DIRIGENTHÆFTE 2017
Indhold Side: Om dirigenthæftet 3 Dirigentens rolle og kompetence / utilbørlig optræden 4 Godkendelse af forretningsorden for afdelingsmødet - dagsord. pkt. 1 5 Valg af dirigent - dagsord. pkt. 2 6-9 Valg af referent - dagsord. pkt. 3 9 Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning - dagsord. pkt. 4 10 Fremlæggelse af afdelingens regnskab - dagsord. pkt. 5 11 Fremlæggelse af afdelingens budget - dagsord. pkt. 6 11-12 Behandling af indkomne forslag - dagsord. pkt. 7 12 Generelt om afstemninger og valg, urafstemning og ændringsforslag 13 Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen - dagsord. pkt. 8 14 Valg af suppleanter - dagsord. pkt. 9 15 Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer - dagsord. pkt. 10 15 Eventuelt - dagsord. pkt. 11 15 Bilag til støtte for dirigenten 16 Huskeliste for dirigent ved afdelingsmødet. 17 Dine notater 18-19 Dirigenthæftet er udarbejdet af ALBOA s kursusudvalg - revideret foråret 2017. Kontakt: kursusudvalget@alboa.dk. Kilder (uden for ALBOA): Dirigentmappe fra KAB, december 2002 samt "Håndbog om almene boliger" fra KAB, 3. udgave april 2016. Layout: ALBOAgrafisk - jar/01_2017 - kontakt: jar@alboa.dk Illustrationer: Colourbox, BeeLine & Jan Rasmussen VESTERGÅRDSVEJ 15 // 8260 VIBY J TLF. 87 406 700 // FAX. 87 06 701 POST@ALBOA.DK // WWW.ALBOA.DK 2 Dirigenthæfte 2017 - ALBOA
Om dirigenthæftet Dirigenthæftet er til brug ved afdelingsmødet og tænkt som støtte til dig, som har indvilget i at være dirigent på et sådant møde. Selvom du er dreven i dirigentrollen, kan du have fordel af hæftet, som punkt for punkt følger dirigentens rolle på afdelingsmødet. Samtidig indeholder hæftet en oversigt over de materialer og bilag, der er eller kan blive brug for på det ordinære eller ekstraordinære afdelingsmøde. Hæftet er disponeret med udgangspunkt i ALBOA s standarddagsorden for afdelingsmødet, jf. vedtægternes 15, stk. 2, og de enkelte dagsordenspunkter er skrevet med orange. Under hvert dagsordenspunkt er der dels anført en praktisk vejledning om, hvad dirigenten konkret skal foretage sig her, dels lyseblå kasser med nyttig viden i relation til dagsordenspunktet, fx hvordan ændringsforslag behandles, og hvordan utilbørlig optræden takles. Indledningsvis er der et afsnit om dirigentens generelle rolle på afdelingsmødet, og på sidste side finder du en oversigt over bilag m.m., som er relevante for mødet. Du bør bruge den fornødne tid på at gennemlæse disse bilag inden mødet. God fornøjelse! Kursusudvalget ALBOA Dirigenthæfte 2017 - ALBOA 3
Dirigentens rolle og kompetence Afdelingsmødet er et formelt beslutningsorgan i beboerdemokratiet, som kan og skal træffe beslutninger af betydning for beboerne - også for dem, der ikke er mødt frem. Forberedelserne op til mødet og dirigentens styring af selve mødet er derfor af betydning for kvaliteten af de beslutninger, der bliver truffet, og for beboernes tillid til beboerdemokratiet. Hold eventuelt formøde med formanden eller bestyrelsen, hvor mødet gennemgås. Fokuser på mødets formål og dagsorden samt en praktisk køreplan for mødet og aftal med afdelingsbestyrelsen, hvem der er ansvarlig for hvad og sæt navn på. Vær også opmærksom på, om der er forudsigelige problemer og konflikter, og om den forventede forretningsorden og dagsorden for afdelingsmødet giver anledning til særlig opmærksomhed. Du bør være så velforberedt, at du kan udstråle naturlig autoritet og overblik. Det er dig, der styrer debatten, og