0-101-2-09 27. november 2014/OS Referat Bestyrelsesmøde i NT den 21. november 2014 Deltagere Thomas Kastrup-Larsen, Aalborg kommune Svend Heiselberg, Region Nordjylland Daniel Nyboe Andersen, Aalborg kommune Poul Erik Andreasen, Region Nordjylland Frode Thule Jensen, Frederikshavn k. i stedet for Niels Krebs Hansen, Vesthimmerlands k. Lars Holt, Jammerbugt kommune Morten Lem, Rebild kommune Viggo Vangsgaard, Morsø kommune (punkt 1 3) Jens Otto Størup, NT Ole Schleemann, NT Nicolai B. Sørensen, NT Jesper Jul Nielsen, NT (punkt 3) Mette Henriksen, NT (punkt 5 7) Lea Feldborg Johansen, NT (punkt 5) Afbud Jan Thorbøll Andersen, Mariagerfjord kommune 0-101-2-09 1. Godkendelse af referat fra den 21. oktober 2014 Referatet af bestyrelsesmødet den 21. oktober 2014 er tidligere udsendt og vedlægges som bilag. at referatet fra bestyrelsesmødet den 21. oktober 2014 godkendes. Referatet fra bestyrelsesmødet den 21. oktober 2014 blev godkendt.
1-11-71-101-1-14 2. Oplæg til strategiproces i foråret 2015 På NT's bestyrelsesmøde den 21. oktober 2014 drøftede bestyrelsen den forestående strategiproces, der skal munde ud i en samlet forretningsplan for bus, tog og flextrafik. På baggrund af denne drøftelse lægger administrationen op til nedenstående strategiproces i første halvår 2015. Planen er, at forretningsplanen vedtages på repræsentantskabs- og bestyrelsesmødet den 16. juni 2015. Form og indhold NT's nye forretningsplan er et strategisk styringsdokument, der har NT's bestyrelse som afsender. Planen skal sætte mål og retning for driften og udviklingen af den kollektive trafik i Nordjylland i perioden 2015-2019. Forretningsplanen bliver det strategiske afsæt for den næste trafikplan (2017-2020), som også påtænkes at være en samlet plan for bus, tog og flextrafik. Formålet med forretningsplanen, og den proces som fører til dens vedtagelse, er dels at tegne et billede af de store muligheder og udfordringer, som den kollektive trafik i Nordjylland står over for de kommende 5 år, og dels at fastlægge et ambitionsniveau for NT som trafikselskab. Det helt overordnede spørgsmål, som vil være processens drivkraft, vil være, hvordan NT kan og skal bidrage til en endnu bedre mobilitet for borgere i Nordjylland. Mobilitet skal i denne sammenhæng ses som et bredt begreb, der handler om at tilvejebringe og markedsføre transportløsninger, der let, effektivt og miljøvenligt kan transportere nordjyderne rundt i Nordjylland og ud i den store verden. I den nye forretningsplans levetid står den kollektive trafik med følgende store muligheder og udfordringer: Den regionale overtagelse af togdriften i Nordjylland bliver en nyskabelse i Danmark, der giver NT og Nordjyske Jernbaner en gylden mulighed for virkelig at gøre toget til et attraktivt transporttilbud med afsmitning på den busservice, der skal bringe passagerne til og fra togstationen. Sammenhængen mellem den regionale tog- og busdrift og den kommende statslige timemodel, er ligeledes et afgørende element at inddrage i forretningsplanen Kollektiv trafik i landdistrikterne er en vigtig forudsætning for mobilitet i et sammenhængende Nordjylland. Den behovsstyrede kørsel (Flextur) skal sammentænkes og integreres med den øvrige kollektive trafik. I de helt små byer og på landet, skal borgerne have tilslutningsmuligheder til de store transport-korridorer, der bringer dem hurtigt og effektivt frem til rejsemålet. Det er ambitionen, at borgerne skal kunne bestille og betale billetten i én arbejdsgang gennem Rejseplanen og Rejsekortet. Aalborg Letbane planlægges at være etableret, når det nye universitetshospital åbner i det østlige Aalborg i 2021. Letbanen bliver et helt nyt transportsystem, der både vil løse trafikale udfordringer i Aalborg by, men også øge passagermængden i den kollektive trafik mar- Side 2 af 10
