Referat organisationsbestyrelsesmøde Fredag den 16. september 2016 lørdag den 17. september 2016 Schæffergården, Jægersborg Allé 166, 2820 Gentofte Deltagere: Steffen Morild, Iris Gausbo, Dijana Dix Omerbasic, Dorthe Pelle Nielsen, Flemming Løvenhardt, Hans Jørgen Larsen, Martin Baden, Paul Larsen, Steen Egeberg, Svend Dupont Larsen, Jens Wenzel Andreasen (punkt 6-34), Henrik Thorenfeldt (punkt 8-34), Ulrik Falk-Sørensen (punkt 1-14 og 16-18), Morten Boje, Anette Hertz, Jannik Egelund, Anders Rosendal (ref.) Gæster: Mette Thiberg (punkt 3-7) Mødeleder: Steffen Morild Dirigent: Flemming Løvenhardt (punkt 1-7) og Henrik Thorenfeldt (punkt 8-34) Punkt 1-14 og 16-18 blev behandlet fredag den 16. september 2016. Punkt 9 - beslutningspunkt 3, punkt 15 samt punkt 19-34 blev behandlet lørdag den 17. september 2016. Formalia 1. Referater Der var ingen bemærkninger til punktet. Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 30. juni 2016. 2. Revisionsprotokol Der var ikke indskrevet nyt i revisionsprotokollen siden seneste møde. Byggesager 3. Indstilling - Måløv Park opførelse af nye boliger Byggeudvalget indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at der afsættes 370.000 kr. fra dispositionsfonden til afklaring af mulig midlertidig omdannelse af de tomme bygninger til midlertidige flygtningeboliger, under den forudsætning, at Ballerup Kommune tilkendegiver interesse i at etablere midlertidige flygtningeboliger. Såfremt der efterfølgende realiseres en midlertidig ombygning på arealet, bliver omkostningerne dækket af byggesagen. 2. at der i forbindelse med opførelse af nye boliger i Måløv Park afsættes 1.300.000 kr. fra dispositions- Organisationsbestyrelsesmøde 16. september 2016 1
4.. fonden til afholdelse af forundersøgelser og EU-udbud frem til skema A godkendelse. Såfremt der efterfølgende realiseres et nybyggeri på arealet, bliver omkostningerne dækket af byggesagen. Indstilling - Igangsættelse af forundersøgelser til fysiske helhedsplaner i 3B s fokusafdelinger Byggeudvalget indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at der afsættes 300.000 kr. fra dispositionsfonden til igangsættelse af forundersøgelser til fysisk helhedsplan i 3B s fokusafdeling 1011 Toftegård. Såfremt helhedsplanen efterfølgende realiseres, bliver omkostningerne dækket af byggesagerne. 2. at der afsættes 300.000 kr. fra dispositionsfonden til igangsættelse af forundersøgelser til fysisk helhedsplan i 3B s fokusafdeling 6062 Valby-ejendomme. Såfremt helhedsplanen efterfølgende realiseres, bliver omkostningerne dækket af byggesagerne. Administrationen er sideløbende i gang med at kortlægge de tidligere afsatte midler til helhedsplanen i afdelingen. 3. at der afsættes 300.000 kr. fra dispositionsfonden til igangsættelse af forundersøgelser til fysisk helhedsplan i 3B s fokusafdeling 3055 Dyvekevænget. Såfremt helhedsplanen efterfølgende realiseres, bliver omkostningerne dækket af byggesagerne. 4. at der afsættes 300.000 kr. fra dispositionsfonden til igangsættelse af forundersøgelser til fysisk helhedsplan i 3B s fokusafdeling 6070 Martin Baden forlod lokalet under drøftelse af afdeling 1011 Toftegård. Organisationsbestyrelsesmøde 16. september 2016 2
Tranehavegård. Såfremt helhedsplanen efterfølgende realiseres, bliver omkostningerne dækket af byggesagerne. Administrationen er sideløbende i gang med at kortlægge de tidligere afsatte midler til helhedsplanen i afdelingen. 5. Indstilling - Folehaven Øgede udgifter til udarbejdelse af fysisk helhedsplan Fortrolig 6. Indstilling - Folehaven Finansiering af budgetoverskridelse i demonstrationsprojekt for energirenovering 7.. Byggeudvalget indstillinger til organisationsbestyrelsen, 1. at finansieringen af budgetoverskridelsen for demonstrationsprojektet for energirenovering i afdeling 3032 Folehaven på i alt 3.000.000 kr. dækkes af dispositionsfonden. Indstilling - Kløverbladsgade tinglysning af deklaration Byggeudvalget indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at afdeling 1037 Kløverbladsgades nabobebyggelse, Danske