det må forsamlingen gøres opmærksom på, hvis det er nødvendigt. Du bør sørge for, at væsentlige synspunkter bliver præsenteret. Og når debatten tynder ud, skal du sammenfatte og sikre formulering af klare afstemningstemaer eller foreslå kompromisser, der kan forene de forskellige synspunkter. Du sørger for, at talerne får ordet i den rækkefølge, de beder om det, men du har ret til at gribe ind i talernes rækkefølge, så andre kan komme med korte bemærkninger til en bestemt detalje. Du må gerne give forsamlingen saglige oplysninger og råd, men du skal afholde dig fra at give egne meninger til kende. Og husk, det er dig, der er mødets øverste myndighed, der sikrer god tone, ro og orden under hele mødet. Utilbørlig optræden Dirigenten påtaler forholdet. Fortsætter balladen, gives en advarsel. Finder dirigenten behov for det, kan bortvisning være nødvendig. I sidste instans stoppes mødet. Ved nyt afdelingsmøde kan de forstyrrende nægtes adgang til mødet. 4 Dirigenthæfte 2017 - ALBOA
Afdelingsmødets start Formanden for afdelingsbestyrelsen eller anden person byder velkommen og giver mødedeltagerne de nødvendige formelle og praktiske oplysninger. 1 Godkendelse af forretningsorden for afdelingsmødet Hvis der allerede findes en forretningsorden for mødet, skal formanden bemærke, at I følger denne, og oplyse, hvornår den er vedtaget. Oftest vil ALBOA s standardforretningsorden være et bilag til afdelingsmødet, og det er således den, der skal godkendes. Ordet til forretningsordenen (er normalt kun aktuelt senere i mødeforløbet) Hvis en deltager under debatten beder om ordet til forretningsordenen skal vedkommende straks have ordet uden hensyn til indtegnede talere. Vedkommende må kun ytre sig om ting, som falder ind under mødets forretningsorden, dvs. spørgsmål om mødets ledelse og arbejdsform kritik af dirigent stille forslag om debatafslutning eller lignende straks stemme om det fremførte der kan ikke stilles ændringsforslag Dirigenthæfte 2017 - ALBOA 5
2 Valg af dirigent Formanden foreslår normalt, hvem der skal være dirigent. Kommer der andre forslag til dirigent, foretager formanden afstemning. I første omgang ved håndsoprækning. Ved tvivl om resultatet: Skriftlig afstemning. Ved stemmelighed: Lodtrækning. Herefter takker dirigenten for valget og overtager ledelsen af mødet. Dirigentens beføjelser Dirigenten har ret til at tage beslutninger i forhold til alle formelle spørgsmål, som ikke er reguleret af lovgivningen, vedtægterne eller forretningsordenen for mødet. Hvis der opstår tvivlsspørgsmål, er det derfor i sidste instans dirigentens afgørelse, som tæller. Det samme gør sig gældende, hvis der opstår usikkerhed omkring gennemførelsen af en afstemning. På nogle punkter kan dirigenten dog ikke uden videre på egen hånd tage beslutninger, men skal sikre sig forsamlingens opbakning. Dette gælder bl.a.: Hvis mødet skal stoppes, før dagsordenen er færdigbehandlet. Hvis mødet skal udsættes til en anden dag. Hvis en sag eller forslag skal afvises fra dagsordenen. Hvis debatten afsluttes, uanset at nogen stadig væk ønsker ordet. Hvis en afstemning ønskes undladt/udsat. Hvis en sag skal henvises til udvalgsbehandling. Dirigenten bør under alle omstændigheder løbende være i dialog med forsamlingen. Dirigenten bør altid så vidt muligt undgå konfrontationer for ikke at risikere at skulle havne i en situation, hvor vedkommende må trække sig. 6 Dirigenthæfte 2017 - ALBOA
