Vedtægter for Birkerød Tennis Klub Cvr. Nr. 27537715 Navn, hjemsted og formål. 1 Klubbens navn er Birkerød Tennis Klub forkortet til og i det følgende kaldet Birkerød TK. Klubbens hjemsted er Topstykket 28, 3460 Birkerød. 2 Birkerød TK har til formål at skabe de bedst mulige rammer for udøvelse af tennis både som elitesport og motionssport gennem personlig udvikling, fysisk udfoldelse og dygtiggørelse samt socialt samvær for alle aldersgrupper og alle spillerkategorier samt sportsligt være blandt de bedste tennisklubber i Danmark. 3 Klubben skal være medlem af Sjællands Tennis Union (SLTU) og Dansk Tennis Forbund (DTF). Medlemmerne. 4 Birkerød TK optager medlemmer, såfremt pladsforholdene efter bestyrelsens skøn tillader det. Ved adgangsbegrænsning vil ansøgere fra Rudersdal Kommune normalt gå forud for ansøgere fra andre kommuner. Ansøgning om optagelse skal rettes til Birkerød TK`s kontor eller på hjemmesiden www.btsk.dk/medlemskab/medlemskabstyper/
5 Birkerød TK` s bestyrelse kan i særlige tilfælde nægte optagelse af nye medlemmer f.eks. ved kontingentrestance i andre klubber under SLTU og DTF. Den, som er nægtet optagelse, kan forlange bestyrelsens afgørelse forelagt på førstkommende generalforsamling, der så træffer den endelige afgørelse. Indbringelse for generalforsamlingen har ikke opsættende virkning. 6 Udmeldelse skal ske skriftligt til Birkerød TK`s kontor senest 1 måned før forfald af kontingent for næste periode. Tennissæsonen løber fra 1. maj til 30. april, - sommersæsonen fra1.maj til 30.september og vintersæsonen fra 1.oktober til 30. april. 7 Overtrædelse af Birkerød TK`s vedtægter og øvrige regler kan medføre, at bestyrelsen for kortere eller længere tid nægter vedkommende adgang til Birkerød TK` s indendørs og udendørs baner eller ved alvorlige overtrædelser eller i gentagelsestilfælde beslutter eksklusion uden kontingentreduktion. En eksklusion kan indbringes for Birkerød TK` s generalforsamling til endelig afgørelse. Indbringelse for generalforsamlingen har ikke opsættende virkning. Kontingent og indmeldelsesgebyr. 8 Ved optagelse i Birkerød TK betaler seniorer, ungseniorer, juniorer og pensionister et indmeldelsesgebyr. Passive medlemmer, der tidligere har været aktive medlemmer, kan dog overgå til fornyet aktivt medlemskab uden betaling af nyt indmeldelsesgebyr. Indmeldelse i løbet af regnskabsåret giver mulighed for reduceret kontingent. Udmeldelse i løbet af et regnskabsår berettiger ikke til refundering af en del af det betalte kontingent. Kontingentet fastsættes på Birkerød TK` s ordinære generalforsamling. Betingelsen for kontingent som ungsenior hhv. junior er, at den pågældende ikke er fyldt 25 respektive 18 år. Bestyrelsen kan, når den finder anledning dertil, fritage et eller flere medlemmer for kontingent i kortere eller længere tid. Passivt medlemskab. 9 Enhver, der efter bestyrelsens skøn har tilknytning til Birkerød TK, kan optages som passivt medlem. Anmodning fremsættes til kontoret. Optagelse som passivt medlem har virkning fra den førstkommende sæson efter anmodningens modtagelse. Passivt medlemskab giver ikke ret til at spille på Birkerød TK` s anlæg. Et passivt medlem, der ikke er i kontingentrestance, har stemmeret på de relevante generalforsamlinger. Passivt medlemskab kan opsiges ved skriftlig meddelelse til kontoret med 4 ugers varsel til udgangen af en sæson.
