Referat fra styringsdialogmøde mellem repræsentanter for Frederikshavn Boligforening og Frederikshavn kommune onsdag den 23. november 2016 kl. 10.00 på Frederikshavn Rådhus For Frederikshavn Boligforening deltog: Direktør Kim Madsen, regnskabschef Claus Thomsen For Frederikshavn kommune deltog: Mette Brandt Pedersen (boligsociale forhold og ældreboliger/plejeboliger med kommunal anvisningsret), Anne Stær Nørgaard (jurist, støttesagsbehandlingen), Kasper Seiersen Conradsen (det økonomiske tilsyn samt budgetudarbejdelse og opfølgning vedr. sager med indskud i Landsbyggefonden) og Finn Vangsted (det økonomiske og organisatoriske tilsyn samt tilsynet med udlejningen) Sidste års konklusioner / aftaler: - Boligforeningen må øge sit kapitalgrundlag og sikre, at der er en disponibel dispositionsfond til brug for støtte til afdelingerne. - Boligforeningen har i 2015 øget sin egenkapital og sikret, at dispositionsfondens disponible del er positiv. Boligforeningen har til kommunen fremsendt en oversigt over boligforeningens forventninger til udviklingen i dispositionsfonden. Opgørelsen viser en stigende disponibel dispositionsfond i årene 2016-2020. - Boligforeningen må finde en permanent løsning på finansiering af administrationsejendomme. - Boligforeningen har i 2015 omklassificeret flere administrationsejendomme, og der er foretaget ombygning og afskrivning således, at den bogførte værdi ultimo 2015 er 13.058.000 kr. Den bogførte værdi primo 2015 var 19.372.000 kr. Administrationsejendomme er oprindeligt lånefinansieret med 3.758.000 kr. Boligforeningen har indhentet tilbud på yderligere lånefinansiering. Der er planer om mageskifte med kommunen for så vidt angår ejendommen på Niels Mørchs Gade i Frederikshavn, hvor boligforeningen overtager areal ved Bakkegården/Vinkelgården til brug i forbindelse med udvidelse med flere lejligheder. Boligforeningen har planer om opførelse af lejeboliger (ny afdeling) på arealerne for ejendommene på Solsbæksvej i Sæby. For ejendommen på Ålborgvej i Sæby har man valgt i 2015 at overføre ombygningsomkostningerne til afdelinger i Sæby. Ombygningen vil blive afskrevet over en årrække. - Boligforeningen må tage vare på, at der i alle afdelinger er vedligeholdelsesplaner og at der henlægges tilstrækkelige midler hertil. - Boligforeningen oplyste, at der i 2015 er udarbejdet vedligeholdelsesplaner for samtlige afdelinger og at man over en årrække vil hæve henlæggelsesmidlerne i de afdelinger, hvor planerne tilsiger yderligere henlæggelser.
