Oprettelse af anlæg Oprettelse af Hoved- og underanlæg Bogføring via Anlægskladde Bogføring via Anlægskassekladde...

Transkript

1 Anlægskartotek Anlægskartotek Indholdsfortegnelse Oprettelse af anlæg... 2 Oprettelse af Hoved- og underanlæg... 8 Bogføring via Anlægskladde Bogføring via Anlægskassekladde Bogføring af købsfaktura til anlæg Bogføring af kreditnota på anlæg Registrering af skrapværdi Beregning af afskrivninger Værdiregulering af anlægsaktiver (op- og nedskrivning) Salg af anlægsaktiv Kassation af anlægsaktiv Annullering anlægsposter Masseannullering af anlægsposter

2 Oprettelse af anlæg Oprettelse af anlæg De angivne menu-henvisninger refererer til Navigationsruden i Navision (den nye menu) og de i parentes angivne henvisninger refererer til den klassiske menu (den gamle menu). Oprettelse af almindelige anlægsaktiver vil overordnet finde sted i forbindelse med ordre-/fakturabehandling. Regnskabsafdelingen identificerer i forbindelse med registrering af ordre eller modtagelse af faktura, at en anskaffelse vedrører et almindeligt anlægsaktiv. Såfremt aktivet ikke allerede findes i anlægskartoteket, oprettes det, således at anskaffelsen (ordren/fakturaen) efterfølgende kan bogføres direkte på anlægsaktivet. Der kan oprettes henholdsvis Almindelige anlægsaktiver og Udviklingsprojekter. Almindelige anlægsaktiver er karakteriseret ved at være anlægsaktiver, der er taget i brug og derfor indgår i den automatiske beregning af afskrivninger, som baseres på tidspunkt for ibrugtagning (Afskriv fra den) og forventet levetid (Antal afskrivningsår). Udviklingsprojekter er anlægsaktiver, der endnu ikke er færdigudviklede og taget i brug. Udviklingsprojekter udelades i den automatiske beregning af afskrivninger. Oprettelse af Almindelige anlægsaktiver sker i Anlægsmodulet. Vælg Økonomistyring - Anlæg - Anlæg (Anlæg - Anlæg)

3 Oprettelse af anlæg Nyt anlægskort oprettes (tast F3). Anlægskortet er inddelt i 3 faner: Fanen Generelt. Her udfyldes relevante felter: Nummer: Tildeles fra nummerserie Beskrivelse: Sigende beskrivelse af anlægsaktivet Serienr.: Kan udfyldes, hvis det er kendt Ansvarlig medarbejder: Udfyldes ikke

4 Oprettelse af anlæg Fanen Bogføring Her udfyldes relevante felter: Anlægsartskode, anlægsgruppekode og anlægslokationskode: Felterne udfyldes med relevante oplysninger ved opslag i felterne (F6). Bemærk: Anlægslokationskode er ikke en del af opsætningen i skabelonregnskabet. Anlægslokationskoden skal reflektere lokationer i den aktuelle virksomhed. Fanen Reparation Oplysninger under denne fane anvendes ikke. Anlægskortets Linjedel I vinduets linjedel (anlægsafskrivningsprofilen) angives anlægsaktivets økonomiske forhold: Disse kolonner udfyldes: Afskrivningsprofilkode: Sættes altid til AFSKRIV Anlægsbogføringsgruppe: Valg af relevant bogføringsgruppe Afskrivningsmetode: Sættes til Lineær for almindelige anlægsaktiver Afskriv fra den: Dato fra hvilken første afskrivning skal beregnes Afskriv til den. Den dato hvor anlægsaktivet skal være fuldt afskrevet (Udfyldes automatisk, når feltet Antal afskrivningsår udfyldes) Antal afskrivningsår: Det antal år anlægsaktivet afskrives over (udfyldes automatisk, når feltet Afskriv til den udfyldes)

5 Oprettelse af anlæg Opsætning af dimensioner på anlægskonti Der kan opsættes dimensioner på anlægskonti. Disse afledes automatisk, når der bogføres på anlægsaktivet. Afledning kan grundlæggende ske på to måder: Afledning af én dimensionskontostreng Afledning af flere finanskonti/dimensionskontostrenge på baggrund af fordelingsnøgle Afledning af én dimensionskontostreng Opsætning af dimensionskontostreng sker fra anlægskortet. Fra anlægskortet vælges Anlæg - Dimensioner. Tabellen udfyldes med de dimensioner og dimensionsværdier, der skal afledes fra anlægsaktivet

