Økonomistyrelsens serie af vejledninger. om regnskabsreformen i staten. Overgang til drift. Procesvejledning nr. 6

Økonomistyrelsens serie af vejledninger om regnskabsreformen i staten Overgang til drift Procesvejledning nr. 6 Juni 2004

1 Indledning...3 1.1 Målgruppe... 3 1.2 Afgrænsning... 3 1.3 Ændringer i forhold til 1. udgave dateret 24. oktober 2003...5 1.4 Formål... 5 1.5 Læsevejledning og tilgang til processen... 6 2 Nye principper...10 2.1 Resultatopgørelse og balance... 10 2.2 Tilpasset kontoplan... 13 3 Processen trin for trin...14 3.1 Udarbejdelse af nye forretningsgange (regnskabsinstruks)... 16 3.2 Systemopsætning... 20 3.3 Åbningsposter i økonomisystemet... 20 3.4 Opløsning af periodeafgrænsningsposter... 21 3.5 Bogføring af omposteringer foretaget i forbindelse med registreringsprocessen... 22 3.6 Bogføring af de daglige transaktioner... 23 3.7 Periodisering af omkostninger og indtægter... 27 3.8 Afskrivninger på anlægsaktiver... 29 3.9 Afstemninger... 30 3.10 Indarbejdelse af ændringer som følge af Rigsrevisionens gennemgang... 33 4 Afslutning...34 2

1 Indledning Hensigten med denne procesvejledning Overgang til drift er at beskrive hvordan institutionens drift kan tilrettelægges under omkostningsbaserede regnskabsprincipper, og pege på de overvejelser institutionen bør gøre sig, og de beslutninger der skal træffes, inden institutionen tager den revidere kontoplan i anvendelse. Som institutionens drift betragtes i denne forbindelse tilrettelæggelsen af institutionens løbende økonomiforvaltning, herunder: den daglige kontering og bogføring, periodevise afskrivningsberegninger, periodevise afstemninger og budget- og regnskabsopfølgning. Institutionens planlægning og tilrettelæggelse af overgangen til drift med omkostningsprincipper bør ske i en tæt sammenhæng med udarbejdelsen af åbningsbalancen pr. 1. januar 2005, og de klassifikations- og værdiansættelsesprincipper institutionens regnskabspraksis der skal ligge til grund herfor. I procesvejledningen beskrives indgående en række af de nye opgaver, der følger af anvendelsen af omkostningsbaserede regnskabsprincipper, og de overvejelser institutionen bør gøre sig i forbindelse hermed, herunder principper for aktivering af anskaffelser, bunkning af småaktiver, afskrivning og afstemning. Endelig er behandlingen af periodeafgrænsningsposter og sondringen mellem periodeafgrænsningsposter og kortfristede tilgodehavender/gæld gjort til genstand for en særlig behandling m.h.p. at præcisere principperne for periodisering af indtægter og omkostninger. 1.1 Målgruppe Procesvejledningen henvender sig til medarbejdere i institutionens økonomi- og bogholderifunktioner og andre medarbejdere, der er involveret i institutionens opgaver vedrørende indkøb og registrering af anskaffelser og lignende tilgrænsende opgaver. Procesvejledningen erstatter ikke institutionens egen regnskabsinstruks, men kan fungere som inspiration for de forskellige medarbejdere, der konterer og bogfører, og også for de medarbejdere, der har til opgave at koordinere og opdatere institutionens regnskabspraksis. 1.2 Afgrænsning Procesvejledningen er én i rækken af procesvejledninger, der beskriver processen frem til etablering af den første omkostningsbaserede årsrapport. Ved forberedelse og gennemførelse af implementeringsprojektet og gennem hele processen fra kortlægning til endelig årsrapport er det vigtigt at have institutionens eksisterende økonomistyring for øje, fordi de valg institutionen gør sig vedrørende de enkelte processer udgør byggeklodser hertil. 3

I denne forbindelse skal institutionen specielt overveje hvorledes registreringen af aktiver og forpligtelser skal integreres i økonomisystemet, og dermed designet af systemopsætningen i relation til institutionens økonomirapporteringsbehov. Disse overvejelser har betydning for: hvordan åbningsposterne skal lægges ind i økonomisystemet herunder i anlægsregistret (anlægsmodulet i Navision Stat), hvordan bogføringen skal tilrettelægges, herunder principper for aktivering af anskaffelser, og endelig den finansielle rapportering og sammenhængen med målrapporteringen i årsrapporten, i det omfang institutionen kobler økonomiske og faglige resultater. Hvis institutionens økonomistyring, som reguleret i resultatkontrakten, finanslovens anmærkninger eller hvor der ellers stilles krav hertil, for eksempel er bygget op omkring konkrete aktiviteter, er det hensigtsmæssigt gennemgående at styre på aktivitetsdimensionen og fordele omkostninger ud på aktiviteter. Det overordnede forløb i implementeringen fremgår af nedenstående oversigt over hovedprocesserne: Arbejdsspor 1: Udarbejdelsen af åbningsbalancen Kom godt i gang (PV0) Kortlægning (PV1) Vejledning om departementets rolle Klassifikation (PV2) Arbejdsspor 2: Omlægning af og i drift Selvopsætningsvejledning lager og anlæg Registrering (PV3) Overgang til drift (PV6) Ny kontoplan Validering af åbningsbalancen Værdiansættelse (PV4) Periode- og årsafslutning (PV7) Konteringsvejledning Rigsrevisionens gennemgang af åbningsbalancen Åbningsbalance (PV5) Årsrapporten (PV8) Godkendelse af årsrapporten 4

Implementeringen af nye regnskabsprincipper omfatter tre overordnede elementer, som er indbyrdes sammenhængende: Udarbejdelse af åbningsbalancen En ændret regnskabsmæssig registrering (justeret kontoplan) Udarbejdelse af årsrapport Institutionen er klar til at gå i gang med at kontere og bogføre efter omkostningsprincipper når principperne for udarbejdelsen af institutionens åbningsbalance er klarlagt, og institutionens periodevise rapporteringsbehov er vurderet og fastlagt. Arbejdet med udarbejdelsen af åbningsbalancen behøver ikke nødvendigvis at være tilendebragt, inden institutionen går i drift, men der kan dog være ræson i at have lagt sig fast på de grundlæggende principper for klassifikation, registrering og værdiansættelse af institutionens aktiver og forpligtelser, inden den justerede kontoplan tages i anvendelse. Når årets posteringer er bogført efter omkostningsprincipper, herunder aktiveret nyanskaffelser og foretaget afskrivninger, står institutionen med grundlaget for årsafslutningen i form af en åbningsbalance og årets bevægelser bogført efter omkostningsprincipper. Årsafslutningen er beskrevet i procesvejledning nr. 7 Årsafslutning. Opsætningen og brugen af anlægs- og lagermodulet til Navision Stat, herunder hvordan åbningsposterne lægges ind, behandles i særskilte selvopsætningsvejledninger, som er tilgængelige på www.oes.dk. Er der tvivl om de enkelte processers sammenhæng eller deres indhold, kan et overblik tilvejebringes i den overordnede procesvejledning Kom godt i gang. 1.3 Ændringer i forhold til 1. udgave dateret 24. oktober 2003 Procesbeskrivelsen er ændret. Det er centralt at pointere, at forberedelsen af overgangen til drift bør ske i tæt samspil med institutionens udarbejdelse af åbningsbalancen, og de principper der fastlægges herfor. Beløbsgrænsen for aktivering af enkeltaktiver er hævet til 50.000 kr. Grænsen gælder for såvel materielle som immaterielle aktiver. Der stilles krav om bunkning af administrativt IT-udstyr. Bunken af IT-udstyr afskrives efter saldometoden. (Der stilles ikke krav om bunkning af inventar). Principperne for periodisering er præciseret. Der sondres mellem kortfristed tilgodehavender/forpligtelser på den ene side og periodeafgræsningsposter på den anden. 1.4 Formål Det overordnede formål med procesvejledningen er at gøre institutionen i stand til at tilvejebringe et pålideligt og dokumenteret grundlag for institutionens løbende økonomiopfølgning og udarbejdelsen af en omkostningsbaseret årsrapport. Det indebærer, at de principper og arbejdsgange, der hidtil har været arbejdet efter, tilpasses i overensstemmelse med de nye regnskabsprincipper. Procesvejledningen beskriver nogle af de problemstillinger, der kan opstå i løbet af året i forbindelse med, at regnskabsprincippet i årsrapporten ænd- 5

