#JobInfo Criteria=AKB_Frederiksberg# Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 26. maj 2011, kl. 17.30 Beboerhuset "Bryggeriet", Nordre Fasanvej 122A, Frederiksberg Bestyrelsen Klaus Linder, Anette Fogh, Annie Dalgaard, Esben Haulund Christensen, Ole Frederiksen Administration Forretningsfører Henning Bøgh Holtov og ejendomsleder John Jensen Revision Ernst & Young Godkendt Revisionspartnerselskab Indholdsfortegnelse Selskabet... 4 1. Forretningsførelsen / præsentation af ny forretningsfører... 4 2. Forretningsorden for bestyrelsen... 4 3. Protokollat fra møde den 22. september 2010 og 14. december 2010... 4 4. Revisionsprotokol... 4 Sager til beslutning/behandling... 5 5. Regnskab for 2010 for boligorganisation og afdelinger med tilhørende årsberetning og revisionsprotokol... 5 6. Budget 2012 for boligorganisationen... 7 7. Energirapporter for 1. kvartal 2011... 7 8. Afdeling 5501 Stjernen, renovering af badeværelser - byggeregnskab... 8 9. Særlig anvisningsaftale vedr. afdeling Stjernens ældreboliger... 9 10. Ny anvisningsaftale mellem Frederiksberg Kommune og AKB Frederiksberg... 9 11. Nyt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme I... 10 12. Delegation af repræsentantskabets kompetence til organisationsbestyrelsen... 12 13. Indstilling til repræsentantskabet af særlig udpeget medlem af bestyrelsen... 12 14. Indstilling til repræsentantskabet om valg af revisor... 12 Sager til orientering... 13 15. Afdeling 5502 Fasanhaven, tilgængelighedsprojekt status (elevator)... 13 16. Kommunal godkendelse af årsregnskab 2009... 13 17. Styringsdialog... 13 18. Forvaltningsrevision 2010... 14 19. Afskaffelse af opslag i... 14 1/21
20. Vejledning #JobInfo til Criteria=AKB_Frederiksberg# Naboskabet.dk... 15 21. KAB s Energiydelser... 16 22. Ny aftale om energiydelser... 17 23. Flintholm, familie- og ungdomsboliger, nybyggeri status... 17 24. Referater og dagsordener fra organisationsbestyrelser og repræsentantskaber på web... 19 25. Tryg Bolig projektet... 19 26. Årsrapport for porteføljeforvaltning af fælles el-indkøb i 2010... 20 27. Moms på opnoteringer... 21 28. Næste møde... 21 2/21
#JobInfo Criteria=AKB_Frederiksberg# 1: Forretningsorden for bestyrelsen... 4 2: Referat af organisationsmøde den 22. september 2010... 4 3: Referat af organisationsmøde den 14. december 2010... 4 4: Revisionsprotokollen... 4 5: Regnskab 2010, Boligorganisationen... 6 5A: Regnskab 2010, Stjernen... 6 5B: Regnskab 2010, Fasanhaven... 6 6: Budget 2012 for boligorganisationen... 7 7: Notat om udlejningsaftale for AKB, Frederiksberg.... 10 8: Liste over KAB-administrerede afdelinger, som har fået foretaget naboskabsundersøgelse... 16 9a: Tilsagnsskrivelse I... 18 9b: Tilsagnsskrivelse II... 18 10a: Udbuds- og konkurrencebetingelser... 18 10b: Byggeprogram... 18 10c: Skitseprojekt... 18 3/21
Selskabet #JobInfo Criteria=AKB_Frederiksberg# 1. Forretningsførelsen / præsentation af ny forretningsfører På tidligere bestyrelsesmøder er organisationsbestyrelsen blevet orienteret om, at forretningsfører Kim Geertsen i forbindelse med den ny forvaltningsstruktur, ville overtage forretningsførelsen for. Tidspunktet for forretningsførerskift er i flere omgange blevet udskudt. Det er nu endeligt fastlagt, at Kim Geertsen overtager forretningsførelsen pr. 1. juni 2011. at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2. Forretningsorden for bestyrelsen 1: Forretningsorden for bestyrelsen 3. Protokollat fra møde den 22. september 2010 og 14. december 2010 Referat af møde den 22. september 2010 og referat af møde den 14. december 2010, der tidligere er fremsendt til organisationsbestyrelsen til eventuelle kommentarerer, er vedlagt som bilag 2 og 3 til godkendelse. 2: Referat af organisationsmøde den 22. september 2010 3: Referat af organisationsmøde den 14. december 2010 at organisationsbestyrelsen godkender referat fra mødet den 22. september 2010 og referat fra mødet den 14. december 2010. 4. Revisionsprotokol Selskabets revisionsprotokol fremlægges til påtegning som bilag 3. Heraf kopi af Ernst & Young Godkendt Revisionspartnerselskab indførelser i protokollen siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. 4: Revisionsprotokollen at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4/21
