Revisionsberetning nr. 20 Direktionens bemærkninger NOTAT Økonomistab Revisionens bemærkning Drøftelser med ledelsen om besvigelser Under revisionen har vi forespurgt ledelsen om risikoen for besvigelser. Ledelsen har over for os oplyst, at kommunen efter ledelsens vurdering har et effektivt kontrolmiljø, der afdækker risikoen for, at årsregnskabet kan indeholde væsentlig fejlinformation, herunder fejlinformation som følge af besvigelser. Ledelsen har endvidere oplyst, at den ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser. Vi har konstateret, at der fortsat er medarbejdere i økonomiafdelingen, som har alenefuldmagt til konti i Danske Bank og derved kan foretage overførsler fra banken til bankkonti, som ikke tilhører kommunen uden godkendelse fra anden medarbejder. Dette øger risikoen for bevidste og ubevidste fejl. Vi har dog i forbindelse med vores revision ikke konstateret fejl som følge af besvigelser. Der er ikke længere medarbejdere i økonomistaben, der har alenefuldmagt til konti i Danske Bank. Alle bankoverførsler skal derfor nu godkendes af to i forening. Revision af kommunens interne it-kontroller Kommunens it-anvendelse har betydning for en lang række processer, som er relevante for regnskabs-aflæggelsen. It-anvendelsen muliggør effektive interne kontroller, men it kan også udgøre en risiko for disse. Derfor foretager vi hvert år en vurdering af, hvad it-anvendelsen betyder for kommunens interne kontrolmiljø. I gennemgangen for 2012 har vi fulgt op på revisionen for 2011. Som et led i den løbende forvaltningsrevision vurderer vi også, hvordan kommunen overordnet har tilrettelagt styringen af og tilsynet med kommunens generelle it-sikkerhed. Ved vurderingen tager vi udgangspunkt i den opdeling, som 21-10-14 Staben Side 1 af 8
fremgår af den danske standard for it-sikkerhed, DS 484-2005: Strategi og regler for it-anvendelse og it-sikkerhed Organisering af it-sikkerhedsarbejdet Informationsrelaterede aktiver Medarbejdersikkerhed Fysisk sikkerhed Netværk og drift Adgangsstyring Anskaffelse, udvikling og vedligeholdelse af informationsbehandlingssystemer Sikkerhedshændelser Beredskabsstyring Lovbestemte og kontraktlige krav Det er vores opfattelse, at kommunen i alle væsentlige henseender har implementeret hensigtsmæssige interne it-kontroller, der medvirker til at opretholde informationernes integritet og sikkerheden af data, som it-systemerne behandler i forhold til regnskabsføringen og regn-skabsaflæggelsen. Endvidere er det vores opfattelse, at kommunens overordnede styring af it-sikkerheden inden for de gennemgåede områder er tilfredsstillende. Ringsted Kommune er opmærksom på revisionens anbefalinger, og vil i 1. kvartal 2014 påbegynde modernisering af sikkerhedsbestemmelserne. Bestemmelserne forventes implementeret i samtlige centre inden udgangen af 3. kvartal 2014. Vi har dog ved revisionen konstateret svagheder i forretningsgangene og de interne kontroller inden for it, der enten selvstændigt eller samlet og overordnet vurderet har betydning for informationernes integritet og sikkerheden af data. De konstaterede svagheder, som er drøf-tet med kommunens IT-chef/ledelse, er kort beskrevet nedenfor. Informationssikkerhed I juni 2012 var it-afdelingens forventning, at en modernisering af kommunens sikkerhedsbestemmelser naturligt ville indgå i implementering af digitaliseringsstrategien, som på daværende tidspunkt forventedes vedtaget i efteråret 2012. Side 2 af 8
I maj 2013 konstaterer vi, at digitaliseringsstrategien og dermed moderniseringsprojektet endnu ikke er vedtaget. Vi anbefaler, at kommunen opprioriterer udarbejdelse og vedtagelse af kommunens digitaliseringsstrategi, herunder modernisering af kommunens sikkerhedsbestemmelser. Moderniseringen kan eventuel gennemføres som et selvstændigt projekt, således dette arbejde kan ske uafhængigt af den formelle vedtagelse af digitaliseringsstrategien. I forbindelse med revisionen for 2013 vil vi foretage en opfølgning på ovenstående anbefalinger. Budget- og bevillingskontrol Vi har påset, at kommunens finansielle dispositioner er i overensstemmelse med det vedtagne budget, meddelte tillægsbevillinger og øvrige beslutninger af bevillingsmæssig karakter. Samtidig har vi undersøgt, om kommunens bevillingsniveau er fastlagt i overensstemmelse med gældende regler. Vi har konstateret væsentlig budgetoverskridelse på følgende område, uden der er søgt tillægsbevilling: Plan- og Boligudvalget (drift) By