Fra administrationen: kontorchef Susanne Kyra Jensen, teamleder økonomi Jette Halkjær og forvaltningskonsulent Berit Rudbeck

Transkript

1 Redegørelse Forvaltning: Sekretariat Møde vedr.: Redegørelse fra styringsdialogmøde Mødested: Driftscenteret, Bjellerupparken Mødedato: Sendes til: A/B Andelsbo og RandersBolig Deltagere: Fra administrationen: kontorchef Susanne Kyra Jensen, teamleder økonomi Jette Halkjær og forvaltningskonsulent Berit Rudbeck Fra boligorganisationen: formand Allan Rasmussen og næstformand Jens Ravnsborg Fra Randers Kommune: jurist Lene Holdtdal og jurist Inge Qvortrup. Tilsynet med almene boliger Randers Kommune havde indbudt til styringsdialogmøde den 29. september 2016, der i år blev afholdt i boligorganisationens driftscenter, Bjellerupparken. Der var efterfølgende rundvisning i Bjellerupparken med fremvisning af den store renovering, der pågår i forbindelse med helhedsplan for Bjellerupparken. Dagsordenen til mødet var: 1. Kort velkomst 2. Boligorganisationens økonomi a. Regnskab 2014/2015, herunder dispositionsfond og arbejdskapital b. Tab ved lejeledighed og tab ved fraflytning 3. Afdelingernes økonomi a. Regnskab 2014/2015, herunder henlæggelser 4. Afdelinger til nærmere drøftelse a. Bjellerupparken i. Status for helhedsplan ii. Driftscenteret b. Afdeling 10 Tjærbyvej c. Afdeling 11 - Kædehuse, Hjortholmvej d. Afdeling 12 Kædehuse, Rugårdsvej 5. Eventuelt 2. Boligorganisationens økonomi a. regnskab 2014/2015, herunder dispositionsfond og arbejdskapital Årets resultat er et underskud, der skyldes nedskrivning af indskud i Fælleskontoret, udgift til telt og en mindre negativ rente. Der er opkrævet administrationsbidrag til RandersBolig som budgetteret, mens der er sket en mindre regulering af administrationsbidraget til boligorganisationen på grund af større udgifter til revisor samt telefon og internet end budgetteret.

2 Dispositionsfonden udgør ultimo regnskabsåret knap 17 mio. kr. Der er udlån til 7 afdelinger på i alt ca. 2 mio. kr., som forventes afviklet inden for 4 år. Derudover er der indskud i Landsbyggefonden i form af trækningsretsmidler på ca. 9,7 mio. kr. Den disponible saldo er herefter på godt 5 mio. og er faldet i forhold til sidste år, primært på grund af, at der nu er bogført dækning af tidligere tab ved fraflytning i afdeling 14, da der nu er blevet indgået forlig med kommunen i sagen. Der er ikke indbetalt til dispositionsfonden fra afdelingerne, da den disponible saldo fortsat er så høj, at der ikke skal indbetales. Der er ydet et 10-årigt afdragsfrit lån samt tilskud til driftscenteret, jf. nedenfor. Herudover er der ydet tilskud til afdeling 16 til at styrke henlæggelser samt til afdeling 15 til dækning af udgifter til rådgiver vedr. renovering af glasoverdækning. Rådgivers projekt gennemføres ikke, men vedligeholdelse af glasoverdækningen gennemføres i stedet via afdelingens henlagte midler. Trækningsretten udgør ca. 9,7 mio. kr., hvoraf knap 1 mio. kr. er bundet. Der er udbetalt ca. 3,3 mio. kr. i året og disponeret over ca. 5,9 mio. kr. i henhold til boligorganisationens politik for anvendelse af trækningsretsmidler. Trækningsretsmidler hjemtages i forbindelse med byggeregnskabet i henhold til proceduren herfor. Arbejdskapitalen udgør ca. 3,1 mio. kr. Herfra skal trækkes årets underskud, indskud og lån til RandersBolig og Fælleskontoret, hvorefter den disponible del udgør ca. 2,1 mio. kr. Det er en stigning på 483 kr. pr. lejemål i forhold til sidste år, hvilket skyldes afvikling af lån fra RandersBolig. Udlån fra egen boligorganisation til RandersBolig er i maj 2016 fuldt ud afviklet, og der blev tillige i maj 2016 afviklet ca kr. på indskud til RandersBolig. Tilsynet finder dette positivt. Likviditeten er på ca. 40 mio. kr., og der er uomtvistelig god sikkerhed for afdelingernes midler. Likviditeten er steget med ca. en halv mio. fra 13/14 til i år, og den forventes af stige yderligere i næste regnskabsår. b. Tab ved lejeledighed og tab ved fraflytning Der har i året været et tab ved lejeledighed på ca kr., ud over det ekstraordinære tidligere tab på afdeling 14, der nu er bogført i forbindelse med indgåelse af forlig med kommunen og endelig afslutning af sagen. Årets tab består primært af tab på el i forbindelse med udskiftning af lejere. Reelt set er der således kun lejetab svarende til en halv måneds tomgang. Det tages til referat, at hovedbestyrelsen igen i år protesterer over det forlig, der er indgået i forhold til tabet i afdeling 14. Forliget er indgået mellem boligorganisationen med RandersBolig som repræsentant for boligorganisationen og Randers Kommune. Tab ved fraflytning er på ca kr., hvilket er et markant fald i forhold til året før. Det forventes, at det muligvis stiger lidt igen i indeværende år på grund af en enkeltstående sag i Bjellerupparken, som giver et udsving.

