelsen... 5 Bestyrelsens forretningsorden... 5 Planlægning af bestyrelsesmøder... 6 Indkaldelse til bestyrelsesmøderne... 6 Referater... 7 2
Bestyrelsens arbejde Når en lokalforening oprettes, nedsættes en bestyrelse. Det er bestyrelsens opgave at planlægge og gennemføre aktiviteter i henhold til Mødrehjælpens formål og inden for lokalforeningens vedtægter. Det vil sige, at bestyrelsens arbejde går ud på at udvikle og koordinere aktiviteter samt sørge for, at de kan føres ud i livet. Udover diverse arrangementer for brugerne kan det også være aktiviteter som hvervning af medlemmer og frivillige samt arbejde for medieomtale og igangsættelse af debatter lokalt. For at kunne finansiere disse aktiviteter er det en god idé at drive en genbrugsbutik, der kan fungere som lokalforeningens økonomiske grundlag ofte kombineret med lokal fundraising (se Butiksmappen og Fundraising). Generalforsamling og bestyrelse Generalforsamlingen er lokalforeningens øverste myndighed. Her godkendes bestyrelsens beretning og det reviderede årsregnskab, og bestyrelsen for det kommende år vælges. Generalforsamlingen skal være afholdt hvert år inden den 22. februar, således at bestyrelsen kan være repræsenteret på det ordinære repræsentantskabsmøde i april. Lokalforeningerne melder tilbage til frivilligafdelingen med deres reviderede regnskaber efter generalforsamlingerne senest tre hverdage efter d. 22. februar. Til generalforsamlingen indkalder lokalforeningens bestyrelse medlemmer af lokalforeningen for at diskutere og evaluere bestyrelsens arbejde i det forgangne år. Generalforsamlingen kan ses som bestyrelsens rettesnor over for medlemmerne - de beslutninger, der tages på en generalforsamling, skal der følges op på ved næste års generalforsamling. Generalforsamlingen kan således ses som medlemmernes sikkerhed for, at bestyrelsen arbejder inden for rammerne af Mødrehjælpens formål. For bestyrelsen er generalforsamlingen en unik mulighed for at få gode råd og feedback på de arrangementer, der er blevet holdt i det foregående år. Derudover er der ligeledes mulighed for at få nye folk ind i bestyrelsen. Bestyrelse På det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig. Det vil sige, at man rent formelt danner sig selv som bestyrelse. Her besættes som minimum følgende poster Formand Næstformand Kasserer Sekretær Bestyrelsen kan frit tilføje andre poster eller ansvarsområder alt efter bestyrelsens størrelse og arbejdsopgaver. Der skal dog mindst være 5 og højst 7 medlemmer i en bestyrelse + suppleanter. Almindeligvis vil kontakten udadtil varetages af formanden. Er denne i en periode ikke til at træffe, aftales det i bestyrelsen hvem, som midlertidigt overtager denne funktion. Bestyrelsen aftaler selv fordelingen af arbejdsopgaver, og en lokalforening, som driver genbrugsbutik kan fx vælge at have en butiksansvarlig i bestyrelsen. 3
Det er hele bestyrelsen, og ikke kun kassereren, som er ansvarlig for økonomien. Det er kassererens ansvar løbende at bogføre udgifter og indtægter samt at sørge for, at regnskabet er revideret til generalforsamlingen. Men det er den samlede bestyrelses ansvar at have styr på økonomien og derudfra beslutte, hvad pengene skal bruges til. Som bilag er vedlagt Notat om Bestyrelsesansvar af jurist Trine Rørdam. Det konstituerende bestyrelsesmøde kan med fordel holdes umiddelbart efter generalforsamlingen. På den måde undgår man en periode, hvor lokalforeningen udadtil ingen formand, næstformand og kasserer har. Når det første bestyrelsesmøde er afholdt, informeres frivilligafdelingen om konstitueringen. Dette dels med et formelt sigte, men også med et praktisk, således at hjemmesidens kontaktpersoner samt interne mail- og telefonlister kan opdateres. Det er en god idé at læse lokalforeningens vedtægter for de præcise regler for generalforsamlingen samt de formelle regler for bestyrelsesmøderne (find gældende vedtægter på www.moedrehjaelpen.dk/vedtaegter-lokalforeninger/). Formandsposten Som formand har man det overordnede ansvar for lokalforeningens drift. Det vil sige, at det er formandens opgave at sørge for, at der afholdes arrangementer og aktiviteter i tråd med bestyrelsens beslutninger. Det er således formandens opgave at sørge for at diverse aktiviteter iværksættes, hvorimod udførelsen af arrangementerne og aktiviteterne er et