Udskrift taget : 2003.04.13 Side 1 af 8. Mødedato: 2003.04.08 Tidspunkt: 19.30 til ca. 23.30 Mødested: Brydehøjvej 35 Deltagere: Merethe Aggergren, Alice Ogstrup, Charlie Herbst, Kenneth Radoor, Lars Storr, Lars Hovesen, Dorthe Søndergaard, Erik Kudahl (suppleant), Kim Nørrebo (suppleant), Niels Erik Vergo (sponsorudvalg) og Erik Krabbe. Fraværende: Kay Hougaard, Finn Bisgaard Mødet har følgende dagsorden: - 1 Godkendelse af referat fra sidste møde - 2 Orientering fra formanden - 3 Orientering fra sekretæren - 4 Balance og budgetbalance pr. 30. marts 2003-5 Orientering fra udvalgene - 6 Dresscode - 7 Indkomne forslag: 1 Forslag fra Kristoffer Hermansen m.fl. vedlægges som vedhæftet fil. - 8 Eventuelt. Det besluttes at der for eftertiden udsendes en standard dagsorden 14 dage før et bestyrelsesmøde, hvorefter der kan stilles forslag til emner indtil den endelige dagsorden. Emnerne der ønskes behandlet sendes til formanden således, at der kan udsendes en endelig dagsorden ca. en uge før mødet. ang. 1 Godkendelse af referat fra sidste møde Referatet blev godkendt. Referat fra sidst afholdt generalforsamling blev ligeledes godkendt. ang. 2 Orientering fra formanden Lars Storr og Charlie Herbst har deltaget i DGU s repræsentantskab. Nye DGU-vedtægter tilsendt, der blev vedtaget på repræsentantskabsmødet. Fredag gik med kammeratligt samvær og et foredrag med en person fra The Royal and Ancient Golf Club of St Andrews, hvilket var vellykket. Unionsgolfer blev vedtaget, klubberne skal dog stå for det, hvilket er en ændring i forhold til det oprindelige forslag, reglen om unionsgolfer indføres 1. april 2004. Man kan kun blive unionsgolfer, hvis der ingen klubber er uden venteliste indenfor en radius på 30 km. Problematikken omkring unionsgolfere er rejst på grund af et problem med suspekte klubber. Foreløbig ser AAGC tiden an hvad angår adgang til vores bane. Hverdags spillere skal afvises på weekender, også greenfee spillere, hvilket der dog ikke er noget nyt i. Vores egne hverdagsmedlemmer kan dog spille med i
Udskrift taget : 2003.04.13 Side 2 af 8. klubbens egne matcher i weekenden såfremt der betales greenfee, hvilket der heller ikke er noget nyt i. På repræsentantskabet blev det desuden vedtaget at der skal uddeles 7 DGU-frispilskort til medlemsklubberne, dette betyder at AAGC får tildelt 4 mere end tidligere. Disse blev uddelt til Lars Storr og Merethe Aggergren, da de sammen med Alice Ogstrup og Kay Hougaard er på valg til næste generalforsamling. Desuden blev de sidste 2 frispilskort uddelt efter lodtrækning til Lars Hovesen og Dorthe Søndergaard. Et input fra repræsentantskabet var desuden en klub hvor der er indført en begrænsning på 1 bolds samlede handicap på bestemte tidspunkter for greenfee spillere og egne spillere. Merethe Aggergren var imod denne ordning for klubbens egne spillere, da vi har mange spillere over 30 i handicap. Der burde være større fokus på regler og etikette i stedet. Det blev besluttet at tage en sådan diskussion senere, når statistikken for udnyttelse af banen kendes. Finn Bisgård, Lars Storr og Charlie Herbst har haft et møde med Golfin v. Peder Christoffersen, angående Golfin kampagne, hvoraf det fremgår at man i klubberne i Blokhus Hjarbæk og Møn kan betale 7800 kroner for et år inklusiv kontingent og indskud kan spille på alle Golfin baner i et år. Når man kommer op på 30 personer der har en sådan ordning tages ordningen op på et nyt møde. Man er opmærksom på et indlæg på debatsiden, hvoraf det fremgår at ordningen kan misbruges. Det skal indskærpes at hvis man er medlem af en anden Golfin klub og har betalt de 1200 kroner er man at betragte som greenfee spiller hos AAGC, og kan ikke deltage i klubberne i klubben, klubbens matcher og klubmesterskabet. Dette betyder også at de af vore medlemmer der har de 1200 kr. i ekstra kontingent også er at betragte som greenfee spillere i de andre Golfin klubber, og som sådan skal man skrive sig i greenfee bogen inden banen kan betrædes. På Kalø golfcenter er der givet andre oplysninger, blandt andet at de bare kan gå ud. Det skal klargøres for vedkommende at det IKKE er korrekt. Kommunen har barslet med et debatoplæg angående anlæg af nye golfbaner i Århus området, og formanden har fået fat i et eksemplar med tilhørende bilag. Vedrørende vores eventuelle nye huller er jorden, der er indkøbt til dette, et område der er tiltænkt en rolle til vandforsyning, hvilket gør at der er stramme restrektioner på ca. halvdelen af jorden hvad angår brug af pesticider. Dette gør at en tilladelse til opførelse kan være svær at opnå. Et alternativ kunne være at lave 9 par 3-4 huller hvor der ikke må bruges sprøjtemidler, og 9 rigtige huller hvor man må, så vi i alt får 3 sløjfer som på Hjarbæk, og desuden en 9 hullers pay and play par 3-4 bane. Erik Kudahl er blevet kontaktperson for DGU s portal på Internettet. Det er en nyopstartet funktion hos DGU, så der er ikke meget aktivitet endnu.
