Skive Boligselskab Referat af ordinært repræsentantskabsmøde, torsdag den 18. december 2014 kl. 18.00, på Højslev Kro, Viborgvej 220, 7840 Højslev. Side 1 Valg af dirigent... 2 2 Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning... 2 3 Godkendelse af årsregnskab... 2 4 Godkendelse af revisionsberetning... 3 5 Godkendelse af boligorganisationens budget... 3 6 Behandling af indkomne forslag... 3 7 Valg af formand... 3 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer... 4 9 Valg af revisor... 5 10 Valg af kredsdelegerede til BL 6. kreds... 5 11 Kompetencedelegation... 5 12 Eventuelt... 6 I mødet deltog fra repræsentantskabet: Ejler Sønderriis, formand valgt af repræsentantskab/org.best/videnspers. Yvonne Pedersen, næstfmd valgt af repræsentantskab/org.best/afd. 36-01 Diana B. Sørensen org.best./afd. 36-01 Jan Pedersen afd. 36-01 Søren Bæk Sørensen afd. 36-01 Flemming Pharsen afd. 36-02 Anni Davidorff Christensen afd. 36-02/org.best. Bente Rubi Andersen afd. 36-03/org.best. Carl Emil Frandsen afd. 36-03 Benny Larsen afd. 36-03 Bente Østergaard Vidensperson/org.best. Anni Thomsen Domea Willy Thygesen Anja Nielsen Ole Christensen afd. 36-02 er indkaldt efter afd.møde afd. 36-02 er indkaldt efter afd.møde afd. 36-03 er indkaldt efter afd.møde Øvrige deltagere: Fra Domea, Kundechef Frank Hansen. Ejendomsmester Leif Jeppesen Domea Servicecenter Bolig Nord, den 23. december 2014 Side 1 af 6
1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges eventuelt et stemmeudvalg, der bistår dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Referat: Yvonne Pedersen blev valgt som dirigent. Yvonne Pedersen kunne konstatere, at Birthe Svendsen og Anette Lidegaard var indkaldt. De er ikke længere en del af repræsentantskabet. Der var en kort præsentationsrunde af repræsentantskabet, på grund af de mange nye medlemmer. 2 Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning Ved formanden Ejler Sønderriis. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens beretning. Referat: Formand Ejler Sønderriis fortalte om årets gang i boligselskabet. Der havde ikke været mange møder på grund af tilhørsforholdet. Det havde været planen, at Skive Boligselskab skulle høre til et servicecenter i Herning, men bestyrelsen havde besluttet at være tilknyttet Servicecenter Bolig Nord i Hjørring. Organisationsbestyrelsen skulle fortsætte arbejdet med sammenlægning af afdelingerne i selskabet. Det ville være en besparelse at hente på administrationshonoraret ved at lægge afdelingerne sammen. Ejler Sønderriis havde deltaget i regionsmøde i Hjørring i oktober måned og der arbejdes med opgradering af afd. 36-02. Ejler Sønderriis sluttede af med at takke for et godt samarbejde. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Boligorganisationens årsregnskab for regnskabsåret 01.07.2013 30.06.2014 var fremsendt inden mødet. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. Referat: Frank Hansen gennemgik boligorganisationens årsregnskab og svarede på spørgsmål. Repræsentantskabet godkendte boligorganisationens årsregnskab. Side 2 af 6
4 Godkendelse af revisionsberetning Regnskabsmateriale var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Referat: Frank Hansen gennemgik revisionsberetningen og svarede på spørgsmål. Repræsentantskabet godkendte revisionsberetningen. 5 Godkendelse af boligorganisationens budget Budgetmateriale var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender budgettet. Referat: Frank Hansen gennemgik boligorganisationens budget og svarede på spørgsmål. Repræsentantskabet godkendte boligorganisationens budget. 6 Behandling af indkomne forslag Forslag der ønskes behandlet på mødet, fremsendes til, formanden Ejler Sønderriis, Østerisvej 42, 7840 Højslev. Forslag skal være formanden i hænde senest 14 dage før mødet. Eventuelle indkomne forslag udsendes til repræsentantskabet senest 1 uge inden mødet. Referat: Der var ikke indkommet nogen forslag til behandling. 