Økonomi og drift: - Hovedforeningen har i 2015 et overskud på 205.756 kr., der er tillagt arbejdskapitalen. - 24 afdelinger har driftsunderskud og 15 afdelinger har driftsoverskud. Overskud og underskud afvikles/udlignes i henhold til lovgivningens regler. - Bruttoadministrationsudgifter = 4.163 kr. pr. lejemålsenhed. (sidste år = 4.521 kr.) - Administrationsbidrag = 3.310 kr. pr. lejemålsenhed. (sidste år = 3.240 kr.) - Egenkapital = 16.484.209 kr. (sidste år = 11.840.649 kr.) - Dispositionsfonden (disponibel del) = 96 kr. pr. lejemålsenhed. (sidste år -2.904 / +674) - Ændring af boligforeningens disponible del af dispositionsfonden fra +1.083 kr. pr. lejemålsenhed i 2013 til -2.904 pr. lejemålsenhed i 2014 og + 96 kr. pr. lejemålsenhed i 2015 blev drøftet og forklaret. - De drastiske ændringer skyldes primært ændret regnskabsmæssig håndtering af en ydet kreditramme på 12.000.000 kr., som boligforeningen har til rådighed i pengeinstitut med sikkerhed i administrationsejendomme. - Af dispositionsfondens midler er der anvendt 5.029.000 kr. til finansiering af administrationsejendomme. - Dispositionsfonden har i 2015 ydet tilskud til afdelinger med 3.148.000 kr. - Frederikshavn Byråd har i møde den 26/8 2015 godkendt, at Frederikshavn Boligforenings dispositionsfond i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, ikke generelt dækker huslejetab i boligforeningens afdelinger, men alene dækker lejetab i afdelinger med driftsunderskud, jfr. mulighederne i 41 i Bekendtgørelse om drift af almene boliger. Afdelinger med driftsoverskud må således i de anførte år selv afholde udgifter til lejetab. - For så vidt angår boligforeningens afdeling 12 Hånbæk, der har været igennem en større renovering, er der endnu ikke udarbejdet byggeregnskab for 2. etape. Indflytning i de sidst renoverede lejligheder skete ultimo 2011. Boligforeningens repræsentanter oplyste, at der gennem årene har været flere henvendelser frem og tilbage mellem Frederikshavn Boligforening, Landsbyggefonden og Kuben (som bygherrerådgiver i sagen). Problemet er endelig opgørelse af en reguleringskonto. Boligforeningen vil følge op på sagen, så byggeregnskab (skema C) kan udarbejdes i den nærmeste fremtid. - Der er afdelinger med underfinansiering, der overstiger de opsamlede henlæggelser i afdeling. Underfinansiering af forbedringsarbejder bliver på nuværende tidspunkt afskrevet over mere end 10 år, hvilket skyldes en fejlfortolkning af loven. Boligforeningens repræsentanter har oplyst, at problemet vil blive løst ved optagelse af lån og ved en forøgelse af afskrivningerne fra 2017. - Ifølge revisionen er henlæggelser til istandsættelse efter fraflytninger og til planlagt vedligeholdelse i flere afdelinger for lave. Boligforeningen vil i de kommende år styrke henlæggelserne hertil. - Ifølge revisionen er henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytninger i de senere år blevet styrket i mange afdelinger. Der er dog enkelte afdelinger, hvor der slet ikke er henlæggelser. - Ifølge revisionen har boligforeningen udlånt 8.500.000 kr. til afdeling 34 Sæby opland. Udlånet vedrører forbedringsarbejder. Det har ikke været muligt at optage realkreditlån på grund af manglende kommunal garanti. Boligforeningen arbejder på forskellige finansieringsmuligheder. Boligforeningen har endvidere et udlån på 85.000 kr. til afdeling 47 Bakkehusene m.fl. i Gærum (tidligere Lejerbo). Lånet er indfriet i 2016.
- I afdeling 35 (Sæby Ældrecenter) har der gennem flere år været ubalance mellem indtægter og udgifter hvilket i det væsentligste skyldes, at nettokapitaludgifterne er væsentlig højere end fastlagt ved boligforeningens overtagelse af afdelingen i sin tid. Boligforeningen bestyrelse har besluttet at hæve lejen til det nødvendige niveau i forbindelse med fraflytning/udskiftning af lejere. Når dette i løbet af 3-5 år er på plads, forventes der at være balance på driften. Afdelingens underskud afvikles over 10 år. - Afdeling 35 (Sæby Ældrecenter) og afdeling 39 (Sæby Bypark) har ustøttede realkreditlån med variabel rente, der er sikret med renteswaps. Lånene