Udskrift taget : 2003.04.13 Side 3 af 8. ang. 3 Orientering fra sekretæren Jens Erik Jensen har frabedt sig ansvaret som klubbens administrator i forbindelse med Faxe cup, dette har Steen Ogstrup på taget sig. Der er endnu ikke reserveret tider til dette, hvilket skal gøres snarrest. Ellers postmand for klubben, ikke noget særligt at bemærke. Sekretæren mangler et eksemplar af klubbens vedtægter. Kim Nørrebo har et eksemplar som tilsendes. vedtægterne skal udleveres til nye medlemmer. Der mangler stadig referat af de to først afholdt generalforsamlinger i år. Den afgåede sekretær rykkes desangående, alternativt overvejes at bruge referat, gengivet i det nye GOLFSVING, lavet af Kaj Ulrik. ang. 4 Balance og budgetbalance pr. 30. marts 2003 Balancen for 1. kvartal er som forventet, og giver således ikke anledning til bemærkninger. Dog er det ikke muligt at kunne sammenligne balancens tal med budgettallene, da budgettet ikke er periodiseret, så balancen for 1. kvartal viser afvigelse i forhold til årsbudget. Bliver lavet anderledes for eftertiden, så det laves kvartalsvis sammenligne budgettal. Girokort/faktura/regninger modtaget i klubben skal for eftertiden gives til den relevante udvalgsformand eller hvis en regning ikke direkte kan relateres til et enkelt udvalg, så til klubbens formand, ikke direkte til kassereren. På alle regninger skal der stå hvilket udvalg det drejer sig om, og gerne specifikt hvad formålet med udgiften er. Det fremlagte årsregnskab fra sidste år (år 2002) har vist sig ikke at være helt korrekt, balancen var ikke i balance, dette skyldes at årsresultatet ikke var medtaget i egenkapitalen. Dette betyder så at egenkapitalen er blevet nedskrevet med årets underskud. Regnskabet for sidste år ændres derfor så det bliver retvissende, og da vi skal til det, vil regnskabet også blive reguleret med en indtægt på kr. 33.708. Denne indtægt er modtaget i klubben den 7. januar år 2003 og da samtlige udgifter der er forbundet med indtægten skal afholdes i indeværende indkomstår, vil det være rigtigt ligeledes at bogføre indtægten i år 2003. Hvis den oprindelige bogføring fastholdes, vil det blot betyde at man kort og godt pynter på sidste års resultat, det finder den nuværende bestyrelse ikke er helt korrekt. Sagen er blevet diskuteret med de for sidste år repræsentantskabsvalgte revisorer, disse havde ingen indvendinger. Der er lavet et nyt prisblad på kontingenter og priser på diverse andre ting, som kan ses hos Erik Krabbe. En pjece om skat for foreninger er udleveret til Kassereren.