Pensionistmedlemskab. 10 Pensionister har samme rettigheder med hensyn til spilletider, som bestyrelsen har fastlagt for juniorer. Bestyrelsen. 11 Birkerød TK ledes af en bestyrelse på 7 personer, der vælges på den årlige generalforsamling. Bestyrelsen består af den generalforsamlingsvalgte formand samt de generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer. Formanden vælges hvert år. Genvalg kan finde sted. De øvrige bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år således, at mindst 3 er på valg i ulige årstal og mindst 3 i lige årstal. Ved første valg i henhold til disse vedtægter bestemmer dirigenten, hvem der er valgt for 1 år og hvem for 2 år. Bestyrelsen kan beslutte at udvide bestyrelsen med indtil 2 medlemmer. Udvidelsen skal godkendes på førstkommende generalforsamling. I samarbejde med formanden fordeler de generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer ansvarsområderne mellem sig. Ansvarsområderne er som følger: Seniorelite Juniorer (elite/bredde/tennisskole) Seniorer/veteraner Sponsor Klubudvikling Kommunikation Klubdirektøren har ansvaret for den daglige økonomistyring. For hvert ansvarsområde udarbejdes et årsbudget, som klubdirektøren i samarbejde med den områdeansvarlige er ansvarlig for over for bestyrelsen jf. 15. Den områdeansvarlige kan etablere netværk/ grupper til udførelse af ad hoc opgaver De områdeansvarliges opgaver udføres i tæt samarbejde med klubdirektøren og de ansatte. De områdeansvarlige for seniorelite og juniorerne skal arbejde tæt sammen og mødes med deltagelse af de fastansatte trænere mindst 4 gange årligt og med klubdirektøren efter behov.
De områdeansvarlige for disse 2 områder skal i samarbejde med klubdirektøren/ de fastansatte trænere udfærdige retningslinjer for dette samarbejde. De øvrige områdeansvarlige skal ligeledes i samarbejde med klubdirektøren udfærdige retningslinjer for deres virke. De af de områdeansvarlige udarbejdede retningslinjer forelægges for og godkendes af bestyrelsen. Valgbar til bestyrelsen er alle, der har været medlem af Birkerød TK i mindst 1 år. Bestyrelsen kan dispensere fra denne regel. Bestyrelsen udpeger af sin midte en næstformand, der fungerer som formand i tilfælde af formandens fravær. I tilfælde af afgang blandt bestyrelsens medlemmer i løbet af en valgperiode supplerer bestyrelsen sig selv, dog således at valget skal godkendes på førstkommende generalforsamling. Bestyrelsen kan nedsætte arbejdsgrupper ledet af et bestyrelsesmedlem til varetagelse af særlige opgaver. Bestyrelsen kan til præsentation på den ordinære generalforsamling vælge Årets Spiller og Årets Ildsjæl. 12 Bestyrelsen har det overordnede ansvar for driften af Birkerød TK. Bestyrelsen er ansvarlig overfor generalforsamlingen. Birkerød TK tegnes af 2 medlemmer af bestyrelsen, hvoraf den ene skal være formanden eller næstformanden. Bestyrelsen kan give formand, næstformand eller andre, for hvis funktion det er hensigtsmæssigt, fuldmagt til at disponere på Birkerød TK` s vegne eller over Birkerød TK` s konti inden for de af bestyrelsen fastsatte rammer. Bestyrelsen udarbejder en forretningsorden, der fastlægger kompetencer og retningslinjer for bestyrelsens virke. 13 Bestyrelsesmøder afholdes mindst 4 gange årlig samt når formanden eller 2 bestyrelsesmedlemmer ønsker det. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 af dens medlemmer, deriblandt den fungerende formand, er til stede. Formanden leder forhandlingerne og i tilfælde af stemmelighed, er formandens stemme udslagsgivende. Formanden er berettiget til alene at handle på Birkerød TK`s vegne i sager, der ikke tåler udsættelse, men skal i så fald forelægge sagen på førstkommende bestyrelsesmøde.