Sager til #JobInfo beslutning/behandling Criteria=AKB_Frederiksberg# 5. Regnskab for 2010 for boligorganisation og afdelinger med tilhørende årsberetning og revisionsprotokol Boligorganisationen Årsregnskabet for 2010 er forud for mødet tilsendt bestyrelsens medlemmer. Boligorganisationens regnskab udviser et overskud på 559.508 kr., som er overført til konto 805 arbejdskapital. Overskuddet fremkommer primært ved opnået nettorenteindtægt forrentning af organisationens egenkapital. Arbejdskapitalen Efter overførsel af årets overskud udgør arbejdskapitalen 745.193 kr. Dispositionsfonden Dispositionsfonden udgør 8.935.313 kr. Den disponible del udgør heraf 8.797.313 kr. Den bundne del af dispositionsfonden udgør 138.000 kr., svarende til indskuddet i forretningsførerselskabet samt udlån til afdeling 5501 Stjernen. Afdelingerne Afdeling 5501, Stjernen Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på 1.108.399 kr. Overskuddet afvikles budgetmæssigt over de kommende 3 år. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde årligt 7.500.000 kr. pr. 31. december 2010, svarende til 139,79 kr. pr. m 2. Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde 472.637 kr. 31. december 2010. Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt 512.610 kr., hvoraf 252.358 kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 743,34 kr. pr. m². 5/21
Der #JobInfo har ikke været Criteria=AKB_Frederiksberg# gennemført lejeændringer i årets løb. Afdelingsmødets godkendelse Regnskabet behandles af afdelingsmødet den 17. maj 2011. Afdeling 5502, Fasanhaven Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på 23.112 kr. Overskuddet afvikles budgetmæssigt over de kommende 3 år. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde årligt 111.000 kr. pr. 31. december 2011 svarende til 81,88 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde 26.783 kr. pr. 31. december 2011. Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt 17.644 kr., hvoraf 0,00 kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 814,60 kr.pr. m². Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb ud over den budgetmæssige gennemsnitlige stigning pr. 1. januar 2010 på 1,94 %. Afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets godkendelse Regnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 16. maj 2011 og fremlægges til orientering på afdelingsmødet den 6. september 2011. 5: Regnskab 2010, Boligorganisationen 5A: Regnskab 2010, Stjernen 5B: Regnskab 2010, Fasanhaven at bestyrelsen godkender årsregnskaberne for 2010 for boligorganisationen, byggefonden og afdelingerne samt overskud for afdeling 5501 Stjernen og 5502 Fasanhaven og overskudsanvendelsen samt tager revisionsprotokollatet til efterretning. 6/21
6. Budget #JobInfo 2012 Criteria=AKB_Frederiksberg# for boligorganisationen Budget 2012 for boligorganisationen er vedlagt som bilag 6. I budgettet 2012 er der taget udgangspunkt i de nye produktpakker, som afdelingerne har valgt i foråret 2010. Budgettet balancerer med 5.134.000 kr. I budgettet indgår et budgetteret overskud/budgetreserve på 231.000 kr., som er forudsat henlagt til arbejdskapitalen. Beløbet fremkommer ved en budgetteret nettorenteindtægt svarende til forrentningen af organisationens dispositionsfond og arbejdskapital. Budgettets hovedposter: Forretningsførelse i alt Organisationens øvrige driftsudgifter (vederlag, møde- og kontorholdsudgifter m.v. samt revision) Samlede administrationsudgifter 2.543.000 kr. 307.000 kr. 2.850.000 kr. 6: Budget 2012 for boligorganisationen at bestyrelsen godkender budget 2012 for boligorganisationen. 7. Energirapporter for 1. kvartal 2011 Afdelingsbestyrelsen i afdeling Stjernen har over for administrationen tilkendegivet deres utilfredshed med, at der fortsat ikke leveres energirapporter til de aftalte terminer. Afdelingen har eksempelvis ikke modtaget energirapporter for januar, februar og marts 2011, hvorfor disse ikke kan bruges, som det styringsredskab de var tiltænkt. Afdelingsbestyrelsen har anmodet om, at der i administrationsbidraget fratrækkes en forholdsmæssig del for den manglende ydelse. Afdelingsbestyrelsen henstiller endvidere til energiområdet, at der i de skriftlige aftaler med afdelingen indføjes tidsterminer for ydelserne, forinden aftalerne for 2011 kan godkendes og underskrives. at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og henstiller til energiområdet 7/21
snarest #JobInfo at udfærdige Criteria=AKB_Frederiksberg# nye aftaler, med angivelse af tidsterminer, for levering af deres ydelser til Boligselskabet AKB Frederiksberg, samt drage omsorg for en forholdsmæssig reduktion i administrationsbidraget for de manglende ydelser i første kvartal 2011. 