Supplement til Procesvejledning nr. 6 Overgang til drift. regnskabsreform i staten

Transkript

1 Supplement til Procesvejledning nr. 6 Overgang til drift Vejledning til udarbejdelse af regnskabsinstruks Økonomistyrelsens serie af procesvejledninger vedr. regnskabsreform i staten Den 9. september

2 1. Indledning Indledende overvejelser Ændring eller tilpasning af bogføringskredse Ledelsesbeslutninger i relation til den regnskabsmæssige opfølgning og kontrol Nye forretningsgange i regnskabsinstruksen Sammenfatning Beskrivelse af underliggende forretningsgange...8 Forretningsgang 1: Nye anskaffelser Indledning Regelgrundlag Flow-chart: Nye anskaffelser Tjekliste til regnskabsinstruks Eksempel på beskrivelse...13 Forretningsgang 2: Værdiregulering af aktiver Indledning Regelgrundlag Flow-chart: Værdiregulering af aktiver Tjekliste til regnskabsinstruks Eksempel på beskrivelse...21 Forretningsgang 3: Periodeafgrænsning og generel periodisering af udgifter og indtægter Indledning Regelgrundlag Tjekliste til regnskabsinstruks Eksempel på beskrivelse...29 Forretningsgang 4: Feriepengeforpligtelser Indledning Regelgrundlag Tjekliste til regnskabsinstruks Flow-chart: Feriepengeforpligtelser Eksempel på beskrivelse...36 Forretningsgang 5: Skyldigt over-/merarbejde eller flekstid Indledning Regelgrundlag Tjekliste: Skyldigt over-/merarbejde eller flekstid Flow-chart: Skyldigt over-/merarbejde eller flekstid Eksempel på beskrivelse...42 Forretningsgang 6: Registrering af udviklingsprojekter Indledning Regelgrundlag Tjekliste til en regnskabsinstruks Flow-chart: Registrering af udviklingsprojekter Eksempel på beskrivelse af forretningsgang

3 1. Indledning Dette supplement er udarbejdet som et bilag til PV6 Overgang til drift og har til formål at konkretisere og beskrive de forhold, som en institution skal være opmærksom på ved tilpasning af sin regnskabsinstruks efter omkostningsbaserede regnskabsprincipper. Beskrivelsen af de nye forretningsgange, og regnskabsinstruksen som sådan, bygger på institutionsledelsens beslutninger om de overordnede retningslinier for regnskabsopfølgning og kontrol. Det er derfor vigtigt, at ledelsen udstikker retningslinier i forbindelse med de nye forretningsgange, foretager de nødvendige beslutninger og i øvrigt deltager aktivt i tilpasningen af instruksen. Bilaget er tænkt som et hjælpemiddel til at komme i gang med og give inspiration til beskrivelsen af de nye forretningsgange, som følger af regnskabsreformen. Der er ikke tale om en fuldstændig model for en instruks. Eksemplerne repræsenterer derfor ikke en fast skabelon, men skal tilrettes de konkrete forhold i den enkelte institution. Hvis en institution, som led implementeringen af regnskabsreformen, herudover har omlagt sin regnskabsmæssige organisering med henblik på at effektivisere regnskabsopgaverne, bl.a. ved at indgå i fællesadministrative enheder, skal dette også tænkes ind i regnskabsinstruksen. Det betyder, at forretningsgangene mellem et administrativt fællesskab og de tilsluttede institutioner skal være beskrevet i detaljer således, at det klart fremgår, hvem der har hvilke opgaver og ansvar. Endvidere kan der være særlige forhold omkring indførsel af elektroniske medier med henblik på effektivisering af salgs-, indkøbs-, registrerings- og godkendelsesprocesser, som eksempelvis elektronisk fakturering, der skal tænkes ind i tilpasningen af regnskabsinstruksen. Tilpasningen af regnskabsinstruksen til omkostningsbaserede principper kan enten ske gennem et tillæg til den eksisterende regnskabsinstruks eller gennem en omskrivning af selve instruksen. I første omgang er det vigtigste at få beskrevet de nye forretningsgange i et tillæg, så institutionen i praksis kan overgå til drift snarest muligt. I anden omgang skal selve regnskabsinstruksen omskrives. Deadline for tilpasning af regnskabsinstruks er fastsat til 1. oktober Tilpasningen kan således enten bestå i et tillæg til regnskabsinstruksen eller en decideret omskrivning af hele instruksen. Det anbefales imidlertid, at en helt ny instruks udarbejdes snarest Opbygning af supplement til PV6 Supplementet til PV6 er opbygget som en generel introduktion til en række generelle forhold, samt en række eksempler på specifikke beskrivelser af nye forretningsgange. De generelle forhold retter sig mod de indledende overvejelser, det er nødvendigt at gøre sig, og de ledelsesbeslutninger, der skal foretages, før institutionen kan tilpasse sin regnskabsinstruks på de underliggende områder. De tilhørende underliggende forretningsgange (eller tjeklister) retter sig primært mod beskrivelsen af nye forretningsgange indenfor specifikke områder, der følger af overgangen til omkostningsprincipper og som eksisterer for de fleste institutioners vedkommende. For enkelte 1 Rettet 9. september

