Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 22. februar 2011, kl. 19.00 i Tingstedet, Valmuens Kvarter 31, 2990 Nivå Til stede: Afbud: Fra KAB: Indholdsfortegnelse 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 16. november 2010...3 2. Referat fra repræsentantskabsmødet den 8. december 2010...3 3. Revisionsprotokol...3 4. Bestyrelsens sammensætning...3 5. Repræsentantskabets sammensætning...4 6. Valg af personlig suppleant...4 7. Meddelelser fra formanden...5 8. Budget Mergeltoften I og V, Byvejen og Niverødgård...5 Sager til beslutning...6 9. Vedtægter...6 10. Udbudsreglerne og KAB s indkøbspolitik...7 11. Bestyrelsesseminar...8 12. Rygepolitik...9 Sager til orientering...10 13. Tilbagebetaling af ejendomsskat...10 1/22
14. Udbud af rammeaftaler på totalrådgivning...10 15. Ny personalepolitik for ansatte i boligorganisationerne og i KAB...12 16. Overenskomst for ejendomsfunktionærer 2010-2012...12 17. Overenskomst for gartnere 2010-2012...13 18. Tab på debitorer ved fraflytning i afdelingerne...14 19. Nyt fra ejendomskontoret...15 20. Nyt fra afdelingerne...16 21. Beboerklagenævnssager...19 22. Selskabets økonomiske situation Investeringsforeninger 4. kvartal 2010...19 23. Overskudslikviditet...20 24. Kommende møder i 2011...21 25. Eventuelt...21 26. Referat fra mødet fortrolighed...21 Bilag 1: Udbudsreglerne og KAB s indkøbspolitik...8 Bilag 2: Udbud af rammeaftaler på totalrådgivning...11 Bilag 3: Livsbalancepolitik for KAB og de KAB administrerede boligorganisationer...12 Bilag 4: Notat vedrørende mangler - Niverødgård...19 Bilag 5: Oversigt beboerklagenævnssager...19 2/22
1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 16. november 2010 Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 16. november 2010 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 30. november 2010. at referatet godkendes og underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet, og formanden underskrev efterfølgende samme. 2. Referat fra repræsentantskabsmødet den 8. december 2010 Referat af repræsentantskabsmødet den 8. december 2010 er udsendt til repræsentantskabet den 17. december 2010. at referatet godkendes og underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet, og formanden underskrev efterfølgende samme. 3. Revisionsprotokol Der er ikke sket indførelser i revisionsprotokollen siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 4. Bestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har følgende sammensætning: Formand Næstformand John Olsen Henrik Harsberg John Resting 3/22
Linda Storgaard Pia Jespersen Tove Larsen Vivi Stormbach Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5. Repræsentantskabets sammensætning Repræsentantskabet har herefter følgende sammensætning: Rikke Bjerregaard Helge From Helle Bjørklund Henrik Harsberg John Olsen John Resting Linda Storgaard Nick Olesen Ole Olsen Per Rothgarn Pia Jespersen Tove Larsen Vivi Stormbach Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med den kommentar, at Niverødgård har adgang til at vælge en repræsentant. 6. Valg af personlig suppleant Kai Bang har ønsket at udtræde som suppleant for Linda Storgaard i organisationsbestyrelsen. 4/22
at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning, og at der ikke på nuværende tidspunkt finder nyvalg sted. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 7. Meddelelser fra formanden På mødet vil selskabets formand John Olsen orientere om relevante forhold. John Olsen orienterede om, at KAB har redigeret Håndbog om almene boliger. Der i den nye udgave indeholder seneste lovgivningsmæssige ændringer på området. Bogen er tilsendt organisations- og afdelingsbestyrelsesformænd. Henrik Harsberg ønskede et yderligere eksemplar til Niverød IV s bestyrelseslokale. 8. Budget Mergeltoften I og V, Byvejen og Niverødgård Mergeltoften I og V, Byvejen og Niverødgård har ikke valgt afdelingsbestyrelse. Budget for 2011-12 fremsendes til organisationsbestyrelsens formand og næstformand til behandling og godkendelse. Materialet vil blive fremlagt på organisationsbestyrelsesmødet i maj2011. at budgetter for 2011/2012 for afdelingerne Mergeltoften I og V samt for Byvejen og Niverødgård behandles og godkendes af boligorganisationens formand og næstformand. Budgetforslag for alle boligorganisationens afdelinger vedlægges referatet. 5/22
