Skagen Ældreboligselskab Referat af ordinært repræsentantskabsmøde onsdag den 5. marts 2014 efter bestyrelsesmødet, som repræsentantskabet overværer i Hvide Hus, Skagen Side 1 Valg af dirigent... 2 2 Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning... 2 3 Godkendelse af årsregnskab... 2 4 Godkendelse af revisionsberetning... 2 5 Styringsrapport og styringsdialog... 3 6 Godkendelse af boligorganisationens budget... 3 7 Behandling af indkomne forslag... 3 8 Valg af formand... 3 9 Valg af bestyrelsesmedlemmer... 4 10 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen... 4 11 Valg af revisor... 4 12 Kompetencedelegation... 5 13 Eventuelt... 5 I mødet deltog fra repræsentantskabet: Irma Sørensen, formand Bente Larsen Merete Christoffersen Peter E. Nielsen Jørgen Fink Pedersen Leif Hansen Øvrige deltagere: Driftschef Frank Hansen Karsten Schmidt - ejendomsfunktionen Der var afbud fra Elisa Ramløse Sørensen Side 1 af 5
1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges eventuelt et stemmeudvalg, der bistår dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Referat: Frank Hansen blev valgt som dirigent. Der blev ikke valgt et stemmeudvalg. 2 Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning Ved formanden Irma Sørensen Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsen beretning. Referat: Repræsentantskabet godkendte bestyrelsens beretning. 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Boligorganisationens årsregnskab for regnskabsåret 01.10.2012 30.09.2013 var fremsendt inden mødet. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. Referat: Repræsentantskabet godkendte boligorganisationens årsregnskab. 4 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen. Revisionsberetningen var fremsendt sammen med regnskabsmaterialet. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Referat: Repræsentantskabet godkendte revisionsberetningen. Side 2 af 5
5 Styringsrapport og styringsdialog Orientering gives på mødet. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Referat: Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. 6 Godkendelse af boligorganisationens budget Budgetmateriale var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender budgettet. Referat: Repræsentantskabet godkendte boligorganisationens budget. 7 Behandling af indkomne forslag Forslag der ønskes behandlet på mødet, fremsendes til, formanden Irma Sørensen, Skovbrynet 6, st, 9990 Skagen. Forslag skal være formanden i hænde senest 14 dage før mødet. Eventuelle indkomne forslag udsendes til repræsentantskabet senest 1 uge inden mødet. Referat: Der var ikke kommet forslag til behandling. 8 Valg af formand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at formanden for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. På repræsentantskabsmøde den 6. februar 2012 blev Irma Sørensen valgt som formand. Formanden vælges for 2 år. Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand. Det indstilles, at repræsentantskabet genvælger formand for 2 år. Referat: Da formand Irma Sørensen fraflytter om kort tid, skal der vælges ny formand. Jørgen Fink Pedersen blev valgt som ny formand for 2 år. Bestyrelsen konstituerede sig samtidigt med Merete Christoffersen som næstformand for 1 år. Side 3 af 5
9 Valg af bestyrelsesmedlemmer Organisationsbestyrelsen består af 7 medlemmer. 4 medlemmer vælges af repræsentantskabet, mens 2 medlemmer udpeges af Frederikshavn Kommune, og ét medlem udpeges blandt de beboervalgte medlemmer af Domeas bestyrelse. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Efter repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valg af Afgangsår Jørgen Fink Pedersen Formand kommunen 2016 Merete Christoffersen Næstformand repræsentantskabet 2015 Bente Larsen Medlem repræsentantskabet 2015 Peter E. Nielsen Medlem kommunen 2017 Leif Hansen Medlem Domea 2014 Elisa Ramløse Sørensen medlem repræsentantskabet 2016 Vakant Medlem repræsentantskabet 2014 Afgangsorden indebærer, at vakant plads er på valg. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger 2 medlemmer til organisationsbestyrelsen for 2 år. Referat: Frederikshavn kommune har udpeget 2 nye medlemmer til bestyrelsen. Det er Jørgen Fink Pedersen og Peter E. Nielsen. Derudover er der nyvalg til Elisa Ramløse Sørensen. 10 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Suppleanter vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Ved valg af flere suppleanter skal der tages stilling til disses indbyrdes rangorden. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger suppleanter til organisationsbestyrelsen for 1 år. Referat: Der er ikke nok medlemmer af repræsentantskabet til, at der kan vælges suppleanter til organisationsbestyrelsen. 11 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2013 genvalgtes revisionsaktieselskabet BDO. Det indstilles, at repræsentantskabet at genvælger revisor for indeværende regnskabsår. Referat: Der var genvalg til revisionsaktieselskabet BDO. Side 4 af 5
12 Kompetencedelegation Af hensyn til sagsbehandling vedrørende tinglysning m.v. noteres det: a) At DOMEA s.m.b.a. er boligselskabets administrator b) At repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegation. Referat: Repræsentantskabet bekræftede valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegation. 13 Eventuelt Referat: Der var intet at bemærke. Domea Boligcenter Hjørring, den 17. marts 2014 Trine Bomholt/Frank Hansen Side 5 af 5