kant. I forretningsplanes periode forventes der at ligge store anlægs- og planlægningsmæssige opgaver ifm. projektet. Med udgangspunkt i de nævnte udfordringer og øvrige trends inden for den kollektive trafik vil processen resultere i konkrete målsætninger, men også sætte fokus på NT's fremtidige rolle og ansvar som trafikselskab; hvilken rolle skal og kan NT spille som en samlende (paraply)organisation for fremtidige brugere af tog, bus, letbane og flextrafik i Nordjylland? Interessenter Der er mange interessenter omkring den kollektive trafik, som vil være relevante at involvere i processen. Kunsten er at involvere tilstrækkeligt til at få de relevante input til processen og til at skabe ejerskab hos de mest centrale interessenter. Det er administrationens forslag, at der i videst muligt omfang gøres brug af de formelle samarbejdsfora, som eksisterer i dag i forhold til ejere og entreprenører. Følgende fora vil blive involveret: NT's bestyrelse og suppleanter Strategigruppen, der består af rep. for kommunerne og regionen på direktørniveau Entreprenørudvalgene for bus- og flextrafik Chaufførkontaktudvalget for bustrafik Driftsgrupperne for flextrafik, hvor der deltager chauffører. Herudover vil det være relevant at involvere ledelsen af Nordjyske Jernbaner, medarbejdere i NT og kunder med forskellige behov og erfaringer. I tidligere processer af samme karakter har også kommunaldirektørforeningen og direktionen i Region Nordjylland været involveret som sparringspartnere, hvilket vil blive gentaget. Tidligt i processen vil vi gøre brug af eksperter og kolleger fra branchen, der kan give os inspiration og input. Det er desuden planen, at der laves en aftale med et eksternt konsulentfirma om at bistå med processen samt komme med input til planens visuelle udtryk og kommunikation. Processen i 2015 Januar - marts: Analysefase, herunder orientering af strategigruppe og seminarer for NT s ledere og medarbejdere Marts/april: Bestyrelsesseminar med præsentation af analyseresultater og første bud på elementer i forretningsplanen og retningen herfor April/maj: Seminarer med samarbejdspartnere (entreprenører, chauffører mv.) og drøftelser i Strategigruppe, kommunaldirektørkreds og direktion i Region Nordjylland 27. maj: Drøftelse af første udgave af forretningsplan i NT's bestyrelse Side 3 af 10
16. juni: Godkendelse af NT's forretningsplan 2015-2019 på repræsentantskabs- og bestyrelsesmødet. at den foreslåede strategiproces godkendes. Den foreslåede strategiproces blev godkendt. Der indlægges mere tid til processen, idet godkendelsen af forretningsplanen flyttes til bestyrelsens møde den 10. september 2015. 1-10-72-101-1-14 3. Strategi og handlingsplan for kundevendte IT-systemer På repræsentantskabs- og bestyrelsesmødet den 17. juni 2014 præsenterede administrationen status for udbredelse og anvendelse af elektronisk billettering (rejsekort, mobilbilletter, netkøb) og elektronisk information (rejseplanen, infoskærme i busser, realtidsskilte, stoppestedsannoncering), og herunder var der en status for det nuværende kvalitetsniveau og driftsstabilitet. På mødet blev den fremadrettede strategi for de kundevendte IT-systemer drøftet, herunder niveauet for datakvalitet og driftsstabilitet. Forudsætningen for flere passagerer er en sammenhængende rejse, hvor den kollektive trafik er punktlig, og hvor kunderne oplever høj kvalitet og god komfort. Den sammenhængende rejse bindes sammen af velfungerende billetsystemer og præcis information, der gør det lettere for kunden at "finde vej" i den kollektive trafik. En vigtig brik i den sammenhæng er kundernes adgang til elektronisk information og billetkøb, og det sker via NT's kundevendte IT-systemer. Administrationen har siden iværksat en række initiativer og anvendt flere ressourcer, der dels skal sikre en løbende registrering af serviceniveauet (oppetid) for infoskærme og stoppestedsannoncering i busserne samt realtidsskilte ved stoppesteder, og dels skal sikre en hurtigere fejlretning. Der blev givet en nærmere orientering på mødet. at orienteringen tages til efterretning. Side 4 af 10