4 institutioner vil beskrivelser af flere forretningsgange være påkrævet. Hertil kan den model, der præsenteres i dette supplement, ligeledes benyttes. Vedrørende de underliggende forretningsgange er det vigtigt, at de faglige enheder i institutionen også deltager i processen vedrørende udarbejdelse af instruksen, idet de vil blive involveret i den efterfølgende budget- og regnskabsmæssige opfølgning. 2. Indledende overvejelser De indledende overvejelser berører de forhold, som det er nødvendigt at overveje, før tilpasningen af regnskabsinstruksen kan påbegyndes, herunder: 1. Ændring eller tilpasning af bogføringskredse som følge af regnskabsreformen 2. Ledelsesbeslutninger i relation til den regnskabsmæssige opfølgning og kontrol 3. Hvilke nye forretningsgange der skal beskrives i regnskabsinstruksen Nedenfor behandles de tre punkter i nævnte rækkefølge. 2.1 Ændring eller tilpasning af bogføringskredse Inden institutionen igangsætter udarbejdelsen af regnskabsinstruksen, er det nødvendigt at overveje, om der skal ske ændringer i relation til de bogføringskredse, som institutionen har i dag. Som følge af regnskabsreformen vil visse typer af bevillinger, som institutionen modtager, ikke være omfattet af reformen og der skal derfor ske en tilpasning herfor, såfremt de f.eks. ligger i samme bogføringskreds som institutionens driftsbevilling. Økonomistyrelsen har udarbejdet en vejledning, der ligger på hjemmesiden, som beskriver de tilpasninger, som skal foretages ( 2.2 Ledelsesbeslutninger i relation til den regnskabsmæssige opfølgning og kontrol I forbindelse med regnskabsreformen skal der træffes nogle beslutninger, som ledelsen skal forestå, inden de detaljerede forretningsgange tilrettelægges og indarbejdes i regnskabsinstruksen. Det skal understreges, at de detaljerede forretningsgange er afhængige af disse ledelsesbeslutninger og ikke kan fastlægges, før de er på plads. Den løbende regnskabsopfølgning og rapportering er et vigtigt led i den regnskabsmæssige kontrol. Udover beslutningen om, hvor ofte, der skal foretages periodeafslutning, er detaljeringsgraden i regnskabsopfølgningen væsentlig. De daglige forretningsgange afhænger således af en række beslutninger bl.a. omkring omfanget af den løbende periodisering, der skal foretages og de væsentlighedsbetragtninger, som skal danne grundlag for den løbende regnskabsopfølgning, rapportering og kontrol. Hertil kommer formelle krav, som ledelsen skal sikre overholdes, som eksempelvis månedsvis afstemning mellem registreringer i SKS og det lokale økonomisystem og kvartalsvis kontrol og godkendelse af, at aktiver og passiver er opgjort korrekt (se Bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen, samt Økonomistyrelsens skrivelse af 4. november 2004). Overholdelse af de formelle krav kræver selvsagt, at de rette oplysninger er tilgængelige. På den baggrund er der relevant at få defineret og fastlagt de regnskabsopgaver, som skal foretages i forbindelse med den løbende periodeafslutning - med øje for det ønskede detaljeringsniveau. Dette 4

5 gælder især de væsentlighedsbetragtninger, der relaterer sig til den løbende regnskabsmæssige behandling vedrørende periodeafgrænsning, periodisering af udgifter og indtægter generelt og nedskrivning mv. Mængden af regnskabsopgaver vil selvsagt begrænses af et højere væsentlighedsniveau. Hensynet til frekvensen af periodeafslutninger og detaljeringsgraden afspejles begge i tjeklisten nedenfor. I sidste instans er de to forhold et udtryk for den økonomistyring, der ønskes i institutionen. Det er således nødvendigt, at nedenstående overvejelser er gjort før de nye forretningsgange/arbejdsgange fastlægges og beskrives i regnskabsinstruksen. Tjekliste: Ledelsesbeslutninger i relation til regnskabsopgaver Generelle nye forretningsgange og kontroltiltag Hvilke periodiseringsmæssige opgaver mener ledelsen er nødvendige i relation til en retvisende løbende rapportering? Hvilket væsentlighedsniveau skal fastsættes for periodeafgrænsning og periodisering af almindelige udgifter og indtægter generelt samt hvilke kriterier for nedskrivning skal gælde? Hvilke nye kontroltiltag skal indføres nu, hvor regnskabsaflæggelse efter omkostningsprincipper beror mere på skøn og vurderinger? 2.3 Nye forretningsgange i regnskabsinstruksen I forbindelse med det omkostningsbaserede regnskab er det nødvendigt at få beskrevet og indarbejdet en række nye forretningsgange i institutionens regnskabsinstruks. Nedenstående figur 1 viser, hvilke (nye) overordnede arbejdsgange, der kan være relevante at få beskrevet for den enkelte institution. 5