Den sportslige og administrative ledelse. 14 Birkerød TK`s administrative og sportslige ledelse varetages af en klubdirektør under ansvar overfor bestyrelsen. Klubdirektøren udøver sin virksomhed i samarbejde med formanden, bestyrelsens medlemmer og de ansatte. Klubdirektøren deltager i Birkerød TK`s bestyrelsesmøder. Klubdirektøren deltager i møder med bestyrelsens medlemmer i det omfang, det er påkrævet/hensigtsmæssigt. Klubdirektøren har overfor bestyrelsen ansvaret for drift, vedligeholdelse og udvikling af anlægget. 15 Senest 15. november udarbejder klubdirektøren efter drøftelse med hver enkelt af de områdeansvarlige bestyrelsesmedlemmer, forslag til budget for aktiviteterne indenfor de forskellige ansvarsområder for det kommende regnskabsår med angivelse af budgetforudsætninger. Forslaget forelægges for og godkendes af den samlede bestyrelse. Indenfor det af generalforsamlingen godkendte budget disponerer klubdirektøren i overensstemmelse med de af bestyrelsen trufne beslutninger. Væsentlige ændringer i budgettet skal godkendes af bestyrelsen. Generalforsamlingen. 16 Generalforsamlingen har den øverste myndighed i alle Birkerød TK` s anliggender. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år i februar eller marts måned. 17 Generalforsamlingen indkaldes af bestyrelsen med 14 dages varsel ved bekendtgørelse på Birkerød TK` s hjemmeside, ved udsendelse af e-mail til de medlemmer, der har oplyst deres e-mailadresse til kontoret og ved opslag i Birkerød TK. Udkast til årsrapport og budget lægges 14 dage før generalforsamlingen på hjemmesiden. Kun medlemmer, der ikke er i kontingentrestance, har adgang til generalforsamlingen og stemmeret. Generalforsamlingen afgør selv sin lovlighed.
Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter: 1. Valg af dirigent. 2. Valg af referent. 3. Formandens beretning om virksomheden i det forløbne år. 4. De områdeansvarlige bestyrelsesmedlemmer aflægger kort beretning om årets særlige aktiviteter. 5. Forelæggelse af den reviderede årsrapport til godkendelse. 6. Forlæggelse af forslag til budget med forslag til kontingenter og indmeldelsesgebyr. 7. Valg af formand. 8. Valg af bestyrelsesmedlemmer 9. Valg af revisor. 10. Forslag fra medlemmerne. Forslag må for at kunne behandles på generalforsamlingen være indsendt til Birkerød TK senest 10 dage før generalforsamlingen. Indkomne forslag lægges på hjemmesiden senest 7 dage før generalforsamlingen. 11. Eventuelt. 18 På generalforsamlingen, der er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte, afgøres sagerne ved simpelt stemmeflertal. Til ændring af Birkerød TK`s vedtægter kræves dog, at mindst 4/5 af de fremmødte stemmer for forslaget. Opnås ikke det fornødne flertal, er forslaget bortfaldet. Stemmeretten kan udøves ved personligt fremmøde eller i henhold til skriftlig fuldmagt. Et medlem kan kun stemme i henhold til fuldmagt fra ét andet medlem. Alle valg, til hvilke der er foreslået flere kandidater end det fornødne antal, skal foregå ved skriftlig afstemning. I øvrigt bestemmer dirigenten, hvornår afstemninger skal ske skriftligt. 19 Bestyrelsen kan indkalde til ekstraordinær generalforsamling, når den finder anledning dertil. Bestyrelsen skal indkalde til ekstraordinær generalforsamling, når mindst 50 af Birkerød TK` s medlemmer eller formanden skriftligt anmoder herom med angivelse af, hvad der ønskes behandlet. Indkaldelse finder sted som ved ordinære generalforsamlinger jf. 17, men skal, når den sker efter anmodning, afholdes hurtigst muligt og senest 4 uger efter modtagelsen af anmodningen.
Opløsning af Birkerød TK. 20 Beslutning om opløsning af Birkerød TK kan tages på en i den anledning indkaldt generalforsamling. Bestemmelse om afvikling af Birkerød TK` s forpligtelser, salg af ejendele m.v. i tilfælde af opløsning tages ved stemmeflertal, der skal udgøre mindst 60 % af Birkerød TK`s medlemmer. Hvis dette flertal ikke opnås, skal der indkaldes til en ny generalforsamling, der skal afholdes senest 4 uger efter den første generalforsamling, hvor beslutning kan tages ved et flertal på 2/3 af de på denne generalforsamling fremmødte stemmeberettigede medlemmer. I tilfælde af Birkerød TK`s opløsning tilfalder Birkerød TK`s aktiver, når enhver er svaret sit, en forening i Rudersdal Kommune med lignende formål/aktivitet. Såfremt dette ikke er muligt, tilfalder midlerne Rudersdal Kommune. Overgangsbestemmelser. 21 Vedtægterne træder i kraft straks ved deres endelige vedtagelse. Disse vedtægter er vedtaget på ordinær generalforsamling i Birkerød TK den 17. marts 2015.