fælles ansvar. Formandens vigtigste opgave er at have overblikket og sørge for, at arbejdsopgaverne bliver fulgt til dørs. Formandsposten indebærer ikke kun det overordnede ansvar for administrationen af lokalforeningen. Som formand er man ligeledes lokalforeningens ansigt udadtil. Det vil sige, at man for omverden er lokalforeningens kontaktperson. Folk, som henvender sig, kan være alt fra journalister til politikere til frivillige og brugere. Næstformandsposten Som næstformand er man stedfortræder for formanden. Det vil eksempelvis sige, at afholdes der et arrangement, som kræver repræsentation af formanden, der ikke kan deltage, må man som næstformand træde til. Næstformandens primære opgave er at støtte op omkring formandens arbejdsopgaver og at fungere som sparringspartner. 4
Kassereren Kassereren er ansvarlig for at føre lokalforeningens regnskab, overvåge økonomien og komme med forslag til budgettet. Det vil sige alt det papirmæssige arbejde omkring økonomien. Det er derimod den samlede bestyrelse, der har det fulde ansvar for økonomien. Kassererposten er ansvarsfuld, og alle har forskellige metoder til at holde styr på boner, kassebeholdning og opdatering af regnskabet. Men det er vigtigt for en nystartet kasserer hurtigt at finde sin faste rutine, således at der sker en ensartet bogføring, og at man undgår situationer, hvor man sidder med 40 kvitteringer, man ikke helt kan huske, hvad gik til. Vær særlig opmærksom på aldrig at blande foreningens økonomi og en privat økonomi sammen. Det kan være let at komme til at låne af foreningens kasse med den hensigt at betale tilbage, men det er ulovligt. Hold løbende bestyrelsen informeret om økonomiens udvikling. Det er en god idé at gøre det til et fast punkt på hvert bestyrelsesmøde. Sekretæren Et andet vigtigt medlem af bestyrelsen er sekretæren. Sekretærens opgave er at have overblik over bestyrelsesarbejdet. Sekretæren skal udsende mødeindkaldelser i samarbejde med formanden, vedligeholde bestyrelsens adresseliste og skrive referater af møderne. Referater er en vigtig del af bestyrelsesarbejdet. Blandt sekretærens øvrige roller er også referatskrivning fra generalforsamlingen. Sekretæren står ligeledes ofte for udsendelse af referatet til de frivillige. Årets gang i bestyrelsen Som bestyrelse fastsætter man selv tempo og form for lokalforeningens aktivitetsniveau, men fra Mødrehjælpens side er der nogle deadlines, som skal overholdes. Derfor er der udarbejdet et årshjul, som løbende holdes opdateret. Dette er vedlagt som bilag bagerst i mappen og udsendes primo januar af frivilligafdelingen. Bestyrelsens forretningsorden Følgende råd er især henvendt til nystartede bestyrelser og bestyrelsesmedlemmer uden erfaring med bestyrelsesarbejde. Mere erfarne bestyrelsesfolk kan måske finde ny inspiration til bestyrelsens arbejdsgange. Det første man bør gøre efter det konstituerende bestyrelsesmøde er at udarbejde en forretningsorden for bestyrelsesarbejdet. En forretningsorden er en nedskrivning af de spilleregler, man beslutter at arbejde efter i bestyrelsen. Hvilke arbejdsbeskrivelser, forretningsordenen skal indeholde, er udelukkende op til bestyrelsen, men det kan være nyttigt at overveje følgende: 1. Bestyrelsesmøder - hvor ofte skal der afholdes bestyrelsesmøder, og med hvilken tidsfrist skal der indkaldelse til møderne? 2. Dagsordenen - hvilke krav stilles der til dagsordenens udformning? Lav en skabelon. 3. Referater - hvilke krav stilles til optagelse, udsendelse og godkendelse af referatet? 4. Beslutningsdygtighed - hvor mange skal der være til stede for, at bestyrelsen kan træffe beslutninger? 5
5. Afstemningsregler - gælder almindelig stemmeflerhed? I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende? 6. Opgavefordelingen - hvem klarer hvilke opgaver? Og hvilket arbejde indebærer posterne: formand, næstformand, kasserer, sekretær? 7. Arbejdsgrupper - hvilke stående eller ad hoc arbejdsgrupper skal der nedsættes? Fx arbejdsgruppe, som står for hvervning af frivillige og medlemmer? Arbejdsgrupper for hvert af de arrangementer man vælger at holde? Arbejdsgruppe der tager sig af fundraising? 8. Habilitetsregler - hvilke rettigheder har man i forhold til at træffe beslutninger? 9. Tavshedspligt - nedskriv regler for tavshedspligt. 10. Børneattest nedskriv regler for indhentning af børneattest. 