og bolig (ejendomsstaben) Korrigeret budget, udviser 52,0 mio. kr. Regnskabsforbrug, udviser 57,1 mio. kr. Samlet merforbrug, udgør 5,1 mio. kr. Der skal, jf. styrelseslovens bestemmelser, søges tillægsbevilling, når budgetforudsætningerne ikke kan overholdes. Direktionen sikrer, at styrelseslovens bestemmelser overholdes. Det er dog en forudsætning, at merforbrug er konstateret før det er muligt at overveje tillægsbevilling. Praksis har hidtil været, at merforbrug der konstateres i slutningen af året håndteres via en kassefinansieret tillægsbevilling i relation til regnskabsafslutningen. Hertil kommer, at det altid er nødvendigt, at overveje incitamentpåvirkningen fra sag til sag. Lønninger og vederlag Vi har i løbet af året gennemgået kommunens forretningsgange og Side 3 af 8
stikprøvevis efterprøvet dokumentation, beregning og udbetaling i lønsagerne. Ved revisionen af årsregnskabet har vi undersøgt kommunens forretningsgange mv. i forhold til interne kontroller ved anvendelse af lønsystemet, bl.a. medarbejdernes muligheder for at indberette til egne cpr-numre mv. Lønudbetalingen til den administrative ledelse og personalet på Løn- og personalekontoret er stikprøvevis gennemgået. Det er undersøgt, om lønsystemet er afstemt til bogholderiet/årsregnskabet. Det er endvidere påset, at de til SKAT afgivne oplysninger om løn mv. er afstemt, ligesom det er kontrolleret, at tilbageholdt A-skat mv. er afregnet og afstemt. Det er vores vurdering, at de interne kontroller udføres på betryggende vis og i henhold til kommunens gældende retningslinjer. Gennemgangen af lønudbetalingen til den administrative ledelse samt Lønog personalekontorets personale har vist, at der ikke er foretaget væsentlige fejludbetalinger. De nødvendige afstemninger af lønsystemet i forhold til bogholderiet/årsregnskabet er foretaget. Årets tilbageholdelse og afregning af A-skat og AM-bidrag foreligger dokumenteret og afstemt til oplysninger fra SKAT. Der foreligger ikke afstemning af ATP på revisionstidspunktet. Vi er oplyst om, at afdelingen vil foretage afstemning af tilbageholdt og afregnet ATP for 2012. Vi anbefaler, at der løbende foretages afstemning af samtlige oplysninger der indberettes til SKAT. Vi er oplyst om, at det er de enkelte afdelinger, som skal sørge for, at oplysningspligtige honorarer indberettes til SKAT. I forbindelse med gennemgang af projektregnskaber er det konstateret, at der er foretaget Procedurer omkring indberetning af B-indkomst er beskrevet i bilag til kommunens kasse- og regnskabsregulativ og administrative medarbejdere bliver i forbindelse med intern undervisning i bogføring undervist i indberetning af B-indkomst. Det betragtes således som enkeltstående tilfælde revisionen har Side 4 af 8
udbetaling af B-indkomst, som ikke er indberettet til SKAT. Det anbefales kommunen at etablere interne kontroller, som sikrer, at der sker korrekt indberetning af B-indkomst til SKAT. konstateret. Revision af de sociale regnskaber - områder med statsrefusion I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepensioner og delpension) Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob) Arbejdsmarkedsforanstaltninger Vi har foretaget test af kontroller og substansrevision i 32 personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. Den manglende kontrol er nu udført. Det er vores vurdering, at der generelt er etableret ledelsestilsyn samt hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, herunder at det tilrettelagte ledelsestilsyn og de interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne er udført, som det er forudsat. Side 5 af 8
Kontrol af udbetalinger til alternative modtagere Nogle udbetalinger fra KMD Aktiv og fra Børne- og Voksensystemet sker til alternative modtagere, hvilket vil sige betalinger, som foretages for borgere, direkte til leverandører. Da disse betalinger ikke foregår via NEM konti, og da det er muligt at ændre på betalingsstrøm-mene, bør betalingerne underlægges en kontrol, der sikrer, at betalingerne tilgår rette modtager. Kommunen har tilrettelagt en kontrol af alternativ modtager i KMD-aktiv, kontrollen skal udføres løbende. Vi har i forbindelse med den udførte revision anmodet om at få forelagt dokumentation for den udførte kontrol i 2012. Ved revisionens afslutning i juni 2013 har vi endnu ikke fået forelagt dokumentation for den udførte kontrol. Tværministeriel oversigt over konstaterede fejl og mangler ved den sociale revision 