7 Valg af formand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at formanden for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. På repræsentantskabsmøde den 16. december 2013 blev Ejler Sønderriis valgt som formand. Til orientering kan det oplyses, at Ejler Sønderriis blev valgt som vidensperson den 20. marts 2014. Formanden vælges for 2 år. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger formand for 2 år. Referat: Ejler Sønderriis blev genvalgt for 2 år. Side 3 af 6
8 Valg af bestyrelsesmedlemmer Bestyrelsen består af 7 medlemmer inklusive formanden. Repræsentantskabet vælger 4 medlemmer til bestyrelsen blandt boligorganisationens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Herudover vælger repræsentantskabet to bestyrelsesmedlemmer med særlig viden eller kompetencer af relevans for boligorganisationens arbejde. Endelig udpeges 1 medlem af Domea s.m.b.a. s bestyrelse. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valg af Afgangsår Ejler Sønderriis Formand Rep.skabet 2014 Vidensperson Yvonne Pedersen Næstformand Rep.skabet 2015 Søren Bæk Sørensen Suppleant Bente R. Andersen Medlem Rep. skabet 2015 Anni D. Christensen Medlem Rep. Skabet 2015 Diana B. Sørensen Medlem Rep. Skabet 2014 Flemming Pharsen Suppleant Bente Østergaard Medlem Vidensperson 2016 Anni Thomsen Medlem Domea 2016 Afgangsorden indebærer, at Diana B. Sørensen på valg. Formanden vælges direkte af repræsentantskabet under et selvstændigt punkt på dagsordenen. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger 1 medlem til organisationsbestyrelsen for 2 år. Referat: Ole Pedersen er ikke længere suppleant for Yvonne Pedersen. Søren Bæk Sørensen blev valgt som suppleant for Yvonne Pedersen. Diana B. Sørensen blev genvalg for 2 år. Bestyrelsen for Skive Boligselskab med tilhørende afdelinger har herefter følgende sammensætning: Navn Post Valg af Afgangsår Ejler Sønderriis Formand Rep.skabet 2016 Vidensperson Yvonne Pedersen Næstformand Rep.skabet 2015 Søren Bæk Sørensen Suppleant Bente R. Andersen Medlem Rep. skabet 2015 Anni D. Christensen Medlem Rep. Skabet 2015 Diana B. Sørensen Medlem Rep. Skabet 2016 Flemming Pharsen Suppleant Bente Østergaard Medlem Vidensperson 2016 Anni Thomsen Medlem Domea 2016 Side 4 af 6
9 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2013 genvalgtes BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab. Det indstilles, at repræsentantskabet genvælger revisor for indeværende regnskabsår. Referat: BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab blev genvalgt. I den forbindelse blev det drøftet, hvilke muligheder man havde for at vælge en anden revisor. 10 Valg af kredsdelegerede til BL 6. kreds BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Skive Boligselskab kan vælge op til 2 delegerede for 1 år. En er valgt af organisationsbestyrelsen. En vælges af repræsentantskabet. Formanden er p.t. udpeget. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger en kredsdelegeret for 1 år. Referat: Repræsentantskab ønskede ikke at udpege yderligere deltagere end formand Ejler Sønderriis, som er valgt af organisationsbestyrelsen. 11 Kompetencedelegation Af hensyn til sagsbehandling vedrørende tinglysning m.v. noteres det: a) At DOMEA s.m.b.a. er boligselskabets administrator b) At repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Side 5 af 6
Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegation. Referat: Repræsentantskabet bekræftede valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegation. 12 Eventuelt Referat: Der var intet at bemærke. Domea Boligcenter Hjørring, den 23. december 2014 Trine Bomholt/Frank Hansen For referatets godkendelse: den - 2014 den - 2014 Ejler Sønderriis, formand Yvonne Pedersen, dirigent Side 6 af 6