Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 2. maj 2011, kl Egedal Centret 53 C, 1., Stenløse. Anne Larsen, Jette Thaarup og Preben Ø. Hansen.

Transkript

1 #JobInfo Criteria=StenløseS1# Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 2. maj 2011, kl Egedal Centret 53 C, 1., Stenløse Til stede: Bjørli Denbak, Leif Gade Heller, Steffen Bargholz, Brian Øllegaard, Jørgen Hansen, Jørn Schmidt, Mogens Poulsen, Mogens Søttrup Olsen, Nina Møller, Preben Ø. Hansen, Torben Tingstrup, Vanda Jakobsen. Jens Kristensen, Leif Fynbo og Birgit Jørgensen. Afbud: Anne Larsen, Jette Thaarup og Preben Ø. Hansen. Fraværende: Jannik Schmidt, Merete Ohms, Tina Degn og Sonja Hansen. Fra KAB: Christen Mors, Carsten Have, Christian Skov Christiansen, Driftsleder Lars Simonsen. Indholdsfortegnelse 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 7. marts Revisionsprotokollat Bestyrelsens sammensætning Meddelelser fra formanden...4 Sager til beslutning Godkendelse af regnskaber Budget for boligorganisationen Organisationsbestyrelsens beretning Handlingsplan...8 1/25

2 9. Afdeling #JobInfo Stenløsebo Criteria=StenløseS1# - udskiftning af gaskedler byggeregnskab og finansiering Stengården afd. 8 godkendelse af byggeregnskab vedr. udskiftning af vinduer og døre Afdeling Stengården II Udskiftning af gaskedler godkendelse af projekt Afdeling 5708 Stengården II/ Stengården afdelingerne Stenløse Syd Nyt EU-udbud af KAB s fælles forsikringsramme...13 Sager til orientering Boelholm Status på gennemgang af ejendomsskatter Moms på opnotering Vejledning om brug af naboskabet.dk KAB s Energiydelser Fyraftensmøde 7. april Referater og dagsordener fra organisationsbestyrelser og repræsentantskaber på web Tryg Bolig projektet Beboerklagenævnssager Nyt fra afdelingerne Nyt fra udvalgene Emner til næste møde Kommende møder Eventuelt...25 Bilag 1: Afdelingsregnskaberne...7 Bilag 10: Boligorganisationens budget Bilag 2: Organisationsbestyrelsens årsberetning...8 Bilag 3: Handlingsplan...8 Bilag 4: Byggeregnskab for udskiftning af gaskedler...9 Bilag 5: Byggeregnskab for udskiftning af vinduer mv...9 Bilag 6: Skadestatistik Ejendomsforsikring...15 Bilag 7: Følgebrev til Landsbyggefonden samt svarbrev herfra...15 Bilag 8: Tag pulsen på naboskabet...18 Bilag 9: Beboerklagenævnssager /25

3 1. Referat #JobInfo fra organisationsbestyrelsesmøde Criteria=StenløseS1# den 7. marts 2011 Referat fra organisationsbestyrelsesmøde afholdt den 7. marts 2011 er udsendt den 15. marts at organisationsbestyrelsen godkender referatet. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 2. Revisionsprotokollat Der er ikke sket indførelser i revisionsprotokollen siden seneste møde. at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollatet til efterretning. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 3. Bestyrelsens sammensætning Bjørli Denbak (Afd. 8) 2012 Formand Leif Gade Heller (Afd. 7) 2011 Medlem, Dorthe Poulsen som suppleant Brian Øllegaard (Afd. 1) 2012 Medlem, Aksel H. Pedersen som suppleant Preben Østberg Hansen (Afd. 2) 2011 Medlem, Otto Pedersen som suppleant Steffen Bargholz (Afd. 3) 2012 Medlem, Lene Pedersen som suppleant Jannik Schmidt (Afd. 5) 2012 Medlem, Anne Sørensen som suppleant Jørgen Hansen (Afd. 6) 2012 Medlem, Margit Nansen som suppleant Mogens Olsen (Afd. 8) 2012 Medlem, Birgit Petersen som suppleant Merete Ohms (Afd. 10) 2011 Medlem, Rene Ohms som suppleant Jens Kristensen (Afd. 11) 2012 Medlem Vanda Jakobsen (Afd. 12) 2011 Medlem, Kirsten Sørensen som suppleant Leif Fynbo (Afd. 13) 2012 Medlem, Kate Mogensen som suppleant Jette Thaarup (Afd. 14) 2011 Medlem, Jesper Thaarup som suppleant Torben Tingstrup (Afd. 16) 2011 Medlem, Sanne Nielsen som suppleant Sonja Hansen (Afd. 20) 2012 Medlem, Inga Jeppesen som suppleant Birgit Jørgensen (Afd. 23) 2011 Medlem, Helle Termark som suppleant Nina Møller (Afd. 24) 2011 Medlem, Jens B. Nielsen som suppleant Anne Larsen (Afd. 25) 2011 Medlem, Kirsten Pedersen som suppleant 3/25

