COMPUTERSHARE E-SURVEY Generalforsamling: hvad er præcedens? - idéer til at øge generalforsamlingsafkastet i 2012
Indhold Forord 02 Hvem deltager i planlægningen? 03 Tidspunkt for generalforsamlingen 04 Udlevering af materiale 05 Forplejning 06 Deltagelse på generalforsamlingen 07 Udenlandske aktionærer 08 Elektroniske muligheder for aktionærerne 09 Udsendelse af indkaldelse 10 Indsamling af aktionærernes e-mails 11 Håndtering af afstemninger 12 Pressens deltagelse 13 6 gode råd til øget afkast på generalforsamlingen 14 01 Computershare e-survey
Best practice og resulatat af e-survey Generalforsamling 2012 - hvad bliver præcedens?. Forord Generalforsamlinger i børsnoterede selskaber står over for en række spændende udfordringer og muligheder i disse år. Det skyldes især to trends i samfundet, som påvirker traditionelle handlingsmønstre og den enkeltes motivation til at udøve aktivt ejerskab. De to trends er internet/mobilitet og den finansielle virkelighed som virksomheder i Europa og USA står over for. Internet & mobilitet Smartphones og tablets kombineret med hurtig internetadgang har ændret den enkelte aktionærs måde at engagere sig i sine investeringer på. Onlinemulighederne har betydet, at alle er på døgnet rundt og stiller større krav til elektronikkens muligheder. Denne trend har allerede sat agendaen i forbindelse med afholdelse af generalforsamlinger og vil gøre det i større udstrækning fremover. Den finansielle krise Den globale finansielle usikkerhed stiller større krav til den enkelte virksomhed i forhold til aktionærerne og evnen til at tiltrække kapital. Investorpleje har derfor fået en stadig større betydning i forhold til at sikre selskabets kapitalberedskab. Generalforsamlingen er den juridiske ramme, som skal godkende stort set alt, der vedrører selskabets kapitalstruktur og dermed kapitalberedskabet, men også at tilgodese aktionærernes behov for information og indsigt. best practice De to trends har givet anledning til at undersøge, hvordan selskaberne afholder generalforsamling i dag, således at current practice efterfølgende kan sammenlignes med best practice set i lyset af de muligheder og krav, de to trends fordrer. e-survey Generalforsamling 2012 - hvad bliver præcedens? er starten på dette arbejde. Alle børsnoterede selskaber i Danmark og en række større unoterede selskaber og investeringsforeninger er blevet inviteret til at deltage i undersøgelsen, som består af 38 spørgsmål. Der er modtaget besvarelser fra 62 selskaber. Data er indsamlet i perioden september - oktober 2011 og præsenteret ved seminar Return on AGMs den 3. november 2011. Vi takker for de mange besvarelser og håber, at de følgende sider vil blive brugt til inspiration i arbejdet med selskabets generalforsamling. God fornøjelse! Michael Kjøller-Petersen Adm. direktør Computershare A/S Computershare e-survey 02
Inddrag marketing for at øge afkastet på generalforsamlingen. Hvem deltager i planlægningen? Hvilke afdelinger er involveret i planlægningen af generalforsamlingen? Andre 46% Investor Relations 41% Juridisk afdeling 41% Direktionssekretariat 62% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Sikkerhedsafdelingen nævnes ikke Marketing/corporate communication deltager sjældent Ud for Andre kunne selskaberne angive, hvilke øvrige deltagere der indgår i planlægningen af generalforsamlingen. Her blev nævnt bestyrelsen, eksterne jurister/advokater, projektledere, direktion m.fl. To afdelinger bliver stort set ikke inddraget i planlægningen af generalforsamlingen. Det drejer sig om marketing og sikkerhed. Af vidt forskellige grunde bør selskaberne overveje at inddrage disse to afdelinger. Marketing kan hjælpe med at øge afkastet af generalforsamlingen, således at selskabets budskaber står klart for aktionærer og den øvrige omverden, herunder fx pressen og medarbejderne. Sikkerhed bør inddrages, således at man sikrer så gnidningsfri en generalforsamling som muligt, og til sikring af at andre (aktivister af forskellig art) ikke stjæler dagsordenen fra selskabet. 03 Computershare e-survey