8. Afdeling 5501 Stjernen, renovering af badeværelser - byggeregnskab Efter arbejdets færdiggørelse har administrationen udarbejdet et byggeregnskab for de 3 etaper. Byggeregnskabet blev fremlagt og godkendt på afdelingsbestyrelsesmødet den 2. december 2009. Efter mødet har afdelingsbestyrelsen bedt om yderligere dokumentation for posterne i regnskabet vedrørende mer-/ og mindreydelser samt dokumentation for den foretagne indeksregulering af entreprisesummen. Byggeregnskabet blev derfor fremlagt med forbehold for afdelingsbestyrelsens endelige accept på bestyrelsesmødet den 22. september 2010. Bestyrelsen valgte ikke at godkende byggeregnskabet før dette er endeligt godkendt af afdelingsbestyrelsen. Det samlede regnskab med skæringsdato pr. 30. juni 2009 ser sådan ud: Udgifter Regnskab Budget Afvigelse Håndværkerudgifter 45.364.033 kr. 43.969.360 kr. 1.394.673 kr. Omkostninger 6.804.632 kr. 7.194.343 kr. +389.711 kr. Samlet anskaffelsessum 52.168.665 kr. 51.163.703 kr. +1.004.962 kr. Finansiering Reguleringskonto, godkendt 16.800.000 kr. 16.800.000 kr. Realkreditlån 15 år 4.500.000 kr. 4.500.000 kr. Realkreditlån 30 år 15.700.000 kr. 15.700.000 kr. Reguleringskonto, forventet 15.168.665 kr. 14.163.703 kr. 52.168.665 kr. 51.163.703 kr. På et møde med afdelingsbestyrelsen den 11. januar 2011 blev sagen gennemgået på ny, hvorefter revisionsnotat blev taget til efterretning og den foretagne indeksregulering godkendt. Byggeregnskabet er således endeligt godkendt af afdelingsbestyrelsen den 11. januar 2011. at bestyrelsen godkender byggeregnskabet samt godkender, at regnskabet indsendes til Frederiksberg Kommune til godkendelse. 8/21
9. Særlig #JobInfo anvisningsaftale Criteria=AKB_Frederiksberg# vedr. afdeling Stjernens ældreboliger Frederiksberg Kommune har ved brev af 11. februar 2011 forespurgt til muligheden for at kunne udvide anvisningsaftalen for en række ældre- og handicapboliger, som kommunen har svært ved at udleje til ældre og handicappede herunder de 50 ældreboliger i afdeling Stjernen. Kommunen ønsker at udvide anvisningsaftalen til også at omfatte enlige forsørgere. Fordelen ved at udvide anvisningsaftalen til også at omfatte denne målgruppe er, som kommunen udtrykker det, en mere blandet målgruppe i bebyggelsen, et bedre boligmiljø for beboerne i bebyggelsen og at kommunens udgifter til tomgangsleje minimeres. Vilkårene for udvidelse af anvisningsretten vil være tilsvarende dem, der gælder efter almenboliglovens 59 at kommunen betaler leje fra anvisningstidspunktet frem til udlejning finder sted, og at kommunen betaler istandsættelsesudgifter, såfremt den fraflyttede ikke har opfyldt sin forpligtelse. Der findes ikke hjemmel til, at kommunen kan garantere for lejebetalingen i lejeperioden. Kommunens ønske om udvidelse af anvisningsretten blev drøftet på et møde den 28. februar 2011 mellem KAB s administration og repræsentanter for organisationsbestyrelsen. Der var herefter enighed blandt bestyrelsesmedlemmerne om, at en aftale om udvidelse af anvisningsaftalen kan indgås, hvorefter ældreboliger, der ikke kan anvises til ældre og handicappede, kan anvises til enlige forsørgere. Anvisningsaftale er herefter fremsendt til Frederiksberg Kommune for underskrift, og vil så snart den er modtaget retur blive fremsendt til formandskabet for underskrift. at bestyrelsen endeligt godkender den særlige anvisningsaftale vedrørende afdeling Stjernen s ældreboliger samt, at formandskabet efterfølgende underskriver aftalen. 10. Ny anvisningsaftale mellem Frederiksberg Kommune og AKB Frederiksberg Den nuværende anvisningsaftale mellem Frederiksberg Kommune og AKB, Frederiksberg udløber pr. 21. maj 2011, og er derfor til genforhandling med kommunen. I den nuværende aftale har Frederiksberg Kommune haft 50 % boligsocial anvisning og de resterende 50 % udlejet med 40 % via de fleksible udlejningsregler og 10 % efter de almindelige udlejningsregler. Frederiksberg Kommune har gennem de sidste 4 år kun anvendt en mindre andel af de boliger, som er blevet stillet til rådighed for kommunen. 9/21
På baggrund #JobInfo Criteria=AKB_Frederiksberg# af drøftelser med organisationsformand Klaus Linder og Ejendomsleder John P. Jensen har KAB udarbejdet et notat om ønsker og krav m.v. til en ny anvisningsaftale. Dette er efterfølgende drøftet med bestyrelsesmedlemmerne dels ved høring pr. e-mail og dels ved et møde den 28. februar 2011. Dette medførte enkelte ændringer til et udkast til ny anvisningsaftale. Indholdet i den ny anvisningsaftale skal efterfølgende forhandles endeligt på plads med Frederiksberg Kommune. Det er ikke tilendebragt ultimo april måned. Notat om udlejningsaftale for AKB, Frederiksberg vedlægges som bilag 7. Efter behandling og godkendelse i Frederiksberg Kommune vil den ny aftale blive fremsendt til formandskabet for underskrift. 7: Notat om udlejningsaftale for AKB, Frederiksberg. at bestyrelsen træffer beslutning om endelig godkendelse af ny anvisningsaftale samt at aftalen efterfølgende underskrives af formandskabet. Såfremt Frederiksberg Kommune efterfølgende foranlediger ændringer i den ny aftale, indkaldes bestyrelsen igen ekstraordinært i modsat fald er aftalen hermed endelig godkendt. 