res fra et udgifts- til et omkostningsprincip, samtidig med at der til brug for statsregnskabet fortsat skal ske en udgiftsbaseret bevillingsopfølgning. De nye konteringsprincipper forklares, og det beskrives, hvilke grundlæggende overvejelser der bør gøres i forbindelse med tilrettelæggelsen af de nye og ændrede arbejdsopgaver og forretningsgange. Endvidere er det formålet med procesvejledningen at sikre, at institutionen overvejer forholdet mellem tilrettelæggelsen af den løbende bogføring som dokumenteret i en ændret regnskabsinstruks og afsnittet anvendt regnskabspraksis i åbningsbalancen. 1.5 Læsevejledning og tilgang til processen Procesvejledningen bør læses igennem af alle de medarbejdere, der er involveret i kontering, bogføring og anden registrering i institutionen. Andre med tilgrænsende opgaver bør læse relevante afsnit. For eksempel bør den medarbejder, der har ansvaret for registrering af IT-udstyr læse de afsnit, der omhandler kontering, bunkning og afskrivninger. Ved overgang til de nye regnskabsprincipper pr. 1. januar 2005, skal Navision-institutionen tage en justeret kontoplan i brug, og institutioner med andre økonomisystemer skal kunne honorere en række nye krav i den løbende registrering, i forbindelse med sumrapportering til SKS i henhold til Statens Kontoplan. Når der i denne procesvejledning henvises til kontoplanen og den dertil hørende konteringsvejledning er det den kontoplan og konteringsvejledning, der skal anvendes fra 1. januar 2005 der sigtes på. Kontoplan og konteringsvejledning vil fremgå af Økonomistyrelsens hjemmeside, www.oes.dk fra oktober 2004, og vil efterfølgende blive indarbejdet i Finansministeriets Økonomisk Administrative Vejledning, www.oav.dk. Dette indledende kapitel er ment som en kort introduktion til de opgaver, der er i forbindelse med overgangen til drift efter omkostningsprincipper. I det næste kapitel Nye principper gennemgås kort de nye principper, der gælder for det omkostningsbaserede regnskab og ændringerne i kontoplanen. Kapitlet Processen trin for trin består af en mere detaljeret beskrivelse af de enkelte trin med forklaringer til, hvori det nye består i forhold til institutionens nuværende driftsopgaver under det udgiftsbaserede regnskabsprincip. Forløbet indebærer, at der tages stilling til hvorledes det omkostningsbaserede datagrundlag nærmere kan integreres i institutionens økonomistyring og periodevise rapporteringsbehov, herunder årsrapporten, inden arbejdet med åbningsbalancen og systemopsætningen (anlægsmodulet) afsluttes. Økonomistyrelsens retningslinier åbner på visse områder mulighed for at institutionen skal træffe nogle valg, fx i forhold til værdiansættelsen af aktiver. Hvor der i denne forbindelse træffes en beslutning af stor betydning for, hvordan en særlig post behandles regnskabsmæssigt eller om, hvor tit der skal beregnes afskrivninger, bør en sådan beslutning træffes i samarbejde med ressortdepartementet. En sådan beslutning bør endvidere kommunikeres ud til de relevante medarbejdere og efterfølgende nedfældes i regnskabsinstruksen. Dette af hensyn til at sikre en ens behandling gennem hele året, og at der er sammenhæng med procedurerne omkring årsafslutningen og udarbejdelse af årsrapporten. 6

Institutionens arbejde med åbningsbalancen bør således foregå i tæt samspil med at institutionen tilpasser sin løbende styring, herunder de ændrede forretningsgange, til at tilgodese de ændrede krav til årsrapporteringen, og institutionens løbende rapporteringsbehov i øvrigt. Inden institutionen tager den justerede kontoplan i anvendelse, bør principperne for udarbejdelsen af åbningsbalancen samt indholdet af de nye forretningsgange være beskrevet og vedtaget. Som led i forberedelsen af institutionens overgang til drift skal et anlægsregister (anlægsmodulet i Navision Stat) sættes op til at kunne understøtte de løbende og årlige rapporteringsopgaver. Formålet med anlægsmodulet er at udgøre et opdateret register for institutionens aktiver, og modulet genererer løbende afskrivninger til automatisk bogføring i finansmodulet (resultatopgørelsen i årsrapporten). Det er også via anlægsmodulet at åbningsposterne bør bogføres, f.s.v. angår de aktiver der registreres her. For andre åbningsposter kan bogføringen foregå direkte i finansmodulet. Der henvises til Økonomistyrelsens selvopsætningsvejledninger. Afhængigt af hvornår institutionen overgår til drift efter de nye omkostningsprincipper, kan rækkefølgen og nødvendigheden af gennemførelsen af de enkelte trin i procesvejledningen variere. Det drejer sig særligt om trin 1-5. Hvis institutionen for eksempel har foretaget registrering af aktiver og forpligtelser den 31.12., er det ikke nødvendigt at foretage de korrektioner, der er beskrevet i trin 5. Efter de første og indledende trin er institutionen klar til at registrere det nye finansårs transaktioner i økonomisystemet: 1. De første poster, der skal bogføres, er periodeafgrænsningsposterne. De poster på åbningsbalancen, der indeholder periodeafgrænsning, skal opløses, så den del af posterne, som vedrører driften i det nye finansår, bliver bogført på de relevante driftskonti. 2. Efter opløsning af periodeafgrænsningsposterne er næste trin at bogføre de poster, der blev tilbageført i forbindelse med registreringsprocessen (hvis institutionen har valgt at foretage registrering af aktiver og forpligtelser på et tidspunkt der ligger efter åbningsbalancedagen). 3. Herefter er institutionen klar til at gå i gang med den almindelige kontering og bogføring. Institutionens løbende opfølgning på regnskabets nye poster, herunder: væsentlige periodiseringsposter, de løbende afskrivninger samt ekstraordinære poster i form af fx nedskrivninger og hensatte forpligtelser bør tilrettelægges i overensstemmelse med de krav til periodevis regnskabsaflæggelse og godkendelse, som institutionen er underlagt. Sådanne krav kan vedrøre: institutionens egne behov for løbende økonomiopfølgning og ledelsesrapportering konkrete rapporteringskrav fra ressortministeriets side de officielle krav til den periodevise regnskabsgodkendelse, jf. Regnskabsbekendtgørelsen. Ved kvartalsafslutning bør der derfor: 7

ske periodisering af væsentlige omkostninger og indtægter, beregnes afskrivninger. Har institutionen produktionsvirksomhed bør der endvidere foretages optælling og afstemning af lageret. De regnskabsmæssige arbejdsopgaver fordeler sig over året som vist i skemaet nedenfor. Månedsafslutning Kvartalsafslutning Årsafslutning Afstemninger (debitorer, kreditorer, likvide beholdninger etc.) Afstemninger (debitorer, kreditorer, likvide beholdninger etc.) Afstemninger (debitorer, kreditorer, likvide beholdninger etc.) Momsafregning Momsafregning Momsafregning Periodisering (incl. efterposteringer) Periodisering (inkl. efterposteringer) Periodisering (inkl. efterposteringer) Afskrivninger Afskrivninger Afskrivninger Afstemning af anlægsmodul til Afstemning af anlægsmodul Afstemning af anlægsmodul finansmodul Afstemning af lagermodul til finansmodul Feriepengeforpligtelser og over/merarbejde Omkostningsfordeling til finansmodul Optælling af lager, beregning af vareforbrug og afstemning til bogføring i lager- og finansmodul Feriepengeforpligtelser og over/merarbejde Nedskrivninger, evt. opskrivninger Andre hensatte forpligtelser Omkostningsfordeling til finansmodul Optælling af lager, beregning af vareforbrug og afstemning til bogføring i lager og finansmodul Feriepengeforpligtelser og over/merarbejde Nedskrivninger, evt. opskrivninger Andre hensatte forpligtelser Begivenheder efter balancedagen Overførsel af årets resultat Omregningstabel omkostninger/udgifter Omkostningsfordeling Opgaver der er fremhævet med fed skrift angiver Økonomistyrelsens anbefalinger til, hvor ofte opgaverne bør foretages, mens opgaver angivet med kursiv illustrerer, hvilke processer der bidrager til en mere præcis løbende økonomiopfølgning, og dermed en mere opdateret og retvisende resultatopgørelse og balance. 8

I forbindelse med implementeringen af regnskabsreformen er der fremstillet et elektronisk fremdriftsværktøj. Værktøjet findes på Økonomistyrelsens hjemmeside, www.oes.dk. Det betyder, at følgende milepæle skal hakkes af, når de er nået; Startdato Slutdato Milepæl: Overgang til drift og start på drift 01-11-2004 01-05-2005 Aktiviteter: Daglige nye forretningsgange beskrevet (i ny instruks eller i tillæg til instruks) Daglige nye forretningsgange implementeret Alle forretningsgange beskrevet (daglige samt periodiske) i ny instruks Alle nye forretningsgange implementeret 9