6 Figur 1: Overordnede arbejdsgange: Hvilke processer kan være relevante for den enkelte institution? Centralt niveau: Ledelsesbeslutninger Fastsætter overordnede retningslinier / principper (væsentlighedsvurderinger) Fastlæggelse af periodiseringsmæssige opgaver Nye kontroltiltag Decentralt niveau: Afdelingsledelse (Budgetansvarlige) Godkender alle skøn Orienterer ledelsen Periodevis kontrol Løn/Personalekontoret Opgørelser af tidsregistrering til feriepengeforpligtelsen, over/merarbejde og flekstid Afdelinger (Aktivitetsansvarlige) Alm. inventarregistrering Køb Forbedring/vedligeholdelse / skøn Nedskrivningsvurdering / skøn Levetidsvurdering / skøn Salg, kassation, donation / skøn Lager: Køb og forbrug Registrering af udviklingsprojekter Registering af igangværende arbejder Regnskabsfunktion Registrering OBR Daglig bogføring og kontering Oprettelse af afskrivningsprofiler Håndtering af forpligtelser Foretager afstemninger Opsætning i økonomisystem Overgangen til omkostningsprincipper stiller større krav til udøvelse af skøn og vurderinger, hvilket selvsagt stiller yderligere krav til intern kontrol, herunder funktionsadskillelse mellem den, der henholdsvis disponerer, konterer og kontrollerer. Dette afspejles i figuren, hvor det centrale er sondringen mellem den aktivitetsansvarlige, budgetansvarlige og regnskabsfunktionen. Den enkelte institution må selv afgøre, hvor opgaverne løses mest effektivt, herunder hvilke opgaver, der eventuelt skal løses af et administrativt fællesskab. Da løbende budget- og regnskabsmæssig opfølgning i højere grad end tidligere vil berøre de faglige enheder i institutionen, er det vigtigt, at de inddrages i processen omkring udarbejdelse af regnskabsinstruksen. Funktionsadskillelsen indarbejdes i regnskabsinstruksen, f.eks. ved en beskrivelse i et flow-chart, hvor de aktører, som deltager i arbejdsgangen, samt deres rolle og opgaver beskrives. Når de nye forretningsgange er besluttet og beskrevet er det vigtigt, at de videreformidles til resten af institutionen, så overgangen til drift efter de nye omkostningsbaserede principper bliver reel og ikke kun formel. En udførlig beskrivelse i instruksen gennem diagrammer, skemaer og uddybende tekst kan derfor være en fordel. De nye forretningsgange, der erfaringsmæssigt forekommer hyppigst i institutionerne som følge af omkostningsbaserede regnskabsprincipper, er udvalgt nedenfor. For den enkelte institution kan der 6

7 være tale om flere beskrivelser, hvortil den model, der skitseres i dette supplement, ligeledes kan benyttes. 1. Procedure for registrering af nyanskaffelser 2. Efterfølgende værdiregulering (afskrivninger og nedskrivninger af nyanskaffelser) 3. Fastlæggelse af procedure for periodeafgrænsning og væsentlighedsvurderinger i forbindelse med periodisering af indtægter og udgifter 4. Registrering og afvikling af feriepengeforpligtelser 5. Registrering af over/merarbejde eller flekstid til afspadsering/udbetaling 6. Aktivering af udviklingsprojekter De udvalgte forretningsgange indeholder beskrivelser af arbejdsgange indenfor de enkelte områder. Beskrivelserne består af et eksempel på et flow-chart for arbejdsgangene med uddybende kommentarer og eksempler, samt en tjekliste, der angiver, hvilke forhold, der skal være beskrevet i regnskabsinstruksen. Det er hensigten, at tjeklisten udelukkende er rettet mod de nye forretningsgange og kontroltiltag, der følger af regnskabsreformen. Listen er derfor ikke fyldestgørende i relation til, hvad en fuldstændig regnskabsinstruks bør indeholde. En beskrivelse af forretningsgangen ved et flow-chart er en god ide med henblik på at kortlægge og skulle beskrive den. Et flow-chart i en regnskabsinstruks vil i mange tilfælde bidrage til at skabe overblik og give en bedre forståelse af forretningsgangene og de nye principper, som skal indføres. 2.4 Sammenfatning Denne introduktion er en indledning til en række nye forretningsgange og kontroltiltag, der følger af overgangen til omkostningsbaserede regnskabsprincipper. Introduktionen retter sit primære fokus mod de ledelsesvalg, der skal træffes og besluttes, og de overvejelser, der skal gøres, før en egentlig beskrivelse af de nye forretningsgange kan udarbejdes. Følgende centrale forhold og opmærksomhedspunkter er derfor væsentlige at få fastlagt inden de detaljerede beskrivelser udarbejdes: Der skal foretages en række ledelsesmæssige beslutninger bl.a. vedrørende nye rapporter, periodeafslutning og den løbende, samt den afsluttende regnskabsgodkendelse. Disse forhold skal fastlægges, før de daglige og underliggende forretningsgange kan beskrives. Udover de direkte effekter af omkostningsbaserede regnskabsprincipper skal regnskabsinstruksen tilpasses institutionens konkrete forhold og rammer såsom indførsel af administrative fællesskaber og elektroniske medier med henblik på at effektivisere regnskabsopgaverne. Det kan være relevant med ændringer eller tilpasninger til institutionens bogføringskredse, såfremt der f.eks. ligger tilskudsmidler, som ikke er omfattet af regnskabsreformen i samme bogføringskreds som driftsbevillingen Som følge af overgangen til omkostningsbaserede principper stilles større krav til intern kontrol og funktionsadskillelse mellem den, der henholdsvis disponerer, kontrollerer og konterer, idet der skal udføres flere skøn og vurderinger i forbindelse med de regnskabsmæssige opgaver At regnskabsreglerne i ØAV er beskrevet og fulgt i regnskabsinstruksen Det er vigtigt at videreformidle og få gjort beskrivelserne af de nye forretningsgange let tilgængelige for resten af institutionen - særlig til de faglige enheder i institutionen, som berøres heraf. 7

