Retningslinier For vederlæggelse m.v. af medlemmer af Regionsrådet for Region Nordjylland Gældende fra den 18. november 2014 til den 31. december 2017
Indholdsfortegnelse Indledning... 3 1. Vederlag... 3 1.1. Fast vederlag... 3 1.2. Tillægsvederlag... 5 1.3. Stedfortrædere... 5 1.4. Formandsvederlag... 5 1.5. Næstformandsvederlag... 6 1.6. Forretningsudvalgsvederlag....6 1.7. Udvalg.....6 2. Erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste... 6 3. Godtgørelse... 7 3.1. Godtgørelse for fravær fra hjemstedet (rejsegodtgørelse)... 7 3.1.1. Dagmøder... 7 3.1.2. Møder med overnatning i Danmark eller i udlandet... 8 3.1.3. Logi... 8 3.2. Befordringsgodtgørelse... 8 3.3. Handicapgodtgørelse... 9 3.4. Sygepasningsgodtgørelse... 9 4. Udenlandsrejser... 9 5. Andre udgifter... 10 5.1. IT og telefoni... 10 5.2. Avisabonnement... 10 6. Udbetaling, ophør m.v.... 10 6.1. Udbetaling... 10 6.2. Ophør... 10 6.3. Feriegodtgørelse... 11 7. Beskatning... 11 8. Ikrafttræden... 11 Bilag... 12 2
Indledning Reglerne for vederlæggelse m.v. af medlemmer af Regionsrådet fremgår af 11 i regionsloven som henviser til 16, stk. 1, 3-6 og 8-12 og 34 i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven). Økonomi- og Indenrigsministeren har fastsat nærmere regler om vederlag m.v. i bekendtgørelse nr. 1460 af 19. december 2005 om vederlag og diæter pensioner m.v. for varetagelse af regionale hverv. Enhver er forpligtet til at modtage de ydelser, som tilkommer den pågældende efter punkt 1-2. 1.1. Fast vederlag 1. Vederlag Der ydes et fast vederlag til medlemmer af Regionsrådet, dog ikke formanden. Det faste vederlag reguleres efter de reguleringssatser, der gælder for tjenestemænd i staten. Regionsrådets medlemmer er forpligtede til at modtage fast vederlag, men kan mod en reduktion i vederlaget vælge at modtage erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste, jf. under pkt. 2. Det faste vederlag omfatter: a) Deltagelse i møder i Regionsrådet og dets underudvalg. Vedrører deltagelse i møder i Regionsrådet, Forretningsudvalget og underudvalg nedsat i henhold til styrelseslovens 17, stk. 4. Andre møder, herunder formøder i Regionsrådets politiske grupper, er ikke omfattet af bestemmelsen. b) Deltagelse i møder i forbindelse med varetagelse af hverv der udføres efter valg af regionsrådet, medmindre der på andet grundlag er fastsat bestemmelse om særskilt vederlæggelse. Herunder falder typisk udvalg, bestyrelser og nævn hvortil regionsrådet - i henhold til lovgivningen eller andre bestemmelser (vedtægter og lignende) - skal eller kan udpege medlemmer. 3
Betydningen af udtrykket valgt af regionsrådet indebærer, at vedkommende reelt skal være udpeget af regionsrådet. Hvis regionsrådet ved udpegningen er bundet af indstillinger fra foreninger eller organisationer på en sådan måde, at der ikke er nogen reel valgmulighed, kan vedkommende ikke anses for at være valgt af regionsrådet. Det bemærkes, at eksempelvis bestemmelser i fundatser og vedtægter for foreninger, fonde og lignende kan danne grundlag for, at der sker særskilt vederlæggelse for deltagelsen. c) Deltagelse i kurser m.v., der af regionsrådet anses for at have betydning for varetagelsen af de under a) og b) nævnte hverv. Der henvises til det af regionsrådet vedtagne kursusregulativ. d) Deltagelse i seminarer, jfr. styrelseslovens 9a. 9a-seminarer vedrører budget eller andre anliggender af overordnet betydning. Det bemærkes, at det er regionsrådet, der træffer beslutning om afholdelse af disse seminarer. e) Deltagelse i revisionens forelæggelse af beretninger, jf. styrelseslovens 42 c. Hvis revisionen finder grund til det, kan den kræve at forelægge sin beretning