2 Nye principper 2.1 Resultatopgørelse og balance Overgangen til omkostningsregnskabet betyder, at årsrapporten fremover omfatter et omkostningsbaseret regnskab i form af en resultatopgørelse og en balance. Efter det hidtidige udgiftsbaserede regnskabsprincip er alle anskaffelser (køb af aktiver) bogført som en udgift og optræder derfor som udgangspunkt ikke med en værdi i balancen. Der foretages ikke løbende afskrivninger, da hele anskaffelsessummen er blevet udgiftsført på anskaffelsestidspunktet. Med indførelsen af omkostningsregnskabet vil anskaffelser over en grænse på 50.000 kr. fremover skulle bogføres som aktiver direkte på balancen. Det forbrug af aktiverne, der knytter sig til en bestemt periode, afskrivningerne, skal herefter omkostningsføres i den periode, hvor aktivet bliver brugt. Økonomistyrelsen har fastsat nærmere retningslinier for aktivers levetider, jf. Procesvejledning nr. 4, Værdiansættelse. Balancen udgør på den måde en opgørelse over beholdningerne på et givet tidspunkt, mens resultatopgørelsen viser, hvad der sket over en given periode (ressourceforbruget). I årsrapporten viser resultatopgørelsen forskellen mellem åbningsbalancen og ultimobalancen; er der for eksempel en bevægelse på kr. 20.000 på resultatopgørelsen under af- og nedskrivninger svarende til det forudsatte forbrug af en maskine i det pågældende finansår, vil dette modsvare, at beholdningskontoen for maskiner på balancen er reduceret fra fx 100.000 kr. den 1/1 i finansåret til 80.000 kr. den 31/12 i finansåret. På den måde bliver omkostningen ved forbruget af et aktiv fordelt ud over den periode, det pågældende aktiv anvendes i modsætning til det hidtidige udgiftsprincip, hvor hele anskaffelsessummen belaster regnskabet i det år, hvor det er indkøbt, uanset hvor mange år aktivet anvendes. Konteringsmæssigt har det den betydning, at lønudgifter og de fleste indkøb skal bogføres som hidtil, og altså fortsat vil indgå som afholdte omkostninger på en resultatkonto, medens: større anskaffelser, større investeringer i licenser mv. småaktiver i form af IT-udstyr der skal bunkes, andre småaktiver som institutionen vælger at bunke og omkostninger, som det er besluttet at aktivere som igangværende udviklingsaktiviteter skal bogføres direkte på en balancepost. Den hidtidige sondring mellem anlægsaktiver og driftsaktiver skal ikke anvendes fremover. Den bogføringsmæssige håndtering er altså uafhængig af om anskaffelser, lagerindkøb mv. foretages over en drifts- eller en anlægsbevilling. Af resultatopgørelsens poster er det kun få, der er påvirket af det nye princip. Disse poster er fremhævet i tabellen nedenfor: 10

Resultatopgørelsen i årsrapporten Note Ordinære driftsindtægter Konto i Navision Stat Salg af vare og tjenesteydelser 1110-1160,1180-1190,3931-3933,6610,6910 5310,5320,5510-5590,6710- Tilskud til egen drift 6720,5360,5390,5490 Øvrige driftsindtægter 5110-5190,5210-5290 Gebyrer 1510-1530 Ordinære driftsindtægter i alt SUM 1 Ordinære driftsomkostninger Ændring i lagre 3139 Forbrugsomkostninger Husleje 3410-3430 3110,3119,3120,3122,3128,3130,3150, 3350- Andre forbrugsomkostninger 3370 Forbrugsomkostninger i alt Delsum 1 Personaleomkostninger Lønninger 2111-2128, 2151-2168,2198 Pension 2181-2188,4210 Lønrefusion 2211-2228,2241-2248,2251-2298,4230-4295 Andre personaleomkostninger 2131-2148,2171-2178,4220,3570 Personaleomkostninger i alt Delsum 2 3450,3460-3490,3310,3320,3520-3560,4110-4195,4310-4395,4410-4495,3677,6110,6210- Andre ordinære driftsomkostninger 6220 Af- og nedskrivninger 3612-3614,3622-3623 Øvrige ordinære driftsomkostninger Delsum 3 Ordinære driftsomkostninger i alt SUM 2= Delsum 1 + Delsum 2 + Delsum 3 Resultat af ordinær drift SUM 1 + SUM 2 Andre driftsposter Andre driftsindtægter Andre driftsomkostninger Resultat før finansielle poster 1995-1997,3710-3720 (kredit poster) 3595,4510-4595,3710-3720 (debet poster) Finansielle poster Finansielle indtægter Finansielle omkostninger Resultat før ekstraordinære poster Ekstraordinære poster Ekstraordinære indtægter 1990 Ekstraordinære omkostninger 3590 3580 (kredit), 3810-3880 (kredit),5706-5790,6106 3580 (debet), 3810-3880 (debet),4706-4797 Årets resultat efter omkostningsprincipper Bemærk: Der vil efterfølgende komme ændringer til kontoplanen. Den endelige kontoplan for 2005 forventes klar i oktober 2004. 11

Kontering på konti under Ordinære driftsindtægter vil ikke være påvirket af de nye principper, og der skal ske periodisering efter de hidtil gældende regler (jf. trin 7). Bemærk dog at reglerne er præciseret. Finanslovbevillinger indtægtsføres ikke. Under Ordinære driftsomkostninger er det blandt andet kontering af vareforbrug, der er påvirket. Kun meget få institutioner er berørt af denne ændring, fordi det er de færreste, der er i besiddelse af produktionsvarelagre. Efter de eksisterende principper bliver alle køb af varer udgiftsført på tidspunktet for levering. I omkostningsregnskabet skal køb af lagervarer indregnes på balancen, hvis: institutionen har produktionsvirksomhed eller besidder beholdninger af væsentlige varelagre (over 1 mio. kr.) og indkøbet til lageret foretages periodisk, medens forbruget foregår løbende. Hvor institutionen besidder væsentlige lagre, men lagrene løbende fyldes op i takt med forbruget skal der således ikke ske aktivering. Lagre af kontorartikler mv. til institutionens eget brug, der løbende suppleres skal fx ikke aktiveres, uanset værdien af lageret. Under Ordinære driftsomkostninger er der tilføjet nye afskrivnings- og nedskrivningsposter. Disse poster udtrykker det systematiske forbrug hhv. den ekstraordinære værdiregulering af institutionens aktiver. Det er under denne post forbruget på anlægsaktiver i form af afskrivninger skal bogføres. Hvis et aktiv taber i værdi, udover det afskrivningerne afspejler, reguleres værdien, og differencen føres som nedskrivninger under denne post. I kontoplanen er posterne specificeret. Et eksempel herpå kan være, at beslutter institutionen af skrotte sit sagsbehandlingssystem, inden dette er fuldt afskrevet, m.h.p. at anskaffe et nyt, skal det gamle system nedskrives når tidspunktet for ibrugtagning af det nye system er kendt. Hvis det nye system først planlægges ibrugtaget om 2 år fordeles omkostningen til nedskrivningen over det gamle systems restlevetid. Endelig skal institutionen opgøre optjente og realiserede forpligtelser vedrørende for eksempel: feriepenge, skyldigt overarbejde af et væsentligt omfang, fratrædelsesordninger, samt opgøre fremtidige sandsynlige forpligtelser (hensatte forpligtelser), som institutionen kender til på tidspunktet for udarbejdelsen af årsrapporten, og optage årets ændringer heri i resultatopgørelsen. Ændringer i hensatte forpligtelser føres under posten Andre ordinære driftsomkostninger. For de fleste institutioner vil det derfor kun være enkelte poster under hovedposten Ordinære driftsomkostninger i resultatopgørelsen, der er påvirket af de nye principper: 12

Ordinære driftsomkostninger Ændring i lagre Andre ordinære driftsomkostninger ændring i hensatte forpligtelser værdiregulering af debitorer Af- og nedskrivninger Det er vigtigt at være opmærksom på, at periodiseringsprincippet gælder for alle poster på resultatopgørelsen. Fordi resultatopgørelsen som nævnt er et udtryk for bevægelser i en given periode/finansår, må omkostninger eller indtægter, der ikke hører til perioden, flyttes til den periode/finansår, de tilhører. 2.2 Tilpasset kontoplan Ved overgang til drift med omkostningsprincipper pr. 1. januar 2005 skal institutionen tage en tilpasset kontoplan i anvendelse (Navision Stat institutioner), eller tilpasse sin egen kontoplan (institutioner der anvender andre økonomisystemer end Navision Stat) til at kunne løfte ændrede krav i Statens Kontoplan (SKS-kontoplanen). Tilpasningen af kontoplanen har medført følgende: 1. Der er introduceret en række nye konti til brug for omkostningsregistreringen 2. En række konti har ændret indhold, men kontonummeret er uændret 3. En række konti vil ikke længere skulle anvendes Ændringerne knytter sig primært til de ovennævnte fire hovedposter på resultatkontiene og til balancekontiene, hvor klassifikationen er ændret, så den af afspejler balancens klassifikation og gruppering, jf. Økonomistyrelsens Procesvejledning nr. 2 Klassifikation. Den tilpassede kontoplan har været anvendt i omkostningsreformens forsøgsperiode vedrørende 2003 og 2004, men vil blive tilpasset på en række områder som resultat af erfaringerne fra forsøgsperioden. Den kontoplan som skal anvendes fra 2005 vil fremgå af Økonomistyrelsens hjemmeside www.oes.dk fra oktober 2004. De Navision konti, der henvises til i denne vejledning er derfor foreløbige. 13

3 Processen trin for trin Opgaverne i forbindelse med overgangen til drift kan inddeles i følgende trin: Input Institutionens rapporteringsbehov - økonomistyring Trin 1: Udarbejdelse af nye forretningsgange (regnskabsinstruks) Trin 2: Systemopsætning anlæg, ressourcestyring, (lager) Trin 3: Åbningsposter i økonomisystemet (Navision Stat) Trin 4: Opløsning af periodeafgrænsningsposter Trin 5: Bogføring af omposteringer fra registreringsprocessen Trin 6: Bogføring af de daglige transaktioner Trin 7: Periodisering af omkostninger og indtægter Trin 8: Afskrivning på anlægsaktiver Trin 9: Afstemninger Trin 10: Indarbejdelse af ændringer s.f.a. Rigsrevisionens gennemgang Output: Ultimoposter og årets driftsposteringer Inden institutionen begynder at registrere efter den tilpassede kontoplan bør den generelt overveje præmisserne herfor: 14