8 3. Beskrivelse af underliggende forretningsgange Forretningsgang 1: Nye anskaffelser 1. Indledning Nærværende afsnit er rettet mod opmærksomhedspunkter og de nye arbejdsgange, der skal være på plads i institutionens regnskabsinstruks ved overgangen til nye regnskabsprincipper. Hensigten med afsnittet er primært at give inspiration til beskrivelsen af de nye forretningsgange for nye anskaffelser, der følger af reformen. Alle forhold er ikke nødvendigvis relevante for den enkelte institution, men beskrivelserne kan anvendes som inspirationskilde efter behov. I regnskabsinstruksen skal følgende procedurer ved nye anskaffelser som et minimum være på plads: Overordnede retningslinier for nyindkøb og aktivering af anskaffelser Indkøbsprocedure: Bestilling, indstilling og orientering. Bilagshåndtering: Følgesedler og fakturaer. Procedurer ved aktivering eller udgiftsføring af nyindkøb. Regnskabsmæssige rutiner vedrørende registrering, kontering og afstemning. Ledelsesmæssige beslutninger: Overordnede retningslinier Det er vigtigt, at de ledelsesmæssige beslutninger er afklaret, før de egentlige beskrivelser udarbejdes. Det er således ledelsen, der tegner de overordnede retningslinier for nyindkøb og sikrer, at skøns- og tvivlsspørgsmål er besvaret på forhånd. De resterende procedurer fremgår af nedenstående flow-chart. Det mest centrale ved overgangen til omkostningsbaserede regnskabsprincipper er, hvorvidt en ny anskaffelse skal aktiveres (balance) eller udgiftsføres (drift). Samtidig kan de regnskabsmæssige rutiner - som eksempelvis registrering - ændres som følge af reformen. Indkøbsproceduren og bilagshåndteringen er angiveligt beskrevet i instruksen forvejen, men reformen kan give anledning til at revurdere arbejdsgangene forbundet hermed. 2. Regelgrundlag Regelgrundlaget for aktivering af nyanskaffelser kan findes i ØAV-regelsættet og bør kort fremgå af regnskabsinstruksen: Indregning af aktiver: Værdiansættelse: Forbedringer og vedligeholdelse: Afskrivning: Bunkning: Registrering:

