Sådan udfylder du ansøgningsskemaet I det følgende finder du en vejledning i at udfylde ansøgningsskemaet, når du søger om optagelse på Eftervidereuddannelser på Syddansk Universitet 01-03-2015
1 Indholdsfortegnelse: Indledning 2 1. Dine personlige oplysninger 3 2. Kender vi dig i forvejen? 3 3. Gem en kladde 4 4. Få hjælp 4 5. Hvilke oplysninger vil vi bede dig om? 4 6. Personlige oplysninger 5 7. Informationer der vedrører uddannelsen 5 Spørgsmål hvor du skal uploade dokumenter 6 Obligatoriske spørgsmål 7 Forudsætningsspørgsmål 8 Valg fra værdilister 8 8. Krav og forudsætninger hvordan opfylder du adgangskravene 9 Beståede videregående uddannelser 10 Ikke færdiggjorte videregående uddannelser 11 Erhvervserfaring og CV 12 9. Betaling 12 Du betaler selv for din uddannelse 12 Firmaet betaler din uddannelse 13 10. Send ansøgningen 14 Kvittering på skærmen 15 Kvitteringsbesked i din selvbetjening 15
2 Kære ansøger Du er logget ind på de Danske Universiteters Ansøgningsportal, du har valgt en uddannelse på Syddansk Universitet, og du skal i gang med at udfylde ansøgningsskemaet for den uddannelse, du ønsker at deltage i. I det følgende finder du en vejledning i de forskellige dele af skemaet, og hvordan det udfyldes. I indholdsfortegnelsen finder du oversigten over de forskellige temaer. Du er kommet direkte ind til ansøgningsskemaet for den uddannelse, du ønsker at deltage i og kan nu vælge at fortsætte med at udfylde ansøgningsskemaet. Det første skærmbillede du møder viser den valgte uddannelse: Benyt Log ud hvis du ønsker at afslutte Her kan du tjekke, hvilken uddannelse du er ved at søge optagelse på. Klikker du her, kommer du videre i ansøgningsskemaet Klik på? hvis du har brug for hjælp. Her finder du også kontaktoplysninger Klik på: for at komme i gang med at udfylde skemaet. Sådan udfyldes ansøgningsskemaet:
3 1. Dine personlige oplysninger: Her kan du tjekke om dine personlige oplysninger er korrekte. Såfremt informationer om nationalitet og opholdstilladelse ikke er udfyldt, bedes du gøre det her. For at komme videre skal du klikke på: 2. Kender vi dig i forvejen? Har du tidligere afsluttet en uddannelse, f.eks. en bachelor-, kandidat-, master- eller diplomuddannelse på et dansk universitet, kan du hente oplysninger automatisk. Sæt kryds ved den/de institutioner du har gået på og klik på. OBS: Du behøver ikke vente til data er hentet, men kan fortsætte ved at klikke på
4 Hvis du ikke har taget en uddannelse på et universitet, klikker du blot på din adgangsgivende uddannelse under punktet Krav og forudsætnigner., så får du mulighed for at uploade 3. Gem kladde. Hvis du undervejs har brug for at finde yderligere dokumentation frem, kan du altid gemme en kladde ved at klikke på. Når du skal finde din ansøgning igen, kan du klikke her: Ansøgningsportalen. Under fanebladet Se status på ansøgninger finder du din ansøgning igen, og du kan fortsætte med at redigere den: 4. Få hjælp Ud over hjælpesiden med spørgsmålstegnet i højre side af skærmen, kan du få yderligere information om uddannelsen og finde den generelle hjælp til at søge under Yderligere information 5. Hvilke oplysninger vil vi bede dig om? I gennem hele skemaet er der forskellige spørgsmål, som vi stiller dig for at kunne behandle din ansøgning. Bemærk at der er begrænsninger på, hvilke filtyper og filstørrelser du kan uploade. Aktiverer du knappen Næste kommer du videre til den næste række spørgsmål i skemaet. På de næste sider finder du en gennemgang af de enkelte trin i ansøgningsskemaet. Det er ikke sikkert, at alle spørgsmål findes for alle uddannelser, og måske vises ikke alle spørgsmål her, men principperne for udfyldelse er de samme.
