Repræsentantskabsmøde torsdag den 21. maj 2015, kl i Fælleslokalerne, Kirkebakken 2, kld., Frederikssund

Transkript

1 Repræsentantskabsmøde torsdag den 21. maj 2015, kl i Fælleslokalerne, Kirkebakken 2, kld., Frederikssund Til stede: Karen Christensen, Anders Brandt, Anni Damsgaard Pagh, Basile A. Sokalis, Jacob Jakobsen, Jens Bach, Kirsten Christensen, Martha Nielsen, Steen Brandi, Tove Gøttsche Afbud: Ulla Kristensen, Lilian Jensen, Karen Levin Nielsen, Helle Jensen, Anni Pedersen KAB: Kundechef John Gilbert Nielsen, driftschef Brian Schnell Revisionen: Søren E. Jensen, Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Indholdsfortegnelse 1. Valg af dirigent Valg af mødesekretær Valg af stemmeudvalg Forretningsorden for repræsentantskabet Godkendelse af referat af repræsentantskabsmødet den 22. maj Organisationsbestyrelsens beretning for året Godkendelse af regnskab 2014 for boligorganisationen og afdelinger Budget for /16

2 9. Valg til Skibets bestyrelse Afdeling Kirkegade, helhedsplan tilbud/overslag på supplerende undersøgelse Afdeling Gyldenstens Vænge, AlmenBolig Nyt logo i Behandling af indkomne forslag Valg af formand Valg af et bestyrelsesmedlem for en 2-årig periode Valg af to suppleanter for en 1-årig periode Valg af medlem til Grundejerforeningen Ådalsparken for en 1-årig periode Valg af to repræsentantskabsmedlemmer til KAB s repræsentantskab Valg af suppleanter for repræsentantskabsmedlemmer til KAB s repræsentantskab Valg af kredsdelegerede og suppleanter til Boligselskabernes landsforenings 2. kreds Valg af revisor Eventuelt Bilag 1: Forretningsorden for repræsentantskabet... 3 Bilag 2: s beretning for Bilag 3: Regnskab for Bilag 4: Revisionsprotokollat... 9 Bilag 5: Budget for 2016 for boligorganisationen /16

3 1. Valg af dirigent Det indstilles, at repræsentantskabet vælger en dirigent. Repræsentantskabet valgte driftschef Brian Schnell til dirigent. 2. Valg af mødesekretær Det indstilles, at repræsentantskabet vælger en mødesekretær. Repræsentantskabet valgte kundechef John Gilbert Nielsen til mødesekretær. 3. Valg af stemmeudvalg Det indstilles, at repræsentantskabet vælger et stemmeudvalg. Repræsentantskabet besluttede at afvente valg af stemmeudvalg. 4. Forretningsorden for repræsentantskabet Der er ikke foretaget ændringer i forretningsordenens siden den 31. maj Bilag 1: Forretningsorden for repræsentantskabet 3/16

4 Det indstilles, at repræsentantskabet tager forretningsordenen til efterretning. Repræsentantskabet tog forretningsordenen til efterretning. 5. Godkendelse af referat af repræsentantskabsmødet den 22. maj 2014 Referat fra repræsentantskabsmødet den 22. maj 2014 er udsendt den 28. maj Det indstilles, at referatet godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. Repræsentantskabet godkendte referat af repræsentantskabsmødet den 22. maj Organisationsbestyrelsens beretning for året 2014 Som bilag vedlægges organisationsbestyrelsens beretning for det seneste regnskabsår. Bilag 2: s beretning for 2014 Det indstilles, at repræsentantskabet godkender beretningen. Repræsentantskabet godkendte beretningen for /16