Mødets varsel og beslutningsdygtighed Beboerne skal have mødeindkaldelsen i hænde senest 4 uger før afdelingsmødet. Indkaldelsen skal ske ved brev og forsynes med foreløbig dagsorden. Forslag, der ønskes behandlet på afdelingsmødet, skal være afdelingsbestyrelsen eller administrationen i hænde senest 2 uger før mødet. Alt skriftligt materiale, beboerforslag og en eventuel skriftlig beretning fra afdelingsbestyrelsen skal være udsendt senest en uge før mødet sammen med den endelige dagsorden. Ekstraordinært afdelingsmøde indkaldes med mindst 2 ugers varsel med angivelse af dagsorden. Der er i princippet ingen nedre grænse for, hvor mange beboere, der skal være mødt frem, for at afdelingsmødet er beslutningsdygtigt, men du skal oplyse, hvor mange husstande, der er repræsenteret på mødet. Forslag, som afvises Forslag, som ikke er modtaget senest 14 dage før mødeafholdelse. Forslag, som ikke er underskrevet. Forslag, som ikke er dateret. Forslag, som ikke har karakter af egentlige forslag, men mere er spørgsmål, kommentarer m.m. Bør være afvist af afdelingsbestyrelsen efter samråd med administrationen inden mødet. Mødets lovlige indvarsling: Du starter med at oplæse datoerne for henholdsvis mødeindkaldelsen (med den foreløbige dagsorden) og udsendelsen af den endelige dagsorden med bilag. Fortsætter med at fortælle, at indkaldelse skal ske med mindst 4 ugers varsel ( 15, stk. 1), og at den endelige dagsorden skal udsendes senest 1 uge før mødets afholdelse ( 15, stk. 8) Herefter konstaterer du (forhåbentlig), at begge udsendelser er sket rettidigt i overensstemmelse med ALBOA s vedtægter, og på den baggrund erklærer du afdelingsmødet for lovligt indvarslet og beslutningsdygtigt. Dirigenthæfte 2017 - ALBOA 7
Hvis nogen gør indsigelse, hvad så? Dateret for sent: Er datoen forkert, men dagsorden omdelt i henhold til vedtægterne, kan afdelingsmødet gennemføres. Datoen rigtig, men for sent omdelt: Hvis afdelingsbestyrelsen (administrationen) med hensyntagen til den sædvanlige postgang her i landet efter den nye postlov har måttet kunne regne med, at udsendelsen er sket rettidigt, vil en enkelt eller ganske få, der måtte have været udsat for postvæsenets langsommelighed, ikke kunne begrunde, at mødeindkaldelsen m.m. ikke er kommet frem til tiden, og at afdelingsmødet ikke erklæres lovlig indvarslet. Hvis det derimod forekommer sandsynligt, at mange ikke har fået mødeindkaldelsen til tiden, bør afdelingsmødet erklæres som ikke lovlig indvarslet. Antallet af mange vil i øvrigt bl.a. være afhængig af det potentielle antal mødedeltagere (husstande) og omstændighederne samlet bedømt. Fejl i dagsordenen: Dirigenten skal orientere herom, når dagsordenen oplæses. Er der tale om væsentlige fejl, kan mødet ikke gennemføres. Eventuelt ønskes medtaget: Eventuelt er et fast punkt på dagsorden ved ordinære afdelingsmøder, men ikke ved ekstraordinære møder. Husk at afklare regler for rygning og at kontrollere, at alle i forsamlingen kan se og høre, hvad der foregår på mødet. Du skal også oplyse, om der er gæster fra ALBOA til stede og præsentere dem for forsamlingen. X X Husk at forsamlingen skal godkende tilstedeværelsen af eventuelle fremmede gæster, fx. praktiske hjælpere. 8 Dirigenthæfte 2017 - ALBOA