Orienteringen blev taget til efterretning, og der gøres status for driftskvaliteten igen på bestyrelsens møde i februar 2015. 1-30-72-4-101-1-14 4. Forslag til en landsdækkende Flexhandicap Af den reviderede Lov om trafikselskaber, der blev vedtaget den 11. juni 2014, fremgår, at "Trafikselskaberne kan samarbejde om individuel handicapkørsel for svært bevægelseshæmmede, som krydser grænserne mellem mere end to trafikselskabers områder". Med lovændringen er det blev tydeliggjort, at trafikselskaberne kan tilbyde landsdækkende Flexhandicap, som har været et stort ønske fra handicaporganisationerne. I NT har kørselsordningen Flexhandicap siden 2007 været udvidet, således at det ikke bare er muligt for medlemmer af kørselsordningen at bestille handicapkørsel til/fra Region Nordjylland, men også at bestille interne ture i både Nordjylland og Region Midtjylland. På baggrund af lovændringen ønsker trafikselskaberne at indgå en samarbejdsaftale, der muliggør et samarbejde mellem trafikselskaberne, om at tilbyde handicapkørsel over hele landet. For NT vil denne aftale alene betyde, at medlemmer af NT s handicapkørsel vil få en udvidet mulighed for at bestille interne ture i Region Syd, på Fyn, Sjælland og Bornholm. Der lægges også op til, at samarbejdsaftalen giver mulighed for, at trafikselskaberne kan benytte hinandens vogne, og at kørslen kan bestilles i borgerens hjem-trafikselskab. Dette er en fordel for kunden. Det forslås, at samarbejdsaftalen foreløbig bliver 2 årig, hvorefter ordningen evalueres med fokus på økonomien. NT anslår, at den begrænsede udvidelse af ordningen, vil medføre en beskeden meromkostning på 0,1-0,2 mio. kr. pr. år, der kan afholdes indenfor budgettet. Samarbejdsaftalen er en minimumsaftale, som det enkelte trafikselskab kan afvige fra. De centrale punkter er her: Trafikselskabet kan tilbyde rejser internt i andre områder i landet. Det forslås, at NT udnytter denne mulighed i hele landet. Der aftales en grænse på 10 landsdækkende ture om året, men trafikselskabet kan vælge at tilbyde flere ture. Det forslås, at NT tilbyder ubegrænsede antal ture lige som i dag så længe, at det samlede turantal holder sig under det fastsatte maksimum (pt. 104 ture om året). Ved kryds af Storebælt (på landsdækkende rejser) indgår altid tog. Det foreslås, at NT ligesom i dag altid kræver benyttelse af tog, hvis rejsen går udover Region Midt. Side 5 af 10
Administrationen foreslår, at ovenstående evalueres som et led i en samlet evaluering af Flexhandicap i NT s område. at NT indgår samarbejdsaftale om landsdækkende Flexhandicap i en forsøgsperiode på 2 år, hvorefter aftalen evalueres. NT indgår samarbejdsaftale om landsdækkende Flexhandicap i en forsøgsperiode på 2 år, hvorefter aftalen evalueres. 1-30-1-10 5. Nye funktioner og design på NT's hjemmeside NT har netop lanceret en hel ny hjemmeside, der giver vores online kanal overfor kunder, presse og samarbejdspartnere et markant løft. Udover, at hjemmesiden har fået et helt nyt og mere brugervenligt design, understøtter den også, hvad der i fagsproget kaldes responsive design. Dette betyder, at den tilpasser sig det medie (PC, ipad, mobil), som kunden laver sit opslag fra. På mødet blev hovedtrækkene i den nye hjemmeside gennemgået med fokus på nye elementer og forbedringer. at orienteringen tages til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 1-25-01-101-1-14 6. Kundetilfredshed og rejsekort Siden udfasningen af klippekortet i foråret 2013 har NT lavet kundetilfredshedsmålinger blandt vores rejsekort kunder. Undersøgelsen foregår ved, at vi udsender en mail til vores kunder, hvor vi beder dem besvare nogle få spørgsmål omkring deres anvendelse af rejsekortet og deres tilfredshed. Side 6 af 10
