Direktionssekretariatet

Transkript

1 Direktionssekretariatet Regelsæt for godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste Gældende pr. 18. november 2014

2 Erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. Et medlem af kommunalbestyrelsen kan, i stedet for det faste vederlag, vælge at modtage erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste efter reglerne i 16 stk. 5, i lov om kommunernes styrelse. I så fald reduceres det fast vederlag med kr. Valget foretages forud for og med virkning for et regnskabsår ad gangen. Direktionssekretariatet sørger hvert år for, at skema til brug for valg af enten fast vederlag eller tabt arbejdsfortjeneste udsendes før regnskabsåret begynder. Hvis man modtager særskilt vederlæggelse for et hverv, kan man ikke oppebære tabt arbejdsfortjeneste, jf. 16 stk. 6 i lov om kommunernes styrelse. Det gælder f.eks. hvis den pågældende modtager særskilt vederlæggelse som formand for et af de stående udvalg. Det fremgår i 16 stk. 5 i lov om kommunernes styrelse, at det maksimale beløb for den tabte arbejdsfortjeneste, der kan udbetales pr. dag er 5 gange af det diætbeløb som er fastsat for møder af ikke over 4 timers varighed. Når et medlem af kommunalbestyrelsen vælger erstatning for tabt arbejdsfortjeneste, har medlemmet ret til erstatning i forbindelse med deltagelse i møder, kurser, seminarer m.v. jf. 16 stk. 1, litra a-e i lov om kommunernes styrelse. Litra: a) Deltagelse i møder i kommunalbestyrelsen og dennes udvalg. b) Deltagelse i møder i forbindelse med varetagelse af kommunale hverv, der udføres efter valg af kommunalbestyrelsen, medmindre der på andet rundlag er fastsat bestemmelse om særskilt vederlag. c) Deltagelse i kurser m.v. der af kommunalbestyrelsen eller af økonomiudvalget efter bemyndigelse fra kommunalbestyrelsen anses for at have betydning for varetagelsen af de under litra a og litra b nævnte hverv. d) Deltagelse i seminarer, jf. 9 a i lov om kommunernes styrelse.

3 e) Deltagelse i revisionens forelæggelse af beretning jf. 42 c i lov om kommunernes styrelse. 16 stk. 1, litra a Deltagelse i møder i kommunalbestyrelsen, i de stående udvalg samt underudvalg. Kravet om, at der skal foreligge et møde, indebærer, at samtlige medlemmer af kommunalbestyrelsen eller udvalget skal være indkaldt til det pågældende møde, og at medlemmerne skal deltage i en forhandling og træffe beslutning eller i hvert fald at have mulighed herfor. Også deltagelse med observatørstatus er omfattet af mødebetingelserne. Der er ikke hjemmel til udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for forberedelsesarbejder til møder, herunder ved deltagelse i formøder. Der er heller ikke hjemmel til udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste ved deltagelse i møder med administrationen, møder med borgmester og lignende. Møder mellem 2 eller flere udvalg (fællesmøder) er omfattet af litra a. Møder i kommunalbestyrelsen politiske grupper er ikke omfattet af loven. 16 stk. 1, litra b Deltagelse i møder i forbindelse med varetagelse af kommunale hverv, der udføres efter valg af kommunalbestyrelsen, medmindre der på andet grundlag er fastsat bestemmelser om særskilt vederlæggelse. Litra b omfatter hverv, hvortil kommunalbestyrelsen udpeget en eller flere repræsentanter, f.eks. medlemskab af råd, nævn, bestyrelser m.v.

4 Vedkommende skal reelt være udpeget af kommunalbestyrelsen. Bestemmelsen omfatter ikke hverv, der udføres efter valg af et udvalg eller andre. Hvis kommunalbestyrelsen ved udpegningen er bundet af indstillinger fra foreninger, organisationer m.v. på en sådan måde, at der ikke er nogen reel valgmulighed, betragtes hvervet ikke som udført efter valg af kommunalbestyrelsen. Omvendt kan der være tale om et hverv udført efter valg af kommunalbestyrelsen, selv om kommunalbestyrelsen alene har indstillingsret til det pågældende hverv. Det vil således være tilfældet, hvis indstillingen er bindende for modtageren, således at beslutningen om, hvem der skal bestride hvervet, reelt træffes af kommunalbestyrelsen, må den eller de pågældende anses for valgt af kommunalbestyrelsen. Såfremt valg ikke anses for foretaget af kommunalbestyrelsen, indebærer det, at den pågældende ikke kan ydes erstatning for tabt arbejdsfortjeneste eller udgiftsgodtgørelse jf. stk. 16 stk. 1, litra b i lov om kommunernes styrelse. Et kommunalbestyrelsesmedlem der videreudpeges af den bestyrelse, råd, nævn m.v. hvortil den pågældende er valgt af kommunalbestyrelsen, til f.eks. et underudvalg er ikke valgt hertil af kommunalbestyrelsen og hermed heller ikke omfattet af reglerne om udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste, jf. 16 stk. 1, litra b i lov om kommunernes styrelse. Hvis et kommunalbestyrelsesmedlem er udpeget til eksempelvis en aktieselskabsbestyrelse af en generalforsamling, vil der ikke være tale om, at kommunalbestyrelsesmedlemmer varetager et kommunalt hverv, der udføres efter valg af kommunalbestyrelsen. I sådanne situationer vil der således heller ikke være adgang til at yde erstatning for tabt arbejdsfortjeneste, fremgår det derimod af selskabets vedtægter, at bestyrelsesmedlemmet udpeges af kommunalbestyrelsen, så vil der være tale om, at bestyrelsesmedlemmet varetaget et kommunalt hverv efter 16 stk. 1 litra b i lov om kommunernes styrelse, og der vil være adgang til at yde erstatning for tabt arbejdsfortjeneste.

