Sameje-overenskomst vedrørende hytten Esbensen i Hemsedal 23. november 2002
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 1.1 Ejerkreds... 3 1.2 Stiftelse... 3 1.3 Generalforsamling... 3 2. Brugsret og udlån... 4 2.1 Brugsret for ejerkredsen... 4 2.2 Fordelingsplan / brugsoversigt... 5 2.3 Udlån til andre end ejerkredsen... 5 2.4 Ordensregler... 5 3. Drift og administration... 5 3.1 Økonomi... 5 3.2 Koordination af brug af Hytten... 6 4. Vedligeholdelse... 7 4.1 Forpligtelser... 7 4.2 Koordination af vedligeholdelse / investeringer... 7 4.3 Vedligeholdelses- og investeringsplan... 8 5. Udtrædelse... 8 5.1 Vilkår... 8 5.2 Fastsættelse af værdi af ejerandel ved udtrædelse... 9 6. Eksklusion... 9 7. Opløsning... 9 side 2 af 10
1. Indledning Formålet med denne sameje-overenskomst er at beskrive et regelsæt for, hvordan nedennævnte parter (ejerkredsen) i forbindelse med købet af Esbensen Hytten, gårdsnr. 62, festenr. 6, Helsinglia, Hemsedal, Norge skal håndtere det fælles ejerskab, anvendelsen og vedligeholdelsen af hytten, så tvivlsspørgsmål og tvister mellem parterne undgås. Hytten forventes overtaget pr. 1. januar 2003. 1.1 Ejerkreds Ejerkredsen og dermed parterne i denne sameje-overenskomst er følgende: Arne & Lise Esbensen Hovedgaden 45 8961 Allingåbro Anders Esbensen & Malene Pedersen Istedgade 14, 1.sal 9000 Aalborg Knud Erik Pedersen & Ingelise Sørensen Gyvelskrænten 13 8961 Allingåbro Michael Pedersen & Monika Lykke Mortensen Slyngborggade 15, 2.sal 8900 Randers Ole Esbensen Peberhaven 3, 2. sal 2730 Herlev Claus Pommer & Marianne V. Strand Pommer Lokes Plads 22 3650 Ølstykke 1.2 Stiftelse Samejet er stiftet den 23. november 2002 på den stiftende generalforsamling, hvor hele ejerkredsen var repræsenteret. På den stiftende generalforsamling blev nærværende sameje-overenskomst godkendt og efterfølgende underskrevet af alle parter. Parterne er ved underskrift på nærværende sameje-overenskomst enige om, at hvert part ikke kan udtræde af samejet førend efter 5 år fra overtagelsesdagen. Såfremt en part undtagelsesvis af særlige årsager (skilsmisse, død m.v.) er nødsaget til at træde ud af samejet, sker udtrædelse efter reglerne, beskrevet i pkt. 5. Udtrædelse efter 5 år fra overtagelsesdagen sker ligeledes efter reglerne, beskrevet i pkt. 5. 1.3 Generalforsamling Hvert år, sidste weekend i september måned, afholdes en ordinær generalforsamling med følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Godkendelse af regnskab for foregående regnskabsperiode 1/9 31/8. side 3 af 10
3. Godkendelse af budget for indeværende regnskabsperiode 1/9 31/8, herunder forslag til eventuel årlig indbetaling fra hver part, gebyrer for udlån, vedligeholdelse og investeringer. 4. Godkendelse af ajourført 5-årig vedligeholdelses- og investeringsplan. 5. Godkendelse af fordelingsplan for brugsret for den 2-årig periode, der falder efter indeværende regnskabsperiode. 6. Forslag fra samejets parter. 7. Valg af koordinator for den kommende regnskabsperiode. 8. Valg af kasserer for den kommende regnskabsperiode. 9. Eventuelt. Såfremt der på en generalforsamling ikke kan opnås enighed mellem parterne, skal der ske afstemning, som afgøres ved ¾ stemmeflertal. Hver part, der kan lade sig repræsentere ved 1 person, har 2 stemmer i forbindelse med afstemninger. En enkelt part kan anmode om skriftlig afstemning. Der kan via fuldmagt overdrages stemmeret til andre parter. Ordinære generalforsamlingen skal indkaldes skriftlig eller pr. mail med mindst 30 dages varsel af koordinatoren. Ekstraordinære generalforsamlinger afholdes, såfremt 1/3 af parterne ønsker det og skal skriftligt eller pr. mail indkaldes med mindst 14 dages varsel. Eventuelle beslutninger på en ekstraordinær generalforsamling kan kun træffes, såfremt 5/6 af ejerkredsen er repræsenteret. Sager på ekstraordinære generalforsamlinger afgøres ved almindeligt stemmeflertal. Ekstraordinære generalforsamlinger kan undtagelsesvis afholdes via skriftlig korrespondance, pr. mail eller brev eller via telefonmøde, såfremt samtlige parter er enige herom og er kun beslutningsdygtig, såfremt samtlige parter deltager/tilkendegiver sin holdning til beslutninger m.v. Generalforsamlinger holdes hver 3. gang på Sjælland. Eventuelle forslag til generalforsamlingen skal indsendes senest 3 uger før generalforsamlingen til koordinatoren, mens regnskab, budget m.v. samt revideret dagsorden udsendes skriftligt eller pr. mail senest 8 dage før generalforsamlingen. 