4 Mogens #JobInfo Poulsen Criteria=StenløseS1# (Afd. 26) 2012 Medlem, Keld Hansen som suppleant Tina Degn (Afd. 28) 2012 Medlem, Carsten Dahl som suppleant Jørn Schmidt (Afd. 19) 2011 Medlem Brian Andersen, afdeling 11 Møllehøj har meddelt at han udtræder af afdelingsbestyrelse og organisationsbestyrelse med øjeblikkelig virkning. Jens Kristensen indtræder derfor som hans personlige suppleant. 4. Meddelelser fra formanden Formand Bjørli Denbak vil eventuelt komme med meddelelser siden sidste møde. Formand Bjørli Denbak fremførte følgende meddelelser: Formandskabet har afholdt møde med KAB s kundedirektør Margrete Pump, hvor det blandt andet blev drøftet, at portoudgifterne for er faldet. Alligevel er det lykkedes at fastholde kompensationen fra KAB på kr. Kontoret holder lukket torsdag den 12. maj 2011, da medarbejderne skal deltage i en personaledag sammen med forvaltningsområde C. Ejendomsfunktionærerne deltager også, og ejendomskontorerne vil derfor være lukket. I Halkærgårds Ungdomsboliger er der problemer med aviser, der ligger og flyder, hvilket potentielt kan medføre brandfare. Det er blevet undersøgt om, man fra kontorets side kan opsætte skilte med reklamer nej tak. Men det kan kun iværksættes af den enkelte beboer. Der arbejdes videre på at finde en løsning. Sager til beslutning 5. Godkendelse af regnskaber 2010 Regnskaberne udviser følgende: 4/25

5 #JobInfo Stenløsebo Criteria=StenløseS1# Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Vestervang Resultatopgørelsen slutter med et overskud kr., der overføres til opsamlet resultat Halkær Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Boelholm I Resultatopgørelsen eftersendes Boelholm II Resultatopgørelsen eftersendes Stengården I Resultatopgørelsen eftersendes Stengården II/1 Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Skibsted Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der dels anvendes til afskrivning af egenfinansiering, dels overføres til opsamlet resultat Møllehøj Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der dels anvendes til afvikling af underskud tidligere, dels overføres til opsamlet resultat Halkærgård Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr. der dels anvendes til afvikling af underskud tidligere år, afvikling af underfinansiering samt overføres til opsamlet resultat. 5/25

6 #JobInfo Veksølund Criteria=StenløseS1# Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der dels anvendes til afvikling af egenfinansiering, dels overføres til opsamlet resultat Stengården II/2+3 Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Stengården II/4+5 Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Halkærgård Ungdomsboliger Resultatopgørelsen slutter med et underskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Kelstedgård Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr. der dels anvendes til afskrivning på underskud tidligere år, dels afskrivning på egenfinansiering Fortehusene Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Teglværksparken Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Marienlyst Park Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Æblehaven Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Stenløse Syd Byggeregnskabet er endnu ikke aflagt. 6/25

7 Regnskaberne #JobInfo Criteria=StenløseS1# for 5705 Boelholm I, 5706 Boelholm II, 5706 Stengården I, 5728 Stenløse Syd samt 5700 Boligorganisationen er endnu ikke udarbejdede. Disse vil blive eftersendt. Regnskaberne foreligger endnu ikke i godkendt form fra samtlige afdelinger, ligesom regnskaberne ikke er revideret. Organisationsbestyrelsens godkendelse af årsregnskabet indstilles at ske under forudsætning heraf. Bilag 1: Afdelingsregnskaberne at organisationsbestyrelsen foretager en førstebehandling af de vedlagte regnskaber. KAB, Christen Mors indledte med at forklare, at der i forhold til lovgivningen for det almene område, er sket en ændring omkring regnskaberne, der nu skal godkendes senest fem måneder efter regnskabsårets afslutning mod tidligere seks måneder. Organisationsbestyrelsen har tidligere udtrykt ønske om, at der bør være en periode af en vis længde mellem organisationsbestyrelsesmødet og repræsentantskabsmødet. På den måde sikres det, at der er tid til at ændre i regnskaberne, hvis der skulle vise sig behov for det. I 2011 har det betydet, at der er fire uger mellem organisationsbestyrelsesmødet og repræsentantskabsmødet. Det er kort tid, og det er den primære grund til, at ikke alle afdelingsregnskaber er udarbejdet. I forbindelse med selskabsbudgettet spurgte Torben Tingstrup, om det er muligt at indbetale mere til dispositionsfonden, end det, der er budgetteret med. Det er BL, der fastsætter satsen, og den er man nødsaget til at følge. Det er dermed ikke muligt at forøge det budgetterede beløb. Nina Møller ville gerne vide, hvorvidt afdeling Teglværksparken betaler afgifter til vand både i afdelingen og individuelt. Det gør afdelingen ikke, på konto opkræves honorar (administrationsbidrag) til individuelle vandregnskaber, som betales til boligorganisationen. På konto 118 opkræves vandafregning for selskabslokalet. Vand og vandafgift mm. betales særskilt af de enkelte beboere via deres huslejeopkrævning. Organisationsbestyrelsen foretog en foreløbig godkendelse af de fremlagte regnskaber. 6. Budget for boligorganisationen 2012 Som bilag vedlægges driftsbudget for perioden 1. januar december 2012 for. Bilag 10: Boligorganisationens budget /25