mundtligt for regionsrådet. f) Varetagelse af andre nærmere angivne kommunale hverv efter anmodning fra regionsrådet eller forretningsudvalget. Bestemmelsen vedrører andre hverv end møder. Der kan eksempelvis være tale om deltagelse i forhandlinger med kommuner eller andre regioner, forelæggelse af en sag for en statslig myndighed, besigtigelser, studieture, deltagelse i borgermøder og repræsentativt arbejde, herunder ved venskabsbesøg. Det er en betingelse, at udførelsen af hvervet sker efter anmodning fra regionsrådet eller forretningsudvalget. g) Udførelse af andre aktiviteter i forbindelse med de under litra a f nævnte møder m.v. Herunder hører alle øvrige aktiviteter, som er forbundet med varetagelsen af de under litra a-f nævnte møder m.v. Under bestemmelsen hører således mødeforberedelse samt besigtigelser, tilsynsforretninger, deltagelse i repræsentativt arbejde m.v., der ikke finder sted efter anmodning fra regionsrådet eller forretningsudvalget. 4
1.2. Tillægsvederlag Til medlemmer af regionsrådet (dog ikke formanden), der har et eller flere børn under ti år boende i hjemmet, ydes et tillægsvederlag. Tillægget ydes for børn som medlemmet, dennes ægtefælle eller samlever har forældremyndigheden over eller har i familie- eller netværkspleje. Regionsrådet kan imidlertid dispensere, hvis barnet er tilmeldt samme folkeregisteradresse som medlemmet, og barnet bor mest hos medlemmet. Der ydes kun ét vederlag, uanset om der bor flere børn i hjemmet. Tillægsvederlaget reguleres efter de reguleringssatser, der gælder for tjenestemænd i staten. 1.3. Stedfortrædere Til stedfortrædere ydes vederlag og godtgørelser som til medlemmer. Vederlag ydes forholdsmæssigt for den periode, hvor den pågældende midlertidigt er medlem. For deltagelse i enkelte møder i regionsrådet ydes udover godtgørelse alene diæter og erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. 1.4. Formandsvederlag Formanden for regionsrådet oppebærer et vederlag, der svarer til størrelsen af den til enhver tid gældende løn for tjenestemænd i staten lønramme 40 (skalatrin 53) og et af økonomi- og indenrigsministeren fastsat årligt tillæg. Et medlem af regionsrådet, der udpeges til at fungere som formand, vederlægges i funktionsperioden efter ovenstående retningslinier. Varetages hvervet som formand af en næstformand kan vederlag efter ovenstående retningsliner dog først modtages ved varetagelse af hvervet i mere end fem uger. Regionsrådet kan beslutte at yde vederlag til et medlem, der uden for de ovenstående tilfælde varetager opgaver, som påhviler formanden efter de nærmere betingelser herfor i styrelseslovens 34. Formanden kan ikke samtidig oppebære anden økonomisk ydelse fra regionsrådets kasse for bestridelse af et hverv for regionsrådet. Dog kan der ydes godtgørelse i henhold til styrelseslovens 16, stk. 10, litra a og b (befordringsgodtgørelse, fraværsgodtgørelse og handicapgodtgørelse). 5
1.5. Næstformandsvederlag Første og anden næstformand oppebærer hver et vederlag, der årligt svarer til 10 pct. af formandens vederlag. Et medlem af regionsrådet, der udpeges til at fungere som første eller anden næstformand, oppebærer i funktionsperioden vederlag efter ovenstående retningslinier. 1.6. Forretningsudvalg Medlemmer af forretningsudvalget, dog ikke formanden, oppebærer et vederlag, der tilsammen årligt udgør 100 % af vederlaget til formanden for regionsrådet. Udvalgsvederlaget fordeles ligeligt blandt forretningsudvalgets medlemmer. 