Sager til beslutning 9. Vedtægter Fredensborg Kommune har i brev kommenteret boligorganisationens vedtægter med de ændringer, der blev besluttet på repræsentantskabsmødet den 2. december 2010. Kommunens kommentarer knytter sig til følgende paragraffer i vedtægterne. 4, stk. 2: Repræsentantskabet består af boligorganisationens bestyrelse, 1 repræsentant for hver afdeling med boliglejemål og yderligere 2 repræsentanter for hver afdeling med mere end 200 boliglejemål, jf. 10 og 13. De afdelingsvalgte repræsentantskabsmedlemmer skal være boliglejere eller myndige husstandsmedlemmer til boliglejere i den pågældende afdeling. Formanden for boligorganisationens bestyrelse er tillige formand for repræsentantskabet. Ved stemmelighed tæller formandens stemme for 2. 6, stk. 1: Det ordinære repræsentantskabsmøde indkaldes af formanden med mindst 4 ugers varsel ved brev til samtlige repræsentantskabsmedlemmer. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. Endelig dagsorden fremsendes senest 1 uge forud for mødet. 6, stk. 3: Adgang til repræsentantskabets møder har alle repræsentantskabets medlemmer. Organisationsbestyrelsen træffer nærmere bestemmelse om, i hvilket omfang andre har adgang til repræsentantskabets møder. Organisationsbestyrelsen kan som gæster invitere repræsentanter for offentlige myndigheder og institutioner samt andre personer med særlig interesse for bygge- og boligområdet til at deltage i repræsentantskabsmødet. 12, stk. 1: Organisationsbestyrelsesmøde indkaldes af formanden, eller i dennes fravær af næstformanden, når der skønnes at være behov herfor, samt når 3 medlemmer af bestyrelsen anmoder herom. Udover bestyrelsesmedlemmerne har tillige repræsentanter for administrationsselskabet, revisor og andre af bestyrelsen inviterede adgang til bestyrelsens møder, dog uden stemmeret. Dagsordenen for bestyrelsesmødet gøres tilgængelig for boligorganisationens lejere samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om s vedtægter. 6/22
Fredensborg Kommunes kommentarer blev taget til efterretning. De kommenterede paragraffer får på denne baggrund følgende ordlyd: 4, stk. 2: Repræsentantskabet består af boligorganisationens bestyrelse, 1 repræsentant for hver afdeling med boliglejemål og yderligere 2 repræsentanter for hver afdeling med mere end 200 boliglejemål, jf. 10 og 13. De afdelingsvalgte repræsentantskabsmedlemmer skal være boliglejere eller myndige husstandsmedlemmer til boliglejere i den pågældende afdeling. Formanden for boligorganisationens bestyrelse er tillige formand for repræsentantskabet. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. 6, stk. 1: Det ordinære repræsentantskabsmøde indkaldes af formanden med mindst 4 ugers varsel ved brev til samtlige repræsentantskabsmedlemmer. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. Endelig dagsorden påført indkomne forslag fremsendes senest 1 uge forud for mødet. 6, stk. 3: Adgang til repræsentantskabets møder har alle repræsentantskabets medlemmer. Organisationsbestyrelsen træffer nærmere bestemmelse om, i hvilket omfang andre har adgang til repræsentantskabets møder. Organisationsbestyrelsen kan som gæster uden stemmeret invitere repræsentanter for offentlige myndigheder og institutioner samt andre personer med særlig interesse for bygge- og boligområdet til at deltage i repræsentantskabsmødet. 12, stk. 1: Organisationsbestyrelsesmøde indkaldes af formanden, eller i dennes fravær af næstformanden, når der skønnes at være behov herfor, samt når 2 medlemmer af bestyrelsen anmoder herom. Udover bestyrelsesmedlemmerne har tillige repræsentanter for administrationsselskabet, revisor og andre af bestyrelsen inviterede, adgang til bestyrelsens møder, dog uden stemmeret. Dagsordenen for bestyrelsesmødet gøres tilgængelig for boligorganisationens lejere samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. Der orienteres på førstkommende organisationsbestyrelsesmøde om Fredensborg Kommunes kommentarer til vedtægternes 4, stk. 2 (formandens stemme). De ændrede vedtægter fremlægges til godkendelse på førstkommende repræsentantskabsmøde. 10. Udbudsreglerne og KAB s indkøbspolitik Med indførelsen af EU s kontroldirektiv, der nu er omsat til lov i Danmark, er det nu nødvendigt at sikre fokus på boligorganisationers og afdelingers indkøb af varer og tjenesteydelser. 7/22