11. Nyt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme I KAB har efter rådgivning hos forsikringsmæglerne Willis besluttet at sende fællesforsikringen i EU-udbud. Beslutningen er taget på baggrund af varsling om væsentlige forsikringsforhøjelser. Gjensidige har efter længere tids forhandling ønsket en gennemsnitlig præmiestigning på ca. 55 % pr.1. oktober 2011. Flere og dyrere skader Gjensidiges samlede skadesudgifter til bygningsforsikringer i 2010 har været ca. 48,5 mio. kr., og netto forsikringspræmien har været 36,4 mio. kr., så de har haft en underdækning på ca. 12,1 mio. kr. Hertil kommer udgifter til administration osv. Selvom 2010 var et skadesmæssigt dårligt år, ligger de gennemsnitlige skadesudgifter over de seneste 5 år på 38,7 mio. kr., hvilket stadig er højere end forsikringspræmien. Fordelingen på skadesgrupper i 2010 var: Vandskader med 33 %, brandskader med 31 %, rørskader med 15 %, tyveri med 9 % og glas & sanitet med 5 %. Øvrige skader, som dækker en lang række typer, udgjorde i alt 7 %. Især vandskader er vokset eksplosivt på grund af de meget kraftige regnskyl (skybrud) i 2010, og rørskader er også vokset meget. Sidstnævnte er sandsynligvis en indikation af, at der er behov for at renovere rørsystemerne, hvilket er billigere end at lade forsikringen betale for løbende reparationer. Endeligt er tyveri også vokset, og her er det blandt andet ødelagte døre, der fylder. 10/21
Fra Codan #JobInfo til Criteria=AKB_Frederiksberg# Gjensidige Med til historikken om forsikringer hører, at forsikringsselskabet CODAN i starten af 2009 varslede en generel præmieforhøjelse på over 50 %. Derfor blev KAB s forsikringsramme sendt i EU-udbud i foråret 2009. Resultatet af udbuddet blev, at forsikringsselskabet Gjensidige, der dengang hed Fair Forsikring, vandt udbuddet. Dermed blev præmiestigningen pr. 1. oktober 2009 kun ca. 5 % plus den almindelige pristalsregulering og lovpligtig stempelafgift. Gjensidiges tilbud var meget favorabelt og byggede blandt andet på en fælles forventning om en reduktion i antallet og omfanget af skader. Desværre har de KAB administrerede organisationer haft et meget uheldigt skadesforløb i 2010. KAB s forventninger til fremtiden På baggrund af skadesudviklingen er Gjensidiges tilbud ikke urimeligt, hvis forventningen er, at 2011 og fremover bliver lige så dårlige skadesår som 2010. Det er imidlertid ikke vores forventning. Dels fordi skadesomfanget historisk svinger fra år til år, dels også fordi det store forebyggelsesprojekt Tryghed er under gennemførelse. Willis har rådet KAB til at gå i EU-udbud med forsikringen. Det er derfor overvejende sandsynligt, at et EU udbud vil resultere i en præmie på niveau med eller lavere end tilbudt af Gjensidige. Der vil dog være tale om præmiestigninger for næsten alle boligorganisationers vedkommende baseret på de individuelle skadestal. Disse vedlægges til orientering. Frist for accept den 1. september Den 18. juli kendes vinderen af udbuddet og senest den 1. september skal boligorganisationen have accepteret det nye tilbud, så det kan nå at gælde fra 1. oktober 2011. Alle boligorganisationer bør derfor senest den 1. september enten have behandlet det nye forsikringstilbud på et bestyrelsesmøde med deltagelse af en repræsentant fra vores forsikringsmægler Willis eller have bemyndiget forretningsføreren til at godkende tilbuddet på boligorganisationens vegne. Alternativet til at acceptere tilbuddet er at købe 4 måneders yderligere forsikringsdækning hos Gjensidige og i denne periode gennemføre et eget udbud. Den fælles forsikringsramme udbydes med mulighed for valg mellem selvrisici på henholdsvis nul, 10.000 kr. og 25.000 kr. For afdelingerne Tåstrupgård og Lundtoftegade udbydes dog med mulighed for valg mellem selvrisici på henholdsvis 25.000 kr. og 50.000 kr. at boligorganisationen beslutter enten at behandle det nye forsikringstilbud på et organisationsbestyrelsesmøde i august eller bemyndiger forretningsføreren til at godkende tilbuddet på organisationens vegne og behandle det på et efterfølgende organisationsbestyrelsesmøde. 11/21
