Vejledning. til. LetRegnskab.dk Årsrapport. Administration og brugen af hjemmesidens funktioner

Transkript

1 Vejledning til LetRegnskab.dk Årsrapport Administration og brugen af hjemmesidens funktioner Version

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse 2 Indledning 3 Log in 4 Vedligeholdelse af stamoplysninger 5 Oprettelse af medarbejdere 7 Oprettelse af regnskab 9 Tilladelser 12 Sådan dannes et oplysningsark 14 Upload af oplysningsark 16 Se og hent filer i Letbox 20 Support 23 Side 2 af 23

3 Indledning Velkommen til Letregnskab.dk s program til Udarbejdelse af Årsrapporter for Personlige virksomheder og Anparts- og Aktieselskaber omfattet af Regnskabsklasse B. Nærværende vejledning beskriver, hvorledes du - vedligeholder stamoplysninger, - opretter de brugere, der skal have adgang til at benytte systemet, - opretter regnskaberne, - får dannet Oplysningsarket*, - uploader Oplysningsark og får beregnet Årsrapporter, - henter filerne. * Oplysningsarket, er det ark, du skal arbejde i, når du skal udarbejde Årsrapporten. Vejledningen er illustreret med de skærmbilleder, der er aktuelle i forbindelse med de forskellige procedurer. For at kunne benytte systemet, skal du have tildelt Brugernavn og Password fra Magnus/Letregnskab.dk På, kan du, når du er logget på hjemmesiden, hente vejledning til hvordan du arbejder med Oplysningsarket og Uddata. Side 3 af 23

4 Gå til Log in Vælg Indtast det brugernavn og password du har fået tildelt og tryk på Side 4 af 23

5 Vedligeholdelse af stamoplysninger Vælg for at indtaste/redigere relevante stamdata for Master Konto. Indtast data (alle felter med * skal udfyldes). Brugernavnet kan ikke ændres, men password kan ændres. Side 5 af 23

6 Indtast Revisoroplysningerne. Disse revisoroplysninger vil automatisk blive benyttet som stamoplysninger for de regnskaber, der oprettes, dog vil man have mulighed for at ændre revisoroplysningerne under oprettelse af de enkelte regnskaber (jf. afsnittet Oprettelse af regnskab ). Revisor er den adresse, der som udgangspunkt benyttes af LetRegnskab.dk til fremsendelse af filer eller beskeder. Tryk på for at opdatere de indtastede data. Side 6 af 23

7 Oprettelse af medarbejdere Vælg Tryk på for at oprette en medarbejder. Side 7 af 23

8 Udfyld stamdata for medarbejderen og angiv hvilke rettigheder medarbejderen skal have til programmet: Master Administrator Må oprette regnskaber Samme rettigheder som Master Rettigheder til at oprette nye regnskaber Tryk på for at opdatere de indtastede data. De oprettede medarbejdere fremgår herefter af listen: Det fremgår tillige, hvilke rettigheder de enkelte medarbejdere har. Hvis en medarbejders oplysninger skal redigeres vælg Hvis en medarbejder skal slettes fra systemet vælg Når du er færdig med at oprette medarbejdere tryk og data opdateres. Side 8 af 23

9 Regnskaber svarer til klienter. Oprettelse af regnskab Vælg Tryk på for at oprette et nyt regnskab. Side 9 af 23

10 Indtast klientens data (alle felter med * SKAL udfyldes). CVR.nr. udfyldes med 8 cifre (uden mellemrum). Ved oprettelse af et Oplysningsark, er det som udgangspunkt revisoroplysningerne, der er registreret under Stamoplysninger, der indskrives. Hvis man ønsker at angive andre revisoroplysninger for en specifik kunde, skal der sættes en markering i feltet. Revisoroplysninger redigeres. Hvis der er sat en markering i feltet, er det de revisoroplysninger, der er anført her, der indskrives i Oplysningsarket, når det dannes. Tryk Herefter er klienten oprettet i systemet og fremgår af listen over klienter (Regnskaber). Side 10 af 23