Med kontroldirektivet kan Konkurrencestyrelsen på eget initiativ undersøge, hvorvidt reglerne om annoncering og udbud af indkøb af varer og tjenester overholdes. Overholdes reglerne ikke, kan organisationsbestyrelsen i sidste ende holdes ansvarlig, og sanktionen vil i givet fald være en bøde. Reglerne kan sikres overholdt på to måder. Enten kan der i forbindelse med indkøb af varer og tjenester i afdelingerne i hvert enkelt tilfælde annonceres eller afholdes udbud i henhold til gældende regler, eller også kan KAB s rammeaftaler for indkøb benyttes. I vedlagte bilag er reglerne for annoncering og udbud nærmere beskrevet, og der redegøres ligeledes for KAB s fælles indkøbsaftaler. KAB har desuden orienteret de driftsansvarlige på ejendommene om de retningslinjer, der gælder for indkøb og om indkøbsaftalerne. Indkøbsaftalerne er indeholdt i de nuværende administrationsaftaler, og fra 2011 vil de også være en del af KAB s Lille Pakke. Det lokale personale orienteres løbende om aftalerne og om reglerne for udbud og annoncering. Bilag 1: Udbudsreglerne og KAB s indkøbspolitik at organisationsbestyrelsen anbefaler afdelingerne og det lokale driftspersonale at anvende fællesindkøbsordningerne, hvor det er hensigtsmæssigt, for at opnå de mulige rabatter og effektivisering samt for i højere grad at sikre overholdelse af udbudspligten Organisationsbestyrelsen anbefalede afdelingerne og det lokale driftspersonale at anvende fællesindkøbsordningerne, hvor det er hensigtsmæssigt, for at opnå de mulige rabatter og effektivisering samt for i højere grad at sikre overholdelse af udbudspligten. 11. Bestyrelsesseminar På repræsentantskabsmødet den 8. december 2010 blev det ønsket, at det tidligere aflyste bestyrelsesseminar bliver afholdt forår/forsommer 2011. Tidligere seminarer har været afholdt for en deltagerkreds bestående af organisationsbestyrelsesmedlemmer, afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter til bestyrelserne. at organisationsbestyrelsen drøfter seminarets tema(er), seminarets varighed, dato for seminarets afholdelse samt deltagerkredsen. 8/22
Seminaret blev fastsat til den 14. maj 2011 fra kl. 9.00, med morgenkaffe fra kl. 8.30 9.00. Seminaret afsluttes med et aftenmåltid. Boligorganisationens Handleplan og formålsbeskrivelser, procedure i forbindelse med flyttesager, samt procedure ved husordenssager vil være temaer på seminaret. John Olsen vil sammen med administrationen udarbejde endeligt program. Deltagerkredsen er alle organisations- og afdelingsbestyrelsesmedlemmer samt alle suppleanter. 12. Rygepolitik Organisationsbestyrelsen har tidligere drøftet en rygepolitik for alle ansatte i. Drøftelsen er ikke blevet protokolleret. På den baggrund fremlægges atter følgende forslag til rygepolitik. Af hensyn til de ansattes sundhed ønsker, at begrænse rygning på arbejdspladsen mest muligt, sådan at medarbejderne i videst muligt omfang kan færdes i et røgfrit arbejdsmiljø. Derved forebygges sundhedsskadelige effekter af passiv rygning og forebygges, at nogle ufrivilligt kan udsættes for passiv rygning. Målet med denne rygepolitik er at begrænse rygning, samt at arbejde mod et røgfrit arbejdsmiljø og indtil da at skabe nogle rammer, hvor der udvises gensidigt hensyn til rygere og ikke-rygere. Det er aftalt, at der i s afdelinger må ryges følgende steder: I dertil indrettede rygekabiner/rygerum, hvis det bliver besluttet at indføre sådanne. Ellers er rygning kun tilladt udendørs. Der må ikke ryges følgende steder: - Ejendomskontorer, varmemesterkontorer og lign. - Mødelokaliteter og fælleslokaler lægger stor vægt på et sundt arbejdsmiljø, hvorfor det hermed indskærpes, at overtrædelse af rygepolitikken kan få konsekvenser for din ansættelse. Først gives en skriftlig påtale og dernæst en skriftlig advarsel. I sidste ende kan tilsidesættelse af nærværende rygepolitik medføre opsigelse. at organisationsbestyrelsen godkender den fremlagte rygepolitik. Organisationsbestyrelsen godkendte den fremlagte rygepolitik. 9/22