5 7. Godkendelse af regnskab 2014 for boligorganisationen og afdelinger Boligorganisationens regnskab for 2014 udviser et overskud på , som er overført til konto 805 arbejdskapital. Arbejdskapitalen Efter årets overskud udgør arbejdskapitalen kr. Heraf udgør den disponible del kr. Den bundne del udgør kr., svarende til garantikapitalen i KAB. Dispositionsfonden Dispositionsfonden udgør kr. Heraf udgør den disponible del kr. Den bundne del af dispositionsfonden udgør kr., svarende til udlån til afdeling 1701 og 1703 samt indskud og egen trækningsret i Landsbyggefonden. Trækningsret i Landsbyggefonden Egen trækningsret i Landsbyggefonden udgør kr. Afdelingerne Afdeling Bøgebakken Årsregnskabet for afdelingen udviser et underskud på kr. Underskuddet dækkes af konto opsamlet resultat. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde kr. pr. 31. december 2014, svarende til 300 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. 31. december Sager på kr. er overdraget til inkasso. Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf 0 kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.015,10 kr. pr. m². Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb. Afdelingsmødets godkendelse Regnskabet er godkendt på afdelingsmødet den 30. april /16

6 Afdeling Kirkebakken Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet overføres til konto 407 opsamlet resultat. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde kr. pr. 31. december 2014, svarende til 217 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf kr. er overdraget til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 976,52 kr. pr. m². Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb. Afdelingsmødets godkendelse Regnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 30. april Afdeling Kirkegade Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Heraf er kr. anvendt til indfrielse af Dispositionsfondslån og kr. er overført til konto opsamlet resultat. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde kr. pr. 31. december 2014, svarende til 246 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.168,16 kr. pr. m² for familieboliger og 838,34 kr. pr. m² for ungdomsboliger. Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb. Afdelingsmødets godkendelse Regnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 30. april /16

7 Afdeling Færgeparken II Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet er overført til konto opsamlet resultat. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde kr. pr. 31. december 2014, svarende til 201 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf intet er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.174,65 kr. pr. m². Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb. Afdelingsmødets godkendelse På grund af manglende afdelingsbestyrelse er regnskabet ikke godkendt på et afdelingsmøde. Regnskabet godkendes af organisationsbestyrelsen. Afdeling Lundevej Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Der er anvendt kr. til dækning af underskud fra tidligere år, og der er overført til konto opsamlet resultat. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde kr. pr. 31. december 2014, svarende til 285 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf intet er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.375,55 kr. pr. m². Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb. 7/16

8 Afdelingsmødets godkendelse Regnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 30. april Afdeling Færgeparken III Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet er overført til konto opsamlet resultat. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde kr. pr. 31. december 2014, svarende til 223 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf intet er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 893,17 kr. pr. m². Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb. Afdelingsmødets godkendelse Regnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 29. april Afdeling Ådalsparken Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet er overført til konto opsamlet resultat. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde kr. pr. 31. december 2014, svarende til 332 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf intet er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.189,55 kr. pr. m². Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb. Afdelingsmødets godkendelse Regnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 30. april /16

9 Bilag 3: Regnskab for 2014 Bilag 4: Revisionsprotokollat Det indstilles, at repræsentantskabet godkender årsregnskaberne for boligorganisationen og afdelingerne og tager revisionsprotokollen til efterretning. Repræsentantskabet godkendte årsregnskaberne for boligorganisationen og afdelingerne og tog revisionsprotokollen til efterretning med følgende bemærkninger: Afdeling Bøgebakken Af dagsordenen fremgik, at regnskabet er godkendt på afdelingsmødet den 30. april Dette er ikke korrekt. Regnskabet blev godkendt af afdelingsbestyrelsen den 30. april Afdeling Færgeparken II Af dagsordenen fremgik, at på grund af manglende afdelingsbestyrelse er regnskabet ikke godkendt på et afdelingsmøde. Dette er ikke korrekt. Der er valgt afdelingsbestyrelse, og regnskabet blev godkendt af afdelingsbestyrelsen den 29. april Budget for 2016 I budgettet for 2016 er der taget udgangspunkt i de produktpakker, som afdelingerne har valgt i foråret Budgettet balancerer med kr. I budgettet indgår et budgetteret overskud/budgetreserve på kr., som er forudsat henlagt til arbejdskapitalen. Budgettets hovedposter: Forretningsførelse i alt Organisationens øvrige driftsudgifter (vederlag, møde- og kontorholdsudgifter m.v. samt revision) Bruttoadministrationsudgifter kr kr kr. Bilag 5: Budget for 2016 for boligorganisationen 9/16