Udskrift taget : 2003.04.13 Side 4 af 8. ang. 5 Orientering fra udvalgene Begynderudvalg: Udvalget har konstitueret sig med Erik Pedersen, Erik Kudahl, Merethe Aggergren, Leif Petersen, Kaj Ulrik Nielsen, Aksel Graversen og Charlie Herbst (formand). Udvalget er godkendt i henhold til vedtægterne, og referat af første møde er givet til sekretæren. Baneudvalg: Greenkeeper Ole Hejl har forespurgt om overskudsjord kan lægges bag 4 green, og fået ja fra Charlie Herbst da baneudvalgsformanden er bortrejst i øjeblikket. Desuden har greenkeeper oplyst at man gerne vil undgå at slå greens om søndagen, og at huller ikke flyttes om søndagen. I forbindelse med DGU matcher og lignende bliver greens dog ordnet også om søndagen. Greenkeeperen skal bedes om, at man altid har plade på når der skæres huller på green, for at undgå at hullet får kanter. E-klubben: AAGC skal udpege 2 medlemmer til E-klubbens bestyrelse. Bestyrelsen valgte Charlie Herbst og Niels Erik Vergo (sponsorudvalgsformand), hvilket allerede ultimo februar var meddelt E-klubbens formand. Der afholdes generalforsamling i E-klubben den 10. april hvor ovennævnte deltager som klubbens repræsentanter. Handicapudvalg: Der er et problem med regulering med banen under reparation, da banen er forkortet med mere end 100 meter i forhold til normalt fra gul tee. Man har udbedt sig retningslinjer fra DGU. Det påtænkes at rykke gul tee på 9. til hvid tee. 10 gul teested kan også flyttes hen til det oprindelige gul teested, hvis græsset bliver slået. Det er desuden en mulighed at man i en periode først kan blive reguleret hvis man opnår flere end 38 stableford point, hvilket DGU dog skal give tilladelse til. Der bliver dog så et administrativt problem med forskel på herrer og damer. Infoudvalg Første udgave i år af bladet er hos postvæsnet. Klubguide er trykt og kan forefindes i blandt andet restauranten. Hvad angår budget skal sponsorindtægter overføres til infoudvalgets budget, når det angår annoncer. Infoudvalget skal informeres tidligt ved tegning af nye sponsorater, af praktiske hensyn. Annoncører klager lidt over at prisen er lidt høj. Er for øjeblikket kun 2-3 siders annoncer tegnet til næste blad, der skal arbejdes for at skaffe flere. Sponsorudvalget mener dog allerede at have flere klar.
Udskrift taget : 2003.04.13 Side 5 af 8. Hjemmeside fortsætter med det nuværende layout resten af året. Der er ikke tid/stor grund til ændringer nu, dog bemærkes en nødvendig ændring på klubbens forside, da der er vist en spiller, der ikke længere er i klubben. Centeret opfordres til at opdatere med aktuel info, banelukninger mm. Sponsorudvalg: Tegnet kontrakt med Guldsmeden i Immervad angående sidste match 12 oktober Tegnet kontrakt med Lønskov herretøj på klubmesterskabet, til præmier, markedsføring og muligvis en annonce. BBC installation har tegnet et sponsorat på præmier til løbende hulspil, plus købt side i bladet, skal være sidste venstre side. Der er måske mulighed for aftale med Danske bank, kasserer og/eller formand tager sig af det. Der skal udfærdiges retningslinjer for hvad vi vil angående modydelser til sponsorater, da disse tidligere har haft et for stort omfang i enkelte tilfælde. Der er lavet retningslinjer for skilte på bagladen. Forslag fra formanden angående nedsættelse af udvalg til fastlæggelse af skilte, sponsor modydelser mm, da der tilsyneladende er givet sponsorer oplysninger om disse forskellige ting, uden at centret er taget med på råd.. Udvalg bestående af Charlie Herbst, Erik Krakke, Kenneth Radoor og Niels Erik Vergo er nedsat. Sportsudvalg: Formand fraværende Der er stillet et spørgsmål til et andet bestyrelsesmedlem, om man skal træne for at kunne deltage på et udvalgt hold. Svaret er ja. Hjarbæk vil gerne have folk i træningslejr. Kay Hougaard skulle være orienteret, Erik Krabbe skal snakke med Kay angående reservation. Turneringsudvalg: Udvalget konstitueret sig med Leif Petersen, Grethe Bomholdt, Finn og Pia Bisgård, Dorthe Søndergård, Merethe Aggergren, Bjarke Kristensen, Lars Storr (formand). Udvalget er godkendt jvf. vedtægterne