12. Delegation #JobInfo af Criteria=AKB_Frederiksberg# repræsentantskabets kompetence til organisationsbestyrelsen Repræsentantskabet for har tidligere besluttet at delegere følgende kompetencer til organisationsbestyrelsen: 1. Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme 2. Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme 3. Grundkøb 4. Iværksættelse af nybyggeri 5. Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger, jf. 16, stk. 2 Med henvisning til vedtægternes 4, stk. 6 kan repræsentantskabet beslutte at delegere kompetencen på et eller flere af de i vedtægternes 4, stk. 5 nævnte områder: 1. Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme 2. Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme 3. Grundkøb 4. Iværksættelse af nyt byggeri 5. Nedlæggelse af en afdeling 6. Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger jf. 17 stk. 2. at bestyrelsen drøfter indstilling til repræsentantskabet om, hvilke kompetencer bestyrelsen vil anbefale, at repræsentantskabet på det førstkommende repræsentantskabsmøde meddeler bestyrelsen. 13. Indstilling til repræsentantskabet af særlig udpeget medlem af bestyrelsen På det efterfølgende repræsentantskabsmøde skal der foretages valg af bestyrelsesmedlemmer, herunder særligt udpegede. at bestyrelsen drøfter indstilling om valg af særligt udpeget medlem af bestyrelsen. 14. Indstilling til repræsentantskabet om valg af revisor På det efterfølgende repræsentantskabsmøde skal der tages stilling til valg af revisor. at bestyrelsen drøfter valg af revisor. 12/21
Sager til #JobInfo orientering Criteria=AKB_Frederiksberg# 15. Afdeling 5502 Fasanhaven, tilgængelighedsprojekt status (elevator) På organisationsbestyrelsesmødet den 22. september 2010 bevilgede bestyrelsen midler fra Dispositionsfonden til at igangsætte et projektforslag og budgettering af de bygningsændringer i badeværelser efter handicapforskrifterne, som Landbyggefonden havde krævet som forudsætning for at ville støtte opsætning af elevator i gård. Administrationen har bedt Dominia om at udføre denne rådgiveropgave, og efter et indledende møde er de gået i gang med at registrere installationer og afløbsforhold som forudsætning for projektforslaget. Forslaget og den tilhørende økonomi forventes at foreligge i løbet af maj måned. Fonden har i sit tilsagn udmeldt, at støttearbejdet kunne forventes igangsat i år 2013 med mulighed for en fremrykning. Denne mulighed vil administrationen udnytte. En overordnet tidsplan for det samlede arbejde kunne se således ud: Maj 2011 Juni 2011 August 2011 September 2011 Oktober 2011 Februar 2012 April 2012 Forprojekt og budget vurderes Forhandling med LBF om endeligt tilsagn Fremlæggelse til godkendelse på afdelingsmøde Fremlæggelse på OB mødet Indsendelse af skema A Indsendelse af skema B Igangsættelse af arbejdet at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning 16. Kommunal godkendelse af årsregnskab 2009 Frederiksberg Kommune har ved brev af 18. oktober 2010 meddelt, at By- og Miljøudvalget på sit møde den 20. september 2010 har taget årsregnskab 2009 til efterretning. at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17. Styringsdialog Kommunen er forpligtiget til årligt at indkalde boligorganisationerne til et dialogmøde. Inden mødet skal boligorganisationen indsende en dokumentationspakke. Den indeholder en styringsrapport, boligorganisationens regnskabsmateriale, årsberetning samt resultater af eventuelle relevante analyser. 13/21
Dokumentationspakken #JobInfo Criteria=AKB_Frederiksberg# udarbejdet i december måned 2010 og er fremsendt til Frederiksberg Kommune den 28. december 2010. Der er endvidere fremsendt kopi til alle organisationsbestyrelsesmedlemmer. Frederiksberg Kommune har endnu ikke indkaldt boligorganisationen til dialogmøde. at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 18. Forvaltningsrevision 2010 Rapporten - Rapport om forvaltningsrevision 2010, foreligger ikke færdigudarbejdet ved nærværende bestyrelsesmøde. Rapporten vil blive forelagt på et senere afholdt bestyrelsesmøde. at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19. Afskaffelse af opslag i Anvendelse af opslag om ledige boliger i afd. Stjernen og afd. Fasanhaven er ophørt fra den 31. marts 2011. Indtil 31. marts 2011 har oplysning om ledige boliger været opslået i opgangene i afdelingerne, og beboere har haft mulighed for at ansøge om boligen, hvis de ønskede at flytte. Efter udlejningsbekendtgørelsens 2, stk. 2 skal lejere, som ønsker en anden bolig i en af boligorganisationens afdelinger, optages på en venteliste (oprykningsventelisten). Det er således ikke lovligt at tilbyde en ledig bolig i afdelingen ved opslag. Der er risiko for, at de, der står på oprykningsventelisten, ikke ser opslaget. Samtidig må en bolig efter udlejningsbekendtgørelsen ikke udlejes til en beboer i afdelingen, som ikke står på oprykningsventeliste, hvis boligen ikke er tilbudt de personer, der står på den almindelige venteliste. Enhver person, der er fyldt 15 år, kan optages på den almindelige venteliste jf. udlejningsbekendtgørelsen 3, stk. 1. Hvis afdelingerne fortsat udlejes på baggrund af opslag, sker udlejning ikke efter reglerne i udlejningsbekendtgørelsen. 14/21