Læg generalforsamlingen på et tidspunkt, der passer både aktionærer og pressen. Dag og tidspunkt for generalforsamlingen Hvornår på dagen starter generalforsamlingen? Kl. 18 - Kl. 15-18 Kl. 12-15 Kl. 10-12 Kl. 8-10 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Hvilken ugedag afholdes generalforsamlingen? Weekend Fredag Torsdag Onsdag Tirsdag Mandag 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% De fleste selskaber vælger at afholde generalforsamlingen midt på ugen, hvilket virker rimeligt set i lyset af ønsket om størst mulig deltagelse, men også set i lyset af den minutiøse planlægning som sådan et arrangement kræver. Det foretrukne tidspunkt er om eftermiddagen, hvilket igen skal ses som et hensyn til aktionærerne. Samtidig giver det selskabets bestyrelse og direktion mulighed for at mødes umiddelbart inden for at koordinere og forberede den kommunikation, der sker i løbet af generalforsamlingen. Ønsker man livedækning fra TV, eksempelvis TV2 News eller DR, skal tidspunktet for generalforsamlingen naturligvis planlægges herefter. Computershare e-survey 04
Benyt generalforsamlingen til at give aktionærerne noget ekstra. Return on AGM Aktionærpleje 1 Hvilket materiale udleveres på GF? Aktionærgave/vareprøve 5% Intet materiale 20% Resumé af årsrapport 12% Årsrapport 60% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Den mest benyttede aktionærgave er Kuglepen med logo 72% udleverer et resumé eller en fuld årsrapport til de deltagende aktionærer. Da årsrapporten er omdrejningspunktet for den ordinære generalforsamling, er det helt naturligt, at denne udleveres til aktionærerne og ikke kun ligger til gennemsyn på selskabets kontor eller kan downloades på selskabets hjemmeside. Kun få selskaber udnytter muligheden for at udlevere øvrigt materiale, og kun 5% af selskaberne har klargjort en aktionærgave i form af kuglepenne eller lignende. 05 Computershare e-survey
Den typiske aktionær forventer at blive tilbudt forplejning. Return on AGM Aktionærpleje 2 2% tilbyder ikke forplejning Et selskab tilbyder både buffet, pindemad og kaffe/kage Hvilken forplejning tilbydes i forbindelsee med generalforsamlingen? Andet 15% Buffet/middag 16% Pindemad/sandwich 36% Kaffe/Kage 51% Ingen forplejning 2% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% I den klassiske diskussion omkring generalforsamlinger og forplejning er præcedens kaffe/kage og sandwich. Deltagerne på en generalforsamling (og specielt retailinvestorer) forventer en vis form for forplejning som det er gældende i andre større mødesammenhænge. Investeringsforeningerne gør i langt højere grad brug af buffet og middag, hvilket skal ses i lyset af at investeringsforeningerne bruger generalforsamlingen som en del af markedsføringen over for eksisterende kunder. Computershare e-survey 06
Selskaber med mange kundeaktionærer har høj deltagelsesprocent. Deltagelse på generalforsamlingen 45% har over 100 deltagere 5% har mere end 1000 deltagere Deltagelsesprocent i forhold til antal aktionærer Investeringsforeninger 0,85% OMXC20 1,36% Alle selskaber 5,00% Banker 0,00% 1,00% 2,00% 3,00% 7,86% 4,00% 5,00% 6,00% 7,00% 8,00% 9,00% Bankerne har en høj deltagelsesprocent ved deres generalforsamling, hvilket skyldes det store sammenfald af kunder, der også er aktionærer (kundeaktionærer) samt den stærke lokale forankring som mange af bankerne har. Dette gælder ikke for investeringsforeningerne, der har en væsentlig lavere deltagelsesprocent i forhold til deres mange investorer, men stadig ser et stort fremmøde. 07 Computershare e-survey
Hvert tredje selskab har udenlandsk deltagelse på generalforsamlingen. Udenlandske aktionærer Udenlandsk deltagelse Forespørgsel om elektronisk deltagelse 3% Afholdes på engelsk 8% Udenlandsk deltagelse på GF 31% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% I en række selskaber vil udenlandsk deltagelse have væsentlig betydning for styrkeforholdet på generalforsamlingen. Knap 1/3 af selskaberne har udenlandsk deltagelse, hvilket indikerer at udenlandske aktionærer har en interesse i at deltage. Da kun 8% afholdes på engelsk, vil tolkning være relevant på en lang række generalforsamlinger. EU s direktiv om aktionærrettigheder har som overordnet mål at sikre, at alle aktionærer har samme rettigheder. Direktivet taler derfor også for at lette adgangen til generalforsamlingen, så alle aktionærer kan give deres mening til kende. Endnu er ønsket fra aktionærerne om at deltage elektronisk begrænset (3%), men udenlandske undersøgelser bekræfter at flere og flere aktionærer efterspørger let adgang til generalforsamlingen, hvilket er teknisk muligt gennem en fuld eller delvis elektronisk generalforsamling. Computershare e-survey 08