9 3. Flow-chart: Nye anskaffelser Nedenstående flow-chart beskriver tre faser, der består i henholdsvis indkøbsprocedure, bilagshåndtering og ikke mindst aktivering af aktiver (eller udgiftsføring). I figuren lægges vægt på funktionsadskillelsen mellem den aktivitetsansvarlige (disponent), den budgetansvarlige (kontrol) og regnskabsfunktionen (bogføring). 3.1 Indkøbsprocedure Den første fase består i indkøbsproceduren, der resulterer i en købsordre til en given leverandør. Proceduren omkring nyindkøb af varer er baseret på institutionens egne regler for orientering, indstilling og bestilling i henhold til almindelige bemyndigelser. Disse forhold er sandsynligvis på plads i forvejen, men regnskabsreformen (og andet - såsom elektronisk fakturering) kan give anledning til at revurdere og ændre indkøbsproceduren. 3.2 Bilagshåndtering Den anden fase retter sig mod bilagshåndtering, der vedrører arbejdsgangen omkring modtagelse af nyindkøbte varer og kontrol og godkendelse af følgesedler og fakturaer. Som i den første fase vedrører dette strengt taget ikke regnskabsreformen, men arbejdsgangene skal være beskrevet i den endelige regnskabsinstruks. Ved modtagelsen af en given vare skal denne kontrolleres og sammenholdes med følgesedlen. Fakturaen skal endvidere godkendes og afstemmes med følgesedlen (kontrol af om leverancen har fundet sted). Den endelige bogføring kan imidlertid først foretages, når det er afgjort, hvorvidt der er tale om aktivering af nye anskaffelser: 3.3 Aktivering eller udgiftsføring I henhold til de nye omkostningsbaserede principper skal det besluttes, om et nyindkøb skal aktiveres eller udgiftsføres. Det centrale i denne fase er, hvorvidt de formelle regler for aktivering af aktiver er opfyldt og hvordan et givent nyindkøb i så fald skal aktiveres. Der er således to muligheder: (i) Aktivering: Følgende skal være på plads: Det skal sikres, at de formelle regler for aktivering er overholdt. Med henblik på at få registreret nyindkøbet korrekt skal beslutningen om aktivering således være baseret på reglerne i ØAV (se 2. ovenfor). Det skal afgøres om nyindkøbet skal aktiveres som et selvstændigt aktiv, et bunket aktiv eller eventuelt som en forbedring af et eksisterende aktiv. I tilfælde af forbedringer skal dette registreres i anlægsmodulet i økonomisystemet. Hvis institutionen har frivillige bunker, skal forretningsgangene omkring og reglerne for disse være på plads i instruksen. Ved aktivering af nye selvstændige aktiver skal afskrivningsprofilen fastlægges ud fra gældende retningslinier og regnskabsfunktionen skal orienteres herom. (ii) Udgiftsføring Udgiftsføres som drift (evt. periodisering). 9

10 Hvis et nyindkøb ikke skal aktiveres som led i omkostningsbaserede regnskabsprincipper skal det muligvis inventarregistreres på almindelig vis i henhold til institutionens egne retningslinier. Disse retningslinier bør ligeledes fremgå af regnskabsinstruksen. Regnskabsfunktionen registrerer og bogfører i økonomisystemet efter forudgående angivelse af kontering i begge tilfælde. Det skal fremgå klart af instruksen, hvordan aktivering og udgiftsføring håndteres i praksis og dermed hvem, der ansvaret for de enkelte procedurer. Nedenstående flow-chart viser de tre faser. 10

11 Nye anskaffelser Indkøbsprocedure Bilagshåndtering Aktivering eller udgiftsføring Indstilling Orientering Bestilling af anskaffelse Modtagelse af anskaffelse Modtagelse faktura Alm. inventarregistrering Aktivitetsansvarlig Afstemning: Anskaffelse og følgeseddel Godkendelse følgeseddel Vurdering af regelsæt for aktivering Aktivering Fastlæggelse af afskrivningsprofil og angivelse af kontering Regnskabsfunktion Budgetansvarlig Godkendelse Godkendelse faktura Afstemning: Følgeseddel og faktura Udgiftsføring Oprettelse i anlægsmodul Bogføring 11

12 4. Tjekliste til regnskabsinstruks Den følgende tjekliste er primært er rettet mod de nye forretningsgange, der følger af den omkostningsbaserede regnskabsreform. Hovedpunkterne omfatter de nye kontroltiltag, der kan komme på tale i forbindelse med overgangen til drift, samt de organisatoriske forhold, der skal være på plads for at opfylde reformens regelsæt. Sidst, men ikke mindst, angives en række gode råd og anbefalinger, der forhåbentlig kan lette overgangen, herunder udfærdigelsen af en ny instruks. Som et minimum skal svarene på nedenstående spørgsmål være beskrevet i tillægget til regnskabsinstruksen. Nye kontroltiltag Organisatorisk / i praksis Hvem godkender og kontrollerer håndteringen af nyindkøb og hvor ofte foretages denne kontrol? Hvem fastsætter og ajourfører de overordnede retningslinier? Hvor ofte skal den budgetansvarlige inddrages i forretningsgangene? Skal reglerne for bestilling, indstilling, orientering og bilagshåndtering være som hidtil? Hvem træffer beslutning om, hvorvidt et nyindkøb skal aktiveres som et selvstændigt, bunket eller forbedrende aktiv - eller udgiftsføres? Hvem vurderer, om der er tale om en væsentlig forbedring og ikke blot vedligeholdelse? Hvem godkender vurderingen? Hvem fastlægger afskrivningsprofil, dvs. levetid og afskrivningsmetode for nyindkøbte aktiver? Hvis institutionen har frivillige bunker skal forholdende omkring disse være beskrevet in instruksen: Hvem har ansvaret for hvilke forhold og hvornår? Hvem godkender aktiveringen og afskrivningsprofilen? Hvem giver besked til Regnskabsfunktionen om nyindkøb, der skal henholdsvis aktiveres eller udgiftsføres i henhold til reglerne ovenfor? Hvem giver Regnskabsfunktionen besked om den nærmere kontering (forbedring af eksisterende aktiv, bunkede aktiver mv.)? Hvem foretager registrering og ajourføring i anlægsmodul etc.? Alternativt bogføres direkte i anlægskartotek via kreditormodul (Husk, at institutionen kan have opstillet interne regler for almindelig inventarregistrering. Denne inventarregistrering indebærer ikke nødvendigvis aktivering). Hvem foretager den samlede kontering? 12

