3B Funktionsbeskrivelser
3B FUNKTIONSBESKRIVELSER... 1 3B.1 INDLEDNING 3 3B.2 ORGANISATION 3 3B.3 REGELGRUNDLAGET 4 3B.4 RESSORTOMLÆGNING 6 3B.5 KONFIGURATION 6 3B.6 STILLING TITEL JOB/FUNKTION - PERSON 7 3B.7 FLERE SAMTIDIGE TILKNYTNINGER 8 3B.8 STILLINGSKONTROL OG KVOTER 8 3B.9 ANCIENNITETSBEREGNING 9 3B.10 ORDENER OG MEDALJER 10 3B.11 TILLIDSREPRÆSENTANTER OG ANDRE TYPER MEDARBEJDERREPRÆSENTANTER 10 Side 2 af 11
3B.1 Indledning 3B.2 Organisation Funktionsbeskrivelserne i dette Bilag har til formål at beskrive funktioner, som er særegne for staten. Der er til nogle af beskrivelserne en henvisning til relevant materiale. I staten er der Institutioner, som indenfor og på tværs af Ministerområder varetager opgaver for andre Institutioner. Det betyder, at der er behov for at fastlægge Roller og tildele rettigheder på tværs af Institutioner. Nedenfor i figur 1 er de særlige forhold omkring organisation illustreret: Staten Finansministeriet Miljø- og Fødeministeriet Ministerie x Statens Administration Styrelse X Naturstyrelsen Styrelse X Moderniseringsstyrelsen Fødevarestyrelsen Styrelse X Styrelse X Koncern HR Koncern HR HR-kontoret HR-kontoret HR-kontoret Figuren skal læses således, at et centralt servicecenter, fx Statens Administration (rød farve), løser opgaver på tværs af en lang række Institutioner under andre Ministerområder. I nogle Ministerområder er der dannet koncernfunktioner, som varetager opgaver på tværs af et Ministerområde (gul farve), mens andre koncernfunktioner varetager opgaver i dele af en koncern (grøn farve). Andre Ministerområder anvender lokale HR-afdelinger, som udelukkende varetager opgaver i egen Institution (blå farve). Ovenstående skaber et behov for, at en Brugers adgang til data og funktioner kan gå på tværs af Løsningens organisatoriske enheder og kan variere afhængigt af, i hvilken enhed Brugeren arbejder. Også indenfor en organisation kan der være forskellige samtidige organiseringer som fx centerdannelser, matrixorganisering, projektorganisering, servicecentre, stabsenheder mv. Der er derfor bl.a. behov Side 3 af 11
for, at godkendelseshierarkier kan afvige fra den almindelige organisationsstruktur. Dette er ikke illustreret i figuren. 3B.3 Regelgrundlaget Hovedparten af personalet i staten mv. er ansat i henhold til en kollektiv overenskomst eller som tjenestemænd. Herudover findes der personale ansat på tjenestemandslignende vilkår. Betegnelsen anvendes om en række ansættelsesformer, der er karakteriseret ved, at lønnen er fastsat i overensstemmelse med tjenestemændenes lønsystem, og som derudover i større eller mindre grad indeholder elementer fra tjenestemandsområdet. Endelig er der enkelte grupper, der aflønnes i henhold til reglementer, regulativer og lignende, samt et mindre antal ansatte, der er ansat i henhold til individuelle kontrakter. Generelle aftaler Der er aftalt generelle ansættelsesvilkår for langt størstedelen af de overenskomstansatte. Aftalerne er indgået mellem de forhandlingsberettigede parter, repræsenteret af Finansministeriet på den ene side og CFU, der repræsenterer OAO-S, CO10 og LC, samt Akademikerne på den anden side. Disse vilkår fremgår af indgåede fællesoverenskomster, der suppleres med en række centrale rammeaftaler, som kan fraviges lokalt efter aftale mellem den lokale arbejdsgiver og tillidsrepræsentanten på arbejdspladsen, fx aftale om tjenestemændenes arbejdstidsregler. Regelgrundlaget er hierarkisk opbygget, således at lavere niveauer af aftaler skal holdes indenfor rammerne af overordnede niveauer. Det bevirker, at fx organisationsaftaler skal holde sig indenfor rammerne af den gældende fællesoverenskomst. Overenskomstansættelse Der er indgået organisationsaftaler på flere af de enkelte organisationsområder, der regulerer specielle løn- og ansættelsesvilkår for de enkelte overenskomstgrupper fx kontorfunktionærer og it-medarbejdere. Endvidere er der indgået en række selvstændige overenskomster, der regulerer ansættelsesvilkår for den specifikke personalegruppe, som ikke er dækket af fællesoverenskomsten. Tjenestemandsansættelse Side 4 af 11