5 6. Personlige oplysninger: Her vil vi bede dig angive din bopælsadresse. Når der står MAN efter nogle af felterne betyder det, at du selv skal indtaste de personlige oplysninger. Står der WAYF efter feltet, er det oplysninger vi har hentet fra dine loginoplysninger. Du udfylder felterne ved at klikke i feltet, skrive din oplysning og samtidig får du vist en vejledningstekst: 7. Information der vedrører uddannelsen: Der kan f.eks. være tale om, at du skal anføre sted, hold, vedhæfte en motiveret ansøgning:
6 Spørgsmål hvor du skal uploade dokumenter: Skriv en kort beskrivelse: Klik ind i feltet Kort beskrivelse af vedhæftede og skriv hvad bilaget rummer. Vælg det tilhørende dokument i stifinderen på din PC: Klik derefter på for at komme ind i din normale stifinder på din PC: Vælg det ønskede dokument Marker det ønskede dokument og klik på Åbn. Herefter vil dit dokument være klar til upload: Tilføj dokumentet til din ansøgning: Klik på Upload :
Dit dokument vises nu som tilknyttet til ansøgningen i boksen Motiveret ansøgning : 7 Du har nu mulighed for at uploade et nyt, fjerne det igen og/eller fortsætte med næste spørgsmål. Obligatoriske spørgsmål: Hvis du forsøger at aktivere Næste -knappen, og der er et spørgsmål, som kræver et svar, vil du få en advarsel. Det betyder, at du skal udfylde spørgsmålet :
8 Forudsætningsspørgsmål: Når du giver et specifikt svar på et spørgsmål, der kan besvares med Ja eller Nej vil du i visse tilfælde opleve, at det svar du har givet betyder, at vi har brug for lidt flere oplysninger fra dig. I nogle tilfælde skal du bekræfte, at du ønsker at søge om f.eks. dispensation for adgangsgrundlag, inden du kan uploade dokumentation. Valg fra værdilister Ved en række spørgsmål vil du finde en lille trekant i højre side af spørgsmålet har, skal du klikke på den lille trekant og vælge det svar, der passer til dig:. For at se hvilke svarmuligheder du
9 8. Krav og forudsætninger hvordan opfylder du adgangskravene: Under krav og forudsætninger skal du udfylder forskellige oplysninger, der samlet set fortæller, om du kan optages på den uddannelse, du ønsker at deltage i. Det er ikke alle spørgsmål, fra eksemplet her, som findes på alle ansøgningsskemaerne f.eks. findes spørgsmålet om gymnasial eksamen kun for visse uddannelser: OBS: Husk at tjekke scroll-baren i højre side, der kan være spørgsmål længere nede på siden, som skal udfyldes og som er vigtige for vurderingen af din ansøgning. De fleste spørgsmål her udfyldes som beskrevet tidligere i dokumentet. Nedenfor beskrives to spørgsmål, som er lidt anderledes. Hvis vi kender dig i forvejen, vil du i nogle tilfælde opleve, at felterne er udfyldt med de oplysninger, vi allerede har om din uddannelsesmæssige baggrund. Beståede videregående uddannelser og Ikke beståede videregående uddannelser: Hvis der er hentet data om dig fra et af de universiteter, du markerede for dataindhentning, vil oplysningerne fremgå her, når de er hentet:
10 Hvis du kan se, at de oplysninger der er hentet, ikke er tilstrækkelige eller er mangelfulde, skal du blot uploade de manglende informationer om din adgangsgivende uddannelse. Hvis der ikke er hentet data om uddannelsen/uddannelserne skal du selv udfylde spørgsmålene: Upload oplysninger om dine beståede og/eller ikke færdiggjorte videregående uddannelser: Beståede videregående uddannelser: Når du selv skal uploade oplysninger om din beståede adgangsgivende uddannelse, skal du først klikke på knappen:. Her ledes du videre til en popup, hvor skal indtaste relevante oplysninger og uploade dokumentation i form af bevis for din afsluttede uddannelse: Du skal anføre institution, tidspunkt for bestået afsluttende eksamen samt titel på din uddannelse Du skal uploade dokumentation i form af eksamensbevis ved at klikke på Browse og vælge dokumentet i stifinderen på din PC (beskrevet på side 5), husk hvis du har flere dokumenter, kan du gentage processen. Har du uploadet et forkert dokument, kan du fjerne det ved at aktivere knappen Fjern. Hvis du er færdig med at uploade dokumenter, overfører du dem til din ansøgning ved at klikke på Ja :