8 #JobInfo Criteria=StenløseS1# at organisationsbestyrelsen godkender driftsbudgettet for perioden 1. januar december 2012 for. Organisationsbestyrelsen godkendte driftsbudgettet for perioden 1. januar december 2012 for. 7. Organisationsbestyrelsens beretning Som bilag vedlægges organisationsbestyrelsens beretning for seneste regnskabsår. Organisationsbestyrelsen bedes drøfte beretningen og eventuelt fremkomme med tilføjelser. Bilag 2: Organisationsbestyrelsens årsberetning at organisationsbestyrelsen godkender årsberetningen. Organisationsbestyrelsen godkendte årsberetningen, der indstilles til repræsentantskabets godkendelse på repræsentantskabsmødet den 30. maj Handlingsplan Handlingsplansudvalget har arbejdet med at udarbejde handlingsplan. Resultatet er vedlagte udkast til handlingsplan for. Bilag 3: Handlingsplan at organisationsbestyrelsen godkender handlingsplanen. Organisationsbestyrelsen drøftede udkast til handlingsplan. Generelt var der ros til handlingsplansudvalget og anerkendelse af det store arbejde, der er blevet lagt i at få handlingsplanen færdig. Organisationsbestyrelsen besluttede, at handlingsplanens varighed skal være for perioden samt at organisationsbestyrelsen foretager en årlig evaluering for at sikre, at der bliver fulgt op på de enkelte målsætninger. 8/25

9 #JobInfo Criteria=StenløseS1# 9. Afdeling Stenløsebo - udskiftning af gaskedler byggeregnskab og finansiering Projekt og finansiering blev godkendt på ekstraordinært afdelingsmøde den 10. marts 2010 og i Egedal Kommune den 28. november Arbejdet blev afleveret den 25. oktober 2010 og der foreligger revisionsgodkendt byggeregnskab af 16. februar Byggeregnskab og finansiering er som følgende: Byggeregnskab Regnskab Budget Afvigelse Håndværkerudgifter kr kr kr. Omkostninger og gebyrer kr kr kr. Samlet anskaffelsessum kr kr kr. Påregnet finansiering 10-årig annuitetslån kr kr kr. Henlæggelsesmidler kr kr. Tilskud HMN-gas kr kr kr kr kr. Bilag 4: Byggeregnskab for udskiftning af gaskedler at organisationsbestyrelsen godkender byggeregnskab og finansiering. Organisationsbestyrelsen godkendte byggeregnskab og finansiering. 10. Stengården afd. 8 godkendelse af byggeregnskab vedr. udskiftning af vinduer og døre Det samlede projekt var budgetteret til kr. Regnskabet er afsluttet med et resultat på kr. Afdelingen har opnået et energitilskud på kr. Revisionen af byggeregnskabet har ikke givet anledning til bemærkninger. Byggeregnskab for renovering og efterisolering af gavle blev godkendt af følgegruppen 2. marts Bilag 5: Byggeregnskab for udskiftning af vinduer mv. 9/25

10 Det #JobInfo indstilles, Criteria=StenløseS1# at organisationsbestyrelsen godkender byggeregnskab. Organisationsbestyrelsen godkendte byggeregnskab for udskiftning af vinduer mv. 11. Afdeling Stengården II Udskiftning af gaskedler godkendelse af projekt Stengården II afd. 14, har på ekstraordinært afdelingsmøde den 2. marts 2011 vedtaget at udskifte gaskedler. På baggrund af tilstandsvurdering foretaget af Gaihede A/S Rådgivende Ingeniører den 28. juni 2010, kan det konstateres, at gaskedlerne i ejendommen er tjenlige til udskiftning. Nedenfor stående budget er anvendt som grundlag for udførelse af det samlede projekt: Anlægsomkostninger Inkl. teknikerhonorar omkostninger mv. Finansiering Frie henlæggelsesmidler Tilskud fra HMN 15-årig annuitetslån Huslejevirkning 15-årig annuitetsydelse Svarende til en huslejestigning på 2,02 % Lejestigning fordeles ens pr. bolig pr. måned ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr. 117 kr. at organisationsbestyrelsen godkender udskiftning af gaskedler samt budget og finansiering. Organisationsbestyrelsen godkendte udskiftning af gaskedler samt budget og finansiering. 12. Afdeling 5708 Stengården II/1 Afdeling 5708 har i deres langtidsbudget afsat: konto kr. maling/reparation af stern på udhuse konto kr. vinduer/døre konto kr. maling af gavle 10/25

11 Ovennævnte #JobInfo Criteria=StenløseS1# aktiviteter udført i forbindelse med renoveringssagen (udskiftning af vinduer og døre samt renovering af udhuse). Afdelingsbestyrelsen vil derfor gerne have udført andre aktiviteter: Reparation af sokler på samtlige bygninger Renovering af legeplads bl.a. med nye bænke Udskiftning af lampehoveder på parklamper anslået pris kr. anslået pris kr. anslået pris kr. at organisationsbestyrelsen godkender, at afdeling 5708, Stengården II/1 i stedet for samlede udgifter på kr., der er bevilget til arbejder, der er udført i forbindelse med renoveringssagen, i stedet bruger kr. på reparation af sokler på samtlige bygninger, renovering af legeplads blandt andet med nye bænke samt udskiftning af lampehoveder på parklamper. Organisationsbestyrelsen godkendte, at afdeling 5708, Stengården II/1 - i stedet for de samlede udgifter på kr., der er bevilget til arbejder, der er udført i forbindelse med renoveringssagen - bruger kr. på reparation af sokler på samtlige bygninger, renovering af legeplads blandt andet med nye bænke samt udskiftning af lampehoveder på parklamper. Organisationsbestyrelsen godkendte endvidere at afdeling 5708, Stengården II/1 bruger kr. som afdelingens andel af den nye traktor, som ejendomskontoret har behov for, jf. næste punkt. 13. Stengården afdelingerne Den ene traktor i Stengården er brudt ned. Den er 14 år gammel, og en reparation vil koste over kr. Det vil derfor ikke være fornuftigt, at bruge så mange penge på en reparation. Der er afsat beløb i fordelingsafdelingen, Stengården Fællessystem i 2013 på kr. til indkøb af traktor og kr. til indkøb af andre maskiner. Stengården Fællessystem nedlægges i løbet af En ny traktor koster kr. inkl. byttepris for den gamle traktor samt inkl. moms. 11/25