Tjenestemændenes ansættelse er reguleret af tjenestemandsloven, der bl.a. regulerer afsked, pension, disciplinærregler, konfliktløsning mv.. Herudover er en lang række ansættelsesvilkår aftalereguleret, herunder bl.a. løn, arbejdstid og andre generelle ansættelsesvilkår. Det bemærkes i øvrigt, at tjenestemandsansatte og ansatte på tjenestemandslignende vilkår, udgør en forholdsvis lille gruppe af ansatte sammenlignet med antallet af overenskomstansatte i staten. Lovregulering Foruden parternes aftaleregulering findes der en række love, der dækker hele arbejdsmarkedet, bl.a. ansættelsesbevisloven, ferieloven og funktionærloven, såfremt arbejdstageren er omfattet af lovens fastsatte anvendelsesområde, arbejdsmiljøloven m.fl.. De respektive love finder anvendelse i det omfang, der ikke er aftalt gunstigere regler mellem arbejdsmarkedets parter, hvilket der fx er aftalt i forhold til barsel. Nedenstående figur 2 giver en oversigt over regelgrundlaget på HR-området. Side 5 af 11
3B.4 Ressortomlægning 3B.5 Konfiguration I forbindelse med regeringsdannelser og ændringer vil der ofte være organisatoriske ændringer i staten, hvor Ministerområder ændres, fx ved at hele eller dele af en organisation flyttes til et nyt Ministerområde, eller ved at der opstår en helt ny Institution. Medarbejderne flytter, som udgangspunkt, med deres opgaver på uændrede ansættelsesvilkår og indplaceres i det organisationshierarki, der hører til i den nye Institution. I nogle tilfælde udmeldes der rammer (fx antal årsværk) for omlægningen, hvorefter der foregår forhandlinger om, hvilke medarbejdere, der skal overføres før den endelige ressortændring træder i kraft. Ved ressortomlægning skal der foretages en individuel vurdering af, om funktionstillæg, lokalaftaler og kutymer videreføres for de overførte medarbejdere, eller om de skal knyttes til nye lokale aftaler. Der er således behov for, at der kan arbejdes med ændringer i en form for kladde, således at medarbejderne først overføres fuldt ud, når der er taget endelig stilling til, hvem der overføres og er foretaget en individuel vurdering af, om de fortsætter på tidligere vilkår eller skal knyttes til vilkår i den nye Institution. Ved ressortomlægninger får medarbejderne nyt ansættelsesområde, dvs. at de ansættes i en ny Institution eller dele af en Institution. Ved ressortomlægninger skal det yderligere i relation til personen fremgå, hvilket ansættelsesområde, vedkommende kommer fra. Denne oplysning er relevant i forbindelse med kollektiv afsked, da der ved ressortomlagte medarbejdere gælder en særlig procedure. Der kan læses yderligere om ressortomlægninger her: http://hr.modst.dk/~/media/publications/2015/vejledning%20om%20ress ortaendringer/vejledning%20om%20ressortændringer%20300615.ashx I forbindelse med konfigurationer af den tilbudte Løsning er der behov for at konfigurere med udgangspunkt i et centralt niveau. Således vil staten fx i forhold til effekter opstille et effektkatalog, som herefter kan tilpasses på koncern, lokalt eller individuelt niveau. Side 6 af 11