13 Anbefalinger Konstruér et skema, der angiver, hvilken type aktiver institutionen har i forhold til klassifikationen, herunder bunker. Konstruér flow-charts over arbejdsgangen ved nyindkøb. Det kan stærkt anbefales at gøre det detaljeret så de enkelte bunker mv. fremgår. Lav fakturabilag, der medfølger ved fremsendelse af godkendt faktura til Regnskabsfunktionen. Det kan fremgå af bilaget, om der er tale om aktivering af selvstændige aktiver, forbedringer, bunkede aktiver mv. dvs. med angivelse den af præcise kontering. 5. Eksempel på beskrivelse Nedenstående udgør et konkret eksempel på en forretningsbeskrivelse i en instruks, hvori ovenstående spørgsmål er besvaret: Ny forretningsgang for kontering af nyanskaffelser Nye principper for kontering af anskaffelser vedrører primært følgende grupper anlægsaktiver: Købte IT-licenser Produktionsanlæg og maskiner Transportmateriel Inventar og IT udstyr Instruksen indeholder ikke anskaffelser af bygninger, bygge- og IT-projekter. Anskaffelser, der skal aktiveres, værdiansættes til kostpris, hvilket omfatter købsprisen tillagt de udgifter, der er forbundet med anskaffelsen. Anskaffelser aktiveres generelt ved ibrugtagning. Der sondres mellem tre kategorier af anskaffelser, der skal aktiveres: a. Alle anskaffelser med en kostpris på kr. (ekskl. moms) eller derover og en forventet levetid på mere end et år betragtes som selvstændige aktiver og skal aktiveres med et selvstændigt anlægskort i anlægsmodulet i økonomisystemet. Selvstændige aktiver afskrives lineært over deres levetid, jf. værdiregulering af aktiver nedenfor. b. Anskaffelser, hvis kostpris er under kr. (ekskl. moms) skal aktiveres, hvis de kan tilføres en af den eksisterende bunke i XX. Denne bunke af ensartede aktiver er samlet set registreret på ét anlægskort i økonomisystemet. En anskaffelse aktiveres således ved at tilføre aktivets kostpris til bunkens samlede værdi. Bunken afskrives efter saldometoden, jf. værdiregulering af aktiver nedenfor. I XX anvendes følgende bunke: (i) Obligatorisk bunke af IT-udstyr Bunken af kontoradministrativt IT-udstyr defineres som det faste udstyr, der indgår i institutionens `IT installation. Bunken vil typisk indeholde faste PC arbejdsstationer, bærbare PC ere (i det omfang de finder anvendelse som faste arbejdsstationer), skærme, personlige printere, netværksprintere, RAM, drev, servere, scannere og andet hardware, der indgår i institutionens IT-installation. Bunken af kontoradministrativt IT-udstyr omfatter ligeledes aktiver tilknyttet institutionens IT infrastruktur, herunder switches, krydsfelter etc. I det omfang de kan værdiansættes som enkeltbestanddele og den enkelte del har en kostpris på under kr. 13

14 Inventar og andet IT-udstyr, som har en selvstændig værdi på over kr. aktiveres som selvstændige aktiver og indgår ikke i bunken. c. Anskaffelser til eksisterende aktiver aktiveres, hvis de forbedrer dette aktivs funktionalitet eller levetid og det kan påvises, at graden af målopfyldelse ved aktivets anvendelse vil forøges som følge af afholdelse af de pågældende udgifter. Ved aktivering oprettes et nyt anlægskort eller forbedringen oprettes som et underanlæg til hovedanlægget i økonomisystemet afhængigt af om forbedringen forlænger aktivets levetid eller ej. I særlige tilfælde udgør en anskaffelse over kr. (ekskl. moms) en forbedring af et eksisterende aktiv. En sådan forbedring betragtes som et selvstændigt aktiv med eget anlægskort i økonomisystemet. Ved oprettelse / nedlæggelse af nye bunker henvises til værdiregulering af aktiver. Eksisterende bunker er bindende i den forstand, at de altid skal benyttes ved tilgang af nye aktiver, der per definition kan placeres i den pågældende bunke. Ansvarsfordeling og procedure Forvaltning af anskaffelser, der skal aktiveres omfatter dels disponering og dels godkendelse af udgiftsbilag (interne og eksterne). Ansvarsfordelingen på området er som hidtil, jf. Regnskabsinstruksen kapitel 2. Som noget nyt vil der fremover blive anvendt et nyt stempel på udgiftsbilagene, hvor afdelingerne skal påføre en række nye oplysninger om anskaffelsens type og karakteristika. Stemplet, som fremover påføres alle udgiftsbilag, ser ud som følger: Delregnskab: Stedkode: Spec.nr.: Aktivering af anskaffelsen(ja/nej)?: Hvis ja Er der tale om et selvstændigt aktiv, hvor der skal oprettes et nyt anlægskort(ja/nej)?: Hvis ja Afskrivningshorisont (år): Hvis nej Angiv hvilke anlægskort anskaffelsen skal registreres under: [som hidtil] [som hidtil] [som hidtil Akt.nr.] Registrering af aktiver Som anført i regnskabsinstruksen kapitel 2 føres der fortegnelser over XXs beholdninger af aktiver til varigt brug. Bilag V indeholder en detaljeret oversigt over hvilke organisatoriske enheder, der har ansvaret for registrering og ajourføring af fortegnelser over de respektive aktiver og bunker af aktiver. 14