Hvordan skal de nye opgaver forankres i organisationen, og hvordan sikres det at økonomiafdelingen får de relevante oplysninger til brug for den løbende opfølgning og rapportering? Hvordan kan de nye informationer som økonomisystemet genererer anvendes i forhold til institutionens rapporteringsopgaver (fx løbende økonomirapporter og anden ledelsesinformation)? Kravene til den løbende rapportering varierer fra institution til institution. Udover i relation til den periodevise regnskabsgodkendelse, jf. Regnskabsbekendtgørelsen, og i relation til årsrapporten stilles der ikke generelle krav til institutionens rapportering. I resultatkontrakter eller i regnskabsinstruksen kan de rapporteringskrav, der er fastsat fra departementets side eller fra anden side være indarbejdet. I relation til udarbejdelse af løbende økonomirapporter mv., skal opmærksomheden henledes på, at de informationer, der kan uddrages af det omkostningsbaserede regnskab afhænger af, hvornår balanceposterne er opdateret. Månedsvise eller kvartalsvise rapporter forudsætter således at balanceposterne er ajourført med posternes bevægelser indtil rapporteringsdagen. Dette indebærer at der fx skal være foretaget afskrivning på anlægsaktiver, foretaget periodisering af væsentlige resultatposter, være foretaget hensættelser eller andre reguleringer af balanceposterne. Anskaffelser mv. bliver løbende posteret på de relevante konti, men det er således op til institutionen at lade økonomisystemet foretage afskrivninger i løbet af året. Behovet for en løbende ajourføring af statusposterne bør relateres til karakteren og hyppigheden af institutionens løbende økonomirapportering. Det er vigtigt, at bogføring, afstemning og rapportering bliver sammenhængende, da det kun derved sikres, at rapporterne udarbejdes på baggrund af opdaterede data. For institutioner der anvender Navision Stat er det værd at bemærke, at inden bunkede aktiver suppleres med nye anskaffelser skal der afskrives på den hidtidige saldo. I modsat fald bliver den løbende beregning af afskrivningerne forkert. Denne funktionalitet kan foretages manuelt eller automatisk. Der skal henvises til selvopsætningsvejledningen for anlægsmodulet. Det omkostningsbaserede regnskab skal afrapporteres i årsrapporten. Institutionen skal som hidtil udarbejde og godkende det udgiftsbaserede bevillingsregnskab til statsregnskabet. I årsrapporten stilles der krav om at institutionen kan omsætte den omkostningsbaserede resultatopgørelse til statsregnskabets bevillingsresultat. Såvel det omkostningsbaserede regnskab til årsrapporten som det hidtidige bevillingsregnskab kan uddrages af institutionens løbende bogføring i økonomisystemet. Det vil fra ultimo 2004 være muligt at trække rapporter fra Navision Stat til brug for udarbejdelsen af åbningsbalancen samt det omkostningsbaserede regnskab i årsrapporten. Herudover stilles kravspecifikationen til disse rapporter til rådighed for brugere der anvender andre systemer end Navision Stat på samme tidspunkt på Økonomistyrelsens hjemmeside. Institutioner der har aktiviteter, som er omfattet af Finansministeriets regler om priskalkulation, for eksempel gebyrfinansierede aktiviteter, skal som hidtil udarbejde et særskilt regnskab for hver af 15

disse aktiviteter. Opmærksomheden skal henledes på, at Økonomistyrelsens nye retningslinier for omkostningsregnskaber bør indgå i disse kalkuler, men at de ikke er tilstrækkelige til at udarbejde de nødvendige kalkuler og regnskaber. Eksempelvis skal også omkostninger, som ikke påhviler institutionen, men andre dele af staten (for eksempel købsmoms) fortsat indgå i kalkulen, selvom omkostningen ikke skal medtages i institutionens omkostningsbaserede årsrapport. For de særlige gebyrområder hvor der eksisterer et hvile-i-sig-selv princip bør institutionen være opmærksom på, at det i forbindelse med den fremtidige gebyrberegning kan være nødvendigt at korrigere for anskaffelser mv., som allerede er indregnet i det hidtidige gebyr. Efter der er dannet åbningsposter i økonomisystemet i forbindelse med årsafslutningskørslen for 2004, præmisserne for at gå i drift er fastlagt og kontoplanen er opdateret med ændringerne, skal økonomisystemet sættes op til at kunne honorere de nye krav og institutionens egne ønsker/behov til den løbende bogføring og årsrapporten, inden de nye åbningsposter kan lægges ind i økonomisystemet. For Navision Stat brugere foregår denne opsætning ved at beskrive præmisserne for hvordan integrationen mellem anlægsmodulet og finansmodulet fremover skal foregå, og ved at registrere institutionens aktiver i anlægsmodulet. Institutioner med produktionslagre kan anvende lagermodulet til at indlægge åbningsposter og løbende styre lagrene med. Der skal henvises til selvopsætningsvejledningerne til Navision Stat til brug herfor. Herefter kan åbningsværdierne lægges ind på de respektive balancekonti. Hvordan institutionen herefter kommer i gang med driften, og hvordan ændringerne påvirker den daglige regnskabsbehandling følger af trin 4-10. Er registreringen af aktiver og forpligtelser afsluttet inden 31. december 2004 vil de korrektioner der er beskrevet i trin 5 ikke skulle gennemføres. Er registreringen ikke afsluttet inden 31. december skal institutionen i forbindelse med udarbejdelsen af åbningsbalancen korrigere for de anskaffelser der foretages i 2005. 3.1 Udarbejdelse af nye forretningsgange (regnskabsinstruks) I forbindelse med overgangen til omkostningsprincipper skal institutionens forretningsgange tilpasses. Regnskabsinstruksen, og eventuelt ministerie- og virksomhedsinstrukser skal efterfølgende revideres med henblik på at få beskrevet de ændringer i arbejdsgange mv. der følger af overgangen til de nye principper. Der skal i den forbindelse tages stilling til: 1. hvilke nye processer det nye omkostningsprincip medfører for regnskabsafdelingen/indkøb m.fl. 2. hvem der skal udføre de nye processer og hvem der har ansvaret for udførelsen 3. hvordan de skal udføres og 4. hvor ofte Det er særligt nedenstående opgaver, institutionen skal overvejes procedurer for: 16

anskaffelser, herunder anskaffelser af licenser mv. køb og forbrug af lagervarer afskrivninger på de enkelte aktivtyper værdiregulering hensættelser periodisering afstemnings- og afrapporteringsbehov afstemning mellem bevillingsregnskabet (statsregnskabet) og det omkostningsbaserede regnskab Det omkostningsbaserede regnskab skal som nævnt udarbejdes i årsrapporten sideløbende med det hidtidige udgiftsbaserede regnskab. Institutionen skal derfor foretage de samme regnskabsmæssige opgaver som hidtil, men supplere med en række ekstra procedurer. For at kunne udarbejde det omkostningsbaserede regnskab er det nødvendigt at organisere alle processer i organisationen, som har direkte konsekvenser for regnskabet, for eksempel omkring køb og salg, så der er en klar intern aftale om processernes forløb og om, hvem der har ansvaret for de forskellige dele af processen. Det er således ofte bestilleren af varer og anskaffelser, der skal tage stilling til om købet skal aktiveres eller umiddelbart føres som omkostning, og ikke regnskabsafdelingen. Specielt hvor der eksisterer en decentral økonomiorganisation vil dette være situationen. Regnskabsinstruksen skal indeholde en beskrivelse af de nye arbejdsgange, der følger af overgangen til omkostningsbaserede regnskaber. I det omfang regelgrundlaget giver institutionen mulighed for at vælge mellem forskellige metoder, er det også vigtigt, at institutionens valg er beskrevet. Tilrettelæggelsen af det daglige arbejde med regnskabsføring mv. bliver anderledes på nogle punkter end i det hidtidige udgiftsregnskab. Der er her skitseret en række forhold, hvor der normalt vil være behov for at udarbejde en procedure for den daglige drift. Når institutionen skal udarbejde en beskrivelse af forretningsgangene for hver af de nye processer, er det vigtigt, at de enkelte processer koordineres, da nogle af dem er indbyrdes afhængige. Regnskabsinstruksen Regnskabsinstruksen skal indledes med en beskrivelse af, hvornår institutionen overgår til de nye omkostningsbaserede regnskaber. I årsrapporten stilles der krav om at institutionen kan omsætte den omkostningsbaserede resultatopgørelse til statsregnskabets bevillingsresultat i en særlig omsætningstabel. Afhængig af institutionens løbende rapporteringsbehov skal det sikres, at der er overensstemmelse mellem det omkostningsbaserede regnskab og det hidtidige bevillingsregnskab. Instruksen skal beskrive hvem, der foretager kontrol og afstemning samt hvor ofte dette finder sted. Som en konsekvens af regnskabsreformen skal institutionen tilpasse eller ændre en række procedurer på regnskabsområdet, som skal beskrives i regnskabsinstruksen: Anskaffelser Der skal udarbejdes retningslinier for institutionens principper for aktivering af anskaffelser. Det er 17