1.7. De 6 udvalg Medlemmerne af de 6 udvalg, der er nedsat, oppebærer et vederlag, der tilsammen årligt udgør 100 % af vederlaget til formanden for regionsrådet. En lovændring pr. 1. januar 2014 har gjort det muligt at oppebære vederlag for medlemskab af et udvalg, der er nedsat for 4 år. Ad hoc-udvalg, der nedsættes af forretningsudvalget, vederlægges ikke. Udvalgsvederlaget skal beløbsmæssigt fordeles ligeligt blandt udvalgets medlemmer, dog vederlægges formanden med det dobbelte af det vederlag, der ydes et medlem af samme udvalg. 2. Erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste Et medlem af regionsrådet (dog ikke formanden) kan mod en reduktion i det faste vederlag vælge i stedet at modtage erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. Valg af erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste skal foretages forud for og med virkning for et regnskabsår ad gangen. For det første år i en valgperiode skal valget dog først foretages inden d. 1. februar. Erstatningsbeløbet kan pr. dag højst udgøre fem gange diætsatsen for møder under fire timers varighed. 6
Erstatningen kan alene ydes for deltagelse i de under pkt. 1.1., litra a-f, nævnte aktiviteter. Der ydes således ikke erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste for udførelse af aktiviteter omfattet af pkt. 1.1., litra g. Modtages særligt honorar eller vederlag for et hverv, kan der ikke samtidigt ydes erstatning for tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med hvervet. Løntabet dokumenteres ved en arbejdsgivererklæring for ansatte og for selvstændige erhvervsdrivende ved en erklæring fra revisor eller lignende. Regionsrådet godkender dokumentationen for tabt arbejdsfortjeneste, der skal vælges fra år til år. Administrationen udarbejder årligt et dagsordenspunkt, hvor det anføres, hvem der har valgt tabt arbejdsfortjeneste for det kommende år, og at dokumentationen herfor kan gennemses på et kontor i administrationen. Oplysningerne om tabt arbejdsfortjeneste - og oplysninger i øvrigt om godtgørelser mv. - afgives på tro og love. Alle, der vælger ordningen med tabt arbejdsfortjeneste, skal oplyse den normale ugentlige arbejdstid. Hvor man har skiftende arbejdstider (fx vagtplan) kan administrationen bede om en kopi, hvis det skønnes nødvendigt. Da det er det tab, der faktisk lides, der i forbindelse med deltagelse i møder m.v., der skal erstattes, kan der som udgangspunkt ikke ydes erstatning ud over den tid, der medgår til selve mødet m.v. og befordring frem og tilbage. Kun hvis indholdet eller karakteren af vedkommendes arbejde gør, at medlemmet lider tab derudover, kan dette tab erstattes. Regionsrådet må i givet fald tage stilling til, hvorvidt arbejdsforholdet har en sådan karakter, at der kan dokumenteres indtægtstab for en hel arbejdsdag eller et vist antal timer, uanset at varetagelsen af det regionale hverv ikke har haft en tilsvarende tidsmæssig udstrækning. Erstatningen ydes for det tab, der faktisk er lidt, således at det ikke blot er selve mødetiden der medregnes, men tillige den samlede rejsetid. Forberedelse af møder - herunder politiske gruppemøder vil ikke kunne indgå i beregningen af tabt arbejdsfortjeneste. 3. Godtgørelse Medlemmer af regionsrådet, der deltager i de under pkt. 1.1., litra a-f, nævnte aktiviteter, kan modtage forskellige godtgørelser. For at oppebære godtgørelse for aktiviteter som nævnt under pkt. 1.1. litra g, skal regionsrådet udover mødeforberedelse, besigtigelser, tilsynsforretninger og deltagelse i repræsentativt arbejde konkret tage stilling til, om der i sådanne tilfælde foreligger den fornødne forbindelse med de under pkt. 1.1., litra a-f, nævnte møder m.v. 7