Godkendelse af dagsorden: Du starter med at oplæse dagsordenen - klart og tydeligt! Herefter spørger du forsamlingen, om der indvendinger mod dagsordenen. Og er der ikke det - hvad der sjældent er - meddeler du, at dagsordenen hermed betragtes som godkendt, og at mødet afvikles efter denne. Hvis der er indvendinger mod dagsordenen Vedtægterne bestemmer, hvilke punkter der skal medtages og i hvilken rækkefølge. Herudover kan kun afdelingsbestyrelsen og organisationsbestyrelsen medtage konkrete dagsordenspunkter. Beboernes mulighed for at få behandlet et emne på mødet kan alene ske ved fremsættelse af et forslag inden for 14-dages fristen. Flytning af dagsordenspunkter: Hvis det vil være praktisk, f.eks. ved oplæg eller lignende fra en person udefra, at pågældende får ordet i starten af mødet - og dermed er fri for at vente, indtil det forslag, pågældende skal orientere om, behandles senere på mødet - kan du foreslå, at pågældendes indlæg og bemærkninger hertil fra forsamlingen får plads i starten af mødet lige efter, at dagsordenen hermed er godkendt ændret. Forsamlingen kan herefter tage stilling til det forslag, pågældende repræsenterer i fortsættelse af præsentationen eller senere under dagsordenspunktet Indkomne forslag Valg af stemmeudvalg: Du nedsætter et stemmeudvalg til hjælp til optælling af stemmer. Udvalget skal bestå af et ulige antal, dog mindst tre. Udvalgets sammensætning godkendes af afdelingsmødet ved håndsoprækning (se standardforretningsordenen). Afdelingsbestyrelsen vil normalt have et forslag til stemmeudvalg parat inden mødets start. 3 Valg af referent Du forestår valget af referent. Afdelingsbestyrelsen vil normalt have et forslag hertil på forhånd. Smartphones o.l. i forsamlingen vil - uden at andre er klar over det - kunne registrere og senere gengive, hvad der er blevet sagt på afdelingsmødet. Men er et sådant tiltag planlagt af afdelingsbestyrelsen, bør du orientere forsamlingen herom Dirigenthæfte 2017 - ALBOA 9
4 Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning for perioden siden sidste afholdte afdelingsmøde Du giver ordet til formanden, som aflægger afdelingsbestyrelsens beretning. Efter fremlæggelsen giver du forsamlingen mulighed for at debattere beretningen. Bed om spørgsmål og kommentarer til beretningen og lad formanden og bestyrelsen svare efterhånden. Efter debatten skal beretningen godkendes, og du instruerer forsamlingen om proceduren for afstemningen (hver husstand har 2 stemmer, og der kan ikke stemmes ved fuldmagt). Afstemningen om beretningen forsøges i første omgang foretaget ved håndsopretning. Er der tvivl om afstemningen, foretages skriftlig afstemning. Hvem stemmer for? Hvem stemmer imod? Hvem stemmer hverken for eller imod? Beretningen godkendes ikke: Forkastes beretningen, bør dirigenten suspendere mødet i ca. 15 minutter for at lade afdelingsbestyrelsen overveje situationen. At beretningen forkastes, betyder nemlig ikke nødvendigvis, at afdelingsbestyrelsen må nedlægge sit hverv, men det bør dog være en naturlig konsekvens. Når mødet herefter genoptages, er der to muligheder. Hvis hele afdelingsbestyrelsen trækker sig, stopper mødet, og der indkaldes hurtigst muligt til nyt afdelingsmøde med valg af hel ny bestyrelse på dagsordenen plus de ikke behandlede dagsordenspunkter. Hvis bestyrelsen meddeler, at den ikke trækker sig, men vil søge et tillidsvotum på et ekstraordinært afdelingsmøde, stopper mødet! Udover de ikke behandlede dagsordenspunkter skal dagsordenen for det ekstraordinære møde forsynes med nyvalg, eftersom det ikke er sikkert at bestyrelsen får et tillidsvotum. Stiller nogen af de tilstedeværende forslag om, at forsamlingen udtrykker sin mistillid til afdelingsbestyrelsen, må dette forslag sættes under afstemning. Vedtages forslaget, må