Udskrift taget : 2003.04.13 Side 6 af 8. Der er afsat 2 mand til hver turnering. Ordet match skal fjernes som begreb ifølge DGU og erstattes af turnering. Ungdomsudvalg Arbejdet er kommer godt i gang. Første pas afviklet med gruppe 1. Hjælpetræner først klar førstkommende mandag Der er styr på juniorranglistematch. Det er en DGU match, så det er vigtigt at al klapper. Der forventes mindst 72 spillere, måske 110 spillere, på trods af proportioner siger 72. Restaurant er klar. Der skal spilles fra hvid tee. Der skal stå på indbydelse at det er en DGU match, ellers skal der betales greenfee. Ugen op til ranglistematchen er der mulighed for gratis prøvespil til deltagerne på hverdage. Der har været en forespørgsel om det kan blive i weekenden eller påske torsdag/fredag for 4 juniorer. Det besluttes at der gives tilladelse til dette weekend/helligdage, så der er gratis prøvespil efter klokken 15:00, undtagen dage hvor der er turnering. Indføres som generel regel for turneringer hvor der er gratis prøvespil. Junior Cup er i gang. Der skal tilmeldes til DGU senest 11 april. Ca 15 spillere fra AAGC 1-31 maj, ca. 16 spillere skal have reserveret tid i en weekend. Thomas Bjørn cup er der styr på. Der er brugt en del tid på at få rettet hjemmesiden op for ungdomsspillere. Det har stået stille i et par år. Der arbejdes fortsat med dette. For eftertiden skal der skrives referat af ungdomsudvalgsmøder, det har ikke været for godt tidligere. Angående ungdom: hvorfor hedder det ikke junior? Fordi ungdom er op til 21 år, junior er op til 18. Der gøres dog intet for dem med 18-21. Der kommer derfor nyt forslag til forretningsorden, der afspejler dette. Husudvalg Udvalget har konstitueret sig med Anders Christensen (seniorklubben), Erik Kudahl (herreklubben), Birgit Nielsen (dameklubben) og Lars Storr (formand) Udvalget er godkendt jvf. vedtægterne. ang. 6 Dresscode Erik Krabbe orienterer: Centeret har dresscode. Klubben har godkendt dette ved at få logo på skiltet. Der fortsættes med nuværende koncept indtil videre. En videre diskussion er udsat til næste bestyrelsesmøde.
Udskrift taget : 2003.04.13 Side 7 af 8. ang. 7 Indkomne forslag: 1 Forslag fra Kristoffer Hermansen m.fl. vedlægges som vedhæftet fil. Forslaget drejer sig om oprettelse af en klub i klubben for spiller i aldersgruppen 18-30 år. Der arrangeres et fællesmøde med herre/dame klubben for at undersøge praktiske aspekter angående sagen nærmere ang. 8 Eventuelt. Elektronisk tilmelding: Hvornår kommer den? Det er forstået af Golfin, at kun medlemmer kan booke tider via elektronisk tilmelding. Tidspunktet for opstart kan ikke defineres endnu. Det skal meddeles til Festival tour at klubmesterskabet har ny sponsoraftale på plads. Centeret har lavet en aftale med Michael Kærgaard Nielsen og Pia Ølgod om, at de kan gå på trænings anlægget og slå bolde ud på driving range mod betaling. De må ikke gå på par 3 bane og stor bane, da de ikke længere er medlemmer af klubben. Palle Wichman har ingen aftale, og er udmeldt af klubben. På sidste bestyrelsesmøde blev der stillet en udmelding angående driving rangens fremtid i udsigt. Denne udmelding kommer på mandag 14/4-2003. Der har været en forespørgsel angående antallet af bestyrelsesmedlemmer. Svaret er at dette spørgsmål tages op i løbet af året. Længden på visse huller på klubbens scorekort og hjemmeside skal koordineres, der står i dag ikke det samme. Hvem skal deltage til promovering af nyt tøj? Niels Erik Vergo deltager med Erik Krabbe angående udvælgelsen af tøj. Det overvejes at bestyrelsen i en vis udstrækning skal uniformeres, så det er tydeligt for medlemmer hvor de kan henvende sig hvis der er spørgsmål, kommentarer eller lignende. Der laves skriftlig anmodning fra klubben til centeret om at der på det nye scorekort bliver plads til medlemsnummer til nåde markør og spiller. Der har tidligere været en ordning om at man kunne melde sig som hulprotektor. Emnet tages op på næste bestyrelsesmøde, når baneudvalgsformanden er til stede.
Udskrift taget : 2003.04.13 Side 8 af 8. Til godkendelse Merethe Aggergren Kenneth Radoor Dorthe Søndergaard Lars Storr Alice Ogstrup Lars Hovesen Charlie Herbst Finn Bisgaard