Mødereferat 27. februar 2014 SAM/NAH Deltagere Jens Korre Andersen, Finansministeriet; Johnny Emlington Darling, Erhvervs- og Vækstministeriet; Mette Herner, Skatteministeriet; Henning Jensen, Justitsministeriet; Susanne Dyrnell og Marlene Haugaard Christensen, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter; Aleksander Stii og Christina Elmer, Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold; Michael Andersen, Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse; Maja Pelzl Löhr, Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser; Ulla Dresler, Kulturministeriet; Trine Wildt og Susanne Martens, Miljøministeriet; Pia Mikkelsen, Transportministeriet; Martin Lindgreen og René Erik Mørch, Klima-, Energi- og Bygningsministeriet. Fra Statens Administration deltog: Frank Petersen, Hans Jølver Larsen, Per Helmer Roos, Eyd Torfinnsdottir Mortensen, Bitten Nielsen og Nanna Hjort Nielsen (referent). Afbud Henrik Thomas Larsen, Statsministeriet; Carl Martin Jespersen, Beredskabsstyrelsen; Klaus Kern-Jespersen, Kirkeministeriet; Jeppe Rønnebæk Kongsbak, Fødevareministeriet. Indkaldt af Nikolaj Kihl Mødeleder Frank Petersen Dagsordenpunkter 1. Velkomst og præsentation Beslutning Frank bød velkommen og introducerede mødets dagsorden. 2. Status ØSC drift Per lagde ud med en beretning om årsafslutningen. Han takkede for deltagelsen og medvirken til, at den fremrykkede årsafslutning forløb godt. Der er nu igangsat en intern evaluering med de kundeansvarlige i ØSC. Endvidere vil der bliver sendt spørgeskemaer ud til institutionerne, så deres input til forbedringer inddrages. I forlængelse heraf skal der laves en evaluering i samarbejde med Moderniseringsstyrelsen. Eyd orienterede om driftsstatus for ØSC Regnskab, hvor der arbejdes på GIS integrationer til Navision, et område som Koncern Revision har stærkt fokus på. Der vil komme øget dialog med de institutioner, som det er relevant for samt et informationsmøde inden for den nærmeste fremtid.
Side 2 af 5 I forlængelse heraf forklarede Eyd, at Fakturamanager er en ny tilkøbsydelse, som ØSC ønsker at tilbyde. Tilkøbsydelsen er under pilotimplementering. Der vil komme mere information i nyhedsbrevet inden sommerferien. I ØSC Regnskab vil Henrik Hansen afløse Signe Waldorff Bonde som teamleder for regnskabsteam 8. Per fortsatte med driftsstatus for ØSC Løn, hvor han forklarede, at der er fokus på konklusionsnotater og at initiativerne og vigtigste fokuspunkter vil blive præsenteret på næste møde i Kundeforum. Videre fortalte Per om det netop implementerede refusionssystem, som skal give bedre service og bedre rapporteringer på hele refusionsområdet. Per bemærkede, at anmeldelser af sygdomsrefusioner, fremadrettet sendes i sygetimer og ikke arbejdstimer. I forlængelse heraf forklarede Per, at ØSC Løn har lønbudgettering, ad hoc rapportering og refusionsprognose som nye tilkøbsydelser. I ØSC Løn går teamleder for lønteam 1 Lone Steenstrup på barsel og erstattes af Sara Bruun Norup. Afslutningsvis præsenterede Per et eksempel på en ny kunderapport fra refusionssystemt. Denne udsendes første gang i marts. Rapporten giver et godt overblik over status og en detaljeret oversigt over hvem refusionen omhandler. 3. Styringsdokument for SAM Hans indledte med en gennemgang af de væsentligste elementer i Statens Administrations styringsdokument. Der er bl.a. fokus på at udvide Statens Administrations kundeportefølje. Endvidere arbejdes der på en digitaliseringsstrategi, hvor der primært fokuseres på at hente yderligere effektiviseringsgevinster. Digitaliseringsstrategien sættes i gang i samarbejde med Moderniseringsstyrelsen og Digitaliseringsstyrelsen.