2. Brugsret og udlån 2.1 Brugsret for ejerkredsen Parterne har lige ret til brug af hytten, således at hver part - qua ejerskabet i princippet har en brugsret til hytten, der udgør 52/6 uger (8 uger) pr. regnskabsår. Parter med skolesøgende børn har fortrinsret til at bruge hytten i skolernes vinterferie og efterårsferie. Det står den enkelte part frit for at invitere andre med op i hytten. side 4 af 10
2.2 Fordelingsplan / brugsoversigt Der udfærdiges en fordelingsplan for tildeling af brugsret til hytten. Fordelingsplanen, der skal godkendes hvert år på generalforsamlingen i september måned, udfærdiges, så den til enhver tid gælder for de kommende 2 regnskabsår. Fordelingsplanen udfærdiges som en rullende plan, så der henover tid sker en fair fordeling af attraktive perioder, f.eks. påske, pinse, jul og nytår. I planen anvendes som udgangspunkt perioder fra lørdag til lørdag, men i forbindelse med påske, pinse, jul og nytår tages højde for den faktiske placering af helligdagene. Efter godkendelse af fordelingsplanen ændres denne til en brugsoversigt, som løbende ajourføres i takt med, at parterne bekræfter overfor koordinatoren, at de vil anvende hytten i overensstemmelse med fordelingsplanen, jf. pkt. 3.2. 2.3 Udlån til andre end ejerkredsen Såfremt en part ikke har mulighed for at benytte hytten i de tildelte perioder, skal denne part som udgangspunkt stille hytten til rådighed for de øvrige parter, jf. pkt. 3.2. Såfremt ingen af de øvrige parter ønsker at anvende hytten i de pågældende ledige perioder, kan hytten eventuelt udlånes til andre udenfor ejerkredsen. Det tilstræbes, at hytten kun udlånes til andre indenfor den pågældende parts familiekreds eller andre, som den respektive part kan stå inde for vil behandle hytten på en ordentligt måde. Hver enkelt part kan låne Hytten ud til andre maksimalt 2 uger om året. Regler for betaling for udlån af hytten er beskrevet i afsnit 3.1. 2.4 Ordensregler Der er enighed om, at der skal udarbejdes et sæt ordensregler for, hvordan man skal forholde sig ved ankomst til hytten og når man forlader hytten. Ordensreglerne er endvidere beregnet til brug for udlån udenfor ejerkredsen. 3. Drift og administration 3.1 Økonomi Kasserer På hvert års generalforsamling vælges en kasserer for den kommende regnskabsperiode. Det er kassererens ansvar at sikre, at de løbende udgifter betales og gebyr for udlån af hytten indbetales. Det er kassererens opgave at udarbejde regnskab for den afsluttede regnskabsperiode samt forslag til budget for den kommende regnskabsperiode. Begge dele forelægges på den ordinære generalforsamling i september måned. side 5 af 10
Bankkonti Ved samejets etablering oprettes en bankkonto i Danmark, som skal anvendes til at modtage betalinger på lån, beløb til dækning af løbende udgifter samt modtagelse af gebyr for udlån. Der oprettes samtidig en bankkonto i Norge, som bl.a. skal anvendes til at betale de løbende udgifter. Den til enhver tid valgte kasserer kan tegne samejet og meddeles i følge nærværende overenskomst fuldmagt til at disponere - på egen hånd - over samejets bankkonto. Finansiering af købesum / solidarisk hæftelse Det er fastsat, at de parter, der i fællesskab optager lån til finansiering af hytten, hæfter solidarisk for gælden. Parterne er enige om, at ydelser på lånet betales via samejets bankkonto, hvortil parterne indbetaler deres ydelse. Såfremt en part misligholder sit lån, kan vedkommende ved eventuel eksklusion/udtrædelse af samejet kun få refunderet sin andel, opgjort efter bestemmelserne i pkt. 5, eksklusive de ydelser og renter på lån m.v., som de øvrige