6 Oprettelse af anlæg Fordeling af anlægstransaktioner på flere finanskonti/dimensionskontostrenge m. fordelingsnøgle Man kan på det enkelte anlægsaktiv angive, at forskellige transaktionstyper fordeles på flere finanskonti og/eller dimensionskontostrenge. Det vil typisk være afskrivninger og nedskrivninger, hvor dette anvendes, da disse posteringer påvirker resultatopgørelsen. Opsætning af dimensionskontostreng sker fra anlægskortet. Fra anlægskortet vælges Anlæg - Anlægsfordelinger og derefter den transaktionstype fordelingen skal gælde for fx Afskrivning, Finanskontoen, der vælges er den Resultatkonto, afskrivningen skal bogføres på. I tabellen Ind. Anlægsallokering angives de finanskonti, der indgår i fordelingen. Der oprettes linjer svarende til de fordelinger, der skal laves, med angivelse af de procenttal med hvilken den enkelte linje skal vægtes i fordelingen (fordelingsnøgle). Skal der kun fordeles til dimensioner angives samme finanskonto på alle linjer, men man kan altså godt fordele til flere finanskonti. Dimensioner angives for hver linje i tabellen. Stå på den linje, der skal opsætte dimensioner for og vælg Linje - Dimensioner

7 Oprettelse af anlæg Tabellen udfyldes med de dimensioner og dimensionsværdier, der skal afledes fra anlægsaktivet. Opsætningen gentages for de øvrige linjer i tabellen Ind. Anlægsallokering

8 Oprettelse af Hoved- og underanlæg Oprettelse af Hoved- og underanlæg Anlæg kan knyttes sammen i et Hovedanlæg. Derved får man mulighed for at lave en samlet rapportering og opfølgning. I eksemplet på sidste side er et eksempel på en rapport, der er grupperet på hovedanlæg. Når et anlæg knyttes til et Hovedanlæg klassificeres det som et Underanlæg. Al registrering sker på det enkelte Underanlæg, og et Underanlæg kan kun tilknyttes et Hovedanlæg. Det er muligt at flytte et Underanlæg til et andet Hovedanlæg. Eksempelvis, hvis scanneren i denne test overgår til anvendelse i undervisningen. Før det er muligt at knytte Underanlæg til et Hovedanlæg, skal Hovedanlægget oprettes. Det foregår på samme måde som ved oprettelsen af et almindeligt anlægsaktiv med følgende afvigelser: Fanen Generelt. Sæt i feltet Spærret. Markeringen bevirker, at afskrivningskørslen udelader hovedanlægget og altså ikke forsøger at beregne afskrivning. Kolonnerne i Anlægskortets linjedel: Anlægsbogføringsgruppe skal ikke udfyldes. Afskrivningsmetode sættes til Manuel Afskriv fra den, Afskriv til den og Antal afskrivningsår skal ikke udfyldes. Tilknytning af underanlæg sker fra hovedanlæggets Anlægskort. Tryk på knappen Anlæg - Hovedanlæg

9 Oprettelse af Hoved- og underanlæg I tabellen Hovedanlæg indsættes de anlægsaktiver, der skal fungere som underanlæg, ved opslag i feltet Anlægsnr. Man kan senere tilføje eller fjerne underanlæg fra hovedanlægget. På anlægskortet for Hovedanlægget udfyldes feltet Hovedanlæg/underl. automatisk med Hovedanlæg. Feltet Del af hovedanlæg indeholder anlægsnummeret på hovedanlægget. Tilsvarende udfyldes feltet Hovedanlæg/underl. automatisk med Underanlæg på Underanlæggenes anlægskort. Feltet Del af hovedanlæg indeholder ligeledes anlægsnummeret på hovedanlægget. I det efterfølgende ses en rapport, hvor underanlæg er knyttet sammen i hovedanlæg

10 Oprettelse af Hoved- og underanlæg Økonomistyring - Anlæg - Rapporter Anlæg bogført værdi 01 (Anlæg - Rapporter Anlæg bogført værdi 01 ) Faneblad Anlæg - Blank Faneblad Indstillinger Anlægsregnskabet indeholder 2 Hovedanlæg, der hver især har tilknyttet 2 Underanlæg Hovedanlæg ***** er en sum af alle anlæg der ikke er opdelt til Hoved- og Underanlæg