afdelingsbestyrelsen nedlægge sit hverv, og mødet stopper! Herefter indkaldes til ekstraordinært afdelingsmøde, og udover valg af ny afdelingsbestyrelse skal dagsordenen indeholde de dagsordenspunkter, afdelingsmødet ikke fik behandlet før vedtagelsen af mistillidsdagsordenen. Afdelingsmødet har i øvrigt ret til at træffe beslutning om, at ét eller flere medlemmer af afdelingsbestyrelsen afsættes før udløbet af valgperioden. Nye medlemmer vil først kunne vælges på et (ekstraordinært) møde, hvor et valg fremgår af den forud udsendte dagsorden. 10 Dirigenthæfte 2017 - ALBOA
5 Fremlæggelse af afdelingens årsregnskab til orientering Giv ordet til formanden for afdelingsbestyrelsen eller anden rette vedkommende for fremlæggelse af regnskabet. Bed om spørgsmål og kommentarer til regnskabet efter fremlæggelsen. Lad formanden for afdelingsbestyrelsen eller anden rette vedkommende besvare spørgsmål efterhånden. Hvis regnskabet skal godkendes Såfremt der tidligere er truffet beslutning om, at regnskabet skal godkendes af afdelingsmødet sættes det under afstemning. Hvis regnskabet ikke godkendes, noterer dirigenten sig dette og orienterer organisationsbestyrelsen herom. Såfremt organisationsbestyrelsen fastholder regnskabet, indberettes tvistigheden til kommunalbestyrelsen, som træffer den endelige afgørelse. Dirigenten oplyser denne procedure over for afdelingsmødet. 6 Fremlæggelse af budget for kommende regnskabsår til godkendelse Giv ordet til formanden for afdelingsbestyrelsen eller anden rette vedkommende for fremlæggelse af budgettet. Bed om spørgsmål og kommentarer til budgettet efter fremlæggelsen. Lad formanden for afdelingsbestyrelsen eller anden rette vedkommende besvare spørgsmål efterhånden. Huslejeforslag m.m. Vær opmærksom på at få behandlet eventuelle forslag, som har økonomiske konsekvenser for huslejen, i forbindelse med budgettets godkendelse. Er der tale om et arbejde eller aktivitet, som udløser en huslejeforhøjelse på mere end 15%, kan 25% af de fremmødte forlange urafstemning herom. 25% af de fremmødte kan kræve urafstemning om hele budgettet. Dirigenthæfte 2017 - ALBOA 11
Herefter forestår du afstemningen om godkendelse af budgettet. Hvem stemmer for? Hvem stemmer imod? Hvem stemmer hverken for eller imod? Hvis budgettet ikke godkendes Dirigenten noterer sig dette og orienterer organisationsbestyrelsen herom. Såfremt organisationsbestyrelsen fastholder budgettet, indberettes tvistigheden til kommunalbestyrelsen, som træffer den endelige afgørelse. Dirigenten oplyser denne procedure over for afdelingsmødet. 7 Behandling af eventuelle indkomne forslag Gør rede for, hvilke forslag der er indkommet (rettidigt). Lad for hvert forslag den pågældende forslagsstiller motivere forslaget, hvis pågældende ønsker dette. Sæt forslaget under debat, og giv forslagsstilleren mulighed for at trække forslaget tilbage, hvis det møder stor modstand. Sæt forslaget under afstemning: - Hvem stemmer for? - Hvem stemmer imod? - Hvem stemme hverken for eller imod? Foretages der skriftlig afstemning, suspenderer du mødet under stemmeoptællingen og meddeler resultatet, når mødet genoptages. Stemmelighed og udeblevet forslagsstiller Ved stemmelighed bortfalder forslaget. Det samme er tilfældet, hvis forslagsstilleren ikke er til stede, og andre ikke ønsker at overtage forslaget. 12 Dirigenthæfte 2017 - ALBOA