12 Omkostninger #JobInfo Criteria=StenløseS1# for den enkelte afdeling vil være som følger: Afd Stengården I: Afd Stengården II/1: Afd Stengården II/2+3: Afd Stengården II/4+5: I alt kr kr kr kr kr. at organisationsbestyrelsen godkender, at Stengården-afdelingerne fremrykker udgift til indkøb af traktor. Der er afsat kr. til dette brug i Stengården Fællessystem i at organisationsbestyrelsen godkender, at udgift til indkøb af traktor fordeles efter nedenstående fordelingsnøgle, der tillige bruges i Stengården Fællessystem: Afd Stengården I: Afd Stengården II/1: Afd Stengården II/2+3: Afd Stengården II/4+5: I alt kr kr kr kr kr. Organisationsbestyrelsen godkendte, at Stengården-afdelingerne fremrykker udgiften til indkøb af traktor. Der er afsat kr. til dette brug i Stengården Fællessystem i Organisationsbestyrelsen godkendte, at udgiften til indkøb af traktor fordeles efter nedenstående fordelingsnøgle, der tillige bruges i Stengården Fællessystem: Afd Stengården I: Afd Stengården II/1: Afd Stengården II/2+3: Afd Stengården II/4+5: I alt kr kr kr kr kr. 14. Stenløse Syd Følgegruppen fik på sit seneste møde den 30. marts 2011 en status over udbedringen af fejl og mangler på facaderne og for færdiggørelsen af terrænarbejderne. Herunder plantearbejder og omlægning og færdiggørelsen af befæstelsen under parkeringsområder. Følgegruppen fik endvidere en præsentation af Byggeri- og Miljøteknik (BMT). På mødet redegjorde BMT for projektet for udbedring af de fejlbehæftede badeværelser, og hvorledes be- 12/25

13 boerne #JobInfo hjælpes Criteria=StenløseS1# mest muligt i den periode på 3 uger, hvor renoveringen foregår og hvor badeværelserne ikke kan anvendes. Der stilles bade- og toiletvogne op, således at beboerne har hver deres private bad/toilet. Arbejdet er sendt i udbudt den 7. april 2011, og der er licitation den 29. april Beboerne er som foreskrevet varslet 6 uger i forvejen. Der holdes orienterende beboermøde i begyndelsen af maj 2011 og byggestart umiddelbart efter. Arbejdet afsluttes i september Efter licitationen er afholdt udarbejdes budget for badeværelsesrenoveringen. Organsationsbestyrelsen bedes give følgegruppen bemyndigelse til, at godkende budget for badeværelsesrenovering. Organisationsbestyrelsen forelægges efterfølgende budget for badeværelsesrenoveringen til behandling på organisationsbestyrelsesmødet den 5. september at organisationsbestyrelsen bemyndiger følgegruppen til, at godkende budget for badeværelsesrenovering efter afholdt licitation. Der afholdes orienteringsmøde i afdelingen onsdag den 11. maj 2011, hvor bygherrerådgiver BMT og entreprenør Carlo Lorentzen A/S også vil være til stede for at besvare eventuelle spørgsmål. Organisationsbestyrelsen bemyndigede følgegruppen til at godkende budgettet for badeværelsesrenovering efter afholdt licitation. 15. Nyt EU-udbud af KAB s fælles forsikringsramme KAB har efter rådgivning hos forsikringsmæglerne Willis besluttet at sende fællesforsikringen i EU-udbud. Beslutningen er taget på baggrund af varsling om væsentlige forsikringsforhøjelser. Gjensidige har efter længere tids forhandling ønsket en gennemsnitlig præmiestigning på ca. 55 % pr.1. oktober Flere og dyrere skader Gjensidiges samlede skadesudgifter til bygningsforsikringer i 2010 har været ca. 48,5 mio. kr., og netto forsikringspræmien har været 36,4 mio. kr., så de har haft en underdækning på ca. 12,1 mio. kr. Hertil kommer udgifter til administration osv. Selvom 2010 var et skadesmæssigt dårligt år, ligger de gennemsnitlige skadesudgifter over de seneste 5 år på 38,7 mio. kr., hvilket stadig er højere end forsikringspræmien. Fordelingen på skadesgrupper i 2010 var: Vandskader med 33 %, brandskader med 31 %, rørskader med 15 %, tyveri med 9 % og glas & sanitet med 5 %. Øvrige skader, som dækker 13/25