3.1. Godtgørelse for fravær fra hjemstedet (rejsegodtgørelse) 3.1.1. Dagmøder Der kan ikke ydes skattefri rejsegodtgørelse; men eventuelle udgifter ved fravær fra hjemstedet kan dækkes efter regning. Dette gælder uanset om mødet afholdes indenfor eller udenfor regionen herunder i udlandet. Som eksempler på udgifter, der kan dækkes efter regning, kan nævnes udgifter til fortæring samt udgifter til parkering. 3.1.2. Møder med overnatning i Danmark eller i udlandet Der kan udbetales skattefri rejsegodtgørelse for møder af mere end 24 timers varighed med overnatning. Udbetaling sker i henhold til de af Ligningsrådet fastsatte takster. Regulering af taksterne sker i forbindelse med Ligningsrådets årlige udsendelse af nye takster. Der sker fradrag for kost, der er betalt af regionen eller tredjemand med 15 % for morgenmad og 30 % for henholdsvis frokost og aftensmad. Hvis kosten er fuldt ud betalt af regionen eller tredjemand sker der således reduktion af døgnbeløbet med 75 %. 3.1.3. Logi Der kan ydes en skattefri godtgørelse til dækning af logi. Rimelige udgifter til logi (hotel mv.) kan dækkes skattefrit mod dokumentation. Der tages udgangspunkt i Moderniseringsstyrelsens satser. Bestilling af logi skal som udgangspunkt ske gennem regionssekretariatet, af hensyn til regionens rabatordninger. Man kan ikke få betalt overnatning eller andre ydelser, hvis man ønsker at tage af sted dagen før et kursus eller konference mv. begynder. Der udløses derfor ikke time- dagpenge og tabt arbejdsfortjeneste af denne grund. Rejsen skal i rejseafregningssystemet angives til at begynde på det tidspunkt, hvor man skulle have været af sted, hvis der var tale om afrejse samme dag, som endagsarrangementet begynder. Der findes 2 undtagelsesmuligheder til hovedreglen: I den første situation, kan der gives dispensation til at rejse dagen før, hvis man efter en afvejning af den samlede rejsetid, konferencens mv. begyndelsestidspunkt samt en vurdering af, om man kan nå sin destination med fly, som fx København, eller om det ikke er en mulighed, som fx Nyborg, finder det rimeligt. Administrationen kan i sådanne tilfælde tillade og betale for, at man overnatter på hotel dagen før en begivenhed. Der udløses dog ikke time- dagpenge og tabt arbejdsfortjeneste af denne grund. Rejsen skal i rejseafregningssystemet angives til at begynde på det tidspunkt, hvor man skulle have været af sted, hvis der var tale om afrejse samme dag, som endagsarrangementet 8
begynder, og man får de ydelser, som man er berettiget til efter denne vurdering (fx befordring, og tabt arbejdsfortjeneste, hvis man opfylder de normale betingelser herfor). Den anden mulighed for at dispensere er, hvis man deltager i 2 endagskurser eller konferencer 2 dage i træk. I denne situation kan administrationen se på omkostningerne ved at betale et hotel contra at betale kørepenge for at køre frem og tilbage. Hvis der ikke er væsentlig forskel på udgifterne kan administrationen dispensere og tillade overnatning. En overnatning i forbindelse med 2 endagsarrangementer udløser dog ikke time- dagpenge, men skal indberettes som 2 endagsture. Man får tabt arbejdsfortjeneste i det omfang kursus- og rejsetid ligger inden for ens normale arbejdstid. 3.2. Befordringsgodtgørelse I forbindelse med varetagelsen af hverv som angivet i disse retningslinier ydes befordringsgodtgørelse for benyttelse af eget befordringsmiddel. Der ydes kørselsgodtgørelse for benyttelse af egen bil til den høje skattefrie takst ved kørsel til møder (inden for de første 20.000 km om året). Det gælder fx alle møder i Regionsrådet, Forretningsudvalget, de 6 politiske udvalg, Sundhedskoordinationsudvalget samt de hverv, som man er udpeget til af Regionsrådet, (og hvor der ikke ydes befordringsgodtgørelse andet steds fra). Temadage for Regionsrådet afregnes til høj takst. Deltagelse i receptioner mv., hvor invitationen