5 Hvis en bestyrelse beslutter at deltage i kursus, studierejse, venskabsbesøg eller lignende kan erstatning for tabt arbejdsfortjeneste samt dækning af rejseudgifter kun ydes, hvis deltagelsen sker efter anmodning fra kommunalbestyrelsen eller det relevante udvalg. 16 stk. 1, litra c Deltagelse i kurser m.v., der af kommunalbestyrelsen eller af økonomiudvalget efter bemyndigelse fra kommunalbestyrelsen anses for at have betydning for varetagelsen af de under litra a og b nævnte hverv. Ved kurser m.v. forstås arrangementer, hvori der som en ikke uvæsentlig bestanddel indgår egentlig undervisningsvirksomhed. Tillige omfatter bestemmelse også kursuslignende arrangementer som seminarer, konferencer, årsmøder og orienteringsmøder. Der er i praksis lagt vægt på, at de arrangementer, der kan henføres under kurser m.v. er af almen karakter og uden direkte sammenhæng med konkrete sager i kommunen. Længerevarende uddannelsesforløb er ikke omfattet af bestemmelsen og venskabsbesøg eller studieture er heller ikke omfattet, medmindre hovedformålet med rejsen vedrører kursusvirksomhed eller kursuslignende virksomhed. Kurser som er omfattet af 16 stk. 1 litra c i lov om kommunernes styrelse er Kattegatkurserne for de nye kommunalbestyrelsesmedlemmer, samt de faste årlige års/top-møder, som et helt udvalg deltager i samlet indenfor hvert område. Derudover er det Kommunale Topmøde (delegeret møde) arrangeret af Kommunernes Landsforening (KL) også omfattet af reglerne. Andre kurser skal godkendes af økonomiudvalget for at være omfattet af reglerne for tabt arbejdsfortjeneste. 16 stk. 1, litra d Deltagelse i seminarer, jf. 9 a i lov om kommunernes styrelse.

6 Ifølge 9 a i lov om kommunernes styrelse kan kommunalbestyrelsen træffe beslutning om afholdelse af seminarer for kommunalbestyrelsens medlemmer vedrørende kommunens årsbudget eller andre kommunale anliggender af overordnet betydning. Beslutning om afholdelse af et sådant seminar indebærer, at seminaret er forbundet med mødepligt, og at deltagelse således berettiger til erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. Bestemmelsen i 9 a i lov om kommunernes styrelse omfatter seminarer for udvalg. 16 stk. 1, litra e Deltagelse i revisionens forelæggelse af beretninger, jf. 42 c i lov om kommunernes styrelse. Bestemmelsen i 42 c i lov om kommunernes styrelse giver kommunens revision mulighed for på eget initiativ at forelægge revisionens beretninger for kommunalbestyrelsen. Endvidere kan mindst en fjerdedel af medlemmerne kræve en sådan forelæggelse. Der er mødepligt for det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem, hvorfor deltagelse berettiger til erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. 16, stk. 1, litra f Varetagelse af andre nærmere angivne kommunale hverv efter anmodning fra kommunalbestyrelsen eller dets udvalg. Der kan ydes erstatning for tabt arbejdsfortjeneste ved varetagelse af følgende hverv, når deltagelsen sker efter anmodning fra kommunalbestyrelsen eller et af dets udvalg: Deltagelse i forhandlinger med andre kommuner, regioner, staten, en minister eller et folketingsudvalg Foretage besigtigelser Deltager i borger- eller orienteringsmøder Deltage i studieture og besøge venskabsbyer.