Sager til orientering 13. Tilbagebetaling af ejendomsskat har, som en række andre boligselskaber i KAB-fællesskabet, truffet aftale med Fa. Rafn & Søn, om at undersøge om afdelingerne har indbetalt for meget ejendomsskat og i givet fald, rejse krav om tilbagebetaling. Fredensborg Kommune gjorde sig ved årsskiftet bemærket ved at meddele, at kommunen ikke ville tilbagebetale alle beløb, på trods af at vurderingsankenævnet havde givet Rafn & Søn / medhold i, at der havde fundet ukorrekte høje indbetalinger sted. Fredensborg Kommune har efterfølgende ændret holdning og har meddelt at alle ukorrekte indbetalinger i denne sammenhæng vil blive tilbagebetalt. Niverød VI har til dato fået tilbagebetalt over 500.000 kr. i for meget betalt ejendomsskat. Der er fortsat forhold der ikke er afklaret. Administrationen vil på kommende organisationsbestyrelsesmøde give en samlet redegørelse over forløbet. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 14. Udbud af rammeaftaler på totalrådgivning Baggrund På baggrund af boligorganisationens beslutning om at tilslutte sig de kommende rammeaftaler om teknisk rådgivning, skal vi hermed orientere om det gennemførte forløb. Som tidligere oplyst ønskede vi at udbyde totalrådgivningen i 4 kategorier. Der var overvejelser om at opdele renoveringsdelen i større sager og i mindre sager, såfremt Kammeradvokaten mente, det var en lovlig fremgangsmåde. Det blev bekræftet, og der er herefter foretaget udbud i følgende kategorier: 1. Totalrådgivning ved nybyggeri 2. Totalrådgivning ved renovering, større sager 3. Totalrådgivning ved renovering, mindre sager 4. Bygherrerådgivning Der er efter udbuddet underskrevet aftaler med syv vindere indenfor hver af kategorierne 1, 2 og 4, og med 10 vindere indenfor kategori 3. 10/22
I vedlagte bilag redegøres der for processen omkring udbuddet og de vindende rådgivere fordelt på ovennævnte kategorier. Bilag 2: Udbud af rammeaftaler på totalrådgivning Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning, dog således, at bestyrelsen ønskede en uddybning af indholdet i punkt 4. Bygherrerådgivning. Følgende kan i denne sammenhæng oplyses: Bygherrerådgivning benyttes primært i nybyggerisager, hvor bygherren kontraherer direkte med en totalentreprenør. En sådan totalentreprise er udmærket ved, at entreprenøren har indeholdt den tekniske rådgivning udført af arkitekt og ingeniør i underentreprise. Det betyde, at bygherren ikke har direkte kontrakt med de tekniske rådgivere, og derfor har brug for en rådgiver, der kan rådgive bygherren direkte. En bygherrerådgivers opgave er typisk: at forestå prækvalifikation af entreprenører at udarbejde funktionsbaseret bygge- og udbudsprogram for en totalentreprise at vurdere de indkomne tilbud at udarbejde oplæg til kontrakt at forestå bygherretilsyn med de udførte arbejder - det være sig både kontrol af projektering, udførelse og byggeledelse at repræsentere bygherren overfor entreprenøren ved afleveringen at påse at mangelafhjælpning går som planlagt at være bygherrens nære tekniske rådgiver overfor totalentrepriseteamet igennem hele byggeperioden. I modsætning hertil repræsenterer byggeforretningsføreren bygherren med hele den administrative juridiske og økonomisk styring af sagen blandt andet ved: at forestå grundkøb at forestå den støttetekniske myndighedskontakt i form af støtteansøgninger at etablere midlertidig og endelig finansiering at sikre at udbudsforhold overfor egne kontraktsparter er overholdt at sikre bygherrens forsikringsforhold at agere sekretariatsbistand overfor den af bygherren nedsatte følgegruppe Forretningsføreren udfører ikke teknisk rådgivning. 11/22