I 2013 og 2014 har vi gennemført en undersøgelse med samme spørgsmål og har hver gang modtaget mellem 4.000 og 5.000 besvarelser. Dette omfang betragter vi som værende repræsentativ i forhold til vores ambition om at "tage temperaturen" på rejsekortet på forskellige tidspunkter. På mange vitale områder viser udviklingen fra 2013 til 2014, at kunderne for alvor har taget Rejsekortet og dets fordele til sig. Nyheden omkring denne fremgang fik en fin dækning i Nordjyske den 7. november. På bestyrelsesmødet blev hovedkonklusionerne i undersøgelsen gennemgået, herunder også de forbedringspunkter, som vi og Rejsekort A/S fortsat skal arbejde med. at orienteringen tages til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 1-25-02-101-2-12 7. Kørsel til arrangementer og grupperejser I forbindelse med European Tour i Golf i Gatten i august 2014 etablerede NT en direkte busrute mellem Aalborg og Gatten i turneringsugen. Ruten blev i overensstemmelse med lovgivningen etableret som offentlig servicetrafik, men den gav anledning til kritik fra Danske Busvognmænd og efterfølgende omtale i medierne, hvor NT blev kritiseret for at bevæge sig for langt ind i turistvognmændenes forretningsområde. Desuden blev trafikselskabernes håndtering af dubleringskørsel også kritiseret. Danske Busvognmænd deltog i NT's seneste møde i entreprenørudvalget, og vognmændene fastslog på mødet, at NT's rute til Gatten var fuldt lovlig, og at foreningen respekterer det politiske valg, der lå forud for etablering af ruten. Håndtering af store grupper på NT's ruter blev også drøftet på mødet herunder den dubleringskørsel, der aftales med entreprenørerne, når der er behov for flere busser på en afgang. Behovet opstår næsten dagligt, da NT's busser anvendes i stor udstrækning af skoler og institutioner til besøg på udflugtsmål og lignende i Nordjylland. Når grupper bruger den kollektive trafik udenfor myldretiden, bliver den ledige kapacitet i busserne udnyttet, men når grupperne har behov for at rejse i myldretiden, eller når grupperne er store, skal der indsættes ekstra kapacitet (dubleringsbusser). Lovgivningen vedrørende indsættelse af dubleringsbusser er rigid for at forhindre, at trafikselskaberne bevæger sig ind på markedet for turistbusserne. Dette indebærer bl.a., at en dubleringsbus skal følge afgangstiderne i køreplanen, og bussen må kun stoppe ved rutens stoppe- Side 7 af 10
steder. Bussen skal også følge ruteforløbet, selvom bussen er fyldt. Hvis en gruppe skal bruge flere ruter, kan den samme dubleringsbus kun anvendes, hvis passagererne ved endedestinationen stiger af bussen, hvorefter chaufføren skal omdestinere bussen, og så kan gruppen stige på bussen igen - Dette bliver til pudsige situationer i praksis. NT har en række attraktive billetprodukter for at gøre den kollektive trafik attraktiv for grupper fra skoler og institutioner, og grupperne kan bestille plads, så de er sikre på, at alle kan komme med bussen. Billetprodukterne er Institutions- og skoleklassekort (½ eller 1 årskort), rejsekort, Mobil-billet, Zonebillet (købes på web) og Gruppebillet. Efterspørgslen på grupperejser er til tider så stor, at NT må afvise større grupper. NT's entreprenører har et begrænset antal busser til rådighed, og busserne er ikke indrettet, så de kan medtage bagage i stort omfang, hvilket er et problem ved lejrskoler og lignende. Under tiden rekvirerer NT dubleringsbusser hos turistvognmænd, og det medfører, at omkostningerne stiger markant, og desuden er