11 Bogføring via Anlægskladde Bogføring via Anlægskladde Anlægskladden anvendes til at bogføre rene anlægsposter. Det vil sige poster, der på anden vis bliver registreret i finansregnskabet. Anlægskladden vil f.eks. skulle anvendes til registrering af åbningsbalancen i anlægsmodulet. Bogføring af åbningsbalancen sker generelt i 2 niveauer: Bogføring af åbningsbalance i finansregnskabet. Her belastes altså udelukkende finanskonti. Underkonti som anlæg, bank, debitorer, kreditorer og lager indgår ikke. Åbning af undermoduler (anlæg, bank, debitorer, kreditorer og lager) og efterfølgende afstemning mellem finans- og undermodul. Anlægskladden anvendes således til at bringe overensstemmelse mellem Finansregnskabet og Anlægsregnskabet. Processen gennemløber disse trin: Finansintegration fra anlægsmodul deaktiveres Åbningstal indtastes og bogføres i anlægskladde på de enkelte anlægsaktiver Der trækkes rapporter i finans- og anlægsmodul til brug for afstemning Efter afstemning aktiveres finansintegration igen Deaktivering af finansintegration Finansintegrationen deaktiveres i afskrivningsprofilen. Vælg Økonomistyring - Anlæg - Opsætning - Afskrivningsprofil (Anlæg - Opsætning - Afskrivningsprofil). Under fanen integration fjernes samtlige markeringer. Derved er integrationen til finansregnskabet slået fra. Bogføring af åbningstal Åbningstal bogføres fra anlægskladde. Vælg Økonomistyring - Anlæg - Anlægskladde (Anlæg - Anlægskladde)

12 Bogføring via Anlægskladde Følgende felter udfyldes: Anlægsdato: Dato for anlægsposteringen. Bilagsnr.: Indsættes automatisk Anlægsnr.: Nummeret på det aktuelle anlægsaktiv Afskrivningsprofilkode: Sættes til AFSKRIV Anlægsbogføringstype: Den type transaktion linjen vedrører (anskaffelse, afskrivning eller nedskrivning) Beskrivelse: Den posteringstekst der ønskes lagret på anlægsposten Beløb: Anskaffelser i debet, afskrivning og nedskrivning i kredit Der kan desuden angives dimensioner på den enkelte linje. Dimensioner opsat på anlægskontoen foreslås automatisk, men de kan ændres. Bemærk at der kan konteres til samme anlæg over flere linjer, idet der indtastes én linje for anskaffelse, én for afskrivning etc. Da der ikke bogføres med finansintegration, er der tale om etbenede posteringer. Det betyder, at der ikke skal angives modkonto. Efter indtastning kontrolleres og bogføres kladden. I det efterfølgende ses en rapport, der viser den bogførte åbningsbalance. Rapporten anvendes til afstemning mellem åbningsposter på Anlæg og åbningsposter på balancekontiene i Finans. Økonomistyring - Anlæg - Rapporter Anlæg bogført værdi 01 (Anlæg - Rapporter Anlæg bogført værdi 01 ) Faneblad Anlæg - Blank Faneblad Indstillinger

13 Bogføring via Anlægskladde

14 Bogføring via Anlægskassekladde Bogføring via Anlægskassekladde Anlægskassekladden anvendes til at omposteringer, der involverer anlæg. Der kan f.eks. være tale om poster, der midlertidigt er parkeret på en finanskonto, indtil der er truffet beslutning om, at posten hører hjemme på et anlæg, eller der kan være tale om egentlige fejlrettelser. Ompostering sker i anlægskassekladde Økonomistyring - Anlæg - Anlægskassekladde (Anlæg - Anlægskassekladde). I første linje tilbageføres den oprindelige finanspostering. Posten skal indeholde den samme dimensions og momsværdier som den oprindelige post.. På anden linje bogføres posten til det anlæg, som posten vedrører. Følgende felter med relevans for anlægsaktiver kan anvendes: Kontotype: Sættes til Anlæg Nummer: Det aktuelle anlægsnr. Afskrivningsprofilkode: Sættes til AFSKRIV (afledes automatisk af det valgte anlægsaktiv) Anlægsbogføringstype: Sættes til Anskaffelse Momsvirksomhedsbogføringsgruppe: Udfyldes med relevant momskode. BEMÆRK: I Anlægskassekladden tastes Beløb incl. Moms, du skal derfor taste totalbeløbet med valg af momsproduktbogføringsgrupppe