14 en lang #JobInfo række Criteria=StenløseS1# typer, udgjorde i alt 7 %. Især vandskader er vokset eksplosivt på grund af de meget kraftige regnskyl (skybrud) i 2010, og rørskader er også vokset meget. Sidstnævnte er sandsynligvis en indikation af, at der er behov for at renovere rørsystemerne, hvilket er billigere end at lade forsikringen betale for løbende reparationer. Endeligt er tyveri også vokset, og her er det blandt andet ødelagte døre, der fylder. Fra Codan til Gjensidige Med til historikken om forsikringer hører, at forsikringsselskabet CODAN i starten af 2009 varslede en generel præmieforhøjelse på over 50 %. Derfor blev KAB s forsikringsramme sendt i EU-udbud i foråret Resultatet af udbuddet blev, at forsikringsselskabet Gjensidige, der dengang hed Fair Forsikring, vandt udbuddet. Dermed blev præmiestigningen pr. 1. oktober 2009 kun ca. 5 % plus den almindelige pristalsregulering og lovpligtig stempelafgift. Gjensidiges tilbud var meget favorabelt og byggede blandt andet på en fælles forventning om en reduktion i antallet og omfanget af skader. Desværre har de KAB administrerede organisationer haft et meget uheldigt skadesforløb i KAB s forventninger til fremtiden På baggrund af skadesudviklingen er Gjensidiges tilbud ikke urimeligt, hvis forventningen er, at 2011 og fremover bliver lige så dårlige skadesår som Det er imidlertid ikke vores forventning. Dels fordi skadesomfanget historisk svinger fra år til år, dels også fordi det store forebyggelsesprojekt Tryghed er under gennemførelse. Willis har rådet KAB til at gå i EU-udbud med forsikringen. Det er derfor overvejende sandsynligt, at et EU udbud vil resultere i en præmie på niveau med eller lavere end tilbudt af Gjensidige. Der vil dog være tale om præmiestigninger for næsten alle boligorganisationers vedkommende baseret på de individuelle skadestal. Disse vedlægges til orientering. Frist for accept den 1. september Den 18. juli kendes vinderen af udbuddet og senest den 1. september skal boligorganisationen have accepteret det nye tilbud, så det kan nå at gælde fra 1. oktober Alle boligorganisationer bør derfor senest den 1. september enten have behandlet det nye forsikringstilbud på et bestyrelsesmøde med deltagelse af en repræsentant fra vores forsikringsmægler Willis eller have bemyndiget forretningsføreren til at godkende tilbuddet på boligorganisationens vegne. Alternativet til at acceptere tilbuddet er at købe 4 måneders yderligere forsikringsdækning hos Gjensidige og i denne periode gennemføre et eget udbud. 14/25

15 Den #JobInfo fælles forsikringsramme Criteria=StenløseS1# udbydes med mulighed for valg mellem selvrisici på henholdsvis nul, kr. og kr. For afdelingerne Tåstrupgård og Lundtoftegade udbydes dog med mulighed for valg mellem selvrisici på henholdsvis kr. og kr. Bilag 6: Skadestatistik Ejendomsforsikring at bemyndiger forretningsføreren til at godkende tilbuddet på organisationens vegne og behandle det på det efterfølgende organisationsbestyrelsesmøde den 5. september Organisationsbestyrelsen bemyndigede forretningsføreren til at godkende tilbuddet på organisationens vegne og behandle det på det efterfølgende organisationsbestyrelsesmøde den 5. september Sager til orientering 16. Boelholm Organisationsbestyrelsen godkendte på sit møde den 9. november 2009 at iværksætte en gennemgribende undersøgelse af badeværelserne i Boelholm-afdelingerne. På organisationsbestyrelsesmødet den 29. marts 2010 orienterede KAB, Torben Trampe om forløbet af disse undersøgelser, og at Landsbyggefonden kræver et gennemgående dokumentationsmateriale for at ville behandle sagen mindst 25% af badeværelserne skal således være undersøgt. Der er nu udfærdiget rapport om badeværelserne, der konkluderer at samtlige badeværelser skal totalistandsættes, hvilket foreløbigt estimeres til en udgift på kr. Rapporten er med vedlagte følgebrev sendt til Landsbyggefonden, hvorfra vedlagte svar er modtaget den 15. april Der håbes på støttetilsagn fra Landsbyggefonden. Når KAB hører nærmere, vil organisationsbestyrelsen på ny få lejlighed til at behandle problemstillingen. Bilag 7: Følgebrev til Landsbyggefonden samt svarbrev herfra 15/25

16 17. Status #JobInfo på gennemgang Criteria=StenløseS1# af ejendomsskatter s afdelinger er blevet gennemgået for en vurdering af, om værdiansættelsen har været korrekt, idet man tager udgangspunkt i fradragene fra byggesagen. Det har betydning for niveauet for ejendomsskatter. Rafn & Søn er et rådgivningsfirma, der beskæftiger sig med ejendomsskat og ejendomsværdiskat - det er dette firma, der har vurderet afdelingerne. Rafn & Søn har for nedenstående afdelinger klaget til Skat. Herefter har Rafn & Søn bragt klagen videre til Vurderingsankenævnet, hvorfra der afventes nærmere Boelholm I: Der er tilbagebetalt , honorar til Rafn & Søn på skal fratrækkes Boelholm II: Der er tilbagebetalt , honorar til Rafn & Søn på skal fratrækkes Stengården I: Der er tilbagebetalt , honorar til Rafn & Søn på skal fratrækkes Stengården II/1: Klagen ligger hos Vurderingsankenævn, hvorfra der afventes nærmere Skibsted: Klagen ligger hos Vurderingsankenævn, hvorfra der afventes nærmere Møllehøj: Klagen ligger hos Vurderingsankenævn, hvorfra der afventes nærmere Halkærgård: Der er tilbagebetalt , honorar til Rafn & Søn på skal fratrækkes Veksølund: Klagen ligger hos Vurderingsankenævn, hvorfra der afventes nærmere Stengården II/2+3: Der er tilbagebetalt , honorar til Rafn & Søn på skal fratrækkes Stengården II/4+5: Klagen ligger hos Vurderingsankenævn, hvorfra der afventes nærmere Fortehusene: Der er tilbagebetalt , honorar til Rafn & Søn på skal fratrækkes Teglværksparken: Klagen ligger hos Vurderingsankenævn, hvorfra der afventes nærmere. 16/25