turistbusserne ikke udstyret med billetteringsudstyr. På grund af den stigende efterspørgsel kombineret med, at NT har en begrænset mængde dubleringsbusser til rådighed, har NT for nylig indført en række begrænsninger for indsættelse af dubleringsbusser. Dette indebærer, at der højst indsættes to dubleringsbusser på en afgang (turistbusser rekvireres kun sjældent), at store grupper med meget bagage ikke kan medtages, og desuden har det været nødvendig at indskærpe, at der kun indsættes dubleringsbusser for grupperejser over 2 zoner. Dette fører til, at NT i nogle tilfælde må afvise grupper og henvise dem til turistvognmændene. NT informerer om begrænsningerne på hjemmesiden og i den direkte dialog, som Trafikservice har med kunderne, når grupperejserne bestilles. På årsniveau udgør omkostninger til dubleringsbusser i forbindelse med grupper ca. 1,5-2,0 mio. kr., hvilket skal ses i forhold til den samlede omkostning for NT's buskørsel på ca. 650 mio. kr. årligt. Indtægter fra grupper er skønsmæssig 1,0 mio. kr. årligt. at orienteringen tages til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 1-20-1-14 8. Praksis for optagelse af lån og indgåelse af leasingaftaler Bestyrelsen blev den 29. september 2014 orienteret pr. mail om, at BDO (Region Nordjyllands revision) er kommet med en bemærkning til regionens årsregnskab for 2013 vedr. manglende politisk godkendelse af garantistillelse over for NT. Garantistillelsen vedrører det lån, som NT har optaget i forbindelse med investeringen i Rejsekortet. Side 8 af 10
Da bemærkningen til regionens regnskab kan have konsekvenser for den praksis, som NT s administration handler ud fra, har NT bedt sin revision (BDO Kommunernes Revision) om en revisionsmæssig fortolkning af 32, stk. 2 i NT s vedtægter. Denne paragraf henviser til, hvordan NT skal håndtere lånoptagelse. Eftersom BDO Kommunernes Revision også er revisor for Region Nordjylland, vil deres fortolkning være vigtig for, hvordan vi indretter fremtidens praksis. Den 29. september 2014 modtog NT fortolkningen fra BDO Kommunernes Revision, men NT fandt ikke vurderingen fyldestgørende. Derfor bad NT om en yderligere præcisering, som revisionen fremsendte den 7. november 2014. Kortfattet er BDO s samlede fortolkning følgende: BDO fortolker NT-vedtægtens 32, stk. 2 således, at NT (bestyrelsen) som 60-virksomhed selv kan optage lån som de deltagende kommuner/region så hæfter for ( Orienteringsmodel ). Såfremt BDO s fortolkning er korrekt, betyder det, at rejsekortlånet har fået den krævede politiske behandling af NT. Det betyder også, at anmærkningen i regionens årsregnskab alene handler om, at regionen i internt regi skal godkende, at garantihæftelsen optages i regionens årsregnskabs oversigt over kautions- og garantiforpligtigelser NT s hidtidige praksis på området er i overensstemmelse med lovgivningen og NT s vedtægter. Da denne sag vedrører tre parter; NT, Region Nordjylland og BDO har NT foreslået, at der afholdes et fælles møde, hvor BDO s fortolkning drøftes. Denne drøftelse kan, hvis der er enighed omkring fortolkningen, følges op med en udarbejdelse af en tilpasset administrativ praksis, alternativt kan der rettes henvendelse til tilsynsmyndigheden (statsforvaltningen), for at høre den omkring deres fortolkning af 32, stk. 2 i NT s vedtægter. at orienteringen tages til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 0-9-101-2-08 9. Meddelelser Der blev på mødet orienteret om: Side 9 af 10
Vinterdæk på NT's busser Finansiering af rejsekortet KL-nøgletal om Flextrafik 0-9-101-4-08 10. Eventuelt Ingen punkter. 0-9-101-3-08 11. Kommende sager Økonomirapport 3/2014 (december) Tema: NT som rådgiver for kommuner og region (december) Godkendelse af udbudsvilkår, 21. udbud af bustrafik (december) Side 10 af 10