er afdragsfrie indtil henholdsvis 2018 og 2017. Boligforeningens repræsentanter oplyste, at man både for afdeling 35 og for afdeling 39 vil optage 30-årige realkreditlån med afdrag, idet afdelingerne på daværende tidspunkt økonomisk vil kunne bære de heraf følgende årlige udgifter til renter og afdrag. - Landsbyggefonden har fremsendt forskellige spørgsmål til boligforeningen omkring årsregnskab 2015 de fleste af bogføringsteknisk karakter som boligforeningen har besvaret. - Landsbyggefonden har meddelt, at en etableret bankkredit til sikring af tab af indestående ikke kan godkendes i henhold til lovgivningen på området. Kreditten er dækket ind af en tilsvarende beholdning af obligationer. Boligforening har tilkendegivet, at man straks vil indfri lånearrangementet ved salg af obligationer. - Revisionen har anført, at boligforeningen ikke har en IT-politik omkring IT-anvendelse, administration af adgangskoder, sikkerhedskopiering, nødplaner, fysisk sikkerhed, installation og anvendelse af programmer samt organisatoriske forhold - Årsregnskaber 2015 er revideret af statsautoriseret revisor og har ikke givet anledning til forbehold. - Den nyligt indgåede aftale mellem KL og BL om effektivisering af driften i den almene boligsektor blev drøftet. Ledelse og demokrati: - Bestyrelsen har i det seneste år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse) - Bestyrelsen har evalueret bestyrelsesarbejdet i det forløbne år og har haft generelle drøftelser om beboerdemokratiet - Boligforeningen afholder årligt møde med nyvalgte medlemmer af afdelingsbestyrelser, hvor man orienterer om mulighederne for indflydelse på afdelingernes drift - Boligforenings ledelse arbejder med intern kommunikation og information. Udlejning: - Boligforeningen oplever ikke udlejningsvanskeligheder. Dette gælder både for boligforeningens boliger til normal udlejning og til boliger med kommunal anvisning. - 88,40% af boligforeningens boliger udlejes efter venteliste.
- 11,60% af boligforeningens boliger udlejes efter kommunal anvisning. - Boligforeningen har boliger, der efter aftale med kommunen udlejes efter særlige kriterier. Aftale herom er i 2016 forlænget i yderligere 4 år. - Benytter A-ordning ved istandsættelse i forbindelse med fraflytning. Boligafdelinger: - Boligforeningen har ingen boligsociale problemer. - Boligforeningens servicering af ældre- og plejeboliger med kommunal anvisningsret og betalingen herfor blev drøftet. Der er i 2016 indgået aftale med kommunen om opsigelse af tidligere indgåede pedelaftaler. - Kender og anvender i aktuelle tilfælde BL s vejledning omkring skimmelsvamp - Boligforeningen har i de senere år gennemført sammenlægning af afdelinger, så disse bliver større og derved mindre økonomisk sårbare. - Bruger aktivt og ajourfører 10-årige vedligeholdelsesplaner. Nybyggeri og større renoveringer: - Afdeling 1 Vinkelgården - Afdeling 3 Bakkegården - Afdeling 4 Cloosparken - Afdeling 6 Koktved - Afdeling 8 Munkeparken I+II - Afdeling 9 Stjernen - Afdeling 13 Rosenhaven - Afdeling 14 Lindebo - Afdeling 15 Gartnerbo - Afdeling 20 Suderbo - Afdeling 33 Sæbygårdparken m.fl. - Afdeling 47 Bakkehusene m.fl. - - Der er større renoveringer med helhedsplaner undervejs i afdeling 3 (100 boliger), måske afdeling 4 (13 boliger), afdeling 14 (enten alene 48 gårdhuse eller alle afdelingens 192 boliger) og en ejendom i afdeling 34 (Aalborgvej 431, Dybvad). - Ansøgning om støtte til helhedsplaner for afdeling 6 indsendes eventuelt til kommunen i 2017. Landsbyggefonden skal forinden godkende sagen som en hastesag. Boligforeningen har ultimo 2016 indsendt uddybende tekniske undersøgelser til Landsbyggefonden. - Energihandlingsplaner for 10 afdelinger er udført og 1 er igangsat.
Konklusion / aftaler - Boligforeningen må berigtige/justere konteringer og indfri bankkredit som aftalt med Landsbyggefonden. - Boligforeningen må fortsat styrke sine henlæggelser og dispositionsfondens disponible del. - Boligforeningen må i den nærmeste fremtid fremsende skema C for Hånbæk - etape 2. - Boligforeningen må udarbejde en IT-politik.