Referat Den 29. januar Brøndby, den 6. februar Brøndbyernes Andelsboligforening

Transkript

1 Brøndby, den 6. februar 2015 Referat Den 29. januar 2015 Brøndbyernes Andelsboligforening Mødeart: Hovedbestyrelsesmøde nr. 81 Mødested: FA09, Stationsparken 24, 2600 Glostrup Mødetid: kl Deltagere: Alexander Johansen Allan Rasmussen Kurt Jørgensen Klaus Jespersen Lisbeth Jallbjørn Frank Hansen Jørgen Weng Kasper Nørballe Formand Næstformand Direktør Dagsorden: 1. Valg af dirigent Alexander Johansen blev valgt som dirigent. 2. Valg af referent Kasper Nørballe blev valgt som referent. 3. Godkendelse af referat fra sidste møde At organisationsbestyrelsen godkender referat nr. 80 (bilag 1). Allan Rasmussen bemærkede, at hans kritik af den langsomme sagsbehandling vedrørende indkaldelse af suppleanter til bestyrelsesmødet den 30. oktober 2014, ikke var refereret. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 1

2 4. Indtræden i bestyrelsen Klaus Jespersen og Jørgen Weng er indtrådt i bestyrelsen. Der skal trækkes lod om rækkefølgen for deres indtræden. En træder ind i valgperioden og en træder ind i perioden At organisationsbestyrelsen godkender lodtrækningen. Organisationsbestyrelsen godkendte lodtrækningen og resultatet blev: Klaus Jespersen indtræder i valgperioden Jørgen Weng indtræder i valgperioden Arbejdskalender (Årshjul) Revideret årshjul vedlægges mødeindkaldelsen, som (bilag 2). Datoer for afdelingsmøder i afd. 1 og 2? At organisationsbestyrelsen godkender det reviderede årshjul. Organisationsbestyrelsen godkendte det reviderede årshjul. Afdelingsmøderne i afdeling 1 og 2 blev planlagt. Organisationsbestyrelsesmødet den 27. august 2015 flyttes til den 26. august Årshjulet sendes ud med referatet. 2

3 6. Gaveregulativ (bilag 3) Det er tidligere aftalt at gaveregulativet skal tages op på årets første organisationsbestyrelsesmøde, for en vurdering af om det skal revideres. Da det ikke er muligt at blive valgt til hverken afdelings- eller organisationsbestyrelse, før man er fyldt 18 år, giver det ingen mening at man kan få en gave efter ønske, når man konfirmeres. At organisationsbestyrelsen godkender gaveregulativet med den ændring, at gave ved konfirmation under punktet Andre begivenheder fjernes. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen og punktet fjernes fra gaveregulativet. 7. Udlejningsstatistik for 2014 Udlejningsstatistikken for 2014 er udsendt med dagsordenen som (bilag 4). At organisationsbestyrelsen tager punktet til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog punktet til efterretning. Den nye statistik udsendes som pdf med referatet. 8. Tegningsudskrift/ekstrakt Tegningsudskrift fremlægges på mødet. Tegningsudskriften underskrives af hele bestyrelsen på grund af nye medlemmer. 3

4 At organisationsbestyrelsen underskriver tegningsudskriften. Organisationsbestyrelsen underskrev tegningsudskriften. 9. Gennemgang af vedtægter Udvalget fremlægger resultatet af workshoppen, der blev afholdt den 14. januar 2015 kl i FA09. Udkast til reviderede vedtægter vedlægges som (bilag 5). Vedtægterne er konsekvensrettet så de følger normalvedtægterne, ellers er der er ikke lavet nogen væsentlige ændringer. Udvalget bad administrationen om at få udsendt forretningsorden for organisationsbestyrelsen samtidig og vedlægges som (bilag 6). At organisationsbestyrelsen beslutter hvilke ændringer der skal indstilles til godkendelse på det ordinære repræsentantskabsmøde i Organisationsbestyrelsen godkendte de reviderede vedtægter til indstilling på repræsentantskabsmødet den 21. maj Orientering fra formanden Alexander orienterer om helhedsplanen for Brøndbyparken. At organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4

5 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Jørgen Weng sender mail til driftschef Kjeld Skelmose med Cc til Kasper Nørballe vedrørende klage til Brøndby Kommune. 11. Orientering fra administration Der har været afholdt bestyrelsesmøde og ekstraordinært repræsentantskabsmøde i FA09 i december På mødet blev ydelseskataloget gennemgået og godkendt. Ydelseskataloget vedhæftes som (bilag 7). Administrationen orienterer mundtligt hvilke konsekvenser der er ved dette, samt de øvrige punkter fra FA09s bestyrelsesmøde. Referat fra FA09s bestyrelsesmøde kan læses på FA09s hjemmeside. Direkte link - At organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 12. Afdeling 2 Eventuelle orienteringspunkter fra afdelingen og eventuelle uopsættelige beslutninger. a) Samdriftsaftalen med afdeling 1, vedlægges som (bilag 8). b) Fastlæggelse af det ordinære afdelingsmøde. c) Projekt vedrørende ventilation. d) Projekt vedrørende udskiftning af vinduer, anlægsbudget vedlagt som (bilag 9). e) Tilstandsrapport. 5