parter har måtte lægge ud. Budget Der udarbejdes et sædvanligt budget for den kommende regnskabsperiode, som godkendes på den årlige generalforsamling i september måned. I budgettet fastsættes, hvor stor en andel den enkelte part eventuelt skal indbetale pr. måned til dækning af de løbende udgifter (fæsteafgift, forsikring, kommunale afgifter m.v.), udgifter til brænde samt forventede vedligeholdelses- og investeringsudgifter. Gebyr for udlån af hytten Det er bestemt, at når hytten anvendes af en af parterne betales et gebyr til dækning af bl.a. brænde og gas. Beløbet fastsættes i forbindelse med godkendelse af budget på den årlige generalforsamling. Det er bestemt, at såfremt hytten udlånes til andre udenfor ejerkredsen, skal der betales et gebyr, som tilfalder samejet. Beløbet fastsættes i forbindelse med godkendelse af budget på den årlige generalforsamling. 3.2 Koordination af brug af Hytten Koordinator På hvert års generalforsamling vælges en koordinator for den kommende regnskabsperiode. Det er koordinatorens ansvar at sikre, at anvendelse og udlån af hytten sker efter de fastsatte regler. side 6 af 10
Det er koordinatorens opgave at udarbejde forslag til fordelingsplan for den kommende 2-årig regnskabsperiode. Fordelingsplanen forelægges på den årlige generalforsamling, Det er koordinatorens opgave at føre og vedligeholde brugsoversigten, så parterne til enhver tid kan få kendskab til, hvornår hytten anvendes / er ledig. Det er koordinatorens opgave at sikre, at der til enhver tid er tilstrækkelig brænde i hytten på baggrund af tilbagemeldinger fra dem, der har anvendt Hytten. Det er koordinatorens opgave at indkalde til generalforsamlinger. Koordination af udlån Efter godkendelse af fordelingsplanen er hver part forpligtet til senest 22 uger (ca. 5 måneder) forud for en tildelt periode at bekræfte overfor koordinatoren, hvorvidt man vil anvende hytten i den tildelte periode. Såfremt der ikke foretages bekræftelse, vil hytten efter overskridelse af denne frist blive registreret som ledig. Når denne frist er overskredet og hytten er ledig, er der mulighed for de øvrige parter at lægge ønske ind om at anvende hytten i den pågældende periode. Disse ønsker skal være koordinatoren i hænde senest 20 uger (ca. 4½ måned) før den pågældende periode. Såfremt flere parter ønsker at anvende hytten i samme periode, trækkes der lod. Når denne frist er overskredet og hytten fortsat er ledig, kan parterne lægge ønsker ind om udlån af hytten til andre udenfor ejerkredsen. Disse ønsker skal være koordinatoren i hænde senest 18 uger (ca. 4 måneder) før den pågældende periode. Såfremt flere parter ønsker at anvende hytten i samme periode, trækkes der lod. Hjemmeside Det tilstræbes at etablere en hjemmeside, hvor brugsoversigten er tilgængelig og hvor de enkelte parter kan afgive ønsker om brug af hytten. Herudover tænkes hjemmesiden anvendt som forum for dagbogsbeskrivelser, billedarkiv samt arkiv over regnskab, budgetter, fordelingsplaner, vedligeholdelsesplaner, referater m.v. 4. Vedligeholdelse 4.1 Forpligtelser Hver part har en forpligtelse til at deltage i den løbende vedligeholdelse af hytten, indvendigt og udvendigt, enten i forbindelse med den respektive parts brug af hytten eller i forbindelse med egentligt vedligeholdelsesdage i hytten. 4.2 Koordination af vedligeholdelse / investeringer Det er koordinatoren, der som udgangspunkt på baggrund af den godkendte vedligeholdelses- og investeringsplan beslutter, hvilke og hvornår vedligeholdelsesarbejdere skal foretages. side 7 af 10