15. Ny personalepolitik for ansatte i boligorganisationerne og i KAB En ny personalepolitik (livsbalancepolitik) for ansatte i KAB-administrerede boligorganisationer og i KAB er godkendt i KAB s fælles samarbejdsorgan, Det fælles Virksomhedsnævn. Politikken er forinden behandlet og godkendt i såvel Det decentrale som Det centrale Virksomhedsnævn. har godkendt, at KAB bemyndiges til at forhandle fælles personalepolitikker på boligorganisationens vegne, og den nye politik trådte i kraft med virkning fra godkendelsesdatoen. Målet med livsbalancepolitikken er at have fokus på, at medarbejderne i forskellige faser i livet, af personlige årsager, eller af helbredshensyn kan have særligt behov for arbejdsfleksibilitet i perioder af arbejdslivet. Politikken skal medvirke til at øge balancen mellem arbejdslivet og privatlivet i de forskellige livsfaser. Politikken har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for boligorganisationen. Bilag 3: Livsbalancepolitik for KAB og de KAB administrerede boligorganisationer Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 16. Overenskomst for ejendomsfunktionærer 2010-2012 BL og ESL har indgået en overenskomstaftale, som er 2-årig og dækker perioden 2010 2012. Aftalen dækker alle ejendomsfunktionærer i boligorganisationerne. Det samlede overenskomstresultat for perioden giver en samlet lønstigning på 3,60 % og fordeler sig således: 12/22
Emne: 2010 2011 I alt Lønregulering 1,40 % 1,40 % 2,80 % Seniorordning 0,30 % 0,30 % Barsel, familieorlov m.m. 0,20 % 0,20 % Decentral løn 0,30 % 0,30 % I alt 1,90 % 1,70 % 3,60 % Som det fremgår af tabellen, er der denne gang udlagt 0,3 % af lønsummen til lokal forhandling. I lighed med tidligere vil KAB sikre, at forhandlingerne gennemføres i dialog med de enkelte boligorganisationer. I et forsøg på at sikre, at boligorganisationerne koordineret godkender forskellige mærkesager bragt i forslag af ESL på tværs af de administrerede boligorganisationer, foreslås det, som ved senest hovedoverenskomst for periode 2007-2010, at KAB på vegne af alle boligorganisationer forhandler en fælles aftale om fordeling af lønsummen på 0,3 % med ejendomsfunktionærernes fællesklub i KAB på vegne af alle ansatte ejendomsfunktionærer i de administrerede boligorganisationer. Denne hovedoverenskomst skal ikke længere tiltrædes i de fleste boligorganisationer, da dette allerede er sket i forbindelse med aftalens indgåelse mellem BL og ESL. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17. Overenskomst for gartnere 2010-2012 BL og 3F (Fagligt Fælles Forbund) har indgået en overenskomstaftale, som er 2-årig og dækker perioden 2010 2012. Aftalen dækker alle faglærte gartnere og ansatte med tilsvarende faglært grøn uddannelse samt gartnermedhjælpere/gartnerassistenter i boligorganisationerne. Det samlede overenskomstresultat for perioden giver en samlet lønstigning på 3,60 % og fordeler sig således: 13/22
Emne: 2010 2011 I alt Lønregulering 1,00 % 1,20 % 2,20 % Valgfri ordning 1,00 % 1,00 % Seniorordning 0,30 % 0,30 % Barsel, familieorlov m.m. 0,10 % 0,10 % I alt 1,40 % 2,20 % 3,60 % Som det fremgår af tabellen, er der ved denne første regionale overenskomst for gartnerarbejde ikke aftalt lønsum til lokal forhandling. Det er væsentlig at pointere, at i forhandlingerne med 3F, har BL s overenskomstudvalg sikret, at gartnere ansat på ejendomsfunktionæroverenskomsten forbliver på denne med mindre alle parter er enige om en overførsel til den ny gartneroverenskomst. Derfor vil der i løbet af de kommende måneder blive undersøgt og taget stilling til, om nogle ejendomsfunktionærer fremadrettet vil være dækket af Overenskomst for gartnere. Denne overenskomst skal ikke tiltrædes i de enkelte boligorganisationer, da dette allerede er sket i forbindelse med aftalens indgåelse mellem BL og 3F. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18. Tab på debitorer ved fraflytning i afdelingerne Som følge af en øget tendens til tab på debitorer ved fraflytning i afdelingerne, har der været en dialog mellem revisorerne og KAB om anvendt praksis i forbindelse med vurdering af tab på fraflyttere til inkasso. Der er opnået enighed om at anvende følgende metoder ved bogføring, budgetfastlæggelse og regnskabsudarbejdelse. Skærpet praksis for bogføringen af eventuelt tabsgivende debitorer ved fraflytning Når fraflytters adresse er ukendt i en flyttesag, registreres flyttesagens udestående straks på kontoen for fraflyttere til inkasso. Herved sikres, at udgiften fremstår som potentielt tabsgivende i afdelingens regnskab, uagtet at sagen ikke er afsluttet overfor skyldneren. 14/22