Generelt om afstemninger og valg Det er dirigentens opgave at give mødet klar instruktion om fremgangsmåden ved afstemninger. Hver fremmødt husstand har 2 stemmer, og beslutninger træffes ved almindeligt flertal. Medmindre der er tale om personvalg, er det nemmest, hvis du kan gennemføre afstemningerne ved håndsoprækning. Er forsamlingen meget stor og stemmeopløbet meget tæt, kan du vælge at skride til skriftlig afstemning. Stemmer, der er afgivet ved håndsoprækning, optælles både af dig og stemmeudvalget. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt! Urafstemning Ved almindelig stemmeflertal kan afdelingsmødet beslutte, at endelig afgørelse af alle emner, der er til behandling på afdelingsmødet, i stedet for skal træffes ved efterfølgende urafstemning blandt afdelingens lejere. Ændringsforslag fremsættes på mødet Ændringsforslag skal holdes indenfor rammerne af det oprindelige forslag. Dirigenten afgør dette. Finder dirigenten, at der er tale om et helt nyt forslag, er der ikke mulighed for at behandle det på mødet. Det samme er tilfældet, hvis et ændringsforslag er så vidtgående, at ikke-fremmødte beboere ikke ud fra den udsendte dagsorden kan genkende en eventuel vedtagelse. Ændringsforslag skal fremlægges mundtligt for afdelingsmødet og skriftligt til dirigenten, som skal oplæse forslaget, forinden afstemning finder sted. X X Der stemmes først om ændringsforslaget. Er der flere ændringsforslag, stemmes først om det mest vidtgående. Dirigenthæfte 2017 - ALBOA 13
8 Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen Du oplyser, hvem i bestyrelsen der er på valg, og om de ønsker genvalg. Derefter efterlyser du flere forslag til kandidater. Kandidaternes navne skrives op i den rækkefølge, de melder sig, og du bør give dem mulighed for at præsentere sig for forsamlingen. Du skal give klar besked om, at en stemmeseddel er ugyldig, når: Der er påført flere navne, end der er poster til Der er påført navne på personer, der ikke er bragt i forslag Samme navn er påført flere gange Der må således gerne være færre navne, end der er ledige poster til. Afstemningsreglerne ved personvalg er normalt nedfældet i forretningsordenen, så tjek den inden valghandlingen sættes i gang. Formand Vær opmærksom på, at nogle afdelinger kan have besluttet, at valg af formand ikke foregår på afdelingsmødet, men på efterfølgende afdelingsbestyrelsesmøde. Vær også opmærksom på følgende, når afdelingsmødet vælger formand: Hvis der er mere end to kandidater til formandsposten, og ingen af dem får mere end halvdelen af de afgivne stemmer, er det normalt praksis, at man foretager en ny afstemning mellem de to, der har fået flest stemmer. Hvis det ikke er muligt at vælge formand for afdelingsbestyrelsen, stopper mødet og administrationen orienteres herom med henblik på indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde, hvor man starter med Valg af formand. Dirigenten oplyser denne procedure over for afdelingsmødet. Andre medlemmer Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen ud over formand skal ske ved én og samme afstemning, hvor alle kandidater deltager. De(n) med højeste stemmetal opnår valg. Hvis det efter valg af formand ikke er muligt at vælge de nødvendige afdelingsbestyrelsesmedlemmer, stopper mødet og administrationen orienteres herom med henblik på indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde, hvor man starter med valg af menige afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Dirigenten oplyser denne procedure over for afdelingsmødet. Suspender mødet under stemmeoptællingen og meddel resultatet, når mødet genoptages. 14 Dirigenthæfte 2017 - ALBOA