17 5726 #JobInfo Æblehaven: Criteria=StenløseS1# Der tilbagebetalt i honorar til Rafn & Søn på skal fratrækkes. For alle sager, hvor der er tilbagebetalt, gælder det, at sagen er påklaget til Vurderingsankenævnet, da kommunen ikke har medtaget alle fradrag som Rafn & Søn har påpeget. Det vil sige, at der i disse sager afventes en afgørelse fra nævnet om disse fradrag. Vurderingsankenævnet er den instans, hvortil man anker Skats afgørelse. Afgørelsen fra Vurderingsankenævnet kan herefter ankes til Landskatteretten. 18. Moms på opnotering Nye retningslinier fra SKAT betyder, at ventelistegebyrer m.m. som noget nyt fra 15. april 2011 tillægges moms. KAB har valgt at justere priserne, så det endelige beløb til beboere og boligsøgende lander på et rundt beløb inklusive den nye moms. Ændringerne er følgende, alle tal i kr.: Ydelse Pris før Pris efter Moms Ialt Opnotering Opnotering fleksibel m.m AKB - KAB opnotering sammen Køb af Boliggarantibevis Indgåelse af afdragsordning I prisbladet findes ydelserne under afsnit og /25

18 19. Vejledning #JobInfo om Criteria=StenløseS1# brug af naboskabet.dk Der er gennemført flere hundrede naboskabsundersøgelser siden lanceringen af 2. generation af naboskabet.dk i Heriblandt har lidt over 40 boligafdelinger i KAB-fællesskabet fået gennemført en naboskabsundersøgelse med assistance fra KAB. 10 af undersøgelserne blev gennemført på vegne af Københavns Kommune som et led i evalueringen af den fleksible udlejningsordning. KAB har samlet op på erfaringerne med at benytte naboskabet.dk og har udarbejdet en vejledning, som beskriver, hvordan en naboskabsundersøgelse gennemføres samt giver gode råd til at tilrettelægge processen. Der er vedlagt en flyer, som fortæller mere om indholdet i en naboskabsundersøgelse. Hvad er undersøgelserne blevet brugt til? Der kan være mange formål med at gennemføre en naboskabsundersøgelse. Her er et par af de ting, som boligområderne har fået ud af arbejdet: Resultaterne anvendes som et konkret grundlag for samarbejdet mellem afdelingsbestyrelsen, driften og den eventuelle boligsociale indsats. Resultaterne bruges i arbejdet med fremtidssikring af afdelingen. Resultaterne bliver brugt til at fortælle den positive historie om området og sætte fokus på områdets styrker. Undersøgelsen anvendes i samarbejdet med kommunen som et led i styringsdialogen. Flere områder har fået en større forståelse af forskellige gruppers særlige ønsker og behov og bruger det til at prioritere og fokusere i deres daglige arbejde. KAB yder fortsat konsulentbistand til gennemførelse af undersøgelser til nedsat pris. Prisen for konsulentbistand er kr. ekskl. moms i Sparring og hotline til jeres egen undersøgelse koster 2.750kr. ekskl. moms. Bilag 8: Tag pulsen på naboskabet 18/25

19 20. KAB s #JobInfo Energiydelser Criteria=StenløseS1# I forbindelse med overgangen til de nye produktpakker er også KAB s energiydelser gennemgået og justeret, så der nu leveres ens energiydelser til hele KAB-fællesskabet. Der er helt grundlæggende tale om de samme ydelser som tidligere, men ydelsernes indhold og prissætning er gjort mere gennemskuelig for både afdelinger og KAB-personale. Energi-ydelserne og priser blev godkendt med det nye ydelseskatalog/prisblad for 2011 af KAB s repræsentantskab i november 2011, og sigtet med justeringen har været: - At ydelserne er klart definerede og at kunderne ved, hvad der leveres. - At ydelserne giver afdelingerne den tryghed og sikkerhed, der generelt er målsætningen med KAB s forvaltningsmodeller. - At prisstrukturen er gennemskuelig og administrerbar. - At der fremover gælder ens vilkår for alle kunder. Forbrugsregnskaber Prisstrukturen og ydelsesindhold er det samme som hidtil, men der er taget højde for, at ydelsen skal kunne tilpasses såvel en lokal driftsmodel, hvor en del opgaver udføres på ejendomskontoret (Pakke L) og en central driftsmodel, hvor flere opgaver udføres i Energiområdet i KAB (Pakke C). Selve forbrugsregnskabsydelsen (grundregnskabet) er lovpligtig og derfor en obligatorisk ydelse, men der er tillige mulighed for forskellige tilkøb til Pakke L, samt for tilkøb af yderligere fordelingsregnskaber m.v. Energi- og varmekonsulentydelse og Ressourceadministration Energi- og varmekonsulentydelsen (EVK-ydelsen) svarer i sit indhold den tidligere ydelse Varmeteknisk tilsyn, dog med enkelte justeringer. F.eks. får afdelingen med 2 årlige besøg af varmekonsulenten, samt mulighed for et årligt akut-besøg pr. varmecentral/boilerrum. Der er også, som noget nyt, etableret et fælles telefonnummer til energi- og varmekonsulenterne, som de ansvarlige for anlæggene kan benytte løbende. Energi- og varmekonsulenterne vil altså fortsat have deres gang i afdelingerne. Men i modsætning til tidligere, hvor der var kontakt direkte med afdelingsbestyrelsen, vil kontakt og rådgivning fremover være rettet mod driftschef/ejendomsleder og det lokale personale. Hvis afdelingen trækker på Energi- og varmekonsulenterne ud over, hvad der indgår i grundydelsen, vil det medføre merbetaling. Med ydelsen Ressourceadministration får afdelingen (afdelingsbestyrelsen) løbende information om ressourceforbruget i afdelingen i form af rapporter trukket fra KABAS. Produktet vil i sin nye form indeholde et større sortiment af mulige rapporter end tidligere, hvoraf nogle vil være yderligere tilkøb til RA-ydelsen. Derudover ligner ydelsen den hidtidige KAB-ydelse Ressourceadmini-stration. Den hidtidige prisstruktur for EVK-ydelsen (pris pr m 2 hedeflade) var uigennemskuelig og svær at administrere. Det samme gælder priserne for Ressourceadministration, der tidligere var opgjort pr. måler. Priserne for begge ydelser er derfor ændret, så der nu er et fast grund- 19/25