Ved denne arbejdsgangsændring vises et mere realistisk billede af de potentielt tabsgivende sager. Det skal dog bemærkes, at KAB fortsat har fokus på at inddrage eventuelle udeståender, som en fraflytter skylder boligorganisationen på fraflytningstidspunktet. Budgetlægningspraksis I forbindelse med budgetlægning henlægges der, så der minimum er henlagt 75 % af bogført tilgodehavende hos fraflyttere til inkasso på budgettidspunktet. Regnskabspraksis I forbindelse med udarbejdelse af årsregnskab vurderes henlæggelsens størrelse på statustidspunktet. Hvis status viser, at henlæggelse til tab på fraflyttere på trods af ovenstående er mindre end 75 % af det faktiske tilgodehavende hos fraflyttere til inkasso, vurderes det, om der skal foretages en ekstraordinær henlæggelse for at opnå balance mellem henlæggelsens størrelse og inkassokontoen. Man kan tillige vælge at undlade at dække allerede konstaterede tab fuldt ud for at opnå førnævnte balance. Det vil i nogle tilfælde medføre et driftsunderskud, som efterfølgende skal afvikles efter reglerne for afvikling af underskud. I disse tilfælde kontakter forretningsføreren revisor med henblik på en drøftelse af, om situationen giver anledning til en bemærkning eller et forbehold i revisors påtegning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med den kommentar fra Henrik Harsberg, at han gerne til førstkommende afdelingsmøde vil have en uddybet beskrivelse af praksis i forbindelse med eventuelt tabsgivende debitorer. 19. Nyt fra ejendomskontoret Fysisk arbejdspladsvurdering Den 25. november 2010 og 1. februar 2011 er ejendomskontoret og arbejdspladserne rundt i afdelingerne blevet besigtiget af arbejdsmiljøkonsulent Lisbet Korsager. Konsulenten havde samtaler med flere af medarbejderne og spurgte blandt andet ind til psykisk arbejdsmiljø. Arbejdspladsen blev gennemgået med fokus på lokale- og velfærdsforhold, indeklima, kemikalier og ergonomi. Efterfølgende er der udarbejdet en rapport, hvor der skal ske/ er sket opfølgning på følgende områder: 15/22
Selskabets rygepolitik skal forefindes i arbejdsmiljøhåndbogen. Stiger som ikke er korrekt mærket og gammel brændstofemballage er kasseret, og der er indkøbt nye dunke med korrekt mærkning. Hvad angår det psykiske arbejdsmiljø, så er det med reviderede stillingsbeskrivelser forsøgt, at fordele sol og vind mere ligeligt blandt alle medarbejdere. Men pga. de mange flyttesager (15,7 % af boligerne), renovering af Niverød IV samt implementering af to nye afdelinger, er der fortsat meget travlhed og et stort arbejdspres på det administrative personale. Ledelsen på ejendomskontoret er opmærksomme på problemerne og afventer, at ovenstående er faldet på plads således, at der i nær fremtid bliver tid og ro til at løse arbejdsopgaverne. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med følgende kommentarer: I forbindelse med status på individuelle moderniseringer af køkkener blev foreslået, at der udarbejdes et spørgeskema, der kan registrere frafald. Administrationen vil udarbejde og udsende dette. Organisationsbestyrelsen ønskede oplyst, hvor mange køkkener der samlet er blevet renoveret både ved individuel modernisering og ved råderet. I Niverød III har beboerne, som råderetssag, udskiftet køkken i 13 boliger. 51 køkkener er udført som individuel forbedring. Herudover har afdelingen betalt for nyt køkken i 3 flytteboliger. I alt er 67 køkkener nye. I Niverød IV har beboerne, som råderetssag, udskiftet køkken i 11 boliger. 13 køkkener er udført som individuel forbedring. Ejendomskontoret er ikke bekendt med køkkenudskiftninger udført på afdelingens regning. I alt er 24 køkkener nye. 20. Nyt fra afdelingerne Niverød III og IV Status på individuel modernisering af køkkener For at få afsluttet denne runde af individuelle køkkenmoderniseringer, har samtlige tilmeldte beboere fået meddelelse om, at der pr. 1. februar 2011 vil blive lukket for nye projekter i denne omgang. Ud af 51 tilsagn er der i Niverød III blevet udført 21 nye køkkener, og i Niverød IV er der blevet udført 13 nye køkkener. 16/22