er udsendt af administrationen, afregnes til høj takst. Kørsel i egen bil til kurser, workshops, seminarer og konferencer afregnes til den lave skattefrie takst. Dog afregnes der til høj takst, såfremt man kører mindst 2 personer fra Regionsrådet sammen. Godtgørelsen udgør den takst, som gælder for tjenestemænd ansat i staten og beregnes efter den højeste takst for indtil 20.000 km. om året og herefter med den lavere takst. Det bemærkes, at befordringsgodtgørelse også kan udbetales ved benyttelse af egen cykel, knallert eller EU-knallert til erhvervsmæssig kørsel. Der ydes dækning af udgifter til transport med offentligt befordringsmiddel mod dokumentation. Relevante transportudgifter til hyrevogn dækkes ligeledes mod dokumentation. Der kan endvidere rekvireres taxa-boner ved personlig henvendelse i regionssekretariatet. For medlemmer af regionsrådet, der beskattes af befordringsgodtgørelse for kørsel mellem bopælen og et mødepunkt, er der mulighed for almindeligt befordringsfradrag for de dage, der ligger ud over 60 dage. Det er en betingelse for at modtage det almindelige fradrag, at den samlede befordring mellem hjemmet og mødepunktet er mere end 24 km, da der kun er fradragsret for befordring ud over 24 km. Medlemmer af regionsrådet skal selv indberette kørslen i forbindelse med selvangivelsen for at modtage det almindelige fradrag. 9
Beskatningsreglen afbrydes, hvis der ikke sker fremmøde til et mødepunkt i 60 dage, forudsat der i denne periode har været fremmøde 60 gange til et andet mødepunkt eller arbejdssted. Beskatning skal igen ske, når der har fundet 60 fremmøder sted. 3.3. Handicapgodtgørelse Der ydes godtgørelse for dokumenterede, nødvendige udgifter forbundet med et medlems fysiske handicap. Udgiftsgodtgørelse forudsætter, at de almindelige muligheder for at få hjælpemidler i henhold til sociallovgivningen er udnyttet. Udgifter forbundet med et medlems fysiske handicap anses for at være nødvendige, når medlemmet varetager et hverv for regionsrådet. 3.4. Sygepasningsgodtgørelse Der ydes godtgørelse for dokumenterede, nødvendige udgifter til pasning af syge nære pårørende. Det er en forudsætning, at regionsrådsmedlemmet normalt passer den syge, men på grund af deltagelse i møder m.v. er nødsaget til at afholde specielle udgifter til anden pasning. Ved nære pårørende forstås forældre, børn, søskende og ægtefælle eller samlever. Udgifter til pasning af syge nære pårørende anses for at være nødvendige, når medlemmet varetager et hverv for regionsrådet. 4. Udenlandsrejser Udenlandsrejser kan kun gennemføres med forretningsudvalgets forudgående tiltrædelse. Som udland betragtes i denne sammenhæng også Færøerne og Grønland. Ved udenlandsrejser er der mulighed for at oppebære de ovenfor nævnte godtgørelser. Der er ligeledes mulighed for at oppebære erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste ved rejser i udlandet. Opmærksomheden henledes dog på, at aktiviteter omfattet af ovennævnte litra g ikke berettiger til erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste, og sådanne aktiviteter kan derfor ikke indgå i opgørelsen. 10
5. Andre udgifter 5.1. IT og telefoni Medlemmer af regionsrådet får stillet en pc-løsning (inkl. sort/hvid printer) med bredbåndsforbindelse, ISDN-forbindelse eller lignende opkobling til rådighed i hjemmet til brug for hvervet. Betaling for abonnement og forbrug ydes af regionen. Medlemmer af regionsrådet får stillet en ipad og en smartphone (iphone eller Samsung) til rådighed. Regionen betaler flat rate abonnement, så der er fri tale, sms og dataforbrug i Danmark. I udlandet skal man anvende WiFi ved brug af store mængder data, fx læsning af dagsordener. Telefoni i udlandet skal anvendes med tanke på, at der ikke er tale om flat rate i denne situation, og der skal derfor udvises sund fornuft og vis tilbageholdenhed. Man må ikke anvende den regionale smartphone til køb af billetter eller tjenesteydelser, hverken privat eller i forbindelse med det politiske hverv, eftersom det ikke p.t. er muligt at opfylde kravene til dokumentation herfor. 