20 beløb #JobInfo pr. afdeling, Criteria=StenløseS1# samt et bidrag pr. lejemålsenhed. Samlet set er ændringen indtægtsneutral for KAB, men den vil medføre små forskydninger i mellem afdelingernes betaling for ydelserne. Det nærmere indhold af ydelserne fremgår af Ydelseskatalog 2011 Almene boligorganisationer, nemlig ydelse (forbrugsregnskaber) og og (EVK-ydelse og Ressourceadministration) 21. Fyraftensmøde 7. april 2011 afholdt torsdag den 7. april 2011 et fyraftensmøde for afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Driftschef Carsten Have og forretningsfører Christen Mors præsenterede oplæg og svarede på spørgsmål. Formand Bjørli Denbak og næstformand Steffen Bargholz gav konkrete eksempler fra udfordringer i afdelingsbestyrelsen og fra deres arbejde i organisationsbestyrelsen. På mødet blev gennemgået beslutningsprocessen mellem afdelingsbestyrelse og organisationsbestyrelse, hvilken rolle afdelingsmødet og repræsentantskabet har samt tilsynsmyndighedens beføjelser i forhold til boligorganisationen. Herefter blev driftsbudgettet for en boligafdeling gennemgået, såvel de enkelte konti som processen omkring afdelingsmødets behandling af budgettet. Fyraftensmødet varede knap to timer og der blev serveret kaffe og kage. 22. Referater og dagsordener fra organisationsbestyrelser og repræsentantskaber på web Som følge af nye lovkrav skal referater være offentligt tilgængelige. 20/25

21 Derfor #JobInfo uploader Criteria=StenløseS1# KAB nu dagsordener og referater fra møderne i organisationsbestyrelser og repræsentantskaber til KAB s hjemmeside, så også beboerne får direkte adgang til at læse og printe disse dokumenter. Placeringen på dokumenterne er: Mange organisationsbestyrelser har hidtil udsendt dagsordener og referater til afdelingsbestyrelser og repræsentanter med post. Den nye fremgangsmåde sparer i mange tilfælde boligorganisationerne en postgang. De referater, der indeholder fortrolige punkter som f.eks. personalesager, vil blive opdelt i en lukket del og en åben del. Den lukkede del af referaterne med de fortrolige punkter udsendes pr. brev. Kun den åbne del bliver offentliggjort på hjemmesiden. 23. Tryg Bolig projektet Tryg Bolig projektet har nu været i gang i ca. et år og er et treårigt projekt. Projektets mål er at sikre trygge boligområder ved at forebygge og begrænse utryghedsskabende hændelser - særligt brand, vold, indbrud, hærværk og klimamæssige hændelser - i almene boligområder. Det gøres blandt andet ved at give medarbejderne i de almene boligafdelinger og boligadministrationerne redskaber til at forebygge og begrænse nogle af disse hændelser, blandt andet gennem påvirkning af beboernes adfærd. Den stigende skadesfrekvens skaber utryghed og er også med til at præge forsikringspræmierne. Forsikringsselskaberne har varslet store præmiestigninger, blandt andet på grund af de beskrevne hændelser. I projektet udvikles en vifte af værktøjer, der skal tilpasses og integreres i den daglige drift og organisation. Tilbagemeldinger på afprøvede værktøjer i driften har indtil nu været positive. Flere af værktøjerne bliver nu implementeret i boligafdelingerne. 21/25

