F O R R E T N I N G S O R D E N

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "F O R R E T N I N G S O R D E N"

Ejnar Lange
7 år siden
Visninger:

F O R R E T N I N G S O R D E N for Organisationsorganisationsbestyrelsen i Boligforeningen 3B 1 Organisationsbestyrelsens ansvar Organisationsbestyrelsen har den overordnede ledelse af

1 F O R R E T N I N G S O R D E N for Organisationsorganisationsbestyrelsen i Boligforeningen 3B 1 Organisationsbestyrelsens ansvar Organisationsbestyrelsen har den overordnede ledelse af Boligforeningen 3B s anliggender og skal sørge for en forsvarlig organisation af foreningens virksomhed. 2 Direktionen Den af organisationsbestyrelsen ansatte direktion varetager den daglige ledelse af foreningen inden for rammerne af den politiske ledelses beslutninger og under behørig iagttagelse af relevant lovgivning og foreningens vedtægter. 3 Organisationsbestyrelsens tilsynspligt Organisationsbestyrelsen fører tilsyn med, at boligforeningens virksomhed ledes på forsvarlig måde og i overensstemmelse med vedtægterne og gældende lovgivning. Bestyrelsesansvarsforsikring er tegnet. 4 Prokura m.v. Foreningen tegnes af den samlede bestyrelse eller af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være organisationsbestyrelsens formand eller næstformand i forening med direktionen. 5 Konstituerende møde Senest to uger efter repræsentantskabsmødet, hvor valg af bestyrelsesmedlemmer har fundet sted, holder organisationsbestyrelsen møde, hvor organisationsbestyrelsen konstituerer sig samt nedsætter eventuelle udvalg. Foreningens forretningsudvalg udgøres af formand og næstformand plus yderligere ét bestyrelsesmedlem. 1

2 6 Udvalg Organisationsbestyrelsen nedsætter et forretningsudvalg i henhold til 5. Forretningsudvalget tilrettelægger og forbereder organisationsbestyrelsens møder. Referater fra forretningsudvalgets møder udsendes og forelægges til orientering på næstfølgende bestyrelsesmøde. Forretningsudvalget varetager foreningens anliggender og træffer nødvendige og uopsættelige beslutninger i perioden mellem de ordinære bestyrelsesmøder. Forretningsudvalget indkaldes, såfremt blot ét medlem af udvalget ønsker det. Organisationsbestyrelsen kan nedsætte andre udvalg fagudvalg - efter behov, ligesom der kan nedsættes ad hoc-udvalg. Fagudvalgene er rådgivende for organisationsbestyrelsen og kan inden for deres kompetenceområde fremkomme med indstillinger til organisationsbestyrelsen. Ad hoc-udvalgene nedsættes til løsning af konkrete opgaver og nedlægges, når opgaven er løst. Ved nedsættelse af udvalg, godkender organisationsbestyrelsen et kommissorium, der fastlægger udvalgets formål, arbejdsopgaver og sammensætning. På det konstituerende møde efter repræsentantskabsmødet, hvor der er valg, eller når der nedsættes et ad hocudvalg, udpeger organisationsbestyrelsen formænd for de respektive udvalg. 7 Mødeindkaldelse Bestyrelsesmøder afholdes så ofte det skønnes nødvendigt, eller når fire medlemmer af organisationsbestyrelsen fremsætter ønske om det. Organisationsbestyrelsen afholder mindst 4 møder årligt. På det konstituerende bestyrelsesmøde fremlægger administrationen forslag til mødeplan for forretningsudvalgs-, bestyrelses- og repræsentantskabsmøder for det kommende år. Bestyrelsesmøder indkaldes af formanden, i dennes fravær af næstformanden. Bestyrelsesmøder indkaldes skriftligt med mindst 3 ugers varsel. Indkaldelsen skal normalt være skriftligt og samtidig med indkaldelsen eller snarest derefter sendes dagsorden til organisationsbestyrelsens medlemmer med angivelse af de sager, som ønskes behandlet. Dagsorden samt skriftligt materiale til de enkelte punkter på dagsordenen udsendes til medlemmerne senest 1 uge før mødet. Ethvert medlem af organisationsbestyrelsen har ret til at få optaget punkter på dagsordenen. Punkter til dagsordenen skal indsendes til administrationen senest 14 dage før mødet. Dagsorden fastlægges af formanden eller i dennes fravær af næstformanden i samarbejde med direktionen. Dagsorden gøres tilgængelig på foreningens hjemmeside inden mødets afholdelse. 2