Såfremt en part i forbindelse med anvendelse af hytten konstaterer et uopsætteligt behov for vedligeholdelse, reparation eller lignende, kan dette foretages med en efterfølgende information til koordinatoren samt refusion af udgifter. Det er tillige koordinatoren, der som udgangspunkt på baggrund af den godkendte vedligeholdelses- og investeringsplan beslutter, hvilke og hvornår investeringer, f.eks. anskaffelse af nyt inventar m.v., der skal foretages. Enhver part kan ved anvendelse af hytten foretage mindre anskaffelser, som anses for nødvendige i forbindelse med anvendelse af Hytten med efterfølgende refusion af udgifter. 4.3 Vedligeholdelses- og investeringsplan Der udarbejdes en 5-årig vedligeholdelses- og investeringsplan med en detaljeret beskrivelse af forventede større nødvendige vedligeholdelsesarbejdere indenfor 5 års perioden. Vedligeholdelses- og investeringsplanen udarbejdes 1. gang senest umiddelbart efter overtagelse af hytten. Herefter opdateres den løbende og godkendes hvert år på generalforsamlingen. 5. Udtrædelse 5.1 Vilkår Særlig begivenhed Udtrædelse af samejet kan ikke ske før efter 5 år efter overtagelsesdagen med mindre, at der er tale om en særlig begivenhed, f.eks. skilsmisse, alvorlig sygdom, død, insolvens (part eller nærmeste slægtning). Ordinær udtrædelse 5 år efter overtagelsen kan enhver af parterne udtræde af samejet. Udtrædelse skal varsles med 3 måneder til den sidste i et kvartal. Overtagelse af andel Såfremt en part ønsker at udtræde af samejet skal denne part tilbyde de tilbageværende parter at overtage andelen på ligelig basis eller ved at en af de tilbageværende parter overtager den fulde andel. Alternativt kan den udtrædende part vælge at sælge sin andel til en anden ekstern part. Den nye part skal godkendes af de øvrige parter i samejet. Såfremt de nuværende parter ikke umiddelbart ønsker at overtage den udtrædende parts andel eller den udtrædende part ikke har en ekstern part til at overtage sin andel, kan andelen efter forslag fra de tilbageværende parter tilbydes en helt tredie part. Såfremt der side 8 af 10
er flere forslag trækkes der lod. Den nye part skal godkendes af de øvrige parter i samejet. Beslutninger om overtagelse af en udtrædende parts andel eller godkendelse af en ny part træffes på en generalforsamling. Såfremt der indtræder en ny part i samejet skal denne part tiltræde nærværende samejeoverenskomst ved sin underskrift på den original overenskomst. 5.2 Fastsættelse af værdi af ejerandel ved udtrædelse Værdien af hytten ved udtrædelse fastsættes som udgangspunkt af parterne, men såfremt der ikke kan opnås enighed fastsættes værdien på grundlag af en vurdering af hyttens værdi i handel og vandel, foretaget af en lokal anerkendt ejendomsmægler. Udgiften til salær betales af den udtrædende part. Såfremt de tilbageværende parter anser vurderingen for urealistisk kan de tilbageværende parter få foretaget en ny vurdering af en anden lokal anerkendt ejendomsmægler. Gennemsnittet af de to vurderinger skal herefter anvendes som grundlag for fastsættelse af ejerandelen. Udgifter til den supplerende vurdering betales af samejet. Ejerandelen fastsættes som den udtrædende parts forholdsmæssige andel af vurderingen samt af det aktuelle indestående på samejets bankkonti. Udgifter i forbindelse med udtrædelsen, f.eks. skrivning af nyt skøde, gebyrer, stempel m.v. betales af den udtrædende part. Afregningen af den udtrædende parts andel foretages senest, når der foreligger nyt endeligt tinglyst skøde. Der må ikke ske udsædvanlig forhaling af overdragelsen af andelen. Den udtrædende part hæfter ved udtrædelsen som udgangspunkt for sit eget lån inklusive vedhængende renter, der er optaget ved køb af hytten. De tilbageværende parter kan ved overtagelsen vælge at overtage den udtrædende parts lån. 6. Eksklusion En part af samejet kan ekskluderes af samejet, såfremt denne part misligholder sit lån eller nægter at deltage i vedligeholdelsesarbejde eller påtage sig tillidshverv i samejet. Eksklusionen gennemføres på en ekstraordinær generalforsamling og eksklusionen besluttes med mindst ¾ stemmeflertal. 7. Opløsning Samejet opløses i forbindelse med salg af hytten til trediepart. Beslutning om opløsning træffes på en ekstraordinær generalforsamling. side 9 af 10
Allingåbro, den 23. november 2002 Arne Esbensen Lise Esbensen Anders Esbensen Malene Pedersen Knud Erik Pedersen Ingelise Sørensen Michael Pedersen Monika Lykke Mortensen Ole Esbensen Claus Pommer Marianne V. Strand Pommer - o - side 10 af 10