Gå-hjem-møde d. 11/ Projekt Justering af opgavesplittet

Transkript

1 Gå-hjem-møde d. 11/ Projekt Justering af opgavesplittet

2 Dagsorden for gå-hjem-mødet 1. Velkomst og SAM s øgede fokus på kunder v. direktør Sune Stausholm 2. Formål og rammer for arbejdet v. kontorchefer Eyd Torfinnsdottir Mortensen og Per Helmer Roos 3. Kundeinddragelse v. projektleder Signe Immersen Jensen 4. Resultater v. projektleder Signe Immersen Jensen 5. Spørgsmål

3 Vores største udfordring i opstarten af ØSC Effektivisering og sikker drift

4 INDSATSEN 2012 øget fokus på kunder og kvalitet Høj effektivitet Høj driftsikkerhed Højtydende team Høj kvalitet Høj medarbejdertilfredshed Høj kundetilfredshed

5 Statens Administration øger fokus på kunder Nyhedsbreve fra Statens Administration, ca. 6 gange om året Generelt intensiveret dialog; kundemøder, opfølgningsmøder med departementer i forbindelse med Kundeundersøgelsen Dialog om opgavesplit Øget kundeinvolvering ifm. diverse piloter Ad-hoc-dialog, når der er behov for det Evt. brug af gå-hjem-møder og kundeinformationsmøder med mere fagligt perspektiv Vi har udarbejdet en flyer med ønsker til kommende gå-hjem-møder, som vi gerne vil have jer til at udfylde inden I går hjem.

6 2. Formål og rammer for arbejdet ØSC indsatsområder 1. halvår 2012 Baggrund hvorfor nu? Hvad forventer vi af projektet? Forudsætninger for arbejdet Beslutningsprocessen Andre input til justering af opgavesplittet Tidsplan for dialog om justering af opgavesplittet

7 2. ØSC indsatsområder 1. halvår 2012 Momsundervisning Anlægssanering Skærpet fokus på refusionsområdet Forbedring af interne kontroller på lønområdet Kvalitetssikring og opfølgning på bedste praksis Omlægning af interne arbejdsgange som følge af kortere regnskabsperioder og tidligere aflevering af regnskabserklæringer Tættere kundekontakt Generelt kvalitetsfokus

8 2. Baggrund hvorfor nu? Øget dialog med jer om opgavevaretagelsen, så vi sammen arbejder på at sikre den mest effektive opgavehåndtering end-to-end og skabe merværdi Kunderne har længe efterspurgt dialog om opgavesplittet. Vi har høstet mange erfaringer gennem det daglige samarbejde, kundemøder, ekspertgrupper mv. God økonomistyring i staten skaber nye vilkår og muligheder, som vi skal forholde os til, også i forhold til justering af opgavesplittet.

9 2. Hvad forventer vi af projektet? Forbedret arbejdsdeling mellem kunder og ØSC og derved optimering af processer Mest hensigtsmæssig anvendelse af ressourcer og kompetencer for staten som helhed Understøtte FM s initiativer omkring bedre økonomistyring i staten med konkrete ydelser og eventuelt ændrede leverancer

10 2. Forudsætninger for arbejdet I princippet kan alt ændres, men det skal øge værdien for staten som helhed I må gerne tænke ud af boksen, når I kommer med justeringsforslag og ideer Fokus på processer, der kommer ikke nyt HR-løn, NS eller SLS, men vi samler gerne ændringsønsker op Kundeaftalerne justeres ikke som følge af eventuelle ændringer i opgavesplittet

11 2. Beslutningsprocessen Indsamling af kundeinput kundedialog Intern faglig kvalificering Vurdering i forhold til regler og systemer i samarbejde med MODST Forslag til justeringer af opgavesplit forelægges Kundeforum Kundeforum giver input til prioritering og indstilling SAM fastlægger det endelige opgavesplit Samarbejde omkring pilottest af nogle af de justeringer, det bliver besluttet at gennemføre

12 2. Andre input til justering af opgavesplittet Viden fra andre parter, der skal inddrages i arbejdet med justering af opgavesplittet: Dagligt samarbejde med kunder Kundemøder Departementsrunden Moderniseringsstyrelsen regler og systemer Rigsrevisionen Koncernrevision Ekspertgrupper

13 2. Tidsplan for dialog om opgavesplittet (fase 1) Fase 1 Fase 2 Sammenfatning af allerede indsamlet kunde-input Workshop med kunder mhp. indsamling af input til justering af opgavesplittet Intern vurdering i ekspertgrupper mv. Møde i Kundeforum Præsentation af bruttoindsatsli ste Pilottest med kunder Behandling i ekspertgrupper Behandling i ledelsesgruppe Afdækning ift. system Marts April Maj Juni Juli

14 3. Kundeinddragelse - Hvilke kunder inddrager vi? Som udgangspunkt 1. kunde pr. ministerområde pr. workshop (max 15 deltagere) Ud fra vores viden om kunderne har vi udvalgt en række kunder o o Fokus på forskellige kundebehov og kompleksitet Sikre inddragelse af kunder med forskellige tekniske løsninger Efterfølgende dialog med de enkelte ministerområders repræsentant på ØSC kundeforum/departementet Praktisk kendskab til løn og regnskabsprocesser er en forudsætning

15 3. Inddragelse gennem 11 forskellige workshops Løn Koncerncentre Store kunder Store/mellem kunder Regnskab Debitor Kreditor Anlæg Rejser og adm. af bank Periodeafslutning, regnskabserklæring mv. Moms Fælles Små kunder Departementer uden koncerncentre

16 3. Oprettelse af mail-addrese Ændringsforslag til opgavesplittet kan sendes til:

17 4. Resultat af projektet Resultat af workshopforløbet: Forventet output af workshopforløbet er en samlet indsatsliste over de forhold, som skal vurderes ud fra et end-to-end perspektiv. Der bliver ikke truffet nogen beslutninger på workshopsene. Succeskriterium for projektets fase 1: En af bruttoindsatsliste der har opbakning fra både kunder og ØSC (præsenteres på Kundeforum d. 19. juni 2012)

18 4. Det videre forløb Hvordan får I indflydelse på det videre arbejde o o Deltagelse i workshopforløb I kan sende forslag og ønsker til [email protected] Projektets videre forløb o o o Ekspertgrupperne vurderer først og fremmest, hvad der skal til, for at justeringerne kan gennemføres, og hvornår de evt. kan implementeres Ressourceforbruget ved justeringer vurderes Løbende implementering af justeringerne Pilotinstitutioner til afprøvning af justeret opgavesplit o Vi håber, at I vil være med til at teste de justeringer, det bliver besluttet at gennemføre i fase 2

19 Uddybning af proces for inddragelse af kunder (fase 2) Input Bearbejdning af input Output Justering af opgavesplit Uddybende behandling i ekspertgrupper Bruttoindsatsliste Input fra Kunder Inddragelse af kunder (uddybning, præcisering) Evt. pilot af ændring med udvalgte kunder Justering af opgavesplit Dialog med kunderne på kundeforum Info til kunderne via nyhedsbreve, info-møder mv. Afhængigheder til systemer, regler, Rigsrevision mv. Kan ikke gennemføres Tilbagemelding på input

20 Spørgsmål