3 8 Beslutningsdygtighed Organisationsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst halvdelen af de øvrige bestyrelsesmedlemmer er til stede og kan deltage i stemmeafgivningen. Formanden eller i dennes fravær næstformanden leder møderne. 9 Afstemning Beslutning træffes af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ved almindeligt stemmeflertal. Står stemmerne lige, gør formandens, eller i dennes fravær, næstformandens stemme udslaget. 10 Direktionens rolle Direktionen aflægger beretning om foreningens virksomhed siden det sidste bestyrelsesmøde og giver i øvrigt orientering om, hvad der er passeret af særlig interesse for foreningen. Organisationsbestyrelsen kan bestemme, at direktionen kan udelukkes fra mødet, når særlige forhold gør deres deltagelse uhensigtsmæssig. 11 Forhandlingsprotokol Over organisationsbestyrelsens beslutninger føres en protokol. Af denne skal fremgå navne på såvel de som deltog i møde, som de der ikke deltog. Desuden skal angives beslutning vedrørende de enkelte sager. Protokollen underskrives af formanden, i dennes fravær af næstformanden. Referat af bestyrelsesmøder udsendes efter mødelederens godkendelse til samtlige bestyrelsesmedlemmer, idet referatet forelægges til godkendelse på næstfølgende møde. Eventuelle skriftlige indsigelser udsendes sammen med dagsordenen til det næstfølgende bestyrelsesmøde, der godkender det endelige referat. Når referatet er godkendt af mødelederen, gøres referatet tilgængelig for foreningens lejere på foreningens hjemmeside senest 4 uger efter mødets afholdelse. 12 Uenighed Hvis et medlem af organisationsbestyrelsen eller direktionen ikke er enig i en beslutning, som organisationsbestyrelsen har truffet, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og sin begrundelse herfor indført i forhandlingsprotokollen. 3

4 13 Inhabilitet Et bestyrelsesmedlem eller direktionen må ikke deltage i behandlingen og afgørelsen af spørgsmål om aftaler mellem foreningen og den pågældende eller om søgsmål mod denne. Det samme gælder aftaler mellem foreningen og tredjemand, herunder boligafdelinger, firmaer, foreninger og institutioner eller lignende samt søgsmål imod sådanne, hvis vedkommende bestyrelsesmedlem eller direktionsmedlem har en særinteresse heri. Inhabilitet gælder udelukkende forhold, hvor der er økonomiske interesser indblandet i sagen, som f.eks. tilskud til et bestyrelsesmedlems boligafdeling i form af trækningsret, arbejdskapital eller dispositionsfond. 14 Budget og årsregnskab Organisationsbestyrelsen behandler det af direktionen forelagte udkast til regnskab, der skal være forsynet med revisors påtegning. Revisor deltager i det møde, hvor regnskab og revisionsprotokol for foreningen forelægges organisationsbestyrelsen til godkendelse. Regnskabet indstilles herefter til repræsentantskabets godkendelse. Organisationsbestyrelsen behandler ligeledes det af direktionen forelagte udkast til budget og godkender på baggrund heraf et endeligt budget. Det endelige budget indstilles herefter til repræsentantskabets godkendelse. 15 Valg af revisor Organisationsbestyrelsen afgiver indstilling til repræsentantskabet om valg af revisor. 16 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal være til stede ved alle bestyrelsesmøder. Tilføjelser eller ændringer siden sidste bestyrelsesmøde skal meddeles samtlige bestyrelsesmedlemmer, som ved deres underskrifter i det originale revisionsprotokollat skal bekræfte, at de er gjort bekendt hermed. 17 Tavshedspligt Organisationsbestyrelsens medlemmer har tavshedspligt vedrørende sager om personforhold og forhold, hvis offentliggørelse vil kunne skade foreningen. Tavshedspligten omfatter også direktionen og andre, der deltager i bestyrelsesmøderne. 4

5 18 Suppleanter Udtræder et bestyrelsesmedlem (varigt forfald), indtræder suppleanten i den resterende periode frem til det næste ordinære repræsentantskabsmøde (regnskabsmødet). 19 Ændring af forretningsorden Ændringer i denne forretningsorden kan foretages af organisationsbestyrelsen med den i 9 angivne stemmeflerhed. 20 Vedtagelse / ikrafttrædelse På det førstkommende bestyrelsesmøde efter organisationsbestyrelsens konstituering skal forretningsordenen sættes på dagsordenen med henblik på eventuel revision. Godkendt af 3B s organisationsbestyrelse den 6. juni

Relaterede dokumenter

F O R R E T N I N G S O R D E N for Organisationsbestyrelsen i Boligforeningen 3B

F O R R E T N I N G S O R D E N for Organisationsbestyrelsen i Boligforeningen 3B 1 Organisationsbestyrelsens ansvar Organisationsbestyrelsen har den overordnede ledelse af Boligforeningen 3B og dens afdelinger