Diakonhjem (plejeboliger), får tinglyst en deklaration på 3Bs matrikel (bilag 1), som beskrevet i Løsning. Ventilationsanlæg i Egedalsvænge Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen, med en tilføjelse om at 3B ikke skal have udgifter ved den tinglyste deklaration. Morten Boje orienterede om problemerne med ventilationen i Egedalsvænge. Der var herefter en drøftelse. Konstituering 8.. Indstilling - Konstitueringer 1. at den endelige konstituering af Organisationsbestyrelsen konstituerede sig i følgende stående udvalg: Forretningsudvalg: Steffen Morild (formand) Iris Gausbo Organisationsbestyrelsesmøde 16. september 2016 3
stående udvalg bekræftes, herunder udvalgsformænd, jf. bilag 1. 2. at den endelige konstituering af opgavegrupper bekræftes, jf. bilag 2. 3. at organisationsbestyrelsen konstituerer sig på øvrige poster, jf. bilag 3, og herunder bemander de ledige poster, som beskrevet i afsnittet Løsning. 4. at repræsentanter til ejerforeninger, grundejerforeninger, varmeværker mv. fortsat udpeges lokalt blandt afdelingsbestyrelsesmedlemmer, som beskrevet i afsnittet Løsning. Jens Wenzel Andreasen Flemming Løvenhardt Byggeudvalg: Jens Wenzel Andreasen (formand) Hans Jørgen Larsen Paul Larsen Dorthe Skovgård Tom Smith Afdelingsudvalg: Iris Gausbo Flemming Løvenhardt Organisationsbestyrelsen konstituerede sig i følgende opgavegrupper: Analyse af ønsker og behov samt fremtidens ydelser fra 3B (refererer til Forretningsudvalget): Flemming Løvenhardt (tovholder) Henrik Thorenfeldt Ulrik Falk-Sørensen Svend Dupont Larsen Intern oprykning i 3B (refererer til organisationsbestyrelsen): Jens Wenzel Andreasen (tovholder) Martin Baden Hans Jørgen Larsen (inddrages fremadrettet, hvis opgavegruppen samles yderligere) Bedre styring af renoveringssager (refererer til Byggeudvalget): Jens Wenzel Andreasen (tovholder) Iris Gausbo Øget brug af beboerlokaler (refererer til Afdelingsudvalget): Ulrik Falk-Sørensen (tovholder) Dorthe Pelle Nielsen Steen Egeberg Iris Gausbo (ad hoc medlem) Organisationsbestyrelsesmøde 16. september 2016 4
Roller, respekt og tillid (refererer til Afdelingsudvalget): Iris Gausbo (tovholder) Dijana Dix Omerbasic Martin Baden Bygningseftersyn og henlæggelser (refererer til Afdelingsudvalget): Svend Dupont Larsen (tovholder) Paul Larsen Socialøkonomi (refererer til organisationsbestyrelsen): Dijana Dix Omerbasic (tovholder) Steffen Morild IT (refererer til organisationsbestyrelsen): Steen Egeberg (tovholder) Henrik Thorenfeldt Hans Jørgen Larsen Organisationsbestyrelsen konstituerede sig i øvrige poster som beskrevet i bilag 3, med følgende tilføjelser: Ulrik Falk-Sørensen tildeles 3B s ekstra repræsentant i BL's repræsentantskab, jf. 14, stk. 2. Herudover er det fra 3B Steffen Morild, Iris Gausbo, Jens Wenzel Andreasen og Morten Boje der er valgt. For afdelinger uden afdelingsbestyrelse er det 3B-kontaktpersonerne for de respektive afdelinger der er afdelingsbestyrelse. Administrationen opdaterer notat om 3Bkontaktpersonens rolle ud fra dette. Desuden skal 3B-kontaktpersonernes rolle i forhold til opgavegrupperne fremgå af notatet. Jens Wenzel Andreasen tilføjes til styregruppen for den boligsociale helhedsplan i Urbanplanen. Organisationsbestyrelsen godkendte punkt 4. Organisationsbestyrelsesmøde 16. september 2016 5
9.. Indstilling - Forretningsordener 1. at forretningsordenen for organisationsbestyrelsen 2016-2017 godkendes, jf. bilag 1. 2. at forretningsordenerne for Forretningsudvalget, Byggeudvalget og Afdelingsudvalget godkendes, jf. bilag 2-4. Organisationsbestyrelsen godkendte forretningsordenen for organisationsbestyrelsen. Forretningsorden for Byggeudvalget og Afdelingsudvalget blev godkendt med en bemærkning om, at enkelte snitflader i forhold til de øvrige udvalg afklares efterfølgende. Forretningsordenen for Forretningsudvalget blev ikke godkendt da det blev besluttet, at forretningsordenen skal behandles i udvalget. 3. at forretningsordenen for opgavegrupperne godkendes, jf. bilag 5. 4. at forretningsordenen for direktionen godkendes, jf. bilag 6. 