7 Såfremt der planlægges f.eks. en studietur eller en besigtigelse for et udvalg som helhed, skal deltagelse heri ske efter anmodning fra kommunalbestyrelsen, for at aktiviteten kan anses for omfattet af bestemmelsen i litra f. Der kan ikke udbetales erstatning for tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med mødeforberedelse, herunder: Drøftelse af sager med forvaltningen Generelle besigtigelser Tilsynsforretninger eller repræsentativt arbejde, der ikke finder sted efter anmodning fra kommunalbestyrelsen eller dets udvalg. Udtrykket efter anmodning fra kommunalbestyrelsen eller dets udvalg, skal således forstås bogstaveligt. Det er således ikke tilstrækkeligt, at der foreligger en generel invitation til kommunalbestyrelsen eller udvalg. Forholdet skal være drøftet i kommunalbestyrelsen eller udvalget og der skal være taget stilling til om der skal deltages. 16, stk. 1, litra g Udførelse af andre aktiviteter i forbindelse med de under litra a-f nævnte møder m.v. Litra g omfatter alle andre aktiviteter, som er forbundet med varetagelsen af de hverv, der er nævnt i litra a-f. Hvis en aktivitet er omfattet af litra g, kan medlemmet ikke få erstatning for tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med aktiviteten. Gruppeformandsmøder der indkaldes til af borgmesteren, må betragtes som formøder, der for gruppeformændene har karakter af mødeforberedelse. Møderne er derfor omfattet af 16 stk. 1, litra g i lov om kommunernes styrelse. Opgørelse af tabt arbejdsfortjeneste.

8 Udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste forudsætter, at den pågældende har lidt et tab i forbindelse med varetagelsen af et bestemt hverv. Der skal således være tale om et reelt konstateret tab i forhold til det enkelte møde m.v. Erstatning ydes for selve mødetiden m.v. og den samlede rejsetid i forbindelse med mødet m.v. Forberedelsestid i forbindelse med møder m.v. kan ikke indgå i erstatningsberegningen. Tiden mellem flere møder på samme dag kan normalt ikke medregnes ved opgørelsen. Dette gælder dog ikke, hvor medlemmet ikke kan nå at vende tilbage til arbejdsstedet. Erstatning for tabt arbejdsfortjeneste pr. dag kan højst udføre et maksimumbeløb fastsat af indenrigs- og socialministeren. Maksimumbeløbet fremgår af 16 stk. 5 i lov om kommunernes styrelse. Et møde, der afvikles inden for en dag, kan ikke udløse erstatning for tabt arbejdsfortjeneste på mere end dette maksimum, uanset at kommunalbestyrelsesmedlemmet har en sammenhængende arbejdsperiode, der går ud over et døgn. Udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste foregår ved, at der foretages indberetning herom på en særlig blanket for 1 måned ad gangen. Blanketterne sendes til direktionssekretariatet senest den 10. i måneden. Berigtigelse og underskrift gennemføres af kommunaldirektøren eller en af ham udpeget medarbejdet. For øget gennemsigtighed omkring tabt arbejdsfortjeneste vil den årlige udbetalte tabte arbejdsfortjeneste for hvert kommunalbestyrelsesmedlem blive offentliggjort på Norddjurs Kommunes hjemmeside. Antallet af timer vil ikke blive offentliggjort. Udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste til kommunalbestyrelsesmedlem som er lønmodtager:

9 Skemaet Indberetningsliste vedrørende tabt arbejdsfortjeneste udfyldt med dato for løntræk, møde i aktivitet/udvalg, mødets varighed, antal timer, mødested og hjemmelsgrundlaget i styrelsesloven, underskrevet af ansøgeren, bekræftet af arbejdsgiveren/en foresat med underskrift samt underskrift af kommunaldirektøren eller en af ham udpeget medarbejder. Kopi af lønseddel, hvoraf lønfradrag for borgerligt ombud fremgår. Udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste til kommunalbestyrelsesmedlem som er selvstændig: For selvstændige kan dokumentationskravet til timelønnen normalt opfyldes ved en skriftlig erklæring fra den pågældende om indtægtstabets størrelse suppleret med en revisorerklæring som berigtiger samme. Direktionssekretariatet kan, hvis det skønnes nødvendigt, bede om uddybende dokumentation. Beregningen godkendes af økonomiudvalget. Timerne er godkendt af kommunaldirektøren eller en af ham udpeget medarbejder. Skemaet Indberetningsliste vedrørende tabt arbejdsfortjeneste udfyldt med dato for fraværet, møde i aktivitet/udvalg, mødets varighed, antal timer, mødested og hjemmelsgrundlaget i styrelsesloven,, underskrevet af ansøgeren og kommunaldirektøren eller en af ham udpeget medarbejder. Udbetaling finder sted sammen med den øvrige vederlæggelse m.v. den sidste hverdag i måneden. Blanketter fås ved henvendelse til direktionssekretariatet.