10 Det indstilles, at repræsentantskabet godkender budget 2016 for boligorganisationen. Repræsentantskabets godkendelse af budget for 2016 er udskudt til afholdelse af nyt repræsentantskabsmøde. 9. Valg til Skibets bestyrelse Den selvejede Institution Skibet ledes af en bestyrelse på tre personer. I henhold til Skibets vedtægter udpeges to medlemmer med bred samfundsmæssig forståelse fra for en periode på to år til Skibets bestyrelse, og et medlem vælges blandt beboerne på et afdelingsmøde i Skibet. Den selvejede Institution Skibets vedtægter er godkendt af Frederikssund Kommune. Følgende medlemmer er på valg: Karen Christensen Steen Brandi Det indstilles, at repræsentantskabet vælger to medlemmer til Skibets bestyrelse for en to-årig periode. Repræsentantskabet valgte Karen Christensen og Steen Brandi til Skibets bestyrelse for en to-årig periode. 10. Afdeling Kirkegade, helhedsplan tilbud/overslag på supplerende undersøgelse Organisationsbestyrelsen har på tidligere møder besluttet at gennemføre supplerende undersøgelser i forbindelse med helhedsplanen i Kirkegade. 10/16

11 Dominia og Mangor & Nagels supplerende undersøgelser er drøftet med følgegruppen og opfylder LBF s ønsker. Dog er der i forbindelse med de supplerende undersøgelser dukket nye muligheder op. På grund af kælderens tilstand samt omfanget af forurening i jorden på grunden har følgegruppen tænkt på alternative muligheder. Det forventes, at omkostningerne til at bringe kælderen i tilfredsstillende tilstand vil være meget høje, hvilket skal undersøges nærmere. På grund af kælderens tilstand vil følgegruppen undersøge alternativer som f.eks. indretning af beboerskure, vaskeri, varmecentral, barnevognsrum i terræn, således at kælderen ikke skal benyttes. At etablere førnævnte faciliteter i terræn vil højne beboernes udnyttelse af disse. De eksisterende ungdomsboliger på 2. sal er svære at udleje, og behovet for ungdomsboliger i Frederikssund er ikke længere eksisterende. Derfor ønsker følgegruppen at omdanne disse til almindelige familieboliger. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. 11. Afdeling Gyldenstens Vænge, AlmenBolig+ Status Siden det ekstraordinære organisationsbestyrelsesmøde i februar 2014, er skema A tilsagn modtaget fra Frederikssund Kommune ultimo marts 2014, rettidigt i forhold til AlmenBolig + dispensationen. Ved skema A tilsagn er deponering af første del af grundkøbesummen, kr. ekskl. moms, sket til grundsælgers skødekonto, ligeledes rettidigt. Der er gennemført undersøgelse af funderings- og forureningsforhold, og undersøgelsen viste ingen tegn på dårlige funderingsforhold eller tegn på jordforurening i omfang der overstiger det beløb der er afsat til formålet i skema A budgettet Bebyggelsen er et resultat af en konkurrence som blev afholdt i starten af Bebyggelsen var dengang ikke i overensstemmelse med den gældende lokalplan for området. Frederikssund Kommune valgte derfor at få udarbejdet en ny lokalplan med afsæt i vores projekt. Pro- 11/16

12 cessen med udarbejdelse af denne ny lokalplan har taget ca. et halvt år, blandt andet fordi lokalplanen skulle i høring blandt naboerne. Høringsperioden er nu afsluttet uden væsentlige indsigelser og den nye lokalplan er godkendt. Det af boligselskabet udpegede projekt er i mellemtiden blevet bearbejdet, og der er udarbejdet budget på skema B niveau. Ansøgning om skema B er indsendt til Frederikssund Kommune og forventes godkendt ultimo maj Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. 12. Nyt logo i Organisationsbestyrelsen er stolte over at præsentere s nye logo. Organisationsbestyrelsen har i sit valg af vinderlogoet lagt vægt på, at logoforslaget på elegant og professionel vis formår at indarbejde flere elementer, der afspejler s identitet; forbindelsen til Frederikssund By (broen i logoet og de grønne omgivelser); Boligselskabets kernekompetence (udlejning af boliger) samt dem det hele handler om: beboerne (mennesket i logoet). Organisationsbestyrelsen syntes desuden rigtigt godt om logoets bløde linjer, der giver et mere menneskeligt udtryk, samt at det er lettilgængeligt og enkelt udformet. Ydermere har organisationsbestyrelsen lagt vægt på logoets lavpraktiske brugbarhed, idet det let kan skaleres på tværs af medieplatforme. Det nye logo blev annonceret på KAB s hjemmeside fredag den 10. april 2015 og på KAB s facebookside mandag den 13. april Det nye logo præsenteres på repræsentantskabsmødet den 21. maj 2015 og tages officielt i brug fra denne dato. Det vil sige, at alt materiale, der er udarbejdet i forbindelse med det repræsentantskabsmøde samt det organisationsbestyrelsesmøde, der er planlagt til denne dato er produceret med det nye logo. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. 12/16