10. Indstilling - Organisationsbestyrelsens honorar 2016/17 Organisationsbestyrelsen godkendte forretningsordenen for opgavegrupperne. Organisationsbestyrelsen godkendte forretningsordenen for direktionen. 1. at honorarer for organisationsbestyrelsen for året 2016/2017 godkendes, jf. Løsning. Honorarer medfører udgifter på ca. 840.000 kr., hvor 600.000 kr. afholdes over selskabets drift. Byggesagshonorar udgør de resterende 240.000 kr. og afholdes inden for de enkelte byggesager. 3B - Sammen mod 2020 11. Indstilling - Områdemøder efterår 2016 1. at 3B-kontaktpersonerne fremover er ansvarlige for at arrangere og afholde områdemøderne, jf. afsnittet Løsning. 2. at den nye opdeling af 3B s afdelinger på områder godkendes, jf. Organisationsbestyrelsen godkendte punkt 1 med en bemærkning om, at Afdelingsudvalget skal drøfte den konkrete afholdelse af områdemøderne. Administrationen laver et oplæg. Organisationsbestyrelsen godkendte punkt 2 med følgende bemærkninger: Iris Gausbo tilføjes som 3B-kontaktperson for afdelinger i område Herlev. Ulrik Falk-Sørensen og Jens Wenzel Andreasen er 3B-kontaktpersonener i Høje Gladsa- Organisationsbestyrelsesmøde 16. september 2016 6
afsnittet Løsning. xe. Hvis en afdeling har flere 3B-kontaktpersoner, udpeges en af disse som primær 3Bkontaktperson. 12. Indstilling Øget intern oprykning - beslutningsproces 13.. Opgavegruppen for Intern oprykning indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at beslutningsproces for øget intern oprykning godkendes, som beskrevet i Løsning. Indstilling - Velkomst til nye afdelingsbestyrelser 1. at der holdes en velkomstaften for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer, som beskrevet i Løsning. 2. at der holdes to budgetkurser for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer, som beskrevet i Løsning. 3. at udgiften til de tre arrangementer på ca. 15.000 kr. dækkes af kursuspuljen. 14. Indstilling - 3B-konferencen 2017 1. at 3B-konferencen i 2017 afholdes som et arrangement med overnatning med et budget på 550.000 kr. Midlerne dækkes med 275.000 kr. fra Kursuspuljen og 275.000 kr. fra Aktivitetspuljen. 2. at 3B-konferencen afholdes i efteråret 2017. Væsentlige sager 15. Indstilling - Valg af revisor og ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 13. oktober 2016 Fortrolig Organisationsbestyrelsesmøde 16. september 2016 7
16. Indstilling - Ny lov om frit fravalg af tv-kanaler (O) Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17. 18. 19. 1. at konsekvenserne for 3B s boligafdelingers antenneanlæg og forsyningsaftaler af Folketingets vedtagelse af ny lovgivning om frit fravalg af tv-kanaler tages til efterretning, jf. afsnittet Løsning. Indstilling - Uddannelse i konflikthåndtering 1. at 3B-Kontaktpersonerne tilbydes kursus i konfliktuddannelse, jf. Løsning og at udgiften på 17.000 kr. afholdes over selskabets drift; kontoen Bestyrelsen: Kurser, uddannelse, kongresser mv.. Indstilling - Politik 3B værner om levende og mangfoldige fællesskaber 1. at politikken 3B værner om levende og mangfoldige fællesskaber godkendes, jf. bilag 1. Indstilling - Budgetfolder og forberedelse af afdelingsmøder i 2017 1. at løsningsforslag til forbedring af afdelingsmøder fra 2017 og frem skal gennemføres, jf. afsnittet Løsning. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen med en bemærkning om, at titlen på politikken ændres. Organisationsbestyrelsesmøde 16. september 2016 8