Side 3 af 5 Hans forklarede, at der er blevet strammet op på KPI erne, således at der er større fokus på kvalitetsdelen. Dette i sammenhæng med et andet fokusområde i styringsdokumentet; kvalitetsledelse. Statens Administration arbejder på at blive ISO 9001 certificeret i 2015. Det sker for fortsat at levere god kvalitet og imødekomme, at kvalitet fylder meget både hos kunder og hos revisionen. Kvalitetsledelse vil bidrage til at strukturere kvalitetsarbejdet og dermed sikre effektiviseringsgevinster, som kommer kunderne til gode. Hans fortalte om fakturaudsendelsessystemet, som pt. testes. Første faktura sendes ud i 2. kvartal, og man er klar til øget dialog og spørgsmål fra kunderne i forhold til første fakturering. Der vil endvidere komme en opfølgning på kundemøder på fakturaen og aktiviteterne i ØSC. Johnny Emlington Darling (EVM) spurgte ind til et årshjul omhandlende faktureringen. Hans forklarede, at faktureringen kommer til at foregå i 1. måned i efterfølgende kvartal. 4. Kvalitetsinitiativer Eyd orienterede om ØSCs arbejdsprogram. Samlet for Løn og Regnskab vil der være fokus på Regnskabserklæringen i form af et projekt om kvalitetsløft. Det er et større initiativ i 2014, hvor ØSC vil kigge dybere i end-to-end-processen. Der vil endvidere blive inviteret til workshop i midten af marts. Eyd pointerede at SAM er meget interesseret i kundernes input. I forlængelse heraf forklarede Eyd, at der på regnskabssiden er gang i et udbud på systemer, og at der i den forbindelse skal laves et review af processerne i EpiCenter. I første omgang på kreditorprocesserne, men også i forhold til Navision Stat 7.0, som kommer i 2015. På momsområdet er der blevet gennemgået, standardiseret og forbedret momsopsætningen i Navision. Der er en øget dialog med kunden, så det anvendes korrekt. Der ændres ikke i opsætningen, uden at der har været forudgående dialog med kunden. Eyd fortalte, at der fortsat er fokus på digital post
Side 4 af 5 og debitorfremsendelse, i de tilfælde hvor der benyttes Nets og e-boks. Yderligere køres der en pilot omkring en betalingsserviceløsning. Per efterfulgte med information om arbejdsprogrammet på lønområdet. Her vil der også være et review af EpiCenter, og det forventes at alle processer vil være gennemgået og opdateret inden sommerferien 2014. Per fortalte endvidere, at der som interne projekter er fokus på afrapportering, systematisk læring af fejl og på at fjerne nogle af de manuelle processer i Lønarkivet i Public 360. I forlængelse heraf fortalte Per, at SAM kører et projekt om ny anvendelse af HRLøn i samarbejde med Moderniseringsstyrelsen. Yderligere arbejdes der i samarbejde med Moderniseringsstyrelsen på et lønkontrolprojekt, hvor en ny proces og implementering forventes sidst på året. 5. KTU og opfølgningsmøder Som opfølgning på evalueringsmøderne omkring KTU var det meningen, at der via gruppearbejde skulle evalueres. Da flere ikke havde deltaget i kundemøder herom, udgik dette punkt fra dagsordenen. Enkelte ministerområder udfyldte skemaet efterfølgende. 6. Evt Hans rundede af med en bemærkning om, at deltagerne på Kundeforum vil modtage et spørgeskema angående formen på Kundeforum. Han tydeliggjorde, at kommentarer og konkrete relevante emner er meget velkomne. Maja Pelzl Löhr (FIVU) efterspurgte svaret til Rigsrevisionens bemærkninger i forhold til lønkontrol. Per svarede, at de ligger på Statsrevisorernes hjemmeside, og at der i samarbejde med Moderniseringsstyrelsen er en analyse i gang om HRløn, samtidig med at der kører et lønkontrolsprojekt. Ydermere er der igangsat et kvalitetsarbejde med både review af EpiCenter og læring af fejl. Per nævnte i forlængelse heraf, at Statens Administration for at være på forkant laver en gennemgang af regnskabsområdet. Kunderne vil i den forbindelse blive inddraget til at synliggøre effektivise-
Side 5 af 5 ringsgevinster. Næste møde i Kundeforum er torsdag den 15. maj kl. 14.00 16.00