22 Tryghedsgennemgange #JobInfo Criteria=StenløseS1# Et af de nye værktøjer er tryghedsgennemgange. I 2011 vil der blive foretaget 87 tryghedsgennemgange i KABs administrerede almene afdelinger. Alle boligorganisationer vil få mindst en gennemgang, de store selskaber vil få flere. Gennemgangene udføres af medarbejdere i Willis og afsluttes med en rapport, som bliver præsenteret for afdelingsbestyrelse og organisationsbestyrelse. Tryghedsgennemgangene er et vigtigt værktøj til at holde skaderne nede på et så minimalt niveau som muligt. Det er derfor af yderste vigtighed, at afdelingerne følger anbefalingerne i rapporterne. Situationsplaner over afdelinger Et andet værktøj er situationsplaner over afdelingerne til beredskabet. Situationsplanerne af afdelingerne er et værktøj, som kan minimere tiden for beredskabets indsats og i yderste fald redde menneskeliv, når skaden er sket. Beredskabet vil være i besiddelse af planerne enten elektronisk eller i papirform, så de allerede på vejen til skadesstedet kan orientere sig om adgangsveje, brandkamme, tekniske installationer og andet, som har betydning for en hurtig indsats. I løbet af 2011 vil driftschefer, ejendomsledere, driftsledere og ejendomslederassistenter komme på kursus i brug af de udviklede værktøjer samt den videre formidling til afdelingsbestyrelser, beboere og medarbejdere. Projektet er støttet af TrygFonden og foregår i samarbejde med KABs forsikringsmægler Willis samt Boligforeningen Højstrup i Odense og Boligforeningen ØsterBo i Vejle. Det indstilles 24. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 9: Beboerklagenævnssager /25

23 #JobInfo Criteria=StenløseS1# 25. Nyt fra afdelingerne Driftschefen orienterer om aktuelle sager på mødet. Der har været afholdt markvandringer i flere afdelinger. Afd Udskiftning af varmtvandsbeholdere. Der er afholdt licitation. Billigste entreprenør blev Krüdal VVS. Der skal afholdes ekstraordinært afdelingsmøde den 17. maj 2011 vedrørende ny legeplads ved antennemast. Afd Formand for afdelingsbestyrelsen (Brian) er fratrådt. Der skal indkaldes til afdelingsmøde med valg af ny formand. Afd Gaskedel udskiftning er afsluttet. Der udarbejdes byggeregnskab og foretages evaluering den 25. maj Afd. 5714/16 Der er foretaget fem-års eftersyn vedrørende døre/vinduer. Konstateret fejl- og mangler udbedres af entreprenøren. Vaskerier I afdelingerne 5-6, samt 10 arbejdes der på en løsning med pengeløse vaskerier. Der har for nyligt været indbrud i vaskerierne i afd. 5-6 og Nyt fra udvalgene Det foreslås, at de enkelte udvalg giver en kortfattet orientering om deres arbejde. 23/25

24 Vedtægts- #JobInfo og Criteria=StenløseS1# forretningsordensudvalg: (Bjørli Denbak, Torben Tingstrup og Nina Møller) Formandskabet foreslår at udvalget nedlægges. Kursusudvalg: (Bjørli Denbak, Leif Gade Heller og Steffen Bargholz) Budgetkontroludvalg: (Brian Øllegaard og Mogens Olsen) Løn- og lokalaftaleudvalg: (Bjørli Denbak, Leif Gade Heller, Steffen Bargholz og Torben Tingstrup) Formandskabet foreslår at udvalget nedlægges. Handlingsplanudvalg: (Tovholder: Torben Tingstrup, Aksel Hein Pedersen, Mogens Olsen, Steffen Bargholz og Brian Øllegaard) Ungdomsboligudvalg, afdeling 19 Halkærgård Ungdomsboliger: (Tovholder: Jørn Schmidt, Torben Tingstrup og Leif Fynbo) Halkærgård Udvalg: (Vanda Jacobsen, Kirsten B. Sørensen og Aksel Hein Pedersen) Stenløse Syd - følgegruppe: (Bjørli Denbak, Leif Gade Heller, Jørn Schmidt, Torben Tingstrup og Lene Ravn) Boelholm følgegruppe: (Jørn Schmidt, Torben Tingstrup og Nina Møller). Teglværksparken følgegruppe: (Jørn Schmidt og Torben Tingstrup). Organisationsbestyrelsen besluttede at nedlægge Vedtægts- og forretningsordensudvalg samt Lønog lokalaftaleudvalg. Handlingsplansudvalget har udarbejdet handlingsplan for, der blev drøftet og godkendt under dagsordenens punkt Emner til næste møde Der lægges op til, at organisationsbestyrelsesmedlemmerne kan komme med forslag til emner, der bør tages op til behandling på et kommende møde i organisationsbestyrelsen. 24/25

25 #JobInfo Criteria=StenløseS1# Der blev ikke foreslået nye emner til kommende organisationsbestyrelsesmøder 28. Kommende møder Organisationsbestyrelsesmøder: Mandag den 5. september 2011, kl Mandag den 7. november 2011, kl Repræsentantskabsmøder: Mandag den 30. maj 2011, kl (behandling af regnskab) Mandag den 10. oktober 2011, kl (valg af medlemmer) 29. Eventuelt Bjørli Denbak orienterede om, at der altid skal være to personer til stede på lokalkontoret i Egedalcentret, således at den enkelte medarbejder ikke føler sig utryg. Dette er blevet indskærpet overfor medarbejderne. Steffen Bargholz orienterede om, at en ejendomsfunktionær har spurgt ham, om det er muligt at etablere erfaringsudveksling for funktionærerne. Carsten Have orienterede om, at der fortløbende foregår erfaringsudveksling mellem ejendomskontorer. 25/25