vigtigt i denne forbindelse at overveje procedurer for hvorledes principperne for aktivering formidles til de konteringsberettigede og budgetansvarlige personer, specielt hvor der eksisterer en decentral økonomiorganisation. Endvidere skal institutionen udarbejde principper og procedurer for bunkning, herunder brug af frivillige bunker. Til inspiration herfor kan anvendes følgende beslutningstræ: Beslutningstræ vedrørende bunkning af materielle anlægsaktiver Har anskaffelsen en brugstid på over 1 år? Nej Føres direkte over resultatopgørelsen som en omkostning Ja Har aktivet kostet mere end kr. 50.000? (anskaffelsespris) Nej Ja Indregnes på balancen som selvstændigt aktiv på eget anlægskort Kan aktivet karakteriseres som et selvstændigt aktiv/er aktivet i sin funktion adskilt fra andre aktiver? Ja Føres direkte over resultatopgørelsen som en omkostning Nej Er aktivet en del af en helhed*, hvor de øvrige dele er forskellige fra det pågældende aktiv? Ja Indregnes på balancen som et underanlæg til den pågældende helhed/hovedanlægget Nej Er aktivet væsentligt for institutionens opgavevaretagelse, som en del af en gruppe/bunke ensartede aktiver, eller er der tale om administrativt IT-udstyr? Ja Indregnes på balancen på samme anlægskort som den pågældende bunke Nej Føres direkte over resultatopgørelsen som en omkostning 18

Udviklingsaktiviteter I de situationer hvor institutionen har besluttet at aktivere udviklingsomkostninger bør der etableres principper og procedurer herfor. De omkostninger der i givet fald skal aktiveres kan omfatte såvel honorering af eksterne leverandører som i visse tilfælde løn til institutionens egne medarbejdere, der medvirker ved udviklingen af et aktiv, fx et IT-system. Beslutningen om aktivering af et udviklingsprojekt kan fx løftes i forbindelse med beslutningen om at igangsætte projektet, således at en eksisterende procedure kan anvendes til at varetage en ny opgave. Hvor der i forbindelse med aktiveringen indregnes indirekte produktionsomkostninger (IPO), jf. procesvejledningen Værdiansættelse, skal institutionen være opmærksom på at medgåede afskrivninger i denne forbindelse ikke skal indgå dobbelt. Afskrivning på de enkelte aktivtyper Institutionen har mulighed for at lade Navision Stat foretage en afskrivningskørsel. Institutionen skal fastlægge hvem der foretager denne kørsel og hvor ofte den skal foretages. Kørslen bør foretages inden data skal benyttes til kvartalsrapporter m.v. Bemærk her den særlige procedure for afskrivning af bunkede aktiver. Op- og nedskrivninger Institutionen skal have en procedure for op- og nedskrivninger, som indeholder en klar ansvarsfordeling i relation til, hvem der henholdsvis initierer og godkender disse bogføringstransaktioner. En nærmere beskrivelse af retningslinierne for at foretage op- og nedskrivning af aktiver fremgår af procesvejledningen om Værdiansættelse. Feriepengeforpligtelser mv. Institutionen skal udarbejde procedurer for den regnskabsmæssige opgørelse af optjening og afvikling af feriepenge og over-/merarbejde der ikke udbetales. Proceduren skal indeholde en klar ansvarsfordeling i relation til, hvem der initierer henholdsvis godkender disse bogføringstransaktioner. Eksempel: hvem beregner, godkender og registrerer oplysninger fra lønsystemet om feriepenge. Institutionen skal også fastlægge hvornår og hvor ofte dette skal ske. I den forbindelse skal inddrages hensynet til institutionens rapporteringsbehov. Til brug for åbningsbalancen pr. 1. januar 2005 er udviklet et uddata 885 fra SLS, der opgør grundlaget for opgørelsen af feriepengeforpligtelsen pr. åbningsbalancedagen. Med virkning fra finansåret 2005 forventes en facilitet stillet til rådighed, hvorefter den løbende optjening og afvikling af feriepengeforpligtelser kan opgøres på baggrund af oplysninger fra SLS. Periodiseringer Institutionen bør overveje behovet for at foretage periodisering. Væsentlige poster bør periodiseres. Der bør i denne forbindelse beskrives procedurer for hvordan institutionen husker at periodisere fx licensbetalinger korrekt. Når de nye forretningsgange er udarbejdet og beskrevet, fremsendes regnskabsinstruksen til Rigsrevisionen. 19

3.2 Systemopsætning Økonomisystemet skal sættes op til at kunne honorere de nye krav og institutionens egne ønsker/behov til den løbende bogføring og opfølgning samt årsrapporten. Navision Stat brugere skal i denne forbindelse opsætte anlægsmodulet og eventuelt lagermodulet. Anlægsmodulet i Navision Stat er et register, hvor den opdaterede værdi af det enkelte aktiv fx en bygning, en bunke af administrativt IT-udstyr eller et IT-system løbende kan opgøres. Når der afskrives eller nedskrives hhv. opskrives på et aktiv vil disse oplysninger fremgå af registeret, og de bevægelser der skal indgå i resultatopgørelsen i årsrapporten vil via integration til finansmodulet kunne genereres automatisk. I forbindelse med at åbningsbalancen skal udarbejdes, skal institutionens aktiver registreres i anlægsmodulet. Proceduren herfor fremgår af Økonomistyrelsens selvopsætningsvejledning for Navision Stat. Den løbende opdatering af anlægsregisteret foregår via finans- (købskladde) eller købsmodulet, men der skal i forbindelse med registreringen af anskaffelser foretages en henvisning til anlægsregisteret (det relevante anlægsnummer). Når institutionen skal beskrive præmisserne for hvordan anlægsmodulet skal opsættes, aktiverne registreres (herunder i forbindelse med åbningsbalancen) og integrationen med finansmodulet fremover skal foregå, er det vigtigt at man gør op på hvilken måde anskaffelser der skal aktiveres og dermed oplysningerne fra anlægsmodulet skal indgå i institutionens løbende økonomiopfølgning: Forbruget (afskrivningen) af visse aktiver skal fx belaste alle enheder eller aktiviteter i organisationen ligeligt. I denne situation bør ejerskabet til aktiverne placeres centralt, og efterfølgende skal afskrivningen fordeles på de relevante enheder eller aktiviteter. I andre situationer er der behov for at dedikere omkostningerne forbundet med anvendelsen af bestemte aktiver til bestemte aktiviteter, opgaver eller enheder. I denne situation kan der være ræson i at placere ejerskabet til de pågældende aktiver hos de pågældende aktiviteter, opgaver eller enheder, således at også omkostningerne ved anvendelsen af aktivet fuldt ud belaster den pågældende aktivitet, opgave eller enhed. 3.3 Åbningsposter i økonomisystemet Når alle åbningsposterne er valideret og eventuelle afledte korrektioner er foretaget, er de klar til at blive lagt ind i økonomisystemet. Nogle poster skal indlægges i anlægsmodulet, andre i lagermodulet (hvis institutionen skal føre lager) og resten i finansmodulet. Åbningsposterne kan i denne forbindelse deles op i tre grupper: Anlægsaktiver skal indlægges i anlægsregister (Navision Stats anlægsmodul) 20

Lagerbeholdninger skal indlægges i lagersystem (Navision Stats lagermodul) Øvrige poster skal indlægges i finansmodulet (Navision Stats finansmodul) Anvender institutionen Navision Stat bør man have sig den særlige integrationsfunktionalitet for øje. Denne er beskrevet i selvopsætningsvejledningen, men problemstillingen skal kort beskrives her: Når aktiver registreres i anlægsmodulet i forbindelse med udarbejdelse af åbningsbalancen med udgangspunkt i den oprindelige kostpris, skal aktivet inden posten overføres til finansmodulet afskrives, svarende til at aktivet burde være afskrevet, hvis omkostningsprincipperne havde været anvendt hele tiden. Effekten af denne afskrivning skal imidlertid neutraliseres i 2005-regnskabet da anskaffelsen allerede er udgiftsført på anskaffelsestidspunktet, hvorfor alene den afskrevne værdi (nettoværdien efter afskrivninger frem til åbningsbalancedagen) af aktivet skal finde vej til finansmodulet. Dette sikres ved at slå finansintegrationen fra når aktiverne registreres i anlægsmodulet, og først slå den til når institutionen har sikret sig at oplysningerne i anlægsmodulet er korrekte. Når åbningsposterne er lagt ind, skal institutionen fortsætte med at have finansintegrationen slået til fremover. Først når alle poster er indlagt i økonomisystemet kan den endelige åbningsbalancerapport udarbejdes. 3.4 Opløsning af periodeafgrænsningsposter Når åbningsposterne er dannet i økonomisystemet er det nye regnskabsår klart til bogføring. De første poster, der skal bogføres eller omposteres, er periodeafgrænsningsposterne. De poster på åbningsbalancen, der indeholder periodeafgrænsning, skal opløses, så den del af posterne, der vedrører driften i det nye år, i dette tilfælde 2005, bliver bogført på de respektive driftskonti. For eksempel skal forudbetalt husleje, som pr. 31.12.2004 er blevet periodiseret og parkeret som et aktiv under balanceposten Periodeafgrænsningsposter tilgodehavender krediteres balanceposten og debiteres på driftskontoen Husleje : Er der i december betalt 240.000 kr. i husleje for perioden 1.12.2004 30.11.2005 og periodiseret i forbindelse med årsafslutningen er periodeafgrænsningsposten debiteret med 11/12 af beløbet, dvs. 220.000 kr. som vedrører 2005, mens driftskontoen for husleje er krediteret med 220.000 kr., fordi det kun var de 20.000 kr., der vedrørte 2004. På åbningsbalancen optræder de 220.000 kr. som et aktiv pr. 1. januar 2005. I januar måned opløses periodeafgrænsningsposten helt eller delvist. Hvis institutionens økonomistyring er tilrettelagt efter, at der ved udgangen af hver måned skal være en korrekt periodiseret balance opløses posten kun delvist. Det vil sige periodeafgrænsningsposten krediteres husleje for januar måned (1/12 af 220.000 kr.) og driftskontoen for husleje debiteres beløbet. Konteringsgangen fremgår nedenfor: 21