15 Samling af kunstværker og identificeret kulturarv m.v. er registreret, men ikke medtaget i åbningsbalancen (aktiveret). Ansvarsfordelingen i forhold til registrering af aktiver er som følger: A har ansvaret for føring af fortegnelser over inventar, transportmateriel og materiel til kontorbrug. A har dermed ansvaret for registrering af nyerhvervede aktiver af ovenstående typer og forestår ajourføring af fortegnelserne over disse. Endvidere har A ansvaret for, minimum en gang årligt, at kontrollere om værdierne er til stede og om der sker en rimelig udnyttelse af disse. B har ansvaret for føring af fortegnelser over XXs IT-hardware og standardsoftware. Fortegnelsen over IT-hardware fremsendes til den relevante budgetansvarlige, der i samråd med B løbende vurderer behovet for udskiftninger af XXs IT-hardware. C har ansvaret for føring af fortegnelse over ikke-standardsoftware i XX (produktionssystemer og eksterne systemer). Det vil sige, at C har ansvaret for registrering af nyerhvervet ikke-standardsoftware, ligesom C forestår ajourføring af disse fortegnelser. 15

16 Forretningsgang 2: Værdiregulering af aktiver 1. Indledning I det følgende redegøres for, hvordan proceduren ved værdiregulering af aktiver kan foregå. Værdiregulering omfatter afskrivning og nedskrivning. I forbindelse med afskrivninger vil være et vist overlap til køb af varer ovenfor. Under værdiregulering i nærværende afsnit er fokus dog i større grad rettet mod arbejdsgangene ved periodiske reguleringer/afskrivningskørsler, kontroller og afstemninger. Følgende skal som et minimum være på plads i regnskabsinstruksen: Overordnede retningslinier for nedskrivning og afskrivninger Forretningsgange for nye værdireguleringer Forretningsgange ved faste værdireguleringskørsler og den løbende kontrol med værdireguleringer Regnskabsmæssige rutiner vedrørende registrering, kontering og afstemning af værdireguleringer De overordnede retningslinier er blandt andet baseret på de formelle regler for henholdsvis nedskrivning og afskrivning. Det er vigtigt, at ledelsen udstikker disse overordnede retningslinier, der dels skal baseres på regelsættet, dels skal harmonere med institutionens konkrete forhold og rammer. Derudover skal skøns- og tvivlsspørgsmål afklares. Det skal fastlægges, hvor ofte, der skal foretages kontrol af, om aktiver er værdiansat korrekt - eller om der skal foretages en regulering. Der skal desuden beskrives faste procedurer for disse løbende kontroller. Der kan samtidig opstå et behov for ad hoc reguleringer, hvortil der ligeledes skal være klare retningslinier for orientering mv. Eftersom kontrol og afstemninger er centrale elementer, er det desuden vigtigt, at de regnskabsmæssige rutiner er på plads. 2. Regelgrundlag Reglerne for nedskrivninger og afskrivninger kan findes i ØAV-regelsættet og bør kort fremgå af regnskabsinstruksen: Afskrivning: Nedskrivning: 3. Flow-chart: Værdiregulering af aktiver Nedenstående flow-chart angiver en mulig arbejdsgang ved henholdsvis nedskrivning og afskrivning. Det centrale i figuren er de faste former for kontrolprocedurer, der løbende bør foretages. Det er derfor vigtigt at få klarlagt hvem, der har ansvaret for de enkelte procedurer. 1. Nedskrivning Det er vigtigt at være opmærksom på og få beskrevet følgende punkter i forbindelse med nedskrivninger: Ved væsentlig værdiforringelse af aktiver som følge af en faktisk hændelse skal det vurderes om aktivet skal nedskrives i henhold til ØAVs regelsæt herom. Nedskrivningskravet 16