15 Bogføring via Anlægskassekladde Efter bogføring af anlægskassekladden er der dannet en anskaffelsespost på det aktuelle anlægsaktiv. I finansregnskabet bevirker bogføring af anlægskassekladde, at relevant balancekonto for tilgang af anlægsaktiver belastes. Desuden krediteres den oprindelige finanskonto. Hvis man i kladden har inkluderet momskode, vil momsen ligeledes være flyttet. Samtidig kan kontrolleres, at de dimensioner, der er afledt af anlægsaktiverne, er korrekte. Da selve betalingsforretningen forudsættes gennemført i forbindelse med den oprindelige postering, dannes der ikke kreditorposter ved omposteringen, og dermed udsøges der heller ikke betalingsposter i udbetalingskladden som resultat af omposteringen. Ompostering med samtidig bogføring af afskrivning Ligesom i købsfaktura, er det muligt at foretage afskrivninger samtidig med en ompostering. Afskrivningen foretages automatisk, hvis der på omposteringslinier sættes i feltet Afskriv til anlægsdato. Hvis der også skal foretages forholdsmæssig

16 Bogføring via Anlægskassekladde afskrivning på den aktuelle anskaffelse sættes i feltet Afskriv anskaffelse. Funktionen indgår dog ikke i denne test

17 Bogføring af købsfaktura til anlæg Bogføring af købsfaktura til anlæg Bogføring af tilgang af anlægsaktiv ved fakturamodtagelse Bogføring af tilgang af anlægsaktiver vil normalt ske i forbindelse med fakturabehandling. Regnskabsafdelingen identificerer i forbindelse med modtagelse af faktura, at en anskaffelse vedrører et anlægsaktiv (herunder udviklingsprojekt). Såfremt aktivet ikke allerede findes i anlægskartoteket, oprettes det, således at anskaffelsen (fakturaen) efterfølgende kan bogføres direkte på anlægsaktivet. Fakturalinjen indeholder følgende felter med relevans for anlægsaktiver: Type: Skal være Anlæg Nummer: Det aktuelle anlægsnummer Anlægsbogføringstype: Skal være Anskaffelse (default værdi) Afskrivningsprofilkode: Skal være AFSKRIV (afledes automatisk af anlægsnummer) Feltet Afskriv til Anlægsdato er automatisk markeret med. Denne markering bør fjernes inden Købsfakturaen bogføres. Ved bogføring af denne faktura dannes følgende anlægspost:

18 Bogføring af købsfaktura til anlæg Samtidig dannes følgende finansposter: Endelig er der på kreditoren dannet en kreditorpost, der vil ligge til grund for betaling af leverandøren i udbetalingskladden: Bogføring af købsfaktura med samtidig bogføring af afskrivning Når der skal bogføres nye anskaffelser til anlæg der allerede er i brug og har en bogført værdi, kan der foretages afskrivninger af den hidtil bogførte værdi, inden den nye anskaffelse bogføres. Eksempel: En kopimaskine anskaffet og taget i brug sidste år udbygges med et sorteringsanlæg

19 Bogføring af købsfaktura til anlæg Afskrivningen foretages automatisk, hvis der på fakturalinien sættes i feltet Afskriv til anlægsdato. Hvis der også skal foretages forholdsmæssig afskrivning på den aktuelle anskaffelse sættes i feltet Afskriv anskaffelse. Øvrige felter i fakturavinduet udfyldes som beskrevet under Køb. Ved bogføring af fakturaen dannes følgende anlægsposter: Samtidig dannes følgende finansposter: Ovennævnte finansposter er dannet på grundlag af nedenstående bogføringsopsætning i Anlæg

20 Bogføring af købsfaktura til anlæg

21 Bogføring af kreditnota på anlæg Bogføring af kreditnota på anlæg Bogføring af kreditnota på anlæg Bogføring af kreditnotaer i forbindelse med anlægsaktiver kan komme på tale i forbindelse med fejlleverancer, fejlpostering etc. Bogføring af kreditnotaer på anlæg foregår efter samme retningslinjer som angivet under Køb. Herunder er angivet de forhold, der har specifik relevans, når kreditnotaen vedrører anlægsaktiver. På kreditnotalinjen er følgende felter specielt relevante: Type: Skal være Anlæg Nummer: Det aktuelle anlægsnummer Anlægsbogføringstype: Skal være Anskaffelse (default værdi) Afskrivningsprofilkode: Skal være AFSKRIV (afledes automatisk af anlægsnr.) Ved bogføring af kreditnotaen dannes negativ anskaffelsespost på anlægsaktivet