Resultatkonto (2004) Husleje Ultimobalance 31.12.2004 240.000 220.000 220.000 Resultatkonto (2005): Husleje 20.000 (jan) 20.000 (feb) Balance 2005 220.000 (åbning) 20.000 (jan) 20.000 (feb) I Navision Stat vil man med fordel kunne bruge Gentagelseskladde-funktionen til den type ens posteringer. Er det vedtaget, at der foretages periodisering ved udgangen af hvert kvartal, vil beløbet være 60.000 kr. Hvis der kun periodiseres ved årets udgang, kan posten opløses helt ved at kreditere hele beløbet og debitere kontoen for husleje. Samme princip gør sig gældende for de øvrige periodeafgrænsningsposter. Bemærk, at der generelt sondres mellem periodeafgrænsningsposter og kortfristede tilgodehavender/forpligtelser for de kortfristede beholdninger, jf. Trin 7 nedenfor. Opløsning af periodeafgrænsningsposterne er en løbende opgave, hvis institutionen har valgt at periodisere ved udgangen af hver måned. Økonomistyrelsen anbefaler, at der som minimum foretages periodisering af væsentlige poster ved udgangen af hvert kvartal. 3.5 Bogføring af omposteringer foretaget i forbindelse med registreringsprocessen Efter opløsning af periodeafgrænsningsposterne er næste trin at bogføre de poster, der blev tilbageført i forbindelse med registreringsprocessen. Dette trin skal kun udføres én gang, nemlig i forbindelse med overgangen til drift under de nye omkostningsprincipper, og kun i den situation hvor institutionens optælling af aktiver og forpligtelser undtagelsesvist er sket langt inde i 2005, og der således kan være foretaget nyanskaffelser efter åbningsbalancedagen, som ikke skal med i åbningsbalancen. Er der udarbejdet et regneark som vist i procesvejledning nr. 3 Registrering er det alle de poster, der er krydset af i søjlen korrektion, der skal bogføres, men efter den justerede kontoplan. Det 22

betyder, at de poster, der er bogført efter det hidtidige princip og tilbageført i forbindelse med registreringen, nu skal bogføres efter den justerede kontoplan og de nye principper. Hvis der for eksempel er købt en ny svejsemaskine i februar 2005, som er blevet udgiftsført ved leveringen, og institutionen pr. 1. april har optalt 4, så var det altså kun de 3, der var tilstede på åbningsbalancedagen. I eksemplet fra registreringsprocessen er det korrektionssøjlen, der angiver, hvilke poster der er tilbageført, og som skal omposteres: Produktionsanlæg og maskiner: Antal Tilstede/ optalt af/ dato Produktionsanlæg: Radar-anlæg 1 XX 01.05.05 Maskiner: Svejsemaskiner 4 ZZ 01.05.05 Entydig identifikation Dokumentation Anskaffelsestidspunkt Anskaffelsespris/stk. serienr. xxxx faktura 2001 440.000 stelnr. 1112 3456 7878 9999 faktura - - - 20.11.02 20.11.02 20.11.02 10.02.05 Skal ikke indregnes 60.000 60.000 60.000 67.000 X Korrektion I alt For alle aktiver, der er anskaffet i 2005, og som ikke er registreret i overensstemmelse med den justerede kontoplan, er det i forbindelse med registreringen i Navision Stat nødvendigt at slå finansintegrationen fra for at få aktiverne lagt ind i systemet på den rigtige dato, så afskrivningsberegningen kan blive korrekt. Vær opmærksom på at få ført omposteringerne uden moms. Stem eventuelt momsen af efter omposteringerne er bogført, for momsen kan være forskelligt sat op på de forskellige konti. Herefter er institutionen klar til at gå i gang med den almindelige kontering og bogføring. 3.6 Bogføring af de daglige transaktioner På basis af de vedtagne interne retningslinier for regnskabsbehandlingen efter indførelsen af omkostningsprincipper skal institutionen foretage kontering og registrering af de løbende omkostninger og indtægter. For den største del af posterne vil konteringen være uændret, men på nogle væsentlige områder vil konteringsreglerne være ændrede. De nye principper og den justerede kontoplan er beskrevet i den særskilte konteringsvejledning. Konteringsvejledningen beskriver den konteringsmæssige fremgangsmåde på de områder, der er berørt af det nye regnskabsprincip: Aktiver Anskaffelser Forbedringer Produktion for egen regning Afskrivninger og nedskrivninger Afhændelse af aktiver 23

Hensatte forpligtelser Registrering Forøgelse af eksisterende hensatte forpligtelser Realisering af hensatte forpligtelser Tilbageførsel af ubenyttede hensatte forpligtelser Varebeholdninger Varekøb Vareforbrug Indirekte produktionsomkostninger Kortfristede gældsforpligtelser Feriepengeforpligtelser Skyldigt over- og merarbejde Periodisering I forhold til tidligere er anvendelsen af købs- og salgsmodulet i Navision Stat stort set uændret. De nye procedurer vil for institutioner der ikke hidtil har benyttet købs- og salgsmodulerne bestå i, at ved bogføring af et køb af et aktiv til en værdi over kr. 50.000 i købsmodulet skal der først oprettes et anlægskort og en afskrivningsprofil i anlægsmodulet. Administrativt IT-udstyr der skal bunkes, skal i forbindelse med bogføringen lægges ind på det eksisterende anlægskort. Køb til lager foregår også gennem købsmodulet, med integration til lagermodulet. Ved salg af anlæg bogføres direkte i anlægsmodulet, fordi der ikke er integration mellem anlægsog salgsmodulet. Ved salg fra lager benyttes salgsmodulet, da der er integration mellem salgs- og lagermodulet. Bunkede aktiver Der gælder særlige regler omkring bunkede aktiver. I procesvejledning nr. 4 Værdiansættelse er det beskrevet, hvilke aktiver der skal optages som en bunke på åbningsbalancen. Inden overgang til drift skal institutionen have beskrevet principperne for bunkning, således at disse kan efterleves i forretningsgangene. Nyanskaffelser af de typer af aktiver, der er optaget på åbningsbalancen som en bunke, skal fortsat registreres som en bunke. Obligatoriske bunker i form af administrativt IT-udstyr skal afskrives efter saldometoden. Dette indebærer, at indkøb til bunken foregår på samme anlægskort som åbningsbalancens anlægskort. Eventuelle frivillige bunker skal også afskrives efter saldometoden. Er der ikke i forbindelse med etableringen af åbningsbalancen sket aktivering af for eksempel et digitalkamera, fordi institutionen har vurderet, at den kun er i besiddelse af ganske få og at digitalkameraer ikke er centrale for opgavevaretagelsen, skal de heller ikke fremover, når der indkøbes nye, registreres som en bunke, men omkostningsføres direkte over resultatopgørelsen som hidtil. Hvor et aktiv skal fragå en bunke, hvis for eksempel en betydelig mængde af bestanden af PC ere 24