De sidste igangværende moderniseringssager forventes afsluttet ultimo marts, og endelig afslutning af byggesagen med nye banklån, meddelelse om huslejeforhøjelse m.m., forventes effektueret inden nyt regnskabsår. Fogedsagen Mariehøj 271 Boligretssagen startede oprindeligt fordi vi mener, at skimmel i boligen er opstået med baggrund i brugerrelateret adfærd. Lejemålet blev opsagt med baggrund heri, og lejer gjorde indsigelse, hvorfor sagen skulle afgøres i boligretten. Beboeren er også i restance. I fogedretten har han gjort indsigelse over ophævelsen i den forbindelse, og derfor endte denne sag også i boligretten. Boligretten gav os medhold, og lejer ankede denne afgørelse til Landsretten, som ved dom den 2. februar 2010 stadfæstede fogedrettens kendelse. Torsdag den 3. februar blev der afsagt dom angående skimmelsagen i boligretten. Thi kendes for ret: Nezamunddin Spanta tilpligtes senest den 21. februar 2011 at fraflytte lejemålet Mariehøj 271, 2990 Nivå. Inden 14 dage betaler statskassen sagsomkostninger med 86.070,75 kr. Karlebo Boligselskab, afdeling Niverød IV, v/kab. Advokat Søren Lund har følgende kommentar til dommen: Dommeren har behændigt undladt at tage stilling til, hvorvidt årsagen til forekomsten af skimmelsvamp er adfærdsbetinget, eller en følge af ejendommens indretning. Dommeren har således alene taget stilling til ophævelsen i medfør af 90, stk. 1 nr. 3. (adgang til boligen) Henset til Landsrettens første kendelse er der ikke umiddelbart nogen grund til at anke dommen til Østre Landsret. Det bemærkes dog, at som følge af rettens præmisser er der ej heller taget stilling til, hvorvidt der vil kunne gøres krav gældende overfor lejeren på omkostninger til istandsættelse af lejemålet som følge af skimmelsvamp. Det kan på denne baggrund næppe helt udelukkes, at modparten anker dommen, men da lejeren ikke kan forvente at få fri proces i ankesagen, vil de økonomiske konsekvenser af en ankesag formentlig afholde lejeren fra at anke dommen. Set fra afdelingens side er spørgsmålet om ansvaret for skimmelsvampeforekomsten givetvis mere af teoretisk interesse, idet jeg ikke påregner, at der er mulighed for at inddrive noget krav hos lejeren. Hvis jeg ikke senest tirsdag den 8. februar har modtaget en tilkendegivelse om, at lejeren fraflytter indenfor en ganske kort frist, indgiver jeg begæring til fogedretten om udsættelse på baggrund af landsrettens kendelse. 17/22
Bofællesskabet Byvejen På repræsentantskabsmødet den 8. december 2010 blev rejst spørgsmål i forbindelse med muligheden for erstatning i forbindelse med udgifter til udbedring af de konstaterede skader i afdelingens badeværelser. Det skal i den sammenhæng oplyses, at Byggeskadefonden ved skader der har fået tilsagn om hel eller delvis dækning fra Byggeskadefonden i skadebekendtgørelsen, oplyser at fonden indtræder i boligorganisationens ret til erstatning. Administrationen vil på organisationsbestyrelsesmødet yderligere orientere om aktuelle forhold i forbindelse med renoveringen af Boligafdelingens badeværelser. Mergeltoften V Orientering om det kolde brugsvand Driftspersonalet ved ejendomskontoret har efter årsskiftet foranstaltet en undersøgelse af det kolde brugsvand i Mergeltoften V. Undersøgelsen blev iværksat på baggrund af en mistanke om, at temperaturen på det kolde brugsvand var for høj og at det tog for lang tid før vandet blev acceptabelt køligt. Undersøgelsesrapporten fra SBMI (Skandinavisk Bio-Medicinsk Institut) og en bakteriel analyse af vandet viste, at der var moderate, men uacceptable forekomster af legionella bakterier i en straks aftapning fra den fjerneste bolig (længste rørføring). Der bruges åbenbart meget lidt vand i nogle af lejemålene, og dermed kan det kolde vand blive opvarmet i en sådan grad, at der kan forekomme legionella i moderat omfang. Det fremgår yderligere af undersøgelsen, at brugsvandet i Mergeltoften ellers generelt er i orden og acceptabelt, også hvad angår det varme brugsvand, bakterie indehold og temperaturer. Mergeltoftens beboere er i risikogruppen for at kunne få legionærsyge. KAB opfatter derfor forholdet som alvorligt. Man kan drikke vand med legionella uden at blive syg. Det smitter alene ved indånding af vandpartikler med legionella. For yderligere interesse henvises til KAB s hjemmeside, hvor en sag om legionella indgående beskrives. Straks analysen forelå, blev sundhedspersonalet og beboerne varskoet og informeret om forholdene og de nødvendige, fornødne forholdsregler der skal tages. KAB byggesupport har holdt det første møde med rådgiveren og entreprenøren der har udført arbejdet. Entreprenøren har i begyndelsen af uge 6 gennemgået bebyggelsen for at kontrollere isoleringen omkring og placeringen af rørene. Entreprenøren er nu af den antagelse, at det varme brugsvandsrør og koldtvandsrøret ligger for tæt op ad hinanden og han vil i løbet af ugen, rette på rørføringen. Herefter må vandet igen kontrolleres. 18/22