22 Bogføring af kreditnota på anlæg I finansregnskabet krediteres balancekontoen og evt. momskonto. Desuden debiteres kreditor samlekonto. På kreditoren er der dannet en kreditnotapost, som udlignes ved indbetaling fra leverandøren eller modregning i faktura: Bogføring af kreditnota med samtidig bogføring af afskrivning Ligesom i købsfaktura kan der foretages afskrivninger samtidig med bogføring af kreditnota. Afskrivningen foretages automatisk, hvis der på posteringslinierne sættes i feltet Afskriv til anlægsdato. Hvis der også skal foretages forholdsmæssig afskrivning på den aktuelle anskaffelse sættes i feltet Afskriv anskaffelse. Funktionen indgår dog ikke i denne test

23 Registrering af skrapværdi Registrering af skrapværdi Skrapværdi på et anlægsaktiv indgår i beregning af afskrivningsgrundlaget. Forenklet sagt er afskrivningsgrundlaget anskaffelse minus skrapværdi, hvilket bevirker at anlægsaktivet, når det er fuldt afskrevet har en bogført værdi, der svarer til skrapværdien. Skrapværdien bogføres som en anlægspost. Ved afskrivninger modregnes skrapværdien i afskrivningsgrundlaget. Den kan i princippet bogføres på et hvilket som helst tidspunkt i anlægsaktivets livsforløb, og påvirker først afskrivninger fra det tidspunkt værdien er bogført. Registrering af skrapværdi har med andre ord ikke tilbagevirkende effekt. Skrapværdi bogføres i anlægskassekladden. Anlægsbogføringstypen skal være Anskaffelse, men anskaffelsesbeløbet kan godt være 0, så kun er skrapværdien bogføres. Vælg Økonomistyring - Anlæg - Anlægskassekladde (Anlæg - Anlægskassekladde). Følgende felter har relevans for registreringen af skrapværdien: Type: Her vælges Anlæg Nummer: Nummeret på det anlægsaktiv, hvor skrapværdien registreres Anlægsafskrivningsprofil: Sættes til AFSKRIV (afledes automatisk) Anlægsbogføringstype: Sættes til Anskaffelse Beløb: Sættes til 0, såfremt der ikke skal bogføres en anskaffelse i forbindelse med bogføringen Skrapværdi: Her angives skrapværdien (i kredit) Der indsættes ikke modpost, såfremt der ikke skal bogføres en anskaffelse samtidig. Når kladden er bogført, fremgår skrapværdien i statistikken

24 Registrering af skrapværdi Skrapværdien er desuden registreret som en post på anlægskontoen. Posten kan ikke ses umiddelbart ved opslag i Bogført værdi på anlægskortet. Men ved at fjerne Tabelfilter på Del af bogført værdi, vil posten fremgå

25 Beregning af afskrivninger Beregning af afskrivninger Afskrivninger beregnes altid for et antal dage. Første gang der afskrives er startdatoen værdien i feltet Afskriv fra den på anlægskortet. Derefter anvendes datoen på den yngste post (= sidste anlægsdato) på anlægskontoen som starttidspunkt. Det betyder at: Man altid skal sørge for, at der ikke på et anlægsaktiv findes poster, der er yngre end afskrivningsposter, når man først har påbegyndt afskrivning på anlægskontoen. At kørslen beskrevet herunder ikke danner afskrivning for samme periode flere gange. Afskrivningskørslen aktiveres i anlægsmodulet Økonomistyring - Anlæg - Periodiske aktiviteter - Beregn afskrivninger (Anlæg - Periodiske aktiviteter - Beregn afskrivninger). Kørslen danner en kladde hvorfra afskrivningen kan kontrolleres og evt. ændres inden bogføring. Under fanen Anlæg kan man afgrænse på de anlæg, der skal medtages i afskrivningskørslen. Angives intet, medtages alle anlæg. Beregning springer altid over anlæg, der er spærrede, inaktive eller med Manuel afskrivning. Under fanen Indstillinger: - Afskrivningsprofil sættes til AFSKRIV (default værdi) - Anlægsdato - Den dato anlægsposten bogføres med