Ovenstående figur 3 viser, hvordan der tilpasses i forhold til et ovenstående niveau, herunder hvordan konfigurationen skal sikre, at der kan udarbejdes rapporter med udgangspunkt i hvert af niveauerne. Jf. figuren er det ønskeligt, at de lokale konfigurationer kan koble til den centrale konfiguration med henblik på at understøtte central rapportering og benchmarking. 3B.6 Stilling titel job/funktion - person Statens medarbejdere ansættes i en stilling som fx kontorchef eller fuldmægtig. Til stillingen vil der ofte være tildelt en titel, som er mere sigende end stillingsbetegnelsen, fx projektleder, projektmedarbejder eller servicemedarbejder. Medarbejdere kan have forskellige samtidige jobs/funktioner, som de varetager i en stilling, fx kan man samtidig være sagsbehandler, tovholder, økonomiansvarlig mv. Stillingsbetegnelser er centralt fastlagt for nogle typer af stillinger, herunder også til stillinger, som er knyttet til en helt specifik stilling, fx rigspolitichef. Titler fastlægges i Institutionen eller i Ministerområdet. Stillingsbetegnelse og titel kan være identiske. Side 7 af 11
Job/funktion kan være knyttet til tillæg, som gives for særlige funktioner, som fastlægges lokalt. Der er således behov for, at der til den enkelte medarbejder kan knyttes såvel stillings-, titel- og job-/funktionsbetegnelse. I forhold til stillingsbetegnelser og titler henvises til http://pav.perst.dk/publikation/ansaettelse.aspx Se også nedenstående funktionsbeskrivelse om Flere samtidige tilknytninger. 3B.7 Flere samtidige tilknytninger En person kan samtidig have flere forskellige tilknytninger til staten, således fx være ansat, honorarlønnet, ulønnet praktikant, underviser/censor etc. Videre kan personen være udlånt, dvs. være ansat i en Institution, men i en periode arbejde i en anden Institution. Eller personen kan være konstitueret i en anden stilling i en periode. Både udlån og konstitution kan ske, samtidig med at personen fortsætter i sin oprindelige stilling. Det er hensigtsmæssigt, at en person er unik, dvs. kun er oprettet en gang, uanset at personen samtidig er knyttet til flere forskellige Institutioner. Samtidig er der behov for, at en Institutions adgang til personens data er begrænset, så en Institution kun har adgang til data, knyttet til den pågældende Institution. Det betyder, at Roller og rettigheder skal sikre, at forskellige Institutioner skal have adgang til forskellige data på den samme person. I forhold til konstitution (funktion i anden stilling) kan der læses mere her: http://pav.perst.dk/publikation/funktion%20i%20anden%20stilling.aspx?sh owcontent=1 I forhold til udlån henvises til p. 53: http://www.modst.dk/oeav/oekonomistyringny/udgiftsopfoelgning/~/media/files/%c3%98av/vejledninger/bevillings omr%c3%a5det/budgetvejledning%202016_web.pdf 3B.8 Stillingskontrol og kvoter Til ansættelse af stillinger i lønramme 37 (fx kontorchefer) og over er knyttet en stillingskontrol, som betyder, at der skal være et ledigt stillingsnummer i Institutionen for at en stilling må slås op. Stillingsnumre tildeles af Finansministeriet. Stillingsnumrene knyttes til en specifik stilling, men kan Side 8 af 11
flyttes rundt til lignende stillinger. Det skal dog til enhver tid være muligt at oplyse, hvor mange stillingsnumre der er tildelt, og hvem der er ansat i hvilke af de tildelte stillingsnumre. Institutioner i staten har fået udmeldt måltal eller kvoter for bestemte typer af ansættelser, således fx reglerne om EUD-elever, hvor hvert Ministerområde som minimum skal opfylde en udmeldt kvote for antallet af elever i Ministerområdet. Der skal typisk rapporteres ved udgangen af en periode, men undervejs i perioden vil statusopdateringer være nødvendige. De nævnte eksempler viser, at der er behov for at kunne skabe overblik i de tilfælde, hvor der fx skal foreligge en centralt godkendt stilling inden opslag og i tilfælde, hvor en Institution skal opfylde en udmeldt kvote fx for antallet af elever. I forhold til stillingsnumre, henvises til nedenstående vejledning: http://hr.modst.dk/publications/2012/vejledning%20om%20stillingsnumme r%20og%20stillingskontrol.aspx Kvoter for EUD-elever er beskrevet her: http://pav.perst.dk/publikation/elever%20m%20fl/erhvervsuddannelsesele ver/kvote%20for%20eudelever.aspx?query=eud 3B.9 Anciennitetsberegning Anciennitetsberegninger foretages i forhold til fx lønindplacering, pension, jubilæum samt afskedigelse. Beregningerne til fastsættelse af anciennitet foretages forskelligt alt efter om det fx er lønanciennitet eller jubilæumsanciennitet, der skal fastsættes. Beregningerne foretages ved hver ny ansættelse og sker ved at HRmedarbejdere anmoder den kommende medarbejder om at aflevere en oversigt over: Ansættelsessteder Tiltrædelses- og fratrædelsesdato Ugentlige timetal Arbejdets art Oplysninger vedhæftes enten dokumentation eller en tro- og loveerklæring, hvor medarbejderen skriver under på, at oplysningerne er korrekte. HR-medarbejderen beregner på baggrund af de indsendte oplysninger anciennitet i forhold til de forskellige områder, hvor anciennitet er relevant. I Side 9 af 11
forhold til beregning af jubilæumsanciennitet er der udformet en jubilæumsberegner. Der er knyttet kontroller til beregningerne. Der er således behov for, at forskellige anciennitetsopgørelser kan beregnes, at tidligere beregninger kan lægges til grund ved ny ansættelse og at det er muligt at se de aktuelle ancienniteter. Der henvises til nedenstående om løn- og jubilæumsanciennitet: http://pav.perst.dk/publikation/loenanciennitet%20og%20jubilaeumsancien nitet.aspx Om pension henvises til nedenstående: http://pav.perst.dk/publikation/pensionsordninger.aspx?showcontent=1 3B.10 Ordener og medaljer Statsansatte har mulighed for at blive tildelt ordener og medaljer ud fra en række kriterier. Ordener er knyttet til lederstillinger på et vist niveau, fx Ridderkors, mens medaljer er knyttet til lang og tro tjeneste, fx fortjenstmedalje efter 40 års tjeneste. Indstilling om tildeling af ordener initieres typisk i departementerne eller i Koncern-HR på et Ministerområde og sker med faste mellemrum, fx 1 gang årligt. I den forbindelse er der behov for overblik over alle ledere på et vist niveau, deres anciennitet som fx kontorchef, tidligere ordenstildeling og om vedkommende allerede har takket nej til ordener eller om vedkommende tidligere har modtaget en orden. I forhold til fortjenstmedalje er der behov for, at der ud fra anciennitet automatisk bliver gjort opmærksom på, hvornår en sag skal indledes. Om tildeling af medaljer og ordener henvises til: http://kongehuset.dk/monarkiet-i-danmark 3B.11 Tillidsrepræsentanter og andre typer medarbejderrepræsentanter Der gælder særlige beskyttelses- og forhandlingsregler for medarbejdere valgt som tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant, samarbejdsudvalgs(su)- repræsentant og medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem samt disses suppleanter i forbindelse med afskedigelse - uanset om afskedigelsen er begrundet i medarbejderens eller arbejdsgiverens forhold. Der er derfor behov for et overblik over, hvem der bestrider de nævnte poster. Side 10 af 11
For tillidsrepræsentanter og disses suppleanter gælder de særlige beskyttelsesregler 1 år efter, at en medarbejder ikke længere bestrider posten. For øvrige valgte, dvs. arbejdsmiljørepræsentanter, samarbejdsudvalgs(su)- repræsentanter og medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer samt disses suppleanter, gælder, at de går tilbage til almindelige regler, når de udtræder af den valgte Rolle. Der er også behov for at vide, hvilken fagforening, en tillidsrepræsentant kommer fra. En tillidsrepræsentant kan repræsenterer flere fagforeninger. Endelig er der behov for at vide, hvilke dele af en organisation, arbejdsmiljørepræsentanter repræsenterer. Der kan læses mere om tillidsrepræsentanter mv. i afsnit 6.6 her: http://pav.perst.dk/publikation/tillidsrepraesentanter.aspx?showcontent=1 Side 11 af 11