Hirtshals Boligselskab Referat af ordinært repræsentantskabsmøde, tirsdag den 25. juni 2012 kl. 18.00, på Skaga Hotel, Willemoesvej 1 i Hirtshals. Dagsorden: Side 1 Valg af dirigent... 2 2 Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning... 2 3 Godkendelse af årsregnskab... 2 4 Godkendelse af revisionsberetning... 2 5 Godkendelse af boligorganisationens budget... 3 6 Behandling af indkomne forslag... 3 7 Organisationsbestyrelsens sammensætning, herunder:... 3 7.1 Valg af 2 medlemmer for 2 år, med personlig suppleant.... 3 7.2 Valg af næstformand for 2 år.... 3 8 Valg af webredaktør... 4 9 Valg af revisor... 4 10 Valg af kredsdelegerede til BL 4. kreds... 5 11 Kompetencedelegation... 5 12 Eventuelt... 5 I mødet deltog fra repræsentantskabet: Formand: Allan Mose Baltsersen valgt af repræs/org/domea Næstfmd:Helen Jensen valgt af repræ/org/12-26 Medlem: Hanne Back afd.best/12-12 Medlem: Jens Back org.best/12-12 Medlem: Lena Laursen afd. best/12-12 Medlem: Jørgen Mølskov afd.best/12-25 Medlem: Bent Vineke afd.best.12-25 Medlem: Gunnar Havmand afd.best/12-25 Medlem: Else-Marie Pedersen org.best/12-25 Medlem: Ruth Godtfredsen afd.best/12-26 Medlem: Hans Fisker afd.best/12-26 Medlem: Birthe Engbjerg org.best/12-26 Medlem: Henrik Hjortsberg afd.best/12-27 Medlem: Ilse Jensen afd.best/12-27 Medlem: Susanne Thomsen afd.best/12-27 Medlem: Jens Hartogsohn afd.best/12-28 Medlem: Thyra Andresen afd.best/12-28 Medlem: Jette Kirkeby org.best/kommune Fra Domea, regionschef Erik Lønne Gottfredsen og driftschef Frank Hansen. Der var afbud fra Susanne Bast Jensen Susanne K. Djurhuus afd.best.12/28 org.best/kommune Side 1 af 6
1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges eventuelt et stemmeudvalg, der bistår dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Referat: Allan Mose Baltersen blev valgt som dirigent. Der blev ikke valgt et stemmeudvalg. Allan Mose Baltersen konstaterede, at repræsentantskabet var lovligt indvarslet. 2 Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning Ved formanden Allan Mose Baltsersen. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens beretning. Referat: Allan Mose Baltersen aflagde bestyrelsens beretning, som blev godkendt. 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Boligorganisationens årsregnskab for regnskabsåret 1.1.2011 31.12.2011 var fremsendt inden mødet. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. Referat: Frank Hansen gennemgik regnskabet for 2011. Bestyrelsen godkendte regnskabet. 4 Godkendelse af revisionsberetning Regnskabsmateriale var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Referat: Revisionsberetningen blev godkendt som indstillet. Side 2 af 6
5 Godkendelse af boligorganisationens budget Budgetmateriale var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender budgettet. Referat: Frank Hansen gennemgik boligorganisationens budget for 2013. Budgettet blev godkendt som indstillet. 6 Behandling af indkomne forslag Forslag der ønskes behandlet på mødet, fremsendes til, formanden Allan Mose Baltsersen, Havnegade 18, 9850 Hirtshals. Forslag skal være formanden i hænde senest 14 dage før mødet. Eventuelle indkomne forslag udsendes til repræsentantskabet senest 1 uge inden mødet. Referat: Der var ikke indkommet nogen forslag til behandling. 7 Organisationsbestyrelsens sammensætning, herunder: 7.1 Valg af 2 medlemmer for 2 år, med personlig suppleant. Helen Jensen og Birthe Engbjerg er på valg. Referat: Der var genvalg til Helen Jensen for en 2. årig periode med Ruth Godtfredsen som personlig suppleant. Ligeledes var der genvalg til Birthe Engbjerg for en 2. årig periode med Hanne Back som personlig suppleant. 7.2 Valg af næstformand for 2 år. Helen Jensen er på valg. Referat: Der var genvalg til Helen Jensen for en 2. årig periode. Organisationsbestyrelsen består af 7 medlemmer. 4 medlemmer vælges af repræsentantskabet, 2 medlemmer udpeges af Hjørring kommune og en udpeges af Domea. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Formanden for organisationsbestyrelsen er tillige formand for repræsentantskabet. Side 3 af 6
Bestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Formand:Allan Mose Baltsersen valgt af repræs/domea til 2013 Suppleant: Næstfmd:Helen Jensen valgt af org.best/repræs til 2014 Suppleant:Ruth Godtfredsen Medlem:Else-Marie Pedersen valgt af repræsentantskabet til 2013 Suppleant: Bent Vineke Medlem:Jens Back valgt af repræsentantskabet til 2013 Suppleant: Lene Laursen Medlem: Birthe Engbjerg valgt af repræsentantskabet til 2014 Suppleant:Hanne Back Medlem: Jette Kirkeby valgt af Hjørring kommune til 2013 Suppleant:Preben Christensen Medlem: Susanne K. Djurhuus valgt af Hjørring kommune til 2013 Suppleant: Kjeld Larsen Med Domea som forretningsfører. 8 Valg af webredaktør Det anbefales af der vælges en webredaktør for selskabet til at varetage selskabets hjemmesider. Da Helen Jensen ikke ønsker at fortsætte som webredaktør, er punktet med igen. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger en webredaktør. Referat: Hans Fisker blev valgt som webredaktør. 9 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2011 genvalgtes BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab. Det indstilles, at repræsentantskabet genvælger revisor for indeværende regnskabsår. Referat: Der var genvalg til BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab. Side 4 af 6
10 Valg af kredsdelegerede til BL 4. kreds BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Hirtshals Boligselskab kan vælge op til 4 delegerede for 1 år. 2 er valgt af organisationsbestyrelsen. 2 vælges af repræsentantskabet. Hans Fisker og Ruth Godtfredsen er på valg. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Referat: Der var genvalg til Hans Fisker for en 1. årige periode og nyvalg til Bent Vineke for en 1. årig periode. 11 Kompetencedelegation Af hensyn til sagsbehandling vedrørende eventuel tinglysning m.v. noteres det, at repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter kompetencedelegationen. Referat: Repræsentantskabet bekræftede kompetencedelegationen. 12 Eventuelt Referat: Formanden for afdelingsbestyrelsen i 12-27 opfordrede til, at det blev arbejdet med salg af boligerne i Vistrup, da de gav store tab for afdelingen på grund af udlejningsvanskeligheder. Medlem af afdelingsbestyrelse i 12-25 spurgte ind til manglende kvittering for varmeaflæsning. Frank Hansen havde kontaktet Palle Mørch, som bekræftede, at det var en fejl, at det ikke var udleveret til beboerne i forbindelse med varmeaflæsning. Beboerne ville inden længe modtage disse i deres postkasser. Side 5 af 6
Domea Boligcenter Hjørring, den 18. juli 2012 Jane Frandsen/Trine Bomholt/Erik Lønne Side 6 af 6