Bestyrelsen #JobInfo er Criteria=AKB_Frederiksberg# ansvarlig for driften, herunder for at udlejning mv. sker i overensstemmelse med de regler, der gælder herfor. Det er på baggrund heraf aftalt, at anvendelsen af opslag ophører. I fremtiden vil der blive mulighed for at beboere, der er opskrevet på den interne venteliste, også kan få meddelelse om ledige boliger via e-mail. Når KAB er klar med systemet, hvor der kan modtages brev via e-mail, vil der blive udsendt meddelelse om dette, så interesserede kan tilmelde sig systemet. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20. Vejledning til Naboskabet.dk Der er gennemført flere hundrede naboskabsundersøgelser siden lanceringen af 2. generation af naboskabet.dk i 2008. Heriblandt har lidt over 40 boligafdelinger i KAB-fællesskabet fået gennemført en naboskabsundersøgelse med assistance fra KAB. 10 af undersøgelserne blev gennemført på vegne af Københavns Kommune som et led i evalueringen af den fleksible udlejningsordning. KAB har samlet op på erfaringerne med at benytte naboskabet.dk og har udarbejdet en vejledning, som beskriver, hvordan en naboskabsundersøgelse gennemføres samt giver gode råd til at tilrettelægge processen. Der er vedlagt en flyer (bilag 8), som fortæller mere om indholdet i en naboskabsundersøgelse. Hvad er undersøgelserne blevet brugt til? Der kan være mange formål med at gennemføre en naboskabsundersøgelse. Her er et par af de ting, som boligområderne har fået ud af arbejdet: Resultaterne anvendes som et konkret grundlag for samarbejdet mellem afdelingsbestyrelsen, driften og den eventuelle boligsociale indsats. Resultaterne bruges i arbejdet med fremtidssikring af afdelingen. Resultaterne bliver brugt til at fortælle den positive historie om området og sætte fokus på områdets styrker. Undersøgelsen anvendes i samarbejdet med kommunen som et led i styringsdialogen. Flere områder har fået en større forståelse af forskellige gruppers særlige ønsker og behov og bruger det til at prioritere og fokusere i deres daglige arbejde. KAB yder fortsat konsulentbistand til gennemførelse af undersøgelser til nedsat pris. Prisen for konsulentbistand er 11.000 kr. ekskl. moms i 2011. Sparring og hotline til jeres egen undersøgelse koster 2.750 kr. ekskl. moms. 15/21
#JobInfo 8: Liste Criteria=AKB_Frederiksberg# over KAB-administrerede afdelinger, som har fået foretaget naboskabsundersøgelse at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21. KAB s Energiydelser I forbindelse med overgangen til de nye produktpakker er også KAB s energiydelser gennemgået og justeret, så der nu leveres ens energiydelser til hele KAB-fællesskabet. Der er helt grundlæggende tale om de samme ydelser som tidligere, men ydelsernes indhold og prissætning er gjort mere gennemskuelig for både afdelinger og KAB-personale. Energi-ydelserne og priser blev godkendt med det nye ydelseskatalog/prisblad for 2011 af KAB s repræsentantskab i november 2011, og sigtet med justeringen har været: - At ydelserne er klart definerede og at kunderne ved, hvad der leveres. - At ydelserne giver afdelingerne den tryghed og sikkerhed, der generelt er målsætningen med KAB s forvaltningsmodeller. - At prisstrukturen er gennemskuelig og administrerbar. - At der fremover gælder ens vilkår for alle kunder. Forbrugsregnskaber Prisstrukturen og ydelsesindhold er det samme som hidtil, men der er taget højde for, at ydelsen skal kunne tilpasses såvel en lokal driftsmodel, hvor en del opgaver udføres på ejendomskontoret (Pakke L) og en central driftsmodel, hvor flere opgaver udføres i Energiområdet i KAB (Pakke C). Selve forbrugsregnskabsydelsen (grundregnskabet) er lovpligtig og derfor en obligatorisk ydelse, men der er tillige mulighed for forskellige tilkøb til Pakke L, samt for tilkøb af yderligere fordelingsregnskaber m.v. Energi- og varmekonsulentydelse og Ressourceadministration Energi- og varmekonsulentydelsen (EVK-ydelsen) svarer i sit indhold den tidligere ydelse Varmeteknisk tilsyn, dog med enkelte justeringer. F.eks. får afdelingen med 2 årlige besøg af varmekonsulenten, samt mulighed for et årligt akut-besøg pr. varmecentral/boilerrum. Der er også, som noget nyt, etableret et fælles telefonnummer til energi- og varmekonsulenterne, som de ansvarlige for anlæggene kan benytte løbende. Energi- og varmekonsulenterne vil altså fortsat have deres gang i afdelingerne. Men i modsætning til tidligere, hvor der var kontakt direkte med afdelingsbestyrelsen, vil kontakt og rådgivning fremover være rettet mod driftschef/ejendomsleder og det lokale personale. Hvis afdelingen trækker på Energi- og varmekonsulenterne ud over, hvad der indgår i grundydelsen, vil det medføre merbetaling. Med ydelsen Ressourceadministration får afdelingen (afdelingsbestyrelsen) løbende information om ressourceforbruget i afdelingen i form af rapporter trukket fra KABAS. Produktet vil i sin nye form indeholde et større sortiment af mulige rapporter end tidligere, hvoraf nogle 16/21