11. Økonomiopfølgning - hvor ofte skal bestyrelsen præsenteres for et opdateret regnskab? I det nedenstående behandles nogle af punkterne til inspiration. Planlægning af bestyrelsesmøder Der er ingen regler for, hvor ofte der skal holdes bestyrelsesmøder, men de fleste lokalforeninger holder 6-8 møder om året. Møderne skal ikke holdes for mødernes skyld, men når der er behov for at følge op på uddelegerede arbejdsopgaver, iværksætte nye aktiviteter eller pga. udefrakommende begivenheder, som kræver en beslutning fra den samlede bestyrelse. Det kan være en god ide at aftale perioder, hvor man ikke beskæftiger sig med bestyrelsesarbejdet overhovedet. Selv om arbejdet er drevet af socialt engagement, er der stadig behov for perioder, hvor man ikke behøver at tænke på bestyrelsesarbejdet. Eksempelvis kan bestyrelsen vælge at holde fri i sommermånederne. Den letteste måde at strukturere bestyrelsesåret på er ved at tage udgangspunkt i de vedtagne handleplaner og budgetter. Hvilke arrangementer og aktiviteter er der sat penge af til, og hvornår vil det passe bedst at lægge arrangementerne? Med udgangspunkt i handleplanen kan man således aftale bestyrelsesmøderne, eksempelvis et møde ved planlægningen af arrangementet, et opfølgende møde lige før arrangementet og et evalueringsmøde efter arrangementet. Det er en god idé at aftale møder for et halvt år af gangen. Dette vil give alle et klart billede af de arbejdsopgaver, der ligger i bestyrelsesarbejdet i den kommende tid. Lad dog altid sidste punkt på dagsordenen være næste bestyrelsesmøde, da det sagtens kan ske, at mødeplanen skal revideres. Indkaldelse til bestyrelsesmøderne Indkaldelse til bestyrelsesmødet bør ske senest 8 dage forinden, også selvom mødet har været aftalt måneder i forvejen. Med mødeindkaldelsen følger der en dagorden og eventuelle bilag til gennemlæsning. Internt i bestyrelsen må man aftale, hvornår punkter til dagsordenen senest kan modtages. Det kan være før fristen for mødeindkaldelsen, således at den dagsorden, der følger med mødeindkaldelsen, er den endelige. Det kan også være efter fristen for indkaldelsen, således at punkter til dagsordenen modtages eksempelvis 3 dage før mødet, i så fald skal der sendes en revideret dagsorden ud senest dagen forinden. Baggrunden for, at der er frister for indkomne dagsordenspunkter er, at de bestyrelsesmedlemmer, som ikke kan deltage i mødet, skal have mulighed for at komme med deres skriftlige kommentarer til punkterne på dagsordenen. Det er også grunden til, at der ikke tages 6
beslutninger om noget under punktet eventuelt, da de bestyrelsesmedlemmer, der ikke er til stede, ikke har haft mulighed for at komme med deres besyv til dette punkt. Selve bestyrelsesmøderne Det er vigtigt at aftale en mødestruktur og holde sig til den. Bestyrelsesmøder kan let trække i langdrag, hvis ikke man indarbejder en mødedisciplin. Hvordan man vælger at planlægge møderne er forskelligt, men nogle af de typiske problemer undgås ved at sørge for At alle møder velforberedte op til mødet, det vil sige, at alt, med indkaldelsen udsendt, materiale er gennemlæst, og kommentarer og tanker er afklaret. At der vælges ordstyrer, hvis vigtigste opgave er at styre diskussionerne og samle op på punkterne på dagsordenen. Det kan anbefales, at ordstyreren og formanden ikke er en og samme person. Både for at aflaste formanden, men også for at sprede ansvaret på flere personer. Referater Sekretæren tager referat af bestyrelsesmøderne og sender det ud til bestyrelsesmedlemmerne. Hvis referatet udsendes til alle frivillige, skal det inden udsendelse godkendes af alle bestyrelsesmedlemmer. Referaterne indeholder alle trufne beslutninger samt oplysninger om, hvilke personer der er ansvarlige for de planlagte aktiviteter. I de tilfælde, hvor der er modstridende synspunkter i bestyrelsen, bør man kort beskrive de holdninger, der gives udtryk for, og derefter hvilken beslutning, der blev taget. For at sikre åbenhed og overblik over beslutningerne, bør referaterne sendes bredt ud fx inden for de første 10 dage efter mødet. Lokalforeningen opfordres til at sende referaterne fra bestyrelsesmøderne til frivilligkonsulenterne og til deres frivillige til orientering. Se bilag 3 for eksempel på dagsorden og referat. Rigtig god fornøjelse med bestyrelsesarbejdet. 7