INDKALDELSE TIL 3B S EKSTRAORDINÆRE REPRÆSENTANTSKABSMØDE 2016 TORSDAG DEN 13. OKTOBER 2016 KL. 17.00 BOLIGFORENINGEN 3B I HAVNEHOLMEN 21 I 1561 KØBENHAVN V
DAGSORDEN - PUNKT 3 Fastsættelse af forretningsorden for repræsentantskabsmødet Organisationsbestyrelsen foreslår følgende forretningsorden: Som retningslinjer for det ekstraordinære repræsentantskabsmøde den 13. oktober 2016 gælder sammen med foreningens vedtægter følgende bestemmelser: Repræsentantskabsmødets afholdelse 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Adgang til repræsentantskabsmødet og stemmeret på dette har alle medlemmer af repræsentantskabet jf. 6 stk. 2 i Vedtægter for Boligforeningen 3B. Hvert medlem af repræsentantskabet har én stemme. Adgang til repræsentantskabsmødet uden stemmeret og uden taleret har boligforeningens boliglejere samt myndige husstandsmedlemmer til disse. Udover repræsentantskabet kan æresmedlemmer samt medarbejdere i 3B også deltage i mødet - dog uden stemmeret. Repræsentantskabsmødet vælger 1 dirigent, der leder forhandlingerne og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen og påser, at vedtægterne og denne forretningsorden overholdes. Administrationen udarbejder et referat, der indeholder de trufne beslutninger. Referatet underskrives af dirigenten og formanden (i dennes fravær næstformanden). Repræsentantskabsmødet vælger et stemmeudvalg, der bistår dirigenten ved afstemninger. Antallet af stemmeudvalgsmedlemmer fastsættes af dirigenten. Begæring om ordet til forhandlingerne sker ved personlig henvendelse til dirigenten med oplysning om navn og den afdeling, vedkommende kommer fra. Dirigenten eller repræsentantskabsmødet kan fastsætte en begrænsning af taletiden. Indlæg og forslag til et punkt på dagsordenen kan ikke fremsættes, efter at debatten om det pågældende punkt er afsluttet. Bortset fra ændring af vedtægter eller foreningens opløsning afgør repræsentantskabsmødet alle spørgsmål ved almindeligt stemmeflertal blandt de afgivne stemmer, med mindre andet fremgår af vedtægterne. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i antallet af afgivne stemmer. 10. Hvis 1/3 af repræsentantskabet kræver det, er afstemningen skriftlig. 11. Såfremt der foreslås 2 kandidater til en post, vælges den, der ved skriftlig afstemning opnår flere end halvdelen af de afgivne gyldige stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Er der herefter fortsat stemmelighed, foretages lodtrækning. 2
29. september 2016 EKSTRAORDINÆRT REPRÆSENTANTSKABSMØDE TORSDAG DEN 13. OKTOBER 2016 Der indkaldes hermed til ekstraordinært repræsentantskabsmøde i Boligforeningen 3B. Det finder sted: Torsdag den 13. oktober 2016 kl. 17.00 i Boligforeningen 3B, kantinen, Havneholmen 21, 1561 København V. Der er registrering i receptionen fra kl. 16.30. Vi byder på en sandwich ved mødets start. Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Valg af stemmeudvalg 3. Fastsættelse af forretningsorden for repræsentantskabsmødet 4. Valg af revisor, se side 4 5. 3B Sammen mod 2020 og opgavegrupper, se side 5 Af hensyn til de praktiske forberedelser bedes du tilmelde dig på tilmelding@3b.dk senest den 10. oktober 2016. Med venlig hilsen Steffen Morild Formand Morten Boje Direktør 3