Optælling af stemmer Stemmeudvalget indsamler stemmesedlerne, og dirigenten spørger, om alle har afleveret stemmesedler. Er det tilfældet, optæller stemmeudvalget, hvor mange stemmer der er afgivet på hver enkeltkandidat og i alt. Kontrol Det er din opgave at kontrollere, at summen af deltal svarer til antal afgivne stemmer i alt, før du offentliggør resultatet. Valgets resultat: Når du oplyser, hvem der har opnået valg, oplyser du samtidig i hvilken rækkefølge, de er valgt. 9 Valg af suppleanter Som hovedregel bør der foretages særskilt valg af suppleanter, men da flere valg ofte bliver for tidskrævende, kan du spørge forsamlingen om de kandidater, som ikke blev valgt til bestyrelsen (hvis der er sådanne), kan indtræde som suppleanter - eventuelt i den rækkefølge, deres stemmetal angiver. 10 Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer Skal repræsentantskabsmedlemmer vælges af afdelingsmødet - og ikke af afdelingsbestyrelsen forestår du også dette valg. Fremgangsmåden er den samme som beskrevet under Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen. Der skal dog ikke vælges suppleanter. 11 Eventuelt Du spørger forsamlingen, om nogen har noget til eventuelt. Husk, at under eventuelt kan alt debatteres, men intet vedtages. Mødet afsluttes: Når dagsordenen er udtømt, takker du forsamlingen for et - forhåbentlig - godt møde. Formanden kan komme med afsluttende bemærkninger, hvis han ønsker det. Dirigenthæfte 2017 - ALBOA 15
Bilag m.m. til støtte for dirigenten: a. Mødeindkaldelse med foreløbig dagsorden. b. Mødeindkaldelse med endelig dagsorden. c. Forretningsorden for afdelingsmødet, eventuelt forslag hertil. d. Alboa s vedtægter. e. Beboerliste. f. Stemmesedler. g. Eventuel skriftlig beretning. h. Seneste års regnskab. i. Budgetforslag for kommende regnskabsår. j. Forslag fra bestyrelse og beboere. Desuden: "Huskeliste for dirigenten" - Se næste side. Huskelisten kan downloades fra www.alboa.dk - klik ind på "Infotorvet" - og menupunktet "For afdelingsbestyrelser". 16 Dirigenthæfte 2017 - ALBOA
Huskeliste for dirigent ved afdelingsmøde Afdeling: dato: / 20 - kl. Umiddelbart efter at du er valgt til dirigent, gør du følgende: 1] Takker for valget. 2] Ved at at henvise til a] vedtægternes 15, stk. 1, hvorefter: "Indkaldelse skal ske med mindst 4 ugers varsel ved brev til samtlige husstande i afdelingen, og oplyse, at indkaldelsen er dateret... den [ ]...og modtaget, f.eks. hos dig selv, den [ ] b] vedtægternes 15, stk. 8, hvorefter: den endelige dagsorden med bilag skal udsendes senest 1 uge før mødets afholdelse, og oplyse, at den endelige dagsorden er dateret og dermed udsendt den [ ] konstaterer du og udtaler, at mødet hermed er lovligt indvarslet og dermed beslutningsdygtigt. 3] Oplæser den udsendte dagsorden og konstaterer, at den er i overensstemmelse med vedtægterne, og spørger, om der er nogen, der har bemærkninger til dagsordenen. 4] Konstaterer (sædvanligvis), at det er der ikke, og at dagsordenen dermed er godkendt, og at mødet afvikles efter denne dagsorden. 5] Foretager valg af stemmeudvalg på mindst 3 personer. 6] Oplyser forsamlingen om antal fremmøde husstande [ ] og dermed antal stemmer [ ]. Samlet antal fremmødte deltagere[ ] 7) Går over til den udsendte dagsorden og starter med det følgende dagsordenspunkt, som normalt vil være Valg af referent. Dirigenthæfte 2017 - ALBOA 17
Dine notater: 18 Dirigenthæfte 2017 - ALBOA
Dirigenthæfte 2017 - ALBOA 19