11 Ikke færdiggjorte videregående uddannelser: Hvis du ikke har en uafsluttet uddannelse eller i forvejen har en afsluttet uddannelse, som opfylder adgangskravene, skal du naturligvis ikke udfylde dette spørgsmål. Men hvis du ikke har afsluttet din adgangsgivende uddannelse endnu, skal du udfylde dette spørgsmål: Proceduren er stort set den samme som ovenfor, du klikker på og udfylder den popup, der kommer frem på skærmen. I popup en skal du uploade dokumentation for de dele af din uafsluttede uddannelse, som du har allerede har bestået f.eks. i form af en bekræftet kopi af din karakterudskrift fra dit uddannelsessted. Herudover skal du oplyse, hvornår du forventer at afslutte din uddannelse, og hvor mange ECTS-point du mangler at bestå på uddannelsen:
12 Erhvervserfaringskrav og CV. Da erhvervserfaring efter endt adgangsgivende uddannelse er et krav til en række deltidsuddannelser f.eks. masteruddannelserne, vil du ofte blive mødt med et krav om at angive antal års erhvervserfaring samt dokumentation i form af f.eks. CV. 9. Betaling Du betaler privat for din uddannelse: Hvis du selv skal betale for din uddannelse, og fakturaer derfor skal sendes til dig privat, markerer du i Privat og skal ikke gøre yderligere. Du er nu klar til at gå videre til at indsende ansøgningen:
13 Firmaet betaler din uddannelse: Når virksomheden betaler for din uddannelse, markerer du Firma og du får mulighed for at angive de oplysninger, der skal være til stede, for at vi kan sende fakturaerne til virksomheden. Her får du mulighed for at indtaste faktura-oplysninger om virksomheden. Det kan du gøre manuel, men du kan også hente nogle af oplysningerne i CVR-registret. Find virksomhedens adresse og CVR-nummer i CVR-registret For at vi kan sende fakturaen det rigtig sted hen, skal vi kende virksomhedens CVR og adresse. Hvis du ikke kender CVR-nummeret, kan du fremsøge det i CVR-registret. Start med at indtaste virksomhedens navn og klik derefter på knappen Udvælg virksomhed via CVR : Du får nu vist de informationer, der kunne hentes i CVR-registret, og du kan vælge de korrekte virksomhedsoplysninger ved at markere i boksen og klikke på Benyt :
Finder du ikke de korrekte oplysninger, kan du altid klikke på Tilbage og indtaste oplysningerne manuelt. 14 Har du valgt at benytte oplysningerne fra CVR-registret, vil de nu være vist i skærmbilledet, og du kan nu indtaste de resterende oplysninger manuelt. OBS, EAN-nummer skal altid oplyses, hvis den virksomhed der skal betale er en offentlig virksomhed. Du er nu klar til at afsende din ansøgning. 10. Send ansøgningen: Når du er færdig med at udfylde ansøgningsskemaet, er du klar til at afsende. Klik på Næste og kom frem til det skærmbillede, hvor du får vist alle informationerne om din ansøgning under Vis ansøgning : Hvis du ved gennemgang af ansøgningen synes, at der mangler et eller flere bilag eller oplysninger, klikker du blot på den station, hvor oplysningen mangler f.eks. Søgt uddannelse/kursus. Her kan du fortsætte med at redigere. Hvis du er tilfreds med ansøgningen, klikker du enten på Næste for at kommer frem til siden, hvorfra du kan afsende ansøgningen: Herfra afsendes ansøgningen ved at klikke på Send ansøgning. Herefter vil du få en kvittering såvel på skærmen som i Besked -fanebladet i din selvbetjening.
15 Kvittering på skærmen: Klik på OK for at afslutte Samtidig afsendes en adviseringsmail til din mailadresse: Nogle gange havner beskeder fra Ansøgningsportalen i SPAM-filtret i din mailbox, tjek derfor med jævne mellemrum SPAM-boxen for evt. beskeder, der måtte være havnet her. Kvitteringsbesked på fanebladet Beskeder i din selvbetjening: Du kan altid genfinde kvitteringsbeskeden i din selvbetjening, her er den gemt som et PDF-dokument Advisering om nyt i forhold til din ansøgning. Når der senere er nyt om din ansøgning det kan være, vi har brug for flere informationer og derfor rykker for information eller, at der er truffet en afgørelse for din ansøgning eller andet vil du også få en adviseringsmail i din mailbox med besked om, at du skal tjekke Ansøgningsportalens selvbetjening fordi der er nyt om din ansøgning. Vi ønsker dig en rigtig god dag og takker for din tid. Hvis du har yderligere spørgsmål er du naturligvis velkommen til at kontakte os: Mail:efteruddannelse@sdu.dk Telefonnummer: 65501054