26 Beregning af afskrivninger - Brug tvungent antal dage Anvendes, hvis det antal dage, der ønskes afskrevet, ikke svarer til det beregnede, som er antal dage mellem dato for sidste bogføring på anlægget og anlægsdato. - Tvungent antal dage Angiv det antal dage, der i stedet ønskes ønskes afskrevet. - Bogføringsdato Den dato Finansposten bogføres med. Datoen bør svare til Anlægsdato da der ellers skabes uoverensstemmelse mellem Anlægs- og Finansregnskaberne. - Bilagsnr. Punktet udfyldes ikke, bilagsnr. Dannes automatisk - Bogføringsbeskrivelse udfyldes med ønsket tekst. - Indsæt modkonto Sæt Kørslen danner en anlægskassekladde (Anlæg -> Anlægskassekladde). Kladden kan kontrolleres og ændres efter behov. Linjer kan slettes. Ved bogføring af kladden dannes afskrivningsposter på de berørte anlægsaktiver: I finansregnskabet dannes tilsvarende posteringer (kreditering i balance, debitering i resultatopgørelse):

27 Beregning af afskrivninger Der dannes ikke afskrivningsposter for udviklingsprojekter, såfremt afskrivningsmetoden på de pågældende anlægskonti er sat til Manuel, ligesom spærrede konti (hovedanlæg) ikke medtages. Bemærk Beregn afskrivninger foretages normalt med finansintegrationen aktiveret. Det er dog ikke et krav. Hvis afskrivning beregnes med finansintegration deaktiveret, dannes en Anlægskladde. Når denne bogføres dannes anlægsposter, men ingen finansposter

28 Værdiregulering af anlægsaktiver (op- og nedskrivning) Værdiregulering af anlægsaktiver (op- og nedskrivning) Værdiregulering anvendes til justering af anlægsværdi og afskrivningsgrundlag på et aktiv, uden at der ligger et køb eller salg til grund for, at værdien ændres. Eksempelvis vil værdien af fast ejendom typisk stige, til trods for, at der ikke foretages yderligere investering i ejendommen En forudsætning for at der kan bogføres værdireguleringer, er at anlægsbogføringsgrupper er opsat med konti til op- og nedskrivning samt modkonti. Værdireguleringer bogføres i anlægskassekladden Økonomistyring Anlæg - Anlægskassekladde (Anlæg - Anlægskassekladde). På første linje angives følgende med relevans for anlægget: Kontotype: Sættes til Anlæg Nummer: Det aktuelle anlægsnr. Afskrivningsprofilkode: Sættes til AFSKRIV (afledes automatisk) Anlægsbogføringstype: Sættes til Nedskrivning eller Opskrivning I beløb angives størrelsen af værdireguleringen (nedskrivning i kredit, opskrivning i debet) Dimensioner afledes fra anlægskontoen, men de kan ændres i kladden. Afskriv til anlægsdato: Sæt, hvis der skal bogføres afskrivning frem til bogføringsdato for værdiregulering. Anden linje udfyldes automatisk ved i kladden at vælge Funktion - Indsæt anlægsmodkonto

29 Værdiregulering af anlægsaktiver (op- og nedskrivning) Kladden består derefter af nedenstående 2 linier: Efter bogføring fremgår værdireguleringen af anlægskortet og indgår i anlæggets bogførte værdi, her vist i statistikken:

30 Værdiregulering af anlægsaktiver (op- og nedskrivning) Værdireguleringen og den automatisk afskrivning frem til værdireguleringstidspunktet fremgår af anlægskontoens poster, som det ses af nedenstående: I finansregnskabet har transaktionen dannet 4 poster. De 2 første udgør afskrivning og modkontering. De 2 sidste udgør nedskrivning med modkontering.:

31 Salg af anlægsaktiv Salg af anlægsaktiv Når anlægsaktiver afhændes ved salg, registreres det i Navisions Salgsordremodul. Salget registreres på en debitor og der kan udskrives en papirfaktura eller sendes en elektronisk faktura. Ved bogføring af fakturaen bogføres automatisk alle poster forbundet med salget. Navision beregner automatisk tab og gevinst i forbindelse med salget, om ønsket også afskrivninger frem til salgstidspunktet. Registrering af salg Salg af anlægsaktiver registreres og bogføres via salgsfaktura Økonomistyring Tilgodehavender - Fakturaer (Salg - Fakturaer). Salgshovedet udfyldes som beskrevet under Salg. Bemærk, at bogføringsdatoen samtidig bliver tidspunkt for beregning af eventuelle afskrivninger, hvilket igen påvirker beregning af evt. tab eller gevinst. Salgslinjen har følgende felter med relevans for anlægsaktiver: Type: Her vælges Anlæg Nummer: Nummeret på det anlægsaktiv, der sælges Anlægsafskrivningsprofil: Sættes til AFSKRIV (afledes automatisk) Afskriv til anlægsdato: Her sættes hak, såfremt der skal beregnes og bogføres afskrivning på anlægsaktivet op til bogføringsdatoen for salget

32 Salg af anlægsaktiv Efter bogføring er anlægsaktivet markeret solgt og den bogførte værdi er 0: Af anlægskortets statistik (F9) fremgår anlægsaktivets nøgletal herunder salgspris og evt. Tab/gevinst. Hvis det er en gevinst vises beløbet med minus fortegn. Salget fremgår ligeledes af anlægsposterne

33 Salg af anlægsaktiv I finansregnskabet danner bogføring af fakturaen disse poster (De 3 øverste poster er den indledende afskrivning, i linje 4 ses gevinsten, i linje 5 og 6 tilbageføres hhv. oprindelige anskaffelse og akk. afskrivninger, linje 7 er salgsmoms og linje 8 er tilgodehavendet på debitor samlekontoen): På debitoren ses nedenstående post, der udtrykker tilgodehavende hos den pågældende debitor. Posten udlignes ved betaling: Anlægskortet kan markeres inaktiv på anlægskortet, hvorefter anlægget ikke medtages i rapporter fremover

34 Salg af anlægsaktiv

35 Kassation af anlægsaktiv Kassation af anlægsaktiv Kassation af et anlægsaktiv skal altid føres som et salg også selv om den bogførte værdi er 0. Hvis anlægget har en bogført værdi større en 0, optages det i regnskabet som et tab. Ved bogføring af anlægskassekladden bogføres automatisk alle poster forbundet med kassation. Navision beregner automatisk evt. tab og om ønsket også afskrivninger frem til tidspunkt for kassation. Registrering af kassation Kassation bogføres fra anlægskassekladden. Vælg Økonomistyring Anlæg - Anlægskassekladde (Anlæg - Anlægskassekladde). Følgende felter har speciel relevans i forbindelse med anlægsaktiver: Type: Her vælges Anlæg Nummer: Nummeret på det anlægsaktiv, der kasseres Anlægsafskrivningsprofil: Sættes til AFSKRIV (afledes automatisk) Anlægsbogføringstype: Sættes til Salg Værdierne i Bogføringstype, Virksomhedsbogføringsgruppe, Produktbogføringsgruppe, Momsvirksomhedsbogf.gruppe og Momsproduktbogf.gruppe slettes da bogføringen ikke vedrører moms Beløb: Sættes til 0 Afskriv til anlægsdato: Her sættes hak, såfremt der skal beregnes og bogføres afskrivning på anlægsaktivet op til bogføringsdatoen for kassationen Der angives ikke modkonto til bogføringen. Efter bogføring er anlægsaktivet markeret solgt (dvs. kasseret i dette tilælde) og den bogførte værdi er 0:

36 Kassation af anlægsaktiv Af anlægskortets statistik (F9) fremgår anlægsaktivets nøgletal herunder salgspris (=0) og tab: Kassationen fremgår ligeledes af anlægskontoens poster:

37 Kassation af anlægsaktiv I finansregnskabet danner bogføring af kladden disse poster (de 2 øverste poster er den indledende afskrivning, i linje 3 ses tabet, i linje 4 og 5 tilbageføres hhv. oprindelige anskaffelse og akk. afskrivninger): Anlægskontoen kan markeres inaktiv på anlægskortet, hvorefter anlægget ikke medtages i rapporter fremover