17 omfatter både immaterielle og materielle anlægsaktiver. Vurderes aktivet at skulle nedskrives laves en indstilling herom, der skal godkendes af den budgetansvarlige. Der kan foretages en fast nedskrivningsrunde (evt. årligt), hvori samtlige væsentlige aktiver vurderes med henblik på en eventuel nedskrivning. Sammenhængen til inventarregistreringen (Når et anlæg nedskrives som følge af, at det tages ud af drift, skal det fragå i inventarregistreringen. Når et nyt aktiv erstatter et gammelt, skal det gamle aktiv nedskrives til nul og fragå i registreringen). Det er således vigtigt, at både den almindelige inventarregistrering og anlægsmodulet opdateres ved ændringer i aktivmassen. Ved beslutning om nedskrivning skal der udarbejdes dokumentation herfor med argumenter for nedskrivningen og dens størrelse. Dette skal efterfølgende godkendes. Regnskabsfunktionen skal orienteres om nedskrivningen og konteringen af denne. Regnskabsfunktionen registrerer, konterer og afstemmer i økonomisystemet. 2. Afskrivning Der skal beskrives forretningsgange for faste kontroller, der afgør om alle aktiver er aktiveret og afskrivningsprofiler er korrekt fastlagt. Det skal med andre ord sikres, at der ikke er misere. Ved afskrivning af forbedringer skal det afgøres, om forbedringen forlænger hovedaktivets levetid. Er dette tilfældet, foretages afskrivningen af selve forbedringen over den normerede levetid. Hovedaktivets restlevetid forbliver uændret. I tilfælde af, at der ikke er tale om en forlængelse af hovedaktivets restlevetid, foretages afskrivning af såvel hovedaktiv som forbedring over hovedaktivets restlevetid. Der skal køres faste afskrivningskørsler. Der skal afstemmes med anlægsmodulet i økonomisystemet, der ligeledes skal afstemmes med SKS. 17

18 Værdiregulering: Nedskrivning Aktivitetsansvarlig Faktisk hændelse / beskadigelse Indstilling om nedskrivning Udarbejdelse af dokumentation Vurdering af formelle regler for nedskrivning Regnskabsfunktion Budgetansvarlig Periodevis kontrol mhp. nedskrivning Igangsættelse af fast nedskrivningsrunde Beslutning om nedskrivning Godkendelse Registrering i anlægsmodul Bogføring og afstemning 18

19 Værdiregulering: Afskrivning Aktivitetsansvarlig Nyindkøb Afskrivningsvurdering Vurdering af formelle regler Regnskabsfunktion Budgetansvarlig Periodevis kontrol m. afskrivninger Igangsættelse af kontrol Periodevis kontrol med anlægsmodul Godkendelse af ændringer Registrering i anlægsmodul Bogføring og afstemning 19

20 Supplement til PV6 4. Tjekliste til regnskabsinstruks Den følgende tjekliste er primært rettet mod de nye forretningsgange, der følger af den omkostningsbaserede regnskabsreform. Hovedpunkterne omfatter de nye kontroltiltag, der kan komme på tale i forbindelse med overgangen til drift, samt de rent organisatoriske eller praktiske forhold, der skal være på plads for at opfylde reformens regelsæt. Sidst, men ikke mindst, angives en række gode råd og anbefalinger, der forhåbentlig kan lette overgangen til drift, herunder udfærdigelsen af en ny instruks. Som et minimum skal svarene på nedenstående spørgsmål fremgå af tillægget til regnskabsinstruksen. Nye kontroltiltag Organisatorisk / i praksis Hvem foretager fast periodisk kontrol med værdireguleringer og hvor ofte? Hvor ofte skal den budgetansvarlige inddrages i forretningsgangene? Hvem fører løbende kontrol med værdireguleringer i økonomisystemet? Afskrivning: Hvem fastsætter og hvem godkender (nye) afskrivningsprofiler? Afskrivning: Hvor ofte foretages afskrivningskørsler? Afskrivning: Hvem igangsætter og foretager jævnlig kontrol? Nedskrivning: Hvem vurderer og afgør, om et aktiv bør nedskrives? Nedskrivning: Hvem udarbejder en eventuel indstilling om nedskrivning? Nedskrivning: Hvem godkender nedskrivningen? Nedskrivning: Skal der foretages/igangsættes faste (årlige runder) af nedskrivningsvurderinger og af hvem? Nedskrivning: Hvad er proceduren for og hvem sikrer, at gamle aktiver, der kasseres som følge af nye anskaffelser, nedskrives til nul og fragår inventarregistreringen? Generelt: Hvem orienterer Regnskabsfunktionen om værdireguleringer? Generelt: Hvem foretager den samlede bogføring i resultatopgørelsen og i balancen? Generelt: Hvem fastsætter og ajourfører de overordnede retningslinier? Anbefaling Konstruér flow-charts over arbejdsgangene Konstruér et skema, der angiver hvilken type aktiver institutionen har i forhold til klassifikationen, herunder veldefinerede bunker og levetider. 20