udskiftes før tid, behandles afgangen som udgangspunkt konteringsmæssigt som en afhændelse, hvilket er beskrevet i konteringsvejledningen. Der skal beregnes afskrivninger, inden der sker bogføring af afhændelsen af aktivet. Det er institutionens egen vurdering af, hvad der er væsentligt at registrere, om afgangen skal bogføres. Det er ikke sikkert at en enkeltstående transaktionen har betydning for bunkens korrekte værdi. Institutionen bør beskrive politikken herfor. Salg af en del af et aktiv Hvis institutionen sælger en del af et aktiv, det vil sige et aktiv der er registreret som en helhed i anlægskartoteket, er det nødvendigt først at oprette en nyt anlægskort til den del af aktivet der sælges, og overføre den del til det nye kort. Salget bogføres fra dette kort. Forbedringer Ved aktivering af forbedringer er det nødvendigt i Navision Stat at oprette et nye anlægskort for forbedringen, for eksempel et underanlæg til et hovedanlæg, fordi selve forbedringen har en anden bogføringsdato end det aktiv, den knytter sig til. Samtidig er det vigtigt at være opmærksom på, om der er tale om en egentlig forbedring, eller om det er en almindelig vedligeholdelsesudgift, som skal udgiftsføres direkte over driften. For en nærmere gennemgang af forskellen mellem forbedringer og vedligehold henvises til procesvejledningerne nr. 2-4 Klassifikation, Registrering og Værdiansættelse. Hensatte forpligtelser Hensatte forpligtelser omfatter forpligtelser, der er uvisse mht. størrelse og forfaldstid og som vedrører regnskabsåret eller tidligere regnskabsår. Hensatte forpligtelser kan vedrøre: Skyldig resultatløn, andre bonusordninger og engangsvederlag hvor den beløbsmæssige størrelse eller tidspunktet for betalingen ikke kan opgøres med sikkerhed. Reetableringsforpligtelser, fx ved indgåelse af lejemål Tabsgivende kontrakter, hvor det endelig tab kan opgøres med stor sandsynlighed Retssager om erstatningskrav som er sandsynlige Omkostninger til nedlukning af aktiviteter, fx omkostninger forbundet med nedlukning af IT systemer Fratrædelsesordninger hvor kompensation til medarbejdere som opsiges og fritstilles, hvor institutionen ikke modtager en modydelse i fratrædelsesperioden Omkostninger til åremålsansættelser hvor medarbejderen løbende optjener fx 1 års løn over en årrække Forpligtelser som påhviler anlægsaktiver, fx en miljøoprydningsforpligtelse på en grund. Institutionen skal foretage en væsentlighedsvurdering af, hvad der er relevant at medtage i regnskabet som en hensat forpligtelse. Der oprettes særskilte konti i kontoplanen til registrering af hensatte forpligtelser. Omkostningsfordeling Hvis institutionens økonomisystem ikke er sat op til en løbende omkostningsfordeling, kan omkostningsfordelingen ske manuelt. Den manuelle omkostningsfordeling tager udgangspunkt i det samle- 25

de forbrug af de forskellige omkostningstyper. Omkostningerne allokeres ud på de pågældende aktiviteter i et forhold, der afspejler den reelle forholdsmæssige fordeling af forbruget af omkostninger. For en beskrivelse af konceptet og anvendelsen af Navision Stat hertil henvises til procesvejledningen Aktivitets- og ressourcestyring (september 2002), som kan hentes på Økonomistyrelsens hjemmeside. Nedskrivninger Hvis værdien af større og væsentlige anlægsaktiver forringes udover det afskrivningerne afspejler, skal aktivet nedskrives til den lavere værdi. Årsagen til nedskrivning af et aktiv kan for eksempel være, at aktivet er beskadiget, eller at det pågældende aktivitetsområde skal nedlægges. Nedskrivninger føres via særskilte konti i resultatopgørelsen for immaterielle henholdsvis materielle anlægsaktiver. Nedskrivninger udløst gennem en realisation eller som på anden måde er konstateret i form af et værditab, skal foretages. Der skal være tale om et væsentligt værdifald før en nedskrivning foretages. Finansudvalget skal orienteres om større og væsentlige nedskrivninger som følge af værdifald. Nedskrivninger skal klart fremgå af årsrapporten med begrundelserne for, hvorfor de er foretaget. Afskrivningsplanen for et aktiv skal altid vurderes før en nedskrivning foretages. Hvis det viser sig, at nedskrivningen er et følge af en forkert afskrivningsplan, fx fordi institutionen vælger at skrotte et IT-system før det oprindeligt forventede tidspunkt, foretages ingen nedskrivning, men i stedet en justering af afskrivningsplanen. Dette vil betyde, at nedskrivningen periodiseres over aktivets restlevetid. Et nedskrivningsbehov skal som udgangspunkt vurderes aktiv for aktiv. Kan et nedskrivningsbehov for et aktiv for en sammenhængende gruppe af aktiver ikke henføres til enkeltaktiver, nedskrives disse aktiver samlet. Det skal fremhæves, at særligt immaterielle udviklingsprojekter, fx IT projekter skal gøres til genstand for vurdering af de aktiverede udviklingsomkostninger. En nedskrivning af udviklingsomkostningerne skal foretages, hvis der er indikationer på værdiforringelse som følge af fejlslagne udviklingsomkostninger. Overvejelser om hvorvidt aktiverne skal nedskrives foretages i forbindelse med årsafslutningen for større og væsentlige anlægsaktiver. I årets løb er det kun helt ekstraordinære begivenheder, der har medført en større værdiforringelser af et eller flere aktiver, fx aktiverede udviklingsomkostninger vedrørende igangværende aktiviteter, der skal bogføres. 26

3.7 Periodisering af omkostninger og indtægter Institutionen skal udarbejde det omkostningsbaserede regnskab i årsrapporten på grundlag af periodiseringsprincippet. I henhold til periodiseringsprincippet indregnes transaktioner og andre begivenheder i den regnskabsperiode, hvori de finder sted, uanset tidspunktet for betalingen. Regnskabsperioden kan være en måned, et kvartal, et år eller andet. Indtægterne indregnes, når virksomheden har udført sin indtægtsskabende aktivitet, mens de tilhørende omkostninger til denne aktivitet periodiseres som omkostninger i takt med, at aktiviteten finder sted. På samme måde som for de øvrige poster på balancen, skal der foreligge dokumentation for periodiseringsposterne. Periodisering af alle væsentlige omkostninger og indtægter skal som minimum foretages ved udgangen af hvert kvartal og i forbindelse med årsafslutningen. Der kan være tale om fire periodiseringsposter. Der er ikke tale om nogen ny praksis. For nogle institutioner vil det måske være nyt, at der også skal ske periodisering af omkostninger og indtægter der vedrører en fremtidig periode, og hvor der altså ikke nødvendigvis er modtaget eller afsendt en faktura. For at sikre en rigtig periodisering skal der bogføres på følgende konti i balancen: (parenteserne angiver den klassifikation der er angivet i PV2 Klassifikation ) Periodeafgrænsning: Periodeafgrænsning aktivpost ( Periodeafgrænsningsposter ) Periodeafgrænsning passivpost ( Periodeafgrænsningsposter ) Tilgodehavender/gæld: Tilgodehavender aktivpost ( Tilgodehavender fra salg af varer og tjenesteydelser ) Gæld passivpost ( Leverandører af varer og tjenesteydelser ) AKTIVER Immaterielle anlægsaktiver Materielle anlægsaktiver Finansielle anlægsaktiver Omsætningsaktiver - varebeholdninger FORPLIGTELSER Hensatte forpligtelser Langfristede gældsforpligtelser Kortfristede gældsforpligtelser: Leverandører af varer og tjenesteydelser Leverandører af varer og tjenesteydelser Periodeafgrænsningsposter Omsætningsaktiver tilgodehavender: Salg af varer og tjenesteydelser Tilgodehavender fra salg af varer og tjenesteydelser Periodeafgrænsningsposter Omsætningsaktiver kortfristede værdipapirer 27

Omsætningsaktiver likvide beholdninger: Periodeafgrænsningsposter aktivpost Posten omfatter omkostninger som vedrører en fremtidig periode. Hvis der er bogført omkostninger, som vedrører en fremtidig periode, skal den del af beløbet, der vedrører næste periode, flyttes til denne periodeafgrænsningspost. Den del af beløbet der ikke vedrører perioden, fjernes fra kontoen og overføres via balancen til næste periode under periodeafgrænsningsposten, som forudbetalinger for omkostninger. Periodeafgrænsningsposter passivpost Posten omfatter indtægter, der vedrører en fremtidig periode. Kontoen debiteres for den del af indtægten, der vedrører ydelser, der først leveres i næste periode og der modposteres på periodeafgrænsningsposten. Tilgodehavender fra salg af varer og tjenesteydelser aktivpost Posten omfatter indtægter, hvor betalingen endnu ikke er modtaget, men ydelsen/varen er præsteret/leveret. Igangværende arbejder, hvor forholdet reelt er helt eller delvist afsluttet, for eksempel et projekt, hvor 90% af arbejdet er afsluttet, men den endelige aflevering til kunden endnu ikke er sket. De 90% af summen føres som indtægt i året, de resterende 10%, der vedrører resten af arbejdet indtægtsføres først i den næste periode. Beløbet modposteres på Tilgodehavender fra salg af varer og tjenesteydelser. Leverandører af varer og tjenesteydelser passivpost Posten omfatter omkostninger, hvor betalingen endnu ikke er foretaget, men ydelsen/varen er modtaget. For eksempel en ikke modtaget regning for reparation af en maskine eller vedligeholdelse af en ejendom. Når en vare eller en tjenesteydelse er modtaget, men der endnu ikke er modtaget en faktura, skal der alligevel foretages bogføring og periodisering. Princippet svarer til det, der gælder for hensatte forpligtelser. Der vil i de fleste tilfælde være tale om et skøn, hvor det skønnede beløb debiteres den pågældende omkostningskonto og krediteres på Leverandører af varer og tjenesteydelser. I den næste periode, når regningen modtages skal der foretages en eventuel korrektion til beløbet. Eksempel: Husleje betales 2 gange om året - 1. januar og 1. juli: Hvis institutionen skal bruge en månedlig statusopgørelse opdeles hver af de to betalinger i 6 dele og omkostningen henføres til hver enkelt måned, så huslejeomkostningen bliver ens i alle årets 12 måneder. Den del, der endnu ikke er allokeret til en måned, det vil sige den del der vedrører den fremtidige periode efter den månedlige statusdag, skal fremgå af balanceposten periodeafgrænsningsposter - tilgodehavender. Alle væsentlige poster skal periodiseres hvert kvartal. Der kan således være beløb, der efter en konkret vurdering er uvæsentlige at periodisere. For eksempel kan udskillelsen af et abonnement, der betales forud for et kvartal og et forbrug der betales bagud på den samme regning være uvæsentlige 28