2012 Personsagsgennemgangen Revisor har afgivet revisionsbemærkning om, at områderne kontanthjælp og aktivering ikke generelt er blevet administreret i overensstemmelse med lovgivningen, idet der er konstateret fejl vedrørende forsinket opfølgning på det individuelle kontaktforløb, manglende jobplan og fejlkontering af ydelse under tilbud. Ministeriet forventer, at kommunen følger revisors henstilling om, at der sættes fokus på fejltyperne, således at der fremover sikres en god kvalitet i sagsbehandlingen, og fejlniveauet bliver mindre. Det fremgår af byrådets redegørelse, at sagsgange løbende optimeres, at der fortsat vil være fokus på opfølgningen, og at der er en løbende dialog med revisionen på baggrund af resultaterne. Ministeriet vurderer, at initiativerne ikke er tilstrækkelige og skal bede om en supplerende redegørelse fra kommunen for, hvilke konkrete tiltag Side 6 af 8
kommunen har eller vil iværksætte for at rette op på fejltyperne inden for disse områder. Ministeriet forventer at modtage denne redegørelse inden én måned. Ministeriet forventer, at kommunen følger revisors anbefaling om, at kommunen udvider sin kvalitetskontrol, med de punkter som revisor mener, der også bør kontrolleres. Ministeriet noterer sig, at kommunen har ændret kontrolskemaet således, at det dækker alle områder af beskæftigelsesindsatsen. Ministeriet skal bede revisor om at følge op på forholdene i næste års beretning Vi har modtaget en besvarelse fra kommunen til ministeriet af 10. april 2013, hvoraf det fremgår, at der vedrørende det individuelle kontaktforløb udskrives lister til brug for overholdelse af tidsfrister, og at leder orienteres, hvis tidsfrister ikke overholdes. Vedrørende Jobsamtaler er det oplyst, at der er iværksat kvalitetskontrol på procedure for jobsamtaler, der afholdes faglige møder, hvor indholdet i jobsamtaler drøftes, samt at der udføres en udvidet kvalitetskontrol på dette område med 10 sager i maj, juni og juli måned. Endvidere er det oplyst, at der er foretaget en gennemgang af fejlkonteringer vedrørende danskuddannelse og nedsættelse til su-niveau. Resultatet af denne gennemgang er ikke forelagt for revisionen, dog har vi påset, at der er foretaget berigtigelser i den endelige restafregning for 2012. Det fremgår af den løbende sagsrevision for 2012, at der fortsat er fejl vedrørende rettidig opfølgning af det individuelle kontaktforløb samt kontering af ydelser under tilbud.det skønnes således, at de tiltag, som kommunen har iværksat, endnu ikke har haft effekt. Som anført i decisionsskrivelse af 10. april 2013, udskrives opfølgningslister til sagsbehandlerne til kvalitetssikring af rettidigheden i det individuelle kontantforløb. Derudover gennemføres som led i ledelsestilsynet 5 ekstra sagskontroller på kontanthjælpsområdet vedr. det individuelle kontaktforløb. Det forventes, at det ekstra skærpede fokus vil medføre en øget kvalitet i rettidigheden. Side 7 af 8
Resultattilskud, jobtræning og barselsdagpenge Ministeriet forventer, at kommunen følger revisors anbefaling om, at der iværksættes ledel-sesmæssig kvalitetskontrol af sager på områderne resultattilskud, jobtræning og barselsdag-penge, og at revisor påser dette. Revisor bedes orientere ministeriet herom i næste års beretning. Det har ikke været muligt på revisionstidspunktet at få belyst, hvilke tiltag kommunen har iværksat på området. Vi vil følge op på dette. Temarevision 2011 Fleksydelsesordningen Beskæftigelsesministeriet noterer sig, at det er revisors vurdering, at kommunen på trods af, at der er konstateret enkeltstående fejl og mangler i sagerne, administrerer fleksydelsesordningen i overensstemmelse med lovgivningen, og at forretningsgangene på området er hensigtsmæssige og betryggende. Ministeriet forventer dog, at kommunen følger revisors anbefaling om at opdatere arbejdsgangsbeskrivelser i forhold til den udvidede brug af KMDaktiv i forbindelse med anciennitets-beregning, og at revisor påser dette. Det har ikke været muligt på revisionstidspunktet at få belyst, hvilke tiltag kommunen har iværksat på området. Vi vil følge op på dette. Løntilskud og resultattilskud: Sagsgang er opdateret med relevante ændringer. Begrebet jobtræning er udgået af nuværende lov. Barselsdagpenge: Der er i 2012 gennemført ledelsesmæssig kvalitetskontrol. Området er efterfølgende overgået til Udbetaling Danmark. Sagsgang er opdateret med relevante ændringer. Herunder den udvidede brug af KMD-aktiv. Side 8 af 8