vil være #JobInfo yderligere Criteria=AKB_Frederiksberg# tilkøb til RA-ydelsen. Derudover ligner ydelsen den hidtidige KAB-ydelse Ressourceadministration. Den hidtidige prisstruktur for EVK-ydelsen (pris pr m 2 hedeflade) var uigennemskuelig og svær at administrere. Det samme gælder priserne for Ressourceadministration, der tidligere var opgjort pr. måler. Priserne for begge ydelser er derfor ændret, så der nu er et fast grundbeløb pr. afdeling, samt et bidrag pr. lejemålsenhed. Samlet set er ændringen indtægtsneutral for KAB, men den vil medføre små forskydninger i mellem afdelingernes betaling for ydelserne. Det nærmere indhold af ydelserne fremgår af Ydelseskatalog 2011 Almene boligorganisationer, nemlig ydelse 07.05 (forbrugsregnskaber) og 08.20.09 og 08.20 10 (EVK-ydelse og Ressourceadministration). at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 22. Ny aftale om energiydelser Afdelingerne har modtaget aftale om levering af KAB forbrugsregnskaber samt aftale om ressourceadministration og energi- og varmekonsulentydelser for 2011 til godkendelse og underskrift. Afdelingsbestyrelsen for afdeling Stjernen har imidlertid ikke ønsket at godkende/underskrive disse aftaler før der fra energiområdet bliver fremsendt nye aftaler med tidsterminer for levering af rapporterne. Afdelingsbestyrelsen har ønsket at behandle alle 3 aftaler om levering af energiydelser under et. at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 23. Flintholm, familie- og ungdomsboliger, nybyggeri status Frederiksberg Kommunalbestyrelse godkendte som forventet Skema A-ansøgningerne i sit møde den 20. december 2010. Tilsagnsskrivelserne vedlægges til orientering som bilag 9a og 9b. Følgegruppen har i perioden herefter afholdt 6 møder, hvor sagens indhold i detaljer har været drøftet, og nødvendige beslutninger truffet for projektets korrekte fremme. Herunder at tilknytte ingeniørfirmaet Bascon til projektet som bygherrerådgiver med den opgave, at ud- 17/21
arbejde #JobInfo udbudsmaterialet Criteria=AKB_Frederiksberg# til og lede gennemførelsen af totalentrepriseudbuddet, forestå forhandlingerne med vindende totalentreprenør samt føre tilsyn med byggeriets opførelse. Efter gennemført prækvalifikation, hvor 25 anmodede om deltagelse, er følgende 5 totalentreprise-team udpeget til at afgive tilbud: - Entreprenørfirmaet MT Højgaard/Vilhelm Lauritzen Arkitekter/Brandt Landskab - Entreprenørfirmaet NCC/JJW Arkitekter - Entreprenørfirmaet W. Lynggaard Petersen/ingeniørfirmaet Dominia/ Tegnestuen Vandkunsten - Entreprenørfirmaet Jönsson/ingeniørfirmaet Wissenberg/Hou+Partnere - arkitekter - Entreprenørfirmaet Brd. Andersen/ingeniørfirmaet Gromtmij/Domus Arkitekter/Kragh & Berglund Landskabsarkitekter Totalentrepriseudbudsmaterialet udsendtes til de bydende den 4. april 2011. Til bestyrelsens orientering vedlægges de væsentligste udbudsdokumenter, således: - udbuds- og konkurrencebetingelser - byggeprogram - skitseprojekt Den forventede tidsplan for projektets gennemførelse ser i dag således ud: Totalentrepriselicitation 26. maj 2011 Skema B-ansøgning indsendes september 2011 Kommunalbestyrelsens godkendelse af Skema B november 2011 Nedrivning og miljøoprensning (kommunen) november 2011 til marts 2012 Byggestart april 2012 Indflytning maj 2013 Såfremt der er nyt i sagen vil bestyrelsen blive orienteret herom på selve mødet. 9a: Tilsagnsskrivelse I 9b: Tilsagnsskrivelse II 10a: Udbuds- og konkurrencebetingelser 10b: Byggeprogram 10c: Skitseprojekt at organisationsbestyrelsen godkender og tager orienteringen om sagens stade til efterretning. 18/21
24. Referater #JobInfo og Criteria=AKB_Frederiksberg# dagsordener fra organisationsbestyrelser og repræsentantskaber på web Som følge af nye lovkrav skal referater være offentligt tilgængelige. Derfor uploader KAB nu dagsordener og referater fra møderne i organisationsbestyrelser og repræsentantskaber til KAB s hjemmeside, så også beboerne får direkte adgang til at læse og printe disse dokumenter. Placeringen på dokumenterne er: http://www.kab-bolig.dk/beboere/dinbolig/organisationsbestyrelser Mange organisationsbestyrelser har hidtil udsendt dagsordener og referater til afdelingsbestyrelser og repræsentanter med post. Den nye fremgangsmåde sparer i mange tilfælde boligorganisationerne en postgang. De referater, der indeholder fortrolige punkter som f.eks. personalesager, vil blive opdelt i en lukket del og en åben del. Den lukkede del af referaterne med de fortrolige punkter udsendes pr. brev. Kun den åbne del bliver offentliggjort på hjemmesiden. at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 