at periodisere særskilt. Kriterierne for om hvorvidt en periodisering er væsentlig eller uvæsentlig skal fremgå af institutionens regnskabsinstruks. Moms skal bogføres i den måned, hvor fakturaen er dateret. Er der brug for at bogføre mange ens transaktioner flere gange med ingen eller få ændringer, for eksempel periodisering af den samme type indtægt eller omkostning, kan gentagelseskladderne i Navision Stat bruges. Gentagelseskladderne kan styre bogføring af både faste og variable beløb. Det kan for eksempel være aktuelt at benytte funktionen, hvis institutionen har mange tidsskriftsabonnementer. Det er detaljeret beskrevet hvordan gentagelseskladderne bruges i Navision brugermanual. Efter overgangen til den nye regnskabsperiode opløses posterne efter de principper, der er beskrevet under trin 4. 3.8 Afskrivninger på anlægsaktiver Afskrivninger på anlægsaktiver skal beregnes og bogføres regelmæssigt, og som minimum ved udgangen af hvert kvartal. I forbindelse med udarbejdelse af de nye forretningsgange og regnskabsinstruksen under trin 1 har institutionen truffet beslutning om, hvor ofte det skal ske. Afskrivninger på bunkede aktiver følger samme procedure som vist i eksemplet nedenfor. På den sidste dag i kvartalet beregnes afskrivningen for bunken som helhed. Bemærk dog forretningsgangen omkring afskrivning af bunkede aktiver, når der i løbet af kvartalet skal foretages indkøb til bunken: For institutioner der anvender Navision Stat er det værd at bemærke, at inden bunkede aktiver suppleres med nye anskaffelser skal der afskrives på den hidtidige saldo. I modsat fald bliver den løbende beregning af afskrivningerne forkert. Denne funktionalitet kan foretages manuelt eller automatisk. Der skal henvises til selvopsætningsvejledningen for anlægsmodulet. Ved kvartalsvise afskrivninger vil de samlede afskrivninger blive bogført i den måned, hvori afskrivningskørslen foretages, og omkostningen bliver ikke automatisk fordelt ud på hver af de tre måneder. Har institutionen behov for en mere præcis omkostningsfordeling af afskrivninger forudsætter dette altså, at afskrivningskørslen foretages hyppigere. Hvordan afskrivningskørslen foretages i anlægsmodulet i Navision Stat og forhold omkring finansintegration er beskrevet i Navision Stat manualen og i selvopsætningsvejledningerne. Beregningen af afskrivninger baseres på de levetider og metoder, der fremgår af procesvejledningen Værdiansættelse. Eksempel Har institutionen anskaffet en lastvogn til en værdi af 750.000 kr., der bliver taget i brug den 1. januar 2005, vil den årlige afskrivningsberegning se sådan ud: 29

Levetiden på en lastvogn er 8 år. Der afskrives lineært over perioden, det vil sige med lige store beløb hvert år. Hvis institutionen afskriver en gang om året er afskrivningen: 750.000 kr. 8 år = 93.750 kr./år Kontoen for Transportmateriel krediteres afskrivningen og driftskontoen Afskrivning materielle aktiver debiteres. På den måde viser resultatopgørelsen årets forbrug af lastvognen som en omkostning, og balancen viser restværdien af lastvognen pr. afskrivningsdatoen. Ved kvartalsvise afskrivninger er fremgangsmåden den samme. Det årlige afskrivningsbeløb skal bare deles med 4: 93.750 kr. 4 kvartaler = 23.437,50 kr./kvartal Det er ibrugtagningstidspunktet der afgør, fra hvilken dato afskrivningerne skal beregnes: Blev lastvognen fra eksemplet taget i brug den 1. februar i stedet for 1. januar udgør afskrivningerne i 2005 11/12 af 93.750 kr. = 85.937,50 kr. Det første kvartals afskrivninger vil være 2/3 af kvartalets afskrivninger: (2/3) x (93.750/4) = 15.625 I de øvrige kvartaler afskrives med 23.437,50 kr. Forskellen på afskrivninger og nedskrivninger består i, at afskrivningen udtrykker det beregnede systematiske slid over aktivets forventede levetid, mens nedskrivninger kun forekommer, hvis der pludselig opstår en begivenhed, der forringer aktivets værdi, ud over den værdiforringelse, der afspejles ved afskrivningen. En nedskrivning påvirker de fremtidige afskrivninger som bliver mindre fordi værdien af aktivet efter nedskrivningen bliver reduceret. Overvejelser om, hvorvidt der skal ske nedskrivninger, foretages som udgangspunkt en gang om året i forbindelse med årsafslutningen, bortset fra pludseligt opståede begivenheder eller som følge af den løbende opfølgning på igangværende udviklingsaktiviteter, der forudsættes aktiveret, mens afskrivninger på alle aktiver foretages kvartalsvist. Den konteringsmæssige fremgangsmåde fremgår af konteringsvejledningen, der også behandler proceduren ved salg eller anden afhændelse af aktiver. 3.9 Afstemninger Afhængig af institutionens økonomistyring vil der være forskellige behov for og krav til løbende afstemninger. Overvejelserne omkring, hvilke afstemninger der skal foretages og hvor ofte det skal ske hænger tæt sammen med de overvejelser, der er gjort indledningsvist omkring den interne tilrettelæggelse af regnskabsbehandlingen. 30

I forbindelse med månedsafslutningen skal de sædvanlige kontroller, som fremgår af regnskabsbekendtgørelsen og ØAV fortsat udføres. Det drejer sig om: 1. kontrol af ikke bogførte poster 2. periodisering 3. intern handel 4. afstemning af likvide beholdninger 5. afstemning og opfølgning på debitorer 6. afstemning og opfølgning på kreditorer 7. afstemning/overførsel af tal til SKS ( sumrapportering ) Kravene til afstemningsprocedurerne adskiller sig ikke fra tidligere praksis, udover at det nu er vigtigt at være opmærksom på at afstemningsprocedurerne skal omfatte flere af balancens poster. Der dannes til afstemning mellem udgifts- og omkostningsregnskaberne en ny omsætningstabel i Navision Stat. Den bør køres kvartalsvist i forbindelse med ovenstående punkt 1-7. Institutioner med andre økonomisystemer skal drage omsorg for at denne løbende afstemning mellem de to regnskaber varetages. Ud over de nævnte løbende afstemninger, kontroller og fejlrettelser af den regnskabsmæssige registrering, afstemninger med kontoudtog fra pengeinstitutter og leverandører samt afstemning/kontrol af mellemregningskonti bør der ske afstemning mellem de enkelte moduler i Navision Stat, indtil institutionen er blevet fortrolig med de nye moduler og konteringsprocedurer. Finansmodulet skal afstemmes med henholdsvis anlægs- og lagermodulet. Fordi der i forbindelse med indlæggelse af åbningsbalancen kan være arbejdet med finansintegrationen slået fra, er det vigtigt at få afstemt modulerne i forhold til hinanden. At slå finansintegrationen fra er absolut en undtagelse, og det kan kun anbefales i forbindelse med indlæggelse af åbningsbalanceværdierne ved overgangen til omkostningsprincipper, jf. trin 3, og omposteringerne, jf. trin 5. Der kan også være visse efterposteringer, der skal foretages med finansintegrationen slået fra. I EN DRIFTSSITUATION ARBEJDER MAN ALTID MED FINANSINTEGRATIONEN SLÅET TIL Afstemninger mellem modulerne bør foretages i en periode efter ibrugtagning af den tilpassede kontoplan og de nye moduler blandt andet for sikre, at finansintegrationen konstant er slået til. Er den ikke det, vil der fremkomme differencer mellem rapporter fra finansmodulet og lager- henholdsvis anlægsmodulet. Hvis institutionen har et produktionslager skal forbruget afstemmes mellem lager- og finansmodul. Anlægsmodulet skal afstemmes med finansmodulet både til balancen for så vidt angår de bogførte værdier og til resultatopgørelsen for så vidt angår afskrivninger og nedskrivninger. Ændringer i posten hensatte forpligtelser skal også afstemmes. Metoden består i at trække rapporter fra anlægsmodulet og finansmodulet og stemme tallene af mod hinanden, eventuelt ved at lægge rapporterne over i regneark/database og arbejde med tallene der. 31

Følgende afstemninger bør foretages løbende i forbindelse med overgangen til omkostningsprincipper: summen af de bogførte værdier i anlægsmodulet skal stemme med summen på den pågældende balancepost summen af årets afskrivninger på de enkelte aktiver i anlægskartoteket skal stemme med posten afskrivninger i resultatopgørelsen vareforbrug afstemmes mellem lagermodul og finansmodul hensatte forpligtelser Følgende rapporter i Navision Stat kan være nyttige i forbindelse med afstemningerne: Anlægsmodulet Anlæg posteringsjournal Anlæg bogført værdi 01 Anlæg bogført værdi 02 Finansmodulet Balance Finans kontokort Nedenfor er vist et eksempel på afstemningsrapporter: 32