5.2. Avisabonnement Der ydes godtgørelse til abonnement på op til to aviser efter eget valg samt relevante tidsskrifter, svarende til (januar 2014 sats) kr. 5.700,00 pr. år. 6.1. Udbetaling 6. Udbetaling og ophør m.v. Vederlag for medlemmer udbetales månedsvis forud og ydes for hver påbegyndt kalendermåned. Vederlag som stedfortræder udbetales månedsvis bagud. Erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste og godtgørelser udbetales efter indberetning herom og behørig dokumentation. Der skal indberettes mindst én gang i kvartalet. 6.2. Ophør Vederlæggelsen ophører med udgangen af den måned, hvor den pågældende fratræder det enkelte hverv eller i en uafbrudt periode på tre måneder ikke har varetaget dette. 11
Ved fravær på grund af sygdom, graviditet, barsel og adoption, hvor stedfortræder af denne grund er indkaldt, er der dog fortsat ret til vederlag i indtil 9 måneder. Tillægsvederlag ophører med udgangen af den måned, hvor barnet fylder 10 år eller, hvor en af de øvrige betingelser for at modtage tillægget ikke længere er til stede. 6.3. Feriegodtgørelse Ud over vederlaget for hvervet oppebærer regionsrådsformanden, 1. og 2. næstformand samt udvalgsformændene en feriegodtgørelse på 1½ pct. af de ydede vederlag til udbetaling pr. 1. maj året efter. 7. Beskatning De forskellige former for vederlag, erstatninger og godtgørelser er undergivet lovgivningens til enhver tid gældende beskatningsregler, og der er ikke gjort udtømmende rede for disse regler i dette regulativ. 8. Ikrafttræden Disse retningslinier træder i kraft den 18. november 2014. Ændringer af regulativet skal forelægges Forretningsudvalget og Regionsrådet til godkendelse med mindre ændringerne følger af lov eller bekendtgørelse. 12
Bilag til retningslinier for vederlæggelse m.v. af medlemmer af regionsrådet for Region Nordjylland Vederlag Vederlag til regionsrådets medlemmer udgøres af grundbeløb, som reguleres efter de reguleringssatser, der gælder for tjenestemænd i staten. De aktuelle satser er angivet pr. 1. januar 2014. Fast vederlag Årligt vederlag... kr. 103.691,04 Reduceret årligt vederlag ved valg af erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste... kr. 83.691,04 Tillægsvederlag Årligt vederlag... kr. 13.271,04 Forretningsudvalg Årligt vederlag.kr. 58.995,64 De 6 udvalg Årligt vederlag (formænd dobbelt)...kr. 13.765,65 1 og 2 næstformand..kr. 82.593,90 Erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste Vælger et medlem af regionsrådet at modtage erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste reduceres det faste vederlag. 13
Erstatningsbeløbet for tabt arbejdsfortjeneste kan pr. dag maksimalt udgøre det femdobbelte af diætsatsen for møder under fire timer. Satsen herfor er (1. januar 2014) pr. dag kr. 400,00. Det maksimale erstatningsbeløb for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste pr. dag udgør... kr. 2.000 Godtgørelse Satserne reguleres primo hvert år af Ligningsrådet. Aktuelle satser for 2014 er: Befordringsgodtgørelse Kørsel i egen bil pr. km. (indtil 20.000 km. pr. år)... 3,73 kr. Kørsel i egen bil pr. km. (ud over 20.000 km. pr. år)... 2,10 kr. Kørsel på egen cykel, knallert eller EU-knallert... 0,51 kr. Kostgodtgørelse pr. døgn... 390,00 kr. Logigodtgørelse pr. døgn... 195,00 kr. 14