11 Af listen fremgår de regnskaber (klienter) der er oprettet. Symbolerne i dette skærmbillede giver adgang til følgende: Letbox: Her kan du hente alle filer, som er gemt hos LetRegnskab.dk. Tilladelser: Benyttes til at registrere, hvilke medarbejdere, der skal have adgang til det pågældende regnskab. Kun personer, der har rettigheder som Master, kan tildele/fjerne tilladelser. Rediger: Rediger stamoplysningerne vedrørende den pågældende klient. Dan ark Danner et Oplysningsark for den pågældende klient for det valgte indkomstår. Side 11 af 23

12 Tilladelser Under funktionen tilladelser, kan en Master registrere, hvilke medarbejdere, der skal have adgang til de enkelte regnskaber. Vælg Side 12 af 23

13 Vælg I boksen til venstre vises de medarbejdere, der er oprettet i systemet. I boksen til højre vises de medarbejdere, der er tilknyttet til det pågældende regnskab. For at tilknytte en medarbejder til regnskabet skal du markere medarbejderen i den venstre boks og derefter trykke på og Så overføres medarbejderen til boksen til højre og har dermed adgang til regnskabet. For at slette en medarbejders tilknytning til regnskabet skal du markere medarbejderen i den højre boks og derefter trykke på og Så fjernes medarbejderen fra boksen til højre og har dermed ikke længere adgang til regnskabet. Side 13 af 23

14 Sådan dannes et oplysningsark Vælg ud for den aktuelle kli- For at få oprettet det ark, der skal arbejdes i (Oplysningsark) tryk på ent. Vælg hvilket indkomstår, du ønsker Oplysningsark for og tryk på Side 14 af 23

15 Mailadressen overføres automatisk fra den mailadresse, der er registreret under det pågældende regnskab. Du kan sagtens ændre mailadressen her. En ændring vil blive opdateret under stamdataene for den pågældende klient. Der oprettes herefter automatisk et Oplysningsark for det valgte indkomstår. De relevante stamdata, der er registreret under klienten (Cvr.nr., Navn, Adresse, Revisoroplysninger mm.), samt det mailadresse, der fremgår på denne side, vil være anført i Oplysningsarket. Oplysningsarket fremsendes automatisk til dig pr. mail. PS! Gem oplysningsarket på din computer inden det åbnes. Du kan også hente Oplysningsarket direkte på hjemmesiden (se nedenfor under Se og hent filer i Letbox ). Side 15 af 23

16 Upload af oplysningsark Når du er færdig med at udfylde Oplysningsarket og din status for indtastning er: kan arket uploades til vores server. I forbindelse med oprettelsen af Oplysningsarket, er der indskrevet en mailadresse på den medarbejder, der skal modtage resultatet af beregningerne (eller filerne). Den pågældende mailadresse kommer fra Stamoplysninger på hjemmesiden (fra det aktuelle regnskab). Der kan anføres en anden mailadresse i Oplysningsarket inden det uploades. Resultatet vil så blive fremsendt til denne mailadresse. Det skal bemærkes at en ændring af mailadressen i Oplysningsarket ikke vil slå igennem på hjemmesiden. Du kan vælge mellem at få en mail om, at Udkast/Årsrapport er klar (vælg Nej ), eller du kan vælge at få tilsendt Udkast/Årsrapport pr. mail (vælg Ja ). Vælger du Nej skal du logge ind på hjemmesiden og hente filen (se afsnittet Se og hent filer i Letbox ). Vælger du Ja får du et ekstra felt til angivelse af kodeord: Kodeordet skal du bruge, når du åbne den krypterede fil, du får retur. LetRegnskab får ikke kendskab til kodeordet. Hvis du vælger denne metode, opbevarer vi ikke nogle filer på hjemmesiden. Bemærk, at der foretages en 256-bit kryptering, hvilket kræver et program, der kan håndtere sådanne filer (f.eks. WinZip eller WinRar). Side 16 af 23