20. Indstilling - Regulering af NIminimumsbeløb for ungdomsboliger og hybler 1. at NI-minimumsbeløbet til ungdomsboliger og hybler automatisk pristalsreguleres én gang om året i henhold nettoprisindeks. 21. Indstilling - Finansiering af vedligeholdelsesreglement 1. at der afsættes op til 225.000 kr. til tryk af nye vedligeholdelsesreglementer som finansieres via Arbejdskapitalen. 22. Indstilling - Fælleshuse praksis og proces for Teglværkshaven 1. at organisationsbestyrelsen beslutter, om der skal arbejdes videre med mulighederne for tilskud eller lån til etablering af et fælleshus i afdeling 1019 Teglværkshaven, jf. Løsning. Organisationsbestyrelsen godkendte punkt 1. Organisationsbestyrelsen godkendte ikke punkt 2. Principielle overvejelser om fælleshuse tages på et senere tidspunkt. 23. 2. om opgavegruppen om Øget brug af beboerlokaler skal arbejde videre med principielle overvejelser om fælleshuse i 3B, jf. Løsning. Indstilling - Kompetenceudvikling af afdelingsbestyrelsen Händelsvej/Grønrisvej 1. at der afsættes 39.500 kr. til et kompetenceudviklingsforløb i afdelingen Händelsvej/Grønrisvej. Midlerne dækkes af Kursuspuljen. Organisationsbestyrelsen godkendte ikke indstillingen. Sagen udskydes da det på afdelingsmødet i september 2016 blev vedtaget, at opdele den nuværende fællesbestyrelse for de to afdelinger. Dette skal endeligt vedtages af organisationsbestyrelsen, jf. delegeringen af kompetencer til organisationsbestyrelsen som besluttet af repræsentantskabet. Organisationsbestyrelsen bestilte samtidig et op- Organisationsbestyrelsesmøde 16. september 2016 9
24.. Indstilling - Husorden og vedligeholdelsesreglement for afdeling 1035 Hørgården 3 1. at vedligeholdelsesreglement og husorden for afdeling 1035 Hørgården 3 godkendes. læg om at delegere beslutningskompetencen for kursuspuljen til Afdelingsudvalget. Orienteringspunkter fra bestyrelsen 25. 26. FU Referat fra FU-møde den 5. september 2016. BU Referat fra møde den 22. august 2016. Ikke noget til punktet. Jens Wenzel Andreasen orienterede kort om varmeregnskab i Egedalsvænge, den kritiske byggesagsliste og folderen ny brug af fælleslokaler. Jens Wenzel Andreasen tilføjede at opgavegruppen under 3B Sammen mod 2020 om øget brug af beboerlokaler bør drøfte økonomiske konsekvenser af øget brug af beboerlokaler og hvordan dette skal håndteres. 27. AU Referat fra møde den 22. august 2016. Flemming Løvenhardt bemærkede, at den nye styreform for boligsociale helhedsplaner vil bevirke, at det politiske niveau i boligorganisationerne ikke på samme måde som tidligere vil være involveret i indholdet af planerne. Jannik Egelund tilføjede at de boligsociale helhedsplaner behandles på mødet i organisationsbestyrelsen den 13. oktober 2016. 28. Orientering fra BL Iris Gausbo orienterede om at adm. direktør i BL Bent Madsen, er udpeget til formand for de nordiske boligorganisationer. Steffen Morild orienterede om, at BL s 1. kreds har indgået en aftale med Københavns Kommune om boliger til flygtninge i København. Det blev aftalt, at aftalen sendes til hele organisationsbestyrelsen. Afslutning 29. Orientering fra formand / direktion / andre Morten Boje orienterede om en sag om ophør af lejekontrakter gennem Københavns Universitets Boligfond i Tranehavegård. Organisationsbestyrelsesmøde 16. september 2016 10
Morten Boje orienterede overordnet om regnskabsprognose for andet kvartal 2016. Der forventes et overskud. Organisationsbestyrelsen orienteres yderligere på mødet den 13. oktober 2016. Morten Boje orienterede om arbejdet med en samlet masterplan for indsatser i Folehaven, herunder at Københavns Kommune søger om midler til en områdefornyelse. Steffen Morild orienterede om arbejdet med at omtænke formandsrollen, hvor formanden vil være en mindre del af den daglige drift af 3B, for i stedet at hellige sig rollen som formand. Hans Jørgen Larsen nævnte at beboerne i afdeling Herlev Torv ønsker information om status på det eventuelle byggeprojekt på grunden. Martin Baden orienterede om eventuelle udfordringer med en manglende afdelingsbestyrelse i afdeling Lampestedet. Steen Egeberg efterspurgte status på igangsættelse af opgavegruppen om IT. Organisationsbestyrelsen besluttede på den baggrund at igangsætte arbejdet i opgavegruppen med det samme. Administrationen indkalder opgavegruppen til et opstartsmøde i løbet af efteråret 2016. 30. Sager til orientering Ikke noget til punktet. 31. Eventuelt Ikke noget til punktet. 32. Næste møde Næste møde den 13. oktober 2016. Ekstra sager 33. Lukket punkt - 34. Indstilling - Socialøkonomisk samarbejde med ByBi Fortrolig Organisationsbestyrelsesmøde 16. september 2016 11