25. Tryg Bolig projektet Tryg Bolig projektet har nu været i gang i ca. et år og er et treårigt projekt. Projektets mål er at sikre trygge boligområder ved at forebygge og begrænse utryghedsskabende hændelser - særligt brand, vold, indbrud, hærværk og klimamæssige hændelser - i almene boligområder. Det gøres blandt andet ved at give medarbejderne i de almene boligafdelinger og boligadministrationerne redskaber til at forebygge og begrænse nogle af disse hændelser, blandt andet gennem påvirkning af beboernes adfærd. Den stigende skadesfrekvens skaber utryghed og er også med til at præge forsikringspræmierne. Forsikringsselskaberne har varslet store præmiestigninger, blandt andet på grund af de beskrevne hændelser. I projektet udvikles en vifte af værktøjer, der skal tilpasses og integreres i den daglige drift og organisation. Tilbagemeldinger på afprøvede værktøjer i driften har indtil nu været positive. Flere af værktøjerne bliver nu implementeret i boligafdelingerne. Tryghedsgennemgange Et af de nye værktøjer er tryghedsgennemgange. I 2011 vil der blive foretaget 87 tryghedsgennemgange i KAB s administrerede almene afdelinger. Alle boligorganisationer vil få 19/21
mindst #JobInfo en gennemgang, Criteria=AKB_Frederiksberg# store selskaber vil få flere. Gennemgangene udføres af medarbejdere i Willis og afsluttes med en rapport, som bliver præsenteret for afdelingsbestyrelse og organisationsbestyrelse. Tryghedsgennemgangene er et vigtigt værktøj til at holde skaderne nede på et så minimalt niveau som muligt. Det er derfor af yderste vigtighed, at afdelingerne følger anbefalingerne i rapporterne. Situationsplaner over afdelinger Et andet værktøj er situationsplaner over afdelingerne til beredskabet. Situationsplanerne af afdelingerne er et værktøj, som kan minimere tiden for beredskabets indsats og i yderste fald redde menneskeliv, når skaden er sket. Beredskabet vil være i besiddelse af planerne enten elektronisk eller i papirform, så de allerede på vejen til skadesstedet kan orientere sig om adgangsveje, brandkamme, tekniske installationer og andet, som har betydning for en hurtig indsats. I løbet af 2011 vil driftschefer, ejendomsledere, driftsledere og ejendomslederassistenter komme på kursus i brug af de udviklede værktøjer samt den videre formidling til afdelingsbestyrelser, beboere og medarbejdere. Projektet er støttet af TrygFonden og foregår i samarbejde med KAB s forsikringsmægler Willis samt Boligforeningen Højstrup i Odense og Boligforeningen ØsterBo i Vejle. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 26. Årsrapport for porteføljeforvaltning af fælles el-indkøb i 2010 På vegne af de boligorganisationer, der i 1. halvår 2008 tilsluttede sig fælles el-indkøb, indgik KAB ultimo juni 2008 en forvaltningsaftale om el-portefølje med Alpiq Norge, som fastlåste el-prisen på ca. 59 øre pr. kwh. Forventningen på det tidspunkt var, at Alpiq Norge i løbet af 2008-2011 kunne handle denne pris ned. Det er desværre ikke lykkedes. Den gennemsnitlige afregningspris for 2010 har været 59,73 øre pr. kg Watt time (kwh), hvilket er 17,82 øre højere end DONG s gennemsnitlige forsyningspris på 41,91 øre i 2010. Så prioriteringen af stabile priser har i 2010 kostet 17,82 øre pr. kwh. Dette er for høj en pris, hvorfor aftalen med Alpiq Norge ikke forventes fornyet ved udgangen af 2011, men f.eks. erstattet af et el-udbud, som med god succes er gennemført på gasområdet. De foreløbige forventninger for 2011 er stigende el-priser blandt andet som følge af de stigende olie- og gaspriser. Disse vil ikke påvirke KAB s el-porteføljeaftale, der som nævnt har låst prisen på ca. 59 øre. Langt hovedparten af de administrerede boligorganisationer deltager i fællesindkøbet af el. 20/21
Det #JobInfo indstilles, Criteria=AKB_Frederiksberg# at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 27. Moms på opnoteringer Nye retningslinier fra SKAT betyder, at ventelistegebyrer m.m. som noget nyt fra 15. april 2011 tillægges moms. KAB har valgt at justere priserne, så det endelige beløb til beboere og boligsøgende lander på et rundt beløb inklusive den nye moms. Ændringerne er følgende, alle tal i kr.: Ydelse Pris før Pris efter Moms Ialt Opnotering 155 152 38 190 Opnotering fleksibel m.m. 205 200 50 250 AKB - KAB opnotering sammen 270 268 67 335 Køb af Boliggarantibevis 930 900 225 1.125 Indgåelse af afdragsordning 465 460 115 575 I prisbladet findes ydelserne under afsnit 07.01.01 og 07.02.02. at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 28. Næste møde Næste organisationsbestyrelsesmøde afholdes den kl. i beboerhuset Bryggeriet Nordre Fasanvej 122 A, 2000 Frederiksberg. at bestyrelsen fastsætter dato for næste møde. 21/21