38 Annullering anlægsposter Annullering anlægsposter Med henblik på at danne poster til annullering beregnes afskrivninger frem til for alle anlæg. Beregningen fører frem til en anlægskassekladde svarende til nedenstående, denne bogføres. Annullering af anlægsposter Beregninger af afskrivninger i anlægsmodulet i sker altid på baggrund af dage mellem sidste anlægsdato og ny afskrivningsdato. Det betyder at kronologi i bogføring af anlægsposter er uhyre vigtig for at få beregnet afskrivninger korrekt. I praksis vil der altid være eksempler, hvor der af forskellige årsager sker brud på kronologien anlægsbogføringen. Man kan vælge at ompostere sig ud af problemet, hvis afvigelsen i øvrigt skønnes væsentligt. Dvs. man beregner korrekt afskrivning, bogført værdi etc. i regneark, hvorefter man fortager manuel ompostering i anlægskassekladden. Man kan også vælge at annullere (dvs. tilbageføre) de anlægsposter med tilhørende finansposter, der er forkerte. Anlægsmodulet har en annulleringsfunktion, der tilbagefører anlægsposter og anbringer dem i særskilt tabel med fejlposter. I vinduet Anlægsfinansposter på en anlægskonto markeres den eller de poster, der skal annulleres (Vælg Anlæg - Poster for at åbne vinduet Anlægsfinansposter)

39 Annullering anlægsposter De poster, der skal annulleres, markeres: Derefter vælges Funktion - Annuller poster. I det viste billede har man mulighed for at angive, at annulleringen skal ske med en anden dato end den oprindelige (310506). Dette kan være relevant, hvis de oprindelige poster ligger i en lukket periode. Når der klikkes OK vises denne meddelelse:

40 Annullering anlægsposter I anlægskassekladden ligger nu de annullerede poster med modsat fortegn: Afhængig af hvilke poster, der er tale om kan man få systemet til at indsætte modkonti: Marker de pågældende poster og vælg Funktion - Indsæt anlægsmodkonto. Hvorvidt dette er muligt, afhænger af, om der på de relevante konti i anlægsbogføringsgruppen er angivet modkonti. Hvis dette ikke er tilfældet skal modkonto indsættes manuelt. Efter bogføring flyttes de pågældende anlægsposter til tabel med fejlposter: Stå på anlægskortet og vælg Anlæg - Fejlposter for at åbne dette vindue:

41 Annullering anlægsposter Anlægsfejlposter: Tilsvarende vil annulleringen fremgå af finansregnskabet:

42 Masseannullering af anlægsposter Masseannullering af anlægsposter Navision har en funktion, der kan annullere poster på tværs af anlægsaktiver. Anlægsposterne annulleres med en kørsel, der danner en kladde med de annullerede poster. Hvis eksempelvis institutionen har beregnet og bogført afskrivninger inden periodens anskaffelser, nedskrivninger etc. er bogført er kronologien er brudt, og at afskrivningerne er ikke korrekte. Derfor skal alle afskrivninger for perioden annulleres. Kørslen startes i afskrivningsprofilen Økonomistyring - Anlæg - Opsætning - Afskrivningsprofil (Anlæg - Opsætning Afskrivningsprofil) og derefter knappen Funktion - Annuller anlægsfinansposter. Fanen Anlæg Her kan man afgrænse, hvilke anlæg der skal medtages i kørslen

43 Masseannullering af anlægsposter Fanen Indstillinger Her angives de nærmere indstillinger for kørslen: Følgende felter er relevante: Annuller profil: Sættes til AFSKRIV Startdato: Poster fra denne dato medtages i annulleringen Slutdato: Poster til denne dato medtages i annulleringen Bogføringsbeskrivelse: Den posteringstekst der knyttes til annulleringen Indsæt modkonto: Kan afkrydses, såfremt der i anlægsbogføringsgruppen er angivet modkonto til de anlægsposter, der annulleres (det gælder typisk afskrivninger og nedskrivninger)

44 Masseannullering af anlægsposter Annuller: Sæt hak ved den eller de anlægsbogføringstyper, der skal annulleres Når kørslen aktiveres, dannes anlægskassekladde (hvis der arbejdes uden finansintegration dannes i stedet en Anlægskladde), Såfremt kørslen ikke har indsat modkonti, skal dette gøres ved at markere posterne og vælge Funktion - Indsæt anlægsmodkonto Ved bogføring af kladden, flyttes de annullerede poster til vindue med fejlposter på det enkelte anlægsaktiv (Anlæg - Fejlposter):

45 Masseannullering af anlægsposter Tilsvarende vil annulleringen fremgå af finansregnskabet: Da posterne er flyttet fra de rigtige anlægskonti, betyder det, at kronologien nu igen er korrekt på anlægsaktiverne