6 At organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. At organisationsbestyrelsen træffer beslutning om hvilket af de to fremsendte anlægsbudgetter der godkendes og indstilles til godkendelse på et ekstraordinært afdelingsmøde i afdeling 2, her under låneoptagelsen og huslejeforhøjelsen. At organisationsbestyrelsen træffer eventuelle nødvendige beslutninger vedrørende afdeling 2. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. a) Samdriftsaftalen mellem afdeling 1 og 2 blev godkendt af både afdeling 1 og 2, samt organisationsbestyrelsen. b) Det ordinære afdelingsmøde afholdes tirsdag den 8. september 2015 kl på Kilden. c) Ventilationsprojektet er en del af afdelingens DV-plan. d) Organisationsbestyrelsen besluttede at indstille anlægsbudget med 2 lags-vinduer til godkendelse på et ekstraordinært afdelingsmøde i afdeling 2, herunder den efterfølgende låneoptagelse og huslejeforhøjelse. Afdelingsmødet afholdes den 25. februar 2015 kl på Brøndbyøster Skole. Bestyrelsen ønskede deltagelse af Mette Madsen fra Holmsgaard. På mødet skal der også være et punkt med valg til bestyrelsen, herunder beslutning om: Bestyrelsens størrelse Formand vælges på mødet eller konstitueres Repræsentantskabsmedlemmer vælges på afdelingsmødet eller udpeges af afdelingsbestyrelsen. e) Udgift til tilstandsrapport indarbejdes i DV-planen for

7 13. Bestyrelse web Administrationen har undersøgt muligheden for, at der oprettes to forskellige login til afdelingsbestyrelserne, således at formanden kan se det hele og resten af bestyrelsesmedlemmerne kan se udvalgte emner i bestyrelsesweb. Dette kan godt lade sig gøre, men vil være en særlig ydelse der bliver givet til BAB og dermed skal betales som tillægsydelse til FA09. Det vil koste ca. kr plus moms. pr. afdeling at få dette sat op i systemet. Administrationen skal gøre opmærksom på, at ovenstående vil blive indført som en del af administrationsbidraget i forbindelse med indførelsen af beboerweb, der forventes at kunne tages i brug inden udgangen af At organisationsbestyrelsen træffer beslutning om at afdelingsbestyrelserne kan tilkøbe dette. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen. De respektive afdelingsbestyrelser melder tilbage om de ønsker to login. 14. Personale Der er ansat to nye medarbejdere i BAB. I afdeling 1 og 2 er Bo Eggertsen ansat som ejendomsmester I afdeling 3 er Kim Baun ansat som ejendomsmesterassistent. At organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 7

8 15. Byggesager Afdeling 1 - Vand- og afløbsinstallationer Der skal optages lån til byggesagen vedrørende vand- og afløbsinstallationer etape 2 og 4 på kr Ydelsen er indeholdt i det godkendte budget for 2015, hvor der er budgetteret med en ydelse på kr årligt. At organisationsbestyrelsen godkender låneoptagelsen og at administrationen hjemtager lån i Nykredit, der efterfølgende underskrives af de af boligorganisationen tegningsberettigede. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen. Afdeling 3 - Kollektiv råderet Der skal optages lån til finansiering af den kollektive råderet køkkenmoderniseringer fra på kr. ca Ydelsen betales af de lejere der har fået udført moderniseringerne. At organisationsbestyrelsen godkender låneoptagelsen og at administrationen hjemtager lån i Nykredit, der efterfølgende underskrives af de af boligorganisationen tegningsberettigede. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen. Afdeling 3 Vinduer haveside, etape 1 og 2 Der skal optages lån til byggesagen udskiftning af vinduer mod haveside etape 1 og 2 på kr Ydelsen er indeholdt i det godkendte budget for 2015, hvor der er budgetteret med en ydelse på kr årligt. Ud over 8

9 denne finansiering, er der afsat på afdelingens DV-plan i 2015, således at det samlede anlægsbudget udgør kr At organisationsbestyrelsen godkender låneoptagelsen og at administrationen hjemtager lån i Nykredit, der efterfølgende underskrives af de af boligorganisationen tegningsberettigede Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen. Afdeling 3 - Vand- og afløbsinstallationer, etape 4 og 5 På det ordinære afdelingsmøde i 2014, blev det godkendt at igangsætte udskiftning af vand- og afløbsinstallationer, etape 4 og 5. Der skal optages lån til byggesagen vedrørende vand- og afløbsinstallationer, etape 4 og 5 på kr Ydelsen er indeholdt i det godkendte budget for 2015, hvor der er budgetteret med en ydelse på kr årligt. Afdelingen ansøger samtidig om brug af egen trækningsret til gennemførelse af sagen på kr At organisationsbestyrelsen godkender låneoptagelsen og at administrationen hjemtager lån i Nykredit, der efterfølgende underskrives af de af boligorganisationen tegningsberettigede. At organisationsbestyrelsen godkender brug af egen trækningsret på kr Det er en forudsætning for sagens gennemførelse, at den godkendes i både landsbyggefonden (egen trækningsret) og Brøndby Kommune (låneoptagelsen. 9

10 Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen. Afdeling 3 udskiftning af vinduer og døre altanside 2015 På det ordinære afdelingsmøde i 2014, blev det godkendt at igangsætte udskiftning af udskiftning af vinduer og døre på altansiden. Der skal optages lån til byggesagen vedrørende udskiftning af vinduer og døre på altansiden på kr Der er en forventet ydelse på kr. ca årligt, hvilket svarer til en huslejestigning på kr. 2,38%. At organisationsbestyrelsen godkender låneoptagelsen og at administrationen hjemtager lån i Nykredit, der efterfølgende underskrives af de af boligorganisationen tegningsberettigede. Det er en forudsætning for sagens gennemførelse, at Brøndby Kommune godkender låneoptagelsen. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen. 16. Eventuelt Næste møde organisationsbestyrelsesmøde (regnskabsmøde) er torsdag 23. april 2015, kl hos FA09. Allan Rasmussen havde inden mødet sendt administrationen en forespørgsel om der var tegnet en forsikring for bestyrelsesmedlemmerne. Dette har BABs forsikringsmægler bekræftet per mail. Mailen sendes ud med referatet. 10