Niverødgård Byggetekniske forhold På repræsentantskabsmøde den 8. december 2010 blev byggetekniske forhold i Niverødgård drøftet. Repræsentantskabet udtrykte ønske om, at der blev udarbejdet en redegørelse om byggeriets mangler og afslutning. KAB/byggeri og teknik ved Flemming Stagis har i den forbindelse udarbejdet notat der vedlægges som bilag. Bilag 4: Notat vedrørende mangler - Niverødgård Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 21. Beboerklagenævnssager Der vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden 2008-2011. Bilag 5: Oversigt beboerklagenævnssager Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 22. Selskabets økonomiske situation Investeringsforeninger 4. kvartal 2010 Den kvartalsvise rapportering indeholder nedenstående investeringsforeninger: Danske Capital SEB Asset Management Nykredit Portefølje I rapporten er en samlet opfølgning på det foregående kvartal for alle investeringsforeningerne og den enkelte rådgivers forventning til det kommende kvartal. 19/22
Den kvartalsvise rapportering fra KAB investeringsforeninger sker elektronisk, og vil hvert kvartal blive vist på KAB//Fællesskabet, under Produkter KAB investeringsforeninger. I Danske Capital har værdiudvikling/afkast i 2010 været på 4,70 %. I 2009 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 5,90 %. I SEB har værdiudvikling/afkast i 2010 været på 5,20 %. I 2009 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 6,20 %. I Nykredit har værdiudvikling/afkast i 2010 været på 5,00 %. I 2009 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 5,60 %. Resultatet for 2010 endte lavere end de foregående år, i det sidste kvartal af 2010 endte med en negativ værdiudvikling på ca. 1,60 % for porteføljeforvalterne grundet frygten for inflation og stigende renter. Indre værdier Danske Capital Nominel beholdning 25. januar 2011 (kurs 100) Indre værdi 30. juni 2010/ 29. september 2010 Indre værdi 25. januar 2011 9.150.376 107,70 107,14 SEB 9.638.100 104,25 103,72 Nykredit 1.551.200 107,44 105,14 Ændring af indre værdi -0,56%- point -0,53%- point -2,30%- point Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 23. Overskudslikviditet På organisationsbestyrelsesmødet den 2. december 2010 drøftede organisationsbestyrelsen overordnede forhold i forbindelse med overskudslikviditet. Administrationen vil på mødet orientere om forhold i den forbindelse. 20/22
Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med den kommentar, at det vil øge overblikket, såfremt der også anvendes grafer i fremstillingen. 24. Kommende møder i 2011 Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 3. maj 2011 Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 27. september 2011 Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 15. november 2011 Repræsentantskabsmøde torsdag den 17. november 2011 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 25. Eventuelt John Resting omtalte problemer i forbindelse med parkering på den offentlige vej mod ejendomskontoret og skolen. Der er parkeringsforbud på vejen. John Resting efterlyste eventuelle initiativer, der kunne ændre forholdet. Pia Jespersen takkede for opmærksomheden til hendes fødselsdag. Det blev yderligere oplyst, at havde deltaget i borgmester Thomas Lykke Pedersens reception, og at Niverød IV havde deltaget i Peter Thygesens mærkedag. 26. Referat fra mødet fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. 21/22
Dette forhold har altid været til stede, men har fået fornyet aktualitet i forbindelse med ny lovgivning, der påbyder offentliggørelse af referater. at referatets karakter fremover behandles som sidste punkt på organisationsbestyrelsens møde, og at organisationsbestyrelsen vurderer, om der skal udarbejdes et fortroligt referat. 22/22