13 Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. 13. Behandling af indkomne forslag. Eventuelle forslag skal være bestyrelsen i hænde senest to uger før mødet. Der er ikke indkommet forslag til behandling. Der var ingen indkomne forslag. 14. Valg af formand På valg som formand er: Karen Christensen Det indstilles, at repræsentantskabet vælger en formand for en 2-årig periode. Repræsentantskabet valgte Karen Christensen til formand for en to-årig periode. 15. Valg af et bestyrelsesmedlem for en 2-årig periode På valg som bestyrelsesmedlem er: Ulla Kristensen 13/16

14 Det indstilles, at repræsentantskabet vælger et organisationsbestyrelsesmedlem for en 2-årig periode. Repræsentantskabet valgte Anders Brandt til organisationsbestyrelsen for en to-årig periode. 16. Valg af to suppleanter for en 1-årig periode På repræsentantskabsmødet den 22. maj 2014 blev følgende valgt: Jens Bach Tove Gøttsche som 1. suppleant, og som 2. suppleant Det indstilles, at repræsentantskabet foretager valg af to suppleanter for en 1-årig periode. Repræsentantskabet valgte Jens Bach som 1. suppleant og Tove Gøttsche som 2. suppleant for en 1-årig periode. 17. Valg af medlem til Grundejerforeningen Ådalsparken for en 1-årig periode På valg som medlem er: Steen Brandi Det indstilles, at repræsentantskabet vælger et medlem for en 1-årig periode. 14/16

15 Repræsentantskabet valgte Steen Brandi til medlem af grundejerforeningen Ådalsparken for en 1-årig periode. 18. Valg af to repræsentantskabsmedlemmer til KAB s repræsentantskab Følgende medlemmer er på valg til KAB s repræsentantskab: Steen Brandi Jacob Jakobsen Det indstilles, at repræsentantskabet vælger to medlemmer til KAB s repræsentantskab. Repræsentantskabet valgte Steen Brandi og Jacob Jakobsen til KAB s repræsentantskab. 19. Valg af suppleanter for repræsentantskabsmedlemmer til KAB s repræsentantskab Følgende suppleanter er på valg til KAB s repræsentantskab: Karen Christensen Ulla Kristensen Det indstilles, at repræsentantskabet vælger suppleanter til KAB s repræsentantskab. Repræsentantskabet valgte Karen Christensen og Anders Brandt som suppleanter til KAB s repræsentantskab. 20. Valg af kredsdelegerede og suppleanter til Boligselskabernes landsforenings 2. kreds Følgende medlemmer er på valg til Boligselskabernes Landsforenings 2. kreds: 15/16

16 Karen Christensen Steen Brandi Det indstilles, at repræsentantskabet vælger kredsdelegerede og suppleanter til Boligselskabernes Landsforenings 2. kreds. Repræsentantskabet valgte Karen Christensen og Steen Brandi som kredsdelegerede og suppleanter til Boligselskabernes Landsforenings 2. kreds. Repræsentantskabet besluttede, at der på næstkommende repræsentantskabsmøde skal tages stilling til valg af suppleant. 21. Valg af revisor Det indstilles, at repræsentantskabet vælger en revisor. Repræsentantskabet valgte Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab til revisor. 22. Eventuelt På mødet blev der gjort opmærksom på, at der stadig er ledige pladser på sommerhøjskolen. 16/16