17 Tryk på for at uploade arket. Du bliver automatisk ledt til hjemmesiden: Hvis Filnavnet allerede fremgår af boksen, skal du blot trykke på hvorefter overførslen af Oplysningsarket til LetRegnskab.dk påbegyndes. Alt efter din internethastighed kan det tage mellem 1 og flere minutter at overføre Oplysningsarket. Side 17 af 23

18 Hvis filnavnet ikke allerede fremgår af boksen Tryk på Find den rigtige fil (Oplysningsark) på din computer. Dobbeltklik på ikonet eller tryk på hvorefter filnavnet kommer til at fremgå i boksen. Side 18 af 23

19 Tryk på hvorefter overførslen af Oplysningsarket til LetRegnskab.dk påbegyndes. Alt efter din internethastighed kan det tage mellem 1 og flere minutter at overføre Oplysningsarket. Der fremkommer en Proces-bar, der viser status for Upload i %. Når der vises 100 % er arket Uploadet og der vil stå, at filen er overført med succes. Når vores behandling er afsluttet, vil du modtage en mail om, at Udkast til Årsrapport eller Årsrapport er klar og kan hentes på hjemmesiden. Hvis du har valgt at få tilsendt den færdigbehandlede fil direkte, vil den være vedhæftet mailen (i krypteret form). Hvis du ikke har modtaget en tilbagemelding inden for 30 minutter, kan det skyldes, at Oplysningsarket ikke er udfyldt korrekt. Vi opsamler Oplysningsark med fejl og gennemgår dem med jævne mellemrum. Vi retter eventuelle fejl eller kontakter dig, hvis der er behov herfor. Side 19 af 23

20 Se og hent filer i Letbox Alle behandlede filer (bortset fra de færdigbehandlede filer, der er sendt direkte pr. mail) opbevares på LetRegnskab.dk i Letbox. Vælg Vælg ud for den klient, du ønsker at se filerne for. Side 20 af 23

21 Der vises en oversigt over de filer, der ligger i Letbox. Filerne ligger i dato-orden med den nyeste fil øverst. Der er tre Fil-typer (navngivning): Oplysningsark: Udkast: Årsrapport: Det er det ark, der er arbejdet i. Der stilles ingen krav til navngivning af Oplysningsarket. Hvis du uploader et Oplysningsark med samme navn flere gange, er det altid det senest uploadede ark, der ligger i Letbox. Når det er markeret i Oplysningsarket, at der ønskes et udkast får Uddata-filen navnet: Udkast til Årsrapport for 2009 for Firmanavn Cvr.nr. (år-mm-dd klokkeslæt). Så kan man altid se, hvilket udkast, der er det nyeste. Når det er markeret i Oplysningsarket, at der ønskes en Årsrapport får Uddata-filen navnet: Årsrapport for 2009 for Firmanavn Cvr.nr. (år-mm-dd klokkeslæt). Så kan man altid se, hvilken årsrapport der er den nyeste. For at få filerne flyttet fra LetRegnskab.dk til din computer skal du højreklikke på Ikonet og vælge Gem destinationen som... Side 21 af 23

22 Find det sted på din computer, hvor du vil gemme filen (omdøb evt. filen) og tryk OBS! På grund af filernes størrelse, er det ikke muligt at arbejde med dem, hvis du åbner filerne direkte fra hjemmesiden. Filerne skal gemmes på din computer, før du åbner dem. Side 22 af 23

23 Support Hvis du har brug for hjælp - vælg support, samt vores vejledninger (som pdf.filer). Her ligger de relevante oplysninger vedrørende Såfremt der sker ændringer på Hjemmesiden eller i Oplysningsark/Uddata vil vejledningerne blive tilrettet og erstatter de tidligere versioner af vejledningen (versionsnr. er anført på forsiden). Side 23 af 23