Elektronisk tilmelding, brevstemme og fuldmagt er best practice. Elektroniske muligheder for aktionærerne Hvilke muligheder stilles til rådighed for aktionærerne? Ingen 26% Call center 28% Mobilportal 0 Webcast af generalforsamlingen 15% Elektronisk fuldmagt 51% Elektronisk brevstemme 41% Elektronisk tilmelding 67% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Elektronisk tilmelding, brevstemme og fuldmagt er best practice for børsnoterede selskaber. Disse tre muligheder stilles til rådighed før generalforsamlingen. Elektronisk brevstemme (41%) må forventes at komme til at ligge på samme niveau som den elektroniske fuldmagt (51%) eftersom muligheden for at brevstemme er lovpligtig. Webcast og mobilportal er to teknologier som kan benyttes på selve generalforsamlingen og som tilsammen giver mulighed for virtuel deltagelse i generalforsamlingen. 15% har i dag webcast, hvilket betyder, at disse selskaber med forholdsvis få tekniske tilpasninger kan give adgang til virtuel deltagelse. Mobilportaler anvendes ikke af nogen af de adspurgte selskaber, men med udviklingen inden for smartphones og tablets forventes det, at mobilportaler vil blive benyttet allerede på næste års generalforsamlinger. 09 Computershare e-survey
Udsendelse af indkaldelsen er et fragmenteret billede. Indkaldelse Hvordan udsendes indkaldelser? Brev 31% Brev & e-mail 33% E-mail 21% Andet 15% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% For kun få år siden udsendte de fleste selskaber fysiske breve i forbindelse med indkaldelse til generalforsamlingen. I dag er indkaldelsesformen både fysisk, elektronisk og en kombination heraf. Det fysiske brev benyttes af 31% af selskaberne, mens 33% er gået over til kombineret udsendelse, hvor både brev og e-mails benyttes. 21% er gået helt elektronisk og sender kun e-mails. 15% benytter andre kanaler eksempelvis dagbladsannoncer, Erhvervsog Selskabsstyrelsens register, postkort m.m. Et fysisk brev er en kanal som i højere grad når alle aktionærer og giver mulighed for en større branding af selskabet. E-mailen er kosteffektiv, men med den udfordring, at kun en vis procentdel afgiver deres e-mail til selskabet, og med den risiko at e-mailadresserne ikke opdateres løbende. En udenlandsk trend, omend lille, er sociale medier som Facebook og Twitter. Men også den noget ældre SMS model benyttes til indkaldelser. Computershare e-survey 10
Aktionærportalen er den foretrukne kanal til indsamling af e-mails. Nye aktionærer Hvordan indsamles aktionærernes emails? Andet 21% Brev til nye aktionærer 28% Call center 3% Aktionærportal 77% Brevkampagne 21% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Den største udfordring ved elektronisk kommunikation i aktionærsammenhænge er indsamling af e-mails. Bankernes adresseoplysninger, som er noteret i ejerbogen, indeholder ikke e-mails. Derfor er det vigtigt at e-mailadresserne løbende 11 Computershare e-survey opdateres. Aktionærportalen er entydigt den foretrukne kanal til indsamling af e-mails, og her er det også muligt for aktionærerne selv at vedligeholde deres e-mailadresse. Best practice er dog at udsende velkomstbrev til nye aktionærer, eksempelvis 4 gange om året, hvor man anmoder om aktionærens e-mailadresse til fremtidig kommunikation mellem selskabet og aktionæren. E-mailadresser har ikke samme validitet over tid som en fysisk postadresse, og man bør derfor foretage en bouncekampagne 1-2 gange om året for at kontrollere at e-mailadresserne fortsat kan benyttes, samtidig med at ændringer i de eksisterende adresser kan lægges ind.