3 Forvaltningsrevision er ikke taget med som et selvstændigt punkt, da boligorganisationen følger RandersBoligs forvaltningsrevision, men tilsynet kan konstatere, at både revisor og RandersBolig er meget tilfredse. RandersBolig oplyser, at den nyeste forvaltningsrevision ligeledes er meget positiv. 3. Afdelingernes økonomi a. Regnskab 2015 Der er i regnskabsåret 3 afdelinger med overskud og 9 med underskud. Typisk skyldes underskud, at der har været budgetteret med højere rente end opnået. Resultatkonti afvikles i henhold til loven over 3 år, blandt andet bruges overskud til at styrke henlæggelserne. b. Henlæggelser Alle afdelinger kunne i regnskabsåret dække forbrug til vedligeholdelse af egne henlæggelser. Kun en afdeling afdeling 11 - har ikke øget opsparingen, hvilket skyldes udgifter til etablering af molok. Der resterer kun 1 afdeling, afdeling 3, med trappestigning i henlæggelserne, og dette forventes at være udlignet i budget 18/19. Afdelingen afdrager på et ældre renoveringslån, derfor har de en ekstra udgift, der har nødvendiggjort den længere periode med trappestigning. Lånet er færdigafdraget inden for 5 år. Vedrørende henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning er der kun en afdeling, afdeling 16, der har lavt henlæggelsesniveau, og det er reguleret i budget 16/17. Der er generelt fokus på dette. Kun 3 afdelinger har haft behov for at henlægge til istandsættelse i året, da resten af afdelingerne skønnes at have tilstrækkelige henlæggelser. Der er altid fokus på niveauet ved budgetlægning. 4. Afdelinger til nærmere drøftelse Afdeling 1: Revisor bemærker, at afdelingens henlæggelser ikke er fuldt ud likvide. Administrationen oplyser, at renoveringen er afsluttet og trækningsretten er taget hjem i henhold til proceduren, så henlæggelserne er likvide nu. Et tidligere renoveringsarbejde er finansieret med variabel rente i realkredit. Ved omlægning vil det blive konverteret til et fastforrentet lån. Det er der opmærksomhed på. Bjellerupparken: Status: Formanden oplyser, at den oprindelige tidsplan er forlænget efter renovering af de første to opgange. Den nye tidsplan overholder stort set tidsplanen, da mindre forsinkelser forventes indhentet. Projektet forventes afsluttet 15. november Der er ikke mange beboerklager, og de udfordringer, der opstår, håndteres ved løbende dialog. Der er et højt informationsniveau til beboerne, da det har stor betydning for tilfredsheden med forløbet.