DAGSORDEN - PUNKT 4 Organisationsbestyrelsens indstilling af PWC som revisor for 3B På det ordinære repræsentantskabsmøde den 31. maj 2016 blev det besluttet at sende revisionsopgaven i udbud. Udbuddet er nu gennemført og organisationsbestyrelsen indstiller PWC som 3B s revisor for 2016. Organisationsbestyrelsen har bedømt PWC til at have det bedste forhold mellem pris og kvalitet. PWC har også udvist vilje og forståelse for at inddrage aspekter som branchespecifikke momsproblematikker og betydningen af og respekt for 3B s strategi. PWC s tilbud for lovpligtig revision har været udbudsrundens laveste og giver 3B en besparelse på ca. 30 pct. 4
DAGSORDEN - PUNKT 5 3B S STRATEGI: 3B - SAMMEN MOD 2020 OG OPGAVEGRUPPER 3B Sammen mod 2020 er navnet på den strategi, der blev vedtaget på det ordinære repræsentantskabsmøde i foråret. Som en del af processen med at få strategien gjort til virkelighed, har organisationsbestyrelsen nedsat en række opgavegrupper, der fungerer som et hurtigtarbejdende midlertidigt politisk udvalg. Formålet med opgavegrupperne er at gøre strategien til virkelighed, styrke samarbejdet mellem organisationsbestyrelsen og afdelingerne og skabe gode politiske løsninger og nyskabelse i 3B. Opgavegrupperne skal tage fat i relevante udfordringer og opgaver samt komme med løsninger på disse. Opgavegrupperne er midlertidige og kører indtil den aftalte opgave er løst. Herefter nedlægges de, og nye opgavegrupper kan dannes. En opgavegruppe består af medlemmer fra afdelingsbestyrelser, organisationsbestyrelse, beboere, foreninger eller andre eksterne deltagere. Det er organisationsbestyrelsen, der løbende bestemmer, hvilke opgavegrupper der nedsættes, og hvem der sidder i dem. I første omgang er det besluttet at nedsætte 11 opgavegrupper over det kommende år. Seks opgavegrupper skal nu i gang med arbejdet med de opgaver, du kan se her nederst og på næste side. Sammen når vi målet For at vi skal lykkes med opgavegrupperne, har vi brug for, at afdelingsbestyrelser og beboere bakker op og deltager i opgavegruppernes arbejde. På repræsentantskabsmødet vil der være en gennemgang af opgavegruppernes opgaver og arbejdsform, og hvordan man som beboer kan bidrage til arbejdet. Vi glæder os til at se dig og sammen arbejde for at 3B Sammen mod 2020 bliver en succes. Roller, respekt og tillid Der skal sættes en proces i gang, der skal styrke samarbejdet mellem beboere, beboerdemokrater og medarbejdere ved at skabe klare roller samt mere gensidig tillid og respekt baseret på vores værdier: nærværende, nyskabende og ordentlige. 5
DAGSORDEN - PUNKT 5 (FORTSAT) 3B S STRATEGI: 3B - SAMMEN MOD 2020 OG OPGAVEGRUPPER (fortsat) Bygningseftersyn og henlæggelser Sammen med afdelingsbestyrelserne skal der skabes et bedre grundlag for god og effektiv vedligeholdelse af afdelingerne og dermed en mere stabil huslejeudvikling og god boligstandard. Analyse af ønsker og behov samt fremtidens ydelser fra 3B Beboernes og afdelingsbestyrelsernes ønsker til fremtidens ydelser i 3B skal undersøges og debatteres som grundlag for bedre forventningsafstemning og effektivisering. Bedre styring af renoveringssager Der skal arbejdes med vores renoveringssager, så beboere og afdelingsbestyrelser oplever bedre samarbejde, højere kvalitet og større budgetsikkerhed. Intern oprykning i 3B (er i gang) Der skal findes konkrete løsninger på ønsket om, at det skal være lettere at flytte internt i 3B. Øget brug af beboerlokaler Det skal gøres lettere at bruge beboerlokaler og andre fællesfaciliteter. 6
EGNE NOTER 7
Boligforeningen 3B Havneholmen 21 1561 København V Tlf. 70 20 76 00 Mail 3b@3b.dk www.3b.dk Ekspeditionstid Hverdage 9-16 Fredage 9-14