Selskaberne vil opleve flere skriftlige afstemninger fremover. Afstemning 31% af selskaberne havde afstemning på seneste generalforsamling Hvordan håndteres evt. afstemninger? Håndsoprækning 21% Stemmesedler (papir) 74% Elektronisk/trådløs 5% Mobilafstemning 0% 0% 20% 40% 60% 80% I forlængelse af den nye selskabslov vil de enkelte selskaber opleve væsentlig flere skriftlige valghandlinger. Den gennemførte undersøgelse viser, at 31% af selskaberne gennemførte skriftlige valghandlinger på seneste generalforsamling. Disse valghandlinger bliver i overvejende grad (74%) gennemført ved brug af papirstemmesedler. 21% benytter den gammeldags metode med håndsoprækning, hvilket dog kun er muligt såfremt antallet af deltagere ikke overstiger dirigentens krav til overblik. 5% benytter elektronisk/trådløs afstemning, hvilket dækker over trådløse enheder som uddeles til alle aktionærer. Mobilafstemning benyttes endnu ikke, men giver aktionæren mulighed for at stemme via sin smartphone eller tablet. I England og Benelux er trådløs afstemning best practice. Computershare e-survey 12
Kravet til konstant nyhedsstrøm betyder øget pressedækning. Pressens deltagelse Pressen deltager på 25% af generalforsamlingerne Hvilke praktiske forberedelser gør selskabet ift pressens deltagelse? Ingen 69% TV-optagelse efter GF 7% Interview med ledelse efter GF 18% Opstilling af tekniske faciliteter 15% Reserverer pladser 21% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Pressen deltager på 25% af generalforsamlingerne, men kun 21% af selskaberne er opmærksom på pressen i den praktiske forberedelse. fra pressens side, da generalforsamlinger som regel vil være godt nyhedsstof. Selskaberne bør derfor overveje, de muligheder pressens deltagelse giver. Udviklingen i specialmedier med fokus på finans og kravet til en konstant nyhedsstrøm vil betyde en stigning i deltagelse 13 Computershare e-survey
Hvad kan dit selskab gøre for at øge afkastet på generalforsamlingen? 6 gode råd til øget afkast på generalforsamlingen Inviter marketing/kommunikation til at deltage i planlægningen. Inviter pressen og forbered den gode historie. Arranger investormøder eller åbent hus arrangementer i forbindelse med generalforsamlingen. Giv mulighed for elektronisk deltagelse for udenlandske aktionærer via webcast og smartphones. Benyt generalforsamlingen til at lancere nyheder som fx virksomhedsdage, nye produkter etc. Sørg for at sikkerheden er i orden, så selskabets dagsorden og budskaber ikke stjæles af aktivister. Computershare e-survey 14
Computershare blev grundlagt i 1978 i Melbourne. I dag er Computershare verdens største og førende leverandør af investorservices, og mange af verdens største virksomheder benytter vores kernekompetencer til at optimere værdien af deres relationer med aktionærer, medlemmer og medarbejdere. På det danske marked er vores kerneprodukter ejerbogsføring, generalforsamlingsservices og administration af aktieløn. Computershare er repræsenteret på alle større finansielle markeder og har på verdensplan over 11.000 ansatte, der servicerer flere end 30.000 selskaber og 100 mio. aktionær- og medarbejderkonti. Computershare A/S Kongevejen 418, DK-2840 Holte info@computershare.dk Tlf.: +45 4546 0999 www.computershare.dk