4 Der er ansat en halv stilling fra ejendomsfunktionen til håndtering af dialog mellem alle parter i projektet. Dette finansieres af projektet. Administrationen holder fokus på fraflytninger mm. i forbindelse med projektet. Fraflytningen er steget markant i starten af 2016, men tendensen er aftagende i sidste halvår af 2016, så det er positivt. Det forventes at falde til niveauet som før renovering, når projektet er afsluttet. En del af udfordringen vurderes også at være, at der er sket en ændring af beboersammensætningen inden for det sidste halve-hele år, som også vurderes at have givet en større fraflytning. Der har også været enkelte sager med anvisning, hvor det har givet utryghed blandt eksisterende beboere, at der er flyttet en beboer ind, som har vanskeligt ved at bo i blandt andre. Det er et arbejde, som den boligsociale enhed arbejder med. Administrationen er i dialog med den boligsociale enhed om dette. Der er generel fokus på dette i hovedbestyrelse og der er en god dialog. Driftscenteret: Driftscenteret er taget i brug i foråret 2016, og der er tilfredshed med dette. Det giver et øget serviceniveau for hele boligorganisationen. Revisor bemærker, at det lån, der er ydet fra dispositionsfonden til driftscenteret, er rente- og afdragsfrit. Administrationen har udarbejdet et notat, hvor der redegøres for baggrunden for dette. Administrationen vurderer, at det er korrekt at yde lånet på disse betingelser. Den største del af driftscenteret er finansieret via trækningsretten, mens den resterende del finansieres via et rente- og afdragsfrit lån i 10 år, hvorefter lånet afdrages over de næste 20 år, så det er tilbagebetalt efter 30 år. Tilsynet har efter mødet fået tilsendt notat vedr. finansiering af driftscenteret. Tilsynet vil gennemgå notatet og derefter vurdere, om der er behov for yderligere dialog omkring dette punkt. Afd. 10: Børneinstitutioner, Tjærbyvej 47 Status i kommunen er, at børnehaven ikke skal anvendes mere, mens driftsaftalen med vuggestuen gerne vil bibeholdes. Der er aftalt et møde i starten af november mellem Inge Saugbjerg, Ejendomsservice og Dorte Brøns, daginstitutionsområdet fra Randers Kommune og administrationen i RandersBolig ved Berit Rudbeck og Susanne Kyra Jensen. Forslaget fra boligorganisationen og administrationen er, at der laves en handleplan for hvilke beregninger, der skal foretages, så der alene regnes på de forslag, der er politisk opbakning til ved kommunen. Der vil efterfølgende være en proces, hvor bestyrelsen og kommunen skal godkende politisk, og muligvis også Civilstyrelsen, da det er en selvejende institution. Hovedbestyrelsen oplyser, at boligorganisationen eventuelt kunne være interesserede i at bygge nye boliger på grunden, og dette kunne derfor være en del af forhandlingerne. Tilsynet vil gerne holdes løbende orienteret om processen.

5 Revisor bemærker, at de matrikulære forhold er forkerte. Administrationen oplyser, at der er igangsat et arbejde med at få dette korrekt registreret. Tinglysningen har ikke dokumentation for en afdelingssammenlægning tilbage i 1960 erne, hvorfor der formelt skal ske en ny behandling af sammenlægning. Det forventes at være på plads i regnskabet 2016/2017. Afdeling 11: Revisor bemærker, at ejendommens anskaffelsessum er tillagt omkostninger i forbindelse med konvertering af det oprindelige lån. Administrationen oplyser, at omkostningerne ved konvertering lægges oven i anskaffelsessummen, når det er det oprindelige lån, der konverteres. Det sker relativt sjældent, da støttede lån ikke kan konverteres. Der var en stor besparelse ved konverteringen for afdelingen. Afdeling 12: Projektet med tagrenovering er stort set færdig. Der er afslutningsforretning den 11. oktober Revisor bemærker, at der er lyst et ejerpantebrev i afdelingens ejendom. Ejerpantebrevet er bortkommet, og der er igangsat en mortifikation af dette. Det forventes afsluttet om ca. 1-1½ år fra dato. 5.Eventuelt Intet under eventuelt.